Informe Control Interno Marzo 2012

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
Periodo Evaluado:
Noviembre 2011 - Marzo 2012
Jefe de Control Interno o
Piedad Roa Carrero
quien haga sus veces:
Fecha de Elaboración:
Marzo 5 de 2012
Subsistema de Control Estratégico
AVANCES: Durante el periodo comprendido entre Noviembre de 2011 y Marzo de 2012 , en
el marco del proceso de sostenibilidad del Modelo Estándar de Control Interno, se detallan a
continuación las acciones y logros obtenidos:
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Se continuó con la realización de las jornadas de Inducción en las cuales se reiteraron los
compromisos, principios y valores éticos de la SDP y de la Administración Distrital.
El 22 de Diciembre de 2011 se realizó una jornada exclusiva para los funcionarios del
Nivel Directivo, con el objeto de hacer la presentación del Código del Buen Gobierno
formalizado en la entidad.
Se culminó la ejecución del Plan de Capacitación previsto para la vigencia 2011, el cual
fue objeto de valoración de impacto frente a su utilidad en el ejercicio de las funciones
propias del cargo, lo cual se realizó a través del formato AFO-195 vinculado al Sistema
Integrado de Gestión (SIG).
Se registró una disminución en las Quejas y Reclamos del 17.19%, como resultado de las
capacitaciones ofrecidas a los servidores que adelantan la función de atención a la
ciudadanía, además del seguimiento permanente y oportuno que se efectúa a través del
Sistema Distrital de Quejas y Reclamos de la Administración Distrital.
La formulación de los Planes Operativos Anuales (POAs), mediante la herramienta
tecnológica Sistema Integral de Información para la Planeación (SIIP), ha permitido hacer
seguimientos periódicos al cumplimiento de las metas y compromisos de las áreas,
generando alarmas tempranas para fortalecer el proceso de autocontrol y formular
correctivos oportunos ante las desviaciones evidenciadas.
La campaña masiva de actualización del Sistema Integrado de Gestión (SIG) permitió la
actualización de 486 documentos, entre los cuales se cuentan la caracterización de 8
procesos, 151 procedimientos, además de la revisión de sus respectivos formatos los
cuales pueden ser consultados en cualquier momento por los funcionarios a través del
DOC MANAGER, que es la herramienta para el manejo de la documentación del SIG.
A Instancias del Comité de Coordinación de Control Interno, mediante Acta Nº 11 del 22
de diciembre de 2011, se aprobó la Política de Administración del Riego y se actualizó el
Mapa de Riesgos Institucional para la SDP, en el cual se identificaron 34 riesgos
clasificados así: Dieciséis (16) con nivel BAJO, doce (12) en nivel MODERADO, uno (1)
en nivel ALTO y cinco (5) riesgos en nivel EXTREMO.
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En concordancia con lo anterior y de acuerdo con lo formulado en la Política de Riesgos,
durante los meses de Enero y Febrero de 2012 se realizaron las Mesas de Trabajo con
cada uno de los responsables de los procesos en los cuales se identificaron riesgos
EXTREMOS, con el objeto de formular las Acciones Preventivas tendientes a mitigarlos.
En el mes de febrero se implementó la metodología orientada por el DAFP para la
adopción formal del Plan de Capacitación para la vigencia 2012, lo cual fue socializado a
instancias de la Comisión de Personal de la SDP.
En la primera semana de febrero y con el apoyo del Departamento Administrativo del
Servicio Civil Distrital (DASCD) se adelantaron las capacitaciones a evaluadores y
evaluados para la aplicación de la Herramienta y Formatos relacionados con la Evaluación
del Desempeño Individual y el levantamiento de los respectivos Planes de Mejoramiento
Individual.
Durante la primera quincena del mes de Febrero se adelantó el proceso de Evaluación del
Desempeño Individual a los servidores de Carrera Administrativa.
DIFICULTADES:
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El personal que presta los servicios a la SDP, en su mayoría se encuentra vinculado en
calidad de Supernumerarios o Contratistas, situación que hace difícil los procesos de
aprehensión, interiorización y compromiso institucional en cualquiera de los componentes
de este subsistema.
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Es necesario fortalecer las metodologías para el análisis, administración y seguimiento al
manejo de los riesgos, ya que se evidencia dificultad por parte de los responsables en el
desarrollo del proceso y en la formulación de las Acciones Preventivas para mitigarlos.
Subsistema de Control de Gestión
AVANCES: La sostenibilidad del Subsistema de Control de Gestión se materializa en los
siguientes resultados:
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La actualización del soporte documental del Sistema Integrado de Gestión (SIG) concluyó
así: se recaracterizaron ocho (8) procesos dentro de los cuales se encuentran tres (3)
procesos Misionales: Regulación y Uso del Suelo, Coordinación y Formulación de
Políticas y Administración de la Información; dos (2) procesos Estratégicos:
Direccionamiento Estratégico y Mejoramiento Continuo; y tres (3) procesos de apoyo:
Administración de Recursos Financieros, Administración de Recursos Físicos,
Tecnológicos y de Servicios Generales y Contratación de Bienes y Servicios.
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Dichas recaracterizaciones involucraron la actualización de 151 procedimientos, 22 líneas
estratégicas, 8 procesos, 185 formatos, 75 comités, consejos y comisiones, 20 instructivos
y 22 trámites de Gobierno en Línea. Lo anterior impacta positivamente en la gestión
institucional, por cuanto se fortalecen los controles y se minimizan los riesgos inherentes a
los procesos.
En cuanto a la implementación del Sistema de Seguridad de la Información se adoptó la
Política de Seguridad de la Información formalizada mediante Resolución No. 1465 de
2011 y se creó el Comité de Seguridad de la Información.
De igual forma se construyó el Plan de Acción para la implementación de la primera fase
de Sistema de Gestión de Sistema de Información, en el cual se determinaron los roles de
la organización en la seguridad de la información y la metodología para la evaluación en
términos de seguridad.
Se culminó la ejecución del Plan de Comunicaciones, con base en la definición de los
protocolos de comunicación interna y externa, permitiendo la entrega de información al
ciudadano a través de diferentes medios de comunicación y de las gacetas actualizadas
con la publicación de la norma.
Se fortaleció la información de la Página WEB, ofreciendo al ciudadano información
relevante de ciudad a través del link Bogotá en Cifras, en el cual se pueden identificar
estadísticas poblacionales relacionadas con la salud, educación, información de la Cámara
de Comercio de Bogotá, de SISBEN y encuesta de calidad de vida ente otros.
DIFICULTADES:
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Se identificaron deficiencias en la fase de Planeación Organizacional, lo cual dificulta el
cumplimiento de los objetivos trazados para la vigencia 2011, particularmente en la
definición del alcance, oportunidad y competencias propias de las funciones de la SAP.
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En concordancia con lo anterior y si bien las herramientas administrativas implementadas
en la SDP involucran la aplicación de Indicadores, a lo largo de los procesos auditores se
han identificado ciertas debilidades relacionadas con la formulación y seguimiento de los
mismos.
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Un número importante de trámites son compartidos con otras entidades de la
Administración Distrital y se evidencian debilidades en la comunicación y coordinación
interinstitucional, lo cual dificulta el cumplimiento de los términos previstos en la
normatividad impactando de manera negativa la imagen institucional ante la ciudadanía,
por el incumplimiento de los términos definidos en los diferentes trámites.
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Subsistema de Control Evaluación
AVANCES:
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Durante la vigencia 2011 la Oficina de Control Interno de la SDP realizó cuatro
seguimientos (trimestrales) al avance, cumplimiento y efectividad de las acciones
comprometidas en el Plan de Mejora Institucional, tanto de origen interno como por
hallazgos realizados por los entes de control.
Como resultado de este proceso se obtuvo:
1. Por parte de la Contraloría de Bogotá se otorgó el fenecimiento de las cuentas
correspondientes a las vigencias 2009 y 2010, así como el cierre de 72 de los 78
hallazgos formulados por el ente de control en diferentes procesos auditores
realizados en las vigencias 2009 a 2011.
2. Del Plan de Mejoramiento de origen interno, el cual involucra las situaciones
críticas identificadas en las Auditoría Independientes realizadas por la Oficina de
Control interno; se cerraron 39 acciones, quedando 66 en ejecución.
En términos generales éste proceso ha ofrecido resultados importantes para el
Mejoramiento Continuo en la SDP, así como el fortalecimiento e interiorización de la
cultura de Autocontrol en los servidores públicos de la entidad.
El proceso de Auditorias Independientes adelantado por la Oficina de Control Interno se
realizó dando total cumplimiento a lo previsto en el Plan de Auditoria aprobado por el
Comité de Coordinación de Control Interno para la vigencia 2011, así:
1. Veinticinco (25) auditorías independientes de las cuales 13 fueron especiales, 11
regulares y 1 Auditoria al Sistema de Gestión de Calidad.
2. Cincuenta y ocho (58) seguimientos de los cuales 35 corresponden a los procesos
operativos y 23 de obligatorio cumplimiento con destino a los órganos de control.
Estos informes fueron presentados a la Alta Dirección y a los responsables de los
procesos así como socializados en el Comité de Coordinación del Sistema de
Control interno. Adicionalmente y de acuerdo con los resultados obtenidos,
también fueron objeto de Planes de Mejoramiento
Específicamente durante los meses de noviembre y diciembre se realizó la Evaluación al
Sistema de Control interno, mediante la implementación de la herramienta dispuesta por la
Veeduría Distrital, arrojando el siguiente resultado: Adelantada la autoevaluación por
parte de los responsables de procesos en el marco de los Subsistemas, Componentes y
elementos Modelo Estándar de Control Interno, se obtuvo un cumplimiento del 92%. Este
porcentaje fue objeto de algunas salvedades por parte de ésta Oficina, el cual fue
socializado con cada uno de los responsables y evaluados.
Con respecto al fomento de la cultura de Autocontrol y de la sostenibilidad de Sistema, la
Oficina de Control Interno lideró la realización de ocho (8) Jornadas de Capacitación,
fortalecido en TODAS las dependencias la conceptualización sobre el Sistema de Control
Interno y su aplicabilidad en los diferentes procesos de la SDP. Lo anterior se realizó con
el acompañamiento de la Veeduría Distrital.
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Durante el mes de enero de 2012 se adelantó la Evaluación a la Gestión de las
Dependencias, lo cual se realiza en forma sistematizada a través del Sistema Integral de
Información para la Planeación (SIIP) mediante el diligenciamiento de un formato que
incluye los campos definidos por el Consejo Asesor en Materia de Control Interno de las
Entidades del Orden Nacional y Territorial.
En éste sentido se realizó un análisis complementario ( ultimo trimestre del 2011) al
cumplimiento de los POA evidenciado con corte a 30 de septiembre de 2011, el cual se
adelantó como componente de la auditoría a los diferente procesos. Informe que se
presentó en cumplimiento de la normatividad nacional e interna, al respecto, que sirvió de
insumo para la Evaluación del Desempeño Individual a los servidores vinculados en
Carrera Administrativa.
DIFICULTADES:
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Se evidencia debilidad en el proceso de autoevaluación de la gestión por parte de los
responsables de cada proceso, no se encuentran seguimientos de los grupos responsables,
retroalimentación y socialización de resultados, de tal manera que permitan generar
compromisos y construir acciones oportunas, que garanticen la consecución de los
objetivos institucionales.
Los funcionarios designados como enlaces, desarrollan esta función de manera residual,
presentan altos indicies de rotación y en algunos casos no cuentan con el perfil e interés
para asumir como apoyo en el Sistema e control interno de cada proceso.
Estado General del Sistema de Control Interno
Como resultado de las evaluaciones puntuales realizadas al Sistema de Control Interno de la
Entidad, así como los Informes de Auditoria Independiente y de Seguimiento realizadas por la
Oficina de Control Interno, se estima un estado satisfactorio del Sistema representado en la
consolidación de la mayoría de los elementos definidos por el MECI.
Adicionalmente es importante mencionar que, evaluado el cumplimiento del Plan de Acción
propuesto para la Sostenibilidad del Sistema (formulado para las vigencias 2010 a 2012), se
encontró un adecuado cumplimiento de las acciones proyectadas para cada uno de los
componentes y subsistemas del MECI, lo cual permitirá superar las debilidades anteriormente
descritas.
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Recomendaciones
Adicional a las acciones puntuales que se requiere implementar para dar total cumplimiento y
sostenibilidad a la totalidad de los elementos MECI, es necesario implementar estrategias para
generar un mayor compromiso Institucional, una mejor y mayor apropiación y
empoderamiento de la cultura de autocontrol, así como un uso mas adecuado de las
herramientas gerenciales y la generación de espacios para la construcción participativa de los
objetivos institucionales.
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