2000_170info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013 “ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
DESARROLLO DEL SECTOR MINERO ARGENTINO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/013.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/013 “Asistencia Técnica para el Desarrollo del
Sector Minero Argentino”, de acuerdo al Documento suscripto el 26 de agosto de 1996 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes de los Convenios de
Préstamo N° 3927-AR y 4282-AR (PASMA y PASMA II), suscriptos el 18 de octubre de 1995
y el 20 de octubre de 1998, respectivamente, entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas
que forman parte del mismo.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida por la oficina Buenos Aires
del PNUD, en dólares estadounidenses, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
- Copia del Listado “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y
certificado y conciliado por la Unidad Coordinadora del Proyecto.
El estado expuesto en I- a) surge de registros contables llevados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue confeccionado por la Unidad Coordinadora del Proyecto y es de
su exclusiva responsabilidad.
Los estados definitivos fueron recibidos por esta Auditoría con fecha 13/09/00 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 08/05/00 y el 31/08/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
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consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
En el estado mencionado en I- a) precedente se expone como saldo disponible el total de
las disponibilidades del Proyecto conforme los saldos de los resúmenes bancarios.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/013 “Asistencia
Técnica para el Desarrollo del Sector Minero Argentino” al 31 de diciembre de 1999, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto de fecha 26/08/96 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 18 de septiembre de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013
“ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL DESARROLLO DEL
SECTOR MINERO ARGENTINO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos,
por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondiente
al Proyecto PNUD N° ARG/96/013 "Asistencia Técnica para el Desarrollo del Sector Minero
Argentino" (PASMA), que forma parte integrante de los Convenios de Préstamos N° 3927-AR
y 4282-AR BIRF, han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora
del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/99
1- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
Observación: En algunos casos no se encuentra agregada a los legajos individuales la
documentación que sustenta los datos que contienen los respectivos currículos
presentados por los consultores (copia autenticada del título profesional, cursos,
seminarios, etc.), tal como lo indica el punto 30 del Capítulo III - Recursos Humanos- del
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno.
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Comentario de la UCP: Los títulos fueron controlados en distintas oportunidades por
funcionarios del Banco Mundial, quienes de manera sucesiva aprobaron los mismos con
las correspondientes “no objeciones”, avaladas con la aprobación de Cancillería y el
PNUD.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos con toda la información que
se relaciona con el proceso de contratación de consultores.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) En algunos casos las fechas de las órdenes de pago emitidas por el Proyecto son
anteriores a la de los comprobantes que las respaldan; en otros casos ésta es posterior a
la del débito bancario que cancela el compromiso.
b) En un caso, el monto total de la orden de pago difiere de la suma de los comprobantes
que cancela y de lo registrado contablemente. Cabe informar que lo registrado es
coincidente con los valores de los documentos respaldatorios.
Comentarios de la UCP:
a) Las órdenes de pago coinciden con la fecha de emisión de cada uno de los cheques
elaborados. El Proyecto debe cumplir con las exigencias de los contratos de
consultores que establecen la fecha de pago. Ello responde a lo establecido en el
manual de funcionamiento y a las normas por la que se rigen los pagos. Los
consultores cumplen con funciones en distintos puntos del país, y por ello los
comprobantes respaldatorios son generalmente recibos y el beneficiario los emite en la
fecha de recepción del importe que corresponde. La orden de pago se emite con fecha
anterior por cuanto se trata de pagos periódicos ya conocidos.
b) En el caso observado se ha producido un error en el importe de la orden de pago; no
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altera la realidad de la registración ni se ha producido alteración alguna.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información.
2- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
Observaciones: Del análisis realizado sobre los antecedentes que respaldan el proceso de
selección, evaluación y contratación de consultores se observó:
1. Proceso de selección:
a) En dos casos, los currículos no tenían fecha de emisión ni de recepción por parte de
la UCP.
b) Los cuadros de evaluación preparados por la Unidad no poseen fecha de
realización.
c) En dos casos no se encontraban agregados los antecedentes de los consultores no
seleccionados.
d) En un caso la información transcripta en el resumen no resulta coincidente con la
detallada en el respectivo curriculum vitae presentado por el consultor.
e) En algunos casos los períodos de contratación no resultan coincidentes con las notas
de no objeción del Banco y las de la Dirección Nacional de Cooperación
Internacional.
f) En algunos casos los términos de referencia que forman parte del contrato no fueron
suscriptos por los consultores.
g) En dos casos las declaraciones juradas sobre incompatibilidades no se encontraban
fechadas.
2. Pagos: No se dio cumplimiento al cronograma de pagos establecido en los respectivos
términos de referencia contractuales. Al respecto, el Proyecto procedió a adelantar el
pago de los honorarios correspondientes al período diciembre de 1999, habiendo
abonado los mismos los primeros días del citado mes.
3. Informes: En general, los informes no poseían fecha de presentación ni de recepción.
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Comentarios de la UCP:
1. a) Esta UCP cree contar con toda la documentación.
1. b) Las UCP diseñó un cuadro de evaluación para realizar el análisis comparativo de
los currículos presentados donde se deja asentado el orden de mérito asignado. En
adelante se incluirá la fecha que hasta ese momento figuraba en la adjudicación del
contrato.
1. c) Esta UCP cree contar con toda la documentación.
1. d) Se efectuó la corrección correspondiente.
1. e) En todos los casos los períodos de contratación fueron solicitados por un lapso
mayor, por cuanto se había previsto contrataciones por trabajos que luego fueron
realizados en menor tiempo a lo solicitado por la No Objeción.
1. f) y g) Se efectuó la corrección correspondiente.
2. En razón del cambio de gobierno, se previó la finalización de las tareas de la totalidad
del personal contratado al 31 de diciembre de 1999 y el cierre de las cuentas bancarias
con fecha 9 de diciembre de 1999. El no pago habría implicado el incumplimiento
contractual por parte del Proyecto. La antecitada metodología cuenta con la No
Objeción del BIRF solicitada con suficiente antelación.
3. Los informes poseen fecha de emisión y se presentan previo al cobro de los honorarios.
Recomendaciones:
1. Profundizar los controles administrativos respecto a los documentos que respaldan el
proceso de selección, evaluación y contratación de consultores.
2. No autorizar la liberación del pago de honorarios de consultoría en forma anticipada al
cumplimiento de las obligaciones asumidas por los consultores, conforme los términos
de referencia suscriptos.
3. Profundizar los controles administrativos respecto a la entrega y recepción de los
informes de avance y/o finales que conforme los términos de referencia deben
presentar los consultores del Proyecto.
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3- PASAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
a) Los anticipos de viáticos se registran directamente en las cuentas de inversión. Al
momento de efectuarse las rendiciones correspondientes se netean las diferencias
según resultan los gastos reales mayores o menores a los anticipos concedidos.
b) En algunos casos particulares se observaron discrepancias en las imputaciones
contables de adelantos de viáticos respecto de los saldos de rendiciones (registrados en
las líneas 15 y 32 o viceversa).
c) No se tuvo evidencia de que el Proyecto lleve un control de los pasajes abonados a la
empresa proveedora de los mismos (Organización Internacional para las Migraciones OIM).
Comentarios de la UCP:
a) En el caso de viáticos su registro directo es en función a que los mismos son en
definitiva los resultantes. En cuanto a los gastos, se contabilizan como gastos a rendir y
una vez obtenida la documentación respaldatoria se descarga la cuenta mencionada
anteriormente. No obstante, atendiendo la observación, se contabilizarán a rendir los
anticipos de viáticos.
b) Las discrepancias observadas serán reimputadas.
c) El Proyecto entiende que los pasajes abonados corresponden con total exactitud a las
solicitudes de viajes de los consultores. Ellas son debidamente autorizadas de manera
unitaria. La UCP posee el archivo documentado que da fe de lo actuado. El
procedimiento de la OIM resulta extremadamente complejo y difícil de comprender y a
pesar de ello esta UCP cumple con su obligación de control. Se deja constancia que el
proyecto no seleccionó a la OIM como firma proveedora y que la misma fue cambiada
actualmente por el PNUD por otra empresa proveedora.
Recomendaciones:
a) Registrar adecuadamente la información.
b) Conciliar periódicamente la información contable.
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c) Implementar los controles necesarios respecto a las liquidaciones globales de los pagos
de pasajes que sufraga el Proyecto.
4- CAPACITACIÓN
Observación: En todos los casos analizados se observó que bajo este concepto se cargan
erogaciones correspondientes a viáticos por personal ajeno al Proyecto, no quedando
reflejado entre la documentación respaldatoria documento que de prueba o justifique la
necesidad de dichas erogaciones.
Comentario de la UCP: Las erogaciones corresponden a viajes para personas
involucradas en el Proyecto a través de la capacitación prevista en el mismo y resulta
indispensable para la ejecución del Proyecto. El personal mencionado en la observación
es personal de planta de los organismos afectados, de nivel nacional o provincial.
Recomendación: Documentar adecuadamente las necesidades que originan las
erogaciones registradas bajo este concepto.
5- BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
a) No se ha dado cumplimiento a lo señalado en el Capítulo IV –Recursos Físicos- punto
24 del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno respecto a la obligación de realizar en forma inmediata la transferencia de la
propiedad de los bienes no fungibles adquiridos.
b) Libro Mayor de Bienes No Fungibles:
- No se detalla el valor unitario de cada ítem; el proyecto valoriza los bienes por los
valores totales de las facturas de los proveedores, que pueden contener el valor de
uno o más bienes.
- Se registran como altas del ejercicio los cambios de responsables de la custodia de
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los bienes.
- Se registran las órdenes de compra anuladas.
- Algunos bienes detallados no poseían número de inventario y, de corresponder,
número de serie que los identifique.
Comentarios de la UCP:
a) Los bienes y equipos se transfieren en forma inmediata a la compra mediante un acta
de recepción de bienes a cada uno de los responsables de recibirlos.
El Proyecto prevé un plan de transferencia que constituye la formal entrega de la
totalidad de los bienes no fungibles a cada Gobierno Provincial por parte del Gobierno
Nacional. Asimismo, el Proyecto prevé un plan de evolución en razón de que
considera que en un lapso de un año el personal perdería la capacidad técnica, en un
año y medio el hardware y software quedarían sin capacidad de respuesta y el resto de
los sistemas que conforman las agencias interactivas quedarían no operables en dos
años.
Por lo expuesto, resulta necesario acordar con los gobiernos provinciales un fondo para
mantenimiento de edificios y bienes, realizar las mejoras de hard y soft y continuar con
los programas de capacitación.
Lo antecitado esta previsto en el manual de gestión del Proyecto que si bien establece
la transferencia en forma inmediata a la compra y recepción de los bienes, define que
la misma “...será de aplicación salvo que exista algún impedimento operativo
debidamente justificado”.
Los planes de transferencia y de evolución del Gobierno Nacional a cada uno de los
Gobiernos Provinciales fueron tratados por el BIRF y el PNUD obteniéndose opinión
favorable como metodología para garantizar los efectos positivos a futuro.
b) - En los casos en que el precio no se ha detallado es porque el mismo no consta en la
factura correspondiente.
- No se registra como alta del ejercicio sino se registra el cambio de custodia,
registrándose la baja del mismo bien en el año de adquisición.
- La registración de las órdenes de compra anuladas obedece a fin de obtener un
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control correlativo de las órdenes de compra emitidas y numeradas.
- Los bienes que no poseen número de inventario al cierre se corresponde a aquellos
pendientes de entrega, una vez entregados se les asigna el número correspondiente.
En relación a la serie, el comentario anterior incluye la respuesta.
Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes No Fungibles conforme a las
prácticas contables en la materia.
BUENOS AIRES, 18 de septiembre de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013
“ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL DESARROLLO DEL SECTOR MINERO
ARGENTINO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/013.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, los siguientes procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno del proyecto;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis del movimiento de las cuentas bancarias del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible;
- inspección ocular de equipo no fungible;
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- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y
-
el 41,07 %, 40,20 %, 19,46 % y 32 % de los gastos en Consultores (línea 17), Viajes y
Viáticos (línea 15), Subcontratos (línea 21) y Equipos (Líneas 45 y 46), respectivamente,
que integran el capítulo Aplicación de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de Fondos
por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 18 de septiembre de 2000.
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