1998_142_26info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/014
“APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/014.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1997, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/014 “Apoyo al Programa de Empleo
Transitorio Trabajar II”, de acuerdo al Documento suscripto el 20 de agosto de 1997 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de
que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4195-AR “Segundo Proyecto de Protección Social”, suscripto el 7 de julio de 1997 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1997, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas 1 a 3
que forman parte del mismo.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia del Listado emitido por la oficina Buenos Aires del PNUD “Situación
Financiera Actualizada al 31/12/97” y anexos, en dólares estadounidenses.
2.- Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, emitidos por la Sede Central del
PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la Unidad Coordinadora del
Proyecto (UCP).
El estado expuesto en I- a) surge de registros contables llevados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue confeccionado por la Unidad Coordinadora del Proyecto y es de
su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha
14/04/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el
correspondiente examen de auditoría, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el
23/02/98 y el 30/03/98, y el 13/04/98 y 14/04/98.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las
establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al
artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8,
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del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el Proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en nuestra declaración
de procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en Nota 2 al Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/97,
durante el mes de diciembre de 1997 se han transferido recursos al “Segundo Proyecto de
Protección Social” por $ 400.000.- (USD 400.801,60) para afrontar pagos a beneficiarios
del mismo, siendo repuesto a la cuenta bancaria exclusiva del PNUD (cuenta Citibank)
con fecha 20/01/98.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta los señalamientos
expuestos en III- precedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información
financiera complementaria detallados en I-, exponen razonablemente
la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/014 “Apoyo al Programa de Empleo
Transitorio Trabajar II” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contablefinancieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento del Proyecto de
fecha 20/08/97.
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Con relación a lo estipulado en la Sección 30503.8, mencionada en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña
al presente Informe.
BUENOS AIRES, 28 de abril de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/014
“APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/014.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/014
"Apoyo al Programa de Empleo Transitorio Trabajar II", que forma parte integrante del
Convenio de Préstamo N° 4195-AR BIRF, y sobre la base de las muestras determinadas durante
el desarrollo de nuestro examen, surgen los comentarios sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la
Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), que se detallan a continuación:
1- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES - LEGAJOS
Observación: Analizado el proceso de selección y contratación de profesionales
nacionales y personal administrativo del Proyecto, surgieron una serie de falencias en el
examen de los legajos individuales que detallamos a continuación:
a) En la mayoría de los casos, los currículos presentados por los distintos postulantes se
agregan a los legajos en fotocopia, sin estar debidamente suscriptos por los consultores
(firma en original) y sin la fecha de presentación.
b) Algunos términos de referencia (TOR’s) que acompañan a los contratos suscriptos por
los consultores mencionan otro Proyecto PNUD (93/024).
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c) En la mayoría de los contratos examinados se verificó que quien suscribe el contrato
en nombre del Proyecto no se corresponde con la persona enunciada en el mismo.
d) En algunos casos no se encontraron agregadas a los legajos individuales las respectivas
ternas que demuestran haber dado cumplimiento al proceso de contratación estipulado
por el PNUD (punto 41 del Capítulo III “Recursos Humanos” del Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno).
Comentarios de la UCP:
a) No es un requerimiento formal del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica ejecutados por el Gobierno.
b) A fin de lograr mayor eficiencia en la asignación de recursos de todos los proyectos
que se desarrollan en el ámbito de la Secretaría de Empleo y Capacitación Laboral, se
han unificado distintos procesos para la administración de los mismos, con los
consecuentes errores apuntados.
Esta estrecha relación técnica y operativa entre proyectos orientados todos a mejorar la
eficiencia y el impacto de los programas de empleo y capacitación laboral, permite dar
rápidas respuestas a los problemas en ejecución.
c) En todos los casos el firmante se encuentra facultado a hacerlo según Disposición N° 1
del Director Nacional del Proyecto. Razones de tipo operativo han determinado que en
muchos casos los contratos no hayan contado con la firma de la persona enunciada en
los mismos como representante del Proyecto.
d) En esos casos existe la declaración del Gerente de Empleo y Capacitación Laboral o
Coordinador de Gestión que se ha cumplido con el procedimiento, procediéndose en
casos excepcionales por razones de urgencias operativas a abrirse el legajo y
elaborarse el contrato.
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Recomendación: A efectos de mejorar la calidad de la información contenida en los
respectivos legajos individuales de los consultores contratados por el Proyecto se
recomienda corregir las observaciones detalladas, verificando la información incluida en
los contratos de consultoría y en los términos de referencia que se adjuntan a los mismos, y
dando cumplimiento a lo normado por el PNUD.
2- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) En algunos casos los recibos presentados por consultores beneficiarios, en respaldo del
cobro de honorarios, no están fechados.
b) La documentación presentada por algunos consultores no cumplimenta los requisitos
dispuestos por el organismo de fiscalización AFIP-DGI (Resolución N° 3419 y
complementarias).
c) En algunos casos las órdenes de pago no se encontraban numeradas correlativamente.
Comentario de la UCP: En algunos casos las órdenes de pago no se encuentran
numeradas correlativamente en razón de no existir un sistema contable integrado con el
área de Recursos Humanos, realizándose en la contabilidad la carga de las órdenes de pago
por lotes o por fecha conforme a la disponibilidad de la información para su registro.
Recomendación: Profundizar los controles internos administrativos con respecto a la
documentación recibida por el Proyecto, y con relación a la secuencia numérica de las
órdenes de pago que éste emite.
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3-
LIQUIDACIÓN DE VIAJES Y VIÁTICOS
Observación: Analizadas dos liquidaciones de viáticos distintas practicadas al mismo
consultor, se observó que el pago en concepto de viáticos comprende el mismo período
(12/11/97 al 14/11/97).
Comentario de la UCP: Se le ha comunicado a la Coordinadora del Proyecto, al Gerente
de Empleo y Capacitación Laboral de Salta y al consultor que éste último ha presentado
una doble rendición y se le ha realizado una liquidación errónea, que sería descontada en
forma inmediata del primer pago al que tenga derecho.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a las liquidaciones de
viajes y viáticos realizadas por el Proyecto.
4- CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación: Las conciliaciones bancarias efectuadas por el Proyecto para el período
octubre y noviembre de 1997 no reflejan el saldo contable.
Comentario de la UCP: Las diferencias de arrastre se regularizan en diciembre. Motivan
las diferencias la fecha de puesta en marcha del Proyecto que no es coincidente con la
fecha de implementación del sistema contable computarizado, lo cual implicó que la carga
de toda la información se realice en fechas posteriores a las reales.
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Recomendación: Preparar conciliaciones bancarias conforme las prácticas contables.
BUENOS AIRES, 28 de abril de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/014
“APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la
Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento
Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Gestión de
Proyectos del citado organismo, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/97 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
-
verificación de los procesos de desembolso de fondos;
-
verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
del Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
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- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 1997; y
-
el 100 %; 11,08 % y 37,6 % de los rubros "Equipos", "Viajes y Viáticos" y “PersonalConsultores”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen
y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/97.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 28 de abril de 1998.
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