2006_117info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REESTRUCTURACIÓN EMPRESARIAL”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 989/OC-AR BID
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca
del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria
que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005,
correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reestructuración Empresarial”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 989/OC-AR, suscripto el 16
de marzo de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y
posteriores enmiendas.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP),
dependiente de la Subsecretaría de la Pequeña y Mediana Empresa y Desarrollo Regional del
Ministerio de Economía y Producción.
Cabe aclarar que con fecha 18 de enero de 1998 se suscribió el Documento de Proyecto ARG
97/013 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD) a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su
ejecución y que con fecha 15 de diciembre de 2004 se suscribió el correspondiente a la Fase II
del Programa PRE denominado ARG/04/044.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados. Ejercicio Económico N° 701/01/2005 al 31/12/2005-expresado en dólares.
2. Estado de Inversiones. Ejercicio Económico N° 7- 01/01/2005 al 31/12/2005-expresado
en dólares.
3. Notas a los Estados Contables N° 1 a 7 expresadas en dólares.
4. Cuadros I a III expresados en dólares (Información Financiera Complementaria).
Los estados financieros fueron presentados por la UEP a la AGN el 27/03/06, siendo éstos
de su exclusiva responsabilidad. Los mismos se adjuntan inicialados por nosotros al sólo
efecto de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 10/04/06 y el 29/06/06.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación de los sistemas de
control interno de las áreas relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se detalla:
1- Se constató la existencia de diferencias entre los Fondos en poder del PNUD ARG
97/013 expuestos en NOTA 6 y la información suministrada por el citado Organismo.
Cabe aclarar, que a su vez persisten las diferencias detectadas en ejercicios anteriores
2
entre los registros del Programa y los saldos originados por las operaciones según esta
auditoría. Las diferencias detectadas (USD) se detallan a continuación:
Concepto
Saldo Inicio
al 01/01/05
Saldo final al
31/12/05
A
S/Proyecto
1.121.148.-
B
C
S/AGN
S/PNUD (2)
1.100.230,21 1.138.174,54
169.729,42
140.882,03
178.826,36
A-B
A-C
B-C
Diferencias detectadas
20.917,39 (1) -17.026,54
-37.944,33 (3)
(3)
28.847,39 (4) -9.096,94 (5) -37.944,33 (3)
(1) Diferencia observada en nuestros Informes de Auditoría de los Estados Financieros
del Programa al 31/12/03 y 31/12/04.
(2) Según Cuadro Resumen de Situación Financiera al 31/12/05 emitido por PNUD.
(3) Se desconoce su origen por falta de información al 31/12/04. Se recuerda que no se
tuvo a la vista la Situación Financiera emitida por PNUD a esa fecha y que el citado
Organismo no dio respuesta a nuestra circularización a esa fecha (ver (2) anterior).
(4) USD 20.917,79 existente al inicio más USD 7.929,60 de movimientos del ejercicio
informados por PNUD y no contabilizados por el Programa.
(5) (USD17.026,54) diferencia en el saldo al inicio más USD 7.929,60 de movimientos
del ejercicio informados por PNUD y no contabilizados por el Programa.
2- Asimismo, se verificó la existencia de una diferencia de USD 21.437,76 entre los
Fondos en poder del PNUD ARG 04/044 expuestos en NOTA 6 y la información
suministrada por el citado Organismo. La misma se origina en erogaciones
contabilizadas como Costo de Apoyo PNUD 04/044 que no surgen de los gastos por ese
concepto informados por el PNUD.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1- a) Con relación a la Carta de Abogados, remitida por la asesora letrada del Programa
por nota N° 2875/06, ésta informa que no se han producido novedades sustanciales
respecto de los litigios, reclamos y juicios pendientes que involucran directa e
3
indirectamente al Programa, y que próximamente se cursará un pedido de informe a
la Procuración del Tesoro de la Nación con el fin de obtener un detalle actualizado
acerca del estado del expediente “PROPYME ARGENTINA U.T.E. vs ESTADO
NACIONAL” siendo esta última la causa más significativa en la cual el Programa es
parte. (En nota 4 –cuenta de orden- previsiones- se expone el estado de situación del
citado Expediente).
b) En otro orden de cosas informa que Gustavo Ariel Otero y Eduardo Aguirre, ex
consultores del Programa, iniciaron una demanda laboral por medio de los autos
“Aguirre Eduardo y otro c/PNUD y otro s/despido”, expediente 21040/05, Juzgado
Nacional del Trabajo N° 76, sito en Tte. Gral. Perón 990, Piso 4° de la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires.
Al respecto, expone que la Dirección de Gestión y Control Judicial del Ministerio de
Economía solicitó a la Unidad Ejecutora del Programa, a los fines de proceder a la
contestación del traslado de la demanda, información vinculada a ambos contratados
con más copia de sus respectivos legajos, pedido que fue cumplimentado por la
Unidad con fecha 17 de marzo de 2006.
2- La columna “Imputación del Ejercicio” expuesta en el “Cuadro I Gastos de Ejecución
del Proyecto, Fondos Locales + BID” no incluye los gastos efectuados con Aporte
PYME, a diferencia de lo expuesto en el “Estado de Inversiones” y en el “Cuadro II
Estado de Inversiones y Gastos”.
3- Se omitió incluir en el Cuadro I columna “Devengado no Erogado”, cuenta
“Misceláneos GOB”, los montos de USD 1.453,88 y USD 68,46 de la cuenta Gastos
Caja Chica. Cabe aclarar que los USD 1.453,88 se incluyen en la columna “imputación
del ejercicio”, sobrevaluando la inversión de la categoría 1.1 UAP del “Estado de
Inversiones”, del “Cuadro I” y del “Cuadro II”.
4
4- Las Altas del Ejercicio – línea “Equipos de Computación e impresoras” por USD
11.574,41 que se exponen en el “Cuadro 3 Bienes de Uso” corresponden al ejercicio
2004, debiendo exponerse en la columna “Valores al Inicio”.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- y III- 1 y
excepto por lo expuesto en III- 2 y 3, los estados detallados en I-, exponen razonablemente
la situación financiera del “Programa de Apoyo a la Reestructuración Empresarial”,
Préstamo BID N° 989/OC-AR” al 31 de diciembre de 2005, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones
establecidas en el Contrato de Préstamo BID N° 989/OC-AR y sus posteriores enmiendas.
BUENOS AIRES, 29 de junio de 2006.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REESTRUCTURACION EMPRESARIAL”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 989/OC-AR BID
(Ejercicio Nº 7 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de
Desembolso y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período
comprendido entre el 01/01/05 y el 31/12/05, correspondientes al “Programa de Apoyo a la
Reestructuración Empresarial”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato
de Préstamo N° 989/OC-AR, suscripto el 16/03/97 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP),
dependiente de la Subsecretaría de la Pequeña y Mediana Empresa y Desarrollo Regional del
Ministerio de Economía y Producción.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso al 31/12/05, expresado en dólares, y Cuadro de
Conciliación del Fondo Rotatorio ejercicio Nº 7, expresado en dólares.
6
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Programa y es de su exclusiva
responsabilidad y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de
pagos que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron
necesarios .
III- ACLARACIONES PREVIAS
Se verificó un error aritmético en el apartado III “Saldo del Fondo Rotatorio al cierre del
ejercicio” del Cuadro de “Conciliación del Fondo Rotatorio” mencionado en I-,
precedente. Cabe aclarar que el monto expuesto en el título del apartado III, “Saldo del
Fondo Rotatorio al cierre del ejercicio”, es el correcto (USD 1.580.675,32).
7
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I-,
correspondiente al “Programa de Apoyo a la Reestructuración Empresarial”, resulta
razonable para sustentar las Solicitudes de Desembolso que fueron emitidas y presentadas
al BID durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, de conformidad con los
requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 989/OC-AR y sus posteriores
enmiendas.
BUENOS AIRES, 29 de junio de 2006.
8
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 989/OC-AR BID
“PROGRAMA DE APOYO A LA REESTRUCTURACIÓN EMPRESARIAL”
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2005, correspondientes
al “Programa de Apoyo a la Reestructuración Empresarial”, se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 989/OC-AR,
suscripto el 16/03/97 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y
sus posteriores enmiendas.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP),
dependiente de la Subsecretaría de la Pequeña y Mediana Empresa y Desarrollo Regional del
Ministerio de Economía y Producción.
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa.
Según nota CAR N° 5395/2004 se prorrogó el plazo para el último desembolso hasta el
16/11/06, con una cancelación parcial del monto del préstamo de USD 4.900.000.- que, de
acuerdo a lo expuesto en la Nota PRE 1435/05 y aprobada por Nota CAR 1416/2005, se
debe imputar según el siguiente detalle:
9
Categoría de Inversión
Presup. Vigente
Presupuesto con
s/modificación 3
reducción
Diferencia
1. Administración
6.135.000,00
5.498.036,79
636.963,21
2. Costos Directos
17.800.800,00
17.800.000,00
0,00
2.184.534,03
1.327.534,03
857.000,00
232.465,97
232.465,97
0,00
5. Costos Financieros
1.000.000,00
1.000.000,00
0,00
6. Apoyo Financiero
17.648.000,00
14.241.963,21
3.406.036,79
Total
45.000.000,00
40.100.000,00
4.900.000,00
3. Costos Concurrentes
4. Sin Asignación Específica
Asimismo, en la nota CAR mencionada el Banco dio la no objeción a las transferencias
entre los montos de las categorías presupuestarias que se detallan a continuación, conforme
lo previsto en el Plan de Reestructuración del Programa oportunamente aprobado por el
Banco el 20/10/04:
CATEGORÍA DE ORIGEN
CATEGORÍA DE DESTINO
APORTE BID USD
6.1 ANR Planes Asociativos
1.2 CSG Empresas/ Ventanillas PREFI
1.260.000
6.1 ANR Planes Asociativos
2.3 Apoyo Directo a Empresas
2.240.000
6.3 Información
2.3 Apoyo Directo a Empresas
52.465,97
6.3 Información
6.2 Promoción y Difusión
7.534,03
4.1 Imprevistos
6.2 Promoción y Difusión
92.465,97
Total
3.652.465,97
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 45.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/05 ascendió a USD 21.633.565,30.- incluyendo
los cargos correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales por USD
1.000.000.- y la recuperación del PPF 762/OC por USD 38.571,44. Cabe aclarar que
durante el ejercicio 2005 no se registraron desembolsos por parte del BID, conforme surge
del LMS1 del 31/12/05.
10
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 51.000.000.-.
Cumplida; los recursos de contrapartida acumulados aportados al 31/12/05 ascienden a
USD 32.651.548,31. Los mismos incluyen USD 3.296.560,14 aplicados al pago de la
comisión de compromiso y USD 6.015.490,93 correspondientes a intereses.
d) Cláusula 2.01 Amortización.
Cumplida. Se pagaron USD 1.722.858,49 en concepto de amortización del capital.
e) Cláusulas 2.02: Intereses.
Cumplida. Se pagaron intereses por un monto total de USD 1.034.063,06 según
información del Ministerio de Economía (USD 1.033.579,47 según estados financieros por
aplicación de tipo de cambio estipulado por el BID).
f) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Cumplida. Al 31/12/00 fue desembolsado el monto total asignado a esta categoría de gasto.
g) Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. Se pagó comisión de crédito por un total de USD 50.481,95. (USD 50.461,51
según estados financieros por aplicación de tipo de cambio estipulado por el BID).
h) Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de fondos.
Cumplida.
i)
Cláusula 3.04: Plazo para desembolsos.
Mediante Nota CAR Nº 5395/2004 del 20/10/04 el BID aprobó una prórroga de 26 meses
para el plazo del último desembolso del Programa, hasta el 16 de noviembre de 2006.
j) Cláusula 4.03: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Parcialmente cumplida. Existen observaciones puntuales que se detallan en el Memorando
a la Dirección del Proyecto adjunto.
11
k) Cláusula 4.04 (a) : Seguimiento del Programa.
Parcialmente cumplida. El 26 de diciembre de 2005 fue presentado al Banco el informe
correspondiente al año 2005.
No se nos ha suministrado información que permita evaluar los niveles de ejecución del
período respecto del objetivo del Programa (otorgamiento de Aportes No Reembolsables a
PYMEs). No obstante ello, de acuerdo a las inversiones del ejercicio expuestas en el
Estado de Inversiones surge que el 51,95% corresponde a Costos Financieros y el 20,42 %
a Gastos de Administración. A su vez, se constataron incumplimientos significativos en los
plazos de ejecución de los PDE (proyectos de desarrollo empresarial) y PDA (proyectos
de desarrollo asociativo) analizados, respecto de las cartas convenio celebradas, sin que
conste en los expedientes justificación alguna. Cabe aclarar que pese a los incumplimientos
el Programa no suspendió ni los pagos ni la prosecución de los proyectos (cláusula 2.3.5 de
la Carta Convenio).
l) Cláusula 5.01: Registros contables.
Cumplida. No obstante ello existen observaciones puntuales que se exponen en nuestro
Memorando a la Dirección del Proyecto.
m)Artículo 7.03: Informes y estados financieros.
Parcialmente cumplida.
Según lo manifestado en la Nota PRE N° 2907/06 no se presentó el informe del Fondo
Rotatorio correspondiente al primer semestre del 2005 por razones operativas. A su vez, el
Informe correspondiente al segundo semestre de 2005 fue presentado al BID con un atraso
de 30 días (27/03/06).
Con respecto a los Informes semestrales de ejecución, ante nuestra solicitud se nos informó
en la nota mencionada que durante el año 2005 el Coordinador Ejecutivo presentaba vía
correo electrónico informes de avance mensuales al Jefe de Proyecto del BID, y en varias
reuniones de trabajo se entregó material sobre el estado de ejecución del proyecto. Cabe
aclarar, que no se ha tenido a la vista constancia alguna que permita verificar el
cumplimiento de lo requerido.
12
Los Estados Financieros del Programa fueron presentados con demora a la Auditoría
General de la Nación el 27 de marzo de 2006.
BUENOS AIRES, 29 de junio de 2006.
13
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REESTRUCTURACIÓN EMPRESARIAL”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 989/OC-AR BID
(Ejercicio N°7 finalizado el 31/12/05)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Apoyo
a la Reestructuración Empresarial” por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, han
surgido
observaciones
y consecuentes
recomendaciones
sobre
aspectos
relativos
a
procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno existentes en la
Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
memorando:
Índice
A.2 y B.3
Título
Aportes No Rembolsables (ANR)
A.4
Subejecución del Programa
A. 1
Contratación y Pago a Consultores
A.3 y B.4
Disponibilidades y registros
14
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/05
1- CONSULTORIA
De la muestra seleccionada de 13 consultores se detectó lo siguiente:
Proceso de selección:
Observación: El 69% de los currículos presentados no están fechados y el 14,28 % no
están firmados por el postulante.
Comentarios de la UEP: Los currículos de los consultores del Programa son presentados
mediante nota de elevación de manifestación de interés para el cargo a ocupar y se
encuentra firmada y fechada por el consultor, tal lo estipulado por la normativa del BID y
se toma como fecha de elevación la de dicha nota. Todas las notas se encuentran
debidamente suscriptas por el consultor y se ha dejado constancia de la recepción.
Recomendación: Se reitera que debe constar en el currículum la firma, fecha y proyecto
para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su
contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Control de legajos:
Observación: En todos los casos las Decisiones y Resoluciones administrativas sobre la
aprobación de contrataciones o recontrataciones de los consultores analizados, son de fecha
posterior al inicio del período contractual sujeto a aprobación, observándose una demora
de hasta 6 meses en dichos actos administrativos. Cabe destacar que se ha efectuado el
pago retroactivo al inicio de los mismos pese a que los contratos no estaban vigentes ($
133.486,40).
Comentarios de la UEP: Se da estricto cumplimiento a la normativa del decreto 577/2003
del PEN para las contrataciones de la Administración Pública. Las demoras no son
imputables a la Unidad Ejecutora.
15
Recomendación: El consultor no debe iniciar sus actividades hasta tanto se haya
formalizado el contrato que regula la relación jurídica entre las partes.
2. APORTES NO REEMBOLSABLES (ANR) movimiento de ejercicio USD 925.725,85
De la muestra seleccionada de 22 ANRs de los cuales 20 casos corresponden a PDE
(Proyectos de Desarrollo Empresarial) y 2 a PDA (Proyectos de Desarrollo Asociativoejecución 2004), se verificó la existencia de las siguientes observaciones:
2.1. Observaciones de carácter general:
1. No se tuvieron a la vista evidencias de que se lleve a cabo por parte de la UEP, un
seguimiento del cumplimiento de los objetivos fijados en el PDE, como por ejemplo la
facturación progresiva, como se establece en el Reglamento Operativo. Asimismo, no
consta en los expedientes evidencia alguna de que se haya implementado la realización
de una supervisión integral según lo establecido en el Reglamento.
2. Se suministró documentación que estaba fuera del expediente y sin foliar.
3. Del total de los expedientes auditados, en el 63% de los casos no se tuvieron a la vista
las notificaciones de aprobación del proyecto emitida por la UEP a la PYME.
4. En ningún caso se ha podido constatar la solvencia de los Proveedores de Servicio de
Asistencia Técnica conforme lo dispone el Instructivo General para la presentación de
PDE y PDA, Sección: Directorio de Consultores.
5. La documentación correspondiente a cada PDA no se encuentra archivada en un
expediente único que respalde el proceso de selección, aprobación y seguimiento de
cada proyecto a fin de contar con información integra, confiable y fehaciente. A su vez,
se observaron hojas refoliadas hasta tres veces sin salvedad alguna que especifique cual
es la numeración válida y hojas sin foliar.
Comentarios de la UEP:
1. El cumplimiento del objetivo del proyecto se verifica a través del producto verificable,
que deben presentar las empresas conjuntamente con la solicitud de desembolso de
16
ANR. En dicha instancia, los especialistas sectoriales de la Gerencia de Programación
verifican el cumplimiento de los objetivos definidos en el PDE. Por otra parte, la
Gerencia de Monitoreo tiene a su cargo la medición de resultados e impactos de los
proyectos mediante estudios estadísticos diseñados a tal fin.
2. A comienzos del año 2005 se llevó a cabo un proceso integral de reorganización de
archivos, que incluyó la revisión de todos los expedientes en curso. Además se han
intensificado los controles a fin de asegurar la integridad de la documentación que debe
formar parte de los expedientes, debidamente foliada. El mencionado proceso incluyó
la revisión de más de 1.000 expedientes y es factible que se haya omitido alguna
documentación, oportunamente solicitada a las empresas durante el proceso de
evaluación y que no había formado parte de la presentación original.
En el caso
observado se procede a incorporar la documentación al expediente, debidamente
foliada.
3. Con el objeto de minimizar los tiempos y en función de la gran cantidad de proyectos
ingresados y aprobados durante el ejercicio 2004, las aprobaciones de los PDE fueron
comunicadas vía telefónica o e-mail, a los fines de acordar al mismo tiempo fecha de
firma de las cartas convenio y presentación de documentación, en caso de corresponder.
4. No corresponde a la UEP constatar la solvencia financiera de los proveedores de
servicios. Se considera que la información que los consultores brindan al solicitar su
inscripción en el DIRCON, posibilita evaluar por parte de la Pyme contratante, su grado
de experiencia y solvencia. Durante la vida del Programa nunca se interpretó este punto
como una tarea activa a cargo de la UEP, ni ha figurado nunca en el Reglamento
Operativo. Además, dicha actividad insumiría importantes recursos humanos y
produciría probablemente demoras en los tiempos de evaluación.
Sólo durante el
ejercicio 2005 se incorporaron al DIRCON 1.033 consultores.
5. Sin comentarios.
Recomendación: Verificar el cumplimiento del Reglamento Operativo en lo atinente a la
supervisión de los proyectos en ejecución y garantizar a través de las confirmaciones
correspondientes que los prestadores de servicios además de estar inscriptos en el
17
DIRCON cumplen con la totalidad de los requisitos enunciados en el Instructivo.
Mantener archivos adecuados que reúnan la totalidad de la documentación inherente a los
Proyectos seleccionados.
2.2. Observaciones de carácter particular PDE
1. Los PDE´s que se tuvieron a la vista no se encuentran inicialados por el Director
Nacional del Proyecto (firmante de la Carta Convenio por parte del PRE). El PDE es
anexo de la Carta Convenio y debería estar inicialado como los demás anexos.
2. No obra en algunos de los expedientes que nos fueran suministrados evidencia de que se
haya cumplido con la presentación de documentación sustancial para la determinación
de la elegibilidad del proyecto, como ser; constancia de CUIT, certificado de libre
deuda fiscal y previsional, Declaración Jurada de Impuestos a las Ganancias,
Declaración Jurada de la Pyme sobre el Capital Accionario extranjero que no supere el
49%, tal como se establece en el Anexo II: Listado de documentación anexa a la
presentación del PDE del Reglamento Operativo aludido. Asimismo pudo constatarse
en un caso, que si bien la declaración jurada de la PYME sobre capital accionario
extranjero fue presentada, la misma se encuentra sin fecha.
3. En ningún caso constan en los expedientes analizados las modificaciones que debieron
hacerse al PDE antes de la firma de la carta convenio, en virtud de que los mismos de
acuerdo a la ponderación del puntaje asignado por los evaluadores debían ser
modificados. Cabe aclarar que la documentación que refiere a las modificaciones debe
constar agregadas y foliadas en el expediente a los fines de respaldar la aprobación
definitiva del proyecto.
Comentarios de la UEP:
1. (Comentario no procedente).
2. En todos los casos la Unidad Ejecutora contó con la documentación necesaria para
llevar a cabo la determinación de la elegibilidad de los proyectos, desestimándose
aquellos que no hubieran presentado la información requerida al efecto.
18
3. Durante el ejercicio 2004 se estableció el 30 de junio como fecha límite para la
presentación de proyectos, produciéndose el ingreso de aproximadamente 450 proyectos
sobre el cierre fijado. Estos proyectos debieron ser evaluados por la Unidad Ejecutora
en el segundo semestre, requiriéndose en muchos casos la presentación de información
y/o documentación adicional a fin de completar la evaluación. En consecuencia, el
importante volumen de documentación que se manejó puede haber dado lugar a
omisiones o errores involuntarios de archivo
La UEP no consideró conveniente incluir en el legajo de los PDE aprobados la
documentación relativa a las modificaciones efectuadas a los proyectos, en particular
por razones de volumen. No obstante, dicha documentación se encuentra disponible en
los archivos del proyecto. El nuevo modelo de gestión tiende a minimizar la necesidad
de introducir modificaciones a los proyectos, y en caso de que esto sea necesario, se
solicita a través de las Ventanillas PREFI.
Recomendación: Mantener archivos adecuados que reúnan la totalidad de la
documentación inherente a los Proyectos seleccionados.
Pagos
Observaciones:
1. Se constató en varios expedientes
que el plazo de 45 días corridos
desde la
presentación de la solicitud para la acreditación de los reembolsos en la cuenta
respectiva de la PYME conforme lo ordenado en el Manual de Políticas y
Procedimientos PDE Sección III: Reembolso de ANR, I Políticas de Reembolso de
ANR punto 8, Plazos, no fue cumplido. Es del caso destacar que se constató la
existencia de considerables demoras por parte de la UEP en la aprobación o rechazo de
los productos verificables que acompañan la solicitud y cuya aprobación es condición
necesaria para la emisión de los pagos.
2. Se pudo observar que, para el pago de los ANR, en algunos casos, se emitieron dos
documentos: una orden de pago numerada y con posterioridad una autorización de pago,
19
sin que se haya tenido conocimiento de la justificación para la emisión de documentos
similares.
Comentarios de la UEP:
1. Del plazo de 45 días que se menciona deben descontarse los plazos intermedios
correspondientes a aclaraciones, modificaciones o información adicional. Las
disposiciones de la Sección III del citado Manual perdieron vigencia con el nuevo
modelo de gestión y la publicación de la Nueva Guía para la Solicitud de Reembolsos
de PDEs en la página WEB del Programa, que no establece plazos máximos para el
reembolso. No obstante cabe aclarar que los plazos que se señalan corresponden a la
aprobación final de los productos verificables por el área técnica. Los mismos incluyen
los tiempos de respuesta de la Pyme a los pedidos de corrección efectuados por el área
técnica y por tanto no imputables a la Unidad Ejecutora. La documentación
respaldatoria de este proceso se encuentra disponible en la Unidad Ejecutora.
2. Se ha decidido continuar la emisión de las órdenes de pago mediante el Sistema de
Control de Pagos con el fin de dejar constancia de la aprobación técnica y
administrativa de la solicitud de desembolso. La misma obra como respaldo para la
emisión de la autorización de pago del sistema UEPEX y su correspondiente
transferencia bancaria a la cuenta de la Pyme y forma parte del legajo de pago.
Recomendación: La Unidad Ejecutora de Proyecto debe implementar controles que
garanticen el cumplimiento del Reglamento Operativo y de las cartas convenio celebradas.
PDA- Observaciones de carácter particular
1. Se pudo observar en uno de los PDA, que el formulario de presentación del proyecto
carece de fecha de presentación y sello de recepción.
2. No se tuvo a la vista en uno de los PDA, parte de la documentación anexa para la
presentación del formulario, que certifique el cumplimiento de los requisitos de
elegibilidad por parte de todas las empresas integrantes del plan de desarrollo
asociativo, según Instructivo General para la Presentación de Planes de Desarrollo
20
Asociativo (balances correspondientes a algunos de los últimos tres ejercicios
requeridos, acreditación legal del firmante en representación de dos sociedades de
hecho, dos constancias de pago de impuesto a las ganancias; y dos certificados de libre
deuda fiscal y provisional).
Comentarios de la UEP:
1. Como se comentó anteriormente, durante el ejercicio 2005 se inició un proceso de
revisión integral de la modalidad de Proyectos de Desarrollo Asociativo, y no se han
recibido nuevos proyectos a la fecha, por lo que la observación corresponde a proyectos
presentados en el ejercicio 2003/4. No obstante, se extremarán los recaudos a fin de
evitar la repetición de las situaciones que se observan, asegurando el cumplimiento de
los aspectos formales en la recepción de documentación.
2. En todos los casos la Unidad Ejecutora contó con la documentación necesaria para
llevar a cabo la determinación de la elegibilidad de los proyectos, desestimándose
aquellos que no hubieran presentado la información requerida al efecto.
Durante el ejercicio 2004 se estableció el 30 de junio como fecha límite para la
presentación de proyectos, produciéndose el ingreso de aproximadamente 450 proyectos
sobre el cierre fijado. Estos proyectos debieron ser evaluados por la Unidad Ejecutora
en el segundo semestre, requiriéndose en muchos casos la presentación de información
y/o documentación adicional a fin de completar la evaluación. En consecuencia, el
importante volumen de documentación que se manejó puede haber dado lugar a
omisiones o errores involuntarios de archivo. Agradeceremos la individualización de la
documentación faltante a fin de proceder a la búsqueda y presentación a AGN.
Recomendación: Mantener archivos adecuados que reúnan la totalidad de la
documentación inherente a los Proyectos seleccionados.
21
3. DISPONIBILIDADES Y REGISTROS
Observaciones:
1. El archivo de autorizaciones de pago no contiene la documentación respaldatoria de los
mismos. Cabe aclarar que se constató que el Proyecto no tiene un sistema de archivo
uniforme, toda vez que según el tipo de gasto que de lugar al pago se archiva en los
legajos o en biblioratos que contienen otros documentos (órdenes de pago).
2. Se observaron atrasos en la contabilización de los pagos de ANRs, verificándose que en
algunos casos fueron contabilizados con posterioridad al débito de los mismos en los
extractos bancarios.
3. Persisten las diferencias observadas en períodos anteriores respecto de los saldos
expuestos como Fondos en poder de PNUD del Proyecto ARG 97/013 debido a que a la
fecha del presente informe el citado organismo no ha dado respuesta a los reclamos
cursados por el Proyecto durante el ejercicio 2004 y 2005 para que explique los
importes expuestos en la situación financiera 2003. A su vez, se verificó una diferencia
en defecto de USD 21.437,76 en el Saldo Expuesto como Fondos en poder de PNUD
del Proyecto ARG 04/044, la cual tiene su origen en una sobrevaluación por parte del
Programa del Costo de Apoyo PNUD, respecto del Informe Combinado de Gastos
emitido por el mismo.
Comentarios de la UEP:
1. Las autorizaciones de pago se emiten por duplicado y el criterio adoptado por el
proyecto (promediando el ejercicio 2005) para su archivo consistió en incluir una de
ellas en el legajo correspondiente según el tipo de gasto (consultores, aportes no
reembolsables, etc.) y otra en el archivo de autorizaciones de pago, con el objeto de
facilitar la consulta y rápida ubicación y mantener en un único archivo la totalidad de
las A.P. emitidas por el sistema. No obstante, cabe mencionar que se ha iniciado la
revisión del proceso de archivo de la Administración y que todas las autorizaciones de
pago cuentan con la correspondiente documentación de respaldo.
2. En algunos casos efectivamente se efectuó la contabilización del pago de ANRs con
algunos días de atraso, por aplicación errónea de un criterio utilizado en ejercicios
22
anteriores por la UEP. No obstante, se tomaron los recaudos a fin de asegurar la
oportuna contabilización.
3. Se reiterará la solicitud de aclaración sobre las diferencias observadas en ejercicios
anteriores
Recomendaciones:
Establecer circuitos que garanticen adecuados niveles de control interno.
Efectuar los registros contables al momento que se producen las operaciones y efectuar las
conciliaciones necesarias a fin de brindar información confiable.
4. SUBEJECUCION DEL PROGRAMA
Observación: No se nos ha suministrado información que permita evaluar los niveles de
ejecución del período respecto del objetivo del Programa (otorgamiento de Aportes No
Reembolsables a PYMEs). No obstante ello de acuerdo a las inversiones del ejercicio
expuestas en el Estado de Inversiones surge que el 51,95% corresponde a Costos
Financieros y el 20,42% a Gastos de Administración. A su vez, se constataron
incumplimientos significativos en los plazos de ejecución de los PDE y PDA analizados
respecto de las cartas convenio celebradas, sin que conste en los expedientes justificación
alguna. Cabe aclarar que pese a los incumplimientos el Programa no suspendió ni los
pagos ni la prosecución de los mismos (cláusula 2.3.5 de la Carta Convenio).
Comentarios de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Arbitrar los medios necesarios para cumplir oportunamente con los
objetivos establecidos en el Contrato de Préstamo.
23
5- EQUIPAMIENTO
Observación común a los 4 procesos analizados: Las órdenes de compra no establecen
plazos de entrega ni condiciones de pago. Cabe aclarar, que tampoco especifican que éstas
se harán según pliego.
Comentarios de la UEP: A partir del presente ejercicio 2006, se modificó la plantilla
utilizada por el sistema contable, de manera de consignar en las órdenes de compra que se
emiten, la información correspondiente a condiciones de pago y plazos de entrega de los
bienes que se adquieran.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORÍA
Control de legajos
Observaciones: En el 99% de los legajos auditados no se encuentran agregadas como
documentación integrante de los mismos, las Resoluciones y/o Decisiones Administrativas
que materializan dicha designación.
Comentarios de la UEP: Las Resoluciones y o Decisiones Administrativas se encuentran
archivadas en la Unidad Ejecutora. Se toma nota de la observación y se incorporará copia a
los legajos.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas dejando
constancia en los respectivos legajos.
24
Control de Informes
Observaciones: El 6 % de los informes presentados no están fechados y el 4 % carecen de
sello de recepción.
Comentarios de la UEP: Se toma nota de la observación y se intensificarán los controles
administrativos de todos los requisitos formales en la materia.
Recomendación: Los informes deben estar fechados y debe dejarse constancia de su
recepción a fin de poder controlar el cumplimiento de lo establecido en los términos de
referencia.
Pago de honorarios
Observación:
1. Se tuvieron a la vista facturas enmendadas sin salvar, así como también sin fecha de
emisión y en un caso con el monto en números en blanco.
2. En dos casos el período de ejecución de contrato indicado en la factura no coincide con
el de la autorización de pago. Asimismo, en un caso la autorización de pago cita como
documento respaldatorio de la misma una factura cuyo número no se corresponde con
el de la factura presentada por el consultor.
3. Se verificaron atrasos en los pagos de honorarios respecto del cronograma establecido
en los respectivos contratos.
Comentarios de la UEP:
1. Se toma nota de la observación y se intensificarán los controles administrativos a fin
de asegurar el cumplimiento de todos los requisitos formales.
2. Las observaciones corresponden a errores involuntarios de los consultores al
confeccionar la factura, pero la liquidación del honorario mensual y el pago son
correctos. El error en el número de la factura que se cita en la autorización de pago,
obedece asimismo un error de tipeo. Se intensificarán los controles a fin de evitar este
tipo de errores en lo sucesivo.
25
3. La demora en los pagos de honorarios efectuados a los consultores del programa
obedece a la fecha de notificación de la aprobación del Acto Administrativo
correspondiente (requisito indispensable para la liquidación de honorarios).
Recomendación: Establecer controles que garanticen la confiabilidad de las rendiciones
efectuadas.
2. EQUIPAMIENTO
Expediente 020/05 Publicación de avisos en la Revista Pymes de Clarín
Observaciones:
1. En todos los casos la firma de aceptación y conformidad de las órdenes de compra por
parte del proveedor no aclara cargo que ocupa en la empresa ganadora no habiéndose
tenido a la vista poder a nombre del firmante.
2. No se incluyó en las facturas tenidas a la vista la leyenda aclaratoria del monto de IVA
incluido en las mismas, según Resolución General 3349/91 de la DGI, tal como se
establece en el punto 11 del Anexo I del pliego.
3. En un caso no se cumplieron las condiciones de pago estipuladas en el punto 12 del
pliego, verificándose un atraso de 16 días para la efectivización del pago.
Comentarios de la UEP:
1. La orden de compra fue aceptada por persona autorizada (es firmante de recibos
oficiales de la empresa proveedora). Si bien la solicitud de poder resulta recomendable a
los efectos de acreditar la identidad del firmante de la orden de compra, debemos
destacar que dentro del marco de la normativa aplicable del Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno en su capitulo N° 4 Recursos físicos, punto g)
Orden de Compra, el requerimiento de la presentación del poder no es un requisito
exigido al proveedor adjudicado, ni constituye tampoco práctica usual. No obstante se
tendrá en cuenta la observación en lo sucesivo.
2. La empresa omitió incluir la leyenda aclaratoria en las facturas. Sin perjuicio de ello la
Unidad Ejecutora realizó el pago por el monto neto de IVA y consta en el expediente a
26
fojas 88, 104, 126, 124 los comprobantes de reintegro de IVA correspondientes
emitidos por Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
3. En casos aislados como el que se señala, se han producido demoras en la
efectivización del pago por distintas cuestiones de tipo operativo. No obstante se
menciona que la UEP lleva a cabo las acciones tendientes a asegurar la cancelación de
las obligaciones dentro de los plazos convenidos.
Expediente N° 025/05 Diseño e Impresión Grafica.
Observaciones:
1. En un caso no se cumplieron las condiciones de pago estipuladas en el punto 16 del
pliego, verificándose un atraso de 15 días para la efectivización del pago.
2. Se tuvieron a la vista dos remitos cuyas numeración no se corresponde con la emisión
correlativa de los mismos (ejemplo: remito 4022 de fecha 18/10/05, remito 3762 de
fecha 29/11/05). A su vez se pudo verificar que en uno de ellos la fecha de recepción se
encuentra enmendada sin salvar.
Comentarios de la UEP:
1. En casos aislados como el que se señala, se han producido demoras en la
efectivización del pago por distintas cuestiones de tipo operativo. No obstante se
menciona que la UEP lleva a cabo las acciones tendientes a asegurar la cancelación de
las obligaciones dentro de los plazos convenidos.
2. No es responsabilidad de la UEP la falta de correlatividad en los números de los
remitos entregados por el proveedor. Se detectaron errores con posterioridad a la
entrega y se pusieron en conocimiento del proveedor, pero no fue posible corregirlos.
Cabe destacar que el material adquirido fue entregado en su totalidad, de conformidad
con lo oportunamente requerido. En cuanto al remito N° 03780 folio N° 226 si bien no
fue salvada la corrección del mes correspondiente a la entrega, puede observarse en el
mismo instrumento que tanto la fecha del sello de recibido, como la fecha consignada
por el proveedor son coincidentes con la enmendada.
27
Expediente 011/05. Empresa para publicidad en diarios.
Observaciones:
1. En todos los casos la firma de aceptación y conformidad por parte del proveedor en las
órdenes de compra no aclara cargo que ocupa en la empresa ganadora, no habiéndose
tenido a la vista poder a nombre del firmante.
2. En un caso no se cumplieron las condiciones de pago estipuladas en el punto 12 del
pliego.
Comentarios de la UEP:
1. Si bien la observación por parte de la AGN resulta recomendable a los efectos de
acreditar la identidad del firmante de la orden de compra, debemos destacar que dentro
del marco de la normativa aplicable del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados
por el Gobierno en su capitulo N° 4 Recursos físicos, punto g) Orden de Compra, el
requerimiento de la presentación del poder no es un requisito exigido al proveedor
adjudicado. No obstante, se requerirá en lo sucesivo aclaración del cargo del firmante
de la aceptación de la orden de compra.
2. En casos aislados como el que se señala, se han producido demoras en la efectivización
del pago por distintas cuestiones de tipo operativo. No obstante se menciona que la UEP
lleva a cabo las acciones tendientes de asegurar la cancelación de las obligaciones
dentro de los plazos convenidos.
Expediente N° 108/2004 Estudio cualitativo y cuantitativo de los efectos y resultados
sobre las operaciones del programa de apoyo a la reestructuración empresarial (PRE)
en el comportamiento institucional de las empresas participantes.
Observaciones:
1. Se pudo verificar que el Proyecto ha emitido dos órdenes de compra cuyos importes
superan el valor del contrato celebrado. Cabe aclarar, que no se ha podido determinar si
la segunda orden de compra constituye una ampliación del contrato original, lo cual
daría lugar a la consideración de un incumplimiento por parte de la firma a favor de la
cual se libró la misma, o si el Proyecto emplea las órdenes de compra con alguna
28
finalidad diferente a la de constituir un documento que formaliza la relación contractual
entre proveedor y comprador.
2. No se tuvo a la vista notificación escrita a todos los oferentes del resultado de la
licitación como establece el punto 30.2 del PBC.
3. Se pudo verificar que el último informe de avance y el informe final fueron presentados
fuera de los plazos establecidos en la cláusula 6.4 de las Condiciones Especiales del
contrato, alcanzando un atraso de 12 y 20 días respectivamente. Cabe aclarar que si
bien se marca el incumplimiento de los plazos contractuales, sólo el informe final dio
lugar a pago en el presente ejercicio.
Comentarios de la UEP:
1. La emisión de la Orden de Compra No. 20050031 no constituye una ampliación de la
original. Por el contrario, en el ejercicio 2005 fue necesario reflejar en el UEPEX (en
cumplimiento de la normativa presupuestaria) el monto del compromiso pendiente al
inicio del ejercicio, mediante la emisión de la orden de compra nro. 20050031,
desafectando al mismo tiempo la 20040029. La Orden de Compra Nro. 20040029 por
la suma de $ 85.000.- correspondía al monto total del convenio suscripto entre la
consultora y el PRE, a abonar contra la presentación de tres informes de avance y uno
final. Al 31 de diciembre de 2004 se encontraba pendiente de presentación por parte
de la consultora el Informe Final, correspondiente al 35% del monto del contrato, es
decir, $ 29.750.-. La consultora dio cumplimiento a las actividades establecidas, según
los términos de referencia del convenio oportunamente suscripto. En consecuencia, el
monto total abonado fue de $ 85.000.-, habiéndose cancelado en el ejercicio 2004 la
suma de $ 55.250.- y en el ejercicio 2005 la suma de $ 29.750.-.
2. La Unidad Ejecutora procedió a comunicar a los participantes el resultado de las
conclusiones de la Comisión Evaluadora, la evaluación de las propuestas técnicas, la
comparación de las Firmas Consultoras con su respectivo orden de mérito, y la
recomendación final de proceder a la apertura del sobre B de la firma Grupo Arrayanes
dando comienzo a la negociación económica. Se destaca que este procedimiento se
llevó a cabo en el ejercicio 2004; a partir del 2005 se procede a notificar por escrito en
29
todos los casos el resultado de los distintos procedimientos de adquisiciones. No
obstante, se tendrá en cuenta la observación.
3. Efectivamente existió un atraso de 12 y 20 días por parte del consultor, que
obedecieron en parte a la magnitud de la información a procesar y sólo el informe final
dio lugar a pago en el ejercicio 2005.
Recomendación:
Documentar adecuadamente las operaciones realizadas, dejando constancia en los legajos
de todo lo actuado.
Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones de los pliegos de bases y
condiciones y de los contratos celebrados.
3- APORTES NO REEMBOLSABLES (ANR) - PDE
Observaciones de carácter general:
1. No se tuvo a la vista la documentación de respaldo del proceso de aprobación, ni la
Carta Convenio correspondiente (Expediente Técnico) de uno de los Proyectos de
Desarrollo Empresarial (PDE) incluidos en muestra. Cabe aclarar que, en respuesta a
nuestra solicitud, el Proyecto nos informó por NOTA PRE N° 2907/06 presentada el
08/06/06 que dicho legajo ha sido extraviado.
2. Se pudo constatar en todos los casos analizados que no se cumplió el plazo máximo de
12 meses para la ejecución del Proyecto y 3 meses para completar los trámites
administrativos establecidos en el Instructivo General para la Presentación de Proyectos
de Desarrollo Empresarial, habiéndose constatado atrasos que hasta la fecha alcanzan
los 12 meses. Asimismo, se verificó que los productos verificables fueron presentados
extemporáneamente a la fecha prevista, conforme el cronograma de actividades
aprobado, con una demora de hasta 13 meses. Es del caso destacar que en los
expedientes que nos fueran suministrados no consta documentación que evidencie que
la UEP haya procedido a intimar a las empresas al cumplimiento en término del
cronograma mencionado.
30
Comentarios de la UEP:
1. El legajo en cuestión ha sido reconstruido. El original se encuentra a disposición de la
AGN en las oficinas de la UEP.
2. El plazo máximo establecido en el Instructivo se refiere a la duración máxima
autorizada del Plan de Trabajo y Cronograma de Actividades. La misma fue establecida
como orientación, en función de haberse verificado que la ejecución de los proyectos se
ve retrasada por distintos factores relacionados con la problemática pyme, quedando a
consideración del proyecto la adopción de medidas en casos particulares. En los casos
en que se considere necesario, se procede a intimar a las empresas y en última instancia
a rescindir las cartas convenio. Durante el ejercicio 2005 se rescindieron veintisiete
cartas convenio que no habían presentado ninguna solicitud de reintegro. No obstante
cabe mencionar que la política de la Subsecretaría y del PRE ha sido siempre brindar
apoyo a las empresas beneficiarias a fin de completar la ejecución de las actividades
previstas y lograr el cumplimiento de los objetivos de sus proyectos.
En la actualidad, los ejecutivos de proyecto llevan a cabo el seguimiento de los planes
de trabajo y efectúan los reclamos correspondientes.
Recomendación: Arbitrar los medios a fin de dar el estricto cumplimiento de los plazos
máximos establecidos en el Instructivo a fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de la
gestión del Proyecto.
PDE - Observaciones de carácter particular:
Proceso de aprobación:
1. Se ha podido constatar en algunos casos que el formulario de proyecto carece de fecha
de presentación y fecha de ingreso definitivo. Cabe aclarar, que de acuerdo al Manual
de Políticas y Procedimientos PDE Sección II. Punto 1 Requisitos, se da fecha de
ingreso definitivo a partir de que se verifique que tanto el Formulario de Proyecto
Empresarial (FPE) como la documentación anexa se encuentre formalmente completa y
correcta.
31
2. Del total de los expedientes auditados se pudo observar que en el 86% el dictamen de
calificación del PDE carece de sello de recepción de la UEP; ello impide verificar el
cumplimiento de lo ordenado en el Manual de Políticas y Procedimientos para
Proyectos de Desarrollo Empresarial, Sección II, Punto II, Calificador, Punto 1, el cual
establece que el mismo deberá ser presentado dentro de 15 días desde su notificación
como calificador del proyecto cuya documentación se le entrega. Asimismo se pudo
verificar que en algunos casos la presentación del dictamen de calificación fue
extemporánea.
3. Se ha podido constatar que en algunos PDE, el Acta de Reunión de la comisión de
aprobación carece de la firma de algunos de los miembros que la constituyen y/o
conforman.
4. En el 100 % de los casos se ha podido constatar que los dictámenes de la comisión de
aprobación para PDE carece de la firma del Coordinador Técnico. Asimismo en un caso
no se tuvo a la vista la firma de la totalidad de sus miembros.
5. Se ha podido verificar que las solicitudes de desembolso correspondientes a la primera
etapa se han presentado con una demora, en algunos casos, de hasta 180 días, desde la
fecha de la firma de la carta convenio, según lo ordenado en punto 3.1. Carta Convenio.
Comentarios de la UEP:
1. En algunos casos se omitió dejar constancia de la fecha. Se tomarán los recaudos a fin
de evitar que este tipo de observaciones se reitere en el futuro.
2. El volumen de proyectos a evaluar puede haber dado lugar a la omisión de formalidades
como las observadas.
3. y 4. Existieron períodos en los que el cargo de Coordinador Técnico se encontraba
vacante. Por este motivo el Acta de Reunión correspondiente indica que la Comisión de
Aprobación estaba conformada por el Coordinador Ejecutivo y el Coordinador
Administrativo. No obstante, en todos los casos obra en el expediente el dictamen de
elegibilidad y el dictamen de calificación, en base a los cuales se emite el Dictamen de
la Comisión de Aprobación, debidamente suscripto por el Coordinador Ejecutivo,
máxima autoridad del Programa.
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5. Durante el ejercicio 2005 los ejecutivos de proyecto efectuaron el seguimiento de los
planes de trabajo, reclamando la presentación de la primera solicitud de desembolso (o
de las subsiguientes) cuando así correspondiera.
Recomendaciones: Dejar adecuada constancia de todo lo actuado a fin de garantizar la
aplicación de actividades de control, que permitan asegurar el cumplimiento de lo
establecido en los Reglamentos del Programa.
Pagos:
Observación: En un caso se ha podido verificar que la Pyme no ha presentado en término
el comprobante que acredita que los fondos han ingresado a su cuenta bancaria,
incurriendo en una demora de 60 días hábiles. Dicho acto, no se compadece con lo
establecido en el Punto 4.4 de la Carta Convenio que determina que dentro de los 15 días
hábiles de realizada la transferencia, la PYME deberá presentar la documentación que
acredite el aludido ingreso.
Comentarios de la UEP: La Unidad Ejecutora efectúa el control de presentación de
recibos y reclama a través de los ejecutivos de proyectos su presentación en caso de
corresponder. Por otra parte, es condición imprescindible para el pago de una solicitud de
desembolso la presentación del recibo correspondiente a la etapa anterior y no se liberan
pagos sin el cumplimiento de este requisito.
Recomendación: Verificar la observancia de lo establecido en las Cartas Convenio.
Productos Verificables:
Observaciones:
1. Se ha podido constatar que en algunos casos los productos verificables carecen de fecha
de presentación; sello de recepción; firma del Consultor y del Representante Legal de la
PYME. Asimismo en algunos casos no se tuvo a la vista el soporte magnético
correspondiente.
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2. No se tuvo a la vista el Producto Verificable de la primera etapa de uno de los PDE
incluidos en muestra.
Comentarios de la UEP:
1. Se extremarán los recaudos a fin de asegurar el cumplimiento de los aspectos formales
en la recepción de documentación.
2. Sin comentarios.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas y asegurar el
estricto cumplimiento de las disposiciones del “Manual de Políticas y Procedimientos para
Proyectos de Desarrollo Empresarial (PDE)”.
PDA (Proyectos de Desarrollo Asociativo)
Presentación de la solicitud de desembolso:
Observaciones:
1. Se pudo constatar en uno de los PDA, que la primer solicitud de desembolso se ha
presentado con una demora de hasta 60 días corridos, desde la fecha de la firma de la
carta convenio, según lo ordenado en punto 3.1. Carta Convenio.
2. Se pudo observar en un PDA, que las solicitudes de desembolso de la 2° y 3° etapa
carecen de la expresa conformidad de la empresa sobre las tareas efectuadas por los
servicios de asistencia técnica. Asimismo la etapa 4° carece de la nota de presentación
mediante la cual el representante legal de la empresa eleva formalmente la solicitud,
conforme se establece en el Punto II de la Guía para la Solicitud de Desembolsos de
ANR. Es del caso destacar, que de acuerdo a lo informado por el Proyecto, se está
utilizando la Guía mencionada, no habiéndose tenido a la vista documentación que
modifique lo expresado en la Disposición 159 según la cual la misma será de aplicación
para los proyectos presentados a partir de enero de 2005 resultando de aplicación el
régimen establecido en el Reglamento Operativo anterior a los proyectos preexistentes.
3. En ningún caso se tuvo a la vista el certificado de Libre Deuda Fiscal y Previsional
emitido por la AFIP que debe acompañar a cada solicitud de reembolso.
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Comentarios de la UEP:
1. Durante el ejercicio 2005 los ejecutivos de proyecto efectuaron el seguimiento de los
planes de trabajo, reclamando la presentación de la primera solicitud de desembolso (o
de las subsiguientes) cuando así correspondiera.
2. La conformidad de la empresa por los servicios de los proveedores de asistencia técnica
se encuentra implícita en la presentación del producto verificable, que es fiel expresión
y resultado de los servicios de asistencia técnica contratados en el marco del Proyecto
de Desarrollo Empresarial, condición necesaria para el reintegro por parte del PRE. Por
este motivo, en las nuevas guías se eliminó el requisito de presentación de la nota de
conformidad.
Si bien la Etapa nro. 4 carece de nota de presentación, la solicitud se encuentra
debidamente suscripta por el representante legal.
Por último, cabe señalar que si bien la disposición 159 modifica el reglamento operativo
aprobado mediante Disposición Nro. 8, efectúa entre otras, una distinción entre los
proyectos presentados antes del 30 de junio de 2004 y con posterioridad al 1ro. de enero
de 2005, refiriéndose a su estructura – en etapas o actividades – y a la modalidad de
presentación de solicitudes de desembolso a través de las Ventanillas PREFI o en la
WEB según sea el caso. De ningún modo esta Disposición se refiere a normas de
presentación de solicitudes de desembolso.
3. Sin comentarios.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas y asegurar el
estricto cumplimiento de las disposiciones del “Manual de Políticas y Procedimientos para
Proyectos de Desarrollo Empresarial (PDE)”.
Pagos:
1. Se constató en dos PDA, que el plazo de 45 días corridos desde la presentación de la
solicitud para la acreditación de los reembolsos en la cuenta del ente administrador
conforme lo ordenado en el Manual de Políticas y Procedimientos PDE Sección III:
Reembolso de ANR, I Políticas de Reembolso de ANR, punto 8, Plazos, no fue
35
cumplido. Es del caso destacar que se constató la existencia de considerables demoras
por parte de la UEP en la aprobación o rechazo de los productos verificables que
acompañan la solicitud y cuya aprobación es condición necesaria para la emisión de los
pagos.
2. En dos PDA, se tuvo a la vista una orden de pago y una autorización de pago de fecha
posterior, ambas por el mismo importe de la solicitud de desembolso, firmadas y
selladas por los Gerentes y Coordinadores del programa, sin que se haya tenido
conocimiento de la justificación en la utilización de documentos similares.
3. No se tuvo a la vista notificación a la empresa del rechazo de uno de los ítems rendidos
en la solicitud de reembolso de la primera etapa de uno de los PDA (Insumos y Gastos).
Cabe aclarar, que sólo constan inscripciones en lápiz en la solicitud y que ante la
deducción del importe correspondiente los recibos presentados por el Ente
administrador y las empresas participantes consideran el reembolso recibido como a
cuenta del pago total.
4. No se tuvieron a la vista los contratos celebrados entre los prestadores de asistencia
técnica y el ente administrador de uno de los PDA, los cuales deben ser presentados
como documentación anexa a la solicitud de reembolso, según se expone en la Guía
para Solicitud de Desembolsos de ANR.
Comentarios de la UEP:
1. Las demoras que se señalan corresponden a la aprobación final de los productos
verificables por el área técnica. Los mismos incluyen los tiempos de respuesta de la
Pyme a los pedidos de corrección efectuados por los técnicos y por tanto no imputables
a la Unidad Ejecutora. Se aclara que la documentación respaldatoria de este proceso se
encuentra disponible en la Unidad Ejecutora.
2. Se ha decidido continuar la emisión de las órdenes de pago mediante el Sistema de
Control de Pagos con el fin de dejar constancia de la aprobación técnica y
administrativa de la solicitud de desembolso. La misma obra como respaldo para la
emisión de la autorización de pago del sistema UEPEX y su correspondiente
transferencia bancaria a la cuenta de la Pyme y forma parte del legajo de pago.
36
3. En el caso de PDA 39, los gastos rechazados fueron comunicados mediante mail de
fecha 9 de agosto de 2005 (fs. 215).
4. Habiéndose efectuado el reclamo pertinente, se recibieron los contratos de consultoría y
los mismos se encuentran archivados en el legajo, Etapa 2.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas y asegurar el
estricto cumplimiento de las disposiciones del “Manual de Políticas y Procedimientos para
Proyectos de Desarrollo Empresarial (PDE)”.
Arbitrar los medios a fin de dar el estricto cumplimiento de los plazos máximos
establecidos en el Instructivo a fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de la gestión del
Proyecto.
Obligaciones del ente administrador:
1. Se verificó una inconsistencia entre el Punto 14 del Instructivo General para la
presentación de PDA y la cláusula 2.5.2 de la Carta Convenio, respecto del plazo
establecido para efectuar la transferencia del reembolso recibido por el Ente
Administrador entre las empresas, ya que en el primer caso se mencionan 15 días y en el
segundo 72 hs. hábiles.
2. De acuerdo a los recibos de las empresas que obran en los expedientes no se habría
cumplido con el plazo de 72 hs. hábiles para efectuar la transferencia del importe del
ANR del ente administrador a cada una de las PYMEs integrantes del plan de desarrollo
asociativo, contadas desde la transferencia efectuada por la UEP a su cuenta bancaria,
conforme punto 2.5.2 de la Carta Convenio. Asimismo, no se tuvo a la vista el
comprobante respaldatorio de la transferencia requerido por la Guía. Cabe aclarar, que
los atrasos verificados exceden también el plazo previsto en el Instructivo mencionado
en el punto 1.
3. Se pudo constatar, en uno de los PDA, que el ente administrador presentó fuera de
término ante la UEP los recibos/comprobantes de la percepción por parte de las
empresas de los ANR otorgados por el PRE, incurriendo en una demora de 25 días
hábiles, conforme punto 2.5.3 de la Carta Convenio.
37
4. Se pudo constatar, que tres de las firmas que integran uno de los PDA, no presentaron
recibos oficiales de la percepción del ANR, sino que el ente administrador instrumentó
una orden de pago a proveedores. La UEP requirió al ente administrador, en reiteradas
oportunidades, la presentación de recibos oficiales, los que hasta la fecha no fueron
presentados.
Comentarios de la UEP:
1. Se tendrá en cuenta la observación.
2. Se procederá a reiterar a los entes administradores el plazo establecido para la
efectivización de la transferencia a las empresas beneficiarias y se requerirá la
presentación del comprobante respaldatorio.
3. El proyecto solicita la presentación del recibo oficial de la empresa al procederse a la
notificación del pago efectuado. La Gerencia de Operaciones realiza los reclamos en
caso de incumplimientos, a través de los ejecutivos de proyecto. En lo sucesivo, se
dejará constancia de los plazos vigentes para la presentación en las cartas que se remiten
notificando el pago.
4. (Comentario no procedente).
Recomendaciones: Mantener archivos adecuados, que contengan la totalidad de la
documentación referida a los Proyectos Aprobados, debidamente foliados a fin de
garantizar la integridad de la misma.
Asegurar el estricto cumplimiento de las disposiciones del “Manual de Políticas y
Procedimientos para Proyectos de Desarrollo Asociativo (PDA)” a fin de garantizar el
cumplimiento de los objetivos del Programa y la transparencia de la gestión.
4- DISPONIBILIDADES Y REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
1. Se pudo verificar que el tipo de cambio utilizado para la conversión a pesos de las
operaciones de la cuenta especial Banco Nación C.E.V. en moneda extranjera N°
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342.34012 a los efectos de la contabilización es de tipo vendedor cuando se debería
aplicar tipo de cambio comprador.
2. Se constató la existencia de errores en los datos correspondientes a los medios de pago
utilizados que se exponen en las autorizaciones de pago (ej, Banco emisor, pago por
cheque o transferencia, etc.), lo cual dificulta el seguimiento de las operaciones.
3. No se tuvieron a la vista en los archivos de Autorizaciones de Pago que nos fueran
suministrados 5 autorizaciones y 10 desafectaciones que fueron registradas en los
respectivos mayores contables. A su vez, se tuvo a la vista una AP y su correspondiente
desafectación que no se encuentran contabilizadas.
4. En algunos casos las desafectaciones tenidas a la vista no indican a que AP están
desafectando. Asimismo, se tuvo a la vista una AP con el mismo número de una anterior
desafectada.
Comentarios de la UEP:
1. El cambio utilizado para la conversión a pesos de las operaciones de la Cuenta
Especial a la Vista en Moneda Extranjera Nro 342.340/2 -abierta en el Banco de la
Nación Argentina- al momento de su contabilización, se efectuó al tipo vendedor de
dicho Banco al cierre del día anterior al débito para el primer semestre del año;
mientras que para el segundo semestre se utilizó el tipo de cambio de referencia
informado por el Banco Central de la República Argentina. Situación originada en la
aplicación a la totalidad de las conversiones de las normas implementadas por el BID.
Se practicarán los ajustes correspondientes a fin de expresar las existencias de moneda
extranjera al tipo de cambio comprador.
2. Si bien no se dispone de precisiones sobre los errores relacionados con la exposición
de los medios de pago utilizados en las A.P., consideramos que se trata de casos
aislados que obedecen a errores involuntarios de tipeo, y en los pagos por transferencia
bancaria se acompaña la documentación respaldatoria correspondiente. No obstante, se
extremarán los recaudos a fin de evitar errores en lo sucesivo.
39
3. Tal como se señala, los duplicados de las Autorizaciones de Pago no se encontraban
debidamente archivadas al momento del trabajo de campo llevado a cabo por esa
Auditoría.
El archivo de A.P. es utilizado a diario y a menudo se retiran para la realización de
tareas administrativas varias, habiéndose omitido el rearchivado. No obstante se tendrá
en cuenta la observación.
Durante el ejercicio bajo análisis, al momento de anular alguna Autorización de Pago
se procedió en algunos casos a cruzarla con la leyenda “Anulado”. Y en otros se
adjuntó la impresión de la correspondiente desafectación. A partir del presente
ejercicio 2006, y a efectos de una mejor exposición, se procede a imprimir en la
totalidad de los casos la desafectación correspondiente, dejando constancia del
documento que se anula.
Asimismo, durante el ejercicio 2005, el sistema contable implementado preveía dos
momentos distintos para la generación de una AP y su posterior contabilización. Razón
por la cual, en el caso observado, sucedió que tras haber detectado un error
inmediatamente después de efectuar una habilitación, se procedió a desafectar tal
documento sin impacto alguno en la contabilidad.
La última versión del sistema UEPEX, contempla que al habilitar una AP ésta se
contabilice en forma simultánea.
4. Como se comentara en el punto anterior, a partir del presente ejercicio se indica en el
soporte papel de las desafectaciones, el documento que se está desafectando.
Con relación al planteo del caso puntual, se está al momento de elaboración del
presente informe, tratando de determinar la naturaleza del error.
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Recomendaciones: Establecer controles administrativos que garanticen la minimización
de errores en la emisión de comprobantes. Mantener archivos completos.
BUENOS AIRES, 29 de junio de 2006.
41
DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REESTRUCTURACIÓN EMPRESARIAL”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 989/OC-AR BID
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2005)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/05 con los registros
en moneda local que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- análisis del cumplimiento de los criterios de elegibilidad establecidos en el Reglamento
operativo del Programa en una muestra de empresas que recibieron ANR.
- comprobación de la existencia de productos verificables como resultado del cofinanciamiento.
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- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2005; y
- 56,03 % de los gastos del ejercicio expuesto en el Estado de Inversiones:
CATEGORÍA DE INVERSIÓN
1 – Administración
2 – Costos Directos
3 – Costos Concurrentes
4 – Sin Asignación Específica
5 – Costos Financieros
6- Apoyo al Asosiativismo PYME
TOTALES
MONTO
MUESTRA
125.573,43
159.630,85
10.398,46
--
%
MUESTRA
29.,44
17,97
100
--
USD
% DE
INCIDENCIA
16,60
34,57
0,40
--
160.606,80
1.084.040,98
60.241,31
100
37,51
42,18
6,25
2.570.001,22
1.439.885,03
56,03
100
MONTO
426.504,74
888.450,24
10.398,46
-1.084.040,98
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 29 de junio de 2006.
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