1998_172_14info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS
ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1997)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/97,
correspondientes al “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”
(PROAME), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Cooperación
Técnica No Reembolsable Nº ATN/SF-4862-AR, suscripto el 05/06/95 entre el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) y la Nación Argentina, y su modificación del 06/11/95.
El programa es llevado a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la
Nación, a través de una Unidad Ejecutora (UEP) creada al efecto, con la participación de
Organizaciones no Gubernamentales y Organizaciones Comunitarias en las provincias
participantes.
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Situación al 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos, y notas anexas N°
1 y 2 que forman parte del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1997, expresado en pesos.
c)
Estado de Inversión al 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos.
Los mencionados estados fueron preparados por la UEP sobre la base de planillas auxiliares
elaboradas en pesos al tipo de cambio $1 = USD 1 y son de su responsabilidad. Fueron
presentados oficialmente a esta auditoría con fecha 13/07/98 y se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente examen de
auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 02/04/98 y el 29/05/98 y del 13
al 16/07/98.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
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III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan
en forma razonable la situación financiera del “Programa de Atención a Menores en
Circunstancias Especialmente Difíciles” al 31 de diciembre de 1997, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el
Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID de fecha
05/06/95 y su modificación.
BUENOS AIRES, 27 de julio de 1998.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN
CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
(Ejercicio 1997)
Al señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría sobre los estados financieros del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias
Especialmente Difíciles”, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de
1997, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Cooperación
Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR, suscripto el 05/06/95 entre la Nación Argentina
y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y su modificación de fecha 06/11/95.
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, se formulan las siguientes
consideraciones:
1) Sección 1.01: Finalidad de la Contribución.
Al 31/12/97 el Programa ha suscripto Convenios de Cooperación con 65 entidades
participantes, encargadas de los diferentes proyectos.
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2) Sección 1.02: Organismo Ejecutor.
Cumplida. Se ha constituido la Unidad Ejecutora de Programa (UEP), por Resolución de la
Secretaría de Desarrollo Social N°1905 de fecha 27/06/95.
3) Sección 1.04: Monto de la contribución por USD 19.720.000.-.
Al 31/12/97 el BID había desembolsado un total de USD 7.922.499,74.
4) Sección 1.05: Aporte de contrapartida por USD 7.420.000.-.
La información requerida obra en el Estado de Situación al 31/12/97 adjunto al presente
informe.
5) Sección 2.01: Servicios de consultoría.
Nos remitimos a lo expuesto en A- 3) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto al
presente.
6) Sección 2.03: Adquisición o alquiler de bienes.
Cumplida.
7) Sección 2.04: Estados financieros.
La UEP elevó a esta auditoría los estados financieros del Programa correspondientes al
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997 con fecha 13/07/98.
Del análisis realizado sobre las registraciones del Programa surgieron discrepancias en cuanto
a los criterios de imputación adoptados por la UEP que fueron subsanados al cierre del
ejercicio. Al respecto, durante 1997 el Programa registró los cargos al rubro Inversiones en el
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momento de producirse los giros de anticipos de fondos a los distintos proyectos y no en el
momento de efectuarse la respectiva rendición. Esta situación fue corregida al 31/12/97
cuando la UEP procedió a efectuar los ajustes pertinentes, atento nuestra observación
efectuada para el ejercicio precedente.
8) Sección 2.05: Otros compromisos.
La UEP celebró cartas convenio con cada una de las entidades ejecutoras, provinciales o
municipales, que incluyen disposiciones y lineamientos iguales a los acordados con el BID.
9) Sección 2.07 (b): Seguimiento del Programa.
Mediante nota CAR-1953/97 de fecha 12/05/97, el BID informa que no tiene objeciones ni
observaciones que formular al nuevo cronograma de evaluación anual que permite dar un
mejor cumplimiento al objetivo de la presente sección.
10) Sección 2.07 (d): Informes de Progreso.
Cumplida. Mediante notas CAR-4273/97 y CAR 1120/98 del 06/10/97 y 16/03/98
respectivamente, el BID informa que ha dado por cumplida la presentación de los informes de
Progreso correspondientes al primer y segundo semestres de 1997.
BUENOS AIRES, 27 de julio de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES
EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1997)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Programa
de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”, Convenio de Cooperación
Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID, una serie de observaciones y
recomendaciones relativas a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno del mismo surgidas como consecuencia del examen de auditoría practicado por esta
Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros correspondientes al ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1997.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, realizadas sobre la base de
muestras selectivas, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/97.
1) INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
Observación: Se reitera la observación efectuada en el ejercicio anterior respecto a que el
manual de operaciones puesto a nuestra disposición no constituye un manual de
procedimientos y funciones que defina en forma clara y precisa las responsabilidades y
obligaciones de cada uno de los sectores que integran el Proyecto.
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Recomendación: Formalizar y mantener normas de procedimientos y funciones que definan
las responsabilidades y obligaciones de cada uno de los sectores que integran el Proyecto.
2)CONTABILIDAD
1. SISTEMA CONTABLE
Observación: Durante 1997 el Programa ha implementado un nuevo sistema de
información contable-financiera que igualmente no constituye un sistema integrado de
información.
2. REGISTACION CONTABLE
Observación: Reiteramos lo señalado en el ejercicio sobre las discrepancias en cuanto a
los criterios de imputación adoptado por el Programa para la registración de las
erogaciones. El Programa continuó registrando los cargos a la cuenta de Inversión en el
momento de producirse los giros de anticipos de fondos a los distintos Proyectos y no al
momento de efectuarse la respectiva rendición, corrigiéndolo todo al cierre del ejercicio,
a fin de reflejar correctamente las cuentas de inversión.
Comentario de la UEP: El sistema de información contable-financiera es susceptible de
mejoras.
Recomendación: Implementar un sistema integrado de información contable.
Registrar los hechos económicos del Programa (transferencias de fondos a los proyectos
que lo integran) conforme prácticas contables usuales, a fin de contar con información
financiera real durante todo el ejercicio.
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3) SERVICIOS DE CONSULTORÍA UEP
1. LEGAJOS
Observación: No se agrega a cada legajo individual la respectiva solicitud de
contratación.
Comentario de la UEP: Las contrataciones del Programa son decididas por la
Coordinación General del Programa, teniendo en consideración las necesidades de la
búsqueda, los presupuestos disponibles y la planta de personal aprobada.
Recomendación: Mantener legajos completos dejando debidamente documentado el
proceso de selección de los recursos humanos que contrata el Programa.
2. CONTRATOS
Observaciones: Se reiteran las apreciaciones formuladas en el período anterior, en
cuanto no han sido modificadas:
a) No se deja expresado en los contratos su fecha de emisión (100% de los casos
analizados).
b) Los contratos, en general, se celebran bajo la figura jurídica de locación de obra, no
obstante haberse verificado que, por las características de las tareas que deben
desarrollar los profesionales según sus términos de referencia, deberían encuadrarse
bajo la forma jurídica de locación de servicios.
c) Cada contrato de obra celebrado con los coordinadores locales del Programa contiene
una cláusula (N°7) que prevé el pago de una suma de dinero en concepto de viáticos
que serán acordados con la Coordinación General del Programa, sin consignar en
dicha cláusula monto alguno.
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Comentarios de la UEP:
a) Se ha contemplado para los contratos emitidos a partir de 1998.
b) La Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la Nación tiene como norma
celebrar contratos con consultores bajo la forma de locación de obra.
c) Se ha contemplado la observación para los contratos emitidos a partir de 1998.
4) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS (CONTROLES DE LA UEP)
Observaciones: Del análisis realizado sobre las erogaciones del Programa hemos
observado lo siguiente:
1. En muchos casos, los comprobantes respaldatorios de los gastos no identifican al
Programa.
2. En algunos casos se verificaron comprobantes cuya fecha de emisión es posterior a la
orden de pago que emite la UEP.
3. La UEP no tiene implementado un documento interno en el cual queden reflejadas las
tareas de análisis que debe realizar sobre las distintas rendiciones que los proyectos
presentan en respaldo de los gastos efectuados para su aprobación. En dicho documento
deberían informarse con claridad: los montos aprobados, documentación rechazada,
causas, responsable y fecha de la aprobación, etc.
4. Se han detectado errores en las sumas de las rendiciones presentadas por los proyectos.
5. En algunos casos, la UEP no ha dejado constancia de la fecha de entrada de las
rendiciones recibidas; en los casos que lo ha hecho, este procedimiento se limita a un
sello fechador, no identificando tampoco al responsable de la recepción de la
documentación.
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6. El Programa registra en una sola cuenta el equipamiento y los distintos materiales que
adquieren los proyectos; no discrimina aquellos bienes inventariables de los que por su
carácter no lo son (incluyen dentro de este rubro gastos varios como por ejemplo
materiales de librería, folletería, etc.).
Comentarios de la UEP:
1. A través de instancias de capacitación que se les ha brindado, se han logrado
importantes avances en este sentido, no obstante lo cual, estamos en conocimiento de
que aún subsisten debilidades de parte de las Organizaciones sobre las que
constantemente se está actuando. No se procede al rechazo del gasto en estos casos ya
que, por un lado, se resentiría enormemente la ejecución de las actividades de los
proyectos y, por el otro, se enfatiza en aspectos más relevantes como la propiedad,
elegibilidad y razonabilidad del gasto.
2. Sólo se dio en ciertos casos en que se confecciona la respectiva orden de pago y emisión
del cheque simultáneamente. Hemos intentado obtener cuenta corriente con tales
proveedores, no siempre con éxito.
3. Las tareas de análisis efectuadas sobre las rendiciones de gastos presentadas por los
proyectos quedan claramente reflejadas en las propias planillas de justificación de gastos.
4. Son producto de las ya comentadas debilidades administrativas de las Organizaciones
beneficiarias de los proyectos.
5. Considerando el importante volumen de documentos que ingresan en cada oportunidad, y
que los mismos no se limitan únicamente a justificaciones de gastos, no descartamos que
en algún caso se haya traspapelado alguna.
6. Sin comentarios.
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Recomendación: Intensificar los controles que efectúa la UEP a fin de evitar las falencias
administrativas detectadas.
5) RENDICIONES DE GASTOS –ProyectosObservaciones: Con respecto a las rendiciones de gastos que los proyectos presentaron al
Programa durante el período examinado, continúan las falencias de control que se señalan
seguidamente:
1. En numerosos casos se observó que las rendiciones recibidas por la UEP no siguen una
correlatividad numérica. Así, varias rendiciones pertenecientes a un mismo Proyecto, y
de diferentes fechas, poseen el mismo número de orden; en otros casos se observó que
las mismas fueron corregidas (enmendadas) por la UEP.
2. Algunas rendiciones presentadas a la UEP carecen de firma y sello identificatorio del
ente emisor.
3. Hemos verificado que en algunas rendiciones se agrega documentación recibida vía fax, y
que, posteriormente, no se ha procedido a adjuntar los comprobantes originales
debidamente conformados. En otros casos, faltan comprobantes respaldatorios.
Comentarios de la UEP:
1. Reiteramos los comentarios ya efectuados referentes a las debilidades innatas de las
entidades ejecutoras en los aspectos administrativos. Es facultad del área de
Administración y Finanzas del Programa efectuar un estricto control de la
documentación presentada por los proyectos. En ejercicio de esas facultades se ha
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decidido, en algunas ocasiones que así lo aconsejaban, corregir (enmendar) algunos datos
consignados erróneamente en las respectivas planillas de rendiciones.
2. y 3. Vale la misma explicación ya realizada acerca de las falencias administrativas de las
entidades ejecutoras. En estos casos, se solicita a las instituciones el envío por fax de
similares planillas incluyendo la firma del responsable de las mismas a efectos de su
archivo junto a la original.
Recomendación: Aplicar todos aquellos controles básicos necesarios, tanto formales como
de elegibilidad de gastos, en la aprobación de las respectivas rendiciones de gastos cursadas
a la Unidad por los diferentes proyectos.
6) DESEMBOLSOS
Observación: Se verificaron retrasos significativos en el cumplimiento del plazo estipulado
en la Guía de Procedimientos Administrativos del Programa sobre la obligación que los
proyectos tienen para rendir los fondos que reciben en concepto de anticipo (justificar los
anticipos cada 60 días de producido el desembolso).
Comentario de la UEP: A partir de las intensas campañas de concientización, la totalidad
de los proyectos han regularizado esta situación a partir del segundo semestre del año 1997.
Recomendación: Profundizar los controles respecto al plazo que tienen los proyectos para
rendir los fondos que les fueran anticipados.
7) CONSTRUCCIONES
Observación: La UEP no cuenta con ningún elemento que acredite o exponga el grado o
estado de avance de las obras por las cuales el Programa anticipó fondos. En casi todos los
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casos examinados no se tuvo evidencia del estado de evolución de las obras a través de
algún certificado respaldatorio del estado de avance; solamente se agrega a cada rendición
efectuada por los proyectos los comprobantes de las erogaciones realizadas (facturas por
compra de materiales y por locación de obra de albañilería).
Comentario de la UEP: No cuenta la UEP con personal idóneo que pueda documentar
apropiadamente el avance de las obras.
Recomendación: Dejar documentadas todas aquellas tareas desarrolladas, tanto por los
coordinadores locales como así también por los integrantes de la UEP, respecto al análisis
sobre el avance de las obras financiadas con recursos del Programa.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CAJA CHICA
Observación: El saldo de la Cuenta Caja Chica expuesto en el Estado de Situación
Patrimonial al 31/12/97 es acreedor ($31,71), situación no contemplada por los principios
contables vigentes.
Recomendación: Registrar la información conforme principios contables vigentes.
2) VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
1. Los gastos de movilidad abonados a los consultores regionales del Programa, por pesos
150.-, 200.- o 300.- mensuales, no están contemplados en sus respectivos contratos.
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2. En concordancia con lo expuesto en A- 4) 1., se presentaron rendiciones de anticipos de
viáticos cuyos comprobantes no identifican ni al Programa ni al consultor.
Comentarios de la UEP:
1. Se trata de gastos mensuales de movilidad abonados a los Coordinadores Locales de cada
provincia, variando cada monto en función de las localizaciones de cada proyecto en las
respectivas localidades. Al haberse detectado esta omisión en los contratos, se procedió a
contemplar este hecho en las correspondientes renovaciones con vigencia a partir del
01/12/97, por lo tanto no existen en la actualidad contratos vigentes con esa omisión.
2. En algunos casos puntuales, los consultores han omitido solicitar la identificación del
Programa en los comprobantes, lo que no se ha considerado motivo de rechazo y, por
consiguiente, del no reconocimiento del gasto, ya que se ha privilegiado la pertenencia
del mismo por sobre esta mera omisión formal.
Recomendación: No autorizar comprobantes de rendiciones de viáticos que no cumplan
con los requisitos formales señalados.
3) REGISTROS CONTABLES
Observaciones: Del análisis realizado en el presente ejercicio, además de lo expuesto en A2) precedente se observó que:
1. No se sigue un criterio uniforme en las registraciones de algunos conceptos, como por
ejemplo las retenciones de impuesto a las ganancias practicadas mensualmente a los
consultores del Programa, que en ciertos casos se imputan globalmente y en otros se
registran en forma individual por cada consultor.
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2. Se registra en forma extemporánea, es decir, con atrasos respecto de la fecha en que
ocurrieron los hechos económicos; tal es el caso del pago de honorarios de consultoría
que, aunque se devengan mensualmente, fueron registrados en un asiento global por todo
el ejercicio.
3. A los fines de practicar ajustes contables, la UEP emite comprobantes con la
denominación de notas de débito o crédito, denominación que resulta inapropiada.
4. No se registran los cheques anulados por el Programa.
Comentarios de la UEP:
1. y 2. A partir de octubre de 1997 se implementó la registración del devengamiento
mensual de honorarios y retenciones de impuestos a las ganancias.
3. Se ha eliminado. En la actualidad se han denominado asientos contables.
4. Los cheques anulados son registrados por norma. Sólo pudo haber existido algún caso
puntual de falta de registración de los mismos.
4) APORTES EN ESPECIE
Observación: La realización de trabajos prestados en forma gratuita fue imputada como
aportes en especie en el rubro Inversiones- Emolumentos Personal Proyectos. Durante 1997
el Programa registró por este concepto un total de $ 14.389,36 aceptando como
documentación de respaldo de tales servicios, comprobantes de recibos de sueldo.
BUENOS AIRES, 27 de julio de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL“PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES
EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1997)
Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con
las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Verificaciones matemáticas.
- Comparación de las cifras de los estados financieros con los registros del Programa.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen.
- Tests o pruebas de transacciones.
- Confirmaciones bancarias.
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación y análisis de los
informes que deben presentar los mismos conforme sus respectivos términos de referencia.
- Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y equipos.
- Cotejo de orígenes con información de terceros -BID-.
-Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100% de los ingresos de fondos al Programa durante 1997, y
-
el 37,12 % de Honorarios UEP; el 40,59 % de los gastos en concepto de Viajes y Viáticos
UEP; el 50,43 % del rubro Equipamiento UEP, el 38,49% del rubro Capacitación y 6
proyectos formalizados con entidades participantes.
Asimismo, debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la
detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 27 de julio de 1998.
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