1998_093_04info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS
ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1996)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/96 correspondientes al “Programa de
Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles” (PROAME) parcialmente
financiado con recursos provenientes del Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable
ATN/SF-4862-AR, otorgado a la Nación Argentina por el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID) con fecha 05/06/95 y Modificación N° 1 del 06/11/95.
El programa es llevado a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la
Nación, a través de una Unidad Ejecutora (UEP) creada al efecto, con la participación de
Organizaciones no Gubernamentales y Organizaciones Comunitarias en las provincias
participantes.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Situación al 31 de diciembre de 1996, expresado en pesos, y notas anexas
N° 1 y 2 que forman parte del mismo.
b)
Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1996, expresado en pesos.
c)
Estado de Inversión al 31 de diciembre de 1996, expresado en dólares
estadounidenses.
Los mencionados estados fueron preparados sobre la base de planillas auxiliares elaboradas
por la UEP y son de su responsabilidad. Fueron presentados oficialmente a esta auditoría
con fecha 21/11/97 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objetivo expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 07/08/97 y el 12/12/97.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen ha sido realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
2
III
ACLARACIONES PREVIAS
a) La UEP no mantiene actualizado el registro de Inventario de bienes y equipos del
Programa.
b) Algunas rendiciones de gastos, enviadas por los subejecutores del Programa, no cuentan
con la fecha de emisión y recepción de dicha rendición, afectando en consecuencia la
oportuna imputación a la cuenta Inversiones del Programa.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a los ajustes que pudieran surgir
de lo expuesto en III- b) precedente, los estados contables identificados en I- presentan en
forma razonable la situación financiera del “Programa de Atención a Menores en
Circunstancias Especialmente Difíciles” al 31 de diciembre de 1996, así como las
transacciones realizadas durante el período finalizado en esa fecha, de conformidad con las
estipulaciones establecidas en el Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N°
ATN/SF-4862-AR BID de fecha 05/06/95.
BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 1997.
3
OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN
CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
(Ejercicio 1996)
Al señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría sobre los estados financieros del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias
Especialmente Difíciles”, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de
1996, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinancieras, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Cooperación
Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR y Modificación N° 1, suscritos entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) el 05/06/95 y el 06/11/95,
respectivamente.
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, se formulan las siguientes
consideraciones:
1) Sección 1.01: Finalidad de la Contribución.
Al 31/12/96 el Programa había suscripto Convenios de Cooperación con 65 entidades
encargadas de llevar adelante los diferentes Subprogramas.
4
2) Sección 1.02: Organismo Ejecutor.
Cumplida. La Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la Nación, a través de la
Subsecretaría de Proyectos Sociales, ha constituido la Unidad Ejecutora de Programa (UEP),
por Resolución N°1905 de fecha 27/06/95.
3) Sección 1.04: Monto de la contribución por USD 19.720.000.-.
Al 31/12/96 el BID desembolsó un total de USD 3.582.299,79 en concepto de anticipo de
fondos.
4) Sección 1.05: Aporte de contrapartida por USD 7.420.000.-.
El Programa recibió en concepto de aporte local la suma de USD 385.784,28 según el
siguiente detalle:
-Aporte Local Proyectos: USD 246.728,11.
-Secretaría de Desarrollo Social: USD 110.000.-.
-Otros ingresos (intereses por colocaciones transitorias): USD 29.056,17.
5) Sección 2.01: Servicios de consultoría.
Nos remitimos a lo expuesto en B- 3), 4) y 11) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto
al presente.
6) Sección 2.03: Adquisición o alquiler de bienes.
Nos remitimos a lo expuesto en B- 5), 9) y 13) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto
al presente.
5
7) Sección 2.04: Estados financieros.
La UEP elevó a esta auditoría los estados financieros del Programa correspondientes al
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996 con fecha 21/11/97. Los mismos surgen de
planillas analíticas auxiliares.
Del análisis realizado sobre la registración del Programa surgieron discrepancias en cuanto a
los criterios de imputación adoptados por la UEP.
El Programa registró los cargos al rubro Inversiones en el momento de producirse los giros
de anticipos de fondos a los distintos subproyectos y no en el momento de efectuarse la
respectiva rendición, situación que fue observada por esta Auditoría, generándose los
consecuentes ajustes contables que fueron aceptados por la UEP.
No obstante el trabajo adicional realizado a fin de recomponer los saldos reales de cada
cuenta de inversión al 31/12/96, surgieron limitaciones respecto a la fecha de corte de las
rendiciones a imputar, debido a que parte de las mismas carecían de la fecha de emisión del
subejecutor y/o de recepción por parte de la UEP para determinar el corte de la
documentación.
8) Sección 2.05: Otros compromisos.
La UEP celebró cartas convenio con cada una de las entidades ejecutoras, provinciales o
municipales, que incluyen disposiciones y lineamientos iguales a los acordados con el BID.
9) Sección 2.07 (b): Seguimiento del Programa.
Mediante nota CAR-1953/97 de fecha 12/05/97, el BID informa que no tiene objeciones ni
observaciones que formular al nuevo cronograma de evaluación anual que permite dar un
mejor cumplimiento al objetivo de la presente sección.
6
10) Sección 2.09 (a): Evaluación ex-post.
Cumplida según surge de nota CAR-38/97 de fecha 03/01/97 del BID.
11) Sección 3.02: Condiciones previas a los desembolsos de los recursos de cada
Subprograma.
Cumplida. Mediante nota CAR-3272/96 del 27/08/96, el BID da por cumplida las
condiciones de esta cláusula para los Subprogramas:
Proyecto N°
Denominación
Provincia
6
Prevención y Asistencia en Drogadicción
1
Club de Madres Cuidadoras
1
Atención Integral de Menores de 0 a 18 años
Salta
2
Hogares para Menores de la Calle
Salta
1
Anidando, Gestación hasta el primer año
Chubut
2
Atención de Menores de 1 a 5 años
Chubut
Santa Fe
Chaco
12) Párrafo 5.01 (b) del Anexo A: Informes de Progreso.
Cumplida. Por nota CAR 4050/96 del BID de fecha 18/10/96, se ha dado por cumplida la
presentación del informe de Progreso correspondiente al primer semestre de 1996.
BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 1997.
7
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES
EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1996)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del Proyecto,
una serie de observaciones y recomendaciones o sugerencias, surgidas como consecuencia del
examen de auditoría practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados
financieros correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996 del "Programa de
Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”, Convenio de Cooperación Técnica
No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, realizadas sobre la base de
muestras selectivas, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia.
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/96
1) INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
Observación: La UEP ha puesto a disposición de esta Auditoría un manual de
operaciones que no constituye un manual de procedimientos y funciones administrativas.
La falta de normas internas sobre el manejo administrativo del Programa diluye las
obligaciones y responsabilidades de cada uno de los sectores y personas que lo integran.
8
2) REGISTRACIÓN CONTABLE
Observación: El Programa no ha implementado un sistema de información contablefinanciera integrado que asegure la inalterabilidad de la información. La UEP utiliza
planillas auxiliares que dan origen a los registros del mismo.
Comentario de la UEP: En el ejercicio 1997 se ha implementado un nuevo sistema de
contabilidad.
3) UTILIZACIÓN INADECUADA DE FORMULARIOS
Se ha dado cumplimiento a lo observado en el período anterior.
4) CAJA CHICA
Observación: Continúan las falencias en el procedimiento sobre el uso de los fondos de
caja chica para la realización de gastos menores, como ser:
- Las reposiciones de fondos se realizan por montos distintos a los importes rendidos.
- No hay normas escritas en cuanto al acceso y uso de dichos fondos (por ejemplo
personas autorizadas para su manejo, limite de gastos autorizados, plazos y montos que
deben rendirse, etc.).
Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta en el futuro la primera de las observaciones.
El Manual Operativo incluye normas escritas sobre el manejo y utilización de dichos
fondos.
Recomendación: Ampliar en forma clara y precisa las normas internas sobre el manejo
(acceso, uso y autorizaciones) de los fondos canalizados a través de la caja chica.
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5) LEGAJOS INDIVIDUALES
Se ha dado cumplimiento a lo observado en el período anterior.
6) REGISTRO DE INVENTARIO
Se ha dado cumplimiento a lo observado en el período anterior.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES- BANCOS
Observación: A partir del 01/11/96 la UEP ha dejado de utilizar el registro analítico de
Banco, necesario a los fines de tener información ordenada en forma cronológica y
herramienta sumamente útil para la realización de una correcta conciliación periódica
sobre las cuentas del Programa.
Comentario de la UEP: A partir del 01/11/96 se ha pasado de un sistema manual de
registro analítico de Banco, a un sistema computarizado que detalla, cuenta por cuenta,
todos los movimientos del mes, y a partir del cual se practican las conciliaciones bancarias.
Recomendación: Utilizar un registro auxiliar de Banco en el que se detalle en forma
analítica y cronológica el movimiento financiero del Programa.
2) HONORARIOS UEP
Observación: El Programa no ha dado cumplimiento a la normativa impositiva vigente
respecto a la obligación de tener que aplicar, en el pago de honorarios, la retención del
impuesto a las ganancias durante el período enero-octubre de 1996. Sobre el particular
10
merece indicarse que si bien a partir del mes de noviembre de 1996 el Programa aplica al
pago de honorarios las retenciones que, conforme las normas legales vigentes, está
obligado a realizar, ha omitido la contabilización de dicho hecho económico, generando el
consecuente ajuste de auditoría.
Recomendación: Registrar todos los hechos económicos en el momento en que se
producen, tal como lo indican las normas contables vigentes.
3) SERVICIOS DE CONSULTORÍA UEP
3.1. LEGAJOS
Observaciones:
- No se agrega a cada legajo individual la respectiva solicitud de contratación.
- No se encuentran las constancias de inscripción ante el Organismo de Fiscalización
(AFIP-DGI) de cada consultor.
- En el caso particular del curriculum vitae agregado al legajo individual de la
consultora Elba LUNA se incluyen una serie de tareas actuales en otros cargos que
harían incompatible su desempeño en el Programa.
- Los legajos individuales de los consultores que finalizaron sus contrataciones son
separados del archivo general.
Comentario de la UEP: Se tendrán en cuenta las observaciones.
Recomendación: Mantener legajos completos y adecuados de los recursos humanos
que contrata el Programa.
3.2. CONTRATOS
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Observaciones:
- No se deja expresado en los contratos la fecha de emisión de los mismos (100% de
los casos analizados).
- Se celebran bajo la figura jurídica de una locación de obra, no obstante haberse
verificado que, por las características de las tareas que debe desarrollar el profesional
según sus términos de referencia, la contratación debería encuadrarse bajo la forma
jurídica de una locación de servicios.
- Cada contrato de obra celebrado con los coordinadores locales del Programa
contiene una cláusula (N°7) que prevé el pago de una suma de dinero en concepto
de viáticos que serán acordados con la Coordinadora del Programa, sin consignar en
dicha cláusula monto alguno.
Comentario de la UEP: Se tendrán en cuenta las observaciones.
3.3. INFORMES
Observación: Analizados los informes que deben presentar los consultores del
Programa, conforme lo indican los términos de referencia de la contratación (TOR’s),
hemos observado en la mayoría de los casos lo siguiente:
- No contienen fecha de presentación o de recepción por parte de la Unidad de
Ejecución.
- No se encuentran debidamente suscriptos por el consultor, a efectos de acreditar su
autoría.
- No se informa el período que abarcan las tareas descriptas en dichos informes (de
avance y/o finales).
- En algunos casos los informes presentados no guardan relación con los TOR’s
adjuntos a los contratos celebrados por los profesionales.
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- Se verificó la existencia de informes presentados en forma conjunta por
profesionales de distintas áreas, cuyos términos de referencia son diferentes.
Comentario de la UEP: Se tendrán en cuenta las observaciones.
Recomendación: Controlar y analizar los informes de avance y/o finales recibidos por
la UEP respecto a la fecha de presentación, fecha de recepción, emisor y contenido
(conforme términos de referencia suscriptos).
4) VIAJES Y VIÁTICOS
4.1. Observación: En la mayoría de los casos examinados, la Unidad de Ejecución ha
fijado un monto diario en el pago de viáticos de $ 130.- no poniendo a disposición de
esta auditoría escala respaldatoria alguna, o disposición que fije el monto
correspondiente de dichos viáticos. Cabe informar que en otros casos muestreados, el
monto diario liquidado por este concepto ascendió a $ 100.- .
Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Establecer normas escritas respecto a la liquidación de estos
conceptos.
4.2. Observación: En algunos casos de la muestra analizada hemos observado que
solamente se agrega como documentación respaldatoria la factura de los pasajes
abonados por el Programa, no contándose con los respectivos tickets de pasajes
(vouchers) que acreditan el traslado. Téngase en cuenta que este comprobante resulta
necesario e imprescindible para realizar una correcta liquidación de los viáticos
correspondientes.
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Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Archivar adjunto a cada liquidación los respectivos tickets de
pasajes que respaldan el traslado.
5) EQUIPAMIENTO UEP
5.1. ADQUISICIONES.
Observaciones:
1- En casi todos los casos analizados de adquisición de bienes y/o equipos la UEP no
ha solicitado presupuestos a varios proveedores (3 o más) en los que se describa, en
forma clara y precisa, precio y calidad de los productos ofrecidos, a efectos de poder
comparar ventajas en cuanto a las especificaciones técnicas y costo ofertado.
2- Con referencia a una compra de equipo de oficina por un valor de $ 479,12 (orden
de pago N° 75 de fecha 12/12/96), la factura identifica como comprador a la señora
Ester Gabriela ZANINI (consultora del Programa), y no al Programa como tal;
además el pago fue realizado con tarjeta de crédito.
Comentario de la UEP: En la actualidad se están solicitando 3 presupuestos para
compra de bienes y equipos. Con referencia al segundo párrafo tomamos debida nota.
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5.2. INVENTARIO
Observación: La UEP no ha actualizado su registro de Inventario de Bienes y
Equipos al 31/12/96. Esto trae como consecuencia que la Unidad de Ejecución no
pueda determinar la integridad de los bienes en existencia, cotejar dichos registros con
la contabilidad, realizar recuentos físicos periódicos para así poder verificar las
posibles variaciones de los bienes en existencia (bajas, roturas, robos, etc.).
Comentario de la UEP: Se ha procedido a la citada actualización.
6) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
6.1. Observación: Del análisis realizado sobre las erogaciones menores canalizadas a
través de caja chica hemos observado que muchos de los comprobantes respaldatorios
de los gastos individualizados en las respectivas rendiciones no identifican al
Programa. Como ejemplo podemos citar:
Concepto
Mantenimiento
Importe en $
Fecha del comprobante
199,44
01/07/96
330,39
01/08/96
249,75
01/09/96
Fotocopiadora
Mantenimiento
Fotocopiadora
Mantenimiento
Fotocopiadora
Comentario de la UEP: Se ha corregido en la actualidad.
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6.2. Observación: En algunos casos se verificaron comprobantes cuya fecha de emisión es
posterior a la orden de pago que emite la UEP. En el segundo ejemplo citado en 6.1.
precedente -mantenimiento fotocopiadora-, la fecha de factura es 01/08/96 y la fecha
de pago y orden de pago del 31/07/96.
Comentario de la UEP: Se ha tomado en consideración.
6.3. Observación: La UEP no tiene implementado un documento interno en el cual
queden reflejadas las tareas de análisis que la misma debe realizar sobre las distintas
rendiciones que los Subprogramas presentan en respaldo de los gastos efectuados para
su aprobación, donde debería informarse con claridad: montos aprobados,
documentación rechazada, causas, responsable de su aprobación, fecha de aprobación,
etc.
Comentario de la UEP: Se ha implementado un sistema de registro de las
verificaciones efectuadas sobre las rendiciones de los proyectos.
6.4. Observación: Se han detectado errores en las sumas algebraicas de las rendiciones
presentadas por los Subprogramas. Por ejemplo: en el caso de la Justificación N° 2 del
Subprograma CA.02 por $ 9.756,66 la suma correcta asciende a $ 10.756,76.
Comentario de la UEP: Es correcta la observación.
7) CONCEPTO DEL GASTO
Observación: La UEP ha efectuado ciertas erogaciones que por su naturaleza no
corresponderían ser aplicadas al Programa. Así, como ejemplo de estos gastos podemos
citar:
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Concepto del Gasto
Importe en $
Cena de fin de año
300.-
Almuerzo Coordinadores
499.-
Faltante Vajilla
86.-
Al respecto, cabe informar que todas estas erogaciones de fondos fueron financiadas con
el producto de los ingresos generados por las colocaciones transitorias de los excedentes
financieros a favor del Programa.
Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta la observación.
8) EVALUACIÓN EX-POST
Observación: Analizado el pago del trabajo de Evaluación Ex-Post encargado por el
Programa, se observó que fue abonada la cuota final en una fecha anterior a la aprobación
del mismo por parte del BID, requisito estipulado en el contrato celebrado con el consultor.
Comentario de la UEP: Se tendrá presente.
9) RENDICIONES
Observaciones: Tomada una muestra sobre las rendiciones de gastos que los
Subprogramas presentaron al Programa durante el período examinado, hemos observado
las falencias de control que señalamos seguidamente:
- En algunos casos la UEP no ha dejado constancia de la fecha de entrada de las
rendiciones recibidas; en los casos que lo ha hecho, este procedimiento se limita a un
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sello fechador, no identificando tampoco al responsable de la recepción de la
documentación.
- En numerosos casos se observó que las rendiciones recibidas por la UEP no siguen una
correlatividad numérica; varias de éstas, pertenecientes a un mismo Subprograma, y de
diferentes fechas, poseen el mismo número de orden; en otros casos se observó que las
mismas fueron corregidas (enmendadas) por la UEP.
- En algunos casos las rendiciones presentadas a la Unidad Ejecutora del Programa
carecen de firma y sello identificatorio del ente emisor (Ejemplo CA.01 -Centro del
Adolescente-).
- Hemos verificado que en alguna de estas rendiciones, se agrega documentación recibida
vía fax, y que posteriormente no se ha procedido a adjuntar los comprobantes originales
debidamente conformados, respaldatorios de las erogaciones.
- Con referencia a la compra de equipamiento realizado por el Proyecto CA.02
(Recuperación Vínculos Familiares de Adolescentes Embarazadas -Caritas-) los
comprobantes respaldatorios de dichas compras no detallan los conceptos (descripción) de
los bienes adquiridos.
- El Programa registra en una sola cuenta el equipamiento y los distintos materiales que
adquieren los Subprogramas. No discrimina aquellos bienes inventariables de los que por
su carácter no lo son, por lo que se incluyen dentro de este rubro gastos varios como por
ejemplo: calzado, farmacia, artículos de limpieza, materiales eléctricos para construcción,
carga de gas y pasajes.
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Comentario de la UEP: En el transcurso del corriente año se han realizado las
correcciones pertinentes. En lo que respecta a los distintos bienes y materiales incluidos en
Equipamiento, está contemplado en cada convenio. En la actualidad el detalle de los
bienes inventariables es solicitado periódicamente a los proyectos.
En relación a los conceptos de gastos, algunos de ellos son elegibles por el BID.
10) REGISTROS CONTABLES
Observación: Además de lo ya expuesto en A-2) precedente, del análisis realizado sobre
la registración del Programa surgieron discrepancias en cuanto a los criterios de
imputación adoptados en el presente período sobre las transferencias de fondos girados a
los Subprogramas.
El Programa registraba los cargos a la cuenta de Inversión en el momento de producirse
los giros de anticipos de fondos a los distintos Proyectos y no al momento de efectuarse la
respectiva rendición, situación que fue observada por parte de esta Auditoría, generándose
los consecuentes ajustes contables que fueron aceptados por el Programa.
No obstante el trabajo adicional realizado por esta Auditoría a fin de recomponer los
saldos reales de cada cuenta de Inversión al 31/12/96, surgieron algunas limitaciones
respecto a la fecha de corte de las rendiciones a imputar; esto se debió a que algunas
rendiciones carecían de la fecha de emisión o recepción por parte de la UEP necesaria para
determinar el corte de documentación.
Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta la observación.
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11) EMOLUMENTOS PERSONAL PROYECTOS
11.1. CONTRATOS
Observaciones: Analizada una muestra de las contrataciones llevadas a cabo por los
Subprogramas participantes, se observó en ciertos casos particulares lo siguiente:
- Un mismo beneficiario fue contratado bajo modalidades diferentes por el mismo
período. A modo de ejemplo podemos citar el caso de Ramón Careaga, que
suscribió un contrato de pasantía por el período comprendido entre el 03/11/96 y el
02/05/97 y dos contratos de adhesión por los meses de noviembre y diciembre de
1996, superponiéndose con el mencionado en primer término.
Idéntica situación se verificó respecto de los señores Juan de Jesús Fretes; Ramona
González; Cesar Antonio Molina; Marcelo Toledo y Javier Verón.
- Por otra parte, se verificó la existencia de contratos de pasantía en favor de las
autoridades de una de las entidades participantes, responsable de la ejecución de uno
de los Subprogramas PO.01 (Asociación Cooperadora “Jorge Amado”). Se constató
la formulación de un contrato de pasantía por $ 700.- mensuales, por el período
03/05/96 al 30/04/00 en favor del señor Carlos Dávalos, siendo éste presidente de la
entidad a cargo del Subprograma.
En otro caso se formuló un contrato de locación de servicios por el período
03/05/96 al 30/04/00 por $ 1.000.- mensuales a favor del señor Pedro Oyhanarte,
tesorero de la entidad.
- Con referencia a la contratación del Señor José Nuñez en el Subprograma FO-02
(Centro de Atención Infantil), se constató la existencia de dos contratos por el
mismo período (03/06/96 al 03/09/96), uno de locación de servicios como auxiliar
docente y de servicios generales por un total de $ 2.100.- pagadero en 3 cuotas de $
20
700.- cada una y otro de locación de obra para tareas de albañilería y carpintería por
valor de $ 3.600.-.
- Asimismo merece señalarse respecto a los contratos analizados las siguientes
falencias detectadas:
a) En muchos casos no contienen la fecha de inicio y de finalización.
b) No se aclara quienes son los responsables de suscribirlos.
c) No se iniciala el total de hojas que conforman el contrato.
d) En algunos contratos no se especifica en forma clara y precisa las funciones y
tareas que debe cumplir el contratado.
e) Se han incluido en el rubro analizado (Emolumentos Personal Proyectos)
contrataciones que, por el carácter de las tareas que deben realizarse, deberían
encuadrarse en otras categorías de inversión, como por ejemplo Construcciones.
Comentario de la UEP: Se está trabajando con las entidades ejecutoras para
eliminar la duplicación de contratos.
La existencia de contratos a favor del Presidente y Tesorero de la Asociación Jorge
Amado ha merecido pedidos de explicaciones a la entidad. Esta anomalía será
eliminada a la brevedad.
El contrato de locación de obra a favor de José Nuñez se ha materializado, en tanto
titular de una empresa de carpintería, para realizar trabajos varios de albañilería y
carpintería, tareas que no son incompatibles con sus aportes al proyecto como
docente.
En relación a las falencias formales detectadas en los contratos enviados por los
proyectos, se está trabajando para subsanar las mismas.
Respecto al punto e) cabe señalar que, en algunos casos, los presupuestos asignados
a Construcciones sólo alcanzan para la adquisición de materiales. Por esta
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razón, y dada la importancia que para el cumplimiento de sus objetivos reviste la
construcción en algunos proyectos, se ha autorizado, con un criterio amplio, la
utilización de partidas del rubro Emolumentos Personal para el pago de mano de
obra necesaria para la finalización de esas obras.
11.2. PAGOS
Observación: En numerosos casos los comprobantes respaldatorios por el pago de
honorarios no cumplen con los requisitos formales exigidos por la AFIP-DGI,
mientras que otros no se han tenido a la vista.
Comentario de la UEP: Esta situación se ha corregido en el transcurso del
corriente año.
12) DESEMBOLSOS
Observación: Existen retrasos significativos en el cumplimiento del plazo estipulado en la
Guía de Procedimientos Administrativos del Programa sobre la obligación que los
Subprogramas tienen para rendir los fondos que reciben en concepto de anticipo (justificar
los anticipos cada 60 días de producido el desembolso).
Comentario de la UEP: Coincidimos en que existían importantes retrasos en algunos
proyectos respecto de los plazos de rendiciones, pero se han evidenciado grandes mejoras
durante el corriente año.
22
13) ADQUISICIONES SUBPROYECTOS
Observación: En los casos de compras de bienes y equipos inferiores a un monto de
pesos diez mil ($ 10.000.-) la UEP no exige a los Subprogramas adjuntar la presentación
de tres o más presupuestos de proveedores.
Cabe informar que, a través de la Guía de Procedimientos Administrativos, la UEP ha
determinado que este tipo de procedimiento -cotización de precios- solamente sea
necesario para el caso de compra de equipos en general que superen la suma de $ 10.000.-;
sólo en el caso de superar dicho monto los Subprogramas están obligados a solicitar y
adjuntar tres (3) presupuestos de proveedores.
A modo de ejemplo podemos citar compras directas que por su valor consideramos
hubiera sido necesaria realizar una compulsa de precios a diferentes proveedores:
Proyecto
Concepto
Importe abonado en $
SA.05
Folletería
PO.01
Vehículo
PO.01
Aire acondicionado
3.000.-
TU.08
Videocámara
2.783.-
4.100.- (50% de un pago)
31.950.- (1)
(1) Con respecto a la compra de este vehículo, se tuvo a la vista el pedido de cotización de
precios a dos proveedores que aportan la descripción de las características del vehículo.
No obstante lo expuesto, la compra se realizó a un tercero, del cual no se tuvo evidencia
sobre si cotizó o no. Cabe aclarar que si bien la compra se formalizó a un precio menor
que los presentados en los presupuestos obtenidos, no se evidenció en la compra la
comparabilidad técnica de las especificaciones del bien adquirido.
Comentario de la UEP: En el transcurso del corriente año se ha implementado el
requisito de solicitud de al menos 3 presupuestos para la compra de equipamiento.
Recomendación: En lo posible, establecer procedimientos que permitan la intervención
de varios participantes y se preste la debida atención a los aspectos de economía,
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eficiencia y razonabilidad de los precios sugeridos respecto a las adquisiciones de bienes y
equipos llevadas a cabo por el Programa
14) CONSTRUCCIONES
Observación: La UEP no cuenta con ningún elemento que acredite o exponga el grado o
estado de avance de las obras por las cuales el Programa anticipó fondos. En casi todos
los casos examinados no se tuvo evidencia del estado de evolución de las obras a través de
algún certificado respaldatorio del estado de avance; solamente se agrega a cada rendición
efectuada por los Subprogramas los comprobantes de las erogaciones realizadas (facturas
por compra de materiales y por locación de obra de albañilería).
Comentario de la UEP: Al no contar el Programa con presupuesto para tales fines, los
avances de obra son informados de modo conceptual por los respectivos Coordinadores
Locales y son comprobados a partir de visitas periódicas efectuadas por integrantes de la
UEP.
Recomendación: Dejar documentadas todas aquellas tareas desarrolladas tanto por los
coordinadores locales como así también por los integrantes de la UEP respecto al análisis
sobre el avance de las obras financiadas con recursos del Programa señaladas en su
comentario.
BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 1997.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS
ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1996)
Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con
las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
-Verificaciones matemáticas;
-Comparación de las cifras de los estados financieros con las planillas analíticas utilizadas por el
Programa;
-Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio contra la documentación que le
diera origen;
-Tests o pruebas de transacciones y comprobantes;
-Confirmaciones bancarias;
-Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación y análisis de
informes de los mismos conforme los términos de referencia;
-Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
-Cotejo de orígenes con información de terceros -BID-;
-Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad
auditada.
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El alcance del examen ascendió al 100% de los orígenes del ejercicio; en cuanto a las cuentas de
inversión, entre otras se analizó el 63,41 % de Honorarios UEP; el 43,26 % de los gastos en
concepto de Viajes y Viáticos UEP; el 64,34 % del rubro Equipamiento UEP y 10 Subprogramas
sobre un total de 65 formalizados al 31/12/96.
Asimismo, debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la
detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 1997.
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