1D-PGE-P005

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-P5
Versión: 3
Procedimiento Actualización y Adopción
del Marco Estratégico de la Entidad
Vigencia desde:
22 de agosto de 2013
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Definir el conjunto de elementos conceptuales que establezcan la estrategia organizacional como marco
de referencia que oriente la gestión institucional hacia el logro de la misión, visión y el cumplimiento de
los objetivos frente las políticas establecidas por el Plan de Desarrollo Distrital y demás planes y normas
legales que apliquen al sector y a la Entidad.
Alcance
Este procedimiento inicia con la elaboración del cronograma de trabajo que establece la metodología
para actualizar el marco estratégico de la entidad y finaliza con la coordinación de las acciones
necesarias para divulgar al interior de la entidad el marco estratégico.
Políticas de Operación
1. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información facilitará la organización de las mesas de
trabajo para la formulación de la plataforma estratégica con la participación del nivel directivo de la
Entidad.
2. Todas las comunicaciones oficiales que se generan en el desarrollo de este procedimiento, deben
ser radicadas en el aplicativo AGD que cuente la Entidad o enviadas a través de correos
institucionales, con el fin de agilizar los trámites.
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma publicado en la intranet de la Entidad.
2. Ver listado maestro de documentos externos.
Glosario
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Conjunto de acciones que orientan la entidad hacia el futuro, a
través del planeamiento estratégico, que integra la estrategia organizacional con el fin de lograr
esfuerzos y la solidaridad de todas las personas hacia propósitos comunes de satisfacción de
necesidades sociales
ESTRATEGIAS: Se refiere a un modelo coherente e integrador de decisiones que determina el
horizonte para lograr los objetivos propuestos por consiguiente se refleja en planes, programas y
proyectos. Opciones o maneras elegidas por la entidad para utilizar sus recursos y dirigir los esfuerzos
hacia el logro de los objetivos, considerando sus propias fortalezas y debilidades y las oportunidades y
amenazas que caracterizan su entorno
GESTIÓN PÚBLICA: Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de
sus fines, objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas gubernamentales establecidas
por el Poder Ejecutivo.
MARCO ESTRATÉGICO: Referente a mediano y largo plazo que permite guiar las acciones del día a
día y alinear todas las áreas de la organización en un mismo direccionamiento.
MISIÓN: Razón de ser de la Entidad, cuya formulación y conocimiento es esencial para determinar los
objetivos y formular políticas, planes, programas, proyectos, metas y estrategias.
Página 2 de 5
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet
de la Secretaría Distrital de Gobierno
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-P5
Versión: 3
Procedimiento Actualización y Adopción
del Marco Estratégico de la Entidad
Vigencia desde:
22 de agosto de 2013
OBJETIVOS: Son los resultados globales que la entidad espera alcanzar en el desarrollo y
operacionalización de su misión, deben involucrar a toda la organización y son definidos al más alto
nivel, teniendo en cuenta el contexto de las oportunidades y amenazas del medio externo y las
fortalezas y debilidades de la organización. Deben ser medibles ya sea en el corto, mediano y largo
plazo, y ser posibles de evaluar, es decir que se pueda aplicar una auditoría mediante indicadores
globales de gestión. Esto no excluye que se formulen objetivos de carácter cualitativo para los cuales
también se deben establecer estándares de gestión y monitoreo.
VISIÓN: Es la descripción de como se vería la Entidad si se llevan a cabo con éxito sus estrategias de
desarrollo y alcanza su mayor potencial.
Siglas
DPSI: Dirección de Planeación y Sistemas de Información
Salida(s) generada(s) del procedimiento
Salidas
Descripción
Cliente Interno
Plataforma estratégica de la
Secretaría Distrital de
Gobierno.
La plataforma estratégica que establece las
directrices que deben adelantar
coordinadamente las dependencias y áreas
que conforman la entidad.
Todos los procesos de
la Secretaría de
Gobierno
Página 3 de 5
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet
de la Secretaría Distrital de Gobierno
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-P5
Versión: 3
Procedimiento Actualización y Adopción
del Marco Estratégico de la Entidad
Vigencia desde:
22 de agosto de 2013
2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
INICIO
1
ELABORAR
CRONOGRAMA
2
CONVOCAR A MESAS
DE TRABAJO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio del procedimiento
Profesional DPSI
Subsecretario/a de
Planeación y
Gestión
Elabora cronograma de trabajo donde se
presenta metodología para la actualización
del marco estratégico de la entidad
y
presenta para aprobación al/la Director/a de
Planeación y Sistemas de Información.
Gestiona convocatoria a los/as directivos/as
y alcaldes/as locales para el desarrollo de las
mesas de trabajo de acuerdo al cronograma
presentado, con el fin de actualizar el marco
estratégico de la Entidad.
CRONOGRAMA
CONVOCATORIA
Con el acompañamiento de la Dirección de
Planeación y Sistemas de Información
3
DESARROLLAR LAS
MESAS DE TRABAJO
Directivos/as –
Alcaldes/as locales
y Equipos de
trabajo
5
PRESENTAR
PROPUESTA
A
La Dirección de Planeación es la encargada
de recoger las memorias de las definiciones,
conceptos y resultados del taller.
Grupo de
Planeación
Estratégica
Con base en la metodología aplicada en el
taller con los directivos/as y con las
memorias del mismo, se elabora la
propuesta del marco estratégico de la
Entidad, para ser presentado en comité
directivo.
Esta propuesta es revisada y aprobada por
el/la Director/a de Planeación y Sistemas de
Información y el/la Subsecretario/a de
Planeación y Gestión.
Subsecretario/a de
Planeación y
Gestión y/o
Director/a
Planeación y
Sistemas de
Información
Presenta ante Comité Directivo la propuesta
del marco estratégico de la Entidad para su
aprobación
4
ELABORAR
PROPUESTA DEL
MARCO
ESTRATÉGICO
Desarrollo de las mesas de trabajo y/o
talleres para actualización del marco
estratégico de la Entidad.
ACTA DE
REUNIÓN
MEMORIAS DEL
TALLER
PROPUESTA
MARCO
ESTRATÉGICO
ACTA DE
REUNIÓN
Página 4 de 5
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet
de la Secretaría Distrital de Gobierno
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-P5
Versión: 3
Procedimiento Actualización y Adopción
del Marco Estratégico de la Entidad
ACTIVIDAD
Vigencia desde:
22 de agosto de 2013
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Comité Directivo
Revisa propuesta del marco estratégico y
propone ajustes, en caso de ser necesario y
se somete a aprobación
Grupo de
Planeación
Estratégica
Proyecta resolución de adopción del marco
estratégico de la Entidad para revisión de la
Oficina Asesora Jurídica y para firma del/la
Secretario/a de Gobierno.
PROYECTO DE
RESOLUCIÓN
Oficina Asesora
Jurídica
Revisa proyecto de resolución y tramita
aprobación de acuerdo al “Instructivo para
viabilidad jurídica de proyectos de actos
administrativos y otros”.
RESOLUCIÓN
Grupo de
Planeación
Estratégica
Coordina las acciones necesarias para que
el nuevo marco estratégico sea divulgado al
interior de la entidad, entre las que se
encuentra la publicación en la intranet y en el
programa de reinducción de la entidad.
A
6
REVISAR Y
APROBAR
PROPUESTA DE
MARCO
ESTRATÉGICO
7
PROYECTAR
RESOLUCIÓN
8
REVISAR Y
TRAMITAR
APROBACIÓN DE
RESOLUCIÓN
9
DIVULGACIÓN DEL
MARCO
ESTRATÉGICO
21
ACTA DE
REUNIÓN
DIVULGACIÓN
Fin del procedimiento.
FIN
3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
DOCUMENTO
N/A
N/A
N/A
N/A
Página 5 de 5
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet
de la Secretaría Distrital de Gobierno