2L-GDL-P004

GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL
Código: 2L-GDL-P004
Versión: 1
Procedimiento para la Formulación y
Seguimiento de Proyectos de Inversión Local
VERSION 1
1
Vigencia desde:
13 de junio de 2014
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
13 de junio de 2014
Primera versión del documento
Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
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Procedimiento para la Formulación y
Seguimiento de Proyectos de Inversión Local
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Determinar las actividades que se deben adelantar para el manejo integral del BPP-L incluyendo la formulación
de proyectos de inversión local en las alcaldías locales con el fin de dar cumplimiento a las metas establecidas
en el PDL, teniendo en cuenta los aspectos técnicos y legales establecidos.
Alcance
Este procedimiento aplica para todos los procesos del segundo nivel Desarrollo Local, que cuentan con
proyectos de inversión, bajo la responsabilidad de los Fondos de Desarrollo Local. Este procedimiento inicia
con la consolidación de la información sobre necesidades y finaliza con la actualización del proyecto de
inversión.
Responsable del Procedimiento
Alcalde o Alcaldesa Local.
Políticas de Operación
1. El Banco de Programas y Proyectos Local debe funcionar bajo el SEGPLAN a través de un módulo que
permite a las Alcaldías Locales realizar el proceso de inscripción, registro y actualización de los proyectos
de inversión, lo cual es fundamental para el seguimiento al Plan de Desarrollo.
2. Las iniciativas presentadas por la comunidad (cabildos ciudadanos para presupuestos participativos,
comisiones de trabajos, encuentros ciudadanos, comunidad en general) no responden a ninguna
metodología en particular, sin embargo debe contener como mínimo la siguiente información:
•
•
•
•
•
•
Problema o necesidad identificada.
Alternativas de solución.
Localización de la problemática o necesidad.
Población afectada (especificar cantidad y sus características).
Beneficios de la iniciativa.
Datos del proponente.
Preferiblemente se debe presentar en el formato de iniciativa ciudadana, en caso que las iniciativas sean
presentadas por fuera de los encuentros ciudadanos debe ser contestada en los términos legales
establecidos e inscritas según los lineamientos de la SDP.
3. La matriz del Banco de Iniciativas debe ser publicada por cada alcaldía local en su página Web y/o en los
medios con los que se cuente para este propósito.
4. La alcaldía local deberá enviar formalmente al CPL y a la Junta Administradora Local (JAL) copia de la
base de datos actualizada del Banco de Iniciativas y los informes del Banco de Proyectos Local (los
generados por el aplicativo SEGPLAN); esta información deberá ser entregada mínimo cada cuatro (4)
meses (primera semana de los meses de febrero, junio y octubre). Adicionalmente, en las mismas fechas, la
alcaldía local deberá garantizar la publicación de los informes sobre el Banco de Proyectos Local, de
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acuerdo al lo establecido en el Manual BPP-L.
5. Los/las alcaldes/as locales pueden presentar proyectos de inversión local.
6. El concepto de viabilidad se expide por una única vez y aplica para todo el horizonte de planeación del
proyecto. Para expedir el concepto de viabilidad de un proyecto se debe verificar los siguientes aspectos:
•
•
•
•
La concordancia del proyecto con los lineamientos y políticas del plan de desarrollo.
Las competencias de la localidad para ejecutar el proyecto propuesto.
La coherencia de la solución que plantea el proyecto con el problema o situación que se pretenda
resolver.
Cumplimiento de los lineamientos establecidos para la formulación de proyectos.
7. El registro del proyecto requiere el documento técnico de soporte (DTS), la ficha EBI-L debidamente
diligenciada y actualizada con el concepto de viabilidad en la formulación del proyecto.
8. Los contenidos que pueden actualizarse en el DTS y en la Ficha EBI-L son los que se mencionan a
continuación:
•
•
•
•
•
•
•
Población beneficiada (selección de beneficiarios).
Descripción del proyecto (sección de los componentes).
Flujo Financiero.
Prospectivas financieras y de cobertura.
Indicadores de seguimiento y evaluación.
Responsable del proyecto.
Observaciones del proyecto.
La definición de cada uno de estos elementos es la que se da en el manual BPP-L
9. Partiendo del banco de proyectos formulados para el cuatrienio estos serán organizados y administrados
por la Oficina de Planeación Local o la dependencia que haga sus veces. Para lo cual el CAF designará
ante la SDP un profesional de su dependencia que se encargue de este proceso
10. Para la operación y administración del BPP-L, la alcaldía local garantizará un espacio adecuado para su
funcionamiento en las instalaciones de la Oficina de Planeación Local, garantizando el acceso a la
información contenida en el BPP al CLP a través de las herramientas de consulta.
11. La matriz de iniciativas y el contenido de los proyectos técnicamente formulados podrán ser consultados
por los ciudadanos mediante solicitud a la OPL, quien proveerá copia en medio magnético de la
información archivada en el BPP-L, facilitando su divulgación en los medios de comunicación local con
que cuente de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
12. Debe formularse un único DTS por proyecto de inversión que contenga la información de sus
componentes y debe tener como mínimo la siguiente información:
• Identificación del proyecto.
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•
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Clasificación.
Identificación del problema o necesidad.
Asociación a la línea de inversión.
Diagnóstico por línea base.
Selección de beneficiarios.
Objetivos.
Descripción del proyecto.
Prospectivas financieras y de cobertura.
Indicadores de seguimiento y evaluación.
Resultados e impactos del proyecto.
Responsables del proyecto.
El diligenciamiento de la ficha EBI-L no sustituye la formulación del proyecto de inversión.
13. Los proyectos de inversión deben atender los lineamientos y orientaciones impartidas por los sectores a
través de las líneas de inversión aprobadas y los criterios técnicos y legales de formulación y viabilidad de
proyectos (Criterios de elegibilidad y viabilidad).
14. La Alcaldía local podrá solicitar a los sectores el acompañamiento técnico en la formulación de los
proyectos.
15. Una vez adoptado el Plan de Desarrollo Local, el trabajo de identificación de proyectos así como el de
formulación será permanente durante todo el período de ejecución del plan de desarrollo, en el sentido de
estar definiendo y presentando los proyectos que concreten las propuestas estratégicas locales identificadas
en el proceso de ejecución del plan de desarrollo para cada vigencia.
16. En todo caso se atenderán los lineamientos y orientaciones impartidas por la SDP, mediante el manual de
procedimientos para la operación y administración del BPP-L o cualquier otro documento que lo
modifique, sustituya o lo adicione.
17. En la formulación de los proyectos de inversión Local se deben identificar de manera adecuada los
aspectos e impactos ambientales asociados al desarrollo y ejecución del proyecto.
18. Este procedimiento trabajara bajo la política de reducción en el consumo de papel y fomentara el uso de
herramientas electrónicas para comunicación.
Glosario
1.
Banco de Programas y Proyectos Local: Es una herramienta para la planeación local, que comprende el
banco de iniciativas y el banco de proyectos.
2.
Banco de Iniciativas: Es una herramienta de información mediante la cual se recepciona, almacena y
organiza las iniciativas presentadas por la comunidad, como resultado del proceso participativo de los
comisionados de trabajo y/o la comunidad en general, de tal forma que luego de su depuración por parte
de la OPL sirvan como insumo para la formulación técnica de los proyectos de inversión.
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3.
Banco de Proyectos Local: Es un sistema de información en donde se realizan las fases de inscripción,
registro y actualización de los proyectos de inversión que tienen la posibilidad de ser financiados al
momento de asignar los recursos de los FDL, en el proceso de programación presupuestal.
4.
Inscripción de un proyecto de inversión: Es la etapa que oficializa la intención de realizar un proyecto
por parte de la Alcaldía Local, mediante el suministro de información solicitada en la ficha EBI-L.
5.
Registro de un proyecto de inversión: Es la etapa que permite que los proyectos inscritos puedan
ejecutar los recursos que tengan asignados en el presupuesto. Se puede realizar el proceso de registro sin
haber adelantado previamente el proceso de inscripción.
6.
Criterios de elegibilidad del sector: Garantizan la coherencia de los proyectos con el enfoque y alcance
de las políticas distritales o sectoriales. Entendiendo por criterios de elegibilidad los requisitos que debe
cumplir un proyecto para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la política. Estos criterios deben
reflejar los énfasis de las políticas atendiendo aspectos como el tipo de poblaciones a beneficiar, los
territorios prioritarios, el perfil económico de los beneficiarios o las dotaciones relativas de las poblaciones
o territorios.
7.
Criterios de viabilidad del sector: Garantizan la coherencia técnica y financiera de los proyectos de
inversión con las políticas de los sectores. Desarrollan la profundización técnica de las líneas de inversión
y permiten el cumplimiento de unos determinados estándares de eficiencia y calidad de los bienes y/o
servicios que serán prestados por la administración local, de manera que se garantice un uso racional de los
recursos.
8.
Vigencia del proyecto de inversión local: Es el horizonte de ejecución del proyecto que se ha definido
para atender el problema o necesidad identificada, su marco de referencia es el período de ejecución del
Plan de Desarrollo Local (de uno hasta cuatro años).
9.
Actualización de un proyecto de inversión en el Banco de Programas y Proyectos Local: Es el
proceso mediante el cual la OPL realiza modificaciones en algunos contenidos de los proyectos inscritos
y/o registrados en el banco de proyectos local con el fin de adecuar la formulación de los proyectos a una
nueva realidad y garantizar el logro de las metas plan de desarrollo local.
10. Organización y administración del Banco de Programas y Proyectos Local: Es el conjunto de
actividades que permiten la gestión ordenada de la información y documentación relacionada con las
iniciativas y proyectos de inversión que hacen parte del BPP-L. La organización y administración del
BPP-L debe garantizar que la información allí existente sea confiable y oportuna.
11. Operación del Banco de Programas y Proyectos Local: Hace referencia tanto a procesos de ingreso
de información como al conjunto de acciones necesarias para el buen funcionamiento del Banco de
Iniciativas y del banco de proyectos local.
12. Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Local (EBI-l). Se define como una ficha esquemática que
contiene la información básica de un proyecto de inversión, producto del DTS.
13. Documento Técnico Soporte: Se constituye en el sustento de la información consignada en la ficha
EBI-L.
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14. Viabilidad en la formulación de un proyecto de inversión: Procedimiento que conduce a determinar
si un proyecto a registrar en el banco de programas y proyectos local, reúne los aspectos técnicos,
económicos y jurídicos necesarios para la ejecución de los recursos de inversión local.
Siglas
BPP-L:
CAF:
CPL:
DTS:
FDL:
Ficha EBI-L:
OPL:
SDP:
SEGPLAN:
Banco de Programas y Proyectos Local
Coordinador-a del Grupo Administrativo y Financiero
Consejo de Planeación Local
Documento Técnico Soporte
Fondo de Desarrollo Local
Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Local
Oficina de Planeación Local
Secretaría Distrital de Planeación
Sistema de Información de Seguimiento al Plan de Desarrollo
Producto o servicio generado
PRODUCTO O SERVICIO
Proyecto de Inversión Local Formulado.
DESCRIPCIÓN
Proyecto técnicamente formulado que recoge las
iniciativas y lineamientos de inversión y ha sido
debidamente viabilizado y registrado, y que da el
punto de partida para iniciar el Proceso de Gestión y
Adquisición de Recursos en su etapa pre-contra
actual.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
INICIO
1
CONSOLIDAR
INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio del procedimiento
El/la profesional de
planeación
2
RECEPCIÓN DE
INICIATIVAS
El/la profesional de
planeación
3
INGRESO DE
INICIATIVAS
CIUDADANAS
El/la servidor (a)
Público designado
Consolidación información
básicas localidad.
sobre
necesidades
Recepción de iniciativas ciudadanas.
Ingreso de iniciativas ciudadanas.
Diagnósticos
locales
integrales
Comunicación
a través del
aplicativo de
Gestión
documental
Matriz de
iniciativas
Clasificación, organización y depuración de las
iniciativas de inversión.
4
CLASIFICACIÓN,
ORGANIZACIÓN
Y DEPURACIÓN
DE INICIATIVAS
DE INVERSIÓN
El/la servidor (a)
Público designado
Consiste en la revisión permanente de las iniciativas
de inversión de manera que sirvan como insumo
para la formulación y actualización de los proyectos
de inversión local.
De este modo permite identificar si la iniciativa
corresponde o no a una línea de inversión local, y
revisar su posibilidad de ser vinculada a un proyecto
de inversión y de acuerdo esto se da respuesta al
ciudadano.
5
FORMULACIÓN
DEL PROYECTO
DE INVERSIÓN
El/la profesional de
planeación
Formulación del proyecto de inversión con los
comisionados de trabajo y el acompañamiento de
los sectores.
Comunicación
oficial al
ciudadano
Matriz de
iniciativas
Acta de reunión
A
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
6
FORMULACIÓN
TÉCNICA DEL
PROYECTO DE
INVERSIÓN
El/la profesional de
planeación
El/la profesional de
planeación
8
VIABILIDAD
DEL PROYECTO
CAF
9
REGISTRO DEL
PROYECTO
CAF
11
REVISIÓN
ACTUALIZACIÓN
PROYECTO
FIN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Formulación técnica del proyecto de inversión. Se
deben consultar los criterios de elegibilidad y
viabilidad dados por los sectores.
REGISTRO
DTS
Ver manual BPP-L
Ver Criterios de elegibilidad y viabilidad.
7
INSCRIPCIÓN
PROYECTO
10
ACTUALIZACIÓN
PROYECTO
Vigencia desde:
13 de junio de 2014
Inscripción del proyecto de inversión e informa al
CAF
Ficha EBI-L
Ver Manual BPP-L
Viabiliza el Proyecto
Ficha EBI-L con
viabilidad
Ver Manual BPPL
Registro del proyecto de inversión
Ver Manual BPPL
El/la profesional de
planeación
CAF
Actualización del proyecto de inversión – (DTS)
Ver Manual BPPL
Revisa la actualización del proyecto de inversión
Ficha EBI-L
Registrada
DTS actualizada
Actualización
ficha EBI-L
Visto bueno
DTS y ficha
EBI-L
Fin del procedimiento
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
1D-PGE-F010
NOMBRE DOCUMENTO
Formato Acta de Reunión
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Ley 152
1994
Decreto 1421
1993
Decreto 449
1999
Acuerdo 13
2000
Decreto 101
2010
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Establece la Ley Orgánica del
Plan de Desarrollo
Dicta el régimen especial para
el Distrito Capital de Santa Fe
de Bogotá
se
actualizan
los
procedimientos del Banco
Distrital de Programas y
Proyectos
Reglamenta la participación
ciudadana en la elaboración
aprobación,
ejecución,
seguimiento, evaluación y
control del plan de desarrollo
económico y social para las
diferentes localidades que
conforman el distrito capital y
se dictan otras disposiciones
fortalece institucionalmente a
las Alcaldías Locales, se
fortalece el esquema de gestión
territorial de las entidades
distritales en las localidades se
desarrollan instrumentos para
una
mejor
gestión
administrativa y se determinan
otras disposiciones
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3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE CONSULTA
2012
Secretaría
Planeación
Distrital
Manual
de
procedimientos para
la
operación
y
administración del
Banco de Programas
y Proyectos Local
(BPP-L) de la SDP
2010
Secretaría
Planeación
Distrital
http://www.sdp.gov.co/portal/page/po
de rtal/PortalSDP/Informaci%F3nTomaDe
cisiones/Inversion/ProgramasProyectos
Formato DTS
2012
Distrital
de
Ficha EBI-L
NA
Secretaría
Planeación
Secretaría
Planeación
Distrital
de
Manual SEGPLAN
de A través del usuario de la extranet de la
SDP.
Secretaría Distrital de Planeación,
Aplicativo SEGPLAN
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