1D-GMC-P001V2

Código: 1D-GMC-P1
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Versión: 2
Comunicación Interna
VERSION1
1
2
Vigencia desde:
6 de Diciembre de 2013
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
Primera emisión del documento
24 de junio de 2011
Actualización del documento
6 de Diciembre de 2013
1
Nota: “Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Versión: 2
Comunicación Interna
Vigencia desde:
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Definir las actividades necesarias para desarrollar y divulgar la información de interés interno, para los
servidores y servidoras de la SDG garantizando la comunicación al interior de la entidad.
Alcance
Este procedimiento aplica a todo el flujo de comunicación interna de la entidad. Inicia con la identificación
de la información y termina con la divulgación de la misma a través de las diferentes herramientas con las
que cuenta la entidad.
Políticas de Operación
1. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos
y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo
enunciado, así:
• Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de
petición de información: 10 días; consultas: 30.Nota: Cuando los tiempos de las actividades
desarrolladas obedezcan a una normativa específica, se establecen en la descripción de
actividades que hace parte del presente documento.
2. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del
aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
3. Las actividades generadas en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas
formulados para la gestión del proceso de Gestión de Comunicaciones, y que se encuentran
formulados en los planes vigentes.
4. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la
matriz de riesgos del proceso Gestión de Comunicaciones, los cuales buscan gerenciar el riesgo
en todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión
administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual
de gestión del riesgo.
5. Los registros de carácter obligatorio son los que se encuentran contemplados en la descripción
del procedimiento, por lo que los instructivos incluidos en el presente procedimiento se
constituyen en una guía, ya que dependiendo del evento o actividad algunos de los pasos no se
deben surtir
Glosario
1. AFICHES: Medios gráficos impresos en diferentes tamaños, que promocionan las actividades
2. BOLETÍN: Instrumento que proporciona información resumida de interés. Puede ser impreso y/o
electrónico, publicado con una frecuencia determinada.
3. CARTELERAS: Superficie sobre la cual se publica información de interés para la gestión institucional.
4. CORREO ELECTRÓNICO: Canal electrónico que se utiliza para comunicar información institucional a
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de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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una persona o grupo objetivo interno o externo a la entidad.
5. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: Serie de actividades comunicativas que se realizan para los
públicos elegidos, con mensajes clave que expresen los intereses y objetivos de la institución, así como
las necesidades e intereses del público meta.
6. HERRAMIENTAS DE TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN: Corresponde a los diferentes instrumentos
físicos o digitales con los que dispone la entidad, para la transmisión de la información.
7. INVITACIONES: Tarjeta que se utiliza para participar de un evento de la Entidad.
8. MEDIOS GRÁFICOS: Instrumentos que proporcionan información sobre las principales acciones de la
entidad. Pueden ser impresos o electrónicos.
9. PRESENTACIONES: Información creativa y condensada que sirve de apoyo para dar a conocer
mensajes institucionales.
10. REVISTA: Publicación periódica que contiene actividades generales de la Entidad, o de alguna
dependencia específica, según el grupo objetivo.
11. VOLANTES: Información variada de la institución, que se publica en formato media carta y se
distribuye al público en general.
12. INTRANET: Medio utilizado para publicar información institucional a los servidores públicos de la
entidad.
13. ZIMBRA: Medio institucional utilizado para enviar mensajes masivos con información de la entidad.
14. VOZ A VOZ: Estrategias de divulgación de manera personal a los servidores de la entidad.
15. CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN INTERNA: Campañas dirigidas al cliente interno, a los funcionarios,
contratistas y directivos de la entidad.
Siglas
1. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno.
2. AGD: Aplicativo de Gestión Documental
3. PC (
): Punto de Control del procedimiento.
Salidas generadas del procedimiento
Salidas
Información sobre la
Secretaria Distrital de
Gobierno Divulgada a
servidoras y servidores de la
entidad.
Descripción
Información de interés institucional, que es
proporcionada a servidores y servidoras de
la entidad.
Cliente interno
Todos los procesos
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSAB
LE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicio del procedimiento
INICIO
REGISTRO
N/A
PC: Se identifica la información a
divulgar internamente, teniendo en
cuenta las necesidades de los
diferentes procesos.
1
IDENTIFICAR LA
INFORMACIÓN
2
ESTRUCTURAR
INFORMACIÓN
3
DISEÑAR Y
DIAGRAMAR
4
VERIFICAR
DISEÑOS Y
DIAGRAMACIONES
A
El/la
Profesional
del Proceso
solicitante/
El/la
Profesional
Oficina de
Comunicacio
nes
El/la
Profesional
Oficina de
Comunicacio
nes
El/la
Profesional
Oficina de
Comunicacio
nes
El/la
Profesional
Oficina de
Comunicacio
nes
Esta información proviene de :
1. Solicitudes realizadas a través de
correo institucional o memorandos
internos.
2. Solicitud de Divulgación de Alcaldía
Mayor – Secretaria General.
3. Información
producida
y
proporcionada por las dependencias
y/o entidades del Sector.
4. Información
relacionada
con
aspectos e impactos ambientales de
la entidad.
5. Solicitudes
de
divulgación
realizadas por la Alta Dirección
CORREO
ELECTRONICO
SOLICITUDES
Estructurar los contenidos de la
información desde los diferentes
géneros periodísticos. (Noticia, crónica,
reportaje, entrevista etc.)
N/A
Se organiza la información y su forma
de presentación.
Si se requiere complementar la
presentación de la misma, por medio de
gráficos,
diagramas,
cuadros
de
estadísticas
o fotografías, estos
elementos deben ser proporcionados
por
los
solicitantes,
para
ser
incorporados.
N/A
P.C. Se revisan en función de
Manual de Identidad Corporativa del
Distrito. La revisión es efectuada por
parte del profesional de comunicaciones
asignado, que en los casos en que lo
requiera solicitará asesoría a Agencia
en Casa de la Alcaldía Mayor de
Bogotá.
N/A
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RESPONSAB
LE
ACTIVIDAD
A
5
DIVULGAR LA
INFORMACIÓN
El/la
Profesional
Oficina de
Comunicacio
nes
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6 de Diciembre de 2013
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Se determina la herramienta de
comunicación interna adecuada al
requerimiento. Una vez definidos se
divulga la información a través de éstos.
Las herramientas de divulgación interna
con los que cuenta la entidad son los
siguientes:
1. Carteleras. ver Instructivo para el
Uso de Carteleras Institucionales
2. Boletín digital
3. Intranet
ver Instructivo para la
Administración de contenidos de la
Intranet
4. Correo Institucional Ver Protocolo
para el Uso del Correo Electrónico
Institucional
5. Banners o protectores de Pantalla
FIN
Fin del procedimiento
DOCUMENTOS,
PIEZAS DE
COMUNICACIÓN
N/A
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos Internos
CÓDIGO
1D-GMC-I1
1D-GMC-I2
1D-GMC-R1
DOCUMENTO
Instructivo para el Uso de Carteleras Institucionales
Instructivo de Administración contenidos de la Intranet
Protocolo para el Uso del Correo Electrónico Institucional
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Decreto 440
2009
Ley 97
1993
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
"Por medio del cual se
adoptan el Manual de Imagen
Corporativa
de
la
Administración Distrital"
"Por la cual se establecen
normas para el ejercicio del
control
interno
en
las
entidades y organismos del
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NORMA
Decreto 1599
AÑO
2005
EPÍGRAFE
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ARTÍCULO(S)
estado y se dictan otras
disposiciones"
Por el cual se adopta el
Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado
Colombiano.
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN O
VERSIÓN
ENTIDAD QUE LO EMITE
MEDIO DE CONSULTA
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Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno