I-GMC-200-01 HERRAMIENTAS ANÁlLISIS DE

GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y MEJORA
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HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE CAUSAS
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1. OBJETIVO
Definir herramientas para analizar las causas de las no conformidades o aspectos
a mejorar de los procesos de la Alcaldía de Popayán, con el fin de eliminar las
causas de los problemas para contribuir al mejoramiento continuo.
2. ALCANCE
Este documento aplica desde la detección de causas para el análisis de no
conformidades, hallazgos o aspectos a mejorar hasta llegar a la causa raíz.
3. DEFINICIONES
CAUSA: Motivo por el cual sucede un acontecimiento.
IDEA: Representación mental de algo real o imaginario a la que se llega después
de la observación de ciertos fenómenos.
MODERADOR: Persona que dirige o preside un debate o una reunión.
EFECTO: Lo que se produce por una causa, su resultado. Impresión en el ánimo.
Fin para que se hace una cosa.
TRIVIAL: Que carece de importancia, muy conocido.
VITAL: Que tiene mucha importancia o trascendencia.
4. ASPECTOS GENERALES
Para la aplicación de este documento se debe tener en cuenta que se pueden
utilizar una o varias de las herramientas de manera complementaria para
encontrar la causa raíz del problema a analizar.
La utilización de una o varias herramientas descritas en este documento, depende
de:
 El criterio del responsable de implementar las acciones.
 De la complejidad del problema a analizar.
ELABORACIÓN
REVISIÓN
APROBACIÓN
____________________________
Luis Molano
____________________________
Luis Molano
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Leonardo Muñoz
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4.1. LLUVIA DE IDEAS
Es una técnica grupal para generar ideas, es utilizada cuando se tiene la
necesidad de:
 Liberar la creatividad de los equipos
 Generar un número extenso de ideas
 Involucrar a todos en el proceso
 Identificar oportunidades para mejorar
Su aplicación es de la siguiente manera:
1. Escoger a alguien para que sea el moderador que registre las ideas
2. Establecer un tiempo límite para la discusión.
3. Escribir en un tablero que identifique el tema en discusión.
4. Escribir cada idea en el menor número de palabras posible, verificar con la
persona que define la idea, en el momento que se esté repitiendo una idea,
no interpretar o modificar las ideas.
Se puede optar por la opción de realizar la lluvia de ideas por escrito, donde cada
participante escribe su aporte para evitar conflictos con los miembros del grupo.
Luego como conclusión se realiza una lista clasificada de ideas según la votación,
siendo la que tenga mayor puntaje la causa elegida.
4.2. CINCO PORQUÉS
Es una técnica que utiliza preguntas durante la fase de análisis de un problema
para buscar la causa principal del mismo.
Se realiza un consenso dentro del equipo de trabajo para buscar las causas
probables principales.
1. Una vez las causas probables hayan sido identificadas, empezar a
preguntar: ¿Por qué ha sucedido …? ó ¿Por qué está pasando…?
2. Continuar preguntando Porqué cinco veces, esto reta al equipo a buscar a
fondo y no conformarse con causas ya probadas y ciertas.
3. Existen ocasiones en las que se puede presentar más de cinco porqués.
4. Durante este análisis se debe tener precaución de no preguntar quien, ya
que se evalúa es el proceso y no personas.
4.3. DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO
Es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden
contribuir a un problema (efecto), es una herramienta efectiva para estudiar
procesos y situaciones y para desarrollar un plan de recolección de datos.
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Es utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico. La
naturaleza del diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de
información sobre un problema y determinar exactamente las posibles causas.
Finalmente aumenta la probabilidad de identificar las causas principales.
Se utiliza de la siguiente forma:
1. Se identifica el problema que generalmente es algo que se quiere mejorar o
controlar. El problema debe ser específico y concreto.
2. Se registra la frase resumida del problema, escribir el problema identificado
en la parte extrema derecha del papel y dejar espacio para el resto del
diagrama hacia la izquierda, dibujar una caja alrededor de la frase que
identifica el problema.
3. Dibujar y marcar las espinas principales, las cuales son las categorías de
las causales, las más utilizadas son los equipos, materiales, métodos,
máquinas, personas y medios, se dibuja una caja alrededor de cada titulo,
pueden presentarse títulos diferentes ara cada causal.
4. Realizar una lluvia de ideas de las causa del problema, este es el paso más
importante de la construcción del diagrama, las ideas generadas en este
paso guiarán la selección de las causas de raíz, es importante solamente
causas y no soluciones de las causas, deberá realizar continuamente la
pregunta por qué para cada una de las causas.
5. Identificar los candidatos para la “causa más probable”, las causas
seleccionadas por el equipo son opiniones y deben ser verificadas con más
datos.
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5.4. GRAFICA DE PARETO
Técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”, es utilizada para
separar gráficamente los aspectos significativos de un problema desde los triviales
de manera que el equipo de trabajo sepa donde dirigir sus esfuerzos para mejorar.
Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una gráfica de
Pareto) servirá más para una mejora general que reducir