Institutional Diagnosis

DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
Adaptado del documento de la Alianza Mundial de ACJs: “Diagnóstico Institucional: Definición,
Proceso, y Métodos” 2003
El Diagnóstico Institucional es un proceso permanente participativo de
aprendizaje para entender y analizar por qué las cosas son como son, en vez de
simplemente describir lo que ocurre. Por lo tanto es un enfoque sistemático
para entender los problemas estructurales y las oportunidades que las ACJs
enfrentan en cuanto a la ejecución de programas que responden a las causas
raíces de las situaciones que la gente enfrenta.
El Diagnóstico Institucional permitirá a una ACJ desarrollar su capacidad de
entender su realidad y encontrar e implementar estrategias que logren cambios
sustentables. Es una herramienta de empoderamiento.
Un buen diagnóstico y la subsiguiente planificación participativa, aumentará la
capacidad de nuestro Movimiento de construir su credibilidad, vis-à-vis su
público (beneficiarios y partners), y también vis-à-vis las fundaciones y
agencias internacionales de cooperación.
Finalmente, un diagnóstico abierto y participativo es una muestra de la
habilidad de la institución de reflexionar críticamente sobre sí misma, tomando
en cuenta los desafíos externos también. El diagnóstico desarrollará la
capacidad de formar un liderazgo visionario y un análisis auto-crítico. Permite
identificar las áreas en las cuales se tienen avances y revela las deficiencias.
Un Diagnóstico Institucional implica una evaluación sistemática de las
realidades externas e internas de la institución y una aproximación desde las
causas raíces y el análisis social. En relación al análisis social, es de anotar que
las organizaciones se construyen socialmente, por lo tanto casi no se las puede
comprender fuera de su contexto. El análisis social permite entender las causas
de los problemas y sus síntomas para enfatizar un diagnóstico sistemático de
los recursos, capacidades y habilidades disponibles en un contexto social
determinado y dentro de la organización, para enfrentar los problemas de la
gente. Por lo tanto es importante considerar lo anterior cuando se realiza un
diagnóstico institucional.
Para realizar el diagnóstico institucional, consideraremos la definición de un
“movimiento fuerte” según el Plan Operativo Global de la ACJ, que dice que
un movimiento fuerte debe contener:
-
Claridad de misión
Competencia institucional
Programas Transformativos
Por lo tanto, el diagnóstico institucional se debe realizar en estos tres campos.
1. Claridad de Misión
La misión de una organización/institución es su razón de ser. Es la repuesta a
la pregunta “¿por qué existe esta organización?” ¿Por qué se ha creado una
ACJ en este país? ¿A quién le beneficia?
La declaración de misión de cualquier organización es una herramienta
poderosa para comunicar la motivación, visión, y misión de la organización
dentro de un contexto particular.
La misión de la ACJ está centrada en el ser humano. Considerar los factores
externos nos lleva a analizar realidades sociales, económicas y políticas dentro
de las cuales la ACJ realiza su trabajo. ¿Como está arraigada en la comunidad?
También, es importante analizar los factores internos y cómo los integrantes de
la ACJ han interiorizado la misión y los valores de la organización.
Posibles Preguntas
1. ¿Cuáles son los aspectos económicos, políticos, y culturales más importantes
que afectan al país y como afectan también a la institución?
2. ¿Cuan amable u hostil es el ambiente externo?
3. ¿Qué capacidad tiene la organización para adaptarse a estas situaciones?
4. ¿Cómo se relaciona la misión de la ACJ a Desafío 21?
5. ¿Es la misión clara, actualizada, y vinculada a metas concretas?
6. ¿Cuál es el rol de los y las jóvenes en expresar la misión?
7. ¿Cual es el rol de las mujeres en expresar la misión?
8. ¿Se incluye la “equidad de género” en la misión?
2. Competencia Institucional
Se pueden considerar los siguientes puntos al evaluar la competencia
institucional:
Liderazgo Estratégico
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
¿Existe una adecuada estrategia organizacional general? ¿Quién la diseñó?
¿Provee la estrategia general un marco adecuado para ejecutar la misión?
¿De qué manera participan los y las jóvenes en el liderazgo?
¿Cómo participan las mujeres en el liderazgo?
¿Cómo se caracterizan los socios básicos, los voluntarios, las estructuras
directivas y operativas y cuales son sus roles?
¿Cuál es la imagen de la organización frente a grupos sociales y otros actores?
¿Existe un proceso para clarificar y revisar la misión y las creencias de la
organización?
¿Los niveles de dirección y otros voluntarios y voluntarias comprenden su rol
en relación a la adquisición de recursos básicos?
¿Existe un proceso para monitorear la aplicación de la estrategia?
Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional
1. ¿La gente apropiada está en las posiciones apropiadas en la organización?
2. ¿Existe una política adecuada de recursos humanos que incluye un sistema
de selección y evaluación?
3. ¿Esta reflejada en el equipo de trabajo una política justa de género y
equidad?
4. ¿Se responden a las necesidades de aprendizaje y desarrollo profesional del
personal y de los y las voluntario/as?
Infraestructura, Tecnología, y Recursos Humanos
1. ¿La estrategia organizacional identifica las oportunidades y limitaciones en
cuanto a la infraestructura?
2. ¿Están funcionando al nivel requerido los sistemas de comunicación?
3. ¿Existe tecnología de comunicación adecuada para realizar el trabajo de la
ACJ (internamente, dentro de la comunidad/zona de trabajo, y a nivel
internacional?)
4. ¿Existe conocimiento adecuado de como manejar nuevas tecnologías,
incluyendo el internet y los equipos electrónicos?
5. ¿Existe planificación y actualización presupuestaria?
6. ¿Los niveles directivos están involucrados en la planificación y monitoreo
de la gestión financiera?
3. Programas Transformadores
Este incluye:
 Programas relevantes permanentes
 Las prioridades de Desafío 21 se reflejan en los programas
 Programas que producen transformación social
El Diagnóstico Institucional debe enfocarse en la habilidad de desarrollar e
implementar programas que apoyen la misión de la organización. Los
programas eficaces están conectados no solo a la misión, sino también a la
competencia institucional y a la visibilización de la ACJ.
Posibles Preguntas
1. Descripción de los programas transformadores y de los programas tradicionales.
2. Grupo Social
- ¿Quién identifica al grupo social y cómo se identifica?
- ¿Quién identifica la necesidad de proyectos y programas?
- ¿Quién asegura que las mujeres y los y las jóvenes estén involucrados?
3. Planificación
- ¿Quién inicia los procesos de planificación?
- ¿Se da seguimiento a los planes, políticas, y procedimientos? ¿Existe rendición de
cuentas?
- ¿Se incorpora la perspectiva de género en los planes?
4. Solución de problemas
- ¿Se cuenta con la capacidad y los mecanismos para tomar decisiones?
- ¿Se detectan a tiempo las limitaciones y oportunidades para canalizarlas?
5.
-
6.
-
Comunicación
¿Existe una política de comunicación?
¿Cuales son las herramientas principales para la comunicación interna y externa?
¿Como se utiliza la comunicación para la educación, el desarrollo, campañas y el
cabildeo?
¿Todos y todas pueden acceder con facilidad a gente clave en cuanto a la toma de
decisiones? ¿Cómo fluye la información entre los diversos actors?
Monitoreo y Evaluación
¿Existe un procedimiento o marco formal de monitoreo y evaluación?
¿Como se implementa?
¿Existen recursos para el monitoreo y evaluación?
7. Redes
- ¿A cuales redes pertenece la organización a nivel nacional, regional, y global?
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