(Licencia de uso) Bogotá, DC, Agosto 30 de 2013 Señores
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CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES (Licencia de uso) Bogotá, D.C., Agosto 30 de 2013 Señores Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. Pontificia Universidad Javeriana Ciudad Los suscritos: María Angélica Santana Lemus, con C.C. N°52.448.857 En mi (nuestra) calidad de autor (es) exclusivo(s) de la obra titulada: Fortalecimiento de la administración del riesgo en el proceso de trabajo en comunidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá Cundinamarca. (por favor señale con una "x" las opciones que apliquen) Tesis doctoral. Trabajo de Grado Premio o distinción: Si NO Cual: presentado y aprobado en el año 2013, por medio del presente escrito autorizo (autorizamos) ai a Pontificia Universidad Javeriana para que, en desarrollo de la presente licencia de uso parcial, pueda ejercer sobre mi (nuestra) obra las atribuciones que se indican a continuación, teniendo en cuenta que en cualquier caso, la finalidad perseguida será facilitar, difundir y promover el aprendizaje, la enseñanza y la investigación. En consecuencia, las atribuciones de usos temporales y parciales que por virtud de la presente licencia se autorizan a la Pontificia Universidad Javeriana, a los usuarios de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J., así como a los usuarios de las redes, bases de datos y demás sitios web con los que la Universidad tenga perfeccionado un convenio, son: AUTORIZO (AUTORIZAMOS) 1. La conservación de los ejemplares necesarios en la sala de tesis y trabajos degrado de la Biblioteca. 2. La consulta física o electrónica según corresponda 3. La reproducción por cualquier formato conocido o por conocer 4. La comunicación pública por cualquier procedimiento o medio físico o electrónico, así como su puesta a disposición en Internet. 5. La inclusión en bases de datos y en sitios web sean éstos onerosos o gratuitos, existiendo con ellos previo convenio perfeccionado con la Pontificia Universidad Javeriana para efectos de satisfacer los fines previstos, en este evento, tales sitios y sus usuarios tendrán las mismas facultades que las aquí concedidas con las mismas limitaciones y condiciones 6. La inclusión en la Biblioteca Digital PUJ (sólo para ta totalidad de las Tesis Doctorales y de IVIaestría y para aquellos trabajos de grado que hayan sido laureados o tengan mención de honor.) SI X X X X X X NO De acuerdo con la naturaleza del uso concedido, la presente licencia parcial se otorga a título gratuito por el nnáximo tiempo legal colombiano, con el propósito de que en dicho lapso mi (nuestra) obra sea explotada en las condiciones aquí estipuladas y para los fines indicados, respetando siempre la titularidad de los derechos patrimoniales y morales correspondientes, de acuerdo con ios usos honrados, de manera proporcional y justificada a la finalidad perseguida, sin ánimo de lucro ni de comercialización. De manera complementaria, garantizo (garantizamos) en mis (nuestra) calidad de estudiante(s) y por ende autor (es) exclusivo (s), que la Tesis o Trabajo de Grado en cuestión, es producto de mi (nuestra) plena autoría, de mi (nuestro) esfuerzo personal intelectual, como consecuencia de mi (nuestra) creación original particular y, por tanto, soy (somos) el (los) único(s) titular(es) de la misma. Además, aseguro (aseguramos) que no contiene citas, ni transcripciones de otras obras protegidas, por fuera de los límites autorizados por la ley, según los usos honrados, y en proporción a los fines previstos; ni tampoco contempla declaraciones difamatorias contra terceros; respetando el derecho a la imagen, intimidad, buen nombre y demás derechos constitucionales. Adicionalmente, manifiesto (manifestamos) que no se incluyeron expresiones contrarias al orden público ni a las buenas costumbres. En consecuencia, la responsabilidad directa en la elaboración, presentación, investigación y, en general, contenidos de la Tesis o Trabajo de Grado es de mi (nuestro) competencia exclusiva, eximiendo de toda responsabilidad a la Pontificia Universidad Javeriana portales aspectos. Sin perjuicio de los usos otorgados en virtud de este documento, continuaré (continuaremos) conservando los correspondientes derechos patrimoniales sin modificación o restricción alguna, puesto que de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación de los derechos patrimoniales derivados del régimen del Derecho de Autor. De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993 "Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores", los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. En consecuencia, la Pontificia Universidad Javeriana está en la obligación de RESPETARLOS Y HACERLOS RESPETAR, para lo cual tomará las medidas correspondientes para garantizar su observancia. NOTA; información Confidencial: Esta Tesis o Trabajo de Grado contiene información privilegiada, estratégica, secreta, confidencial y demás similar, o hace parte de una investigación que se adelanta y cuyos resultados finales no se han publicado. Si No En caso afirmativo expresamente indicaré (indicaremos), en carta adjunta, tal situación con ei fin de que se mantenga la restricción de acceso. N° del documento FIRMA NOMBRE COMPLETO de Identidad MARIA ANGELICA SANTANA LEMUS 52.448.857 O" FACULTAD: Oencias Económicas y Administrativas PROGRAMA ACADÉMICO: Administración de empresas BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL SJ. DESCRIPCION DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO FORMULARIO TITULO COMPLETO DEW TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO Fortalecimiento de la administración del riesgo en ei proceso de trabajo en comunidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá Cundinamarca SUBTITULO, SI LO TIENE AUTOR O AUTORES Apellidos Completos Nombres Completos Santana Lemus IVIaria Angélica DIRECTOR (ES) DEL TRABAJO DE GRADO Apellidos Completos Nombres Completos Garzón Vanegas Oiga Lucia FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMiNISTRATÍVAS PROGRAMA ACADÉMICO Tipo de Programa (seleccione con una "X") Pregrado Especializacíón Maestría Doctorado X Nombre de! programa académico ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Nombres y apeltidos del Dtreeotr del programa académico DAVID ANDRES LONDOÑO BEDOYA TRABAJO PARA OPTAR AL TITULO DE: ADMINSITRADOR (A) DE EMPRESAS PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial): CIUDAD AÑO DE PRESENTACION DE LA TESIS 0 DEL TRABAJO DE GRADO Bogotá Dibujos Pinturas NUMERO DE PÁGINAS 2013 Tablas, gráficos y diagramas 23 Pianos Mapas Fotografías Partituras 7 SOFTWARE REQUERIDO O ESPECIALIZADO PARA LA LECTURA DEL DOCUMENTO Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido no se encuentre licenciado por la Universidad a través de la Biblioteca (previa consulta ai estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado quedará solamente en formato PDF, MATERIAL ACOMPAÑANTE TIPO DURACION (Minutos) FORMATO CANTIDAD CD Otro ¿Cuál? DVD Video Audio Multimedia Porducción electrónica Otra ¿Cuál? DESCRIPTORES 0 PALABRAS CLAVE EN ESPAÑOL E INGLES Son los términos que definen los temas que identifican ei contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. biblíotecaíSiaveriana.edu.co donde se les orientará). ESPAÑOL INGLÉS Administración del riesgo Evaluación del riesgo Risk management Risk Assessment Análisis del riesgo Risk Analysis RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLES (Máximo 250 palabras -1530 caracteres) El fortalecimiento de la administración del riesgo se hace necesario dentro de todo tipo de instituciones, para estimar, identificar y controlar los efectos futuros de los eventuales riesgos que se puedan generar en la ejecución normal de los procesos, el éxito de las actividades y la prevención de los efectos del riesgo lleva a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. Por lo anterior el planteamiento de este trabajo se enfocó en fortalecer la administración del riesto existente dentro de la Asocación Cristiana de Jóvenes, brindando una apoyo sostenible a través de diferentes acciones y políticas aplicables en el proceso de trabajo en comunidad, el cual hace parte de su sistema de gestiion de calidad. Strengthening risk management is necessary in all types of institutions, to assess, identify and control the future effects of any risks that may arise in the normal execution of the process, the success of the activities and Prevention of the effects of risk leads organizations to achieve their goals. Therefore the approach of this text was focused on strengthening the existing risk administratlon in the Christian asocación Youth People, providing sustainable support through various actions and policies in the community work process, which is part of the quality assurance system Fortalecimiento de la administración del riesgo en el proceso de Trabajo en Comunidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá Cundinamarca María Angélica Santana Lemus Pontificia Universidad Javeriana Facultad de ciencias económicas y administrativas Departamento de administración de empresas Bogotá D.C. 2013 Fortalecimiento de la administración del riesgo en el proceso de Trabajo en Comunidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá Cundinamarca María Angélica Santana Lemus Tutora: Olga Lucia Garzón Vanegas Pontificia Universidad Javeriana Facultad de ciencias económicas y administrativas Departamento de administración de empresas Bogotá D.C. 2013 Tabla de contenido 1. Titulo ......................................................................................................................... 4 2. Identificación de la organización ........................................................................... 4 3. Identificación del área de práctica ......................................................................... 6 4. Identificación del problema ..................................................................................... 7 5. Objetivo del proyecto líder ...................................................................................... 8 6. Marco Conceptual .................................................................................................... 8 6.1 Sistema de Gestión de Calidad .............................................................................................8 6.2 La certificación ISO 9001......................................................................................................8 6.3 Administración de riesgos ...................................................................................................9 6.4 Evaluación del riesgo ............................................................................................................9 6.5 Análisis del riesgo .................................................................................................................9 6.6 Proceso de administración del riesgo ...................................................................................9 6.7 Reducción del riesgo .............................................................................................................9 6.8 Riesgo ...................................................................................................................................9 6.9 Riesgo residual......................................................................................................................9 6.10 Riesgo estratégico ................................................................................................................9 6.11 Riesgo operativo...................................................................................................................9 6.12 Riesgo financiero ..................................................................................................................9 6.13 Sistema de administración del riesgo .................................................................................10 6.14 Contexto estratégico ..........................................................................................................10 6.15 Identificación del riesgo .....................................................................................................10 6.16 Análisis y valoración de riesgos ..........................................................................................10 6.17 Políticas de administración de riesgos................................................................................10 7. Recursos ................................................................................................................. 11 7.1 Recursos de información ......................................................................................................11 7.1 Recursos tecnológicos ..........................................................................................................11 7.1 Recursos humanos ...............................................................................................................11 7.1 Recursos financieros ............................................................................................................11 8. Metodología ............................................................................................................ 11 8.1 Tipo de Investigación ............................................................................................................12 8.2 Variables de la Investigación ...............................................................................................12 8.2.1 Variable Independiente .....................................................................................................12 8.2.2 Variables dependientes .....................................................................................................12 8.3 Fuente de Datos ...................................................................................................................13 8.4 Obtención de la Información ................................................................................................13 9. Desarrollo Metodológico ....................................................................................... 15 9.1 Identificación de los riesgos .................................................................................................15 9.2 Análisis de los riesgos ...........................................................................................................15 9.3 Evaluación del riesgo ............................................................................................................17 9.4 Valoración del riesgo ............................................................................................................17 9.5 Tratamiento de los riesgos ...................................................................................................17 9.6 Método de procesamiento de datos ....................................................................................18 10. Resultados ............................................................................................................ 20 11. Conclusiones ........................................................................................................ 21 12. Recomendaciones ................................................................................................ 22 13. Bibliografía ............................................................................................................ 23 Anexos 1. TITULO Fortalecimiento de la administración del riesgo en el proceso de Formación Integral en la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá Cundinamarca 2. IDENTIFICACIÒN DE LA ORGANIZACIÓN Asociación Cristiana de Jóvenes ACJ de Bogotá y Cundinamarca, conocida por sus siglas en inglés, Y.M.C.A (Young Men´s Christian Association). YMCA1 es un movimiento mundial cristiano, ecuménico y voluntario para todos: mujeres y hombres, con especial énfasis en y con la genuina participación de los jóvenes, y que procura compartir el ideal cristiano de construcción de una comunidad humana de justicia con amor, paz y reconciliación con plenitud de vida para toda la creación. YMCA trabaja por la justicia social para todas las personas, independientemente de su religión, raza, sexo o antecedentes culturales. La ACJ2-YMCA de Bogotá y Cundinamarca fue fundada el 10 de marzo de 1964 y tiene su sede principal en la Carrera 16 A No 28B-33 en el Barrio Teusaquillo. Desarrolla sus programas en diversas sedes ubicadas en las localidades de Bogotá donde la comunidad necesita de su ayuda. Misión3: Extender el reino de Dios, compartiendo el ideal cristiano en la construcción de una comunidad humana con justicia y amor, paz y reconciliación a fin de lograr la plenitud de la vida en armonía con todos sus entornos. Visión4: En el 2017, la ACJ de Bogotá y Cundinamarca será reconocida como una organización líder en el trabajo con y para jóvenes, realizando programas y servicios sostenibles y de calidad que contribuyen al desarrollo integral de las personas y comunidades. 1 Young Men´s Christian Association Asociación Cristiana de Jóvenes 3 Planeación estratégica ACJ-YMCA 2013-2017, prioridades estratégicas. 4 IBÍD. 2 4 Prioridades Estratégicas de la ACJ – YMCA de Bogotá y Cundinamarca 2013-20155 Sistema eficiente de liderazgo colectivo voluntario, para la gobernanza, Programas innovadores y relevantes. Sostenibilidad. Posicionamiento y visibilidad. Talento humano eficaz. Teniendo en cuenta la Visión definida, para los próximos cinco años en la cual se estableció, lograr que la ACJ sea reconocida como organización líder en el trabajo con y para jóvenes, se incluirá en el plan de cada año, un evento importante sobre el tema de juventud, que tenga carácter nacional o internacional, y se hará una gestión de convocatoria que garantice la participación de personas claves en las decisiones sobre los temas propuestos y el involucramiento de las organizaciones y personas de mayor influencia y relevancia en el tema. Se constituirá un comité asesor con personas de alto nivel y experticia en el tema de juventud, que acompañan las temáticas y se utilizara la información y hallazgos de los procesos investigativos para fortalecer el aporte de la ACJ y su impacto. Se definirán causas concretas sobre las cuales movilizar a los jóvenes y apoyar sus iniciativas. Se utilizarán estrategias, metodologías y mecanismos modernos, alternativos, para intentar marcar la diferencia como movimiento juvenil y mundial. De otro lado, con base en la experiencia positiva, obtenida durante el año 2012, para incrementar las ventas, del área comercial, a través de la creación del área de ventas, se planea desarrollar una estrategia integrada para la organización en general, a partir de la definición clara de los programas y servicios que se promoverán. La estrategia de mercadeo, se estructurara teniendo en cuenta los atributos que caracterizan a la ACJ, tales como: Ser el movimiento mundial más grande y antiguo de trabajo con y para jóvenes, la esencia fundamental de su quehacer y la importante e impactante de su labor social, orientada a fortalecer el desarrollo integral de personas y familias. Con este argumento presentado de manera innovadora y clara, se espera persuadir a las personas, empresas e instituciones para que tomen la decisión de optar preferencialmente por los servicios de la ACJ. DOFA ACJ-YMCA (Ver anexo 1) Estructura Organizacional (Ver anexo 2) 5 IBÍD 5 3. IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA DE PRÁCTICA La Coordinación de Calidad está encargada del Sistema de Gestión de Calidad de la ACJ de Bogotá y Cundinamarca, promoviendo la mejora continua de los procesos que benefician a su comunidad objetivo y a sus clientes. Dentro de las funciones que desarrolla la coordinación de calidad encontramos: Desarrollar actividades que permitan difundir, sensibilizar, capacitar y reconocer la importancia de la calidad dentro de la organización. Establecer normas y procesos que servirán como herramienta a los entes administrativos para dirigir y controlar los procesos de la asociación. Consolidar el correcto funcionamiento y seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes bajo la norma ISO 9001:2008 Modelo de un sistema de Gestión de calidad basado en procesos6 6 Norma Internacional ISO 9001:2008 6 Política de Calidad “La Asociación Cristiana de Jóvenes en cumplimiento de su misión, y de acuerdo a los marcos legales que le aplican según la naturaleza de sus servicios, orienta el desarrollo de sus procesos hacia los más altos niveles de calidad buscando la satisfacción y superación de las necesidades, expectativas y requisitos de los beneficiarios, clientes y partes interesadas, comprometiéndose con los principios de mejora continua, eficacia del Sistema de gestión de calidad, coherencia con los objetivos de calidad y, divulgación y promoción de una cultura de calidad entre el Talento Humano de la organización, contribuyendo así en la construcción de relaciones armónicas con los diferentes actores, ambientes y contextos en los que la ACJ interactúa. 4. IDENTIFICACIÒN DEL PROBLEMA El sistema de Gestión de Calidad de la ACJ de Bogotá y Cundinamarca describe de manera clara todos los procesos que debe gestionar la asociación para llevar a cabo sus programas con los mejores estándares de calidad, así mismo se hace necesario fortalecer la política de administración del riesgo en los procesos ya establecidos garantizando con esto el cumplimiento de los objetivos, misión y visión trazados por la organización. La sostenibilidad en los procesos de evaluación y control del riesgo le proporcionaría a la ACJ un ambiente controlado que definiría hacia donde se enfoca la gestión institucional, brindando seguridad a los criterios, decisiones y actuaciones de los involucrados en los procesos. El fortalecimiento de la administración del riesgo se hace necesario dentro de la institución para estimar, identificar y controlar los efectos futuros de los eventuales riesgos que se puedan generar en la ejecución normal de los procesos, el éxito de las actividades y la prevención de los efectos del riesgo lleva a la organización a alcanzar su objetivo misional. Por lo anterior el planteamiento de este proyecto es fortalecer la administración del riesgo existente dentro de la ACJ brindando un apoyo sostenible a través de diferentes acciones y políticas aplicables en el proceso de Trabajo en Comunidad, las cuales puedan ser aplicadas dentro de los demás procesos del SGC7 7 Sistema de Gestión de Calidad 7 5. OBJETIVO DEL PROYECTO LIDER Apoyar la política de la administración del riesgo para el proceso de Trabajo en Comunidad del sistema de gestión de calidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá Cundinamarca, mediante una herramienta administrativa para la sostenibilidad de la ACJ en sus procesos de toma de decisiones para el alcance de las metas y objetivos corporativos. 6. MARCO CONCEPTUAL 6.1 Sistema de Gestión de Calidad Es el conjunto de actividades a través de las cuales la empresa define la forma en que se va a dirigir y controlar la institución, enfocada en los procesos de calidad. La certificación ISO 90018 Sistema de gestión de la calidad proporciona una base sólida para un sistema de gestión, en cuanto al cumplimiento satisfactorio de los requisitos del sector y la excelencia en el desempeño, características compatibles con otros requisitos y normas como el Sistema de gestión ambiental, Seguridad y salud ocupacional, y Seguridad alimentaria, entre otros. 6.2 La certificación ISO 9001 Permite establecer la estructura de un sistema de gestión de la calidad en red de procesos. Plantear una herramienta para la implementación planificación en un sistema de gestión de la calidad. de la Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de producción y de servicio dentro del marco de un sistema de gestión de calidad. Presentar una metodología para la solución de problemas reales y potenciales. Mejorar la orientación hacia el cliente y el incremento en la competitividad. 8 La Norma ISO 9001:2008 elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), específica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privada, cualquiera sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales. 8 6.3 Administración de riesgos (Aguilar, 2009) Le permiten a la institución a través de varios elementos de control verificar los eventos negativos de carácter interno y externo, que en algún momento puedan repercutir negativamente en el alcance de las metas y objetivos trazados por la organización. Así mismo permiten la identificación de oportunidades de mejora que se convierten en mecanismos de autocontrol. 6.4 Evaluación del riesgo (Aguilar, 2009) A través de este proceso se identifican las prioridades de la administración del riesgo, haciendo una adecuada comparación del estado actual de un riesgo, con el estándar asignado para este. 6.5 Análisis del riesgo (Orozco, 2013) A través de este elemento se determina la probabilidad de ocurrencia de eventos positivos y/o negativos calificando el efecto y las consecuencias que puedan llegar a tener. Por tanto la organización debe establecer su idoneidad para el manejo y control de estos eventos. 6.6 Proceso de administración del riesgo (Aguilar, 2009) Por medio de este se aplican los procedimientos y políticas dentro de las diversas fases de la administración del riesgo. 6.7 Reducción del riesgo (Aguilar, 2009) Disminución de la probabilidad de que suceda un evento o de su ocurrencia. 6.8 Riesgo (Orozco, 2013) Probabilidad de ocurrencia de un evento que puede llegar a tener efectos en los procesos y en las metas y objetivos de la organización 6.9 Riesgo residual (Orozco, 2013) Estamento del riesgo que se mantiene aún después de tomar acciones de tratamiento del riesgo. 6.10 Riesgo estratégico (Aguilar, 2009) Está enfocado a la administración de la organización, y se asocia a la misión y alcance de los objetivos planteados dentro del plan estratégico de la entidad. 6.11Riesgo operativo (Aguilar, 2009) Están dados en la parte operativa y técnica de la organización, pueden venir de falencias en la 6.12 Riesgo financiero (Aguilar, 2009) Se relaciona al manejo de los recursos monetarios de la institución, donde se tiene en cuenta la presentación de los estados financieros, la ejecución coherente del presupuesto, el adecuado 9 manejo de los bienes y excedentes de caja de manera eficiente y transparente. 6.13 Sistema de Administración del riesgo Cúmulo de componentes del enfoque estratégico de una entidad, concerniente a la administración del riesgo. 6.14 Contexto estratégico (Orozco, 2013) Este permite establecer los lineamientos estratégicos de la institución que orientan las decisiones de la organización, de cara a los posibles riesgos que puedan afectar el cumplimento de sus objetivos producto de la distinción y análisis del total de circunstancias internas y externas y demás eventos que interfieran de una u otra manera en el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. 6.15 Identificación del riesgo Aquí se deben determinar los factores internos y externos de la ACJ que pueden generar eventuales riesgos que pongan en peligro la obtención de los objetivos, y a su vez estos se convierten en la base del análisis del riesgo para avanzar hacia una adecuada implementación de políticas que conduzcan a su adecuado manejo y control. (Mapa de Riesgos) 6.16 Análisis y valoración de riesgos Los riesgos se valoran desde la identificación definida en el método de la planificación situacional a través de un diagnóstico de la causa del mismo. (Orozco, 2013) 6.17 Políticas de administración de riesgos: Se deben considerar las siguientes opciones a la hora de implementar la política de administración de riesgos, puesto que esta política consolidará todas las etapas desarrolladas dentro de los procesos. (Orozco, 2013) Para estas actividades se requiere promover la cultura de la prevención e identificación del riesgo, así como la definición de políticas claras y los canales de comunicación hacia las dependencias involucradas Grafico tomado del documento: Guía de administración del riesgo, publicada por la Escuela Superior de Administración Pública ESAP, Noviembre de 2009 10 7. RECURSOS 7.1Recursos de información: Sistema de Gestión de Calidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá y Cundinamarca. DOFA de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá y Cundinamarca. Planeación estratégica de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá y Cundinamarca. Bibliografía sobre administración del riesgo Norma técnica Colombiana ISO 9001 Procedimiento de gestión del riesgo de la Asociación Cristiana de Jóvenes. 7.2Recursos tecnológicos: Computador Internet Microsoft office, Word, Excel y Power Point. 7.3Recursos Humanos: Coordinadora de calidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes. Tutora taller de grado asignada por la Universidad Javeriana. Estudiante – Practicante Universidad Javeriana. 7.4Recursos financieros: Asignación para desplazamientos una vez a la semana. ($5.000) Asignación monetaria para refrigerios una vez a la semana. ($3.000) 8. METODOLOGIA Levantamiento de Información In Situ del proceso, mediante: Entrevista Formal con los actores intervinientes, diseño de matrices de información para consolidación y análisis de la información considerando lo expuesto en el marco conceptual y los siguientes referentes: 11 8.1 Tipo de investigación (BERNAL, 2010) El tipo de investigación que mejor se adapta a la propuesta desarrollada en este documento corresponde a la investigación descriptiva. El propósito de este tipo de investigación es describir situaciones y eventos reales. Es decir cómo es y cómo se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis (Dankhe, 1986). Miden y evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar. Desde el punto de vista científico, describir es medir. En este estudio descriptivo se seleccionan una serie de variables y se mide cada una de ellas independientemente, para así describir lo que se investiga. 8.2 Variables de la Investigación Las variables correspondientes a este estudio son de carácter cualitativo y las podemos identificar claramente en el proceso determinado para el trabajo en comunidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes. Estan son las variables que se tendrán en cuenta a la hora de elaborar el mapa de riesgos. 8.2.1 Variable Independiente Esta corresponde a la toma de decisiones que llevarán a la organización a minimizar los riesgos a través de acciones correctivas y preventivas. 8.2.2 Variables dependientes Identificación y reconocimiento de recursos y escenarios de participación existentes en la comunidad. Para esta actividad se deben realizar recorridos por la localidad, identificando el equipamiento social, los intereses y oferta programática de las instituciones y actores claves que hacen presencia en la localidad Realizar contactos institucionales y divulgación de programas de la ACJ. Se establecen reuniones de coordinación con las instituciones o actores claves a partir de las cuales se presenta la ACJ y su oferta programática con el ánimo de articular procesos. Realizar convenios y alianzas interinstitucionales. 12 Dependiendo la dinámica institucional se formalizan convenios y/o acuerdos con diferentes entidades que promuevan los servicios complementarios en los procesos de atención. Participación activa en espacios de coordinación interinstitucional. Partiendo de la dinámica local se determinan los espacios de coordinación en comités, mesas de trabajo, sub comités y demás presentes en los espacios locales. Ejecución de acciones de impacto comunitario producto de la coordinación. Paralelamente se realizara a lo largo del proceso comunitario diferentes actividades de impacto en alianza con múltiples entidades participantes del proceso comunitario. 8.3 Fuente de datos La población objeto de estudio será el equipo de trabajo del Hogar Shekinah que es una de las sedes que pertenece a la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá, específicamente las siguientes personas: Luis Carlos Casas Miryam Orozco Consuelo Briceño Lorena Cifuentes Carol Malangón Director programa Coordinadora de Calidad Educadora Trabajadora social Psicóloga 8.4 Obtención de la información La forma pertinente de obtener la información necesaria para la elaboración del mapa de riesgos del proceso de Trabajo en Comunidad, es a través de entrevista formal - estructurada, para la cual previamente se han preparado las preguntas que serán recogidas en la matriz de riesgo, y se desarrollarán con el equipo de trabajo del Hogar Shekinah y la coordinadora de Calidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá. La reunión se realiza para el levantamiento de la información que arrojará como resultado el Mapa de Riesgos del proceso de Trabajo en Comunidad. Tendrá lugar el sábado 23 de Marzo en la sede Shekinah que queda ubicada en Diagonal 41 A # 26B-13 Sur, Barrio el Claret entre las 8:00 am y las 3:00pm, jornada durante la cual se levantará todo el mapa de riesgos para el proceso anteriormente mencionado. 13 Cabe anotar que los funcionarios que participaron en esta reunión fueron citados telefónicamente de manera previa y conocen a profundidad el proceso con el cual se va elaborar el mapa de riesgos y la metodología a emplear. Las características de la reunión corresponden a las de un taller educativo, puesto que como su nombre lo indica, es un lugar donde se trabaja y se elabora. Es una forma de enseñar y aprender mediante la realización del mapa de riesgos. Se trata entonces de un aprender haciendo, donde los conocimientos se adquieren a través de una práctica concreta, es una metodología participativa en la que se enseña y se aprende a través de una tarea conjunta. (Salvador, 2005) La utilización de este método tiene como cometido dar respuesta a preguntas planteadas, teniendo en cuenta la opinión de todos los miembros del grupo, para llegar a una toma de decisiones colectiva y final de la sesión obtener el mapa de riesgos para el proceso de comunidad. Una vez el equipo de trabajo que fue citado previamente esté reunido, se dará inicio a la reunión revisando cada una de las actividades del proceso de trabajo en comunidad, los cuales son: Identificar y reconocer recursos y escenarios de participación existentes en la comunidad. Realizar contactos institucionales y divulgación del programa. Realizar convenios y alianzas interinstitucionales. Participar activamente en espacios de coordinación interinstitucional. Ejecutar acciones de impacto comunitario. A continuación se realizará una descripción del desarrollo de cada una de las actividades determinadas en el procedimiento de Gestión del Riesgo que se encuentra en el sistema de gestión de Calidad de la Asociación Cristiana de Jóvenes, lo cual permitirá que cada uno de los asistentes tenga claro los conceptos manejados para resolver los cuestionamientos que darán como resultado el mapa de riesgos. 14 Grafico tomado del documento: El nuevo estándar ISO 31000 para la gestión del riesgo, publicada por Surlatina Consultores, 2009 9. DESARROLLO METODOLOGICO Para el desarrollo del diseño metodológico se hace necesario detallar la siguiente información que le dará claridad y pertinencia a los métodos utilizados. Inicialmente se debe aclarar que la metodología de Gestión del riesgo, tal como la describe la Norma ISO 31000: 2009 la cual ha sido ajustada y adaptada a la dinámica de trabajo de la organización conservando sus directrices fundamentales, esto con el fin de presentar una metodología acorde a las características de la organización y permitir su adaptabilidad y apropiación Para iniciar el procedimiento, se retoma el DOFA institucional y se revisa con el propósito de establecer el contexto para hacer el análisis de riesgos. Se retoman los aspectos identificados como debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas, con sus respectivos cruces y se determinar cuáles de estos harán parte del análisis de riesgos. (Orozco, 2013, p. 2) 9.1 Identificación de los riesgos (Orozco, 2013) El dueño del proceso junto con su equipo de trabajo identificará con claridad el objetivo y alcance del proceso a su cargo. 9.2 Análisis de los Riesgos La escala utilizada para la medición de los datos es la escala de Likert, que básicamente corresponde a un conjunto de ítems presentados en forma de 15 afirmaciones y juicios, antes los cuales se pide la reacción de los participantes eligiendo uno de los puntos o categorías de la escala. Al final de los enunciados se solicita una respuesta en función de las opciones presentadas y cada opción representa un valor numérico, dependiendo del ítem, que puede ser positivo o negativo y al final se obtiene una suma de puntuaciones de los ítems para ubicar un punto dentro de la escala y por ende el resultado. (Hernández, Fernández, Baptista, 2007, pág. 341) Para analizar el riesgo la organización se ha definido un estimado calificativo tanto para la probabilidad, como para el Impacto. Probabilidad: se presentan dos categorías de opciones para aplicar según se ajuste: Situaciones cotidianas y repetitivas que pueden ser medidas con frecuencias dentro de tiempos concretos: Remisiones que no cumplen con el perfil al mes: Baja (1): puede suceder pocas veces en el servicio (de 1 a 3 veces al mes) Media (3): Puede suceder algunas veces en el servicio (de 4 a 6 veces al mes) Alta (5): Puede suceder frecuentemente en el servicio (más de 7 veces al mes) Superior (7): Puede suceder muy frecuentemente en el servicio (más de 10 veces al mes) Hechos o situaciones que no son cotidianas pero que de acuerdo a la dinámica del contexto y al conocimiento que se tiene de la situación, se puede determinar su ocurrencias. (Orozco, 2013) Que la entidad contratante disminuya los recursos: Baja (1): es muy poco probable que ocurra. Media (3): Es probable que ocurra Alta (5): Es muy probable que ocurra Superior (7): seguramente ocurrirá. Impacto: Se determinan el impacto de la situación identificada sobre el cumplimiento del objetivo, para ello se definen los siguientes tipos de daños/consecuencias. Puede haber un llamado de atención por parte de las entidades contratantes / clientes/ beneficiarios/comunidad, partes interesadas. Puede haber un requerimiento por parte de las entidades contratantes / clientes/beneficiarios/comunidad, partes interesadas que expone a la organización a un daño económico, legal o contractual. Consecuencias legales: violación de alguna norma, reglamento, ley. Consecuencias contractuales: Incumplimiento del contrato. Consecuencias económicas: pago de multas, sanciones, pérdidas de dinero etc, 16 Daño a la imagen corporativa Daño a los procesos Daño humano: daño físico irreparable, pérdida de vidas, Bajo (1): No se presenta ninguno de los daños o consecuencias mencionadas pero si puede haber un llamado de atención por parte de las entidades contratantes /clientes/ beneficiarios/comunidad, partes interesadas. Medio (3): Puede haber un requerimiento por parte de las entidades contratantes / clientes/ beneficiarios/comunidad, partes interesadas que expone a la organización a un daño económico, legal o contractual. Alto (5): Se presenta una o unas de las consecuencias o daños mencionados anteriormente excepto “Daño humano” Superior (7): Hay daño humano. Teniendo en cuenta los valores estimados a cada nivel de Probabilidad e Impacto, se asigna el valor respectivo en el formato “Matriz de riesgo” (PG02 F 034)”. En la casilla de Probabilidad se asigna una X bajo la calificación asignado al riesgo; en la casilla de impacto, se asigna una X bajo la calificación asignado al riesgo. 9.3 Evaluación del Riesgo Teniendo en cuenta los rangos de calificación de la Probabilidad e Impacto del riesgo, se estructura el siguiente cuadro: Grafico tomado del documento: Procedimiento Gestión del riesgo, Sistema de Gestión de Calidad de la ACJ, 2013 9.4 Valoración de los Riesgos Posterior a la Evaluación del riesgo, el dueño de proceso junto con el equipo de trabajo debe analizar qué controles existen actualmente en el servicio que den respuesta al riesgo 9.5 Tratamiento de los Riesgos Las opciones de tratamiento son: 17 Evitar el riesgo: Tomar las acciones necesarias para prevenir la materialización del riesgo. Reducir el impacto: si el riesgo no se puede evitar, definir planes de contingencia para reducir el impacto del riesgo. 9.6 Método de procesamiento de datos La información obtenida después de aplicar los pasos anteriormente descritos será consignada en la matriz de riesgo, donde se asignaran las calificaciones y demás información arrojada como resultado del trabajo en conjunto con el equipo dueño del proceso. 18 MATRIZ DE RIESGO Fuente: Documento institucional: Procedimiento Gestión del riesgo, Sistema de Gestión de Calidad de la ACJ, 2012 19 10. RESULTADOS Una vez realizado el proceso de levantamiento del mapa de riesgos, se debe resaltar la importancia de este tipo de procesos dentro de cualquier clase de organización. El trabajo que se llevó a cabo identificando las diferentes situaciones que estan implícitas en las actividades diarias y que pueden tener cierto grado de riesgo, le da una mayor relevancia a los procesos y al cumplimiento a cabalidad de los mismos para minimizar las probabilidades de ocurrencia de estos. La implementación de la gestión del riesgo dentro de cualquier organización debe tener presente que una de las etapas más importantes es la de generar conciencia dentro de los colaboradores para que el ambiente y la cultura del riesgo sea gestionada por ellos mismos controlando y evaluando sus propios procesos. En la Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá Cundinamarca, el control interno y las auditorías internas son procesos que funcionan de manera fluida dentro de la organización puesto que el personal tiene la disposición para entender y aplicar las actividades que buscan minimizar los riesgos de los procesos y actividades desarrolladas para el proceso de trabajo en comunidad. Como resultado de ese compromiso por parte del personal del hogar Shekinah tenemos el levantamiento de la matriz de riesgo para el proceso de trabajo en comunidad, una vez se identificaron las situaciones que generan riesgo para el cumplimiento de los objetivos del proceso de trabajo en comunidad, los colaboradores fueron más conscientes de la importancia de cumplir con sus labores y tomar medidas preventivas sobre aspectos que no habían concebido como posibles riesgos. Así mismo esta herramienta sirvió para dimensionar, analizar y medir el impacto de las consecuencias que pueden llegar a tener los riesgos identificados dentro del proceso de trabajo en comunidad El resultado más importante del trabajo realizado dentro de Hogar Shkinah fue el de haber definido la forma en que se van a tratar las situaciones que estan generando los riesgos, es decir que este mapa les entrego no solo el origen de los riesgos sino la respuesta de cómo manejarlos para minimizarlos o neutralizarlos por completo. Estas respuestas siempre estuvieron dentro del mismo personal pero no habían tenido el espacio para socializarlas y plasmarlas de manera clara para que les fuera realmente útil. 20 MATRIZ DE RIESGO Autor: María Angélica Santana Lemus 2013 Documento institucional: Procedimiento Gestión del riesgo, Sistema de Gestión de Calidad de la ACJ, 2012 21 11. CONCLUSIONES El levantamiento del mapa de riesgos para el proceso de trabajo en comunidad es un aporte que sirve como apoyo fundamental a la política de la administración del riesgo de la ACJ. El trabajo en equipo y multidisciplinar que se realizó para obtener como resultado el mapa de riesgos del proceso de trabajo en comunidad, aportó nuevos conocimientos a los asistentes, tanto de conceptos relacionados a la gestión del riesgo, como de los mismos procesos que llevan a cabo diariamente y que solo en un momento de reflexión y análisis se profundizan a conciencia, identificando también nuevas oportunidades de mejora. La coordinación de calidad de la ACJ desarrolla un excelente trabajo capacitando al personal y sensibilizándolo sobre la importancia de la gestión del riesgo, que arroja los mejores resultados en el momento en que se lleva a cabo actividades como la desarrollada para el levantamiento de este mapa de riesgos, puesto que se evidencia el compromiso y la mejor disposición para identificar todos los factores que se necesitan para elaborar el mapa. 12. RECOMENDACIONES Si se le da una mayor difusión y profundidad a la administración del riesgo dentro de la ACJ puede llegar a ser una ventaja estratégica y competitiva, puesto que a través de ella se pueden identificar procesos específicos que evidencien oportunidades de mejora en el desempeño y minimicen los riesgos que se puedan presentar. Por tanto puede influir en la estrategia de la institución puesto que identifica ajustes potenciales que no habían sido reconocidos con anterioridad. Enfocada apropiadamente la administración del riesgo puede llegar a convertirse en una herramienta clave para la organización que ayude a re direccionar su enfoque en lugar de reaccionar ante las crisis, actuando de manera preventiva ante los riesgos y siendo un factor determinante a la hora de la toma de decisiones que le generen valor a la organización. Es de vital importancia el compromiso de la alta dirección para difundir en la organización los beneficios de la administración del riesgo, puesto que estos puede ayudar a la organización a identificar esos posibles ajustes estratégicos y estructurales que se requieren para lograr una mayor efectividad organizacional. 22 13. BIBLIOGRAFIA Alberto Medina Aguilar, Marie Anne Salnave Sanín, William Pulido Trujillo (2009). Guía de Administración del Riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública. Recuperado el 18 de febrero de 2013 de la página web www.dafp.gov.co Colombia, Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá y Cundinamarca (2013). Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimiento de Gestión del Riesgo Bogotá: Coordinación de calidad. Colombia, Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá y Cundinamarca (2013). Manual del Sistema de Gestión de Calidad Bogotá: Coordinación de calidad. John J. Hampton (2009) Fundamentos de Administración de Riesgo Empresarial: Cómo las mejores compañías evalúan riesgos, manejan la exposición y aprovechan oportunidades. AMACOM. Lorenzo A Preve (2011) Gestión de Riesgo: Un Enfoque Estratégico (2da. ed.). TEMAS Editores Likert R (1932) A technique for measurement attitudes. Norma ISO 9001 (2008). Recuperado el 18 de febrero de 2013 de la página web www.icontec.org.co Norma ISO 31000 (2008). Recuperado el 5 de Abril de 2013 de la página web www.icontec.org.co Objetivos y política de calidad (2008). Recuperado el 18 de febrero de 2013 de la página web www.ymcabogota.org Bernal C. A. (2010). Metodología de la investigación (3ra. Ed.). Bogotá, D.C.: Pearson. Davis D. (2000). Investigación en administración para la toma de decisiones (5ta. Ed.). Mexico, D.F.: Thomson Editores. 23 Anexo 1 DOFA Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá FORTALEZAS DEBILIDADES POSICIONAMIENTO A nivel internacional dentro del movimiento, la ACJ de Bogotá proyecta una imagen positiva, y es referente como ACJ de tamaño medio. Reconocimiento por parte de otras organizaciones gubernamentales, no gubernamentales y de las comunidades sobre la calidad del trabajo desarrollado por la ACJ de Bogotá. Posicionamiento en Boyacá, frente a la política pública con respecto al tema de prevención y erradicación del trabajo infantil. Desarrollo de estrategias de comunicación y eventos que han fortalecido el posicionamiento. Varias entidades de voluntariado y atención a NNA. en situación de vulnerabilidad social, reconocen el liderazgo y calidad del trabajo de la ACJ. POSICIONAMIENTO Falta mayor divulgación del quehacer de la organización para lograr su reconocimiento en la sociedad. En algunos casos no hay lectura de la comunicación virtual emitida por la ACJ. En algunos programas y sedes de la ACJ de Bogotá ,no se aplican los parámetros establecidos para la imagen corporativa, específicamente en cuanto al uso del logo corporativo. No estamos potenciando el impacto de los eventos institucionales en beneficio de una estrategia de posicionamiento. Un porcentaje nuestros stake holders no conocen la globalidad de la organización. Algunas personas y áreas utilizan material de baja calidad o muy viejo para presentaciones . Faltan estrategias de divulgación sobre los impactos sociales de la ACJ El personal que asiste a espacios interinstitucionales, no cuenta con herramientas, para incidir en política pública. ADMINISTRACION Y GOBERNANZA Transparencia, adecuada rendición de cuentas y buen manejo de recursos. Se percibe un clima de Respeto, confianza y fraternidad, entre los miembros de la ACJ ( Junta, Socios, Voluntarios y Satff). Conocimiento, experiencia y compromiso de los miembros de la Junta Directiva, entienden y respetan los roles que les corresponden a voluntarios y empleados. Excepcional capacidad de trabajo en equipo y decisiones concertadas. Apertura al cambio y nuevas ideas. La Implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el logro de la Certificación y recertificación La Disposición a asumir nuevos retos. Proceso de planeación sistemático e incluyente. El seguimiento y evaluación del plan. Aplicación de correctivos oportunos. Aprovechamiento de experiencias. Visión Futurista. Se cumple a cabalidad con los requisitos y parámetros establecidos legalmente en materia tributaria, laboral y administrativa. Las posibilidades de ascenso al interior de la organización por méritos y responsabilidad. Relación horizontal. No se evidencian estructuras de poder marcadas. ADMINISTRACION Y GOBERNANZA Poco personal capacitado y dispuesto para incluir mas programas y procesos en el Sistema de Gestión de calidad. Algunos empleados no logran un conocimiento y apropiación global de la organización mas allá del área en la cual trabajan. En algunas ocasiones precipitud de acciones y asumir nuevos retos sin contemplar factores que amenazan la ACJ. No hay claro traspaso del know how de los cargos Falta rigurosidad en la implementación de las políticas y procedimientos de manejo de información y documentación. Falta mayor acercamiento de la Junta Directiva a los diferentes programas y servicios de la organización. El estilo participativo y de trabajo en equipo no se replica en todos los programas. Nuestros sistemas de seguridad y vigilancia, son frágiles y vulnerables. La mayoría del personal no sabe que hace la Junta Directiva y los socios Básicos. Desgaste exagerado de tiempo para cumplir con requisitos formales de convenios con el Estado. TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO 24 La mística y el compromiso del talento humano de la organización. Procesos de capacitación para la mejora continua VOLUNTARIOS El éxito y resultados del programa escaladores para la formación de líderes voluntarios. Los voluntarios vivencian la Misión Cristocentrica de la ACJ. La visibilizaciòn y posicionamiento a nivel distrital como organización líder en el trabajo con voluntarios. Alianzas estratégicas con entidades claves en el tema del voluntariado. El impacto logrado a nivel de formación de liderazgo juvenil, para el movimiento. Se cuenta con voluntarios de diferentes países. Posibilidad de vinculación laboral de voluntarios a la organización. Posibilidades de intercambio a nivel Nacional e Internacional. La ACJ, brinda respaldo, formación y certifica el trabajo de profesionales jóvenes. La ACJ tiene programas innovadores para el voluntariado joven que responden a sus necesidades. El área de voluntariado cuenta con horarios flexibles para atención. PROGRAMAS Capacidad para sistematizar. Metodología propia y experiencia en el trabajo de formación integral y familia. Contribuir a la inclusión, cohesión social y disminución de las situaciones de vulnerabilidad. Variedad, calidad y relevancia de los programas desarrollados por la ACJ de Bogotá, que responden a las necesidades más sentidas de NNA. y comunidades en situación de vulnerabilidad social, lo cual es reconocido a nivel local , nacional e internacional. Disponer de indicadores actitudinales, para medir impacto en los procesos de formación integral. El desarrollo de nuevos proyectos en Cundinamarca y Boyacá y el posicionamiento de la organización ante la comunidad y las distintas entidades gubernamentales en los Municipios en que la ACJ ha tenido 25 Falta interés y motivación del equipo directivo sobre algunos asuntos de gestión de talento humano como capacitación y salud ocupacional. El no poder ofrecer salarios más competitivos en algunos cargos Débiles y pocos programas de bienestar para los empleados Personas con capacidad y experiencia que se han ido de la ACJ. lo cual genera traumatismos en algunos procesos. Debilidad en los procesos de inducción y selección de personal. VOLUNTARIOS Falta un mayor número de voluntarios jóvenes con alto potencial para la gobernanza a nivel local, nacional y regional. Poco interés del Staff de los programas en el trabajo con voluntarios y socios básicos. Bajo nivel de participación de Voluntarios en actividades generales. Bajo compromiso de algunos socios. El no cerrar ciclos con socios o desconocimiento del motivo de deserción de socios y voluntarios. No todos los empleados saben trabajar, motivar y mantener voluntarios. Pocos voluntarios cumplen el perfil para intercambios. Las actividades que se realizan en los programas para muchos voluntarios no llenan las expectativas El concepto de Gobernanza no es conocido por todos los miembros de la organización. Escasos espacios para fraternizar entre voluntarios, empleados y socios. PROGRAMAS No todos los programas cuentan con equipos y buena tecnología. Falta de recursos para la ejecución correcta y a tiempo de algunos programas. En el área de prevención y erradicación del trabajo infantil no se ha definido un programa específico para jóvenes y no se dispone de metodología para promover el tema de productividad y orientación vocacional. Falta medición de impacto de la acción voluntaria en el proyecto de vida del voluntario. No se tienen datos exactos sobre que motiva las personas a realizar trabajo voluntario en la ACJ ASUNTOS PARTICULARES DE LOS PROGRAMAS presencia. El desarrollo espiritual sin caer en el proselitismo religioso, ha impactado los procesos de formación implementados en los centros de atención preventiva. Sostenibilidad de la Misión materializada en los programas sociales, nos da un Know how, que nos diferencia de otras organizaciones. Conocimiento, trayectoria y posicionamiento en el tema de prevención y erradicación del trabajo infantil. La implementación de procesos de seguimiento y monitoreo en cada uno de los programas desarrollados por la ACJ. La ubicación de programas en lugares estratégicos y de alta vulnerabilidad Reconocimiento y credibilidad por parte del equipo supervisor del ICBF; sobre la calidad de los procesos desarrollados en el Refugio. Se cuenta con una importante experiencia y reconocimiento en primera infancia, pues en la actualidad la ACJ, atiende mas de 600 Ny N. Contar con la Red Educativa a nivel de Latinoamérica y el intercambio de experiencias La ACJ, es el único operador que implementa medida concomitante, en los programas de jóvenes en conflicto con la ley. SOSTENIBILIDAD Contar con un proceso de campaña financiera, instaurado en la cultura organizacional y con resultados concretos Se han logrado algunas alianzas con empresas privadas, para desarrollar proyectos de interés común como Telefónica, Chevrolet, Argos y el grupo Bolívar. Diversidad de servicios y programas que contribuyen a la sostenibilidad de la ACJ Solidez y respaldo financiero. Credibilidad lograda con los entes gubernamentales con quienes se ha contratado. La formación de un equipo con experiencia y competencias para la gestión de proyectos de cooperación Nacional e Internacional. El fortalecimiento de las relaciones con las ACJS Múnich y Edmonton y el mantenimiento de buenas relaciones con la YMCA de España y Ycare Internacional. La magnitud de la experiencia y profesionalismo desarrollado en el área de alimentos y logística de eventos. Contar con una planta de ensamblaje de refrigerios y Panadería que cumple con todas la condiciones higiénico sanitarias y esta dotada con tecnología de punta. 26 Cambio de modalidad en el Refugio, por parte del ICBF lo que afectò la implementación del modelo ideal construido, a travès de proceso interinstitucional. El edificio del Colegio se encuentra subutilizado en horas diferentes a la jornada escolar Faltan estrategias y metodologías llamativas para los jóvenes No se está aplicando de manera rigurosa el modelo huellas para la transformación familiar, por falta de tiempo del personal profesional Población vulnerable no participan de capacitación técnica, por tiempo, pues deben dedicarse a sus actividades económicas de sobrevivencia. No se cuenta con evaluaciones de impacto sobre la eficacia de las medidas sociofamiliares Vs las medidas de medio cerrado, en los programas de Jóvenes en conflicto con la ley En los Jardines, no se logra el involucramiento significativo, de los padres en el proceso pedagógico, de sus hijos. SOSTENIBILIDAD Alta dependencia de contratos con el estado en especial con el ICBF. El cierre de algunos proyectos o la sustitución de la ACJ, por otro operador. Falta mayor involucramiento de Socios y voluntarios en la campaña financiera. Dificultad para sostener los proyectos que se desarrollan en Ciudad Bolivar y en Bosa. Falta de vínculos y conexiones con personas de alto nivel de la empresa privada. Faltan convenios con administraciones Locales, Municipales y Departamentales. COMUNICACION La información y procesos de análisis de temas que se abordan en el espacio directivo no bajan a los equipos de trabajo. Algunas personas no hacen uso de los medios virtuales de comunicación y por lo tanto no les llega la información. Las comunicaciones que se emiten incluyen en su gran mayoría solo información sobre eventos y no otro tipo de mensajes, que les podría La ACJ, cuenta con diversidad de fuentes de financiación La ACJ, cuenta con sus propios recursos a través de venta de servicios. Contar con una importante infraestructura física para el desarrollo de programas y la prestación de servicios. El punto de equilibrio financiero logrado en el Colegio. interesar a los miembros de la ACJ. AMENAZAS OPORTUNIDADES POSICIONAMIENTO El imaginario que tienen algunas personas frente a la categoría “Cristiana” en el nombre de la ACJ. POSICIONAMIENTO Carácter Nacional y Mundial de la ACJ. La participación como representantes de la Sociedad Civil en el Comité de infancia y adolescencia, CODIA, nos permite conocer la forma como el gobierno Distrital orienta sus políticas y el manejo de los recursos disponibles para su implementación, además de visibilizar la organización. PREVENCION AMENAZA Estigmatización de algunas zonas y difícil movilización por la ciudad. ADMINISTRACION poca posibilidad de pactar acuerdos y tener simplemente que adherir a condiciones contractuales desventajosas, en contratos con el estado. El gobierno cada vez traslada mas tareas y responsabilidades a las instituciones en materia de seguridad social, tributaria y contable Disminución de los montos disponibles para el pago de salarios adecuados en los programas ICBF, por lo ajustado del presupuesto TALENTO HUMANO Para el caso de prevención y erradicación del trabajo infantil, falta de personal calificado en la oferta de algunas poblaciones con las que se trabaja. SOSTENIBILIDAD ADMINISTRACION El sistema de Gestión de Calidad, tiene muchas herramientas de seguimiento y control que pueden ser aprovechadas en otros procesos y áreas que aun no esta incluidas en el sistema Se le está dando gran relevancia a los procesos de gestión de calidad. TALENTO HUMANO La posibilidad de generar oportunidades para jóvenes y profesionales, mediante intercambios y pasantías con otras ACJS en el mundo. SOSTENIBILIDAD 27 Otras organizaciones que desarrollan programas similares con gran capacidad de lobby y penetración en los medios masivos de comunicación. Poca credibilidad de las personas en las organizaciones, lo cual dificulta la voluntad de donar. Cambios radicales en política pública sobre los temas en que se involucra la ACJ, sobre todo en materia de contratación con el sector público. Colombia, está dejando de ser priorizado como país preferente para Cooperación al desarrollo, por su condición de país emergente. La competencia con las cajas de compensación familiar quienes aportan recursos para el desarrollo de proyectos y programas para NNA y Madres. Corrupción en algunos procesos de contratación públicos y privados. El cambio de funcionarios públicos que retrasa o impide la activación o continuidad de los convenios a nivel local. El programa PRONIÑO depende totalmente de financiación de la Fundación Telefónica. PROGRAMAS La aplicación de la ley de infancia y adolescencia, no considera los tiempos mínimos para lograr cambios de fondo en las familias. Poca credibilidad en los procesos de cambio de los NNA, beneficiarios del Refugio por parte de los funcionarios encargados de su caso Los NNA, no reconocen la .ESC, como una problemática. Nuevas estrategias de invisibIilizaciòn de la problemática que utilizan proxenetas y clientes. Normalización y aceptación de consumo de SPA y ESC por parte de NNA y sus familias. En algunos Colegios de sectores vulnerables se están contactando Niños, Niñas y Adolescentes para vincularlos a la explotación sexual. La gran cantidad de ofertas lúdicas con las cuales hay que competir para contar con voluntarios. Muchos jóvenes creen que la ACJ, es una iglesia. El estado no identifica la contribución de la labor voluntaria al BIP y el desarrollo del país Problemas de inseguridad en las zonas en las que se trabaja que afectan a staff y voluntarios . Influencia negativa de los medios de comunicación hacia los jóvenes 28 El interès de las entidades de orden Nacional, Regional y Local de incluir en las políticas públicas respuestas a las graves problemáticas que vive la infancia y adolescencia en situación de vulnerabilidad social. El auge de los programas de Responsabilidad Social y voluntariado Corporativo. La necesidad de las entidades gubernamentales y privadas de contar con operadores serios y responsables para sus programas. La relevancia de problemáticas como: el trabajo infantil, la delincuencia juvenil y la atención a víctimas. La participación activa en la Confederación colombina de ONGS, que permite el acceso a información sobre Cooperación Internacional y asuntos que atañen al crecimiento y desarrollo de las ONGS. Las convocatorias públicas y privadas solicitan experiencia y metodologías efectivas, aspectos con los cuales la ACJ cuenta. Los programas de la ACJ, están alineados con los objetivos de desarrollo del Milenio y los criterios y objetivos de las organizaciones que desarrollan Cooperación Internacional. No hay muchas ONGS, que dispongan de recursos propios , mediante inversiones o venta de servicios. PROGRAMAS La ESCI, es una problemática, vigente y de interés prioritario. Alta presencia de microempresarios para impulsar programas de Responsabilidad Social . Acuerdo entre alcaldes de Soacha y ciudad Bolívar para considerar zona limítrofe que precisamente es el lugar donde se encuentra ubicado el centro YO AMO LA VIDA., dentro del área metropolitana. La localidad de ciudad Bolívar, tiene el presupuesto de inversión social más alto de la ciudad. En San Cristóbal, se advierte una importante oportunidad para la realización de programas con el área de Educación Ambiental. La problemática de la delincuencia juvenil ha desbordado la capacidad institucional del estado , se requieren respuestas efectivas con énfasis en justicia restaurativa. Las políticas públicas a nivel local y Nacional están dando gran importancia al tema de primera infancia. En los programas de Prevención, hay recurso en diversas entidades públicas y privadas para financiar proyectos de emprendimiento y desarrollo económico local. A nivel preventivo, en la zona de Mártires, se requiere contar con oferta institucional que cubra las necesidades de la población en las horas mas vulnerables para los niños, niñas y adolescentes Se necesitan programas y eficaces para prevenir y atender el consumo de psicoactivos Los colegios requieren apoyo para mejorar sus procesos de convivencia, resolución de conflictos y proyecto de vida. Se cuenta con algunos voluntarios con competencias para realizar ejercicios de auditoría, lo cual contribuirá a facilitar el involucramiento en el Sistema de Gestión de calidad, de un mayor número de procesos. Documento tomado del plan estratégico de la ACJ 2013-2017 29 Anexo 2 Organigrama Asociación Cristiana de Jóvenes de Bogotá 30
