manual de organización y procedimientos de archivos en trámite

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS EN
TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN
E
HISTÓRICO DE LA DELEGACIÓN
CUAUHTÉMOC.
1
I.
Introducción
La Delegación Cuauhtémoc requiere que la información documental que genera y recibe se organice de forma:
ordenada, actualizada, oportuna, completa y veraz; para lo cual se implementa una política normativa y sistemática de
los archivos (soporte documental) con la finalidad de coadyuvar al fortalecimiento de la transparencia, rendición de
cuentas, garantizando el derecho de acceso a la información que, como ente obligado, debe brindar a la ciudadanía.
De conformidad con las atribuciones contempladas en la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) y el Reglamento
del Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc conferidas al Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos (COTECIADCUAU), se crea el presente "Manual de Organización y Procedimientos de
los Archivos en Trámite, Concentración e Histórico de la Delegación Cuauhtémoc” con el objetivo de garantizar la
integración, control y seguimiento de la información tanto generada como recibida.
II.
Marco Jurídico
Artículo 6 párrafo segundo apartado A de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y los Artículos 5,
10,12, 13, 14, 15, 17, 18, 21, 22 y 23 de la LADF.
I.
Contenido
El presente Manual orienta sobre la organización, clasificación, conservación y manejo del acervo documental, que
genera y recibe la Delegación Cuauhtémoc, mismo que se organiza de acuerdo a los componentes operativos del
Sistema Institucional de Archivos (SIA) quienes deberán describirse en sus respectivos manuales de organización y
procedimientos que sean integrados por la Unidad Coordinadora de Archivos y aprobados por el COTECIADCUAU,
como estructura normativa.
El COTECIADCUAU como Órgano Técnico Consultivo en materia de archivos, emitirá los acuerdos generales que
propicien el desarrollo de medidas y acciones que favorezcan la permanente coordinación entre sus miembros, para la
homologación de las normas archivísticas, a fin de consolidar un manejo integral de los archivos de la Delegación
Cuauhtémoc.
II.
Objetivos
General
Establecer las normas para el adecuado manejo de la documentación generada y recibida en la Delegación
Cuauhtémoc, mediante la aplicación del presente Manual, como instrumento básico de control archivístico, organización
y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc (SIACUAU).
Específicos
I. Determinar las políticas para la correcta administración de los documentos que se consoliden como archivo;
II. Instrumentar la organización estructural del SIACUAU mediante sus componentes normativos y operativos;
III. Implementar el funcionamiento de los componentes operativos del SIACUAU;
IV. Verificar el correcto funcionamiento del SIACUAU;
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V.
Elaborar los procedimientos operativos conducentes para el archivo de trámite, concentración e histórico a través
del diseño y aplicación de los formatos e instructivos de operación.
III. Glosario de términos
El presente glosario de términos tiene como propósito homologar conceptos, con la finalidad de manejar la misma
terminología en materia de archivos.
Archivo. Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en
el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que
los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación.
Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planificar, dirigir, administrar y
controlar la generación, circulación, organización, uso y destino final del documento de archivo.
Análisis archivístico. Pasos a seguir para la organización de los fondos documentales de un archivo.
Análisis documental. Clasificación de los documentos que se generan o reciben en la Delegación para adecuarlos
conforme al cuadro general de clasificación archivística.
Archivo de trámite o de gestión administrativa. Conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los
documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente
público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser
remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.
Archivo de concentración. Conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido
valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su
conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta Unidad
de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los
entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben,
Archivo histórico. Conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de
Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del ente público o en su
caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal.
Baja documental o depuración. Es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya
prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos:
evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. La
temporalidad y los procesos de baja o depuración documental se determinarán en el catálogo de disposición
documental que cada ente público genere.
Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático elaborado por la unidad coordinadora de
archivos y aprobado por el COTECIADCUAU de cada ente público, en el que se establece en concordancia con el
cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su
destino.
Catálogo de sellos. Listado que concentra los sellos que utiliza el ente obligado, con el fin de garantizar la legitimidad y
autenticidad de los documentos que genera.
Catálogo de vigencias. Instrumento fundamental para el archivo de concentración que refiere las fechas
precauciónales, que están determinadas por el productor del documento en el momento de realizar la primera
transferencia, para la conservación de los documentos en la segunda edad del ciclo vital.
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Catálogo documental. Instrumento básico de la descripción archivística, de cada una de las unidades documentales
simples o compuestas (expedientes) de un componente operativo
Ciclo vital del documento. Etapas por las que atraviesa cada documento a lo largo de su existencia, siendo tres
(activa, semiactiva e inactiva) determinadas por los valores y usos que tiene en cada una, correspondiéndole un
tratamiento especializado y la conservación de los documentos en un archivo específico.
Clasificación archivística. Es el proceso de agrupación de las unidades documentales (expedientes), con base en la
estructura orgánico - funcional del ente obligado, referidas con una clave alfanumérica, que responderá a la estructura
del fondo y subordinaciones que los conforman.
Clasificación de valores de información. Proceso con el que se identifican los valores de información en documentos
clasificados como protegidos o restringidos, los cuales tienen un tiempo de reserva y confidencialidad.
Clave de gestión. Clave que se le asigna de acuerdo a la estructura orgánico funcional.
Conservación de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas que garantizan la preservación de los documentos
previniendo alteraciones físicas.
Conservación preventiva: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservación del patrimonio documental
mediante implantación de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio
ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos,
establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres;
Conservación correctiva de archivos. Aplicación de procedimientos científicos y técnicos, para la restauración parcial
o total de los soportes o encuadernaciones que resguardan información documental, que se han deteriorado por
diferentes factores como los: biológicos, humanos y físicos.
COTECIADCUAU. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc.
Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional
documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones
documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en
agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental.
Datos personales. Toda información relativa a la vida privada de las personas, en términos de la Ley de Protección de
Datos Personales para el Distrito Federal.
Descripción archivística: Elaboración de los instrumentos de descripción básicos y auxiliares, utilizados durante todo
el ciclo vital.
Destino final. Selección de expedientes que conforman una serie documental cuyo plazo precautorio ha prescrito, con
el fin de analizar sus valores para transferencia al archivo histórico o su baja definitiva.
Documento de archivo. El registro de un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, generado o recibido en el
ejercicio de las funciones de un ente obligado.
Documento electrónico. Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato
electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.
Entrada de documentos. Procedimiento que registra el principio de procedencia y orden original de los documentos,
para ser transferidos al trámite que corresponda.
Ente obligado. El Órgano Político – Administrativo genéricamente denominado Delegación Cuauhtémoc y sus áreas
que lo conforman.
Expediente. Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo
asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental.
Expediente Electrónico. Documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento y que tratan de un mismo
asunto.
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Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o
acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades
como productor.
Gestión Documental: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución,
mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con
efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho.
Guía general de fondos. Instrumento básico de descripción de la totalidad de los fondos documentales que conforman
al ente obligado.
Guía parcial de archivo. Herramienta que describe el fondo documental de un componente orgánico.
Identificación archivística. Principio de procedencia de la estructura orgánico funcional del ente público que genera el
documento, en referencia al cuadro general de clasificación archivística.
Identificación de valores. Proceso de selección de los elementos intrínsecos de información que contienen los
documentos para determinar sus valores primarios o secundarios.
Información confidencial. La información que contiene datos personales y se encuentran en posesión de los entes
obligados, susceptibles de ser tutelada por el derecho fundamental a la privacidad, intimidad, honor y dignidad y aquella
que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (LTAIPDF) prevea como tal.
Información de acceso restringido. Todo tipo de información en posesión de entes obligados, bajo las figuras de
reservada o confidencial en términos de la LTAIPDF.
Información pública. Es publico todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro
impreso, óptico, electrónico, magnético, físico que se encuentre en poder de los entes obligados o que, en ejercicio de
sus atribuciones, tengan la obligación de generar en los términos de la LTAIPDF, y que no haya sido previamente
clasificada como de acceso restringido.
Información reservada. La información pública que se encuentre temporalmente sujeta a alguna de las excepciones
previstas en la LTAIPDF.
Instrumentos archivísticos. Cuadro general de clasificación archivística; inventarios de archivo de trámite,
concentración e histórico; Guía general de fondos de los archivos históricos; lnventarios de transferencia primaria y
secundaría; inventarios de baja documental; controles de correspondencia de entrada, trámite y salida (control de
gestión); control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios; catálogo de disposición documental; mapas
de ordenación topográfica de los acervos de concentración e histórico; así como controles de conservación y
restauración de documentos.
Instrumentos archivísticos electrónicos. Elementos informáticos para la ubicación expedita de los catálogos y guías.
Inventario archivístico. Instrumento básico de descripción de series documentales que conforman un fondo
determinado.
Ley. Ley de Archivos del Distrito Federal.
Número de gestión o identificador. Número consecutivo renovable anualmente, referido en cada uno de los
documentos generados por cada área de la Delegación Cuauhtémoc en el ejercicio de sus funciones.
Ordenación Archivística. Acción que determina el principio de orden original con el que fueron generados los
documentos, referido desde una serie determinada por las funciones del ente obligado.
Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite son 3 años,
concentración son 8 años e histórico permanente después de 11 años;
Principio de orden original. Los documentos creados por la Delegación en el desempeño de sus funciones, deben
organizarse conservando el orden de creación dejando al principio el último documento generado.
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Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de los fondos documentales.
Los documentos de archivo procedentes de un área deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con otros,
respetando su organización y atribuciones.
Principio de procedencia. Protege la integridad de los documentos durante su ciclo vital, organizándolos de acuerdo
área que los ha creado, reunido, utilizado y conservado en el desempeño de sus funciones.
Principio de integridad: Es responsabilidad de cada área, mantener organizados los documentos para su fácil
localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información, así
como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos.
Registro documental. Número consecutivo para el control de ingreso del documento.
Salida de documentos. Folio consecutivo y sello, para cada uno de los documentos que salen como consecuencia del
trámite, impreso y renovable anualmente.
Sección. Identificador archivístico que se asigna conforme a la secuencia de subordinación jerárquica de acuerdo la
estructura vigente autorizada.
Serie. Complemento numérico que se asigna a la sección, para identificar la documentación que genera o recibe cada
una de las unidades de acuerdo a su estructura funcional.
SIACUAC. Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc.
Transferencia: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de
Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la
Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente;
Valoración documental. Procedimiento metodológico de análisis e identificación de los valores primarios y
secundarios, para la conservación o eliminación del documento, cuyo proceso debe ser colegiado y en base a la
legislación vigente.
Valores. Características específicas de información que contienen los documentos en relación a su origen funcional,
son determinadas en el trámite o gestión, garantizan los derechos y deberes de la administración pública con
ciudadanos.
Valores primarios. Elementos intrínsecos que contienen los documentos conservados en la etapa activa y semiactiva
del ciclo vital, que contemplan los actos jurídicos, administrativos y fiscales.
Valores secundarios. Elementos propios que sólo presentan los documentos que por su naturaleza funcional,
transcienden el acto original, que son resguardados en los archivos en su etapa inactiva del ciclo vital; materializándose
como: testimoniales, evidénciales e informativos y son resguardados permanentemente en el archivo histórico.
Vigencia documental. Fecha precaucional determinada por el ente obligado y ratificado o modificado por el
COTECIADCUAU con base a la legislación vigente.
IV. Políticas Generales para la administración de documentos
La Delegación Cuauhtémoc, a través del COTECIADCUAU y las Unidades de Generales de Archivo (UGA), desarrollará
y aplicará un Sistema Institucional de Archivos (SIACUAC) que haga eficiente su integración, organización, control y
mantenimiento; mismo que será aplicado por las unidades que conforman el componente operativo del SIACUAC,
dividiéndolo en archivos de trámite, concentración e histórico con base en las políticas siguientes:


La documentación generada y recibida en el ejercicio de las funciones que la normatividad aplicable le confiere a la
Delegación, será publica salvo aquellos documentos que por su naturaleza tengan el carácter de reservado o
confidencial;
El proceso de control de gestión de los documentos generados y recibidos por la Delegación será expedito y eficaz;
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

V.
Se privilegiará la diversidad de la documentación generada por la Delegación, para lo cual se atenderá a los
principios de procedencia y de orden original de la documentación;
Atenderá el desarrollo profesional y capacitación técnica del personal que tenga asignadas las funciones
archivísticas, para la correcta administración de documentos;
Funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos en la Delegación Cuauhtémoc
a) Coordinador de Archivos:
Son funciones del Coordinador de Archivos las siguientes:
 Proponer, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico;
 Establecer las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de
los documentos;
 Formular los instrumentos, procesos y métodos de control archivísticos de la Delegación;
 Elaborar y presentar los modelos técnicos o manuales para la organización y procedimientos de los archivos de
trámite, concentración y, en su caso, histórico del ente público en coordinación con los responsables de dichas
unidades;
 Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control archivístico dentro de la
Delegación, proponiendo el desarrollo, implementación y actualización del sistema de clasificación de los archivos,
el catálogo de disposición documental y los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los
archivos de la Delegación;
 Establecer en coordinación con el área responsable de la función dentro de la Delegación, un programa de
capacitación en la materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal que se
dedique al desempeño de las funciones archivísticas;
 Coadyuvar en la atención de las necesidades para la normalización de los recursos materiales que se destinen a
los archivos, propiciando la incorporación de mobiliario, equipo técnico, de conservación y seguridad, e
instalaciones apropiadas para los archivos, de conformidad con las funciones y servicios que estos brindan;
 Contribuir en el diseño y actualización de la normatividad que sea aplicable dentro de la Delegación para la
adquisición de tecnologías de la información, que permitan la automatización de archivos, digitalización de
documentos de archivo o gestión, administración y conservación de los documentos electrónicos.
b) Unidad de Archivo de Trámite
Unidad responsable de la administración de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa.
Funciones Genéricas de la Unidad de Archivo de Trámite:
 Organizar la distribución de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de
las atribuciones y funciones de cada área.
 Coadyuvar con el Coordinador de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc en el desarrollo, instrumentación y
actualización de la normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente, la que se
instrumente para los archivos de trámite.
 Integrar los expedientes asociados a la gestión institucional del área administrativa de adscripción, recibiéndolos
para su clasificación, ordenación, descripción y resguardo, con la finalidad de facilitar el acceso, valoración y
transferencia de la documentación al archivo de concentración de la Delegación Cuauhtémoc.
 Apoyar a las áreas generadoras en la integración de sus expedientes.
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c) Unidad de Archivo de Concentración
El archivo de concentración corresponde a la segunda etapa de los documentos; a él se deben transferir los
documentos de los archivos de trámite cuando su consulta por las áreas productoras es esporádica, y ahí
permanecerán hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.
A efecto de garantizar un adecuado tratamiento de la documentación de la Delegación para la transferencia y
conservación de documentos semiactivos, se observarán las siguientes políticas:
 La instancia responsable de la captación y conservación de la documentación semiactiva de la Delegación, será la
Unidad de Archivo de Concentración (UAC), quien recibirá directa y exclusivamente de la unidad de documentación
en trámite los documentos cuya utilidad inmediata ha concluido.
 Las unidades de documentación en trámite (áreas administrativas) serán responsables de detectar y promover la
transferencia inmediata de la documentación.
 Toda transferencia de documentación semiactiva a la UAC es responsabilidad del área que la envía, por lo que
deberá ser preparada y organizada por la misma; elaborando una relación completa y precisa de la documentación
que la integra, misma que será revisada y en su caso, validada por la propia instancia receptora.
 La unidad de origen llevará un registro completo y preciso de las transferencias que efectúen, por su parte, la UAC,
establecerá el registro central de los movimientos en el sistema de control de gestión.
 La UAC integrará a su acervo la documentación que reciba ordenándola y registrándola topográficamente, de modo
tal que se facilite la localización de los expedientes resguardados; el sistema de ordenación deberá permitir la
pronta localización y consulta de los archivos que resguardan.
 La UAC propondrá el retiro sistemático de volúmenes de expedientes que prescribieron, de acuerdo al plazo que se
establezca para su conservación precaucional dentro del catálogo de disposición documental.
 La UAC mantendrá a disposición de las áreas administrativas los documentos que se encuentren bajo su custodia
para su consulta en caso de gestiones institucionales.
d) Políticas de vigencia
 La decisión sobre los materiales que serán conservados o eliminados reviste gran transcendencia, ya que no todos
los documentos producidos actualmente por las áreas administrativas de la Delegación poseen valores de igual
dimensión o duración; al disponer de recursos limitados, es indispensable que se inviertan en el manejo óptimo de
lo que realmente resulte útil, tanto desde un punto de vista administrativo, legal o fiscal, como desde una
perspectiva histórica.
 La depuración, entendida como el proceso de selección final de los documentos que serán conservados
permanentemente, se efectuará considerando tres objetivos primordiales: garantizar la correcta evaluación y
disposición de los documentos, detectar los valores de cada uno de los tipos documentales, la vigencia o
prescripción en el contexto de su ciclo, así como la eliminación oportuna de los materiales cuyos valores primarios
hayan prescrito y que carezcan de la importancia que justifique su posterior conservación.
Lo anterior, a efecto de tener un adecuado manejo en la depuración de documentos de la Delegación Cuauhtémoc y en
su caso, la transferencia secundaria de documentos inactivos, se observarán puntualmente los siguientes principios
básicos dentro del SIACUAU.
 La Única instancia responsable de proponer la depuración de la documentación inactiva de la Delegación
Cuauhtémoc será la UAC quien efectuará la selección final de los documentos que le hayan sido transferidos, una
vez que el plazo de conservación precaucional haya concluido.
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 La UAC registrará en un calendario de caducidades todos los expedientes que le sean transferidos por las
unidades de documentación en trámite de la Delegación Cuauhtémoc, a efecto de detectar y retirar oportunamente
la documentación caduca que conserva.
 Para los plazos de conservación y depuración de la documentación, la UAC aplicará lo establecido en el catálogo
de disposición documental de la Delegación.
 Antes de proceder a la depuración de la documentación inactiva que conserva, la UAC recabará la aprobación de
la unidad administrativa de origen para garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de tales
documentos.
 Una vez que el grupo de valoración de su aprobación, la UAC deberá proceder a la cancelación y baja definitiva de
las cédulas de referencia de los documentos depurados, conservando las cédulas de inventario como registro local
permanente.
 En caso de requerirse prórroga del plazo de conservación, está se someterá a la consideración de la unidad de
origen y del grupo de valoración.
 La depuración de documentos inactivos deberá ser realizada por la UAC con el máximo cuidado y seriedad, de
acuerdo con las normas y técnicas de valoración vigentes separando los expedientes que serán dados de baja, de
los que serán transferidos a la Unidad de Archivo Histórico (UAH) de la Delegación.
 Siempre que exista alguna duda acerca del tratamiento a que deba sujetarse determinada documentación, se
consultará con las instancias pertinentes para tomar la decisión más adecuada respecto del destino final de tales
documentos.
 Toda transferencia de documentación con valor permanente deberá ser cuidadosamente preparada y organizada
por la UAC, quien será responsable de la selección, la correcta ordenación de la exportación y la revisión precisa
de los expedientes por transferir.
 La recepción de esta transferencia será revisada y validada por la UAH.
 La baja definitiva de la documentación irrelevante resguardada en la UAC debe apegarse estrictamente a las
normas vigentes que establece la LADF.
 La baja definitiva de los expedientes que deban ser digitalizados antes de ser eliminados, quedará correctamente
preparada y organizada por la UAC, quien atenderá la adecuada ordenación de la remesa y la elaboración de la
relación respectiva, misma que debe ser revisada y en su caso, validada por la unidad de origen.
 La UAC elaborará en todos los casos un informe final de la depuración, describiendo detalladamente el conjunto
documental depurado, así como las técnicas aplicadas y los resultados del proceso y entregará una copia a la UAH
de la Delegación para que pueda ser consultada por el público interesado.
 La UAC llevará un registro completo y preciso de la documentación que haya sido dada de baja, digitalizada,
eliminada o transferida a la UAH de la Delegación.
e) Unidad de Archivo Histórico
El archivo histórico corresponde a la tercera etapa de los documentos dentro del ciclo vital, al que se envían los
expedientes desde la UAC para su conservación permanente, sus fondos están constituidos por series documentales
transferidas. El archivo histórico es el área responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y
divulgar la memoria documental delegacional.
Funciones a desarrollar en la Unidad de Archivo Histórico:
 Coadyuvar con el Coordinador de Archivos en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad
archivística aplicable a escala delegacional y particularmente, la que corresponda al acervo histórico de la
Delegación.
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 Recibir, organizar y controlar los documentos que le remitan mediante el proceso de transferencia secundaria
ubicando el fondo, secciones y series que constituyen su acervo de conformidad con el principio de procedencia y
de orden original.
 Proponer el proyecto de divulgación social y cultural del archivo histórico de la Delegación, de acuerdo a la
normatividad aplicable en la materia en concordancia con las mejores prácticas para la descripción, normalización
del acceso, conservación y preservación de los expedientes.
 Elaborar la guía general de fondo del archivo histórico y los catálogos, inventarios, índices y controles
indispensables para el manejo de la documentación histórica de la institución.
f) Unidad de Oficialía de Partes
Objetivo
Lograr una adecuada organización archivística que permita la administración de documentos, atendiendo eficazmente
las necesidades de las áreas que conforman la Delegación Cuauhtémoc, con los siguientes fines:
 Organizar y conservar la documentación que se reciba y genere.
 Impedir la dispersión o eliminación de documentos.
 Establecer los canales de comunicación que permitan el adecuado intercambio de documentos y expedientes con
la UAC y la UAH.
 Suministrar la información que la UAC solicite respecto de las series documentales.
 Preparar las transferencias de acuerdo con las normas archivísticas que se determinan en el presente manual.
 Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas establecidas por el SIACUAU.
 Controlar los préstamos y recuperación de los documentos o expedientes que salgan, elaborando instrumentos de
registro.
 Con base en la normatividad aplicable, solicitar y devolver a la UAC y la UAH los documentos transferidos.
 Suministrar la información requerida por parte de los ciudadanos a través de la Oficina de Información Pública de la
Delegación conforme lo establece la LTAIPDF.
 Elaborar los instrumentos necesarios para recuperar fácilmente esta información.
 Organizar y resguardar el registro de transferencias.
g) Estrategias
Para poder lograr las metas y objetivos será necesario implementar acciones previas, que permitirán alcanzarlos:
 Planificación: La gestión administrativa en los archivos de oficina se debe planificar, con la supervisión de los
responsables del SIACUAU en su componente operativo y con la colaboración del Coordinador de Archivos y
miembros del COTECIADCUAU (componente normativo).
 Reorganización: Recuperando la organización de los archivos existente con base a criterios propios, ejecutaremos
acciones que permitan cumplir con la normatividad y los criterios de funcionamiento; para homologar a las áreas de
la Delegación, conservando y recuperando lo que se haya hecho correctamente.
 Gestión y mantenimiento: Para la recepción, control, servicio y gestión diaria del acervo documental, se
considerarán los siguientes recursos
1. Personal: será el servidor público responsable en la fase de reorganización y del SIACUAU en el servicio,
gestión y mantenimiento de los archivos de trámite.
2. Medios: serán todos aquellos los necesarios, para el adecuado manejo y conservación de los archivos, acordes
a las características de cada área, tales como estanterías, fólderes etc., por lo que deberá procurarse el mayor
grado de normalización y homogenización posible en todas las oficinas de la Delegación.
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3. Espacio: lugar físico donde deben funcionar correctamente las transferencias evitando la acumulación
descontrolada de fondos en los archivos de oficina, considerando el crecimiento lineal y decrecimiento por
eliminación o transferencia.
4. Método y documentos de trabajo: En la fase de planificación, reorganización y gestión de los archivos; se debe
contar una metodología archivística clara y precisa acorde a las necesidades de la Delegación, debiendo
contener al menos, los siguientes documentos de trabajo:
 Las normas básicas de organización y gestión del archivo de oficina: estas deben ser homogéneas, es decir,
únicas para todas las áreas de la Delegación, incluyendo aspectos teóricos básicos de archivística, además
de definiciones y procedimientos de trabajo.
 El cuadro general de clasificación archivística.
 El cuadro de clasificación por series
 El catálogo o tabla de tipología documental de las series.
 Las normas de transferencia al archivo de concentración y al archivo histórico.
 Las normas de depuración de los documentos de la Delegación.
h) Tratamiento de los documentos
El COTECIADCUAU establecerá los mecanismos de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé
lugar el documento ingresado, preferentemente en medios electrónicos, debiendo contener cuando menos los
siguientes elementos:
 Número identificador o folio consecutivo de ingreso;
 Breve descripción del asunto;
 Fecha;
 Hora de recepción;
 Nombre y cargo del generador;
 Receptor del documento;
 Anexos;
 Proceso a cargo de la Unidad de Oficialía de Partes de cada Unidad.
Los documentos que generen las áreas tanto de correspondencia de entrada como de salida, cumplirán con los
requisitos de comunicación formal, que permitan una entrega eficiente y expedita, considerando los elementos
siguientes:
 Clave de gestión;
 Folio consecutivo;
 Logotipo;
 Fecha;
 Destinatario;
 Cuerpo del documento;
 Remitente;
 Firma autógrafa del servidor público;
 Sello correspondiente al área que lo emite, y
 Proceso a cargo de la Unidad de Oficialía de Partes de cada Unidad.
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




i) Control y préstamo de expedientes
Para el préstamo de expedientes, se requiere el llenado de la “Cédula de Préstamo de Expedientes”.
Las cédulas de préstamo de expedientes tienen una vigencia de 15 días hábiles, y deberán ser renovadas por el
usuario a efecto de conservar los documentos en estatus de consulta.
El área de archivo correspondiente, entregará los expedientes únicamente a la unidad administrativa que los haya
transferido, quién se responsabilizará junto con el solicitante para la oportuna y completa devolución de los
documentos recibidos.
Cuando por necesidades de tramitación y/o resolución de un asunto se requiera el préstamo de un expediente de
una unidad administrativa a otra, se deberá de obtener la autorización de la unidad administrativa generadora del
expediente.
En los diferentes archivos de trámite, concentración e histórico, cuando se lleve a cabo el préstamo de
expedientes, invariablemente se deberá de aplicar el procedimiento de Control y Préstamo de Expedientes.
Correos electrónicos
 Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos podrán organizarse en archivos electrónicos con
plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de
clasificación archivística, en términos de lo dispuesto en el presente manual.
 Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos se conservarán en los términos y por el plazo que
se plasme en el catálogo de disposición documental, para documentos físicos.
 El mensaje de los correos electrónicos de archivo y, en su caso, los documentos adjuntos al mismo, podrán
preservarse en los medios electrónicos disponibles que determinen los titulares de las unidades administrativas,
para su posterior eliminación de la aplicación informática que los administra (Cuenta de correo electrónico).
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
12
VI.
PROCEDIMIENTOS
Organización de la documentación ingresada.
Políticas de operación:





Mantener la adecuada identificación de los documentos recibidos.
Identificar el área que por sus funciones dará respuesta a la solicitud del documento.
Mantener una concordancia plena entre el formato 1 y los asientos en el libro de registro de correspondencia de
entrada.
Garantizar que el formato 2 este correctamente plasmado en el libro de registro de correspondencia de salida
Organizar los expedientes de acuerdo a la serie documental asignada.
Descripción de Actividades:
Núm.
1
2
3
4
5
Actividad
Responsable
Entregar la documentación remitida por instituciones y/o
particulares dirigidas a los funcionarios de la
Solicitante
Delegación.
Recibir la documentación dirigida a los funcionarios de
Unidad de Archivos en
la Delegación Cuauhtémoc.
Trámite (oficialía de partes)
Acusar y sellar de recibido en el documento que
Unidad de Archivos en
presenta la persona que efectúa la entrega y registra en Trámite (oficialía de partes)
el formato interno respectivo.
Turnar la documentación recibida a las áreas
Unidad de Archivos en
correspondientes recabando la firma de acuse.
Trámite (oficialía de partes)
Unidad de Archivos en
Asentar el registro de la documentación externa
Trámite (oficialía de partes)
entregada a las áreas correspondientes.
6
Registrar en el formato de control 2 la recepción y
entregar toda la documentación a las áreas
correspondientes
7
Archivar los acuses y formatos correspondientes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Unidad de Archivos en
Trámite (oficialía de partes)
Unidad de Archivos en
Trámite (oficialía de partes)
Documento
empleado
Documentación
Documentación
Libro de registro de
correspondencia de
entrada
Formato 1
Libro de registro de
correspondencia de
salida
Formato 2
Formato 1 y 2
13
FORMATO DE REMISIÓN (formato 1)
ÁREA:
FOLIO:
No. DE OFICIO
ANEXOS
DESTINO
REGRESAR ACUSE A:
COPIAS DE CONOCMIENTO:
OBSERVACIONES:
Autoriza:
Fecha de entrega:
Recibe de conformidad:
Formato de Documentación Externa Turnada a las Áreas (Formato 2)
Folio de
ingreso
Fecha y
hora de
ingreso
Remitente
Área a la que Área (s) a la
se entrega la
que se
documentación
entrega
original
copia
Fecha y
hora a la
que se
entrega el
original
* Estas columnas deberán estar reflejadas en el Libro de registro de correspondencia de salida
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cuauhtemoc.df.gob.mx
Asunto
14
Apertura, integración y cierre de expedientes
Políticas de operación:








Se deberá abrir expediente cuando no existan antecedentes del asunto en los archivos del área administrativa.
La integración de expedientes se deberá hacer en fólderes "caratulas estandarizadas", carpetas plenamente
identificadas con el formato carátulas estandarizadas.
Los expedientes se deberán foliar en su interior para conservar la integridad de la información que contienen.
Se deberá quitar de los expedientes, en lo posible, elementos que dañen o lastimen los documentos que los
constituyen, como clips o grapas.
Los expedientes se deberán asociar a la serie documental o función de la que derive su creación y organizarse de
conformidad con el sistema de clasificación establecido.
Todos los expedientes deberán estar correctamente clasificados mediante la utilización del Cuadro General de
Clasificación y la caratula.
Los documentos deberán ser foliados conforme se integran al expediente.
Se deberá llevar un inventario de expedientes abiertos, considerando al menos: número de expediente, fecha de
apertura y el asunto.
Descripción de Actividades:
Núm.
Actividad
Recibir documentación en trámite, del responsable del área
1
de recepción de correspondencia.
Integrar documento soporte y control de correspondencia.
¿Existe expediente?
2
NO Abrir carpeta nueva
SI Pasar a la siguiente actividad
3
4
5
6
7
Revisar que la documentación corresponda al asunto.
Abrir expediente e integrar documento soporte con sus
anexos
Anotar en la carátula el código de clasificación que le
corresponde de acuerdo al Cuadro General de Clasificación
Archivística y el número de expediente consecutivo al interior
de la serie documental, así como el nombre del expediente
Pegar en la parte de frente del folder, la carátula de
expedientes
Integrar la documentación relacionada con el asunto en
trámite hasta su conclusión.
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Responsable
Documento empleado
Área de Recepción
Documentos
Responsable del
Área de recepción
Documentos y control de
Correspondencia
Responsable del
Área de recepción
Responsable del
Área de recepción
Documento y Formato 1
Expediente
Responsable del
Área de recepción
Carátula de expediente
Responsable del
Área de recepción
Carátula de expediente
y Expediente
Responsable del
Área de recepción
Expediente
15
Núm.
8
9
Actividad
Elaborar listado de la documentación que integra el
expediente y colocar al inicio de éste.
Ordenar cronológicamente al interior del expediente, dejando
al frente el documento más reciente.
Responsable
Responsable del
archivo de trámite
Responsable del
archivo de trámite
Responsable del
archivo de trámite
Documento empleado
Expediente y listado
Expediente
10
Enumerar el total de hojas que contiene el expediente.
Expediente
11
Cerrar el expediente, indicando en la Carátula la fecha del
cierre (conclusión del asunto), el número total de hojas y
obtiene firma del titular del área.
¿Existe causa de reserva?
NO Fin del procedimiento
SI Pasa a la actividad 12
Responsable del
archivo de trámite
Expediente y carátula.
12
Proceder a señalar la reserva del expediente y realiza las
anotaciones respectivas en la carátula.
Responsable del
archivo de trámite
Expediente y carátula.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
CARATULA DE LOS EXPEDIENTES
Fondo Delegación Cuauhtémoc:
Sección o área productora del expediente:
Subsección o área origen generadora
Serie Documental:
Título de expediente:
Asunto o materia:
Código asignado:
Fecha de Conclusión:
No. De fojas útiles:
Plazo de reserva del expediente:
Contiene datos personales:
Justificación jurídica de la reserva
Fecha de apertura pública del expediente:
Disposición documental al término de su vigencia:
SI
Restringida
Reservada
Concentración
Histórico
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
NO
Confidencial
Baja
16
Organización física de expedientes y carpetas.
Políticas de operación:






Se deberá designar los espacios y mobiliarios apropiados para conservar los expedientes.
El mobiliario deberá estar identificado con etiquetas que refieran el nombre del área administrativa, número de
mueble, número de cajón y series documentales que contiene.
Los expedientes se deberán ordenar por serie documental de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación
Archivística, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en el anaquel; de adelante hacia atrás si es en
archiveros.
El mobiliario destinado a conservar expedientes de acceso restringido deberá estar bajo llave y estará identificado
plenamente con la etiqueta respectiva
Los expedientes deberán estar conservados en el archivo de trámite de acuerdo con los plazos establecidos en el
catálogo de disposición documental
La documentación de apoyo informativo deberá estar organizada por serie documental y se colocará en carpetas;
misma que tendrán un lugar específico designado.
Descripción de Actividades:
Núm.
1
2
3
4
5
6
7
8
Actividad
Responsable
Designar lugar y mobiliario para los expedientes,
clasificados,
Designar lugar y mobiliario para las carpetas con
documentos de comprobación administrativa.
Designar lugar y mobiliario para los documentos de
apoyo informativo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Elaborar y pegar etiquetas en lugar visible del mobiliario.
Acomodar en el mobiliario los expedientes por serie
documental en trámite
Colocar los expedientes clasificados como reservados o
confidenciales en el mobiliario etiquetado para tal fin.
Colocar las carpetas con documentos de comprobación
administrativa en el mobiliario etiquetado para tal fin.
Colocar los documentos de apoyo informativo en el
mobiliario etiquetado para tal fin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Documento
empleado
Etiquetas
Expedientes
Expedientes
Expedientes
Expedientes
17
Servicio de consulta de expedientes.
Políticas de operación:
El responsable del archivo de trámite deberá integrar y actualizar un listado de los servidores públicos cuya firma está
autorizada para solicitar préstamo y consulta de expedientes.
Cada unidad de archivo de trámite deberá establecer el tiempo máximo de préstamo y consulta de expedientes.
Todos los expedientes públicos que se encuentran dentro del archivo de trámite deberán estar a disposición
para consulta de las unidades administrativas, previa autorización del titular y llenado del formato "control de
préstamo y consulta de expedientes"
 Se deberá solicitar expresamente al usuario que haga un manejo adecuado de los expedientes para evitar su
deterioro.
 Los responsables de los archivos de trámite, deberán elaborar escrito dirigido al titular del área, con copia a la
Coordinación de Archivos cuando:
1. No se reciba el expediente en el plazo establecido
2. Cuando los expedientes prestados sean devueltos en mal estado o incompleto


Descripción de Actividades:
Documento
empleado
Núm.
Actividad
Responsable
1
Solicitar préstamo y consulta de expediente
Recibir oficio de solicitud de préstamo y consulta de
expedientes.
Verificar la lista de servidores públicos autorizados para
solicitar préstamo.
Verificar la disponibilidad del expediente solicitado en el
inventario general y localizar el expediente.
Usuario
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
5
Proporcionar al usuario para su llenado, el formato de
Vale
Responsable del archivo
respectivo
6
Solicitar firma de autorización de préstamo al titular del
área
Responsable del archivo
respectivo
7
Revisar de manera conjunta con el usuario que el
expediente esté en óptimas condiciones y con la
documentación completa.
Responsable del archivo
respectivo
Expediente.
8
Solicita firma de conformidad del usuario en el Vale
Responsable del archivo
respectivo
Vale “control de
préstamo y consulta
de expedientes”
2
3
4
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Oficio
Lista de servidores
públicos autorizados.
Inventario y
expediente.
Vale “control de
préstamo y consulta
de expedientes”
Vale “control de
préstamo y consulta
de expedientes”
18
Servicio de consulta de expedientes
Descripción de Actividades:
Núm.
9
10
11
Actividad
Entregar expediente solicitado y poner sello al vale.
Colocar en el lugar del expediente un indicador de
préstamo y esperar la devolución.
En la fecha indicada para la devolución del expediente se
contacta al usuario para recordarle el vencimiento del
préstamo de expediente.
12
Se devuelve el Expediente
No Se fija fecha de ampliación
SI Pasa a la actividad siguiente
13
Recibir expediente
14
15
16
17
18
Responsable
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Responsable del archivo
respectivo
Verificar de manera conjunta con el usuario las Responsable del archivo
condiciones en que se devuelve el expediente.
respectivo
¿Está en buenas condiciones y completo?
NO Pasa a la actividad siguiente
SI pasa a la actividad 17
Se puede recuperar información faltante y material Responsable del archivo
dañado.
respectivo
NO Pasa a la actividad siguiente
SI Pasa a la actividad 17
Elaborar oficio dirigido al titular del área, con copia al Responsable del archivo
Coordinador de Archivos y al COTECIADCUAU; donde respectivo
se describe el daño sufrido al expediente.
Responsable del archivo
Colocar el expediente en su lugar correspondiente
respectivo
Responsable del archivo
Integrar el Vale en la carpeta respectiva
respectivo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Documento
empleado
Expediente y Vale
“control de préstamo
y consulta de
expedientes”
Identificador
Vale “control de
préstamo y consulta
de expedientes”
Expediente y/o Vale
“control de préstamo
y consulta de
expedientes”
Expediente.
Expediente.
Oficio
Expediente.
Expediente.
19
DELEGACIÓN CUAUHTÉMOC
UNIDAD DE ARCHIVO
“CONTROL DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES”
Expediente
Fojas
Legajo
Año
Mes
Caja
Área Solicitante
Nombre
Cargo
Firma
Responsable del Archivo de
Concentración
Nombre
Firma
Sello
Fecha de Préstamo
Fecha de Devolución
Motivo de la Consulta
Fecha de Ampliación
Numero de Oficio de Solicitud
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
20
Transferencia al Archivo de Concentración.
Políticas de operación:





Las Direcciones Generales y de área en coordinación con el responsable del archivo de trámite, deberán
solicitar la transferencia primaria conforme los tiempos establecidos en el catálogo de disposición documental.
La transferencia al archivo de concentración procederá para la documentación cuya consulta sea esporádica
por parte de las áreas generadoras y cuyos valores primarios aún no prescriben.
El área de archivo en trámite deberá organizar, inventariar, realizar el expurgo y foliar la documentación que
será transferida.
Para calendarizar la recepción de las transferencias, las áreas deberán notificar por oficio al titular de la Unidad
de Archivo de Concentración
Cada área será responsable del traslado documental al Archivo de Concentración
Descripción de Actividades:
Núm.
Actividad
Responsable
Documento
empleado
1
Solicitar por escrito a la unidad de archivo en trámite la
trasferencia primaria documental.
Área Solicitante
Oficio
2
Recibir solicitud e informar al área solicitante los requisitos
que deberá cumplir para realizar la transferencia primaria.
Responsable del
archivo en trámite
Oficio, Listado y
Formato de
inventario
Organizar los expedientes de acuerdo al apartado c (Unidad
de Archivo de Concentración) y d (Políticas de Vigencia) del
presente manual
Foliar cada expediente conforme a un número consecutivo,
armando el expediente en folder, sujetando los documentos
con broche de dos orificios.
Responsable del
archivo en trámite y
área solicitante
Responsable del
archivo en trámite y
área solicitante
Responsable del
archivo en trámite y
área solicitante
Responsable del
archivo en trámite y
área solicitante
Responsable del
archivo en trámite
3
4
5
Llenar el formato de inventario con los expedientes
respectivos
6
Ubicar los expedientes conformados buscando hacer un uso
óptimo de cada caja
7
8
Enviar el formato inventario a la unidad de archivo de
concentración
Revisar que el formato de Inventario esté bien requisitado, en
caso de que se encuentren irregularidades se notifica a la
unidad de archivo
¿Hubo correcciones?
NO Pase a la actividad 11
SI Pase a la siguiente actividad
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Unidad de Archivo de
Concentración
Expediente, Cédula
de valoración
Expedientes
Expedientes
Expedientes,
Caratula de Caja
Formato
Formato
21
Descripción de Actividades:
Núm.
Actividad
Responsable
9
Hacer las correcciones a los formatos para enviarlos a la
unidad de archivo en trámite
10
Recibir y revisar nuevamente los formatos para su envío a la
Unidad de Archivo de Concentración
Unidad de Archivo de
Concentración
Responsable del archivo
en trámite y área
solicitante
Responsable del archivo
en trámite
Unidad de Archivo de
Concentración
Responsable del archivo
en trámite y área
solicitante
Responsable del archivo
en trámite y Unidad de
Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo de
Concentración
11
12
Enviar oficio al área administrativa solicitando el día y hora
en que deberá turnarse los archivos.
Emitir oficio informando de fecha y hora para recibir los
archivos seleccionados.
13
Recibir escrito e informar que persona realizará la entrega
de los archivos seleccionados al archivo de concentración
14
Recibir y revisa los archivos transferidos coincidan con la
relación del formato de inventario
15
16
17
18
Sellar original y copia de los formatos de inventario y anotar
el número de transferencia asignada.
Entregar al representante del área de origen la copia
Unidad de Archivo de
debidamente sellada y firmada, la cual servirá de acuse de
Concentración
recibo.
Clasificar y dar la ubicación topográfica a la documentación
Unidad de Archivo de
recibida en el archivo de concentración.
Concentración
Archivar las copias en una carpeta que permanecerá en el Responsable del archivo
archivo de trámite.
en trámite
FIN DEL PROCESO
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Documento
empleado
Formato
Formato
Oficio
Oficio
Oficio
Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
22
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
SECCIÓN:
FECHA:
No. DE CAJA:
EXPEDIENTE
ENCARGADO DE
ARCHIVO
TOTAL DE EXPEDIENTES:
HOJAS
SERIE
Nombre y Firma
CLASIFICACIÓN
ENTREGÓ POR
EL ÁREA ORIGEN
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
ÁREA ORIGEN:
AÑO
VIGENCIA EN EL ARCHIVO
DE CONCENTRACIÓN
Nombre y Firma
BAJA
DIRECTA
SELLO DEL
ARCHIVO
UBICACIÓN
TOPOGRÁFICA
23
CÉDULA DE VALORACIÓN
Fecha de Valoración
Fondo Delegación Cuauhtémoc:
Sección o área productora del expediente:
Subsección o área origen generadora
Serie Documental:
Folio
VALORACIÓN PRIMARIA
Pre-valoración documental al término de su vigencia: Concentración
Tipo de expediente
Clasificado
Histórico
Comprobación
Administrativa
Baja
Apoyo
Informativo
Título de expediente:
Asunto o materia:
Condiciones Físicas
GRUPO DE VALORACIÓN
Analista
Valor Secundario:
Sustento
Forma de ingreso
Ubicación Topográfica Asignada
Firma del Responsable
DICTAMEN
UTILIDAD
Comprobación Apoyo
Administrativa Informativo
VALORES PRIMARIOS
Administrativo Legal
Fiscal
VALORACIÓN SECUNDARIA
Testimoniales
Evidénciales
Transferencia
Sello
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Donación
Informativos
Otro
24
CARÁTULA DE CAJA
Delegación Cuauhtémoc (fondo):
Dirección general (sección):
Área generadora (subsección):
Serie Documental:
Título de expediente:
Valoración documental:
Tipo de expediente
Código asignado:
Fecha de Ingreso:
Justificación jurídica de la reserva
Fecha de apertura pública del expediente:
Num. Expediente
Unidad de Archivo
Hojas Serie
Concentración
Clasificado
Histórico
Comprobación
Administrativa
Restringida
Reservada
Clasificación
Concentración
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Año
Vigencia
Histórico
Baja
Apoyo
Informativo
Confidencial
Ubicación topográfica
25
Transferencia al Archivo Histórico
Políticas de operación:






La Unidad del Archivo de Trámite deberá solicitar la transferencia secundaría conforme los tiempos establecidos
en el catálogo de disposición documental.
La transferencia al archivo histórico procederá para la documentación que contenga valores secundarios.
El área de archivo de concentración solicitará al área de origen que realice y valide el expurgo del archivo que se
transferirá al Archivo Histórico.
El área de archivo de concentración deberá organizar, inventariar la documentación que será transferida
Para calendarizar la recepción de la transferencia, las áreas deberán notificar por oficio al titular de la Unidad de
Archivo Histórico.
Cada área será responsable del traslado documental al Archivo Histórico
Descripción de Actividades:
Núm.
1
2
3
Actividad
Avisar por oficio al área origen de la caducidad de su archivo
de concentración, asignándole día para realizar la revisión del
mismo.
Presentarse el día asignado, para realizar expurgo del archivo
caducado
Identificar los expedientes que contienen valores secundarios
y preparar su transferencia.
¿Tiene valores secundarios?
No Pasar a la siguiente actividad
Si Pasar a la actividad 9
4
Relacionar los expedientes para solicitar su baja documental
5
Llenar el formato de Baja Documental y solicitar su aprobación
al COTECIADCUAU
6
7
8
Obtener el acta del COTECIADCUAU donde se aprueba la
baja documental
Ejecutar la baja documental verificando que sean los
expedientes relacionados en el formato.
Entregar copia de formato de baja documental al área origen
para su archivo y custodia
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Responsable
Documento
empleado
Unidad de Archivo de
Concentración
Oficio
Responsable área de
origen
Expedientes
Responsable área de
origen y Unidad de
Archivo de
Concentración
Expedientes y
Cédula de
Valoración
Responsable área de
origen y Unidad de
Archivo de
Concentración
Responsable área de
origen y Unidad de
Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo de
Concentración
Expedientes y
Formato UDAD 2
Formato UDAD 2
Acta
Expedientes
Formato
26
Descripción de Actividades:
Núm.
Actividad
Responsable
Documento
empleado
9
Solicitar por escrito a la unidad de archivo histórico la
trasferencia secundaría documental.
Unidad de Archivo de
Concentración
Oficio
Unidad de Archivo
Histórico
Oficio, Listado y
Formato de
transferencia
secundaría
10
Recibir solicitud e informar los requisitos que deberá cumplir
para realizar la transferencia secundaría.
11
Revisar que esté debidamente foliado cada expediente.
12
Llenar el formato de transferencia secundaria indicando los
expedientes respectivos.
13
Ubicar los expedientes conformados buscando hacer un uso
óptimo de cada caja.
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Enviar el formato de transferencia secundaria a la unidad de
archivo histórico.
Revisar que el formato de transferencia secundaría esté bien
requisitado, en caso de que se encuentren irregularidades
notificar al de archivo de concentración
¿Hubo correcciones?
NO Pase a la actividad 18
SI Pase a la siguiente actividad
Hacer las correcciones a los formatos para enviarlos a la
unidad de archivo de concentración.
Recibir y revisar nuevamente los formatos para su envío a la
unidad de archivo histórico.
Enviar oficio al área administrativa solicitando el día y hora en
que deberá turnarse los archivos.
Emitir oficio informando de fecha y hora para recibir los
archivos seleccionados.
Recibir escrito e informar que persona realizará la entrega de
los archivos seleccionados al archivo histórico
Recibir y revisa los archivos transferidos coincidan con la
relación del formato de transferencia secundaría
Sellar original y copias de los formatos de transferencia
secundaría y anotar el número de folio asignado
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Unidad de Archivo de
Concentración y área
de origen
Unidad de Archivo de
Concentración y área
de origen
Unidad de Archivo de
Concentración y área
de origen
Unidad de Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo
Histórico
Unidad de Archivo
Histórico
Unidad de Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo
Histórico
Unidad de Archivo de
Concentración
Unidad de Archivo
Histórico
Unidad de Archivo
Histórico
Expedientes
Formato
Expedientes
Formato
Formato
Formato
Formato
Oficio
Oficio
Oficio
Formato
Formato
27
Descripción de Actividades:
Núm.
23
24
25
26
27
Actividad
Entregar al representante del archivo de concentración dos
copias debidamente selladas y firmadas del formato de
transferencia secundaría la cual servirá de acuse de recibo.
Clasificar y dar la ubicación topográfica a la documentación
recibida en el archivo histórico
Archivar su copia de la documentación del formato de
transferencia secundaría en una carpeta con carátula que
identifique que tiene vigencia permanente
Entregar al representante del área de origen la copia
debidamente sellada y firmada, la cual servirá de acuse de
recibo.
Archivar las copias en que permanecerá en el archivo de
trámite.
FIN DEL PROCESO
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Responsable
Documento
empleado
Unidad de Archivo
Histórico
Formato
Unidad de Archivo
Histórico
Expediente
Unidad de Archivo de
Concentración
Formato
Unidad de Archivo de
Concentración
Formato
Responsable del
archivo en trámite
Formato
28
FORMATO TRANSFERENCIA SECUNDARIA POR EXPEDIENTE
FOLIO: DE TRANSFERENCIA No:
VALOR:
ADMINISTRATIVO ( )
LEGAL
( )
CONTABLE
( )
DELEGACIÓN (FONDO):
DIRECCION GENERAL (SECCIÓN):
AREA GENERADORA (SUBSECCIÓN):
SERIE DOCUMENTAL:
No.
CAJA
EXPEDIENTE
SERIE
CLASIFICACION
AÑO
VALOR
HOJAS
Testimonial
ENCARGADO DE
ARCHIVO
ENTREGÓ POR
EL ÁREA ORIGEN
Nombre y Firma
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
Evidencial
Unformativo
SELLO
DEL
ARCHIVO
Nombre y Firma
OBSERVACIONES
29
INVENTARO ÚNICO ( CONSOLIDADO)
"FORMATO UDAD 2" (POR SERIES)
(4) TRANSFERENCIA No: ( )
(5) FOLIO: ____ DE ______
(1) DELEGACIÓN (FONDO):
(2) DIRECCION GENERAL (SECCIÓN):
(3) AREA GENERADORA (SUBSECCIÓN):
No. CONSECUTIVO DE
CAJA
SERIE
PAQUETE
(6) VALOR:
ADMINISTRATIVO ( )
LEGAL ( )
CONTABLE ( )
SERIE DOCUMENTAL
AÑO
ORIGINAL
O COPIAS
OBSERVACIONES
EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ( ___ ) FOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE ( ____ ) SERIES EN ( _____ ) CAJAS O PAQUETES, CON UN
PESO APROXIMADO DE ( ____ ) KILOGRAMOS.
FORMULO
REVISO
Nombre y Firma
Nombre y Firma
STATUS DEL INVENTARIO: ARCHIVO DE TRÁMITE ( )
df.gob.mx
cuauhtemoc.df.gob.mx
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ( )
VISTO
BUENO
Nombre y Firma
ARCHIVO HISTÓRICO ( )
BAJA ( )
COMrrt: Tt:CNICO
aUDAD DE MÉXICO
Oecidiendo Juntos
INTERNO DE ADrvnNIsTRAC1ÓN
DOCUMENTOS
EN CUAUHTI~MOC
ACTA DE LA PRIMERA SESiÓN EXTRAORDINARIA
DrOÚÚ~ 52
2014.
EN LA CIUDAD DE MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, SIENDO LAS DOCE HORAS
DEL DíA
CUATRO DE ABRIL DE AÑO DOS MIL CATORCE, EN LA SALA DE CABILDOS DEL INMUEBLE
DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC,
UBICADA EN EL SEGUNDO PISO DEL EDIFICIO
DELEGACIONAL, SITA EN ALDAMA Y MINA SIN NÚMERO, COLONIA BUENAVISTA, SE
REUNIERON LOS SIGUIENTES
SERVIDORES
PÚBLICOS QUE INTEGRAN EL COMITÉ ~
TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACiÓN
DE DOCUMENTOS EN CUAUHTÉMOC: EN SU
~..
CARÁCTER DE PRESIDENTE, LA C.P. SILVIA ALEJANDRA LIMÓN CARMONA, DIRECTORA
GENERAL DE ADMINISTRACiÓN;
EN SU CARÁCTER DE SECRETARIO EJECUTIVO, EL DR.
JOSÉ LUIS DOMíNGUEZ RODRíGUEZ, ASESOR DEL C. JEFE DELEGACIONAL;
EN SU
CARÁCTER DE SECRETARIA TÉCNICA, LA LIC. JIMENA MARTíN DEL CAMPO PORRAS,
DIRECTORA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES;
VOCALES: C.P.
MIGUEL ÁNGEL SÁNCHEZ VELÁZQUEZ, EN REPRESENTACiÓN DE LA DIRECCiÓN GENERAL
DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO, C. ADRIANA GARCiA VALLEJO, EN REPRESENTACiÓN
DE LA COORDINACiÓN DE DESARROLLO DELEGACIONAL, EL C. LUIS MIGUEL CRUZ LARA,
DIRECTOR DE DESARROLLO ECONÓMICO Y FOMENTO COOPERATIVO,
LIC. ARIADNA--",BERMEO VILLAZANA DIRECTORA DE COMUNICACiÓN SOCIAL, LIC. INÉS MIRIAM MARTiNEZ
1\ \'\
MERINO, EN REPRESENTACiÓN DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL, C.
MARIO LEÓN ISLAS, EN REPRESENTACiÓN DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE CULTURA, LIC.
JOSÉ CUAUHTÉMOC GIL MANJARAZ, EN REPRESENTACiÓN DE LA DIRECCiÓN GENERAL
JURiDICO
y
GOBIERNO,
C.
WILLlAM
HELBERT
BARRIENTOS
CORTES,
EN
\ ~
REPRESENTACiÓN DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE SERVICIOS URBANOS, LIC. ARLETTE
~
MARIA SAL VANO TOURRES,
DIRECTORA DE PROTECCiÓN
CIVIL, C.P. J. REFUGIO
~
HINOJOSA NAVARRO, EN REPRESENTACiÓN DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE SEGURIDAD
PÚBLICA, LIC. HÉCTOR CRUZ TREJO, COORDINADOR DEL CENTRO DE SERVICIOS Y
ATENCiÓN CIUDADA, C. CLAUDIA EDITH VICENTEÑO HERNÁNDEZ, SUBDIRECTORA DE
SERVICIOS GENERALES, C. MARGARITA CANO RAMiREZ, EN REPRESENTACiÓN
DE LA
DIRECCiÓN DE GESTiÓN AMBIENTAL,
LIC. JOSÉ ANTONIO SALINAS ESTRELLA, EN
REPRESENTACiÓN
DE LA TERRITORAL EN SANTA MARiA TLATELOLCO, C. ANA ROSA
PORRAS, EN REPRESEN~ACION
DE LA DIRECCiÓN TERRITORIAL TEPITO GUERRERO,
ORA. ALVA ORDAZ FERNANDEZ, DIRECTORA TERRITORIAL ROMA CONDESA, C. VANIA
PÉREZ SAMAYOA, EN REPRESENTACiÓN
DE LA DIRECCiÓN TERRITORIAL
CENTRO
HISTÓRICO,
C. ALEXIS
HERNÁNDEZ,
EN REPRESENTACiÓN
DE LA DIRECCiÓN
TERRITORIAL
JUÁREZ
SAN
RAFAEL,
C.
RACIEL
VARGAS
HERNÁNDEZ,
EN
REPRESENTACI<?N
DE LA CONTR~LORiA
INTERNA, AMADO GALlCIA AGUILAR, EN
REPRESENTACION
DE LA DIRECCION DE PRESEUPUESTO
y FINANZAS, C. OLlNKA
VI LLAMAR
ESTRADA,
SUBDIRECTORA
DE
ORGANIZACiÓN
Y
DESARROLLO
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CIUDAD DE MÉXICO
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COMITE 'fECNICO lN'rERNO DE AIJMINISfRACION
DOCUMENTOS EN CUAlJHTÉMOC
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Oecidiendo Juntos
CON EL PROPÓSITO DE LLEVAR A CABO LA PRIMERA SESiÓN EXTRAORDINARIA
DEL H. COMITÉ
TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACiÓN
DE DOCUMENTOS EN CUAUHTÉMOC DEL EJERCICIO 2014
BAJ O EL S IG UIENT E---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------O
RDEN DEL DíA ------------------------------------------------------------------1.
A CRED ITAM IE NT O-----------------------------------------------------------------------------------------------------------REGISTRO DE ASISTENCIA Y DECLARACiÓN DEL QUÓRUM-----------------------------------------------1.2 APROBACiÓN
_
DE LA ORDEN DEL DíA--------------------------------------------------------------------------------------
2.-CASOS A CO NSID ERA C IÓ N DEL CO M ITÉ----------------------------------------------------------------------------------2.1 CASO NO. 6 "INTEGRACiÓN
DEL GRUPO DE VALORACiÓN A CARGO DEL PERSONAL DE LA
DIRECCiÓN GENERAL DE JURíDICO Y GOBIERNO, DIRECCiÓN DE PRESUPUESTO Y FINANZAS, LA
DIRECCiÓN GENERAL DE ADMINISTRACiÓN Y LA CONTRALORíA INTERNA"-----------------------------------
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2.2 CASO NO. 7 "BAJA
2.3 CASO
NO. 8 "BAJA
DOCUMENTAL,
SOLICITUD
DOCUMENTAL
SOLICITUD
DE LA DIRECCiÓN
GENERAL
DE LA DIRECCION
DE DESARROLLO
GENERAL
DE OBRAS
Y
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2.4 CASO NO. 9 "NOTA INFORMATIVA
CORRECCiÓN
DEL C. JAIME SANSÓN MORELOS FUE
ESCRITO COMO MORALES, SIN EMBARGO LO CORRECTO ES MORELOS"--------------------------------------
<,
3. A S UNT OS G ENERA L ES------------------------------------------------------------------------------------------------------------3.1 "SE PRESENTA EL AVANCE DEL CASO NO. 5 MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y PROCEDIMIENTOS
DE LOS ARCHIVOS
DE TRÁMITE,
CONCENTRACiÓN
E HISTÓRICO
DE LA DELEGACiÓN
C U A U H TÉ M O C" --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4. DECLARACiÓN
DE CONCLUSIONES
DE SESiÓN Y CIERRE DE ACT A--------------------------------------------
DR. JOSÉ LUIS DOMíNGUEZ RODRíGUEZ: BUENAS TARDES, LES AGRADEZCO LA PACIENCIA Y
ANTE TODO SU PRESENCIA, VAMOS A DAR INICIO A LA PRIMERA SESiÓN EXTRAORDINARIA DEL
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACiÓN
DE DOCUMENTOS EN CUAUHTÉMOC, YA SE HA
LLEVADO REALIZADO LA ACREDITACiÓN Y EL REGISTRO EN LA LISTA DE ASISTENCIA, Y SE TIENE
EL QUÓRUM NECESARIO, EN~EGUIDA PONEMOS A CONSIDERACiÓN EL ORDEN DEL DíA---------------2.1 CASO NO. 6 "INTEGRACiÓN
DEL GRUPO DE VALORACiÓN A CARGO DEL PERSONAL DE LA
DIRECCiÓN GENERAL DE JURíDICO Y GOBIERNO, DIRECCiÓN DE PRESUPUESTO Y FINANZAS, LA
DIRECCiÓN GENERAL DE ADMINISTRACiÓN Y LA CONTRALORíA INTERNA"----------------------------------2.2 CASO NO. 7 "BAJA DOCUMENTAL, SOLICITUD DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE DESARROLLO
SOCIAL, SE SOLICITA LA BAJA DE LOS DOCUMENTOS"----------------------------------------------------------------
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DESARROLLO
URBANO, SE SOLICITA
LA B
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DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE OBRAS
OS DOCUMENTOS"-----------------------------------------
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CORRECCiÓN
DEL C. JAIME SANSÓN MORELOS FU
ESCRITO COMO MORALES, SIN EMBARGO LO CORRECTO ES MORELOS"-------------------------------------3. A S UNT OS G ENERA L ES------------------------------------------------------------------------------------------------------------3.1 "SE PRESENTA EL AVANCE DEL CASO NO. 5 MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y PROCEDIMIENTOS
DE LOS ARCHIVOS
DE TRÁMITE,
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E HISTÓRICO
DE LA DELEGACiÓN
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4. DECLARACiÓN
DE CONCLUSIONES
DE SESiÓN Y CIERRE DE ACTA--------------------------------------------
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... -----_ ..._----_ ... _--------------------------------
EL DR. JOSÉ LUIS DOMíNGUEZ RODRíGUEZ, PREGUNTA: ¿ALGUIEN TIENE ALGUNA DUDA? DE NO
SER Así, ENTONCES APROBARIAMOS LA ORDEN DEL DíA, LEVANTEN LA MANO, SE APRUEBA POR
MAYORíA, TENIENDO EL QUÓRUM Y APROBADO LA ORDEN DEL DíA, PASAMOS AL PRIMER CASO--2.- CASOS A CO NS ID ERA C IÓ N DEL CO M ITÉ ----------------------------------------------------------------------------------2.1 CASO NO. 6 "INTEGRACiÓN
DEL GRUPO DE VALORACiÓN A CARGO DEL PERSONAL DE LA
DIRECCiÓN GENERAL DE JURíDICO Y GOBIERNO, DIRECCiÓN DE PRESUPUESTO Y FINANZAS, LA
DIRECCiÓN GENERAL DE ADMINISTRACiÓN Y LA CONTRALORíA INTERNA.----------------------------------LA C.P. SILVIA ALEJANDRA LlMON CARMONA, MANIFIESTA: AL RESPECTO SE TIENEN LOS OFICIOS
DE LOS INTEGRANTES DEL COTECIADCUAU, QUE LA DIRECCiÓN GENERAL DE ADMINISTRACiÓN,
LA CONTRALORíA
INTERNA EN CUAUHTÉMOC
y LA DIRECCiÓN
GENERAL JURíDICA Y DE
GOBIERNO TUVIERON
A BIEN NOMBRAR AL PERSONAL
QUE INTEGRARÁ
EL GRUPO DE
VALORACiÓN DOCUMENTAL DE LA DELEGACiÓN, PRECISAMENTE VA HACER LA SUBDIRECTORA
DE CONTABILIDAD, LA C.P. KARLA ERICA RAMíREZ NERI; LA C. ARACELI MADRAZO CASTILLO, J.U.D.
DE CONTROL Y GESTiÓN DE ADMINISTRACiÓN;
LA LIC. MARíA DE LOURDES BARRÓN RAFAEL,
J.U.D. DE AUDITORIA OPERATIVA y ADMINISTRATIVA "A2" DE LA CONTRALORíA INTERNA; y EL LIC.
JOSÉ ANTONIO GONZÁLEZ RODRíGUEZ, J.UD. DE GIROS MERCANTILES. ELLOS VAN HACER LOS
ENCARGADOS DE VALORAR TODA LA DOCUMENTACiÓN A FIN DE QUE SE PUEDA DAR DE BAJA Y
VER SI ESTÁ EN POSIBILIDADES DE DESTRUIRSE O NOS TENEMOS QUE QUEDAR CON ELLA. ¿AL
RESPECTO TIENE ALGUNA PREGUNTA?, NO HABIENDO PREGUNTAS, PASAMOS AL SIGUIENTE
C A S O .----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. CASO NO. 7 "BAJA DOCUMENTAL
SOLICITUD DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE DESARROLLO
SOCIAL, SE SOLICITA LA BAJA DE LOS DOCUMENTOS"----------------------------------------------------------------C.P. SILVIA ALEJANDRA
LIMÓN CARMONA.-MANIFIESTA:
CON RESPECTO A ESTE CASO, LA
SUBDIRECTORA
DE ADMINISTRACiÓN
DE DESARROLLO
SOCIAL,
REMITE
OFICIO A LA
SUBDIRECTORA DE RECURSOS MATERIALES, SOLICITANDO LA BAJA DOCUMENTAL DE UNA SERIE
DE DOCUMENTACiÓN
DE LA SUBDIRECCIÓN DE DEPORTE, DE CENTROS COMUNITARIOS, DE LA
JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CENDIS, DE LA SUBDIRECCIÓN DE EDUCACiÓN Y DE
LA DIRECCiÓN DE PARTICIPACiÓN CIUDADANA CORRESPONDIENTES A LOS EJERCICIOS DE 1990 A
2001, A FIN DE PROCEDER A SU BAJA Y LLENAR LOS DIVERSOS FORMATOS. LE PASO EL
MICROFONO A LA SUBDIRECTORA DE SERVICIOS GENERALES PARA QUE LES EXPLIQUE COMO VA
ESTE TRÁM ITE DE LAS ÁR EAS. -----------------------------------------------------------------------------------------------------
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COMIT(~ TÉ:CNJCO INTERNO DE ADIvIlNISTRACIÓN
DOCUMENTOS EN CUAUHl'Í;MOC
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aUDAD DE MÉXICO
Decidiendo Juntos
GENERALES, EL TRÁMITE PARA LA BAJA DOCUMENTAL SE HA ESTADO TRABAJANDO POR ÁREA,
ES LA CALENDARIZACIÓN
EN ESTE CASO DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL.
SE HIZO EL EXPURGO PARA LA REVISiÓN DE LA DOCUMENTACiÓN
EN EL ARCHIVO DE
CONCENTRACiÓN, EL RESPONSABLE ES EL C. JOSÉ ANTONIO MORENO LUCIANO QUE DEPENDE
DE LA J.U.D. DE SERVICIOS GENERALES; EL C. JOEL FIDEL CASTILLO. J.U.D. DE SERVICIOS
GENERALES, MISMO QUE SE ENCUENTRA CON NOSOTROS, HIZO LA CALENDARIZACIÓN
POR
ÁREA, SE REVISÓ EL DOCUMENTO, SE REGISTRARON LOS DOCUMENTOS QUE YA NO TIENEN ~
VALIDEZ DENTRO DE LO QUE MARCA LA LEY DE ARCHIVOS QUE ACTUALMENTE NOS RIGE, ESTO,
CON EL FIN DE LLEVAR A CABO LOS FORMATOS DENOMINADOS: UDAD 1 Y UDAD 2, QUE SON LOS
MISMOS QUE YI; SE LLENARON Y REVISARON, ALGÚN COMENTARIO, ¿SE APRUEBA LA BAJA DE LA
DOCUMENTACION?,
PUEDEN LEVANTAR SU MANO POR FAVOR, POR UNANIMIDAD DE VOTOS SE
A PR UEBA.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------C.P. SILVIA ALEJANDRA
LIMÓN CARMONA.- EN USO DE LA PALABRA, MANIFIESTA: QUE EN EL
MISMO OFICIO DONDE SE SOLICITÓ ESTA BAJA DOCUMENTAL, REFIERE LA SUBDIRECTORA DE
ADMINISTRACiÓN DE DESARROLLO SOCIAL, QUE LOS EXPEDIENTES DE LA CARPETA CON CLAVE
64-E-a, QUE CONSISTE EN 5 CAJAS Y 19 EXPEDIENTES CORRESPONDEN A LA COORDINACiÓN DEL
CENTRO DE SERVICIOS
Y ATENCiÓN
CIUDADANA,
Y NO A LA DIRECCiÓN
GENERAL DE
DESARROLLO SOCIAL, POR LO CUAL NO PROCEDERÁ ESA BAJA Y SE LE AVISARÁ A ÉSTA ÁREA
RESPECTO A SU DOCUMENTACiÓN
QUE SE ENCONTRÓ EN ESTE ARCHIVO PARA QUE TOME
CONOCIMIENTO Y REVISE LA DOCUMENTACiÓN
CORRESPONDIENTE,
POR LO QUE SOLAMENTE
PROCEDERÁ LA BAJA DE LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES
A LA DIRECCiÓN GENERAL DE
DESAR RO LLO SOC IAL, Y Q UE SO N 72 CAJAS. -------------------------------------------------------------------------------2.3 CASO NO. 8 "BAJA DOCUMENTAL
SOLICITUD DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE OBRAS
DESARROLLO URBANO, SE SOLICITA LA BAJA DE LOS DOCUMENTOS"-----------------------------------------
Y
C.P. SILVIA ALEJANDRA
LIMÓN CARMONA.- MANIFIESTA: Así MISMO TAMBIÉN SE PRESENTA EL
FORMATO UDAD 2, "POR SERIE" DOCUMENTOS DE EXPURGO, REQUERIDOS POR LA DIRECCiÓN DE
MANTENIMIENTO
E INFRAESTRUCTURA
PÚBLICA Y LA DIRECCiÓN
DE OBRAS PÚBLICAS,
ADSCRITAS A LA DIRECCiÓN
GENERAL DE OBRAS Y DESARROLLO
URBANO, SOLICITANDO
TAMBIÉN
LA BAJA DOCUMENTAL.
PASO EL MICRÓFONO
A CLAUDIA
EDITH VICENTEÑO
HER NÁN DEZ, PARA Q UE EXPO NGA ESTE CASO. ---------------------------------------------------------------------------C. CLAUDlA EDITH VICENTEÑO HERNÁNDEZ.- EN USO DE LA PALABRA MANIFIESTA: EN ESTE
CASO, SE HIZO LA MISMA REVISiÓN EN EL ÁREA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACiÓN CON EL ÁREA
DE OBRAS, SE HIZO LA REVISiÓN, SE LLENARON LOS FORMATOS Y AHORITA ESTARíAMOS DANDO
IGUAL LA APROBACiÓN DE LA BAJA DOCUMENTAL Y PROCEDER A LLENAR EL ACTA PARA DAR
PARTE A GOBIERNO CENTRAL E INVITAR A LOS REPRESENTANTES DE LA CONTRALORíA Y LLEVAR
A CABO UNA LICITACiÓN,
PARA QUE EL PROVEEDOR
GANADOR
PROCEDA A HACER LA
DESTRUCCiÓN DE LA DOCUMENTACiÓN. ¿ESTÁN DE ACUERDO EN LA BAJA DOCUMENTAL?,----------LA LIC. ARLETTE MARIA SALYANO TOURRES.- EN USO DE LA PALABRA MANIFIESTA: SÓLO TENGO
UNA DUDA, EL CASO ANTERIOR DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL, MARCA LOS
AÑOS Y TODAS LAS CLAVES Y EL DE LA DIRECCiÓN GENERAL
DE OBRAS Y DESARROLLO
URBANO, EN QUE PARTE VIENEN·MARCADOS LOS AÑOS? PARA ANOTARLO EN EL OFICIO Y TENER
MÁS CO NG RU ENCIA. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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COMITF: TLCNlCO JKrr;;I{NO DE AI~MINISTRACJÓN DEffit0t:-'"~~f;,
DOCUMENTOS EN CUAUHTEMOC
CIUDAD DE MÉXICO
Oecidiendo Juntos
AÑOS QUE SE UTILIZAN,
YO CREO QUE VAMOS A PEDIRLE
UN ALCANCE
A OBRAS PARA Qu:t
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LIC. JOSÉ CUAUHTÉMOC GIL MANJARAZ.- SOLICITANDO LA PALABRA, MANIFIESTA: QUISIERA
HACER UNA PR.ECISIÓN: SABER EN QUE PARTE DE LOS DOCUMENTOS SE MENCIONA QUE ESTAS ~
BAJAS SE ESTAN LLENANDO DE ACUERDO
AL PROCEDIMIENTO QUE MARCA LA LEY, YO CREO
'
QUE SERíA BUENO HACERLO DEL CONOCIMIENTO
DEL COMITÉ PARA QUE EN TODAS LAS
SESIONES SE DÉ LA CERTEZA DE QUE FINALMENTE ESTAS SOLICITUDES ESTÁN APEGADAS A LO
QUE ESTABLECE LA NORMA Y POR LO TANTO SE ESTÁN SOMETIENDO AL COMITÉ PARA LA
AP RO BAC IÓ N DE LAS M ISMAS. ----------------------------------------------------------------------------------------------------'
OR. JOSÉ LUIS OOMíNGUEZ RODRíGUEZ.- DANDO RESPUESTA, MANIFIESTA: LA LEY DE ARCHIVOS,
PIDE QUE SEA EL ÁREA DE ORIGEN QUIEN VALIDE ESTA BAJA, ESTA PROPUESTA, EN ESTE CASO
NO SE HA DADO DE ALTA EN PARTICULAR PARA CUAUHTÉMOC, LO QUE ESTAMOS HACIENDO ES
APEGÁNDONOS A LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL, ES EL ÁREA MEDIANTE OFICIO
QUIEN DESIGNA AL ENCARGADO DE REALIZAR EL EXPURGO, ÉL ES EL QUE FIRMA Y OBVIO ÉL ES
EL QUE COMUNICA MEDIANTE OFICIO QUE YA SE HIZO EL TRABAJO Y QUE YA SE ENTREGAN LAS
CAJAS----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------L1C JOSÉ CUAUHTÉMOC GIL MANJARAZ PREGUNTA: ¿EN QUE SE ESTABLECE Y EN QUE ESTÁ
APEGADA LA NORMA PARA LA ELABORACION DE LOS OFICIOS?----------------------------------------------------OR. JOSÉ LUIS OOMíNGUEZ ROORíGUEZ.- RESPONDE: ES POR NORMA Y HOMOGENEIDAD, POR
EJEMPLO: EN EL OFICIO QUE TENEMOS AL PRINCIPIO DEL CASO 7, EL DE LA DIRECCiÓN GENERAL
DE DESARROLLO SOCIAL, SI DICE DONDE INICIA EL PROCESO, COMO SE NOMBRA, VIENEN LOS
NÚMEROS DE OFICIO, EL NOMBRE DE QUIEN EMITE Y AL FINAL DESPUÉS DEL CUADRO SíNTESIS,
DICE LA SOLICITUD PARA COTECIAD. VAMOS A PEDIRLE A LA DIRECCiÓN GENERAL DE OBRAS Y
DESARROLLO URBANO, QUE EN CIERTO MODO RECICLE ESTE FORMATO DE OFICIO PARA QUE
HAYA HOMOGENEIDAD,
SI SE VERIFICÓ
QUE SE CUMPLIERA
CON LA NORMATIVIDAD
ESTABLECIDA, QUE ES LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL Y ESE SERíA EL ACUERDO
PRIMERO: LA BAJA DOCUMENTAL
DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL, EL
ACUERDO SEGUNDO: LA BAJA DOCUMENTAL MODIFICANDO EL OFICIO DE LA DIRECCiÓN GENERAL
DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO Y EL ACUERDO TERCERO SERíA QUE SE VERIFICÓ EL APEGO
AL PROCEDIMIENTO
SEGÚN LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL, ESPEREMOS QUE
PARA LAS SIGUIENTES BAJAS YA ESTÉ EL MANUAL DE ORGANIZACiÓN
Y PROCEDIMIENTOS DE
LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACiÓN
E HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC
APROBADO, AHí VIENE EL PROCEDIMIENTO,
ENTONCES NADA MÁS VA A DECIR: EN BASE AL
PROCEDIMIENTO, AL MANUAL DE ORGANIZACiÓN
Y PROCEDIMIENTOS
DE LOS ARCHIVOS DE
TRÁMITE, CONCENTRACiÓN
E HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN
CUAUHTÉMOC,
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CIUDAD DE MÉXICO
Decidiendo Juntos
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DOCUMENTOS EN CUAUHTEMOC
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C.P. SILVIA ALEJANDRA LIMÓN CARMONA.- PASAMOS A ASUNTOS GENERALES, EN ESTE RUBRO
SE PRESENTA EL MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE-"....ft
CONCENTRACiÓN E HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC, CEDIENDO LA PALABRA AL DR.
JOSÉ LUIS DOMíNGUEZ RODRíGUEZ, PARA QUE EXPONGA ESTE PUNTO.--------------------------------------DR. JOSÉ LUIS DOMíNGUEZ RODRíGUEZ.- EN USO DE LA PALABRA MANIFIESTA: EN SUS CARPETAS
TIENEN EL PROCESO QUE HIZO LA DIRECCiÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES A TRAVÉS DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES, DONDE SE PODRÁ VER
EL CALENDARIO
QUE SE GENERÓ DE LAS MESAS DE TRABAJO
PARA QUE TODAS LAS
DIRECCIONES GENERALES Y TERRITORIALES
REVISARAN EL MANUAL DE ORGANIZACiÓN
Y
PROCEDIMIENTOS
DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE CONCENTRACiÓN
E HISTÓRICO DE LA
DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC; E HICIERAN LLEGAR SUS PROPUESTAS A ESTE MANUAL, MISMO QUE
SE LES HIZO LLEGAR POR CORREO ELECTRÓNICO Y UNA VEZ QUE SE TERMINARAN ESAS MESAS
SE ENVIARÁ EN ALCANCE A ESTA CARPETA LAS MODIFICACIONES
O ADECUACIONES
QUE
CONSIDERARAN PERTINENTES A FIN DE QUE QUEDARA UNA ÚLTIMA VERSiÓN DE ÉSTE. ESTA YA
ES LA FINAL, ES LA QUE RECOPILA TODO EL TRABAJO QUE SE GENERÓ EN LAS MESAS CON
DIFERENTES OBSERVACIONES Y SE INCORPORA LA FORMALIDAD PARA SU ANÁLISIS. AHORITA LO
QUE LES PEDIMOS, ES QUE SE REVISEN LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCiÓN JURíDICA QUE
SE ENViÓ POR OFICIO; ESTE MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS
DE TRÁMITE CONCENTRACiÓN E HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC Y LOS FORMATOS,
PARA QUE UNA VEZ QUE TENGA LA DIRECCiÓN JURíDICA SU VALORACiÓN Y NOS DÉ EL VISTO
BUENO, SE PUEDA DAR DE ALTA, ENTONCES EN ESTE MOMENTO PODEMOS COMENTARLES QUE
ESTE ALCANCE ES LA VERSiÓN FINAL DEL MANUAL. ¿SI LES LLEGÓ EL ALCANCE DE LA VERSiÓN
FINAL? ME COMENTAN QUE SE ENVío POR MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO------------------------------C.P. MIGUEL ÁNGEL SÁNCHEZ VELÁZQUEZ .- EN USO DE LA PALABRA MANIFIESTA: TENGO
ALGUNOS COMENTARIOS
SOBRE EL MANUAL, ¿NO SE SI TODAVíA HAYA OPORTUNIDAD
DE
INC LUIR LOS, PARA ENVI ÁR S ELOS? ----------------------------------------------------------------------------------------------C. CLAUDIA EDITH VICENTEÑO HERNÁNDEZ.RESPONDE AL CUESTINAMIENTO:
EN ESTE CASO
LAS MESAS DE TRABAJO QUE SE ESTUVIERON LLEVANDO CON LAS ÁREAS Y EN EL CASO
ESPECíFICO DE LA DIRECCiÓN GENERAL DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO, ASISTiÓ USTED Y
SE LE SOLICITÓ QUE SI TENíA ALGUNA OBSERVACiÓN LA HICIERA LLEGAR A LA SUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES YA SEA EN MEDIO MAGNÉTICO O IMPRESO, PERO A LA FECHA, NO HEMOS
RECIBIDO NINGUNA SOLICITUD, AHORITA LO PONEMOS A CONSIDERACiÓN
DEL COMITÉ SI
ESTAMOS EN TIEMPO Y FORMA Y SI ESTÁN DE ACUERDO. CEDO LA PALABRA AL DR. JOSÉ LUIS
DO M íNG UEZ RO DRíG U EZ. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------DR. JOSÉ LUIS DOMíNGUEZ RODRíGUEZ.EN USO DE LA PALABRA MANIFIESTA: TODAS LAS
OPINIONES SON VÁLIDAS, SERíA INTERESANTE Y ES IMPORTANTE RECIBIR LAS OBSERVACIONES,
POR ESO LES PEDIMOS A TODAS LAS ÁREAS QUE NOS APEGUEMOS A LOS TIEMPOS Y FORMAS,
YA QUE ESTAMOS EN LA SESiÓN Y ESTAMOS ESPERANDO QUE LA DIRECCiÓN DE JURíDICO NOS
DE LA APROBACiÓN
EN EL SENTIDO QUE CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD
O COSAS MUY
PRECISAS DE EVALUACiÓN DE FORMA, ESTOS CAMBIOS PODRíAN SER DE FONDO, SI SE NOS
COMPLICA SI LO RECIBIMOS, PERO TIENE QUE QUEDAR CLARO PARA TODOS, QUE HAY QUE
HACERLO EN TIEMPO Y FORMA, YA QUE ESTARíAMOS TAMBIÉN LIMITANDO EL TRABAJO DE
TODOS LOS DEMÁS, PORQUE AQuí ESTAMOS
CON ESA CONTRARIEDAD DE QUE DAMOS POR
CONOCIDO UN MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMIT~
CONCENTRACiÓN
E HISTÓRICO DE LA D
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CIUDAD DE MÉXICO
Decidiendo Juntos
DE MODIFICARLO, DEBE DE QUEDAR ASENTADO QUE SE RECIBEN LOS COMENTARIOS PERO
TAMBIÉN, QUE NO SE HICIERON EN TIEMPO Y FORMA. PREGUNTO: ¿ALGUIEN TIENE UNA OPINiÓN
DIFE RENTE?, ¿UN CO NS EJO DEL ÁR EA DE J URíDICO? ------------------------------------------------------------------LIC. JOSÉ CUAUHTÉMOC GIL MANJARAZ.- EN USO DE LA PALABRA MANIFIESTA: LA IDEA ES
PRESENTAR EL MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
CONCENTRACiÓN
E HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC, CUALQUIER MODIFICACiÓN
CONLLEVA A TENER QUE PRESENTAR
ESTE MANUAL PARA REVISiÓN, NO SÉ SI ESTAMOS EN
TIEMPO PARA HACER ALGUNA MODIFICACiÓN, SI NO ES Así, PUES TAMBIÉN DECIRLO DE FORMA
CLARA Y EN ALGUNA SESiÓN POSTERIOR SE PUDIERA HACER UNA ADECUACiÓN AL MANUAL DE
ORGANIZACiÓN
Y PROCEDIMIENTOS
DE LOS ARCHIVOS
DE TRÁMITE CONCENTRACiÓN
E
HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC, CON ESOS COMENTARIOS AHORITA LO QUE NOS
PRESIONA ES UN POCO EL TIEMPO DE YA SACAR UN MANUAL DE ORGANIZACiÓN
Y
PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS EN TRÁMITE, CONCENTRACiÓN E HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN
CUAUHTÉMOC, PARA PODER OPERAR YO CREO QUE SERíA BUENO HACERLO EN ESE SENTIDO Y
POSTERIORMENTE EN UNA SESiÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA HACER UN ALCANCE O UNA
MODIFICACiÓN AL MISMO, DE ACUERDO A LAS OBSERVACIONES QUE NOS PUDIERAN HACER LAS
DIFE RENT ES ÁREA S-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------C. OLlNKA VILLAMAR ESTRADA.- EN USO DE LA PALABRA MANIFIESTA: SE LES INVITA QUE LO
LEAN, FUE UN TRABAJO ARDÚO CONCIENZUDO, REVISADO LITERALMENTE LETRA POR LETRA,
PÁRRAFO POR PÁRRAFO, E INCLUSO ESTE MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y PROCEDIMIENTOS DE
ARCHIVOS EN TRÁMITE, CONCENTRACiÓN E HISTÓRICO DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC ALGO
QUE TIENE, ES QUE ES UNA NOVEDAD, ES UNA DE LAS COSAS QUE LA' "CGMA". NOS ESTÁ
PIDIENDO Y QUE VAMOS
HACER INCLUSO CON EL MANUAL GRANDE,
EL MANUAL DE
ORGANIZACiÓN DE LA DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC. ESTE MANUAL VIENE CON PROCEDIMIENTOS
DE CADA UNA DE LAS SITUACIONES QUE TIENE QUE VER CON LOS ARCHIVOS, SI ESTÁ EN
VIGENCIA, SI ES UN ARCHIVO MUERTO, TODOS SUS PROCEDIMIENTOS VIENEN MUY CLAROS, MUY
DETALLADOS Y MUY DESCRIPTIVOS PASO POR PASO. SE LES INVITA A QUE LO LEAN, CLARO,
TODO ES PERFECTIBLE, REALMENTE SI HUBO MESAS DE TRABAJd, POR QUE HAY QUIEN SABE
MÁS DE MANUALES; PERO SI ES IMPORTANTE QUE SI MANDAN ALGUIEN A ESAS MESAS DE
TRABAJO, QUE SEA LA PERSONA QUE VA A DARLE EL SEGUIMIENTO
O SI NO VA DAR EL
SEGUIMIENTO, AL MENOS QUE RESPETE EL VOTO DE QUIEN ESTUVO. PORQUE LO QUE ES UN
HECHO ES QUE TODOS TENEMOS YA UN GRAN PROBLEMA ARCHIV]STICO Y QUE JUSTAMENTE LA
IDEA DEL COTECIAD ES EMPEZAR A REVISAR QUE ES LO QUE ESTA VIGENTE, QUE ES LO QUE
PODEMOS TODAVíA GUARDAR Y QUE ES LO QUE INCLUSO PODEMOS DAR DE BAJA. EL PROBLEMA
QUE ALGUNA VEZ LA LIC. ARLETTE MARíA SALYANO TOURRES NOS HABíA COMENTADO, ES QUE
LO QUE SE TIENE EN EL SÓTANO NOS ESTA GENERANDO UNO MAYOR, APARTE DEL PESO, UN
PROBLEMA DE FAUNA NOCIVA. ENTONCES, sí SE LES INVITA A QUE LO REVISEN, SI FUE UN
MANUAL VERDADERAMENTE
REVISADO pARRAFO POR pARRAFO REFLEXIONADO,
PENSADO,
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FONDO O A LO MEJOR DE FORMA, QUE PODAMOS SALVAR AHORITA, SI REALMENTE NO ES UN
IMP.ACTO FUERTE DENTRO .DEL MANUAL I?E ORGANIZACiÓN Y PROCED.lMIENTOS DE f-RCHIVOS EN
TRAMITE,
CONCENTRACION
E HIST~ICO
DE
LA DELEGACION
CUAUHTEMOC,
PARA
POSTERIORMENTE SOLICITAR QUE TAM I N
'A A ESO DEBERíA HABER UN PROCEDIMIENTO ~.~
¿VAMOS A S~OS~A
BIOS D L MIS
MANUAL? SI SE PUEDE VALORA,
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Decidiendo Juntos
POR QUE BIEN A BIEN NO SABEMOS DE QUE SE TRATA Y SI ES Así PUES IGUAL, SI NO HAY DE
OTRA PUES TENDRíAMOS QUE HACER El CAMBIO, PERO SI ES UNA CUESTiÓN DE FORMA QUE NO
TUVIERA UN IMPACTO RELEVANTE AHORITA, CREO QUE NOS PODEMOS IR CON lO QUE YA~~"
T E N E M O S ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CP. MIGUEL ÁNGEL SÁNCHEZ VELÁZQUEZ EN USO DE lA PALABRA MANIFIESTA: TENGO DOS
COMENTARIOS, CON RESPECTO DEL MANUAL, UNO DE FONDO, EN UN PÁRRAFO, A lO MEJOR ESE
SE PODRíA CORREGIR, NO RECUERDO El PÁRRAFO PERO DICE QUE NOS REFERIMOS A lOS
CAPíTULOS 3, 4, 5 Y 6, PERO NO DECIMOS DE QUE TíTULO, NADA MÁS DECIMOS DE lA lEY EN lO
GENERAL PERO NO DECIMOS SI ES DEL TíTULO PRIMERO, DEL TíTULO SEGUNDO, DEL TíTULO
TERCERO DE lA lEY DE ARCHIVO. SERíA IMPORTANTE Y lOS OTROS COMENTARIOS SON PUES
DE FORMA, FORTALECERíA lOS MISMOS COMENTARIOS DE lA SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACiÓN
Y DESARROllO
ADMINISTRATIVO, PODRíAN EN ALGÚN MOMENTO SERVIR.-----------------------------------DR. JOSÉ LUIS DOMíNGUEZ RODRíGUEZ.- ARGUMENTA: EN CUANTO Al MARCO JURíDICO QUE
NOS NORMA, MARCAMOS
El ARTíCULO
6, PÁRRAFO
SEGUNDO,
APARTADO
"A" DE lA
CONSTITUCiÓN POLíTICA DE lOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS, QUE DIGAMOS ES El PUNTO
FUNDAMENTAL, El SIGUIENTE ESPACIO SON lOS ARTíCULOS 5,10,12,13,14,15,16,17,18,21,22
Y 23
DE lA lEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL, TIENE UNA CARACTERíSTICA
NO TIENE lOS
SUBTíTULOS A DIFERENCIA DEL SISTEMA DE lA lEY DE DATOS PERSONALES Y lA lEY DE
ACCESO A lA INFORMACiÓN
QUE sí TRAEN 3 SUBTíTULOS QUE NO TENDRíA ESE DATO El
SEGUNDO ESPACIO, ESTOS ARTíCULOS UTILIZADOS, SON PARA lA OPERACiÓN DE lOS SISTEMAS
ARCHIVíSTICOS, NO VIENEN EN El CAPíTULO PRIMERO, DE TODAS MANERAS ESA CORRECCiÓN
CREO QUE SERíA VÁLIDA CON El COMPAÑERO DE JURíDICO, SE ENVío PARA SU VALORACiÓN Y
ESA CORRESPONDERíA
MAS A JURíDICO QUE Al COMITÉ COMO TAL, INCLUSIVE COMO
ATRIBUCiÓN
ESPECíFICA,
ENTONCES CREO QUE ESA QUEDA SALVADA, POR ATRIBUCiÓN
ESPECíFICA, SI HAY ALGUNA FAllA
EN lA CITA JURíDICA lE CORRESPONDERíA
EN ESTA
REVISiÓN,
QUE SE lE VA HACER, PERO NO CAMBIA El SENTIDO DE lA RESOLUCiÓN, EN El
SIGUIENTE ESPACIO lO QUE ES CONTENIDO, OBJETIVO, PROCESOS, ES DECIR, lA ACCiÓN
PROPIA DEL COMITÉ DE ARCHIVOS PUES YO CREO QUE EN ESA YA COMENTÓ El COMPAÑERO
QUE NO SON DE FONDO, DIGAMOS DE FORMA, ENTONCES SI SE llEGARAN
A REQUERIR ESOS SE
PUEDEN REALIZAR EN UNA SESiÓN POSTERIOR, YO CREO
QUE COMO ACUERDO PODEMOS
JUSTIFICAR POR QUE NOS VA A FACILITAR lA BAJA ANTE OFICIALíA MAYOR, POR QUE UNA VEZ
QUE NOSOTROS ENTREGUEMOS ESTA ACTA Y ESTE MANUAL OFICIALíA MAYOR NOS VA A DECIR,
SI TE QUITO TUS ARCHIVOS EN DOS MESES PERO SI NO ENTREGAMOS ESTA ACTA Y ESTE
MANUAL PUES TE QUITO TUS ARCHIVOS EN 6 MESES O EN 1 AÑO COMO NOS A HECHO; DIGAMOS
QUE ES PARA AGILIZAR El PROCEDIMIENTO, YO CREO QUE COMO ACUERDO ES El CUARTO
ACUERDO QUE QUEDARíA, SE APRUEBA El MANUAL QUE ESTA EN REVISiÓN JURíDICA Y ESTO
PARA El PROTOCOLO DE ENVío A OFICIALíA MAYOR. El ACUERDO CUARTO: SE ENVíA A JURíDICO
PARA REVISiÓN CORRESPONDIENTE
ESO QUEDA ASENTADO EN El ACTA COMO ACUERDO,
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C.P. SILVIA ALEJANDRA
LIMÓN CARMONA.- EN USO DE lA PALABRA Y NO HABIENDO MÁS
COMENTARIOS QUE AGREGAR, MANFIESTA: lES AGRADEZCO A TODOS SU PRESENCIA Y CON
ESTO CONCLUIMOS lA PRIMERA SESiÓN EXTRAORDINARIA
DEL COTECIADCUAU,
SIENDO lAS
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Cuauhtémoc, TE,L 2fL)2 ,)100
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COMITÉ: Tá~NICO INTERNO DE ADiVl1N1ST'RAC1ÓN
DOCUMENTOS
EN CUAUHTÉMOC
CIUDAD DE MÉXICO
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Decidiendo Juntos
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ESTAS FIRMAS CORRESPONDEN AL ACTA DE LA PRIMERA SESiÓN EXTRAORDINARIA
DEL COMITÉ TÉCNICO
INTERNO DE ADMINISTRACiÓN
DE DOCUMENTOS EN CUAUHTÉMOC
DEL EJERCICIO 2014 CELEBRADA EL
CUATR O DE AB R IL D E DO S MIL CATO RC E.-----------------------------------------------------------------------------------------------------
DR. JOSE LUIS DOMINGUEZ RODRIGUEZ
ASESOR DEL JEFE DELEGACIONAL y
SRIO. EJECUTIVO DEL COTECIADCUAU
LIC. JIMENA MARTí
DEL CAMPO PORRAS
DIRECTORA DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
SECRETARIA TÉCNICA DEL COTECIADCUAU
VOCALES
C. ADRIANA GAR
COORDINACiÓN
DELEGACIONAL
VOCAL SUPLENTE
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DI R E C"l-t)jK-YS-I,;~8J:il:ill.l-Li,;w.;JJf<l
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y FOMENTO COOPERATIVO
VOCAL PROPIETARIO
LIC. ARIADNA BERMEO VILLAZANA
DIRECTORA DE COMUNICACiÓN SOCIAL
VOCAL PROPIETARIA
e~a1a
slo CoL Buenavista CP 06350
GeL Cuauhtémoc, Te!. 2452 3100
www.cuauhternoc.df.qob.mx
COMITÉ~ TI'~CNICO IN'rERNO DE ADMINJSTRACIÓN
DOCLMLNfOS LNCUALHn:JMOC
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aUDAD DE MÉXICO
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Decidiendo Juntos
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C GIL MANJARAZ
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N GENERAL t.lUR10ICO y GOBIERNO
VOCAL SUPLENTE
LlC. JOSE CUAUHTEMOC
GIL MANJARAZ
DIRECCiÓN GENERAL JURIDICA y GOBIERNO
VOCAL
SUPLENTE
C. MARIO LEO
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DIRECCiÓN GENER
VOCAL SUPLENTE
LlC. HECT
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COORDINf'DOif
L CENTRO
Y ATENCION CIUDADANA
VOCAL
PROPIETARIO
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DIRECCiÓN GENERA
VOCAL
SUPLENTE
JH V
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ENTENO
ERVICIOS
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HERNANDEZ
GENERALES
C. MARG RITA CANO RAMIREZ
DIRECCiÓN DE GESTiÓN AMBIENTAL
VOCAL
SUPLENTE
Aldarna y Mina s/n Col. Buenavista CP 06350
DeL Cuauhtérnoc, Te!. 2452 3100
www.euauhtemoc.df.qob.mx
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;?il1II!i_o:'¡¡I;~::;¡;_I __
DE SERVICIOS
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COMnt
aUDAD DE MÉXICO
Decidiendo
TI~~CNICOlNTERNO DI': ADMlNlSTRAClÓN
DOCUMENTOS EN CUAUHTf~MOC
DE
Juntos
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DAZ ERNANDEZ
DIRECTO
TERRITORIAL ROMA CONDESA
VOCAL PROPIETARIA
C. ALEXIS HERNMNDEZ
DIRECCION TERRITORIAL
SAN RAFAEL
VOCAL PROPIETARIO
C. ANAR0A
PORRAS
DIRECCION TERRITORIAL
GUERRERO
VOCAL SUPLENTE
TEPITO
S
GONzALEZ BARRIGUETI
ECT
E RITORIAL CENTRO
HISTORICO
VOCAL PROPIETARIO
C. RACIEL VARGAS HERNANDEZ
CONTRALORIA INTERNA
VOCAL SUPLENTE
JUAREZ
C. OLlNKA V
SUBDIRECTORP-:
• y DESARROLL
Aidama y Min
-DeL
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AMAR ESTRADA
E ORGANIZACION
DMINISTRATIVO
sIn CoL Buenavista C.P. 06350
uhtémoc, Tel. 2452 3100
www.cuauhtemoc.df.qob.mx