La información se encuentra plasmada en diferentes soportes

Tanto los enlaces de las Unidades Administrativas,
como titulares, personal de apoyo Administrativo y
Técnico Pedagógico, debemos de incluir en nuestro
quehacer archivístico este nuevo lenguaje.
Dirección de Administración
Coordinación de Archivos
El Trabajo que realiza cada Unidad, será la base para
que la Coordinación de Archivos integre los Índices y
Catálogos de manera adecuada, que faciliten una
localización inmediata de la información que se
encuentra integrada en los archivos de la Institución.
En nuestro próximo ejemplar, escribiremos sobre la
función que desempeñan los enlaces en cada Unidad
Administrativa.
Para mejorar éste ejemplar envía tus comentarios y
sugerencias a la siguiente dirección:
Coordinación de Archivos
Blvd. Manuel Gómez A. N° 150, Col. Himno Nacional,
2ª sección, San Luis Potosí, S.L.P., C.P. 78360, Tel.
444 4998000, ext. 8102, Edificio Central de la SEGE.
[email protected]
La
información
se encuentra
plasmada en
diferentes
soportes
¿Qué es un Archivo?
¿Para qué sirve un archivo?
¿Por qué conservar los
archivos?
Fuentes consultadas.
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

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AGN. Archivo General de la Nación.
Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información
Pública del Estado de San Luis Potosí.
Manual de Organización Archivística de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública del Estado y
Municipios de San Luis Potosí. (CEGAIP)
Lineamientos para la Gestión de archivos Administrativos y
Resguardo de la Información Pública del Estado.
San Luis Potosí, 26 de abril de 2012
La Coordinación de Archivos de la SEGE a través de este
medio, desea acercarse más a quienes se dedican al
desarrollo de actividades relacionadas con la integración
de los archivos, con el propósito de capacitar, orientar y
asesorar en el proceso de ésta tarea, que estaremos
realizando bimestralmente.
En esta ocasión, les damos a conocer el significado de
diversos conceptos que comúnmente son utilizados en el
lenguaje y quehacer archivístico:
ARCHIVÍSTICA: Es el estudio teórico y práctico de los
principios, procedimientos y problemas concernientes al
almacenamiento de documentos, buscando que dicha
documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser
consultada y clasificada.
ARCHIVISTA: Profesional del nivel superior, graduado en la
Licenciatura de Archivología.
Persona con amplios
conocimientos en la materia y cultura general, capaces de
organizar archivos, conservar los fondos y restaurar los
documentos que se conservan como fuente para su
conocimiento ulterior y servicio público.
siendo tratado) o sometida a continua utilización y
consulta administrativa por la entidad o Unidad
generadora.
cuales se encuentran relacionados por un mismo asunto,
materia, actividad o trámite, organizándolos del más
antiguo al inicio del expediente y el reciente al final.
CONCENTRACIÓN: Es el archivo que ya cumplió su proceso
de trámite, su consulta no es constante y
debe
conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o
contables.
LEGAJO: Conjunto de documentos o expedientes unidos.
HISTÓRICO: Archivo donde se resguarda
debida y
correctamente el patrimonio histórico documental de
dependencias públicas y privadas; se vigila sea preservado
en las condiciones adecuadas que eviten su destrucción, se
propicie la consulta de investigadores. Lo constituyen
impresos, material gráfico y material audiovisual, cuya
vigencia administrativa, fiscal o contable ha concluido y su
contenido es evidencial, testimonial o informativo.
DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización
de documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Estos tres archivos representan los fondos documentales
de cualquier institución.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de
organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).
En alguna ocasión quizás hemos llegado a preguntarnos
FOJA: Es una hoja cuyo control obedece a un número que
le ha sido asignado ordenadamente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las
que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CONSERVAR LOS ARCHIVOS?
ARCHIVO.
1. Es un conjunto de documentos sean cuales fuere su
fecha, su forma y soporte material producidos o
recibidos por toda persona física o moral y por todo
servicio u organismo público o privado.
2. Institución responsable de la recepción, tratamiento,
inventariado, conservación y servicio de los
documentos.
3. Edificio o parte de un edificio donde los documentos
son conservados y servidos.
Para entender mejor el significado del Archivo, desde el
punto de vista de la Administración documental, como en
la Administración Pública y Privada, estos se dividen, de
acuerdo a su función en:
ARCHIVO DE TRÁMITE: Es el Archivo que reúne
documentación en trámite (documentos, cuyo asunto está
Porque son prueba y testimonio para la construcción de un
hecho o un acto y formarán parte de la memoria de una
entidad o institución.
Esto “no” significa que todos los documentos que se
generan o producen en un área son susceptibles de
archivar permanentemente.
Los Archivos están integrados por expedientes, cuyo
concepto es el siguiente:
EXPEDIENTE: Unidad organizada de documentos
agrupados para su uso en la gestión del productor o en el
proceso de organización archivística, tienen una relación
con un mismo asunto.
INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES: Proceso en el que los
documentos deben integrarse en expedientes o unidades
de documentación, compuestas por uno o varios
documentos ordenados lógica o cronológicamente, los
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual
se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.
VALORACIÓN
PRIMARIA:
Identificación
y
determinación de los plazos y modalidades de uso de
documentos por parte de las unidades que lo
producen y conservan.
VALORACIÓN SECUNDARIA: Es la identificación y
aplicación de los usos que los documentos tendrán
para la investigación científica y social en todos su
campos, así como su utilidad como fuentes de
información de carácter único o permanente.