Obligaciones en materia de archivos en la Administración Pública

La Organización y
Conservación de
Archivos en el
Servicio de
Administración
Tributaria
Marzo 2008
Coordinación de Archivos
Servicio de Administració
Administració n Tributaria
Administració
Administraci
ó n General de Recursos y Servicios
Administració
Administraci
ó n Central de Recursos Materiales
Administració n de Recursos Materiales “3”
Administració
(Coordinació
(Coordinaci
ó n de Archivos)
Implantación del Nuevo Sistema Archivístico
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano
desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público,
con el carácter de autoridad fiscal.
Misión: “Recaudar las contribuciones federales y controlar la
entrada y salida de mercancías del territorio nacional,
garantizando la correcta aplicación de la legislación y
promoviendo el cumplimiento voluntario y oportuno de las
obligaciones.”
En el ejercicio de las atribuciones y facultades ejecutivas que
señala la Ley del SAT y cumplimiento de su Misión, se generan
múltiples documentos con valor administrativo, legal, fiscal y
contable, cuya presentación se da en medio impreso, electrónico
e informático, que constituyen su fondo documental.
Implantación del Nuevo Sistema Archivístico
La implantación de un nuevo Sistema Archivístico en el SAT, a
partir y en cumplimiento de los Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de Archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, publicados el 20
de febrero de 2004, implicó las siguientes acciones:
1) Apoyar al Comité de Información en la elaboración y
establecimiento de los “Criterios Específicos para la
Organización y Conservación de archivos y Administración de
Documentos”
2) Elaborar y presentar al Comité de Información el Manual de
Procedimientos del Subproceso “Organización y Conservación
de Archivos”
3) Elaborar y actualizar el cuadro general de clasificación
archivística, el catálogo de disposición documental, así como
elaborar el inventario general.
Implantación del Nuevo Sistema Archivístico
4) Organizar los Archivos de Trámite y Concentración y coordinar
sus acciones.
5) Elaborar y actualizar la Guía Simple de Archivos.
6) Elaborar y desarrollar Programas de Capacitación y Asesoría
Archivística.
7) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de
la documentación.
8) Coordinar con el área de tecnologías de la información, el
desarrollo e implantación de sistemas informáticos institucionales
de Control de Gestión y de Gestión Archivística (en proceso de
implementación), que incluyen la gestión de documentos
electrónicos.
Criterios Específicos y Manual de
Procedimientos para la O.C.A.
• Criterios Específicos para la Organización y Conservación de
Archivos y Administración de Documentos y Manual de
Procedimientos para la O.C.A. La Coordinación de Archivos
elaboró sendos proyectos y los difundió a las unidades
administrativas en todo el país, a fin de obtener comentarios y
aportaciones de mejora con base en la experiencia operativa y
normativa, presentando al Comité de Información la versión
definitiva para su aprobación. Asimismo, se sometieron a
consideración del Comité de Mejoras Regulatorias Internas del
SAT para registro y publicación en la NORMATECA en la red
interna del organismo.
Cuadro General de Clasificación Archivística
y Catálogo de Disposición Documental
• Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de
Disposición Documental. A partir del año 2004, en la
elaboración y actualización han participado los Responsables de
los Archivos de Trámite y de Concentración y representantes de
las áreas generadoras de la información, además, en los dos
últimos años intervienen para facilitar el proceso, Enlaces de las
distintas unidades administrativas con la Coordinación de
Archivos. Con motivo de rotación en los puestos, en más de las
veces se ha requerido impartir capacitación y llevar a cabo talleres
para realizar los trabajos.
Organizar los Archivos de Trámite y
Concentración y coordinar sus acciones
Archivos
• Se organizaron 464 archivos, de los cuales son 397 Archivos
de Trámite (correspondientes a 10 Administraciones Generales
y 387 Administraciones Locales y Aduanas) y 67 Archivos de
Concentración (uno a nivel central en el Distrito Federal y 66 a
nivel Local).
• Se creó la página “Organización y Conservación de Archivos”
en la red interna o intranet del SAT, en la que se instalaron los
instrumentos de consulta y control archivístico, la normatividad
(LFTAIPG, Reglamento y Lineamientos) así como los Criterios
Específicos, Manual de Procedimientos y formatos, para
consulta de los archivistas y servidores públicos adscritos a las
áreas productoras de expedientes.
Organizar los Archivos de Trámite y
Concentración y coordinar sus acciones
• Se atienden diariamente consultas personales, vía correo
electrónico y telefónicas, relacionadas a las actividades
derivadas de la implementación de lo dispuesto en los
lineamientos en materia de organización y conservación de
archivos, clasificación, identificación y baja de expedientes.
• Por otra parte, durante los procesos de capacitación presencial,
se han llevado a cabo supervisiones de campo para verificar
que se estén aplicando los instrumentos de consulta y control
archivístico, depuración, baja documental e implementación de
las áreas para la guarda y custodia de los Archivos de Trámite.
Guía Simple de Archivos
•
•
•
•
Guía Simple de Archivos
A partir del año 2004, se gestionó e hizo seguimiento a la
designación de responsables de archivo por parte de los
titulares de las unidades administrativas.
Se llevó a cabo el registro y actualización de los 464 archivos y
de los Responsables de Archivo y datos de identificación.
Se conformó la descripción básica de las series documentales
con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística.
Se estructuró la Guía Simple de Archivos, publicándose en la
página del SAT en Internet, Obligaciones de Transparencia,
conforme lo dispuesto en los Lineamientos.
Programa de Capacitación y
Asesoría Archivística
A partir del año 2005 y con base en la normatividad fuente
(Ley, Reglamento y Lineamientos) y material de capacitación
proporcionado por el Archivo General de la Nación, se
elaboró conjuntamente con el área de capacitación fiscal, el
material para auto-estudio virtual sobre el tema de
Organización y Conservación de Archivos.
El curso es impartido a través del sistema “Aprende”
empleando la red interna o intranet del SAT y está dirigido a
los servidores públicos que generen o administren
expedientes de archivo, tiene carácter de obligatorio hasta el
nivel de Subadministrador y opcional para los niveles
superiores. Aplica al historial de capacitación individual.
Programa de Capacitación y
Asesoría Archivística
En el periodo 2005-2007 se tuvo una participación de 10,600
personas (9,193 operativos y 1,407 mandos medios) de un
universo de 32,000 empleados.
Por otra parte, se asistió a diversas localidades para impartir
talleres en materia de Organización y Conservación de
Archivos, teniendo una participación de 624 Servidores
Públicos con nivel operativo, Jefes de Departamento,
Subadministradores y Administradores Locales.
Coordinar los Procedimientos de Valoración y
Destino Final de la Documentación
• La capacitación y asesorías ha permitido mejorar la
organización de los archivos y realizar la depuración,
transferencia primaria y baja de los expedientes que
cumplieron su plazo de conservación total.
• Para acelerar los procesos de depuración, baja y liberación de
espacios, se informó a los Enlaces de cada Administración
General con la Coordinación de Archivos, el resultado de las
gestiones de baja documental realizadas por sus unidades
administrativas centrales, Administraciones Locales y Aduanas
durante los años anteriores.
• Como resultado de lo anterior, en 2007 fue factible activar e
incrementar la depuración de archivos, generación y recepción
de inventarios de baja documental que comparados con los
ejercicios 2004, 2005, 2006 y al 10 de marzo de 2008 da las
siguientes cifras:
Coordinar los Procedimientos de Valoración y
Destino Final de la Documentación
TRÁMITE DE BAJAS DOCUM ENTAL ES
SOLICITUDES
RECIBIDAS
SOLICITUDES
TRAMITADAS A LA
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL E
INFORM ES SOBRE LA
GESTIÓN PUBLICA
SOLICITUDES
TRAMITADAS
AL
ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL (ventadonación)
AÑO
CANTIDAD
Kg.
CANTIDAD
Kg.
CANTIDAD
Kg.
Kg.
2004
37
646,661
15
419,003
37
646,661
224,328
2005
10
196,564
11
233,977
10
196,564
893,257
2006
114
721,020
40
640,597
114
721,020
656,120
2007
217
1,538,031
34
1,087,513
217
1,538,031
783,217
2008
48
99,364
_
_
48
99,364
_
Coordinar los Procedimientos de Valoración y
Destino Final de la Documentación
El Jefe del SAT aprobó el Programa Anual de Disposición Final
de los Bienes Muebles y el Acuerdo de Desincorporación de
Bienes Muebles que han dejado de ser útiles al Servicio y que
incluyó:
484,473 kilogramos
donación
de papel archivo programados
para
• Se determinó la disposición final a los bienes muebles
instrumentales y de consumo no útiles al servicio del SAT
superando la meta programada.
1,535,251 Kilogramos de papel archivo Donados
Se optimizaron espacios físicos de las diferentes Unidades
Administrativas del SAT, en aproximadamente 19,371 m2.
Automatización de los archivos y gestión de
documentos electrónicos
Tras un largo periodo de reestructuración de los procesos y
sistemas informáticos institucionales sustantivos, se coordinó
con el área de tecnologías de la información, el desarrollo e
implantación de sistemas informáticos institucionales de Control
de Gestión y de Gestión Archivística, que incluyen la gestión de
documentos electrónicos.
Actualmente el Sistema de Control de Gestión se encuentra en
proceso de implementación, en la fase de capacitación. En tanto
que del Sistema de Gestión Archivística están por concluir
diversas pruebas técnicas para su posterior liberación.
Proyecto Nuestro Espacio
La Organización y Conservación de los Archivos, no es un tema
o actividad que se da en forma aislada, es parte integrante de los
procesos institucionales, ya que los archivos constituyen el
soporte documental del cumplimiento de las atribuciones y
funciones. Y como tal, es considerada en los proyectos de la
institución.
Proyecto Nuestro Espacio.
Este proyecto se implementó en 2005 con la finalidad de mejorar
las instalaciones del SAT en forma integral, aplicando NORMAS
para la estandarización de oficinas con base en Manuales:
Espacios, Mobiliario, señalización y criterios para adaptación de
oficinas.
Proyecto Nuestro Espacio
Con OBRAS acordes a la transformación del SAT, obteniendo
oficinas estandarizadas con mobiliario modular y nuevas
instalaciones eficientes.
Proyecto Nuestro Espacio
El Proyecto Nuestro Espacio plantea diversos objetivos como
son: oficinas dignas para todo el SAT, mejorar el clima
organizacional, operar con mayor eficiencia, mejorar la atención
al público y mejorar sustancialmente la imagen de la institución.
Además, con este proyecto se da cumplimiento a programas
gubernamentales tales como:
• Optimización de espacios.
• Accesibilidad a inmuebles públicos.
• Ahorro de energía.
El buen diseño de un lugar de trabajo debe garantizar la
asignación correcta de espacio y la disposición armónica de los
medios de trabajo. Es por ello que, dentro del proyecto Nuestro
Espacio en el SAT, resulta de suma importancia contar con
instalaciones adecuadas que mejoren la imagen institucional,
proporcionando a los empleados un espacio de trabajo seguro
bajo un ambiente confortable, que permita el incremento en su
desempeño y una mejor percepción ante el contribuyente.
Proyecto Nuestro Espacio
Descripción del Proyecto
• El proyecto permitirá lograr un cambio en la percepción de la
imagen institucional por parte del personal del SAT y del
contribuyente a través de la puesta en marcha de sus diferentes
componentes:
Imagen
Institucional;
Sensibilización
y
Capacitación; Archivo; Protección Civil; Bienes muebles e
inmuebles y Almacenes.
Archivos.
Por lo que toca a este componente se tienen las siguientes
líneas de acción:
• Realizar la depuración de la documentación de los archivos que
haya concluido su vigencia, mediante el procedimiento de baja
documental, para liberar los espacios necesarios y dar
continuidad a la operación de la recepción de nueva
documentación, evitando el arrendamiento de otros inmuebles.
Proyecto Nuestro Espacio
• Organizar los expedientes y optimizar los espacios mediante el
uso de archivos de alta densidad (tramite) y racks de
almacenamiento (concentración) que permiten la guarda en
forma vertical y así desahogar los archivos, bóvedas de crédito y
almacenes, sin necesidad de aumentar las superficies que se
utilizan actualmente para ese fin.
Situación al iniciar el proyecto.
La operación de las áreas del SAT genera una gran cantidad de
documentos, los cuales son conservados en los archivos de
trámite, lo que impide su oportuno desalojo al requerirse de la
valoración y dictamen para su depuración y envío al archivo de
concentración por las unidades responsables, existiendo retraso
en estas actividades por desconocimiento de la normatividad
correspondiente en lo relacionado al tiempo de guarda para
aplicar el procedimiento de destino final.
Proyecto Nuestro Espacio
Lo anterior genera sobreocupación de espacios, dilación en el
tiempo de búsqueda de documentos y una falta de compromiso
del responsable de dictaminarlos para su destino final.
Situación actual.
La implantación de los diferentes componentes inició en forma
escalonada, comenzando con el mejoramiento integral de los
inmuebles de oficinas contemplado en el componente de Bienes
Muebles e Inmuebles, así como acciones para la optimización de
archivos y sistemas contra incendio contenidas en los alcances
de los componentes de Archivo y Protección Civil; en tanto que
los componentes de Sensibilización e Imagen iniciaron
paulatinamente, a la par que las acciones de obra se han
ejecutando para el mejoramiento de las áreas.
Proyecto Nuestro Espacio
La implantación del componente archivos se realiza conforme a
lo siguiente:
• Optimizar y mejorar los archivos.
• Depurar los archivos que cumplieron su plazo de conservación.
• Capacitar equipos de trabajo responsables de los archivos en
trámite.
• Incrementar la infraestructura en materia de almacenamiento
(racks) y/o archivo móvil.
De la 66 administraciones Locales en todo el país y de las 10
Administraciones Generales, Celaya, Guadalajara, León,
Mazatlán, Monterrey, Pachuca y Villahermosa y la
Administración General de Auditoría Fiscal, ya fueron
reacondicionados sus inmuebles y dotado de mobiliario y sus
archivos cuentan con archiveros móviles de alta densidad.
Proyecto Nuestro Espacio
Calendarización estimada: 2005-2012
Sector Económico y la localización geográfica donde se
desarrollará el proyecto:
• Inmuebles del SAT distribuidos a nivel nacional abarcado
aproximadamente 200,000 metros cuadrados de superficie de
oficinas para el beneficio de 18,000 servidores públicos, con un
costo total del proyecto de $2,206 MDP
Archivo de Trámite
Archivo de Trámite
Archivo de Trámite
Archivo de Trámite
Archivo de Concentración D.F. para 16 U.
Admvas., más de 10´000’000 expedientes
Archivo de Concentración D.F. para 16 U.
Admvas., más de 10´000’000 expedientes
Archivo de Concentración D.F. para 16 U.
Admvas., más de 10´000’000 expedientes
Archivo de Concentración Local
Proyecto Nuestro Espacio
Archivo de Concentración Local
Proyecto Nuestro Espacio
Archivo de Concentración Local
Proyecto Nuestro Espacio