PROCEDIMIENTOS GENERALES

PROCEDIMIENTOS
GENERALES
CONSTRUCTORA DE
CANALIZACIONES
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Control de la documentación.
Registros de calidad.
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1. Objeto
Este procedimiento tiene por objeto definir los criterios y
responsabilidades para el control de la documentación del Sistema de
Gestión de la Calidad de C.C.S.L. .
2. Alcance
Este procedimiento es de aplicación a:
¾ Manual de Calidad.
¾ Procedimientos Generales.
¾ Instrucciones Técnicas, en caso necesario.
¾ Normas y Reglamentos aplicables.
¾ Registros utilizados o generados para asegurar la eficacia del
Sistema.
3. Descripción
3.1. Elaboración, revisión y aprobación de documentos
3.1.1. Manual de Calidad
El Manual de Calidad es el documento director del Sistema de Gestión
de la Calidad de C.C.S.L. . Está estructurado en ocho capítulos que
corresponden con los puntos de la norma UNE EN ISO 9001:2000. La no
aplicabilidad de algún requisito de esta norma se indica en el
correspondiente capítulo del manual.
El Manual de Calidad de C.C.S.L. es elaborado por el Responsable de
Calidad con el asesoramiento que él estime oportuno. Una vez elaborado y
a nivel de propuesta, el Responsable de Calidad lo hace llegar al resto de
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departamentos para recoger sugerencias y comentarios. En caso de que
existan discrepancias, se discutirán en la Reunión de Calidad.
Introducidos, si proceden, los cambios oportunos, el Responsable de
Calidad realizará la revisión del documento y firmará la casilla
correspondiente de la portada del mismo.
Tras la revisión por parte del Responsable de Calidad, el Manual será
revisado y aprobado por la Gerencia. La persona a la que se le distribuye el
Manual de forma controlada será responsable de su archivo.
3.1.2. Procedimiento General
Los Procedimientos Generales (PRG) son los documentos que
describen con detalle como se realizan las funciones previstas en el
Manual, así como las responsabilidades en relación con dichas funciones.
Los Procedimientos Generales los elabora el Responsable de Calidad
con el asesoramiento que él estime oportuno. Una vez elaborados y a nivel
de propuesta, el Responsable de Calidad los hace llegar al resto de
departamentos para recoger sugerencias y comentarios. En caso de que
existan discrepancias, se discutirán en la Reunión de Calidad.
Introducidos, si proceden, los cambios oportunos, el Responsable de
Calidad realizará la revisión del documento y firmará la casilla
correspondiente de la portada del mismo. Tras la revisión por parte del
Responsable de Calidad, los Procedimientos Generales serán revisados y
aprobados por la Gerencia.
3.1.3. Instrucciones Técnicas
Las instrucciones técnicas son documentos que describen de manera
ordenada y con detalle las acciones que conducen a la realización de un
determinado trabajo o tarea que afecte a la calidad. Estas instrucciones las
elabora el responsable del área que , por la naturaleza del trabajo que se
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pretende documentar, resulte más afectada. En caso de duda sobre el área
más afectada, decidirá el Responsable de Calidad.
Una vez elaboradas y a nivel de propuesta, el Responsable de Calidad
las hace llegar al resto de departamentos para recoger sugerencias y
comentarios. En caso de que existan discrepancias, se discutirán en la
Reunión de Calidad.
Introducidos, si proceden, los cambios oportunos, el Responsable de
Calidad realizará la revisión de los documentos y firmará la casilla
correspondiente de la portada del mismo. Tras la revisión por parte del
Responsable de Calidad, las Instrucciones Técnicas serán revisadas y
aprobadas por la Gerencia.
3.1.4. Registros de Calidad
Los responsables de cada una de las áreas garantizarán que las
condiciones de archivo de los Registros de Calidad generados, sean tales
que hagan mínimo los riesgos de daño o deterioro, y que eviten su pérdida.
Aquellos registros para los que no se indique codificación se
controlarán por su fecha de emisión.
Los Registros de Calidad estarán siempre a disposición de la Gerencia
y de los responsables de las distintas áreas y, cuando así esté establecido en
el contrato, también a disposición de los clientes.
3.2. Identificación y codificación de los documentos
En la portada del Manual de Calidad, Procedimientos Generales o
Instrucciones Técnicas, figuran el código de identificación del documento,
el estado de edición y la fecha. La codificación de los distintos documentos
es como sigue:
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3.2.1. Procedimientos Generales
Los Procedimientos se codifican de la siguiente manera:
PRG XX
Donde PRG indica Procedimiento General, siendo XX un número
correlativo correspondiente al orden en que el procedimiento esté situado
en el Manual.
3.2.2. Instrucciones Técnicas
Las Instrucciones Técnicas, en caso de existir, se codifican de la
siguiente manera:
IT YY.ZZ
Donde IT significa Instrucción Técnica, YY corresponde al número de
procedimiento al que hace referencia y ZZ corresponde a dígitos
correlativos.
3.2.3. Registros de Calidad
Los Registros de Calidad se codifican de la siguiente manera:
REG YY.ZZ
Donde YY corresponde al número de procedimiento al que hace
referencia y ZZ corresponde a dígitos correlativos.
3.3. Distribución de los documentos
La distribución de documentos se realiza mediante copias controladas
y copias no controladas. Los documentos distribuidos como copia
controlada, llevarán un sello estampado en la portada con la leyenda
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“COPIA CONTROLADA” y el número de la copia según la “Lista de
distribución” - REG-01.01.
Toda la documentación distribuida de forma controlada se reflejará en
el mencionado registro, indicando la edición, fecha y persona ala que se le
ha distribuido.
El receptor de la copia controlada es desde ese momento responsable
de su custodia, archivo de la misma y destrucción de la copia obsoleta.
Las copias no controladas se distribuirán con fines divulgativos de
información general, etc y llevarán estampado un sello con la leyenda
“COPIA NO CONTROLADA”.
Sólo se consideran válidas y se actualizan las copias distribuidas de
forma controlada y recogidas en la lista para el control de la distribución de
documentos.
Las responsabilidades en la distribución de documentos son las
siguientes:
3.3.1. Documentos internos
El Manual de Calidad, Procedimientos Generales, Instrucciones
Técnicas y Registros de Calidad, los distribuye el Responsable de Calidad.
En el caso de otros documentos, se especificará su sistema de control
en el procedimiento que lo genere.
3.3.2. Documentos externos
¾ La documentación contractual suministrada por el cliente es
recepcionada y archivada por el departamento de Administración.
¾ La documentación de aseguramiento de calidad de otras
organizaciones son recepcionadas, archivadas, y distribuidas si
procede por el Responsable de Calidad.
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¾ Los planos entregados por el cliente son recepcionados y usados
por el Jefe de Obra para la ejecución de la misma, estando
prohibida su distribución.
3.4. Modificaciones
Las modificaciones en un documento se pueden producir como
consecuencia de revisiones periódicas de los mismos, o bien, porque las
circunstancias así lo requieran.
El documento modificado se somete al mismo proceso de revisión,
aprobación y distribución que el documento oficial.
Alternativamente, cualquier persona de la empresa, puede sugerir
modificaciones a un documento, para lo cual justifica las razones que
aconsejan el cambio al Responsable de Calidad. Éste decidirá sobre su
conveniencia.
Para cada nueva edición se incluye en la hoja de histórico de
revisiones, que se encuentra en el comienzo de cada documento, las
indicaciones de los cambios efectuados o comentarios de las causas y
naturaleza de la modificación.
El documento, en su nuevo estado de edición se distribuirá como
mínimo a todos los poseedores de copias controladas del documento
original incluidos en la lista para el control de distribución del mismo.
El Responsable de Calidad archiva una copia de la última edición
anulada para que quede constancia de las modificaciones.
4. Responsabilidades
En este momento se definen las responsabilidades descritas en este
procedimiento para cada documento:
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Manual de Calidad : el Manual de Calidad lo elabora el Responsable
de Calidad con la ayuda que estime oportuno. Tras la elaboración se
produce la revisión del documento, cuyo responsable será el
Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga de aprobar el
documento y la distribución cae a cargo del Responsable de Calidad.
Procedimientos Generales : Los Procedimientos Generales los elabora
el Responsable de Calidad con la ayuda que estime oportuno. Tras la
elaboración se produce la revisión de los documentos, cuyo
responsable será el Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga
de aprobar los documentos y la distribución cae a cargo del
Responsable de Calidad.
Instrucciones Técnicas : Las Instrucciones Técnicas, en caso
necesario, las elabora el responsable del área afectada. Tras la
elaboración se produce la revisión de los documentos, cuyo
responsable será el Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga
de aprobar los documentos y la distribución cae a cargo del
Responsable de Calidad.
Registros de Calidad : Los Registros de Calidad generados los elabora
el Responsable de Calidad con la ayuda que estime oportuno. Tras la
elaboración se produce la revisión de los documentos, cuyo
responsable será el Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga
de aprobar los documentos y la distribución cae a cargo del
Responsable de Calidad.
5. Anexos
Los Registros de Calidad que se han originado en este procedimiento
son los que a continuación se relacionan:
¾ REG 01.01 Lista de documentos en vigor. El responsable de su
custodia será el Responsable de Calidad y el tiempo mínimo será
un año a partir de su generación.
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¾ REG 01.02 Lista de distribución. El responsable de su custodia
será el Responsable de Calidad y el tiempo mínimo será un año a
partir de su generación.