selección y evaluación de proveedores

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-AF-06
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Fecha Emisión: 01/12/15
Edición: 02
Nivel de revisión: C
Vigencia: 12 meses
Hoja: 1 de 7
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
NIVEL DE
REVISIÓN
SECCIÓN Y
PÁGINA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y
MEJORA
FECHA DE
MODIFICACIÓN
A
Todo el
documento
Por recertificación
29/11/13
B
Todo el
documento
Revisión del procedimiento
01/12/14
C
Todo el
documento
Revisión del procedimiento
01/12/2015
D
E
F-CC-01-01
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Edición: 02
Nivel de revisión: C
Vigencia: 12 meses
Hoja: 2 de 6
1. OBJETIVO
Establecer los criterios de selección y evaluación (antes y después) de proveedores/as de bienes muebles y
servicios subcontratados de acuerdo con los requisitos de la UTN.
2. ALCANCE
A todos proveedores/as de bienes y servicios subcontratado, contemplados en el programa anual de
adquisiciones de la Universidad.
3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES
COD
Compra Directa
DAF
Dirección
Finanzas
DGRM
DGSEI
LAASP
RLCPEMYM
SFP
de
DRM
Administración
y
Dirección General de Recursos
Materiales
Dirección General del Sistema
Estatal de Informática
Ley
de
Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del
Sector Público
Reglamento de la Ley de
Contratación Pública del Estado de
México y Municipios
Secretaría de la Función Pública
DMSG
Departamento
Materiales
Departamento
Mantenimiento
Generales.
de
Recursos
y
de
Servicios
GEM
Gobierno del Estado de México
LCPEMYM
Ley de Contratación Pública del
Estado de México y Municipios
RLAASSP
Reglamento de
Adquisiciones.
SECOGEM
Secretaría de la Contraloría del
Gobierno del Estado de México
SIAA
Sistema
Institucional
Información Administrativa
la
Ley
de
de
PROVEEDOR/A: Es la persona física o moral con capacidad administrativa legal y técnica, que satisface
necesidades tangibles específicas de bienes o productos e intangibles como son servicios.
4. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
4.1
Procesos clave, de apoyo y externos.
5. INSUMOS
5.1
Cotizaciones.
5.2
Dictamen de técnico del DGRM y del DGSEI
5.3
Orden de compra y/o contrato.
5.4
Reportes de garantía.
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6. RESPONSABILIDADES
6.1
Director/a de Administración y Finanzas:
a) Revisar y autorizar los lineamientos del presente procedimiento.
b) Asegurar la implantación de este procedimiento.
c) Supervisar la selección, evaluación y reevaluación de proveedores/as.
d) Validar la lista de proveedores/as seleccionados/as, evaluados/as y reevaluados/as.
6.2
Subdirector/a de Servicios Administrativos:
a) Revisar los lineamientos del presente procedimiento
b) Asegurar la implantación de este procedimiento
c) Asegurar en ausencia del Director/a de Administración y Finanzas, la contratación de servicios externos
6.3
Jefe/a del Departamento de Recursos Materiales:
a) Elaborar, actualizar, implantar y mantener el presente procedimiento.
b) Distribuir y controlar el presente procedimiento.
c) Seleccionar, evaluar y reevaluar los proveedores/as y candidatos/as a proveedores/as de la UTN.
d) Verificar empresas boletinadas.
e) Proponer cartera de proveedores/as para su validación y aprobación.
6.4
Jefe/a del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales
a) Supervisar que los servicios subcontratados cumplan con lo solicitado
6.5
Personal Auxiliar Administrativo:
a) Capturar y verificar la información derivada de la selección, evaluación y reevaluación de
proveedores/as.
b) Apoyar en las actividades de selección, evaluación y reevaluación de proveedores/as.
7. POLITICAS
7.1 Seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores/as de bienes y servicios en estricto apego a lo
estipulado por la LAASSP y LCPEMYM y en sus respectivos reglamentos.
7.2 La selección, evaluación y reevaluación de proveedores/as se apegará a las características o criterios de
calidad del producto, tiempo de entrega y costo, resaltando aquellos, cuyo valor agregado otorguen más
beneficios a los requerimientos de la UTN.
7.3 La selección, evaluación y reevaluación de proveedores/as se hará en su caso, por lo menos dos veces
por año.
7.4 Serán sujetos de selección, evaluación y reevaluación, los proveedores/as que impacten directamente la
calidad del proceso enseñanza-aprendizaje.
7.5 En cada adquisición de bienes o servicios, se deberá requisitar, la cédula de registro seguimiento y
evaluación de proveedores/as.
7.6 Todo aquel proveedor/a de bienes o servicios, que incumpla con lo establecido en el contrato y/o pedido,
será sancionado en estricto apego a lo estipulado por la LAASSP y el LCPEMYM y en sus respectivos
reglamentos.
7.7 Se utilizará un catálogo de proveedores/as en cuya base de datos se puedan encontrar por lo menos tres
opciones de compra para cada una de las partidas presupuestales.
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8. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
Personal Auxiliar
1
Administrativo
Jefe/a del Departamento
2
de Recursos Materiales
3
4
5
ACTIVIDAD
Recibe los requerimientos de bienes o servicios, registra para su control
y turna al Jefe/a del DRM
Revisa el requerimiento y determina el procedimiento adquisitivo a
realizar (COD, invitación o licitación).
Para realizar la COD, se procede a solicitar la cotización a personas
cuyas actividades comerciales o profesionales estén relacionadas con
los bienes o servicios objeto del requerimiento como son:
Jefe/a del Departamento proveedores/as que se han presentado directamente en el
de Recursos Materiales departamento, con el catálogo de proveedores/as del GEM, en medios
electrónicos, en la sección amarilla, distribuidores/as autorizados/as y
en algunas ocasiones con los sugeridos por los usuarios, tratándose de
bienes con características especiales..
Verificar que la propuesta del /a proveedor/a idóneo/a cumpla con lo
siguiente:
 Características mínimas requeridas;
 Cantidad solicitada;
 Tiempo y condiciones de entrega;
 Vigencia;
 Forma de pago;
 Que esté elaborada en hoja membretada de la empresa;
Personal Auxiliar
 Fecha actual;
Administrativo
 Dirigida a la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl;
 Domicilio fiscal;
 Teléfono;
 Nombre y firma de la persona que cotiza,
 En el caso de ser por medios electrónicos que cuenten con la firma
electrónica.
Realiza la consulta en la SECOGEM o en la SFP, para constatar que el
proveedor/a seleccionado/a no se encuentre boletinado/a.
Personal Auxiliar
Administrativo
Elabora el pedido en el SIIA actualizando la base de datos del catálogo
de proveedores/as.
6
Elabora en su caso contrato que remite al Abogado General para su
Jefe/a del Departamento
validación, una vez validado se firma por las partes en dos tantos, se
de Recursos Materiales
entrega al proveedor un original y se archiva.
7
Verifica que el proveedor/a cumpla con lo adjudicado en tiempo y forma
en caso de incumplimiento no se considerará en compras futuras,
Jefe/a del Departamento independientemente a las sanciones que se haga acreedor de
de Recursos Materiales conformidad con lo establecido de acuerdo a la LAASSP y su RLAASSP
y el LCPEMYM y su RLCPEMYM, anotando todas las observaciones en
la evaluación posterior al cierre de la compra.
8
Si se trata de una invitación, para la adquisición de un bien y/o servicio
Jefe/a del Departamento se realizara el procedimiento adquisitivo conforme a lo establecido en la
de Recursos Materiales LAASSP y su reglamento o el LCPEMYM y su reglamento según sea el
caso.
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SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Si se trata de una licitación, para la adquisición de un bien y/o servicio
Jefe/a del Departamento se realizará el procedimiento adquisitivo conforme a lo establecido en la
de Recursos Materiales LAASSP y su reglamento o el LCPEMYM y su reglamento según sea el
caso.
Elabora en su caso contrato que remite al Abogado General para su
Jefe/a del Departamento
validación, una vez validado se firma por las partes en dos tantos, se
de Recursos Materiales
entrega al proveedor un original y se archiva.
Tratándose de compras directas una vez recibidos los bienes o servicios
se registran los datos de los proveedores/as adjudicados en los
formatos “Evaluación y Reevaluación a Proveedores/as” F-AF-06-01,
cuando se trate de proveedores (as) de Bienes y F-AF-06-02 cuando se
trate de Servicios”, en el caso de Proveedores (as) que tienen contrato
con la UTN, la evaluación se realiza mensual, estableciendo una
Jefe/a del Departamento calificación de acuerdo a las observaciones realizadas:
de Recursos Materiales y Escala de Valores
Personal Auxiliar
10 a 8
Bueno
Administrativo
7a6
Regular
5 o Menor
Malo
Cuando los proveedores/as se sitúen entre el 5 o menor, se deberá
reevaluar o si no proceder con la posible rescisión del contrato, de
acuerdo con lo estipulado en la LAASSP y su RLAASSP y el
LCPEMYM y su RLCPEMYM, según sea el caso.
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Jefatura de Recursos
Materiales
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Vigencia: 12 meses
Hoja: 5 de 6
Serán sujetos de evaluación y reevaluación todos los proveedores/as,
ya que se determinó que todos impactan de manera ya sea directa o
indirecta en el proceso enseñanza-aprendizaje, dejando constancia en
los formatos F-AF-06-01 y F-AF-06-02 “Evaluación y Reevaluación a
Proveedores/as” tomando en cuenta los siguientes puntos:
Calidad de los bienes
Calidad de los servicios
Desempeño en sus funciones
Grado, con que el proveedor/a se interese por resolver anomalía en
sus productos y/o servicios.
Presentación y aseo personal
Puntualidad en su servicio (aplica para productos y servicios)
Trato a la comunidad universitaria
Escala de Valores
E
Excelente
4 Puntos
B
Bueno
3 Puntos
R
Regular
2 Puntos
M
Malo
1 Puntos
De 252-336
Excelente
De 169-251
Bueno
De 85-168
Regular
De 0 a 84
Malo
Los proveedores/as que obtengan una puntuación de más de 169
puntos permanecerán en el catálogo de proveedores/as, menor a 168 y
hasta 100, se notificará que a partir de ese momento será sujeto a una
reevaluación y de continuar con la omisión que origino esta situación se
dará por rescindido el contrato.
En el caso, de aquellos proveedores/as que obtengan menos de 99
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Nivel de revisión: C
Vigencia: 12 meses
Hoja: 6 de 6
puntos estarán sujetos/as a rescisión de contrato y eliminación del
catálogo de proveedores/as.
Director/a de
Administración y
Finanzas
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Reciben los formatos F-AF-06-01, “Evaluación y Reevaluación a
Proveedores/as de Bienes” y el formato F-AF-06-02 “Evaluación y
Reevaluación a Proveedores/as de Servicios”, verificando los resultados
y firma de conformidad según sea el caso.
9. RESULTADOS
Disponer de una base de datos actualizada para la mejor selección de proveedores/as de bienes y servicios
subcontratados, apoyando la toma de decisiones de los funcionarios/as involucrados/as para la contratación de
dichos requerimientos, a través de la evaluación de proveedores/as de bienes y servicios.
10. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Medir la conformidad del bien y/o servicio subcontratado o adquirido a través de las visitas a las áreas de la
UTN. El seguimiento y medición a la selección, evaluación y reevaluación de proveedores/as, se sujeta a la
“Escala de evaluación de proveedores/as” de los formatos F-AF-06-01 “Evaluación y Reevaluación a
Proveedores/as de Bienes” y F-AF-06-02 “Evaluación y Reevaluación a Proveedores/as de Servicios”.
11.REFERENCIAS
a) Manual del Sistema de Gestión de la Calidad
b) Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008
c) Relación de proveedores/as boletinados
d) LAASSP y su RLAASSP y el LCPEMYM y el RLCPEMYM
e) Políticas, Bases y Lineamientos, en Materia de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y
Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Tribunales Administrativos del Poder Ejecutivo
Estatal.
12. ANEXOS
Anexo
A
B
Descripción
Evaluación y reevaluación a proveedores/as de bienes
Evaluación y reevaluación a proveedores/as de servicios
Código
F-AF-06-01
F-AF-06-02
13. DISTRIBUCIÓN
El original impreso y electrónico para el Representante de la Dirección del SGC
Una copia controlada en electrónico para la página Web institucional.
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