Lineamientos para seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores

Instituto para el Registro del Territorio
del Estado de Colima
Clave: LI-02-04-02
Fecha de emisión: 02/04/2014
Versión N°. 2
Página: 1 de 3
Lineamientos para seleccionar,
evaluar y reevaluar a los
proveedores
Elaboró
Revisó
Lic. Luis Ricardo Ruiz Pérez
Lic. Adrián Romero Castrejón
Jefe de Departamento de Calidad
Aprobó
Lic. José Alberto Peregrina García
Director General del Instituto para el
Registro del Territorio del Estado de
Colima
Coordinador de Calidad y
Comunicación
Instituto para el Registro del Territorio
del Estado de Colima
LINEAMIENTOS PARA SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR
A LOS PROVEEDORES
Clave: LI-02-04-02
Emisión: 02/04/2014
Versión: 2
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1. OBJETIVO
Establecer los criterios para la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores.
2. ALCANCE
Aplica a todos los proveedores adjudicados por la Secretaría de Finanzas y Administración del Gobierno del
Estado.
3. POLÍTICAS
3.1 Será responsabilidad del área administrativa de la dependencia u organismo implementar el mecanismo
para evaluar y reevaluar a los proveedores.
3.2 La evaluación a proveedores se deberá de realizar a más tardar tres días posteriores a la recepción del
bien o servicio.
3.3 Para evidenciar la evaluación a proveedores se utilizará el formato FO-02-04-18 evaluación y
reevaluación a proveedores, los resultados de esta evaluación servirá de base para la reevaluación
de proveedores.
3.4 La reevaluación a proveedores deberá llevarse a cabo de manera semestral.
4. MARCO NORMATIVO
4.1 Ley de Adquisiciones, Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de Colima.
4.2 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 7.4 Compras. 7.4.1 Proceso de compras,
7.4.2 Información de las compras y 7.4.3 Verificación de los productos comprados.
5. SELECCIÓN
Para seleccionar a los proveedores se buscara en la base de datos de los proveedores anteriores que con
base a las evaluaciones realizadas a través del formato FO-02-04-18 de evaluación y re evaluación a
proveedores. Si para el servicio a contratar no se cuenta aún con un proveedor, para seleccionar un nuevo
proveedor se tomaran en cuenta los criterios de evaluación.
6. EVALUACIÓN A PROVEEDORES
Para la evaluación a proveedores se considerarán los siguientes criterios:
Criterio de evaluación
Descripción del criterio
Ponderaciones
Servicio
El proveedor demuestra:
a) disponibilidad,
b) flexibilidad y
c) atención.
2) Reúne los tres requisitos.
1) Cuenta con dos de ellos
0) Reúne uno o menos.
Precio
El proveedor ofrece los precios más bajos
sin sacrificar otros elementos.
2) Siempre
1) Algunas veces
0) Nunca
Condiciones de pago
Los periodos de crédito ofrecidos por el
proveedor son de:
2) Más de 90 días
1) 30 a 90 días
0) Menos de 30 días
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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A LOS PROVEEDORES
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Calidad del producto
El proveedor entrega el producto o servicio
de acuerdo a los requerimientos solicitados:
2) Siempre
1) Algunas veces
0) Nunca
Tiempo de entrega
El proveedor cumple con los tiempos de
entrega acordados.
2) Siempre
1) Algunas veces
0) Nunca
El responsable de la evaluación deberá asignar a cada proveedor, la ponderación correspondiente de acuerdo
a la tabla anterior, donde “2” se considera la puntuación más alta y “0” la mínima:
Una vez determinada la puntuación para cada uno de los criterios de evaluación y para cada uno de los
proveedores, el responsable procederá a realizar la suma aritmética de estos puntos, interpretando el resultado
obtenido de la siguiente manera:
De 8 – 10 puntos:
Menos de 8 puntos:
Proveedor Aprobado
Proveedor No Aprobado
La evaluación se hará por proveedor, de acuerdo a las siguientes condiciones establecidas por la Alta
Dirección, analizando los resultados semestralmente:
*A quienes evaluar:
Ej. A nuestros principales proveedores de productos o servicios.
*Cuando evaluar:
Ej: Cada seis meses, de la información recopilada de los principales proveedores de
productos o servicios.
*Que hacer y a quien se le informará de los resultados: Ej. Se elaborará un informe semestralmente (Según lo
acordado) y se turnará copia a la Dirección del Registro Público, para la respectiva toma de decisiones y/o
adjuntarlo al expediente de dicho proveedor, siempre y cuando el proveedor haya resultado con evaluaciones
“REPROBATORIAS”.
7. REEVALUACIÓN A PROVEEDORES
Se entenderá como reevaluación de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de evaluación de
proveedores y que sirve para tener mejores elementos de juicio para determinar si el proveedor es apto o no es
apto para prestar sus servicios.
De manera semestral, se deberá de analizar el resultado de las evaluaciones a los proveedores, y derivado de
este análisis se procederá a lo siguiente:
En el caso de las compras que se hagan a través del comité de compras y los proveedores hayan resultado con
evaluaciones reprobatorias, se deberá de notificar mediante oficio dirigido al titular de la Dirección de
Adquisiciones de la Secretaría de Finanzas y Administración, para su conocimiento y la respectiva toma de
decisiones.
Cuando sean compras directas se deberá de notificar de igual manera al Director General del Instituto para la
respectiva toma de decisiones.
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8. REGISTROS DE CALIDAD.
Clave
FO-02-04-18
Registros
Evaluación y reevaluación a
proveedores
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
1 año
Coordinación
Administrativa
9. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
Descripción del cambio
0
N/A
Inicia su uso.
1
10/12/2013
Se agrega a los lineamientos el apartado para la Selección de
proveedores.
2
02/04/2014
Se modificaron los criterios de selección a proveedores
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”