Queda condicionado a que el objeto contenido en el presente

DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
Al contestar refiérase
al oficio No.
09309
13 de agosto, 2007
DCA-2745
Licenciado
José Antonio Rodríguez Corrales
Director, División Administrativa
Banco Central de Costa Rica
Avenida Central y Primera, calles 4 y 6
San José
Estimado señor:
Asunto: Se concede el refrendo al Contrato suscrito entre el Banco Central de Costa Rica y la
empresa BD Consultores S.A., cuyo objeto es la prestación de los servicios de
mantenimiento a los sistemas de información, contratación que se deriva de la
Licitación Pública No. 2006 LN-000012-2006.
Se da respuesta a sus Oficios DA-250-2007, DA/315-2007 y DA/324-2007, mediante
los cuales requiere el refrendo del Contrato descrito, a la vez que se aporta información
complementaria para su estudio.
Realizado el análisis de rigor, con vista al Acta Adjudicación No. 576-2007 (visible a
folio 347), así como los estudios que fundamentan dicha decisión, se concede el refrendo al
Contrato de marras; aprobación que se condiciona al cumplimiento de lo siguiente:

Contenido Presupuestario
Según certificación DC-219, de fecha 28 de mayo de 2007, extendida por el Sr. Rodrigo
Madrigal F., en su condición de Director del Departamento de Contabilidad del Banco Central
de Costa Rica.

Alcance del objeto contractual
La denominación del procedimiento que se ha promovido es “Licitación Pública 2006
LN-000012-BCCR, Mantenimiento de Sistemas de Información”, siendo que en la Cláusula II
del Contrato, se describe el servicio contratado en los siguientes términos:
“ 2.1 BD CONSULTORES se compromete a suministrar el servicio de mantenimiento y
migración y actualización de la plataforma tecnológica en las instalaciones del BCCR,
a los sistemas que apoyan las actividades relacionadas con los procesos de
Proveeduría, Presupuesto, Gestión del Recurso Humano, Administración de la
Contabilidad y los Bienes Muebles, Administración de los Activos y Pasivos y
Administración de la Información Económica de la Institución. 2.2 Se entiende por
“mantenimiento” la corrección de errores en la funcionalidad de las aplicaciones e
implementación de las solicitudes de mejoras...”.
2
Al respecto, considerando el contenido de sus Oficios DA/315-2007 y DA/324-2007,
este Contrato queda condicionado a que su objeto no implique cambios globales a los sistemas y
sus características, señalados en el Oficio DST-DPI-061-2007. A saber:
-
Sistema de Actas
-
Sistema CATS
-
Sistema de Comercio Exterior
-
Gestión de Activos y Pasivos
-
Sistema de Bienes Muebles
-
Sistema de Divulgación de Datos Económicos
-
Sistema de Indicadores Monetarios y Financieros
-
Sistema Financiero Contable
-
Sistema de Proveeduría y Presupuesto
-
Sistema del Recurso Humano
Específicamente el alcance del objeto contractual queda condicionado a que él mismo se
refiera únicamente a la inclusión de nuevas versiones del software o de la plataforma sobre la
que se ejecutan los sistemas, y a la incorporación de nuevas funcionalidades de carácter parcial
y complementario a los requerimientos iniciales.

Pago de especies fiscales
Toda vez que este Contrato se estima de cuantía inestimable, se solicitó a ese Banco
aclarar la razón y forma en que se determinó el pago de especies fiscales. Así, mediante Oficio
DA/315-2007 se indicó lo siguiente:
“...se ha podido comprobar que las necesidades existentes en este campo en el BCCR,
han superado los montos que año con año se han podido presupuestar por concepto de
mantenimiento, por lo que dentro de un panorama ideal, aun cuando se hubiera podido
contar con sumas ilimitadas de recursos, tampoco se hubiera podido predecir esa cifra.
Lo que si es claro, es que no es posible determinar la cuantía del mantenimiento anual
y que los montos que se han cancelado por ese concepto anualmente, si han hecho el
refrendo Contralor. Por lo tanto, los cálculos de especies fiscales se realizaron con
base en el monto invertido en el año 2006 para ese concepto (mantenimiento de
software)”.
Así las cosas, considerando que esta relación contractual tiene un plazo de un año con
posibilidad de prórroga, en caso de ampliarse el mismo, deberá cancelarse las respectivas
especies fiscales, para cuyo cálculo se empleará el monto invertido en el año que culmina.

Razonabilidad de Precio
Queda bajo la exclusiva responsabilidad del BCCR, la razonabilidad del precio de esta
contratación, conforme a lo señalado en el Oficio DST-DPI-007-2007.
3

Efectos del refrendo
A folio 01 del expediente se indica que el Contrato anterior para la prestación de los
servicios que hoy contratan, finalizó el 3 de marzo del 2007.
Al respecto y en virtud de los efectos del refrendo, esta aprobación genera la eficacia del
acto contractual a partir de este momento, sin que se pueda contemplar efecto retroactivo
alguno.

Normas técnicas que regulan la materia
Considerando que esta contratación se promovió antes del 21 de junio de 2007, es
responsabilidad del BCCR velar para que en la ejecución del presente Contrato se respete lo
dispuesto en el Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas a los Sistemas de
Información Computarizados, publicado en La Gaceta No. 24 del 02 de febrero de 1996,
Alcance No. 7
Asimismo y para efectos de futuras contrataciones en esta materia, se recomienda desde
ya considerar los alcances de la Resolución R-CO-2007, emitida por el Despacho de la
Contralora General, publicada en La Gaceta No. 119 del 21 de junio de 2007, así como las
Normas Técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información (N-2-2007-CODFOE), publicadas en el mismo Diario.
Entre las normas a considerar, a manera de ilustración cítese el punto 3.4 que se refiere
a la Contratación de terceros para la implementación y mantenimiento de software e
infraestructura, y que en lo pertinente señala:
“ Contratación de terceros para la implementación y mantenimiento de software e
infraestructura.
La organización debe obtener satisfactoriamente el objeto contratado a terceros en
procesos de implementación o mantenimiento de software e infraestructura. Para lo
anterior, debe:
a. Observar lo que resulte aplicable de las normas 3.1, 3.2 y 3.3 anteriores.
b. Establecer una política relativa a la contratación de productos de software e
infraestructura.
c. Contar con la debida justificación para contratar a terceros la implementación y
mantenimiento de software e infraestructura tecnológica.
d. Establecer un procedimiento o guía para la definición de los “términos de
referencia” que incluyan las especificaciones y requisitos o condiciones requeridos o
aplicables, así como para la evaluación de ofertas.
e. Establecer, verificar y aprobar formalmente los criterios, términos y conjunto de
pruebas de aceptación de lo contratado; sean instalaciones, hardware o software.
f. Implementar un proceso de transferencia tecnológica que minimice la dependencia de
la organización respecto de terceros contratados para la implementación y
mantenimiento de software e infraestructura tecnológica”.

Otros
Para la ejecución del presente Contrato, deberán tomarse en consideración las
aclaraciones dadas a esta División mediante Nota DA/315-2007, específicamente lo
concerniente a:
4
-
Plan de Trabajo, el cual se confeccionará para cada caso en específico, según las
características propias del tipo de mantenimiento requerido.
-
Garantía del Servicio. Se indica que “todo mantenimiento tiene la misma garantía, ya
que la inversión en tiempo para reparar el caso, corre por cuenta de la empresa, hasta
que el error sea corregido por completo, independientemente de que esté por expirar el
plazo del contrato”.
-
Supervisión del Contrato; bajo una estrecha verificación y seguimiento del rendimiento,
oportunidad, disponibilidad y calidad (entendida como el monitoreo de la frecuencia en
la que los productos entregados por la empresa contratada presenta errores); que
caracterice el desarrollo y prestación del objeto contractual.
Atentamente,
Lic. German Brenes Roselló
Gerente Asociado
Anexo: Un expediente negro
CCF/nvs
ci Archivo Central
Ni: 12339. 15385, 16150
2007003008
Lic. Carolina Cubero Fernández, MBA
Fiscalizadora Asociada