DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Al contestar refiérase
al oficio N°
00574
15 de enero de 2015
DCA-0113
Licenciada
Marcela Marín Mora
Alcaldesa Municipal
Municipalidad de Aserrí
Estimada señora:
Asunto: Se devuelve sin trámite, por no requerir el refrendo de esta Contraloría General, la
escritura pública de compraventa otorgada ante el notario público Rafael Agustín Corrales
Chavarría, por la señora Ana Marcela Marín Mora, Alcaldesa de la Municipalidad de Aserrí
y el señor Johnny Francisco Chavarría Campos, para la compraventa del terreno, matrícula
583515, cabida de 3513,61m2, para instalar el plantel municipal en el Cantón de Aserrí, por
un monto de ¢170,491,949.70/100.
Nos referimos a su oficio No. MA-1595-12-14, recibido en esta Contraloría General de la
República en fecha 5 de enero de 2015, mediante el cual remite para refrendo el testimonio de la
escritura pública otorgada ante el notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría, por la señora
Ana Marcela Marín Mora, Alcaldesa de la Municipalidad de Aserrí y el señor Johnny Francisco
Chavarría Campos, para la compraventa del terreno, matrícula 583515, cabida de 3513,61m2, para
instalar el plantel municipal en el Cantón de Aserrí, por un monto de ¢170,491,949.70/100.
I.
Antecedentes de la solicitud
1. Que mediante oficio N° 13631 (DCA-3269) de fecha 8 de diciembre de 2014, esta
Contraloría General autorizó a la Municipalidad de Aserrí realizar mediante el
procedimiento de contratación directa, la compra del inmueble matrícula 583515, cabida
de 3513,61m2, propiedad del señor Johnny Francisco Chavarría Campos, para instalar el
plantel municipal en el Cantón de Aserrí, por un monto de ¢170,491,949.70/100.
2. Que para formalizar la adquisición de dicho inmueble, conforme al numeral 32 de la Ley
de Contratación Administrativa y el artículo 190 del Reglamento a esta Ley, en
complemento con el numeral 12 inciso 2 del Reglamento sobre Refrendo de las
Contrataciones de la Administración Pública, remiten con la presente gestión, el
testimonio de la escritura pública número doscientos ochenta y seis otorgada ante el
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notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría para que sea refrendada por este
órgano contralor.
3. Que adjuntan copia del Acuerdo N° 018-242 emitido por el Concejo Municipal en sesión
celebrada el 15 de diciembre de 2014, donde se autoriza a la Alcaldesa Municipal
Marcela Marín Mora para adquirir por medio de dicha escritura la compraventa del
inmueble descrito para instalar el plantel municipal.
II.
Criterio de la División
Analizados los antecedentes de la presente solicitud, se tiene que la Municipalidad de Aserrí,
en razón del procedimiento de contratación directa autorizado por esta Contraloría General
mediante el oficio N° 13631 (DCA-3269) de fecha 8 de diciembre de 2014, compareció ante el
notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría para otorgar la escritura pública número
doscientos ochenta y seis, para adquirir el inmueble matrícula 583515, cabida de 3513,61m2,
propiedad del señor Johnny Francisco Chavarría Campos, cuyo fin es la instalación del plantel
municipal en el Cantón de Aserrí, por un monto de ¢170,491,949.70/100.
En consecuencia, solicita ante esta Contraloría General, el refrendo de la escritura pública en
cuestión, aportando para ello un primer testimonio de la matriz, al amparo de los numerales 32 de la
Ley de Contratación Administrativa y 190 de su Reglamento, en complemento con el numeral 12
inciso 2 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
Al respecto, para determinar si el trámite de refrendo solicitado es propio de las
competencias dadas por ley a esta Contraloría General, debe citarse lo instituido por el numeral 3
del Decreto Ejecutivo N° 14935-J del 20 de octubre de 1983, reformado por el Decreto Ejecutivo
N° 15371-J Reforma Reglamento al inciso c) del Artículo 3 de la Ley Orgánica de la Procuraduría
General de la República, Ley N° 6815 del 27 de septiembre de 1982 (Otorgamiento de Escrituras
ante la Notaría del Estado), el cual establece lo siguiente:
“Artículo 3°-Las escrituras de todos los entes descentralizados y de las empresas
públicas y sus subsidiarias, cuando se refieren a operaciones relativas a inmuebles
que requieran inscripción en el Registro Público conforme con la ley o para efectos de
los artículos 455, 459 y 464 del Código Civil y respecto a negocios en que por
disposición legal se haya establecido el requisito de formalizarlos en escritura
pública, deberán ser otorgadas ante la notaría del Estado, siempre que los actos o
contratos a que ellas se refieran sean de un monto superior a ¢ 5.000.000,00 (cinco
millones de colones), con las siguientes excepciones, las que no se otorgarán ante la
referida notaría:
a) Las escrituras referentes a créditos que constituyen actividad ordinaria de las
instituciones mencionadas, y
b) Las escrituras de compraventa, hipoteca, arrendamiento, constitución de
servidumbres y adquisición de bienes y servicios que constituyan actividad ordinaria
de los entes públicos y empresas públicas y sus subsidiarias.
Es entendido que los notarios que confeccionen las escrituras de las instituciones
antes mencionadas, no cobrarán honorarios, en ningún caso a éstas y así lo harán
constar en los respectivos documentos. Asimismo, para las escrituras que deban
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formalizarse ante la notaría del Estado, la institución interesada deberá remitir el
expediente respectivo con un borrador o proyecto de escritura del acto o contrato.”
En el presente caso, el testimonio de la escritura pública remitido para refrendo por la
Municipalidad de Aserrí, se enmarca dentro de los supuestos estipulados en el artículo antes citado,
en razón de que la compra del inmueble requiere la inscripción ante el Registro Nacional de Bienes
Inmuebles, pues el monto del negocio jurídico supera los cinco millones de colones
(¢170,491,949.70/100). Por lo tanto, para la autorización de la escritura correspondiente, la
Municipalidad de Aserrí debe acudir ante la Notaría del Estado. Aspecto que era responsabilidad de
esa Administración analizar con el fin de determinar si para el caso particular se encuentra dentro de
las causales de excepción que estipula el citado Decreto Ejecutivo.
En ese mismo sentido, el artículo 12, inciso 2) del Reglamento sobre el refrendo de los
contratos de las administraciones públicas establece que, en los casos de contratos cuya escritura se
formalice ante la Notaría del Estado, por lo que resulte del contenido dispuesto en el numeral 3 del
Decreto Ejecutivo N° 14935-J de cita, no resulta necesario contar con el refrendo y por lo tanto, no
se deberá remitir el borrador respectivo a la Contraloría General de la República.
Sobre este tema esta Contraloría General, en el oficio 02353 (DCA-0594) de fecha 04 de
marzo de 2014, señaló:
“Como puede verse, la Contraloría General de la República en el ejercicio de sus
competencias constitucionales en la materia, dispuso en el Reglamento de Refrendo de
la Contrataciones de la Administración Pública que no deben remitirse los borradores
de escritura si corresponde acudir ante la Notaría del Estado. En dicho numeral, en lo
que interesa para resolver la inquietud planteada se dispone lo siguiente: / 1) Que
únicamente requieren formalizarse en escritura pública los negocios jurídicos a los
que por ley, les sea exigido ese requisito. / 2) En caso de que una contratación
requiera formalizarse en escritura pública, de previo a la firma de la escritura, se
debe remitir a refrendo el borrador de dicho documento. Se hace indispensable que el
borrador se acompañe de una declaración jurada (emitida por el órgano competente),
haciendo constar que el contenido de las copias aportadas es exactamente el mismo de
la escritura que se suscribirá. / 3) Finalmente, dispone la norma bajo análisis que
cuando la escritura pública de un contrato requiera formalizarse ante la Notaría del
Estado, no resulta necesario cumplir con el trámite del refrendo ante la Contraloría
General. Consecuentemente, el borrador de la escritura no debe remitirse a este
órgano contralor. / Por consiguiente, todos aquellos contratos cuya escritura deba
formalizarse, por imperativo legal, ante la Notaría del Estado, se encuentran exentos
del trámite de refrendo ante esta Contraloría General de la República. Debe
entenderse que esto implica, no solo que el borrador de la escritura no requiere de la
venia de esta Contraloría General, sino que además la contratación como tal, no
requiere del refrendo para su eficacia.”
Conforme la posición expuesta y la normativa referida, este órgano contralor señaló en los
condicionamientos del oficio 13631 (DCA-3269), en concreto en el punto 5 que indica: “En virtud
del artículo 32 de la Ley de Contratación Administrativa, y el artículo 190 del Reglamento a dicha
norma, el contrato deberá ser formalizado en escritura pública entre las personas que tengan la
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capacidad legal para suscribir el mismo. De acuerdo con lo que establece el artículo 12 inciso 2)
del Reglamento sobre el Refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, si la
escritura se formaliza ante la Notaría del Estado no se requiere de refrendo ante esta Contraloría
General”. Por lo que, siendo que en este caso debe acudirse a la Notaría del Estado, no corresponde
el refrendo de la escritura remitida.
Así las cosas, se devuelve el testimonio de la escritura púbica número doscientos ochenta y
seis otorgada ante el notario público Rafael Agustín Corrales Chavarría, sin el refrendo solicitado,
por no requerirse de conformidad con la normativa citada, en virtud de que el monto de dicho
negocio jurídico es superior a los cinco millones de colones. Asimismo, se advierte a esa
Administración observar los condicionamientos establecidos en el oficio 13631 (DCA-3269) citado.
Atentamente,
Elard Gonzalo Ortega Pérez
Gerente Asociado
MAB/chc
Ci: Archivo Central
NI: 42
G: 2014001475-4
María Auxiliadora Agüero Barboza
Fiscalizadora Asociada