CONTROL

CONTROL
CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Introducción a las
Organizaciones
1
DEFINICIONES Y CONCEPTO
Las organizaciones utilizan el control :
para asegurarse que van en camino correcto
para verificar que utilizan los recursos de
forma eficiente
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Organizaciones
2
DEFINICIONES Y CONCEPTO
Definición de Control de Fayol
Que todo se efectúe de acuerdo al plan que ha
sido adoptado, a las órdenes dadas y a los
principios establecidos. Su objeto es señalar los
errores a fin de que sean rectificados y prevenir
de que ocurran nuevamente.
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Organizaciones
3
DEFINICIONES Y CONCEPTO
Definición de Control de Koontz y
O´Donnell
Es la medición y correción de las actividades de
los subordinados para asegurar que los eventos
se ajustan a los planes.
Mide el desempeño en relación a las metas
Muestra la existencia de desviaciones
Promueve la corrección de las desviaciones
Contribuye al cumplimiento de los planes
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4
DEFINICIONES Y CONCEPTO
Definición de Control de Peter
Drucker
CONTROLES
CONTROL
• Medición e Información
• Dirección
• Medios
• Sobre hechos ocurridos
• Analítico, lo que era y es
• Fin
• Sobre expectativas
• Normativo, lo que debería
ser
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5
DEFINICIONES Y CONCEPTO
Evolución del concepto de control
Verificar los desvíos,
con un fin de penalizar,
e indirectamente
corregir
Complemento del
proceso de planear, más
ligado al objetivo de
la organización
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DEFINICIONES Y CONCEPTO
PLANIFICACIÓN
CONTROL
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Organizaciones
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IMPORTANCIA DEL CONTROL
FACTORES QUE LA DETERMINAN :
• PERMITE A LOS ADMINISTRADORES
VALORAR LOS CAMBIOS
• FACILITA VERIFICAR SI LA DELEGACIÓN
DE AUTORIDAD SE CUMPLIO COMO
ESTABA PREVISTO
• POSIBILITA LA DETECCIÓN DE ERRORES
A TIEMPO, PARA EVITAR PERDIDAS
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TIPOS DE CONTROL
POR EL MODO DE OPERAR :
• SOBRE RESULTADOS (OPEN) - una vez
terminada la tarea
• AUTOMATICO (FEED BACK) - a medida
que se lleva a cabo la acción
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN LA CONTINUIDAD :
• CONTÍNUO - sin interrupciones
• PERIÓDICO - a intervalos
• EVENTUAL - en circunstancias
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SE
REALIZA:
• PREVENTIVO - antes de los hechos a
examinar
• CONCOMITANTE - durante el desarrollo
de los hechos
• POSTERIOR - luego de realizados
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN LA INTENSIDAD CON QUE SE
REALIZA:
• ANALÍTICO - sobre todos los hechos
• SINTÉTICO - sobre parte de ellos
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN EL OBJETO DEL CONTROL:
• DE LEGALIDAD - verifica el cumplimiento
con las normas
• DE MÉRITO (OPORTUNIDAD O
CONVENIENCIA) - atiende a éstos
atributos
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN LA UBICACIÓN DE LOS
ÓRGANOS QUE LO EFECTÚAN :
• EXTERNO - de fuera de la organización
• INTERNO - pertenecientes a la empresa
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TIPOS DE CONTROL
DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO
EN EL QUE SE REALIZA :
• ESTRATÉGICO - en el máximo nivel de
responsabilidad
• DE GESTIÓN - en un nivel intermedio
• OPERATIVO - en el nivel operativo
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ETAPAS DEL PROCESO DE
CONTROL
1
2
ESTABLECER
ESTÁNDARES
Y MÉTODOS
MEDIR EL
DESEMPEÑO
NO HACER
NADA
SI
CUMPLE LOS
ESTANDARES
3
4
TOMAR
MEDIDAS
CORRECTIVAS
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Organizaciones
NO
16
FACTORES DE CONTINGENCIA
DEL PROCESO DE CONTROL
•
•
•
•
•
TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN
NIVEL JERÁRQUICO CONTROLADO
GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD
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REQUISITOS QUE DEBE
CUMPLIR UN SISTEMA DE
CONTROL EFECTIVO
• PROPORCIONAR INFORMACIÓN ÚTIL Y
COMPRENSIBLE
• PROPORCIONAR INFORMACIÓN PRECISA Y
OPORTUNA
• PROPORCIONAR INFORMACIÓN COMPLETA Y
JUSTA
• OFRECER RESPUESTAS RÁPIDAS Y ADECUADAS
• FLEXIBILIDAD PARA ADAPTARSE A LOS
CAMBIOS
• ECONOMICIDAD
• GUIAR HACIA LA ACCIÓN CORRECTIVA
• ADECUACIÓN A LA ACTIVIDAD Y AL NIVEL
JERÁRQUICO CONTROLADOS
• OBJETIVIDAD
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
♦ INSTRUMENTOS DE CONTROL
PRESUPUESTARIO
♦ RATIOS
♦ CUADRO DE MANDO
♦ PUNTO DE EQUILIBRIO
♦ ANALISIS DE VARIACIONES
♦ AGENTES DE CONTROL
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
INSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIO
Comparar las previsiones con los gastos o ingresos reales
PRESUPUESTOS OPERATIVOS - de gastos, ingresos o utilidades
en cantidades y en pesos
PRESUPUESTOS FINANCIEROS - fuentes y usos
Pto. de Caja y Balance General.
RATIOS
Relaciones entre variables significativas para la empresa
COMERCIAL - Satisfacción del cliente medida por encuesta
FINANZAS - Liquidez = Act. Cte./ Pas. Cte.
PERSONAL – Ausentismo promedio mensual año 2007 =
[Σ(faltas en – jun 2007)]/6
PRODUCCIÓN – Rotación de inventarios = Ventas / Inventario Promedio
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCE
SCORECARD)
ES UN INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE CONTIENE ELEMENTOS DE
LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PERMITE VERIFICAR SU
CUMPLIMIENTO.
UN
1.
2.
3.
4.
FORMATO DEL CMI PRESENTA 4 ELEMENTOS DE LA GESTIÓN :
PERSPECTIVA FINANCIERA
PERSPECTIVA DEL CLIENTE
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
PESPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO
PLANTEA DISTINTOS OBJETIVOS DE CADA UNA DE ESAS PERSPECTIVAS
Y PARA CADA UNO ESTABLECE INDICADORES
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
PUNTO DE EQUILIBRIO
ES OTRO INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE DETERMINA LAS UNIDADES
VENDIDAS QUE PERMITEN NI GANAR NI PERDER.
ESE VALOR SE DA PARA
Qeq = CF / (p – cv)
CONOCIDO ESTE VALOR, LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA,
DEBERÁN TOMARLO EN CONSIDERACIÓN PARA QUE LAS VENTAS
SUPEREN ESE NIVEL, DE FORMA DE OBTENER RENTABILIDAD.
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
ANÁLISIS DE VARIACIONES
ESTE INSTRUMENTO DE CONTROL, BUSCA EXPLICAR LA RAZÓN POR
LA QUE SE PRODUCEN VARIACIONES ENTRE LOS VALORES
REALES Y ESTIMADOS TANTO EN CANTIDADES COMO EN PRECIOS.
VAR = CR x PR – CE x PE
HACIENDO OPERACIONES LLEGAMOS A :
PR
x
(CR – CE)
+
CE
VARIACIÓN
CANTIDAD
x
(PR – PE) = VAR
VARIACIÓN
PRECIO
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
AGENTES DE CONTROL
DESDE QUE EL CONTROL ABARCA A TODA LA EMPRESA, EXISTEN
DISTINTOS AGENTES QUE CUMPLEN TAREAS DE CONTROL :
1. INTEGRANTES DE LA CÚPULA ESTRATÉGICA
2. INTEGRANTES DE LA LÍNEA JERÁRQUICA
3. AUDITORES EXTERNOS
a) AUDITORÍAS CONTABLES
b) AUDITORÍAS DE GESTIÓN
c) AUDITORÍAS DE CALIDAD
d) AUDITORÍAS AMBIENTALES
4. AUDITORES INTERNOS
a) CONTROL INTERNO
b) RIESGO
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