EL CONTROL

EL CONTROL
1. DEFINICIONES Y CONCEPTO
La organizaciones utilizan los procedimientos
de control para asegurarse que avanzan en el
sentido correcto , hacia sus objetivos y de que
están usando sus recursos de manera eficiente
y eficaz .
El control puede definirse como el proceso de
monitoreo de las actividades , para asegurarse
que se cumplan tal como fueron planeadas y
establecer en caso necesario las medidas de
corrección a cualquier desviación importante.
Definiciones de Control :
Henri Fayol, el control en una empresa
consiste en que todo se efectúe de acuerdo al
plan que ha sido adoptado, a las órdenes
dadas y a los principios establecidos. Su objeto
es señalar los errores a fin de que sean
rectificados y prevenir de que ocurran
nuevamente.
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Koontz y O’Donnell, por su parte, dicen que
el control es la medición y la corrección de las
actividades de los subordinados para asegurar
que los eventos se ajustan a los planes. Por lo
tanto mide el desempeño en relación con las
metas y los planes, muestra donde existen
desviaciones negativas y, al poner en
movimiento las acciones para corregir las
desviaciones, contribuye a asegurar el
cumplimiento de los planes. Aunque la
planeación debe preceder al control, los planes
no se alcanzan por sí mismos.
Stoner y Wankel
para estos autores el
gerente debe cerciorarse de que las acciones
de los miembros de la organización la lleven a
la obtención de sus metas.
En las definiciones anteriores se puede ver
una evolución del concepto de control , así en
sus inicios las función control se concentraba
en la verificación de los desvíos ocurridos entre
la realidad y las normas , ejerciendo un papel
penal e indirectamente un papel corrector .
PLANIFICACION
CONTROL
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De esta forma el control acompaña la acción ,
la compara con la norma preestablecida e
implementa acciones que realimentan el
proceso corrigiéndolo.
Controlar seria en este sentido una guía para
que los resultados reales coincidan con los
deseados .
2. IMPORTANCIA DEL CONTROL
 los cambios
 La delegación de autoridad
 los errores que producen
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3. TIPOS DE CONTROL
Por el modo de operar se reconocen dos
tipos:
- sobre resultados (open control)
-
automático (Feedback control)
En cuanto a la continuidad, el control puede
clasificarse en:
- continuo
- periódico
- eventual
Con relación al momento en que se lleva a
cabo, el control puede ser:
- preventivo,
.
- concomitante,
- posterior,
Si se considera la intensidad del control
podemos distinguir los siguientes:
- analítico
- sintético
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Si se considera el objeto del control tenemos
- de legalidad
- de mérito
Considerando los órganos que efectúan el
control y su ubicación, se reconocen el:
- externo,
- interno
De acuerdo al nivel jerárquico :
- Control estratégico.
- Control de gestión:
- Control operativo:
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4. PROCESO BASICO DE CONTROL
El proceso de control se compone de tres
etapas o pasos, a saber:
- establecimiento de un objetivo o estándares
(normas).
- Medición del desempeño real
- comparación de el desempeño real con el
objetivo o estándar.
- corrección de las desviaciones.
Establecer
estandares
Medir el
desempeño
No
cumple
Tomar
medidas
correctivas
Si
No hacer
nada
a)Establecimiento de los estándares
La función control supone la existencia de
estandares previamente definidos , en cantidad
, calidad , tiempo y comportamiento .
Los estandares podemos definirlos como una
medida , criterio o una base generalmente
expresado en números para juzgar el
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rendimiento de un producto , servicio , maquina
, individuo , sección , etc.
b) Medición del desempeño real
Esta etapa corresponde a la medición de la
actuación real , con el fin de poner en
evidencia las posibles desviaciones .
Debemos analizar en esta etapa como
medimos y que medimos .
Como medimos :
lo hacemos , a través
 de la observación personal
 de informes
Que medimos
Se debe seleccionar criterios adecuados que
permitan que la medición sea representativa
del evento a controlar .
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CANTIDAD
TIEMPO
FACTORES A
CONTROLAR
DINERO
CALIDAD
c ) Comparación del desempeño real con
los estándares
La comparación determina el grado de la
variación entre el desempeño real y el estándar
Un elemento a tomar en cuanta en esta etapa
es el grado de tolerancia aceptado.
La tolerancia es la desviación permitida
respecto a un estándar. Esto significa que se
deberán
analizar
aquellas
diferencias
superiores a las tolerancias permitidas.
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D) Corrección de los desvíos
En esta etapa se busca restablecer la
situación deseada.
Con la medición el administrador puede tener
tres cursos de acción posibles
 no hacer nada
 puede corregir el desempeño real
 puede corregir el estándar
5. FACTORES DE CONTINGENCIA EN EL
PROCESO DE CONTROL
1. Tamaño de la organización
2. Nivel jerárquico del destinatario
3. Grado de descentralización administrativa.
4. Estructura organizacional
5. Importancia de la actividad
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6. REQUISITOS
PARA
SISTEMA EFECTIVO
DISEÑAR
1)Que proporcione información útil
comprensible
UN
y
2)Que proporcione información precisa y
oportuna
3)Que proporcione información completa
y justa en cantidad
4)Que proporcione respuesta rápida y
anticipada
5)Flexibilidad
6)Economicidad
7)Guiar hacia la acción correctiva
8)Adecuación a la actividad a controlar y
al nivel jerárquico
9)Objetividad
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7. INSTRUMENTOS DE CONTROL
1. Instrumentos de Control Presupuestario
Los presupuestos
Los presupuestos pueden ser :
 Operativos : que indican los bienes y servicios
que la organización espera consumir en el
periodo presupuestado
, generalmente
contiene tanto cantidades físicas ( kilos de
trigo, toneladas de carne ) como las cifras de
costos ( tantos millones de pesos ).
A su vez se dividen en de Gastos , de Ingresos y de
Utilidades.
 Financieros : especifican con detalle el dinero
que la empresa tiene la intención de gastar en
el periodo y las fuentes de donde lo obtendrá.
Tenemos los de Caja , de financiamiento , de gastos
de capital y de balance general
2. Ratios
Un ratio es una relación significativa entre dos
variables relevantes para la empresa .
Los ratios se pueden utilizar para todas las áreas de
la empresa : Finanzas , Producción , Comercial.
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Ejemplos :
Comercial : Porcentaje de participación en el mercado
Finanzas : Ratio de liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente
Personal : Ausentismo Diario
Producción : Rotación de Inventarios = Ventas / inventario Promedio
3. Cuadros de Mando
Los cuadros de mando son herramientas de
control que contienen información precisa con
respecto a determinadas áreas claves de la
empresa, para la adecuada y oportuna guía de
la gestión.
Los cuadros de mando o también los
llamados tableros de Gestión permiten detectar
a tiempo las desviaciones en la actividad o
costos que pueden ocurrir en las operaciones
de la empresa.
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CONTROLES
CONTROL
MEDICION
INFORMACION
DIRECCION
OBJETIVOS
HECHOS PASADOS
HECHOS FUTUROS
QUE ERA Y
EN LO QUE ES
LO QUE DEBERIA SER
MEDIO
FIN
OPERACIONES
CONTROL
FUNCIONES
CONTROL
TECNICOS
ADMINISTRADOR
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