proceso de planeacion

Pasos de la Planeación
Aquí se debe entender que cada vez que se realiza alguno de los tipos de planes antes
mencionados se sigue una secuencia de pasos. A los mismos se los puede identificar en mayor o
menor medida, es importante que usted piense en ellos cada vez que planifica algo, como, por
ejemplo, cuando se levanta por la mañana, cómo va a su trabajo (en qué medio), para llegar a
horario.
1. Conciencia de Oportunidades
Las oportunidades representan puntos o aspectos favorables del exterior de la organización (por
ejemplo del mercado, la competencia, lo que desean los clientes, en el ejemplo de su trabajo si
llueve torrencialmente, etc.); haciendo una proyección en el tiempo se las puede relacionar con los
puntos fuertes y débiles dentro de la empresa (siguiendo con el ejemplo, usted no tiene medio de
transporte propio, esto representa una debilidad).
2. Establecimiento de Objetivos
En función del análisis de las oportunidades se pueden establecer objetivos factibles. El definir
objetivos y/o metas, implica reconocer dónde se desea estar, qué se quiere lograr y cuándo. Estos
interrogantes tendrán distintas dimensiones en función del nivel jerárquico en el que se lo
determine(continuando con el ejemplo, usted quiere llegar a horario).
3. Consideración o Desarrollo de Premisas
En este paso lo que se pretende es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas
críticas de planeación como pronósticos, políticas básicas y los planes ya existentes de la
organización. Estas suposiciones sobre el ambiente (externo o interno, dependiendo del tipo de
plan que se está proyectando) en el que el plan ha de ejecutarse. Todos los que se encuentran
involucrados en el proceso de planificación deben estar de acuerdo con estas premisas. Por ello, el
principio básico de las premisas de planificación dice: “cuanto las personas encargadas de la
planeación más comprendan y estén más de acuerdo en utilizar premisas de planeación
congruentes, más coordinada será la planeación de la organización”. Si seguimos con el mismo
ejemplo usted debe analizar: ¿seguirá lloviendo? ¿El lugar de trabajo queda muy lejos? ¿Un
compañero de trabajo siempre va en auto? Etc.
4. Determinación de Cursos Alternativos de Acción
En este paso se deben buscar y examinar los diferentes cursos de acción posibles para lograr los
resultados esperados. El problema en esta etapa no es encontrar alternativas, sino reducir el
número a las más probables. Se deben identificar los puntos fuertes y débiles de cada alternativa
para ser viable su aplicación. Por ejemplo: llamar a un taxi o remis. Llamar al
compañero con auto. Levantarse más temprano para ir al ómnibus. Etc.
5. Evaluación de Cursos Alternativos de Acción
La evaluación implica que se debe ponderar cada alternativa posible en relación a las premisas y a
los objetivos previamente fijados. Siguiendo con el ejemplo usted ponderará cada premisa con el
objetivo “llegar a horario”.
6. Selección de un Curso de Acción
Este es el punto real de toma de decisión, donde en función de los objetivos organizacionales e
individuales del responsable de la decisión se involucranen post del beneficio común. Se supone
que el beneficio principal siempre debe ser el organizacional. Por ejemplo decide llamar al
compañero.
7. Formación de Planes Derivados
En esta etapa se deben establecer los planes de apoyo necesarios para respaldar al plan básico.
Por ejemplo invitar al compañero de trabajo a desayunar.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto
En este momento se debe dar significado al plan en una expresión numérica convirtiéndolo en
presupuesto. Los presupuestos de toda la empresa representan la suma total de ingresos y gastos,
con las utilidades o superávit resultante. En la organización existen presupuestos por áreas o
departamentos, en realidad, tantos como planes se desarrollen. En este ejemplo deberá analizar el
costo del desayuno.
Proceso de Planificación
Como usted pude analizar en los pasos de la planificación lo complejo, dentro de los mismos, es
definir el período de planeación. En función del tiempo se van proyectando los objetivos y/o metas
y las premisas. La clave para elegir el periodo óptimo de planificación parece que es el principio de
compromiso: “la planificación lógica abarca un periodo futuro necesario para cumplir, a través de
una serie de acciones, los compromisos asumidos como parte de las decisiones tomadas hoy”.
Este principio implica que la planificación de largo plazo no es realmente planeación para
decisiones futuras sino, más bien, para las repercusiones futuras de las decisiones actuales. Es
decir, que la decisión es un compromiso, generalmente de fondos, de dirección de acción o de
reputación. Para la aplicación de este principio no existe un periodo uniforme o arbitrario para el
cual la organización debiera planear o para el que se debiera planear para determinado programa
o cualquiera de sus partes.
Para lograr los resultados de largo plazo se deben coordinar éstos, con los de mediano y corto
plazo. En las organizaciones es muy común que las decisiones urgentes sean prioritarias a las
importantes. Y en muchas ocasiones estas decisiones urgentes afectan de forma negativa a los
planes de largo plazo.
Usted en este momento está en condiciones de pensar nuevamente cuando se levanta a la
mañana para ir al trabajo. Situación de lluvia torrencial, sin posibilidades de utilizar transporte
propio y debe llegar temprano para no perder el presentismo (técnica de motivación monetaria,
para el empleado que no falta o llega tarde). ¿Cómo planifica este evento? Revise los pasos dados
y verifique su actuació
Objetivos
Los autores que construyen el pensamiento administrativo no se ponen de acuerdo en definir
claramente la diferencia entre objetivos y metas. Algunos de ellos los definen como objetivos de
corto plazo y metas de largo plazo.
Otros autores por su parte invierten esta relación. Lo importante aquí es que usted defina
claramente en sus proyectos cuando está hablando de objetivos y cuando de metas. Y por
supuesto respetar el criterio de sus profesores y/o jefes que pueden discrepar con respecto a su
propio criterio.
Es importante que usted recuerde que el pensamiento administrativo se está construyendo, motivo
por el cual algunos conceptos aún son discutibles.
Lo relevante de recordar es que los objetivos y/o metas deben ser verificables. Es decir, deben
tener intención, medida y plazo, para que luego de transcurrido el plazo se los pueda controlar de
forma clara y concreta.
Naturaleza de los objetivos
Los objetivos establecen resultados finales y deben establecerse subobjetivos u objetivos parciales
que permitan ir acercándose en el camino elegido al resultado final esperado. Recuerde que un
objetivo marca el fin y dijimos que el fin establece una dirección, el sentido de existencia de la
organización. Usted, por ejemplo, ha decidido ser profesional, para lograrlo debe cumplir
subobjetivos, por ejemplo ir regularizando las asignaturas,ello implica aprobar prácticos y
evaluaciones. Y por último cada materia,que una a una irá aportando a su objetivo principal: ser
profesional.
Para definir jerárquicamente los objetivos se deben establecer las premisas o pronósticos en los
distintos plazos de proyección. El fin de la organización se va relacionando con el pronóstico de
largo plazo y nos permite ir definiendo la misión. Ese objetivo general, supremo de la estructura, se
relaciona con el pronóstico de más cercano plazo y se definen objetivos, y así sucesivamente
hasta definir los objetivos individuales.
Si relacionamos los objetivos con la jerarquía organizacional podemos ver este efecto secuencial.
Como puede verse, en cada nivel jerárquico se van definiendo los objetivos. Cada administrador en
su nivel se preocupa por alcanzar diferentes clases de objetivos.
Generalmente se forma una red de objetivo y/o metas con planes deseados. Si las metas y
programas no están conectados entre si, muchas veces se siguen caminos que aparentemente
son buenos para un departamento, área o sección, pero pueden ser perjudiciales para la
organización como un todo.
Administración por objetivos (A.P.O.)
Se puede definir a la APO como un sistema administrativo completo que integra diversas
actividades administrativas de forma sistémica. Uno de los autores que trabajó sobre este concepto
fue Peter Drucker (1954), estableció esta filosofía que remarca el autocontrol y la autodirección.
Esta filosofía se basa en que los directivos definen a nivel general del área (se puede aplicar a toda
la estructura o bien solo a una parte) los objetivos y luego se deja librado a cada individuo definir el
objetivo individual, que aporta al general, y los planes necesarios para concretarlos.
Este concepto permite medir el desempeño individual de cada administrador en su puesto de
trabajo en función al logro del resultado preestablecido. Esta línea de pensamiento hace especial
hincapié en los objetivos de corto plazo y en la motivación (fuerza interna del individuo) que esta
metodología provoca, ya que involucra al subordinado en la definición de objetivos y planes. Se
puede considerar a la APO como una forma de dirigir y no como una adición a la labor
administrativa.
Proceso de APO
1. Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la organización: este conjunto
de metas se los debe contraponer a las oportunidades y amenazas del entorno como así también a
las fortalezas y debilidades. De esta forma los subordinados desarrollan toda la cadena de
objetivos verificables.
2. Clarificación de roles: es necesario esclarecer los roles dentro de la organización, ya que se
deben definir claramente los niveles de responsabilidad en el alcance del objetivo. Además se
determinan los puntos de control necesarios para lograr los resultados.
3. Establecimiento de objetivos para los subordinados: el superior trabaja con el subordinado de
igual forma que se trabajó con él, dando los objetivos y pautas generales de consecución de los
mismos.Dejando a cada individuo que se responsabilice en alcanzar el objetivo prefijado.
4. Reciclaje de objetivos: es complejo determinar objetivos. Es por ello que los responsables de los
niveles superiores son los que tienen una idea de los objetivos a alcanzar pero es casi seguro que
son modificados cuando se examina el aporte de los subordinados. Por¿lo tanto, la fijación de
objetivos se transforma en un proceso conjunto y recíproco. Los objetivos pueden ser cuantitativos
(son los verificables) y cualitativos (son difíciles de medir, pero se debe establecer cómo, cuándo y
qué se mide para evaluarlos).
Ventajas de la APO
• Permite una mejor administración, esto se debe a que no se pueden establecer objetivos sin
planificación y la planificación orientada a resultados es la única que tiene sentido.
• Clarificación de la organización, ya que permite reconocer los roles y las funciones que cada uno
tiene para involucrarse en el logro del resultado esperado.
• Compromiso personal, los empleados (administradores de cada puesto de trabajo) se ven
estimulados al comprometerse en el logro del objetivo.
• Desarrollo de controles eficaces: este tipo de administración permite ser eficaz en el sistema de
control ya que el objetivo es en casi todos los casos verificable.
Desventajas de la APO:
• Deficiencias en la enseñanza del sistema. Es común que al ser tan sencilla la aplicación haga que
se transmita de manera escueta. Es por ello que no siempre se logran los resultados esperados.
• Deficiencia en la provisión de reglas a quienes establecen la metas. Los administradores
necesitan de un conjunto de normas que regulen la fijación de los objetivos. Estas deben ser lo
suficientemente claras y completas para que contengan todas las opciones.
• Dificultad para definir las metas. Es difícil definir metas verificables.
• Mayor relevancia a las metas de corto plazo. Muchas veces se da más importancia a las metas
de corto plazo y se suele olvidar los objetivos de largo plazo.
• Peligro de inflexibilidad. En ocasiones los administradores dudan al cambiar los objetivos. Ello
puede ser perjudicial si es que no se está alcanzado lo esperado (a corto o a largo plazo)
• A veces en la obsesión porque las metas sean verificables se cuantifica cualquier cosa.