Planificación de una empresa

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DEL TRABAJO
TEMA 10. PLANIFICACIÓN , CONTROL Y SISTEMA DE INFORMACIÓN.
10.1 INTRODUCCIÓN .−
La planificación proporciona una dirección y un sentido de desempeño; puede ayudar a lograr o incrementar
el éxito, facilita a la dirección el cambio y al adaptación al entorno y contribuye a mejorar los resultados de
otras tareas directivas.
Para que las ventajas de planificación se pongan de manifiesto es imprescindible contar con unos adecuados
sistemas de información y control .Sin ellos es imposible alcanzar la flexibilidad del proceso. Estos tres
elementos actúan entre sí.
10.2 LA PLANIFICACIÓN.−
Proceso formal en el que se fijan metas y se establecen planes detallados de cómo alcanzarlas.
Diferencias entre planificación y plan.
Planificación .− Operación mental que incluye los planes.
Planes.− Suelen ser los resultados de la planificación y definen las posibles acciones.
Tipos de planes.−
• PLANES ESTRATÉGICOS.− Conjunto de metas que determinan la dirección organizacional por lo que en
ellos se verán reflejadas las actividades a cumplir.
• PLANES PERMANENTES.− Se dan cuando las situaciones son relativamente estables y los objetivos
reiterados Los principales planes permanentes son las políticas , los procedimientos y las normas.
• Políticas.− Guías generales para tomar decisiones , deben permitir cierto margen de libertad.
• Procedimientos.− Serie detallada de instrucciones para llevar a cabo una sucesión de acciones que se
repitan con regularidad.
• Normas.− Instrucciones que determinan qué se debe o no hacer en determinadas circunstancias.
• PLANES DE UNA SOLA APLICACIÓN.− Planes para una acción específica y que suelen quedar
obsoletos tras alcanzar el objetivo. Los principales planes de una sola aplicación suelen ser :
• Programas.− conjunto de actividades para alcanzar , de una sola vez , un objetivo importante .Comprende
los pasos necesarios , el responsable de cada paso y el orden y duración de ellos.
• Proyectos.− Parte de un programa. Alcance limitado y directrices claras. Responsabilidad de una persona
determinada.
• Presupuestos.− Documentos donde se detallan los recursos que se destinan a las actividades específicas
durante un período determinado. Son básicos para controlar la marcha de los programas y proyectos.
Según su temporalidad son:
de largo , corto y medio plazo . La dimensión temporal dada a cada uno de ellos está ligada al tamaño de la
empresa.
Según su nivel son :
1
Corporativos.− Es tarea de la alta dirección donde se fijan los grandes objetivos de la empresa.
Tácticos.− Tarea de los mandos intermedios , están supeditados a los grandes objetivos. Se definen
subobjetivos para los departamentos, se plantean normas de actuación ,programas operativos , procedimientos
y tiempos...
Operativos.− Tareas de los mandos operativos e incluso operarios .Se recoge la programación del trabajo
individual , tiempos de ejecución , instrucciones , y control sobre la marcha del trabajo.
Según su flexibilidad son :
Rígidos.− No precisan modificaciones porque las variables que intervienen son conocidas.
Flexibles.− contemplan cualquier variación en los acontecimientos.
Para llevar a cabo la planificación son necesarios unos puntos de partida. Se les conoce como premisas de
planificación y suelen ser:
− La misión de la empresa.
− Los valores y la ideología de la alta dirección.
• Evaluación de las oportunidades y problemas internos y externos de la organización , así como sus
puntos débiles y fuertes.
• La previsión .− Punto de los más importantes de las premisas. Trata de hallar el rumbo más probable
de los acontecimientos que influyen en la planificación.
Técnicas de previsión.
• Cualitativas.− Están sometidas a un gran grado de subjetividad , siendo útiles cuando hay escasez de datos (
investigación de mercados)
• Análisis de series y proyección. Técnicas estadísticas que sólo tienen sentido cuando se tienen datos
relativos a varios años y cuando las tendencias son claras y estables.
• Modelos causales.− Apoyándose en datos históricos usan la información acerca de la relaciones entre los
elementos pertinentes.
Fases del proceso de planificación.
• Determinación de las premisas.− Punto de partida de la planificación.
• Especificación de objetivos.− Determinan la dirección de los planes principales definiendo así los objetivos
por departamento.
• Determinación de cursos de acción alternativos.− Fase creativa donde se pretende identificar alternativas .
• Evaluación de las alternativas.
• Elección de un curso de acción.− Toma de decisión sobre el curso a seguir.
• Formulación de planes derivados.− Tienen como fundamento respaldar al plan principal.
• Presupuestación.− Consiste en convertir los planes en números ( términos monetarios)
Principios de la planificación.
• De metodicidad.− Los planes han de basarse en el análisis de los hechos y de las tendencias de su
evolución.
2
• De flexibilidad.− La planificación ha de permitir cierto grado de auto corrección.
• De exactitud.− Grado de exactitud suficiente ,ya que ha mayor exactitud significa más gasto ( tiempo,
recursos...)
• De amplitud.− La planificación por exceso y por defecto puede disminuir la productividad del efecto
planificador.
• De economicidad.− Se orienta hacia un óptimo económico.
10.3 EL CONTROL
Función que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar la retroalimentación de las acciones que se
toman , es decir , una información valiosa para la planificación y que puede servir de estímulo a los distintos
componentes de la organización.
Significados de control.
• Verificar
• Regular
• Comparar con un estándar
• Ejercer autoridad sobre...
• Limitar y restringir.
Elementos de sistema de control.
• Una medida característica y controlable para la que se conocen estándares.
• Un medio para medir la característica
• Un medio para comparar resultados y evaluar diferencias.
• Un medio para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlo a las necesidades.
Fases.
• Obtención de datos
• Comparación de datos con los estándares
• Realización de acciones correctivas.
Tipos de control.
• Control automático y humano.− Según los medios empleados.
• Control de personas y funciones.− Según el objeto del control.
• Control de actividades y resultados.− En relación al contenido.
• Control a priori, a posteriori y permanente.−Según el momento de actuación.
Requisitos para su efectividad.
• Ser entendible.
• Seguir el patrón de la organización.
• Efectividad y rapidez.
• Ser flexible.
• Ser económico.
• Continuidad.
10.4 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
3
La información es necesaria para la toma de decisiones.La organización la utiliza con cuatro propósitos.
• Gestionar las operaciones día a día
• Control de la gestión
• Planificación estratégica.
• Lograr ventajas competitivas.
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y NIVELES JERÁRQUICOS.
NIVEL ESTRATE−GICO
NIVEL TÁCTICO
NIVEL OPERATIVO
NIVEL DE REALIZACIÓN
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
CARACTERÍSTICAS DE DISPOSICION
INF.RE−PETITIVA
DATOS EN MASA SOBRE LOS PROCESOS
INFOR.DE MANDO Y CONTROL SOBRE LAS FUNCIONES
INF.INTERNAS Y EXTERNAS REPRESENTATIVAS ,NECESIDADES DE INFO. AD HOC
PLANIFICACIÓN ,ORGANIZACIÓN , MOTIVACIÓN Y CONTROL. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.
INTEGRACIÓN A LARGO PLAZO
ORIENTACIÓN FUNCIONAL ,PLANIFICACIÓN A MEDIO PLAZO Y CONTROL DE LOS
RECURSOS.
MARGEN DE DECISIÓN LIMITADO , ORIENTADO A LA REALIZACIÓN.
OPERACIONES
4