2000_147info.pdf

INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/041 “PROGRAMA DE APOYO A LA
PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JOVENES, SUBPROGRAMA DE
CAPACITACION Y ORIENTACION LABORAL PRESTAMO BID N° 1031/OCAR” -( Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/041
La Auditoria General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/041 “Programa de
Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jovenes, Subprograma de Capacitación y
Orientación Laboral. Préstamo BID N° 1031/OC-AR”, de acuerdo al documento suscripto
el 1/7/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD).
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de
Préstamo N° 1031/oc-AR “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de
Jóvenes”, suscripto el 4/8/97 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
I- ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas y anexo que forman parte del
mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluya:
-Copia del listado “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado y conciiado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).
El estado expuesto en a) surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos. Fue
preparado por la UEP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha 09/08/00
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Al
respecto cabe informar que la Unidad de Coordinación no adjuntó en la información
financiera complementaria Copia de la “Situación Financiera al 31712/99”, emitida en
dolares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires.
Nuestra tarea estubo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 09/03/00 y el 23/06/00.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el partado B del capítulo VI del “Manual de gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada en el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideran necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental en ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Con referencia al saldo disponible al cierre (31-12-99), cabe informar que las cuentas que
lo componen se exponen conforme la situación financiera del PNUD, esto es, con el ajuste
de U$S 150.000.- tal como se señala en el Anexo al estado de Origen y Aplicación de
Fondos
-Consolidación
del
Saldo
Disponible-,
transferidos
por
el
Organismo
Administrador en diciembre de 1999 y registrado contablemente por el Proyecto en Enero
de 2000.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/97/041 “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad
de Jóvenes, Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral. Préstamo BID
N°1031/OC-AR” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante
el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las prácticas contable-financeras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 1/7/98.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitir a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña el presente Informe.
BUENOS AIRES, 10 de agosto de 2000
MEMORANDO A LA DIRECCION DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/041
“PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE
JOVENES, SUBPROGRAMA DE CAPACITACION Y ORIENTACION LABORAL
. PRESTAMO BID N° 1031/OC-AR” (Ejercicio finalizado 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al
Proyecto PNUD N° ARG/97/041 “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad
de Jóvenes, Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral. Préstamo BID N°
1031/OC-AR”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen,
surgieron los siguientes comentarios:
A - OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOS NO SUBSANADAS
1) CAJA CHICA
Observación: La constitución de las diez cajas chicas creadas por el Proyecto fueron
registradas en una sola cuenta contable.
Cabe puntualizar, además, que las rendiciones y reposiciones de las cajas chicas se cargan
directamente contra las cuentas de inversión, no reflejando el movimiento en la respectiva
cuenta contable constituída para todas ellas.
Comentario de la UEP: Se prevée la finalización del proyecto durante el ejercicio 2000. A
la fecha del presente se estan cerrando las diversas cajas chicas.
Recomendación: Abrir cuentas o subcuentas contables por la constitución de cada fondo
fijo o caja chica, dejando reflejado en éstas el movimiento financiero de las mismas
(rendicieones o reposiciones).
2) REGISTROS
Observaciones:
a) Los asientos del diario general no se enumeran en forma correlativa; se saltean números
de asiento.
b) Tampoco se respetan las fechas de las imputaciones respecto al ordenamiento de los
asientos.
c) No se efectúa el asiento de cierre del ejercicio, se continúa con la numeración anterior
para registrar las imputaciones del período 2000.
Comentario de la UEP:
a) En caso de error el sistema utilizado durante el ejercicio 1999, permitía introducir
asientos de ajuste con fecha anterior siempre y cuando no estuviera
cerrada la
contabilidad, proceso que se realizaba en forma mensual el décimo día hábil del mes
siguiente.
b) Se formulan idénticos comentarios que lo señalado en a) precedente.
c) Durante el último trimestre del año 1999 la Unidad Ejecutora del Proyecto adquirió e
implementó un nuevo sistema de contabilidad informético para respoonder en forma
efectiva ante el efecto 2000, el que comenzó a utilizarse a partir del 11 de enero.
Durante los primeros meses del año 2000 se efectuaron los ajustes necesarios para
atender algunos requerimientos menores que surgieron durante la implementación. Con
respecto a la realización del asiento de cierre del ejerciio y reinício con nueva
numeración, se toma nota del pedido ante el caso de que el programa continue.
Recomendación: Corregir en el sistema contable implementado las falencias mencionadas,
a efectos de brindar una correcta información contable.
B - OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
LEGAJOS
Observaciones:
1- En todos los casos no se tuvo evidencia del pedido de autorización a la Dirección
General de Cooperación Internacional respecto a la contratación de los consultores del
Proyecto.
2- En algunos casos las declaraciones juradas sobre incompatibilidad para ser contratado no
estaban fechadas.
3- En algunos casos se observó que el perfil de los postulantes ternados para la selección de
consultores no corresponde a profesionales homogéneas, tampoco se adecuan con las
características de los servicios requeridos. Algunos postulantes incluidos en el proceso de
selección -no seleccionados-, no poseían título terciario o universitario, requisito necesario
para acceder a la categoría por la cual se rrequería la contratación.
4- En ningún caso las designaciones de los profesionales se encuentran respaldadas por el
Director Nacional de Proyecto (los contratos son suscriptos por el Coordinador.
5- En algunos casos las solicitudes de contratación carecían de fecha.
6- En algunos casos no se encontraban agregadas a los legajos individuales
correspondientes las respectivas constancias de inscripción al Monotributo.
7- En dos casos el perfil del consultor contratado no responde a los requerimientos de los
términos de referencia.
8- La documentación no se encuentra ordenada en forma cronológica.
9- En todos los casos los cuadros de evaluación no estan fechados y no identificaban a los
responsables encargados de la selección.
10- En dos casos no se encontraban agregados los respectivos cuadros de evaluación.
11- En algunos casos los C.V. que integran los antecedentes de contratación no se
encontraban firmados por el profesional, no contenían fecha de emisión ni de recepción por
parte de la Unidad Coordinadora. Algunos son fotocopias.
Comentarios de la UCP: Durante el ejercicio 1999 se produyeron tres cambios de
conducción en el área de Recursos Humanos. La unidad de auditoría de la UEP, a pedido de
la Dirección Ejecutiva, realizó durante el último trimestre del año auditorías de archivos y
expedientes, a fin de examinar el cumplimiento de procedimientos y procedencia de
contrataciones. Se ha verificado la existencia de los pedidos de autorización a la Dirección
General de Cooperación Internacional.
Las aprobaciones de contrataciones por parte del Director Nacional se realizaban en la
primera contratación no así en las renovaciones siguientes, las cuales eran verificadas por el
responsable del área de recursos humanos.
Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas autoridades de recusos humanos
extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a la normativa aplicable al
Proyecto.
Recomendación: Profundizar los controles respecto a la información que se mantiene en
los legajos individuales contratados por el Proyecto.
Contratos
Observaciones:
1- En algunos casos, conforme surge del análisis de los antecedentes (C.V.), los consultores
contratados no reunían los requisitos necesarios para acceder a la categoría de consultor Ao
B (Título Terciario o Profesional Universitario).
2- En un caso la enmienda de un contrato de un consultor no tiene fecha.
Comentarios de la UCP: Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas
autoridades de recursos humanos extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a
la normativa aplicable al Proyecto.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones señaladas en el Manual de Gestión
de Proyectos Ejecutados por el Gobierno respecto a las formalidades a cumplir en materia
de contratación de consultores.
Pagos
Observaciones:
1- En un caso algunos comprobantes emitidos por el consultor hacen referencia al Proyecto
ARG 93/024.
2- Algunos comprobantes emitidos por los consultores del proyecto (facturas y/o recibos)
no cumplen con la normativa fiscal vigente ni con lo señalado en el Manual de gestión
de proyectos Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III-Recursos Humanos- punto 38).
Comentarios de la UCP: Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas
autoridades de recursos humanos extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a
la normativa aplicable al Proyecto.
Recomendaciones:
1- Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
2- Observar la normativa fiscal vigente respecto de la documentación que recibe el
Proyecto.
Informes
Observaciones:
1- En algunos casos los informes presentados son meramente descriptivos de tareas
realizadas.
2- No se tuvo a la vista constancia de aprobación de los informes presentados.
Comentarios de la UCP: Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas
autoridades de recursos humanos extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a
la normativa aplicable al Proyecto.
Recomendación: Profundizar los controles sobre los avances de los resultados que,
conforme los términos de referencia, deben cumplimentar los consultores contratados por el
Proyecto, como así también documentar la aprobación de tales avances para la liberación de
los pagos.
BUENOS AIRES, 10 de agosto de 2000
DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PROYECTO PNUD
N° ARG/97/041 “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y
EMPLEABILIDAD DE JOVENES, SUBPROGRAMA DE CAPACITACION Y
ORIENTACION LABORAL. PRESTAMO BID N°1031/OC-AR “ (Ejercicio
finalizado 31/12/99)
Al señor Director Nacional
Del Proyecto PNUD N° ARG/97/041
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B delñ capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes
procedimientos:
-
Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31-12-99 con los
registros que les dieron sustento;
-
Tests o pruebas de transacciones;
-
Verificación de los procesos de desembolsos de fondos;
-
Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el
documento del proyecto;
-
Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
-
Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible;
-
Inspección ocular de equipo no fungible;
-
Circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
-
Como así tambien la aplicación de otros procedimierntos en la medida que se los
consideró necesarios.
El alcance del examen comprendió entre otros:
-
el 100 % de los origenes de fondos del ejercico 1999; y
-
el 41 %; 17 %, 15 % y 13,10 % de los gastos correspondientes a “Honorarios
Profesionales
Nacionales”,
“Compras
Locales”,
“Capacitación”
y
“Viajes”,
respectivamente, que integran el Capítulo de Aplicaciones del Estado de Origen y
Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31-12-99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la
detención de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó nuestra gestión, facilitando
en acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 10 de agosto de 2000.