2000_011_01info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/011.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/011 “Apoyo a la Ejecución del
Proyecto de Lucha contra el SIDA” (LUSIDA), de acuerdo al Documento suscripto el 15 de
mayo de 1996 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este Proyecto está parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1998 (en dólares estadounidenses) y notas explicativas que forman parte del mismo.
b) Información Financiera Complementaria que incluye:
1
1.-Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/98,
expresado en pesos y notas explicativas que forman parte del mismo.
2.-Listado de consultores ordenado por línea presupuestaria- Año 1998.
3.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/98”, emitida en dólares estadounidenses
por la oficina Buenos Aires del PNUD.
4.-Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, por el
ejercicio finalizado el 31/12/98, emitidos en dólares estadounidenses por la Sede del
PNUD en Nueva York, inicialados y conciliados por la Unidad Ejecutora Central del
Proyecto (UEC).
Los estados expuestos en a) y b) 1.- surgen de registros elaborados en pesos por la UEC y
son de su responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta auditoría con
fecha 15/06/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 18/11 y el 18/12/98, entre el
04/01 y el 05/03/99, y entre el 30/04/99 y el 15/06/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
2
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el Proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado financiero e información
complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/011 "Apoyo a la Ejecución del Proyecto de
Lucha contra el SIDA” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contablefinancieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del
15/05/96 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el inciso 7 del apartado B mencionado en el Párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 28 de junio de 1999.
3
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/011.
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/011 "Apoyo a la Ejecución del Proyecto de
Lucha contra el SIDA”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora Central (UEC), que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen en campo,
surgen los siguientes comentarios:
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/98.
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Búsqueda y Evaluación-Antecedentes de selección
Observación: En todos los casos analizados no se tuvo evidencia del proceso de
búsqueda y evaluación utilizado por el proyecto, ni cuadro comparativo de la
evaluación efectuada a un mínimo de tres postulantes.
4
Comentario de la UEC: Existe una base de datos en la cual se han volcado los
antecedentes de los profesionales que han hecho llegar su currículum vitae al Proyecto
para cubrir eventuales búsquedas. Los contactos se realizan generalmente en forma
telefónica y no se cursa invitación por escrito.
Existe una nota general en la cual se deja constancia de los postulantes cuyos
antecedentes fueron comparados y del resultado de la evaluación.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en la materia, dejando
adecuada constancia en cada legajo del Proyecto de los antecedentes del proceso de
búsqueda y evaluación de los consultores (punto 28 del capítulo III “Recursos
Humanos” del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados
por el Gobierno).
b) Enmiendas
Observación: En todos los casos de la muestra analizada, las enmiendas a los
contratos no poseen aclaración de firma por parte del contratado, ni fecha de la misma.
Comentario de la UEC: Se utilizó el modelo previsto por el Manual de Gestión,
motivo por el cual no consta la fecha de la misma. Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Dejar constancia de la fecha en que se realiza cada enmienda de
contrato y de la aclaración de firma del contratado.
c) Título profesional
Observación: Al momento de la verificación en campo, los títulos profesionales de
los consultores contratados se vieron en fotocopia simple, no autenticada.
Comentario de la UEC: El proyecto solicita a los consultores la entrega de una copia
autenticada del título profesional, o bien, en caso de tratarse de una copia simple, que
se presenten con el original de su título, a fin de comprobar su veracidad (en estos
5
casos el coordinador deja constancia de que se ha tenido el original a la vista).
Recomendación: Dejar adecuada constancia en el legajo de cada consultor de la
presentación de fotocopia autenticada del título profesional y antecedentes declarados,
para validar los datos expuestos en los respectivos currículos presentados.
d) Informes
Observación : El 50 % de los informes analizados no posee recepción por parte de la
UEC.
Comentario de la UEC: Ya ha sido implementado un sello para dejar constancia de la
fecha de recepción.
Recomendación: Dejar constancia en los informes de la recepción realizada por la
UEC.
2- BIENES Y EQUIPOS
Observación: En algunos casos se ha podido verificar, con relación a la adquisición de
equipos de computación, que:
a) No se tuvieron a la vista las especificaciones técnicas aprobadas por el Director
Nacional del Proyecto; además, las solicitudes de cotización no poseen firma de la
Gerencia de Administración y Finanzas.
b) No se tuvo a la vista la lista corta aprobada por el Director Nacional del Proyecto.
c) No se ha tenido a la vista el informe de recepción de los bienes adquiridos ni el acta
de transferencia.
Comentarios de la UEC:
a) Las especificaciones técnicas para las adquisiciones se elaboran en la Unidad
Ejecutora con el debido asesoramiento técnico, de acuerdo a la última tecnología
6
disponible en el mercado y estandarizada de manera que pueda ser competitiva para la
cotización de parte de los oferentes.
La intervención del Director Nacional del Proyecto para la aprobación de dichas
especificaciones técnicas, en la práctica sería de difícil concreción, dado que la
especificidad y la escasa significación económica escapan a su esfera técnica y de
relevancia de actuación.
Se ha debido a un error la emisión de una solicitud de presupuesto sin firma, ya que en
todos los casos llevan la firma de una persona debidamente autorizada por el
coordinador a tal efecto.
b) Todos los procedimientos de compras menores para la Unidad Ejecutora se realizan
dentro de las normas del BIRF, que prevalecen sobre la normativa del PNUD, (según
lo establecido en el punto 6 del Prefacio del Manual de Gestión de PNUD).
c) Sin comentarios.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa del PNUD en la materia
(Capítulo IV del Manual del PNUD); realizar los controles necesarios y documentar
adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Legajos
Observaciones: En la mayoría de los casos analizados se verificó lo siguiente:
-
Existen
atrasos
en
la
presentación
de
las
declaraciones
juradas
de
incompatibilidad.
-
En cuatro casos de la muestra analizada no existe constancia de inscripción en la
clave única de identificación tributaria (CUIT).
-
En un caso analizado no se ha tenido a la vista la no objeción del BIRF a los
términos de referencia.
7
Comentarios de la UEC: Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuada y oportunamente las contrataciones
realizadas por el proyecto.
b) Facturas de honorarios
Observaciones : En algunos casos, las facturas presentadas por los consultores no
cumplen con la Resolución General N° 3419 de la Dirección General Impositiva
(DGI) y sus modificatorias ya que:
-
Dos consultores presentaron facturas con fecha de impresión posterior a los meses
que facturan.
-
Dos consultores emitieron factura/recibo que no poseían fecha de inicio de
actividades.
Comentarios de la UEC: Se solicitó a los consultores que presentaron facturas que no
cumplían con la Res. 3419 de la DGI la confección de nuevas facturas acordes a la
misma. Posteriormente rehicieron las facturas y/o recibos, motivo por el cual aparecen
con fechas anteriores a la de impresión.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
c) Requisitos obligatorios de contratación
Observación: En un caso de la muestra analizada el consultor no cumple con el
requisito obligatorio de educación formal (profesional universitario) establecido para
la función a desempeñar conforme el contrato suscripto (Consultor C Rango I).
Comentario de la UEC: En el caso observado se ha tenido en cuenta la experiencia
específica del consultor para la función a desempeñar, criterio que ha sido aceptado
por el BIRF.
8
Recomendación: El proyecto debe ubicar al consultor conforme a los requisitos
específicos exigidos para la función en la cual se propone su contratación, de acuerdo a
lo estipulado en las normas del PNUD.
2- CONSULTORES INTERNACIONALES
Observaciones:
-No se tuvieron a la vista los antecedentes sobre la selección del consultor.
-El informe presentado no posee recepción por parte de la UEC.
Comentarios de la UEC: En el legajo del consultor existen los currículos de los otros
consultores cuyos antecedentes fueron evaluados, pero se omitió dejar constancia del
proceso.
Si bien no se dejó constancia de la fecha de recepción del informe, existe la nota del
Coordinador aprobando el mismo y solicitando la correspondiente liberación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto, dejando constancia en los respectivos legajos.
3- SUBCONTRATOS
a) Alquiler del inmueble utilizado por la UEC
1. Antecedentes de la contratación.
Observaciones:
-
No se tuvo a la vista la invitación a presentar las propuestas.
-
En el cuadro comparativo de ofertas no se volcaron todas las propuestas que se
han tenido a la vista.
9
- No se tuvo a la vista una de las ofertas que figura en el cuadro comparativo y de
otra no se pudo verificar parte de la documentación de respaldo.
Comentario de la UEC: Por razones de tiempo se procedió a efectuar el
relevamiento de aquellas propiedades que, con una superficie mínima aproximada
de 180 m2., ofrecieran las mejores instalaciones (divisiones para oficinas, central
telefónica, etc.) a fin de reducir costos, en lugar de cursar invitación a las
inmobiliarias de la zona. Fue necesario adaptarse a la escasa oferta de propiedades
ubicadas en las proximidades del Ministerio de Salud, motivo por el cual no se
establecieron requisitos rígidos ni se dejó constancia escrita de ellos. Además, se
sumó el hecho de que muchos propietarios se negaron a efectuar contratos de
locación con el Proyecto, si bien no dejaron constancia por escrito de tal situación.
Por este motivo, en el cuadro comparativo se incluyeron sólo tres ofertas.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
2. Contrato.
Observaciones:
a) No existe aclaración de la firma del locatario en el contrato.
b) No se ha cumplido con la cláusula del contrato sobre la contratación por la
UEC de un seguro contra incendio y destrucción del edificio.
Comentarios de la UEC:
a)Efectivamente se omitió aclarar la firma del apoderado del locatario, observación
que será tenida en cuenta para futuras contrataciones.
b) Se procederá a contratar un seguro contra incendio y destrucción de edificio.
10
3. Pagos.
Observaciones:
a) No se han tenido a la vista las liberaciones de pago por parte del Coordinador
correspondiente a las órdenes de pago N° 71 por $ 2.750.- y N° 493 por $
3.727,18.
b) No se encontraba adjunta a la orden de pago la documentación de respaldo por
$ 9.000.- correspondiente al pago mensual de $750.- en concepto de expensas,
ABL, etc. estipulado en el contrato.
Comentarios de la UEC: Sin comentarios.
Recomendación: No deben realizarse pagos sin la verificación de la existencia de
la documentación de respaldo y aprobaciones respectivas.
b) Contratación de Servicios de Consultoría para la capacitación del personal de los
bancos de sangre y servicios de hemoterapia del país.
Observaciones:
1. El contrato se ha convalidado en la Cancillería con posterioridad al inicio del
mismo (93 días de atraso).
2. No existe aclaración de firma de la consultora, ni en el contrato ni en los términos
de referencia y apéndices.
Comentario de la UEC: Se tendrán en cuenta las observaciones referentes a la
anticipación de quince días para el envío de contratos a Cancillería, aclaración y
control de firmas.
11
c) Contratación de la Organización Internacional de Migraciones (OIM).
1. Antecedentes de la contratación.
Observaciones:
- No se han tenido a la vista los currículos de los profesionales afectados al
proyecto (según Cap. III punto 51 del Manual de Gestión de PNUD).
- Se ha verificado un atraso de 56 días en la convalidación del contrato por parte
de la Cancillería.
Comentarios de la UEC:
- Los consultores son contratados por la OIM y la relación contractual es OIMconsultor. Los antecedentes de los contratos, declaración jurada, etc., están
archivados en OIM.
- Efectivamente fue solicitada con atraso.
Recomendaciones:
- Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el Proyecto, dejando
constancia en los respectivos legajos.
- Verificar el cumplimiento de lo estipulado por el PNUD en la materia.
2. Contrato.
Observaciones:
- La no objeción del BIRF se otorgó con 7 días de atraso con respecto a la fecha de
inicio de actividades.
- No se tuvo a la vista documentación que certifique la representatividad legal del
firmante de OIM.
- La OIM no justificó la totalidad del importe del contrato, quedando en su poder un
saldo de $ 66.447.- sin ejecutar a la fecha de finalización del contrato.
12
Comentarios de la UEC:
- Es práctica corriente conversar previamente con el Banco las contrataciones a
realizar y luego efectuar formalmente el pedido de no objeción correspondiente,
cuya respuesta efectivamente se demoró siete días.
- Sin comentarios.
- El saldo sin ejecutar de $ 66.447.- fue diferido para el primer trimestre de 1999,
mediante enmienda con vigencia 01/01/99 al 31/03/99 (según lo previsto en el
artículo del acuerdo celebrado), convalidada con fecha 21/01/99.
Recomendaciones:
- No deben iniciarse las actividades hasta tanto se cuente con las aprobaciones
fehacientes respectivas.
- Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el proyecto.
- Presupuestar adecuadamente los montos de los contratos, a fin de evitar saldos
inmovilizados, sin afectación específica.
d) Proyectos de las Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC)
1. Proceso de Evaluación.
Observaciones:
a) La UEP no ha dejado evidencia del proceso de evaluación (no se ha tenido a la
vista documentación que certifique dicho proceso) ni que se haya cumplido con
los criterios de elegibilidad establecidos en la Guía para la Formulación y
Presentación de los Proyectos.
b) No se ha tenido a la vista lo siguiente:
- Reglamento del Comité de Selección y Evaluación de Subproyectos de OSC.
- Antecedentes de las cuentas bancarias abiertas por las OSC.
- No constan las firmas de algunos de los integrantes del Comité de Selección y
Evaluación de Subproyectos de OSC en las actas N° 1, 2, 3 y 4 de las
reuniones del mismo.
13
Comentario de la UEC: Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
proyecto.
2. Cartas Acuerdo.
Observación: No se ha tenido a la vista el Anexo I de las Cartas Acuerdo en los
cuales se estipula el Cronograma Financiero.
Por otra parte, en una gran cantidad de casos en los cuales el proyecto original se
reformuló, no se dejó constancia del nuevo Cronograma Financiero ni del Cuadro
por Actividad, Insumos y Fuente de financiamiento, que resulten coincidentes con
la Carta Acuerdo suscripta.
Comentario de la UEC: Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
proyecto.
3. Cronogramas de Desembolsos.
Observaciones:
-
El mecanismo de desembolso descripto en el Manual Operativo del Proyecto
prevé que los desembolsos se realicen de la siguiente manera: “...El
desembolso inicial será alrededor del 25 % del monto total del subproyecto.
Contra informe de los gastos realizados por la Organización, se irán realizando
los desembolsos subsiguientes, quedando así el desembolso inicial para ser
utilizado en el último tramo de la ejecución.”
Sin embargo durante el ejercicio auditado, LUSIDA desembolsó a las OSC
todos los pagos en carácter de anticipo de fondos contra presentación posterior
del informe de gastos respectivo. Al respecto, no se ha tenido a la vista
evidencia documental de la justificación ni de la aprobación de la modificación
14
del mecanismo de desembolso.
A su vez, las cartas acuerdo no estipulan claramente el mecanismo de
desembolso previsto.
-
En dos casos se han otorgado anticipos superiores al 25 % establecido en el
Manual Operativo.
Comentario de la UEC: El Manual Operativo, elaborado antes del comienzo de la
ejecución del Proyecto, tiene por objeto describir lo más acertadamente posible los
mecanismos a observar por los distintos componentes del proyecto en la ejecución.
En el caso particular del Fondo de Asistencia a Proyectos de OSC, sobre el cual ni
el Ministerio de Salud y Acción Social ni el BIRF contaban con antecedentes de
experiencias anteriores, se describieron los lineamientos generales.
Al concretarse la operatoria, se ajustaron detalles- en consulta permanente con el
Banco- y se elaboró el modelo de Carta Acuerdo a utilizar. El procedimiento
utilizado para los desembolsos se ajustó al descripto en el modelo de Carta Acuerdo
aprobado por el Banco (No objeción del 06/08/98).
Tal como surge del Ayuda Memoria del mes de marzo de 1998 el
Banco “ consideró correcta la metodología seguida” (al
igual que en las misiones posteriores de los meses de
octubre de 1998 y abril de 1999). Entre los acuerdos del
mencionado ayuda memoria, se establece que: “ LUSIDA se
compromete a:
- Acordar en los contratos con las OSC la posibilidad de realizar un adelanto entre
el 30 % y 50 % de los montos de sus proyectos, y que los desembolsos
subsecuentes dependan de la adecuada rendición de cuentas del adelanto otorgado”.
Este modelo de Carta Acuerdo definitivo estipulaba un cronograma de
desembolsos, estimado en porcentajes de acuerdo a las etapas de avance y
ejecución del proyecto relevadas previamente. En esta Carta Acuerdo no se
especificó el reintegro de gastos, dado que las OSC no cuentan con la estructura
operativa y administrativa mínima para efectuar estas rendiciones. Paralelamente,
15
LUSIDA brinda asistencia técnica a las mismas, a los fines de que vayan adecuando
sus procedimientos contables a las necesidades y/o requerimientos del proyecto.
Se toma en cuenta la observación respecto de los dos casos en los cuales se otorgó
un anticipo superior al estipulado y se reitera que es parte de la situación heredada
de la gestión que precedió a la actual.
Recomendación: Instrumentar claramente en los documentos los mecanismos de
desembolso que se aplicarán y que determinan el marco en el cual el proyecto debe
operar.
4. Aportes OSC.
Observación: La UEP no efectuó el seguimiento ni el control del aporte de fondos
correspondientes a las OSC según el proyecto presentado por las mismas y
aprobado oportunamente.
Comentario de la UEC: Se parte del entendimiento de que los rubros que no
financia LUSIDA y que se requieren para concretar la ejecución del proyecto,
constituyen los aportes de cada OSC. El aporte que realizan las OSC es una forma
de evaluar la sustentabilidad de las acciones por cuanto es un indicador entre otras
cosas, del compromiso asumido por cada una de ellas, el conjunto de acciones en el
cual se enmarca y la capacidad de gestión de cada OSC.
Entendemos que no nos corresponde controlar los montos correspondientes a los
aportes complementarios de las OSC, entre otras cosas porque si las acciones se
concretan de acuerdo a lo previsto en la propuesta es, también, porque esos aportes
se han concretado; porque en algún caso los fondos provienen de otras fuentes de
financiamiento y porque en otros casos las acciones de prevención comunitaria de
VIH/SIDA constituyen sólo una parte dentro de un proyecto con objetivos más
amplios (por ejemplo, acciones de atención materno-infantil o salud reproductiva o
asesoramiento legal).
16
Recomendación: Verificar los aportes realizados por las OSC a los efectos de
poder evaluar los proyectos en su conjunto.
5. Cuentas Bancarias.
Observación: En la mayoría de los casos, LUSIDA no depositó los fondos en las
cuentas bancarias abiertas exclusivamente para pagos del proyecto según lo
estipulado en las respectivas Cartas Acuerdo, sino que el desembolso se efectuó
mediante entrega de cheque.
A su vez, en la mayoría de los casos, las OSC no presentaron copia de los extractos
ni las conciliaciones bancarias de las cuentas citadas anteriormente. No obstante
ello la UEP procedió a realizar los desembolsos siguientes.
Comentario de la UEC: En todos los casos el pago fue efectuado por medio de
cheque emitido no a la orden contra presentación del recibo de la OSC y fue
depositado en la cuenta abierta a tal fin por la organización. Se decidió este
procedimiento por razones de seguridad y economía en orden al perfil de las OSC.
Se está brindando la asistencia técnica para la correcta presentación de las
conciliaciones exigidas por el proyecto.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de los términos estipulados en las
respectivas Cartas Acuerdo.
6. Informes de avance técnicos y financieros de las OSC.
Observaciones:
- En la mayoría de los casos los informes no poseían fecha de recepción.
- Se ha verificado un atraso de hasta 82 días en la presentación de informes por
parte de las OSC.
- No se han tenido a la vista 4 informes de avance técnicos y financieros de 3 OSC.
- Dos informes financieros de una OSC no se encontraban firmados.
- En un caso no se tuvo a la vista el Estado Acumulado de Gastos que debía
17
presentar la OSC.
18
Comentarios de la UEC:
- Los informes sin fecha de recepción pueden deberse a que son anteriores al
15/08/98 (corresponden a la gestión anterior), o la fecha no consta en la hoja
correspondiente a la nota de presentación. Para evitar estos inconvenientes se ha
dispuesto el siguiente procedimiento: cada informe de avance es recibido por un
integrante del equipo técnico del Fondo de Asistencia, no se recibe en Mesa de
Entradas. Se firma y se sella la hoja correspondiente a la nota de presentación,
para lo cual se ha confeccionado un sello ad hoc.
- Los 82 días de atraso se refieren a un proyecto que debió demorar el inicio de
actividades y que requirió de gran apoyo de parte del equipo técnico para lograrlo.
- Resto de observaciones sin comentarios.
Recomendación: Dejar constancia de la recepción realizada por la UEP, así como
de los informes presentados por las OSC, verificando la integridad y oportunidad de
los mismos.
7. Requisitos para la presentación a concurso.
Observaciones: Del análisis efectuado sobre los legajos de las OSC se ha podido
verificar la siguiente documentación o procedimiento faltante:
• ASOCIACIÓN MINISTRO DE LOS ENFERMOS.
- Constancia de obtención de personería jurídica.
- Currículos de los responsables del proyecto.
- Antecedentes institucionales.
- Además, la recepción de la documentación presentada por la organización no se
encuentra firmada ni fechada por parte de la UEC.
19
• COFA:
- Constancia de registro como entidad de bien público y/o sin fines de lucro.
- Antecedentes institucionales.
• CTERA:
- Constancia de registro como entidad de bien público y/o sin fines de lucro.
- Información si la entidad ha percibido, percibe o gestiona prestaciones con
organizaciones nacionales, provinciales, etc.
• DESCIDA:
- Currículos de los responsables del proyecto.
- Fotocopia de los documentos nacionales de identidad de los responsables del
proyecto.
- Antecedentes institucionales.
- Información si la entidad ha percibido, percibe o gestiona prestaciones con
organizaciones nacionales, provinciales, etc.
• FUNDAMIND, SPESS y SAC:
- Antecedentes institucionales.
- Información si la entidad ha percibido, percibe o gestiona prestaciones con
organizaciones nacionales, provinciales, etc.
• SI VIDA:
- Información si la entidad ha percibido, percibe o gestiona prestaciones con
organizaciones nacionales, provinciales, etc.
Comentario de la UEC: Sin comentario.
20
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
proyecto, dejando evidencia en los respectivos legajos.
8. Gastos no elegibles.
Observaciones: Se analizaron gastos de las OSC por un total de $ 271.597,17; se
ha podido observar en algunos casos que las OSC han utilizado fondos del proyecto
para atender gastos no elegibles por $ 134.632,43, según se detalla a continuación:
a)
Gastos que no se encontraban previstos en la Guía para la Formulación y
Presentación de Proyectos:
• FUNDAMIND adquirió una camioneta RENAULT TRAFIC por $ 38.800.cuya titularidad fue otorgada a FUNDAMIND.
• SPESS adquirió un equipo de computación por $ 1.690.- (factura tipo “B”
N° 7841).
b)
Otros gastos no elegibles por $ 94.142,43 (gastos bancarios, documentación
no válida como factura, sin documentación de respaldo, etc.)
Comentarios de la UEC: Los comprobantes no válidos en las rendiciones
presentadas serán descontados en el último desembolso.
En gran medida las observaciones a las OSC señaladas en los puntos precedentes
dan cuenta de la situación de los proyectos de la primera convocatoria en una etapa
del proceso de ejecución y, en la medida en que son un proceso de trabajo, en
etapas posteriores se han regularizado las observaciones.
En este momento se encuentra en elaboración la versión definitiva de la descripción
del procedimiento para el monitoreo y la rendición de gastos de los proyectos de las
OSC.
21
Recomendación: Controlar la elegibilidad de los gastos y de la documentación de
soporte de los gastos realizados.
4- SISTEMA CONTABLE
Observación: Si bien durante el ejercicio auditado la UEC implementó un sistema
contable, al cierre de las tareas en campo de esta auditoría no estaban aún cargados los
saldos iniciales al 01/01/98.
Comentario de la UEC: Se procedió a su carga, remitiéndolo a la auditoría con fecha
15/06/99.
Recomendación: Realizar la carga contable oportunamente, a los efectos de que el
sistema sea operativo en tiempo y forma.
5- LIBRO BANCO
Observación: En la conciliación bancaria de la cuenta operativa de pagos al 31/12/98
figuran cheques que, a la fecha de finalización de las tareas de campo, no fueron
ingresados para su cobro al banco.
Por otra parte, el proyecto no lleva un libro banco ni otro registro auxiliar de cheques
emitidos y/o anulados.
Comentario de la UEC: En un caso el cheque no fue entregado porque la empresa no
corrigió la factura respectiva (no cumplía con la R.G. N° 3349/91 de la DGI); pese a los
reclamos no la presentó y se anuló el cheque con fecha 31/05/99. Devuelto en SOE 21 de
mayo de 1999.
En otro caso el cheque fue robado (denuncia policial del 13/11/98) y se cambió por otro
cheque en enero de 1999.
El sistema contable emite el listado de cheques emitidos para el período que se solicita.
22
Recomendación: Implementar un registro cronológico de cheques emitidos y/o anulados,
efectuando oportunamente el seguimiento y control de las conciliaciones bancarias.
6- COSTO DE INFORMES (PUBLICACIONES E IMPRESIONES)
Observaciones:
En tres casos analizados no se tuvo a la vista lo siguiente:
a) Las especificaciones técnicas aprobadas por el Director Nacional del Proyecto; además
las solicitudes de cotización no poseían firma de la Gerencia de Administración y
Finanzas.
b) Lista corta aprobada por el Director Nacional del Proyecto.
c) Carta de invitación a los proveedores.
d) Las recomendaciones del Comité Local de Contratos del Proyecto.
e) Orden de compra firmada por el Director Nacional del Proyecto, numerada
cronológicamente.
f) Además, en un caso analizado, no se tuvieron a la vista los remitos conformados que
garantizan la entrega del bien (sobre un total de 500.000 folletos solamente se
encuentra firmado un remito por 127.000 folletos).
Comentarios de la UEC:
a) a d) En materia de adquisiciones se aplican las normas del BIRF y las
correspondientes disposiciones del Convenio de Préstamo 4168/AR, debido a que las
mismas prevalecen en caso de discrepancias con las del PNUD (Punto 6 del Prefacio
del Manual de Gestión de Proyectos del PNUD).
e) Efectivamente, no existe orden de compra en este caso, ya que sólo se confeccionaban
en caso de compra de equipos. A partir del 25/09/98 se comenzaron a emitir órdenes
de compra para el resto de los bienes y/o suministros. Las mismas son numeradas en
forma cronológica y se aclara que corresponden a suministros.
f) Sin comentarios.
23
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa del PNUD en la materia
(Capítulo IV del Manual del PNUD) realizando los controles necesarios y documentando
adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto.
7- BIENES Y EQUIPOS
Observación: En algunos casos se ha podido verificar, con relación a la adquisición de
equipos de computación, que:
a) En la solicitud de contratación no se estipuló fecha límite para la recepción de ofertas.
b) Los remitos del proveedor no respetan la correlatividad numérica según su fecha de
emisión; además, no se encuentran conformados por el Proyecto.
c) El Libro Mayor de Bienes y Equipos no se encuentra firmado. Por otra parte, se
verificaron discrepancias entre los números de serie de los bienes y los detallados en el
libro, en oportunidad de realizar la inspección ocular.
d) De la inspección ocular realizada se ha podido observar que no se encontraban en
poder del Proyecto dos computadoras personales (PC).
Comentarios de la UEC:
a) Todos los procedimientos de compras menores para la Unidad Ejecutora se realizan
dentro de las normas del BIRF, que prevalecen sobre la normativa del PNUD, (según
lo establecido en el punto 6 del Prefacio del Manual de Gestión de PNUD).
b) Remitos: la falta de correlatividad numérica es de exclusiva responsabilidad del
proveedor (el proyecto –en caso de corresponder- controla la correlatividad numérica
de las facturas y el cumplimiento de las formalidades legales).
El remito original conformado por el proyecto, como es práctica corriente,
fue
entregado al proveedor. Si bien por error no fue conformada la copia para el proyecto,
fue conservado y adjuntado a la correspondiente orden de pago como constancia de
recepción del equipo y verificada como condición previa al pago.
c) Falta de firma del Libro Mayor de Bienes y Equipos: el mismo se firmaba siempre en
24
ocasión de remitirlo al PNUD. Debido a la modificación del Manual Operativo, en el
sentido de eliminar la obligatoriedad de esta presentación, se omitió proceder a la
firma del mismo. Cabe aclarar que el mismo se mantiene actualizado y es requerido y
controlado periódicamente por la Gerencia de Administración.
La discrepancia observada entre los números de serie de los bienes y los detallados en
el Libro Mayor de Bienes y Equipos, se debe a que el mismo fue confeccionado sobre
la base de los números que constaban en los remitos correspondientes, algunos de los
cuales eran incorrectos. Se procederá a corregir esta situación.
d) Los mismos se otorgaron en préstamo a otro proyecto.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa del PNUD en la materia
(Capítulo IV del Manual del PNUD) realizando los controles necesarios y documentando
adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 28 de junio de 1999.
25
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con los registros en
moneda local y extranjera que les dan sustento;
- Test o pruebas de transacciones;
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- Análisis de los movimientos bancarios;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- Inspección ocular del equipo no fungible;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto;
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
26
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos efectuados durante 1998
y el 29,04 %, de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del
Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/98.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Central del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 28 de junio de 1999.
27