1998_030_01info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO FINANCIERO
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/93/038
“APOYO AL PROGRAMA NACIONAL DE REHABILITACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA DE SALUD”
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/93/038
La Auditoria General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado financiero detallado en I- siguiente por el ejercicio finalizado el 31/12/96
correspondiente al Proyecto N° ARG/93/038 “Apoyo al Programa Nacional de Rehabilitación de
la Infraestructura de Salud”, suscripto el 30 de diciembre de 1993 entre el Gobierno Argentino y
el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1996, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas que forman parte
integrante del mismo.
El estado financiero señalado precedentemente surge de registros contables elaborados en
pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional
fijado por el PNUD ($ 1 = U$S 0,998). Fue preparado por la Unidad Ejecutora Central del
Proyecto (UEC) y es de su exclusiva responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría con
fecha 29/04/97 y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada, exclusivamente, a expresar una opinión
de dicho estado, basada en el correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado las
tareas de campo entre el 17/04/97 y el 25/04/97.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al
reglamento financiero del PNUD, incluyendo las
pruebas de los registros contable-
financieros, la verificación del cumplimiento de los procedimientos descriptos en el
Documento de Proyecto y posteriores revisiones, como así también la aplicación de otros
procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en NOTA 1, adjunta al Estado de Origen y Aplicación de Fondos al
31/12/96, el rubro “Otros anticipos no ingresados a PNUD”(U$S 149.708,69) corresponde a
depósitos realizados directamente en la cuenta del proyecto abierta en el Citibank, sin que
dichos fondos hayan cumplido con el circuito dispuesto por el PNUD. Dicha situación fue
regularizada por la Unidad Ejecutora en el ejercicio 1997.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoria General de la Nación, teniendo en cuenta lo expresado en IIIprecedente, el Estado Financiero identificado en I-, expone razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/93/038 “Apoyo al Programa Nacional de
Rehabilitación de la Infraestructura de Salud” al 31 de diciembre de 1996, así como las
transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto de
fecha 30/12/93 y posteriores revisiones.
BUENOS AIRES, 30 de Abril de 1997.
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/93/038
“APOYO AL PROGRAMA NACIONAL DE REHABILITACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA DE SALUD”
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/93/038
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del Proyecto
PNUD N° ARG/93/038 “Apoyo al Programa Nacional de Rehabilitación de la Infraestructura de
Salud”, una serie de comentarios, observaciones y recomendaciones surgidas como consecuencia
del examen de auditoría practicado sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el
período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1996.
Se informa que con fecha 12/12/96, por Resolución N° 594/96 del Ministerio de Salud y Acción
Social, se resolvió realizar un cambio de autoridades en la Unidad Ejecutora Central del
Proyecto (UEC), fundado en “...razones de servicio y conveniencia administrativa....”, lo que
significó que las falencias determinadas por esta auditoría, descriptas en el cuerpo de este
informe, apuntan a que la nueva gestión tome conocimiento y produzca los cambios necesarios
para mejorar la calidad de la información.
Cabe destacar que el requerimiento de nuestros servicios no tuvo como objetivo principal el
análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle
en los planteos expuestos.
Sobre las bases de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen surgen los
comentarios siguientes:
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL
31/12/96
1) MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Observación: Si bien el Proyecto cuenta con un detalle de funciones y
responsabilidades, éstas se diluyen cuando cada uno de los sectores y personas que
integran el mismo no cumplen con su ordenamiento.
Recomendación: La implementación de un sistema administrativo basado en normas
internas escritas, delimita las obligaciones y asigna las responsabilidades de cada uno de
los sectores que integran el Proyecto.
2)
INFORME DE RECEPCIÓN
Observación: La UEC no ha implementado un “informe de recepción” que precise que
la calidad e identidad de los productos recibidos es la misma que la solicitada en la
adquisición; solamente posee el conforme del remito como prueba de haber recibido los
bienes.
Recomendación: La implementación de este tipo de control brinda una mayor
seguridad de que los productos ingresados guarden las mismas especificaciones técnicas
que las requeridas en la compra.
Comentario de la UEC: A partir del presente ejercicio los procedimientos, en cuanto a
adquisición y recepción de bienes (control de calidad y cantidad), se ajustan
estrictamente a lo normado por el PNUD en el Manual de Gestión de Proyectos.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1) INVENTARIO DE BIENES Y EQUIPOS
Observación: La Unidad Ejecutora Central procedió, con la nueva gestión, a
confeccionar un registro de inventario en el que incorporó, a través de un relevamiento
integral -ante la ausencia de un registro anterior- todos los bienes a cargo del Proyecto,
asignándole a cada uno de ellos un Nº de identificación.
Si bien este procedimiento permitió en alguna medida actualizar la información de los
bienes en existencia en poder del Proyecto, dicho registro todavía se encuentra
incompleto ya que no se indica, en la mayoría de los ítems que lo componen, la
valuación, ubicación física y responsable de la custodia de los bienes (se informan por
sector), faltando, en algunos casos, el respectivo número de serie otorgado por el
fabricante.
Recomendación: Completar y actualizar el registro de Inventario de Bienes y Equipos
a fin de que se puedan realizar recuentos físicos periódicos de los bienes en manos del
Proyecto PNUD N° ARG/93/038.
Comentario de la UEC: A partir del inicio de la nueva gestión en la Dirección
Ejecutiva se procedió al relevamiento de todos los bienes existentes en la Unidad,
relevamiento que se encuentra concluido en la primera etapa. Se está culminando la
elaboración de las Actas donde constará el consultor responsable de la custodia del bien
bajo su administración. Se prevé culminar el mismo a la brevedad y, de creer
conveniente esa Auditoría, se le remitirá copia como al PNUD. Esta Dirección opina
que lo citado no obstaculiza la realización del recuento físico periódico al que se hace
referencia.
2) ADQUISICIÓN DE BIENES
Observaciones: Del análisis de expedientes sobre adquisiciones realizadas por el
Proyecto en el período bajo examen, surgen las siguientes observaciones:
a- Expediente Nº 271-96/2 referente a la compra de un software para la implementaciòn
de un sistema informático de mesa de entradas y seguimiento de expedientes por un
monto de U$S 20.000.-:
1- Todos los documentos que contiene el expediente y que conforman el proceso de
selección, adjudicación y compra, tienen igual fecha (16/10/96). Estos documentos
son: -Ofertas (3 presupuestos);
-Cuadro Comparativo de precios;
-Informe del Director Ejecutivo al Coordinador del área sobre los presupuestos;
-Aprobación del Coordinador de área (sin observaciones);
-Pase a asesoría jurídica (se expide sin observaciones);
-Acta de aprobación;
-Disposición 183/96;
-Orden de compra.
2- El Acta del Comité de Aprobación de Gastos cuenta solamente con la firma de
uno de sus miembros, no obstante mencionarse en la misma la presencia de todos sus
integrantes (3).
3-
En el expediente no se detallan las especificaciones técnicas mínimas que
deberían contener las propuestas para su comparación.
4- Se abonó el 50 % de la compra por $ 10.000.- a las 48 hs. de conformada la
adquisición (18/10/96): dentro de los veinte días siguientes se efectuaron dos pagos
adicionales de $ 5.000.- y $ 4.000.c/u-, sin que a la fecha de finalización de nuestras
tareas de campo se hubiera realizado la recepción definitiva del mencionado
software.
b- Expediente Nº 156/96 (orden de compra N° 012) referente a la compra de equipos de
computación: se ha observado que, con fecha 21/05/96, el área de Administración y
Programación solicitó al área Informática que pida presupuesto para la compra de 2
personal computer (PC). El mismo día el área de Informática adjuntó dichos
presupuestos con fecha anterior al pedido (13/05/96, 15/05/96 y 17/05/96).
Comentario de la UEC: A la fecha (28/04/97) se encuentra el Acta de recepción
definitiva del software para la implementación del Sistema de Mesa de Entradas y
Seguimiento de Expedientes.
3) SEGUROS
Observación: No se informó a la compañía de seguros las incorporaciones de bienes y
equipos realizadas por el Proyecto a partir de mayo de 1996; tampoco se informaron los
movimientos de dichos bienes (ubicación física), ya que algunos fueron trasladados a
las provincias.
Comentario de la UEC: Se procederá a partir del vencimiento de la póliza en vigencia
a informar el alta de los bienes incorporados oportunamente a la Unidad y los
movimientos físicos efectuados.
4) LEGAJOS
Observación: En la mayoría de los legajos de consultores analizados no se adjuntaban
los siguientes elementos:
-Copia legalizada de título profesional habilitante;
-Constancia de inscripción en el organismo de fiscalización (DGI);
-Informes de avance y/o finales que demuestren el grado de ejecución de las tareas
asignadas conforme los términos de referencia (TOR’s) y su respectiva aprobación por
parte del Director Ejecutivo del Proyecto.
Comentario de la UEC: Para proceder al pago de los honorarios correspondientes al
31/12/96 fue requisito indispensable la presentación de un Informe de Avance Anual
por cada consultor contratado; por ende, se encuentran completos los legajos en ese
aspecto.
5) PAGOS DE SERVICIOS PROFESIONALES
Observaciones:
a- Durante el período 1996 la UEC abonó anticipos de fondos en concepto de
honorarios que fueron descontados posteriormente ( luego de 5 ó 6 meses), situación no
contemplada en la normativa de contrataciones de profesionales nacionales, donde se
condiciona la retribución del consultor a la aprobación de los trabajos realizados
(Capítulo III, ítem 22, del Manual de Gestión de Proyectos ejecutados por el Gobierno
emitido por el PNUD).
b- Se presentaron como documentos probatorios de pago de los servicios profesionales,
facturas y/o recibos cuyo concepto abarca la liquidación de varios períodos.
Tal fue el caso de los documentos presentados por el consultor Domingo E.
BONFORTE cuyo detalle seguidamente se expone:
Comprobante N°
Fecha
Importe en $
Período facturado
0000-00000089
13/10/94
70.800.-
09/92-09/94
0000-00000074
04/03/96
48.594.-
09/94-02/96
0000-00000075
30/08/96
16.640.-
03/96-09/96
Por lo expuesto precedentemente se concluye que :
1- el consultor ha percibido sus honorarios mensuales sin haber cumplido con la
presentación del comprobante correspondiente.
2- En los comprobantes N° 89 y 74 se facturan honorarios por el periodo setiembre de
1994.
3- Con referencia a la factura N° 75 no se encontró el documento original agregado al
legajo (fue recibido vía fax); además, la fecha de presentación de la misma es anterior al
último mes del período facturado y el importe facturado no se corresponde con lo
devengado en el período informado.
6) OPERATORIA DE VIAJES Y VIÁTICOS
Observación: Se han detectado adjuntos a las liquidaciones de viáticos, tickets de
embarque con las fechas enmendadas. Esto debilita la confiabilidad de la información y
no permite un control seguro en cuanto a la liquidación de los mismos.
7) REGISTROS AUXILIARES
Observación: La Unidad Ejecutora del Proyecto lleva un registro auxiliar de bancos en
el que registra todo el movimiento de la cuenta abierta en el Citibank para el manejo de
los fondos exclusivos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
En este registro se asientan en forma correlativa los cheques emitidos contra dicha
cuenta y demás anotaciones. Si bien este registro auxiliar resulta ser una herramienta
importante en el control del manejo bancario, al no ser utilizado como elemento de
control para la conciliación con el banco y la contabilidad, su existencia carece de
significado.
8) MISCELÁNEOS
Observaciones: En el análisis de este rubro se tomaron en cuenta las erogaciones de
mayor significatividad correspondientes a uno de los proveedores del Proyecto.
Así, hemos verificado que la UEC ha realizado gastos en concepto de fotocopias y
trabajos de anillado a través de FULLCOP S.A., según se detalla a continuación:
-Costo: Cada fotocopia blanco y negro tuvo un costo de $ 0,14 ; fotocopia color de $
1,80 y anillados por $ 4,50.
-Cantidad: El promedio mensual de trabajos realizados ascendío a 50.000 fotocopias
blanco y negro, 5.000 fotocopias color y 900 anillados .
-Monto: Durante el ejercicio 1996 se han erogado $ 202.706.- por los conceptos
precedentes.
El monto total erogado por dichos conceptos en el período resulta excesivo teniendo en
cuenta que el Proyecto posee una fotocopiadora y que, además, el costo promedio de
fotocopias asciende, según precios normales de mercado incluido el impuesto al valor
agregado (IVA), a:
-Fotocopias blanco y negro (por 1000)
$ 0,08 c/u.
-Fotocopias color (por 1000)
$ 1,25 c/u
-Anillado chico
$ 3,00 c/u
-Anillado grande
$ 4,00 c/u
Por otra parte, se han detectado órdenes de trabajo incluidas en más de una factura por
conceptos y montos diferentes (orden de trabajo Nº 1182 del 24/05/96, incluida en
facturas Nº 11.905 del 17/05/96 y Nº 12.059 del 17/07/96). Las órdenes de trabajo no
están inicialadas por el responsable solicitante del servicio y han sido confeccionadas en
lápiz por la empresa proveedora, en cuanto a cantidad e importe.
Con respecto a la orden de trabajo Nº 1475 de fecha 25/06/96, la cantidad de copias por
original se encuentra enmendada, agregándose un cero en lápiz.
Por último, las facturas presentadas por el proveedor no detallan en forma clara y
precisa el concepto, cantidad y precio unitario del servicio realizado.
Comentario de la UEC: Esta Dirección Ejecutiva ha tomado los recaudos necesarios
para proceder a iniciar las acciones legales que en consecuencia correspondan frente al
perjuicio ocasionado por la firma FULLCOP S.A., procediendo a la notificación a la
Unidad de Auditoría Interna para adoptar las medidas necesarias.
BUENOS AIRES, 30 de Abril de 1997
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/93/038
“APOYO AL PROGRAMA NACIONAL DE REHABILITACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA DE SALUD”
(Ejercicio finalizado el 31/12/96)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación , las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas para la
Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al reglamento financiero del
PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Comparación de las cifras expuestas en el Estado Financiero al 31/12/96 con los registros en
moneda local y extranjera que le da sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas de verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de consultores y adquisición de bienes;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- pedidos de confirmación a terceros;
- inspección ocular de bienes;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 30 de Abril de 1997.