1998_142_19info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA FORMULACIÓN/EJECUCIÓN DEL
PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/011.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/011 “Apoyo a
la Formulación del Proyecto de Lucha contra el SIDA” (LUSIDA), de acuerdo al Documento
suscripto el 15 de mayo de 1996 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Donación
Japonesa TF 029515 y del Préstamo N° 4168-AR, suscriptos el 30 de abril y 23 de septiembre de
1997, respectivamente, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción
y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1997 (en dólares estadounidenses) y notas explicativas que forman parte del mismo.
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b) Información Financiera Complementaria que incluye:
1.- Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/97,
expresado en pesos y notas explicativas que forman parte del mismo.
2.- Copia de la “Situación Financiera Actualizada al 31/12/97” y listados anexos,
expresados en dólares estadounidenses, emitidos por la oficina Buenos Aires del
PNUD.
3.- Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, en USD, por
el ejercicio finalizado el 31/12/97, emitidos por la Sede Central del PNUD en Nueva
York, y certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC).
4.- Nómina del Personal Contratado por el Proyecto en el año 1997.
Los estados expuestos en I- a) y b) precedentes surgen de planillas auxiliares elaboradas
en pesos por la Unidad Ejecutora Central y son de su responsabilidad. Se encuentran
expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el
PNUD (USD 1= $ 0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha
16/04/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 27/01 y el 20/02/98, entre
el 02/03 y el 13/03/98, y el 21/04/98.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
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general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las
establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al
artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8,
del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el Proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en nuestra declaración
de procedimientos adjunta.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros detallados en Iprecedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N°
ARG/96/011 "Apoyo a la Formulación/Ejecución del Proyecto de Lucha contra el SIDA”
al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con
los requisitos establecidos en el Documento del Proyecto de fecha 15/05/96 y posteriores
revisiones.
Con relación a lo estipulado en la Sección 30503.8, mencionada en el Párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 22 de abril de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA FORMULACIÓN/EJECUCION DEL PROYECTO DE
LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/96/011.
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/011 "Apoyo a la Formulación/Ejecución del
Proyecto de Lucha contra el SIDA”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad Ejecutora Central (UEC), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/97.
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Informes de consultores
Observación: En la mayoría de los casos analizados no existe constancia sobre la
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recepción (sello y fecha) y posterior aprobación por parte de la UEC de los informes
presentados por los consultores.
Comentario de la UEC: Los informes presentados por los consultores son inicialados
por el Coordinador del Proyecto, a fin de dejar constancia de su conformidad.
Asimismo, la aprobación surge de la nota de liberación de honorarios, que el mismo
suscribe.
En cuanto a la recepción de los informes se procederá en lo sucesivo a dejar constancia
de la fecha de recepción de los mismos por la UEC.
Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por
la UEC y la posterior aprobación expresa de los mismos.
b) Emisión de Contratos Retroactivos
Observación: Se verificó en 4 casos un atraso significativo entre el inicio de
actividades y la posterior firma del contrato por parte del profesional respectivo.
Comentario de la UEC: Las demoras se ocasionaron en algunos casos en atrasos por
parte del BIRF en otorgar por escrito las respectivas no objeciones, pero en todos los
casos se encuentran ya acordadas y son solicitadas con la debida antelación. No se ha
verificado ningún caso en que una contratación quedara invalidada por no otorgarse la
no objeción.
Por otra parte, en el ejercicio 1997 se firmaron renovaciones de contratos con
posterioridad al inicio de actividades, debido a la demora en la aprobación de la planta
de personal por parte de la Dirección Nacional de Ocupación y Salarios del Sector
Público. La misma fue aprobada con fecha 05/02/97 (Res. S. H. 48/97), habiendo sido
presentada con fecha 19/12/96.
Recomendación: El consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto se
haya firmado el respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas involucradas.
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c) Título profesional
Observación: Los títulos profesionales de los consultores contratados se vieron en
fotocopia simple, no legalizada.
Comentario de la UEC: En todos los casos se solicita a los consultores que presenten
el original de su título profesional en ocasión de entregar toda su documentación
personal a la UEC, a fin de verificar su autenticidad. En lo sucesivo se procederá a
colocar un sello para dejar constancia de esta verificación, con la firma del responsable
del sector o se solicitará, en lo posible, copia legalizada.
Recomendación: Solicitar a cada consultor la presentación de fotocopia legalizada del
título profesional y antecedentes declarados, para validar los datos expuestos en los
respectivos legajos.
2- VIAJES Y VIÁTICOS
Observación: En dos casos analizados se verificó que se abonaron en exceso un total de $
124.- en concepto de viáticos, ya que se liquidó el día de regreso en los viajes realizados.
Comentario de la UEC: Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en lo referente a liquidación de
viáticos (Capítulo III “Recursos Humanos” del Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno).
3- SISTEMA CONTABLE
Observación: Con respecto a los aspectos contables, la UEC tiene implementados
registros computarizados y planillas auxiliares que no revisten las condiciones de un
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sistema contable orgánico e integrado.
Comentario de la UEC: Ya ha sido adquirido el sistema contable para la UEC, y se ha
comenzado con la carga de movimientos desde el inicio del proyecto.
Recomendación: Implementar definitivamente un sistema contable integrado.
4- INFORMES FINANCIEROS -SOLICITUD DE ANTICIPO DE FONDOS AL PNUD
Observación: Se han solicitado fondos superiores al saldo existente en PNUD.
Comentario de la UEC: Se efectúa la solicitud de anticipo de fondos de cada trimestre
sobre la base de los montos (BIRF y contraparte nacional) que se ha previsto girar a la
cuenta PNUD, en función a la ejecución proyectada.
Recomendación: Aplicar las normas del PNUD para la elaboración de los informes
financieros.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO.
1- CONSULTORES
a) Enmiendas de contratos
Observación: No poseen fecha de enmienda y fecha de firma de la misma.
Comentario de la UEC: Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Dejar constancia de la fecha en que se realiza cada enmienda de
contrato y de aquella en que se suscribe la misma.
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b) Ternas
Observación: En tres casos analizados, la selección del consultor contratado no se
realizó sobre la base de la evaluación de un mínimo de tres postulantes.
Comentario de la UEC: Corresponden a consultores que habían sido contratados
previamente por el Proyecto 94/012 “PRESSAL” para el componente SIDA, y que una
vez firmado el convenio de Donación Nro. 029515 y luego el convenio 4168 LUSIDA
pasaron a formar parte del Proyecto 96/011. Cabe mencionar que, en el momento de su
contratación, se realizó la selección sobre la base de la evaluación de tres postulantes,
cuyos archivos obran en PRESSAL.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa de PNUD en la materia, dejando
constancia en cada legajo del Proyecto LUSIDA de los antecedentes del proceso de
búsqueda y evaluación de consultores (Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 28 del
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno).
2- VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista evidencia del proceso de selección para la contratación de servicios
de cadetería y remises, cuya imputación corresponde a la línea 53 “Gastos Varios”.
b) La línea 15 incluye viáticos de 4 consultores por un total de $ 1.507.- por su asistencia a
un Congreso en la ciudad de Mar del Plata.
Comentarios de la UEC:
a) No se efectuó proceso de selección para la contratación de servicios de cadetería y
remises, sino que el proyecto contrató en principio a la empresa con la que trabajaba
PROMIN y luego PRESSAL a valores estándar de mercado. Se tendrá en cuenta la
recomendación.
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b) Los viáticos corresponden a la asistencia de los consultores al 2do. Congreso Nacional
de SIDA en Mar del Plata. El convenio de Donación 029515 establece en el Anexo 2
“Asistencia Técnica”, parte a) inciso 2) que se financiarán las actividades tendientes a
“intercambiar experiencia con administradores locales...”. Dentro de este marco se ha
financiado la concurrencia de los consultores del proyecto al mencionado congreso. Esta
situación se repetirá durante la ejecución del proyecto, dado que forman parte de sus
resultados.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD con referencia a los procesos de
selección para la contratación de servicios, así como a los objetivos de los viajes y viáticos
abonados a consultores contratados por el Proyecto (Capítulo III “Recursos Humanos”,
punto 84 del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el
Gobierno).
3-SUBCONTRATOS
Observaciones:
a) No existe evidencia del proceso de evaluación y selección de la contratación de
servicios de consultoría para la realización de un Estudio Antropológico relacionado al
HIV/SIDA.
b) A su vez, los pagos de este Estudio se realizaron de acuerdo con los términos de
referencia (TOR’s) adjuntos al contrato suscripto, los cuales no coinciden con los
aprobados por el BIRF, en lo referente al punto 7- Plazos y Mecanismos de Pago.
Comentarios de la UEC:
a) Se trata de la contratación de la Facultad de Filosofía y Letras de la UBA para la
realización de un Estudio Antropológico relacionado al HIV/SIDA. Efectivamente, se
efectúo una contratación directa, ya que no existe otra organización con criterio de
independencia técnica y académica, ni que reúna las condiciones de calidad e idoneidad
requeridas para su realización. Cuenta con la correspondiente no objeción del BIRF.
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b) La solicitud de no objeción es de febrero de 1997, habiéndose estipulado en ese
momento un anticipo del 25 %. La contratación se realizó recién el mes de agosto del
mismo año y, en ese momento, el Banco ordenó en forma telefónica reducir dicho
anticipo al 20 %, modificándose por lo tanto el cronograma de pagos fijado
anteriormente.
Recomendaciones:
a) Dejar adecuadamente documentado el proceso de contratación realizado.
b) Realizar las contrataciones de acuerdo a los TOR’s aprobados por el BIRF, dejando
constancia de las modificaciones realizadas y aprobadas por el mismo.
4- EQUIPOS
Observaciones: Del examen realizado se determinó lo siguiente:
a) Equipo no fungible
•
Las especificaciones técnicas y lista corta no están debidamente aprobadas.
•
No se ha elaborado el Informe de Recepción de los bienes adquiridos.
•
No se tuvieron a la vista los seguros de los mismos.
•
El Libro Mayor de Bienes y Equipos fue presentado al PNUD fuera de los plazos
estipulados (24/03/98).
•
El proyecto no elabora las actas de transferencia de los equipos adquiridos.
•
Las Unidades Centrales de Procesamiento no poseen número de serie.
b) Equipo fungible
•
Las especificaciones técnicas y lista corta no están debidamente aprobadas.
•
No se tuvieron a la vista las solicitudes de cotización.
•
No se tuvieron a la vista órdenes de compra.
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Comentarios de la UEC:
a) No Fungible:
- Especificaciones técnicas: los equipos adquiridos son de características estándar.
- No se contrataron seguros.
- El proyecto no elabora las actas de transferencia de los equipos.
b) Fungible: se trata de adquisiciones menores, rutinarias y periódicamente se solicitan
cotizaciones.
Recomendación:
Dar cumplimiento a las estipulaciones del PNUD en la materia
(Capítulo IV “Recursos Físicos” del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno).
5- ORÍGENES DE FONDOS
Observación: Tal como se expone en la nota 3 al Estado de Origen y Aplicación de
Fondos al 31/12/97, el BIRF depositó directamente en la cuenta corriente del Proyecto en
el Citibank $ 685,28, los cuales no habían sido transferidos al PNUD a esa fecha.
Comentario de la UEC: Se procederá al depósito correspondiente en la cuenta PNUD, a
fin de cumplimentar la normativa vigente.
Recomendación: Realizar el manejo financiero de los fondos conforme las políticas y
procedimientos del PNUD estipulados en el Documento de Proyecto.
BUENOS AIRES, 22 de abril de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA FORMULACIÓN/EJECUCION DEL
PROYECTO DE LUCHA CONTRA EL SIDA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la
Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al Reglamento Financiero del
PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- La confrontación de las cifras expuestas en los Estados Financieros al 31/12/97 contra los
registros en moneda local y extranjera que le dan sustento;
- Test o pruebas de transacciones;
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- Análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- Inspección ocular del equipo no fungible;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento del
Proyecto;
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió el 100% de los orígenes de fondos efectuados durante 1997 y
el 56,61%, tanto en moneda local como extranjera, de las aplicaciones expuestas en el Estado de
Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto al 31/12/97.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Central del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 22 de abril de 1998.
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