2000_129info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE REFORMULACIÓN Y
REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/012.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/012 “Apoyo a
la Ejecución del Proyecto de Reformulación y Reestructuración del Estado Provincial (Río
Negro)”, de acuerdo al Documento suscripto el 3 de abril de 1997 entre el Gobierno Argentino
y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin
de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4218-AR “Segundo Préstamo de Reforma Provincial- Río Negro”, suscripto el 21 de
noviembre de 1997, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
Además, durante el ejercicio 1999, recibió una transferencia de fondos del proyecto PNUD
ARG 96/018 por USD 566.000.-, según lo estipulado en la Carta Acuerdo del 29/10/99 firmada
entre las autoridades de ambos proyectos.
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas
N° 1 a 4 que forman parte del mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
ƒ Copia de la Situación Financiera Actualizada al 31/12/99, expresada en dólares
estadounidenses, emitida por la oficina Buenos Aires del PNUD, conciliada y
certificada por la Unidad Provincial de Coordinación y Ejecución del
Financiamiento Externo (UPCEFE).
ƒ Copia del Listado “Combined Delivery Report” por el ejercicio finalizado el
31/12/99, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, y conciliado y certificado por UPCEFE.
El estado expuesto en I- a) fue preparado por la UPCEFE y es de su responsabilidad; se
encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por
el PNUD (USD 1= $ 0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta auditoría con
fecha 03/08/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 22/06/00 y el 05/07/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
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general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/012 “Apoyo a la
Ejecución del Proyecto de Reformulación y Reestructuración del Estado Provincial (Río
Negro)” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 03/04/97 y
posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE REFORMULACIÓN
Y REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/012 “Apoyo a la Ejecución del Proyecto de
Reformulación y Reestructuración del Estado Provincial (Río Negro)”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a los procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Provincial de
Coordinación y Ejecución del Financiamiento Externo (UPCEFE), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/99
1- ORDENES DE PAGO
Observación: El Proyecto no emite órdenes de pago para los gastos del Proyecto; a su
vez las notas de liberación de los pagos no especifican número de cheque y línea
presupuestaria a la cual deben imputarse los gastos.
Comentario de la UPCEFE: Se acepta la observación; el sistema contable no emite
órdenes de pago, no obstante lo cual se lleva un registro correlativo de emisión de
cheques que permite su control y carga al sistema contable de los asientos resultantes
con los datos del respectivo cheque e imputación a líneas presupuestarias. Como
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complemento existen formularios correlativos para algunos conceptos, tal el caso de
Reembolso de Viáticos, Recupero de Caja Chica y Orden de Pago a Consultores; en este
último caso, si bien el formulario prevé la registración del número de cheque y número
de recibo, esta tarea no se llevó a cabo tal lo citado en la observación. No obstante
pudieron ser verificados todos lo datos necesarios cruzando la documentación de
facturas y recibos con los registros en el cuerpo de las chequeras y los datos volcados a
los mayores de cuenta (Banco Citibank y cada línea presupuestaria).
Recomendación: Incluir en los documentos que emite el proyecto todos los datos
necesarios para la correcta identificación de los gastos.
2- CONSULTORES NACIONALES
a) Proceso de Selección
Observación: No existe evidencia del proceso de búsqueda y evaluación utilizado por
el proyecto (invitación de los participantes, propuestas emitidas y recibidas, método de
contacto con los postulantes ni cuadro comparativo de la evaluación efectuada a los
postulantes).
Comentarios de la UPCEFE: La metodología utilizada para la búsqueda surge según
se presenten las necesidades para el cumplimiento de términos de referencia
solicitados
y/o
trabajo/producto
requerido,
a
fin
de
seleccionar
el
profesional/consultor.
En general la identificación e incorporación de consultores se realizó en base a sus
antecedentes y experiencia para la tarea requerida y su disponibilidad para llevarla a
cabo. No hay documentación respaldatoria ya que el contacto puede llegar a ser
verbal/telefónico según presentaciones y/o recomendaciones, que son aplicadas a las
necesidades del momento.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto teniendo en cuenta las estipulaciones del PNUD en la materia.
b) Términos de referencia (TOR’s)
Observación: Los TOR’s adjuntos a los contratos no se encuentran debidamente
firmados por los consultores, tal como se estipula en el punto 1 de los respectivos
contratos.
Comentario de la UPCEFE: Los TOR’s son comunicados y consensuados con el
consultor previo a su incorporación, y una vez formalizado el contrato son entregados
al consultor en copia.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de lo estipulado en los respectivos
contratos.
c) Informes de consultores
Observación: En la mayoría de los casos analizados no se han tenido a la vista los
informes de avance que debían presentar los consultores.
Comentarios de la UPCEFE: En todos lo casos la liberación de honorarios se realizó
con el respaldo de la evaluación efectuada por el Coordinador General sobre las
actividades mensuales de cada consultor, la cual surge del contenido sustantivo de su
actividad. Asimismo en todos los casos el libramiento final (último mes de contrato) se
realizó sólo contra presentación de Informe Final por parte del consultor y la
aprobación del mismo por parte del Coordinador General.
Recomendación: Dejar evidencia en los archivos del Proyecto de los informes
presentados por los consultores en cumplimiento del cronograma de control de avance
estipulado en los términos de referencia respectivos.
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d) Pagos
Observación: En algunos casos, el pago de honorarios (liberación del pago) es
anterior a la fecha de emisión de las facturas respectivas.
Comentario de la UPCEFE: La liberación del pago de honorarios se realiza el último
día hábil del mes con carta del Coordinador General al área de Administración del
Proyecto para que ésta confeccione los pagos, los cuales son firmados por el
Coordinador General y el Director Nacional del Proyecto.
A partir de allí se dispone el pago a consultores, quienes pueden llegar a retirar el
cheque en algún día posterior, fecha que se reflejará en su respectiva factura. La
liberación del pago en la debida fecha no implica que la efectivización del mismo deba
realizarse estrictamente en esa fecha, dado que el beneficiario puede llegar a retirarlo
en una fecha posterior.
Recomendación: Verificar la integridad de la documentación que respalda los pagos
realizados por el Proyecto.
3- SUBCONTRATOS-OIM
Observaciones:
Con respecto a la contratación realizada con la Organización
Internacional para las Migraciones (OIM) para el desarrollo y ejecución de las
actividades del Subcomponente de Monitoreo y Seguimiento del Cumplimiento de
Condicionalidades se ha observado que:
a) No se ha tenido a la vista evidencia del proceso de selección realizado.
b) El contrato no incluye el listado o detalle de los profesionales que se afectarán a las
tareas.
c) El cronograma de pagos estipulado en el contrato no se condicionó al avance de tareas,
ya que la vigencia contractual era de 6 meses y el último pago se efectuó 1 mes y 12
días antes de su finalización.
d) No se tuvo a la vista la documentación que certifique la representatividad legal del
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firmante del contrato.
e) La solicitud de intervención de Cancillería se realizó con 28 días de atraso con
respecto a la fecha de firma del contrato.
f) No se han tenido a la vista las declaraciones juradas de los profesionales contratados
por la firma consultora.
g) No se ha cumplido con el punto 5.3 del contrato que estipula el depósito de los fondos
para el pago de honorarios en la cuenta bancaria de la firma consultora.
Comentarios de la UPCEFE:
a) No hay proceso de selección ya que se trata de la continuidad de un contrato anterior
para el proceso de seguimiento y monitoreo de cumplimiento de condicionalidades
pactadas entre el BIRF y el gobierno de la provincia de Río Negro. A su vez la OIM es
un Organismo Internacional elegible por el PNUD y mencionado en su Manual de
Gestión de Proyectos.
b) El contrato establece en ANEXO II adjunto, el detalle de las especialidades a contratar
con los montos mensuales y cantidad de M/H total. La nómina de los profesionales y
TOR’s individuales van en nota separada a medida que se solicitan e incorporan cada
uno de ellos.
c) El cronograma de pagos estipulado en el contrato se acordó en función de disponer la
OIM de fondos suficientes para que cuente con la disponibilidad necesaria para
afrontar los compromisos previstos. De esta manera la OIM no tendrá necesidad de
financiar las actividades con recursos propios, lo cual hubiese originado un costo
financiero que encarecería el contrato. De todas formas el artículo 5.8 del mismo
contrato estipula que "En el caso de resultar actividades no ejecutadas, el Organismo
de Cooperación se compromete a devolver los fondos no aplicados. En caso de que se
acordara una extensión del contrato, el monto restante podría ser extensión del
contrato".
Esta situación de hecho ha ocurrido en la práctica y se implementó tal lo previsto en el
citado artículo.
d) Tratándose de un Convenio con un Organismo Internacional la modalidad es la firma y
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sello aclaratorio del responsable.
e) En algunas ocasiones no se cuenta con los documentos respectivos con la suficiente
antelación.
f) Las declaraciones juradas se encuentran en poder de la OIM dado que es
responsabilidad del organismo contratante su exigencia.
g) Se tendrá en cuenta la observación. Los fondos fueron entregados a la OIM tal como
consta en los recibos verificados; ellos depositan en la cuenta bancaria.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en lo referente a contratación
de firmas consultoras (Capítulo III, puntos 50, 51 y 52, del Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno) y documentar
adecuadamente las contrataciones efectuadas, verificando el cumplimiento de las
estipulaciones contractuales convenidas.
4- EQUIPOS
Observaciones:
a) En 2 casos de adquisiciones de vehículos el proyecto efectuó una comparación entre
dos proveedores; para este tipo de adquisiciones se debería pedir un mínimo de seis
cotizaciones según lo estipulado en el Manual del PNUD (Capítulo IV, punto 11).
Asimismo no se recibieron los presupuestos en sobre sellado, sino vía fax.
b) Las especificaciones técnicas mencionan una marca comercial determinada.
Comentarios de la UPCEFE:
En uno de los casos observados, si bien la Provincia de Río Negro, a través del Director
Nacional, determinó las especificaciones técnicas, el Proyecto invitó a dos empresas de
primera marca que pudieran ofrecer alternativas compatibles al vehículo solicitado.
La adquisición fue solicitada por el Director Nacional del Proyecto, que a su vez es
Ministro de Economía de la Provincia de Río Negro, cuya constancia formaba parte de la
documentación puesta a disposición. La selección de marca y modelos ha sido efectuada
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en consulta y con el asesoramiento de las áreas de infraestructura provincial, de manera
tal que se compatibilice con el resto del parque automotor provincial y a la vez cumplir
con los estándares de rendimiento pretendidos de acuerdo a la realidad geográfica y vial
provincial.
Efectivamente se invitaron sólo dos firmas, directamente a la División Ventas Especiales,
es decir, no con precios de agencia sino precios directos de fábrica para clientes oficiales.
La Provincia de Río Negro no aceptaba la posibilidad de otra marca debido a la
responsabilidad de service y repuestos locales. Esta situación está contemplada en el
Manual de Gestión de Proyectos capítulo IV, punto 12, incisos b) y e).
En el otro caso observado la Provincia decidió extender la compra de vehículos efectuada
durante 1998 por este Proyecto a la empresa Renault y su agente oficial Centro
Automotores S.A.. Tal como se expuso en aquella oportunidad la marca es seleccionada
por la Provincia a fin de homogeneizar y lograr economías en el parque automotor
provincial. No obstante en el legajo se encontraba un original de la página de precios de
vehículos 0 KM del diario La Nación de fecha concordante, donde se observa que la
compra se efectuó a un precio sustancialmente menor al de mercado. Por lo demás valen
las aclaraciones sobre el caso anterior.
Recomendaciones:
a) Documentar adecuadamente las excepciones contempladas por la normativa del
PNUD.
b) Deben indicarse únicamente las especificaciones técnicas de los vehículos a adquirir,
sin inducir la compra de una marca determinada.
5- GASTOS VARIOS
Observación: Se ha podido observar que la UEP no utiliza la cuenta contable “Fondo
Fijo” para registrar las reposiciones de Caja Chica, imputando los gastos directamente en
la cuenta contable “Gastos Varios”; por lo expuesto, la cuenta mencionada en primer
término no refleja los movimientos realizados (por las reposiciones) durante el ejercicio.
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Comentario de la UPCEFE: De acuerdo a la operatoria de este Proyecto el único
movimiento que recibe la cuenta "Fondo Fijo" es por su apertura, o eventual ampliación.
Las reposiciones de caja chica se imputan a la línea 53.01 reflejando el concepto de
misceláneos correspondiente, cuyo movimiento y documentación respaldatoria pueden
verificarse en los archivos puestos a disposición durante la auditoría. La cuenta Fondo
Fijo refleja el monto permanente habilitado como Disponibilidades.
No se considera que esta metodología vulnere el principio de exposición.
Recomendación: Documentar adecuadamente el uso de la caja chica y realizar al final de
cada ejercicio el corte de documentación, de manera de reflejar correctamente los
importes de la misma.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1- REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
a) Los mayores de algunas cuentas contables no exponen su saldo inicial.
b) El proyecto no tiene implementado un libro banco.
Comentarios de la UPCEFE:
a) Respecto de las cuentas N° 101200, 102101, 131301 y 131701: en el asiento de
apertura de 1999 los valores consignados a estas cuentas no se reflejaron en los
respectivos mayores debido a que en el libro diario el asiento respectivo no consignó
el campo “fecha”, habiendo sido emitidos los mayores con rango de fecha 01-01-99
al 30-12-99. En el balance de sumas y saldos sí están reflejados estos valores como
saldo inicial, por lo que no corresponde efectuar ajuste alguno.
b) Respecto al libro Banco, el Proyecto utiliza a tal fin el mayor de cuenta del Citibank,
cuenta corriente, donde se registran idénticos datos y con igual frecuencia que un
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libro auxiliar.
Recomendación: Efectuar las correcciones necesarias en los mayores contables y llevar
un libro banco del proyecto en el cual consten los cheques emitidos y anulados, datos no
incluidos en el mayor contable de la cuenta bancaria mencionada.
2- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) En dos casos de la muestra analizada no existía comprobante cancelatorio del pago
(recibos tipo B) por $ 56.400.-.
b) A su vez, se ha podido observar en otros dos casos de la muestra, que se contabilizó
la operación sin contar con el comprobante de respaldo respectivo (factura o recibo).
Comentarios de la UPCEFE:
a) Se tendrá en cuenta la observación para el futuro.
b) La contabilización se efectuó por la emisión del cheque, liberación de honorarios y
aprobación de Informe Final por el Coordinador General.
Recomendación: Documentar adecuadamente los pagos realizados por el proyecto,
dejando constancia en los archivos correspondientes y registrar oportunamente los
mismos.
3- SUBCONTRATOS-OIM
Observación: Los informes presentados por OIM no poseen fecha de recepción en la
Unidad de Coordinación.
Comentario de la UPCEFE: Se tendrá en cuenta la observación. No obstante la OIM
entregó los informes en tiempo y forma, cuyas fechas de elevación constan en cada uno.
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Recomendación: Dejar debida constancia en los archivos del proyecto de la recepción de
los informes presentados.
4- EQUIPOS
Observaciones: En 2 adquisiciones de vehículos muestreados:
a) La documentación de los antecedentes que respaldan el proceso contratación, no se
encuentra foliada ni archivada en orden cronológico.
b) No existen cuadros comparativos de las ofertas recibidas, ni recomendación de
adjudicación por el comité local de contratos.
c) No se tuvo a la vista documentación que avale la representatividad legal del firmante
de la orden de compra.
d) En uno de los casos analizados se ha podido observar que las facturas son de un
proveedor cuando el que firma la orden de compra es otro distinto.
Comentarios de la UPCEFE:
a)
La información no se encontraba ordenada debidamente; en cuanto a su foliado no se
consideró necesario efectuarlo.
b) Efectivamente no se procedió a formalizar la comparación mediante cuadro
comparativo; no obstante, existe la aprobación del Director Nacional del Proyecto a
la compra efectuada. En el otro caso observado la operación fue aprobada por el
Director Nacional del Proyecto a instancia del Coordinador General.
c)
En un caso la orden de compra se firmó directamente en las oficinas de la División
Ventas Especiales del fabricante, siendo suscripta por la Sra. Patricia Crudele con
sello representativo de la empresa. En el otro caso la orden de compra fue suscripta,
por parte del proveedor, por el Sr. Pablo Montagna con sello aclaratorio de la firma
comercial (Centro Automotores S.A.) y de su representatividad como vendedor
(Ventas Especiales).
d) La operación comercial y contrato se realizó con Centro Automotores S.A. (División
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Ventas Especiales) quienes actuaron en carácter de agente oficial Renault quien en
definitiva provee y factura los vehículos.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE REFORMULACIÓN Y
REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/012.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
en moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría y firmas
consultoras;
- análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
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de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100 % de los Orígenes y el 40,56 %, tanto en moneda
local como extranjera, de las Aplicaciones expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2000.
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