2001_197info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE REFORMULACIÓN Y
REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/012.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/012 “Apoyo a
la Ejecución del Proyecto de Reformulación y Reestructuración del Estado Provincial (Río
Negro)”, de acuerdo al Documento suscripto el 3 de abril de 1997 entre el Gobierno Argentino
y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin
de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4218-AR “Segundo Préstamo de Reforma Provincial- Río Negro”, suscripto el 21 de
noviembre de 1997, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas
N° 1 a 4 que forman parte del mismo.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1. Copia de la Situación Financiera Actualizada al 31/12/00, expresada en dólares
estadounidenses, emitida por la oficina Buenos Aires del PNUD, conciliada por la
Unidad Provincial de Coordinación y Ejecución del Financiamiento Externo
(UPCEFE).
2. Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos” por el ejercicio finalizado el
31/12/00, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, conciliado por UPCEFE.
El estado expuesto en I- a) fue preparado por la UPCEFE y es de su responsabilidad; se
encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por
el PNUD (USD 1= $ 0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta auditoría con
fecha 05/09/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 13/08/00 y el 12/09/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
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implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
-
El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
-
Carta de abogados: No se recibió respuesta por parte de los asesores legales del
Proyecto. La respuesta recibida a tal requerimiento se encuentra suscripta por el
Coordinador del Proyecto.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) La información detallada en I- b) precedente no se encuentra suscripta por la
UPCEFE ya que, según lo expuesto en la nota de presentación al PNUD, ésta no avala
las discrepancias significativas entre líneas presupuestarias expuestas en la
conciliación con los registros contables del Proyecto, discrepancias que, según
información del PNUD corresponden a ajustes de períodos anteriores en sus registros.
b) Con referencia a la información señalada en I- b) 1. (Balance por línea presupuestal),
la misma no incluye como gastos del período las erogaciones correspondientes al
último trimestre del ejercicio, informadas al Organismo Administrador en el Informe
Financiero del cuarto trimestre del ejercicio 2000 y que ascienden a USD 334.619,45.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- último
párrafo precedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos identificado en I-a)
precedente, expone razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N°
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ARG/97/012 “Apoyo a la Ejecución del Proyecto de Reformulación y Reestructuración
del Estado Provincial (Río Negro)” al 31 de diciembre de 2000, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento
de Proyecto del 03/04/97 y posteriores revisiones.
La información financiera complementaria expuesta en I-b), excepto por lo mencionado
en el punto III- anterior, se presenta adecuadamente en sus aspectos significativos, con
relación al estado financiero citado en I- a), considerado en su conjunto.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 14 de septiembre de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE REFORMULACIÓN
Y REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/012 “Apoyo a la Ejecución del Proyecto de
Reformulación y Reestructuración del Estado Provincial (Río Negro)”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a los procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Provincial de
Coordinación y Ejecución del Financiamiento Externo (UPCEFE), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/00
1- ORDENES DE PAGO
Observación : El Proyecto no emite órdenes de pago para los gastos del Proyecto
Comentario de la U.P.C.E.F.E: El sistema contable utilizado cumple con todas las
normas formales y de seguridad. Si bien no emite orden de pago, el Proyecto ha
implementado la especificación de N° de cheque y línea presupuestaria de imputación en
todos los comprobantes de pago.
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Recomendación:. Como herramienta de control, implementar la emisión de órdenes pago
correlativas (en lo posible prenumeradas) a fin de mejorar la calidad de la información.
2- CONSULTORES NACIONALES
a) Proceso de Selección
Observación : No existe evidencia del proceso de búsqueda y evaluación utilizado por
el proyecto (invitación de los participantes, propuestas emitidas y recibidas, método de
contacto con los postulantes ni cuadro comparativo de la evaluación efectuada a los
postulantes) en la contratación de consultores.
Comentario de la U.P.C.E.F.E : La selección está rubricada por el Coordinador del
Proyecto.
Recomendación: Documentar adecuadamente el proceso de selección y evaluación de
las contrataciones realizadas por el Proyecto cumpliendo con las estipulaciones del
PNUD en la materia.
b) Informes de consultores
Observación : En la mayoría de los casos analizados no se han tenido a la vista los
informes de avance que debían presentar los consultores.
Comentario de la U.P.C.E.F.E : Se implementó la recomendación efectuada en el
ejercicio anterior en la medida que según estipulen los TOR´s corresponda presentar
informe de avance. Cuando la contratación de locación de servicios es por tiempo,
sólo existe Informe Final, tal las normas del PNUD.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de lo estipulado por PNUD en la materia
(Capítulo III, punto 37: Para la locación de servicios, el período máximo de tiempo
entre cada control de avance para autorizar los pagos es de tres meses).
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d) Pagos
Observación: En dos casos, el pago de honorarios es anterior a la fecha de emisión de
las facturas respectivas.
Comentario de la U.P.C.E.F.E: Recomendación implementada en los casos que
corresponde.
Recomendación : Liberar los pagos sólo contra documentación de respaldo (facturas
y/o recibos) y una vez aprobados los informes respectivos.
3- GASTOS VARIOS Y FONDO FIJO
Observación : Se ha podido observar que la UPCEFE no utiliza la cuenta contable
“Fondo Fijo” para registrar las reposiciones de Caja Chica, imputando los gastos
directamente en la cuenta contable “Gastos Varios”; por lo expuesto, la cuenta
mencionada en primer término no refleja los movimientos realizados (por las
reposiciones) durante el ejercicio.
Comentario de la U.P.C.E.F.E: Las reposiciones de Caja Chica se imputan directamente
a la línea de Gasto 53.01, reflejando el concepto de misceláneos correspondiente. Dada la
baja rotación de este rubro (5 reposiciones en el año) se considera que este movimiento es
suficiente para su control. Al final del ejercicio se realizó el corte de documentación
reflejando correctamente los importes de la misma.
Recomendación: Documentar adecuadamente el uso de la caja chica y realizar al final de
cada ejercicio el corte de documentación, de manera de reflejar correctamente los
importes de la misma.
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4- REGISTROS CONTABLES
Observación:
a) El proyecto no tiene implementado un libro auxiliar de banco.
b) En algunos casos la registración se efectuó sin contar con el comprobante de respaldo
respectivo (véase 2) d) precedente).
Comentario de la U.P.C.E.F.E:
a) El cuerpo de la chequera y el mayor de cuenta de Citibank son suficiente registro
como “Libro Banco“.
b) La contabilización se efectuó por la emisión del cheque, liberación de honorarios y
aprobación de Informe Final por el Coordinador General.
Recomendación: A efectos de mejorar el control administrativo llevar un libro auxiliar
de banco del proyecto en el cual consten todos los movimientos canalizados por esa vía,
como así también registrar oportunamente la información.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1 - CAPACITACIÓN
Observaciones: El total de gastos registrado en la línea 30 (Capacitación) por $ 2.380.corresponde al pago a la Universidad de Belgrano por capacitación de un consultor del
Proyecto. Al respecto el Manual de PNUD en el acápite E. Capacitación punto 84,
establece que no se puede proporcionar capacitación a los profesionales contratados con
recursos del Proyecto.
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Comentarios de la UPCEFE: Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Cumplir con las estipulaciones del PNUD en la materia.
BUENOS AIRES, 14 de septiembre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE REFORMULACIÓN Y
REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/012.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
en moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría y firmas
consultoras;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
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necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y de las aplicaciones de fondos
expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio
finalizado el 31/12/00.
Línea Presupuestaria
Aplicaciones
Importe
% de
% de
Del ejercicio
muestra
incidencia
muestra
USD
USD
del rubro
analizada
13-Apoyo Administrativo
38.476,95
38.476,95
2,69
100
15-Viajes
71.991,92
71.991,92
5,04
100
5.211,00
5.211,00
0,40
100
1.121.057,11
1.121.057,11
78,60
100
21-Subcontratos
171.625,25
171.625,25
12,03
100
30-Capacitación
2.384,77
2.384,77
0,16
100
45-Equipo fungible
2.296,81
2.296,81
0,16
100
13.197,00
13.197,00
0,92
100
1.426.240,83
1.426.240,83
100
100
16-Auditoría
17-Consultores nacionales
53-Varios
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 14 de septiembre de 2001.
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