1998_142_30info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE RECONVERSIÓN Y
REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/012.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/012 “Apoyo a
la Ejecución del Proyecto de Reconversión y Reestructuración del Estado Provincial (Río
Negro)”, de acuerdo al Documento suscripto el 3 de abril de 1997 entre el Gobierno Argentino
y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin
de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4218-AR “Segundo Préstamo de Reforma Provincial- Río Negro”, suscripto el 21 de
noviembre de 1997, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF). Durante 1997 fue financiado con fondos provinciales y con adelantos del
PNUD.
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1997, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas N° 1 a 6 que
forman parte del mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia del listado “Situación Financiera Actualizada al 31/12/97” y anexos,
expresados en dólares estadounidenses, emitidos por la oficina Buenos Aires del
PNUD.
2.- Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, por el
ejercicio finalizado el 31/12/97, emitidos en dólares estadounidenses por la Sede
Central del PNUD, en Nueva York, y conciliado y certificado por la Unidad
Provincial de Coordinación y Ejecución del Financiamiento Externo (UPCEFE).
El estado expuesto en I- a) surge de planillas auxiliares elaboradas en pesos y son
responsabilidad de la UPCEFE. Se encuentran expresados en dólares estadounidenses al
tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (USD 1= $ 0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 3 abril de
1998 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 16/03 y el 27/03/98, y el
28/04/98.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las
establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al
artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8,
del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el Proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en nuestra declaración
de procedimientos adjunta.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/012 “Apoyo a la
Ejecución del Proyecto de Reconversión y Reestructuración del Estado Provincial (Río
Negro)” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento del Proyecto de fecha 03/04/97 y
posteriores revisiones.
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Con relación a lo estipulado en la Sección 30503.8, mencionada en el Párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/012
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE RECONVERSIÓN
Y REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/012.
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/012 “Apoyo a la Ejecución del Proyecto de
Reconversión y Reestructuración del Estado Provincial (Río Negro)”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a los procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Provincial de
Coordinación y Ejecución del Financiamiento Externo (UPCEFE), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
1- ESTRUCTURA ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observación: Tal como lo expone el Director Nacional del Proyecto en su nota del
13/02/98 la UPCEFE no cuenta con la estructura administrativa necesaria para la operación
del Proyecto; la misma es asumida, en parte, por consultores contratados por el Proyecto
PNUD N° ARG/94/012 PRESSAL. Cabe aclarar que tal circunstancia no ha sido
formalmente aprobada por el PNUD en el Documento del Proyecto ni en posteriores
revisiones.
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Como consecuencia de ello se ha podido verificar lo siguiente:
1. No existe una clara definición de funciones y responsabilidades en el área de
administración y finanzas del Proyecto.
2. Se utiliza la caja fuerte del PRESSAL para la custodia de las chequeras en uso.
3. En relación al movimiento de fondos se pudo observar que:
§ la efectivización de los pagos no está centralizada en las oficinas del PRESSAL.
§ los fondos de caja chica no se encuentran en adecuada custodia.
4.
El desarrollo del proyecto se instrumenta a través de la UPCEFE, con sede en la
ciudad de Viedma -provincia de Río Negro, de acuerdo a lo estipulado en el
Documento del Proyecto; sin embargo, la mayoría de los consultores individuales
contratados por el mismo realizan sus actividades en Capital Federal (Reconquista 554
1° piso “B”), situación que no se encuentra prevista en el mencionado Documento ni
en los contratos de Locación de Servicios suscriptos con los consultores.
5.
Con respecto a los aspectos contables, el proyecto tiene implementadas planillas
auxiliares (preparadas por personal contratado para el PRESSAL) que no revisten las
condiciones de un sistema contable orgánico e integrado.
Comentarios de la UPCEFE: De acuerdo a lo observado, esta situación será contemplada
en la próxima revisión del documento del proyecto. No obstante, la misma es reconocida y
aceptada por el PNUD y por la Dirección General de Cooperación Internacional (DGCI)
del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto.
La Gerencia de Administración y Finanzas de PRESSAL, desarrolla todas las tareas
administrativas y de apoyo en la gestión financiera, a requerimiento y solicitud del
Coordinador, y en un todo de acuerdo a sus directivas. A su vez, dado que parte de los
pagos se realiza en la Ciudad de Buenos Aires y parte en la Ciudad de Viedma, el
Coordinador efectúa personalmente los pagos, de acuerdo a la normativa vigente.
En cuanto a las chequeras, efectivamente se encuentran en custodia en el PRESSAL,
perfectamente identificadas y en forma separada.
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Los fondos de Caja Chica son administrados por el asistente técnico del Coordinador,
quien aprueba los gastos.
El objetivo principal de este proyecto es brindar asistencia técnica a la UPCEFE para la
implementación y ejecución de los distintos préstamos de cooperación internacional para la
provincia. Esto es así porque es difícil en el ámbito provincial identificar y reunir las
capacidades necesarias y perfiles de consultoría adecuados en orden a los antecedentes y
experiencia que requieren las tareas a desarrollar. Por consiguiente, la mayoría de los
consultores seleccionados son profesionales radicados en la ciudad de Bs.As., los cuales
brindan asistencia a la provincia a través del organismo de ejecución.
En los contratos de locación de servicios consta el domicilio en Reconquista 554 de esta
capital, siendo este lugar una sede específicamente prevista por la Provincia de Río Negro
como lugar físico de centralización de actividades en Bs.As., y como alternativa a la
ciudad de Viedma, a los fines de facilitar y agilizar el logro de los resultados y minimizar
costos de permanentes traslados y alojamientos en la capital provincial. Del mismo modo,
el Coordinador del Proyecto, y en menor medida el Director Nacional, se trasladan
periódicamente a la ciudad de Bs. As., no sólo para la ejecución de los proyectos sino para
negociaciones con organismos de financiamiento externo y ministerios participantes en los
Programas.
Con respecto a los aspectos contables, se llevarán a cabo las acciones tendientes a la
implementación de un sistema contable de acuerdo a lo observado.
Recomendaciones:
- Formalizar la estructura administrativa utilizada, estipulando expresamente funciones y
responsabilidades, así como la sede donde deben realizarse las actividades del Proyecto.
- Implementar un sistema contable, orgánico e integrado, para reflejar las operaciones del
Proyecto.
- Efectuar los pagos a través de transferencias bancarias.
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2- CONSULTORES NACIONALES
a) Informes de consultores
Observación:
a) En todos los casos analizados el sello de recepción de informes corresponde a
PRESSAL.
b) Se han verificado informes de avance faltantes.
Comentario de la UPCEFE: En todos los casos se trata de personal staff del Proyecto,
que realiza actividades de naturaleza continua y que reporta en forma directa al
Coordinador.
Recomendación: Dejar constancia de la recepción por parte del Proyecto de los
informes presentados por los consultores.
b) Título profesional
Observación: Los títulos profesionales de los consultores contratados se vieron en
fotocopia simple, sin autenticar.
Comentario de la UPCEFE: Se solicitará a los consultores la presentación del título
original a fin de verificar en la UPCEFE su veracidad, dejando constancia de ello con la
firma del responsable administrativo o la presentación de fotocopia autenticada.
Recomendación: Solicitar a cada consultor la presentación de fotocopia autenticada del
título profesional y antecedentes declarados, para validar los datos expuestos en los
respectivos legajos.
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c) Ternas
Observación: Los currículos que integran las ternas no se encuentran debidamente
firmados por los postulantes; por otra parte se ha verificado, en un caso, que existe
incompatibilidad en las disciplinas que conforman la terna.
Comentario de la UPCEFE: Se solicitará a los consultores que entreguen sus
currículos con fecha y debidamente firmados. En cuanto a la incompatibilidad en las
disciplinas que conforman la terna, el criterio de selección se basa primordialmente en
la experiencia verificada y perfil de conocimientos del consultor, que muchas veces es
independiente de su formación universitaria.
Recomendación: Debe constar en el curriculum vitae la firma, fecha y proyecto para el
cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de evitar su utilización en otras
ternas sin su consentimiento.
Por otra parte, al momento de confeccionar las ternas debe tenerse en cuenta la
inclusión de profesiones afines al perfil deseado.
d) Solicitud de contratación
Observación: En un caso se ha verificado que el período de contratación solicitado no
coincide con el de contrato.
Comentario de la UPCEFE: Se toma debida nota.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
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3- SUBCONTRATOS
Observaciones: Con respecto a la contratación realizada para el desarrollo y ejecución de
las actividades del subcomponente de monitoreo y seguimiento del cumplimiento de
condicionalidades se ha observado que:
• El cronograma de pagos estipulado en el contrato no está condicionado al avance de
tareas.
• Se estipuló contractualmente un adelanto de fondos superior al 15% del monto total del
contrato.
• Los pagos no se realizaron de acuerdo al cronograma convenido contractualmente.
• No se tuvo a la vista la documentación que certifique la representatividad legal del
firmante del contrato.
• No se tuvieron a la vista las invitaciones a presentar propuestas.
• No se tuvo a la vista el listado de los profesionales que se afectarán a las tareas.
• No se tuvo a la vista el informe de avance que debía presentarse al final del segundo
mes de contratación; por otra parte, el informe final fue presentado con tres meses de
atraso.
Comentarios de la UPCEFE:
§
El cronograma de pagos y el anticipo de fondos se estipularon en función del tipo de
organización y de las características del servicio a brindar por la contratista. Se
perfeccionarán estos aspectos en próximas contrataciones.
§
Los pagos no se efectuaron de acuerdo al cronograma convenido, debido a que se
produjo una considerable demora en el depósito de los fondos por parte de la provincia,
situación que se desconocía a la fecha de firma del contrato.
§
El contrato fue firmado por delegación del señor representante regional de la
Organización Internacional para la Migraciones (O.I.M.) para el Cono Sur. Se tendrá
en cuenta la observación.
§
El Manual de Gestión del PNUD contempla específicamente la modalidad de
contratación directa; por otra parte, no existen otras organizaciones similares que
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posibiliten este tipo de acuerdo y la contratación de una consultora privada hubiera
implicado abonar un costo muy superior.
§
El Acuerdo de Cooperación y Servicios Técnicos de Soporte, al momento de su
celebración, estipula la cantidad de meses-hombre a contratar y el honorario fijado. Las
contrataciones que se originen por el contrato surgen con posterioridad y se ajustan a
dichas estimaciones. Es decir que este acuerdo no incluye la nómina de quienes
desarrollarán las actividades sino que ajusta plazos y costos en función de los objetivos
del mismo. Las contrataciones posteriores se realizan a solicitud de la Unidad
Ejecutora o a propuesta de la O.I.M. para cubrir cada perfil.
En otro sentido, las nóminas de personal contratado, sus antecedentes y demás
requisitos formales, fueron puestos a disposición, encontrándose en el legajo de
antecedentes del Acuerdo.
§
Fue presentado fuera de término por la OIM. Será tenida en cuenta la observación.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en lo referente a contratación de
firmas consultoras (Capítulo III, puntos 50, 51 y 52, del Manual de Gestión de Proyectos
de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno).
4- INFORMES FINANCIEROS- SOLICITUD DE ANTICIPO DE FONDOS AL PNUD
Observación: Se han solicitado fondos superiores al saldo existente en PNUD.
Comentario de la UPCEFE: Se solicitan fondos teniendo en cuenta el Plan de
Actividades vigente y los fondos que se ha previsto girar, teniendo en cuenta que se adopta
el criterio de incrementar la solicitud de fondos trimestral, dadas las dificultades y
complejidades administrativas que interpone el PNUD en el caso inverso, es decir, que se
prevea en defecto.
Recomendación: Aplicar las normas del PNUD para la elaboración de los Informes
Financieros.
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5- EQUIPOS
Observaciones: De la inspección ocular de bienes efectuada se determinó lo siguiente
•
No existen especificaciones técnicas debidamente aprobadas.
•
No existe Informe de Recepción de los bienes adquiridos.
•
No se tuvieron a la vista los seguros de los equipos.
•
El Libro Mayor de Bienes y Equipos fue presentado al PNUD fuera de los plazos
estipulados.
•
Las Unidades Centrales de Procesamiento (CPU) no poseen número de serie ni placa
identificatoria.
•
En un caso, la CPU e impresora no se encontraban en las instalaciones del Proyecto,
ni se adjuntaba remito de transferencia a otro sector.
•
En un caso, no coinciden el número de serie y la marca del equipo con el Libro
Mayor de Bienes y Equipos.
Comentarios de la UPCEFE:
• No existen especificaciones técnicas por tratarse de equipos estándar.
• Las unidades centrales de procesamiento no poseen número de serie por tratarse de
clones.
• El error en el Libro Mayor de Bienes y Equipos se rectificará a la brevedad.
• Se tomarán en cuenta las observaciones restantes a fin de cumplimentar la normativa
vigente.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del PNUD en la materia.
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6- GASTOS VARIOS
Observación: Al 31/12/97 el saldo de caja chica ascendía a $ 163,09 existiendo
comprobantes por $ 336,91 no rendidos a dicha fecha.
Comentario de la UPCEFE: Los comprobantes fueron rendidos en el recupero de la caja
chica nro.2, posterior al cierre de ejercicio.
Recomendación: Realizar al final de cada ejercicio el corte de documentación, de manera
de reflejar correctamente los importes de caja chica.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/011
“APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE RECONVERSIÓN Y
REESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO PROVINCIAL (RIO NEGRO)”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la
Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al Reglamento Financiero del
PNUD incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/97 con los registros
en moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
del Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
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El alcance del examen comprendió el 100% del origen de los fondos durante 1997 y el 56,61%,
tanto en moneda local como extranjera, de las aplicaciones de fondos del Estado de Origen y
Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/97.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Provincial de Coordinación y Ejecución del
Financiamiento Externo no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la
documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998.
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