GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 Guía para elaboración de Manuales y Procesos Departamento de Logística y Embarques 1. Definición de Objetivos del Manual Lo primero es establecer los objetivos claros para la creación de los manuales y procesos. Estos objetivos servirán como guía durante el desarrollo y facilitarán la alineación del equipo. Objetivos comunes pueden ser: Estandarizar las operaciones dentro del departamento. Asegurar la calidad en la recepción, almacenamiento y envío de productos. Mejorar la eficiencia operativa y la comunicación entre los miembros del equipo. Asegurar el cumplimiento de normas de seguridad y regulaciones de normativos. 2. Investigación y Diagnóstico Inicial Antes de escribir cualquier manual, es fundamental comprender cómo funcionan los procesos actuales, cómo interactúan las personas y qué herramientas se están utilizando. Acciones iniciales: Observación directa de las operaciones diarias de almacenamiento y carga de productos. Entrevistas con el jefe de logística y embarques (o quien este a cargo) para entender su visión de los procesos, retos y expectativas. Entrevistas con los almacenistas y el equipo operativo para identificar problemas o áreas de mejora. Revisión de información actual sobre procedimientos informales y protocolos existentes. GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 3. Estructuración de los Manuales Los manuales deben estar bien organizados, de fácil acceso y ser comprensibles para todo el equipo. La estructura básica de cada manual debe incluir lo siguiente: a. Manual de Logística y Embarques Objetivo del manual. Estructura organizativa. Descripción del equipo y sus funciones clave: Jefe de Logística y Embarques, Almacenista, Administrativo de Logistica, Equipo Operativo. Políticas generales. Pueden incluir horarios, normas de seguridad y procedimientos estándar. (Incluir temas de puestos montacargas, choferes) Procedimientos operativos estándar (SOPs). Descripción de las actividades diarias, incluyendo: Recepción de productos terminados. Inspección y almacenamiento en el almacén. Categorización y etiquetado de productos. Preparación de pedidos para embarque (tareas de los almacenistas y equipo operativo). Planificación y programación de envíos. Coordinación con los transportistas (fleteros). Control de inventarios. Detalles sobre el manejo de inventarios, ciclos de revisión, control de entradas y salidas de productos. b. Manual de Almacenamiento de Producto Terminado Objetivo del manual. Recepción y registro de productos. Procedimiento para inspeccionar y registrar los productos que llegan al almacén. Ubicación y clasificación. Definición de zonas dentro del almacén (por ejemplo, estanterías, áreas de productos listos para envío). Manejo y rotación de productos. Métodos para la rotación de inventarios (FIFO, LIFO, etc.). GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 Manejo de productos defectuosos o rechazados. c. Manual de Preparación de Pedidos y Embarques Objetivo del manual. Recepción de pedidos. Cómo recibir y verificar los pedidos de los clientes. Preparación de pedidos para carga. Procedimiento para seleccionar y agrupar productos para el envío, con pasos detallados de revisión y embalaje. Cargas y distribución. Procedimientos para organizar los productos en los vehículos de manera eficiente, con énfasis en la seguridad durante la carga. Preparación de pedidos e-commerce d. Manual de Planificación y Coordinación de Envíos Objetivo del manual. Proceso de planificación de envíos. Cómo se organiza la programación de los envíos, en función de la disponibilidad de productos y la capacidad de los transportistas. Coordinación con fleteros. Procedimientos para contactar a los fleteros, coordinar rutas, horarios y entregas, y asegurar el cumplimiento de los plazos. Documentación de envío. Cómo generar y archivar documentos relacionados con el embarque, como guías de embarque, facturas y demás documentación. 4. Definición de Roles y Responsabilidades Es clave que cada miembro del equipo conozca su rol en el proceso. El manual debe describir claramente las responsabilidades y expectativas de cada puesto. Roles clave: Jefe de Logística y Embarques: Supervisión de todo el proceso, coordinación con otros departamentos y toma de decisiones estratégicas. GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 Administrativo de Logistica: Planificación de pedidos y gestión de citas, gestión de solicitudes y de tarimas. Almacenista: Supervisión de la organización del almacén, clasificación, almacenamiento y preparación de productos. Equipo Operativo: Encargados de la manipulación de productos, carga y descarga de mercancía. Fleteros: Responsables del transporte del producto terminado a su destino. 5. Establecimiento de Indicadores y Seguimiento Para evaluar la efectividad de los procesos, es importante definir indicadores clave de desempeño (KPIs) como: Tiempo promedio de preparación de pedidos. Tiempo de carga | Enrampado. Tiempo de respuesta en la coordinación con los fleteros. Porcentaje de cumplimiento de las fechas de envío. On Time in Full Fill Rate Obsoletos 6. Capacitación e Implementación Una vez redactados los manuales, el siguiente paso es capacitar al equipo para que estén familiarizados con los nuevos procedimientos. Asegúrate de que cada miembro entienda su rol y sepa cómo ejecutar las tareas de acuerdo con los nuevos procesos. Acciones para implementar (Jefe Inmediato): Capacitación formal. Realizar sesiones de formación en la que se expliquen los procesos y procedimientos descritos en los manuales. GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 Simulacros y prácticas. Ejercicios prácticos para que el equipo pueda familiarizarse con los nuevos procedimientos. Feedback constante. Fomentar la retroalimentación y evaluación del equipo para mejorar y ajustar los manuales en el futuro. 7. Revisión y Mejora Continua Una vez implementado el sistema, es importante revisar periódicamente los procesos para identificar áreas de mejora. Realizar revisiones anuales o semestrales puede ayudar a mantener los manuales actualizados y alineados con las necesidades operativas del departamento. Formatos Propuestos para la Guía de Elaboración de Manuales y Procesos 1. Formato de Objetivos del Manual GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 Objetivo del Manual: Objetivo Descripción Estandarizar las operaciones dentro del departamento Detallar cómo se asegurará la consistencia en todas las operaciones Asegurar la calidad en la recepción, almacenamiento y envío de productos Describir las estrategias para garantizar la calidad en el proceso de manipulación de productos Mejorar la eficiencia operativa y la comunicación Cómo se logrará una mayor eficiencia en los procesos logísticos Asegurar el cumplimiento de normas de seguridad Incluir los procedimientos y normativas para garantizar la seguridad 2. Formato de Investigación y Diagnóstico Inicial Acciones Iniciales: Acción Responsable Detalles / Observaciones Observación directa de las operaciones diarias Responsable Logística Evaluar el flujo de trabajo y detectar cuellos de botella Entrevistas con jefe de logística Jefe de Logística Recoger visión sobre procesos y expectativas Entrevistas con almacenistas y equipo operativo Jefe de Logística Identificar áreas de mejora desde la perspectiva operativa Revisión de protocolos existentes Administrativo Logística Examinar procesos informales que puedan ser formalizados GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 3. Formato de Estructura del Manual a. Manual de Logística y Embarques Sección Detalles Objetivo del Manual Definir propósito general del manual Estructura organizativa Detallar equipo y funciones clave: Jefe de Logística, Almacenista, Operativo, etc. Políticas Generales Establecer normas de seguridad, horarios, y procedimientos Procedimientos Operativos Estándar (SOPs) Incluir los procedimientos detallados de: - Recepción de productos Proceso paso a paso para recibir y verificar productos - Inspección y almacenamiento Procedimiento para almacenar de manera correcta - Preparación de pedidos Procedimiento de preparación y envío b. Manual de Almacenamiento de Producto Terminado Sección Detalles Objetivo del Manual Definir propósito del manual para almacenamiento Recepción y registro de productos Procedimiento de inspección y registro de productos entrantes GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 Sección Detalles Ubicación y clasificación Definir zonas del almacén y asignación de productos Manejo de productos defectuosos Procedimiento para la gestión de productos defectuosos c. Manual de Preparación de Pedidos y Embarques Sección Detalles Objetivo del Manual Definir propósito del manual de preparación y embarque Recepción de pedidos Procedimiento para recibir y verificar pedidos de clientes Preparación de pedidos para carga Detallar los pasos para agrupar y empaquetar productos d. Manual de Planificación y Coordinación de Envíos Sección Detalles Objetivo del Manual Definir propósito del manual de planificación de envíos Proceso de planificación de envíos Cómo organizar los envíos según disponibilidad de productos y capacidad de transportistas Coordinación con fleteros Detallar pasos para contactar, coordinar rutas y entregas GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 4. Formato de Definición de Roles y Responsabilidades Puesto Responsabilidades Notas Jefe de Logística y Embarques Supervisión, toma de decisiones estratégicas Supervisar todo el proceso de logística Administrativo de Logística Planificación de pedidos, gestión de citas y tarimas Responsable de la coordinación con otros departamentos Almacenista Supervisión de almacenamiento, clasificación y preparación de productos Encargado de la organización del almacén Equipo Operativo Manipulación de productos, carga y descarga Asegurar la correcta ejecución de los procedimientos operativos Fleteros Transporte de productos terminados Responsable del traslado del producto a su destino 5. Formato de Indicadores y Seguimiento Indicador Descripción Objetivo Método de Medición Tiempo promedio de preparación de pedidos Medir eficiencia en la preparación de los pedidos Reducir el tiempo de preparación Registro de tiempos de cada pedido Tiempo de carga Enrampado Evaluar rapidez en Reducir el tiempo de carga GUIA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES Y PROCESOS Indicador Descripción Objetivo CÓDIGO: por revisar REV. 0 FECHA: FEBRERO 2025 Método de Medición carga de productos Porcentaje de cumplimiento de las fechas de envío Medir el cumplimiento de plazos establecidos Asegurar entregas puntuales Comparación de fecha de envío y entrega real 6. Formato de Capacitación e Implementación Acciones para Implementar: Acción Responsable Detalles Capacitación formal Jefe de Logística Realizar sesiones para explicar procedimientos Simulacros y prácticas Todo el equipo operativo Ejercicios para familiarizar al equipo con los procesos Feedback constante Jefe de Logística Fomentar retroalimentación para ajustes futuros 7. Formato de Revisión y Mejora Continua Frecuencia de Revisión Responsable Detalles Anual/Semestral Jefe de Logística Evaluar eficacia de los procesos y ajustar según sea necesario
