Caja de herramientas caminos comunitarios

HB
1
Caja de Herramientas de USAID – CCPT
Contenido
Introducción ................................................................................................................... 8
¿Qué es el Programa Caminos Comunitarios de la Paz Total? ......................................... 8
Instrucciones para usar la presente guía ......................................................................... 8
I: APRENDAMOS DE LOS CONVENIOS SOLIDARIOS. módulo jurídico. ............................ 11
Antecedentes de los convenios solidarios ....................................................................... 11
1. Herramientas del módulo jurídico ........................................................................... 11
1.1
¿Qué es un convenio solidario? ....................................................................... 11
1.2
¿Quiénes participan en la suscripción de los convenios solidarios? ................ 11
1.3
¿Cuáles son los aportes por parte de quienes suscriben un convenio solidario?
12
1.4
¿Cuáles son los requisitos para suscribir un convenio solidario en el programa
CCPT? 12
1.5
Etapas de un convenio solidario para el programa CCPT................................. 13
1.5.1
Precontractual.............................................................................................. 13
1.5.1.1
Proceso de reconocimiento de la personería jurídica de un OAC ................ 13
1.5.1.2
Elaboración de estatutos de un OAC ........................................................... 14
1.5.1.3 ¿Cuáles son los documentos que requiere un OAC para la inscripción o
actualización en el RUT? .............................................................................................. 15
1.5.1.4
¿Cómo se realiza la elección de la junta directiva de una OAC? .................. 15
1.1.1.1 ¿Cuál es el trámite para autorizar al representante legal de un OAC para
suscribir convenios solidarios? .................................................................................... 16
1.1.1.2 ¿Cuáles son los requisitos que necesitan para tramitar Registro Único
Comunal - RUC? ........................................................................................................... 17
1.1.1.3 ¿Cuál es el proceso de intervención de vía que no es competencia de
INVÍAS? 17
1.1.1.4
Requisitos y paso a paso para registrarse en SECOP II ................................. 17
1.1.1.5
Otros aspectos relevantes antes de la firma del convenio .......................... 19
1.1.2
Etapa contractual ......................................................................................... 20
1.1.2.1
Obligaciones del Convenio Solidario ............................................................ 20
1.1.2.1.1
Obligaciones de los OAC ......................................................................... 20
2
1.1.2.1.2
Obligaciones del Invías ........................................................................... 23
1.1.2.1.3
Principales cláusulas del convenio solidario. .......................................... 24
1.1.3
Etapa pos-contractual .................................................................................. 25
1.1.4
Consecuencias derivadas del incumplimiento de las obligaciones .............. 26
1.1.4.1
Sanciones ..................................................................................................... 27
1.1.4.2
Multas .......................................................................................................... 28
1.2
Garantías .......................................................................................................... 29
1.2.1
Garantía de cumplimiento ........................................................................... 29
1.2.1.1
Amparo de cumplimiento general del convenio .......................................... 30
1.2.1.2 Amparo de estabilidad y calidad de las obras ejecutadas y período de
garantía 30
1.2.1.3 Amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e
indemnizaciones laborales. .......................................................................................... 31
1.2.2
Garantía de responsabilidad civil extracontractual ..................................... 31
1.3
Responsabilidad y moralidad en el manejo de los recursos ............................ 31
2. Otros recursos (Anexos a la caja) ............................................................................. 34
II. APRENDAMOS CÓMO EJECUTAR LAS OBRAS DE UN CONVENIO SOLIDARIO: Módulo
técnico. ........................................................................................................................ 37
Antecedentes ................................................................................................................... 37
1. Herramientas del módulo técnico ........................................................................... 37
1.1. Diferentes roles de operación en las obras de CCPT con los organismos
participantes ................................................................................................................ 37
1.2. ¿Qué obras se realizán a través del programa de Caminos Comunitarios de la Paz
Total? ........................................................................................................................... 38
1.3. Identificación de problemas sobre el corredor que afectan la transitabilidad ..... 38
1.4. Posibles soluciones para desarrollar por parte de los organismos en el marco del
CCPT ............................................................................................................................. 38
1.4.1. Soluciones basadas en actividades de mantenimiento: .................................... 38
1.4.1.1 Rocería manual ................................................................................................ 39
1.4.1.2 Bacheo manual ................................................................................................ 42
1.4.1.3 Limpieza de obras de drenaje (Encole y Descole) falta imagen ....................... 43
1.4.1.4 limpieza de bermas y taludes........................................................................... 45
1.4.1.5 Mantenimiento box culvert ............................................................................. 45
1.4.1.6 Mantenimiento de alcantarilla ........................................................................ 46
3
1.4.1.7 Mantenimiento de disipadores ........................................................................ 47
1.4.1.8 Mantenimiento de bateas ............................................................................... 47
1.4.1.9 Mantenimiento de cunetas.............................................................................. 48
1.5 Soluciones basadas en obras de mejoramiento vial .............................................. 48
1.5.1 Mejoramiento box culvert .................................................................................. 48
1.5.2 Mejoramiento de alcantarilla ............................................................................. 49
1.5.3 Mejoramiento de disipadores ............................................................................. 50
1.5.4. Mejoramiento de bateas ................................................................................... 51
1.5.5 Mejoramiento de cunetas................................................................................... 52
1.5.6 Mejoramiento de pavimentos (falta fotografía) ................................................. 53
1.5.7 Mejoramiento de muros de contención (Falta fotografía) ................................. 55
1.5.8 Mejoramiento de gaviones ................................................................................. 56
1.5.9 Mejoramiento con placa huella .......................................................................... 57
1.5.10 Mejoramiento de material granular tratado con cemento (suelo-cemento)
falta fotografía ............................................................................................................. 57
1.6 Listado de requerimientos o elementos que podrán necesitar a la hora de
ejecutar un convenio solidario de Caminos Comunitarios de la Paz Total .................. 58
1.6.1 Relación de maquinaria y equipos a emplear ..................................................... 58
1.6.2. Listado de herramientas: .................................................................................. 59
1.6.3
Relación de materiales a emplear: ............................................................... 60
1.7. Producción de concreto de obra (falta fotografía)............................................... 62
2. Vigilancia y control en el programa de Caminos Comunitarios de la Paz Total ..... 64
2.1. Interventoría ......................................................................................................... 65
2.2.1 Criterios de contratación de la interventoría:..................................................... 66
2.3 Presentación de informes. ..................................................................................... 67
2.4 Evaluación de avance y actualización .................................................................... 68
2.5 Control de calidad .................................................................................................. 69
2.6 Comité técnico de seguimiento contractual .......................................................... 70
2.7 Comité operativo ................................................................................................... 70
2.8 Veeduría de los trabajos ........................................................................................ 71
3. Recibo de la obra y liquidación ................................................................................ 71
4. Otros recursos (Anexos a la Caja) ............................................................................ 72
III. APRENDAMOS DEL MANEJO DE LOS RECURSOS DEL CONVENIO SOLIDARIO: Módulo
administrativo, financiero y contable ........................................................................... 74
4
Antecedentes ................................................................................................................... 74
1. Aspectos Financieros ................................................................................................ 74
1.1
Proceso para el manejo de los recursos........................................................... 74
1.1.1
Apertura de una cuenta bancaria. ............................................................... 74
1.1.2 Giro de los Recursos............................................................................................ 75
1.1.3 Lineamientos para el manejo de los recursos ..................................................... 76
1.1.4 Proceso de elaboración y pago de la nómina. .................................................... 78
1.1.5 Proceso de pago a profesionales y personal técnico por prestación de servicios
(obra de mano no calificada ........................................................................................ 78
1.1.6 Proceso de cancelación de adquisición a proveedores de bienes ..................... 79
1.1.7 Pagos según tipo de vinculación (nómina y remuneración) ............................... 79
1.1.8 Proceso de cancelación de obligaciones tributarias ........................................... 80
1.1.9 Pagos a terceros .................................................................................................. 80
1.2
Pautas para el manejo contable....................................................................... 81
2. Manejo del personal ................................................................................................ 81
2.1
Aspectos relacionados con la vinculación del personal ................................... 81
2.1.1 Tipos de vinculación del personal en Colombia .................................................. 82
2.1.2 Proceso para la contratación de obreros ............................................................ 83
2.1.3 Proceso para la contratación de personal de apoyo ........................................... 84
2.2
Proceso de vinculación de los Organismos como empleadores al sistema
general de seguridad social en Colombia .................................................................... 84
2.2.1 Subsistemas que conforman el sistema de seguridad social en Colombia ......... 84
2.2.2 Requerimientos de afiliación al sistema de seguridad social .............................. 86
2.2.3 Proceso de pago de obligaciones de seguridad social ........................................ 86
2.2.4 Desvinculación al sistema de seguridad social- terminación del contrato laboral
..................................................................................................................................... 87
3. Manejo de proveedores ........................................................................................... 87
3.1 Para crear y registrar un proveedor en Colombia debes tener en cuenta los
siguientes pasos: .......................................................................................................... 87
3.2 Proceso de solicitud de cotizaciones ..................................................................... 88
3.3 Proceso de selección de proveedores.................................................................... 89
3.4 Proceso de elaboración de pedidos ....................................................................... 89
4. Aspectos relacionados con el inventario y almacenamiento.................................. 90
4.1 Manejo de inventario............................................................................................. 90
5
4.1.1
Planificación del inventario: ......................................................................... 90
4.1.2
Recopilación de información: ...................................................................... 90
4.1.3
Conteo físico: ............................................................................................... 90
4.1.4
Registro y seguimiento: ............................................................................... 90
4.1.5
Gestión de inventario:.................................................................................. 91
5. Aspectos administrativos y financieros importantes a destacar en el momento del
cierre y liquidación del convenio. ................................................................................... 91
6. Documento técnico de Seguridad Industrial, Seguridad Ocupacional y Medio
Ambiente SISOMA........................................................................................................... 91
6.1 Riesgos y normas de protección de los trabajadores ............................................ 92
6.2 Principales medidas a implementar con el SISOMA. ............................................. 94
6.3. Responsabilidades y multas previstas en el SISOMA. ........................................... 95
7. Supervisión del convenio ......................................................................................... 96
7.1 Comité técnico de seguimiento contractual .......................................................... 96
7.2 Comité operativo ................................................................................................... 96
8. Otros recursos (Anexos a la Caja) ............................................................................ 96
IV. APRENDAMOS DE LA GESTIÓN Y CONTROL SOCIAL: Módulo Gestión y Control Social
.................................................................................................................................... 98
1. Antecedentes ........................................................................................................... 98
1.1 Objetivo y alcance del Módulo de gestión y control social .................................... 98
1.2 Marco Normativo ................................................................................................... 99
2. Pautas para ejercer el control social ...................................................................... 100
2.1 ¿Quién puede realizar el control social? .............................................................. 100
2.2 ¿Cuáles son los beneficios del Control Social? ..................................................... 101
2.3. ¿Cómo participar en la gestión y control social? ................................................ 101
3. Palabras claves ....................................................................................................... 101
4. Plan de gestión social ............................................................................................. 102
5. Caracterización socio económica y cultural........................................................... 102
6. Programas de gestión social .................................................................................. 103
6.1 C1 - Protocolo para el servicio de atención al usuario ......................................... 103
6.2 C2 - Socializaciones .............................................................................................. 104
6.3 C3 - Participación comunitaria ............................................................................. 106
6.4 C4 - Contratación de mano de obra local............................................................. 107
6.5 C5 - Actas de vecindad ......................................................................................... 107
6
7. Seguimiento del Plan de gestión social ................................................................. 108
8. Veeduría ciudadana ............................................................................................... 109
9. Comités de Seguimiento Comunitario (CSC) ......................................................... 111
10. Protocolo de resolución de conflictos ................................................................... 112
11. Conclusiones y resultados esperados .................................................................... 113
12. Otros recursos (Anexos a la Caja) .......................................................................... 114
Glosario.......................................................................................................................115
Glosario del módulo jurídico .......................................................................................... 115
Glosario del módulo técnico .......................................................................................... 116
Glosario aspectos financieros y administrativos ............................................................ 118
Glosario aspectos operacionales ................................................................................... 119
Links de interés por si quiere saber más de..................................................................120
Si quiere saber más de aspectos jurídicos ..................................................................... 120
Si quiere saber más del aspecto técnico ........................................................................ 120
Si quieres saber más de aspectos administrativos, financieros y contables .................. 120
Si quiere saber más de gestión y control social ............................................................. 121
7
Introducción
El Gobierno de Colombia, en cabeza del ministerio de Transporte, bajo el liderazgo del
Instituto Nacional de Vías – Invías y con el apoyo de USAID, han realizado una Caja de
Herramientas para acompañar y fortalecer a los Organismos de Acción Comunal (OAC) en
la suscripción y adecuada ejecución de convenios solidarios, en el marco del Programa
Caminos Comunitarios de Paz Total (CCPT). Este mapa de navegación para las
organizaciones participantes contiene información clara sobre los aspectos jurídicos,
técnicos, administrativos, financieros, y de gestión y control social para la suscripción y
ejecución de convenios solidarios. Además, es fundamental para promover la participación
ciudadana, minimizar los riesgos en la gestión y garantizar el éxito y los buenos resultados
del Programa de Caminos Comunitarios de la Paz Total.
¿Qué es el Programa Caminos Comunitarios de la Paz Total?
El Plan Nacional de Desarrollo “Colombia, Potencia Mundial de la Vida” plantea la necesidad
de trabajar en conjunto con los Organismos de Acción Comunal y otros actores de la
economía popular el desarrollo de obras y la provisión de bienes y servicios. Para lo anterior,
el Instituto Nacional de Vías – Invías, con el apoyo del ministerio del Interior y con el apoyo
de USAID, han trabajado en la estructuración y desarrollo del Programa de Caminos
Comunitarios de la Paz Total el cual tiene como objetivo realizar actividades de
mejoramiento y rehabilitación a lo largo de 33.102 km2 1 de la red vial regional y caminos
ancestrales, promoviendo la productividad en el área rural y generando empoderamiento
de las comunidades, a través de la firma de convenios solidarios. Este programa del
gobierno Nacional se construye con total transparencia para garantizar, además de la
ejecución del total de las obras, el gasto adecuado de los recursos de Nación.
El Programa se enmarca en lo establecido en la Ley 2166 del 2021 y el Decreto 142 de 2023,
los cuales buscan promover, facilitar, estructurar y fortalecer la organización democrática,
moderna, participativa y representativa de la acción comunal en sus respectivos grados
asociativos y, a la vez, establecer un marco jurídico para sus relaciones con el Estado.
Instrucciones para usar la presente guía
La presente Caja de Herramientas, es un soporte de gestión para la participación de los
beneficiarios del programa Caminos Comunitarios de la Paz Total. Es por esta razón que ha
sido diseñada con lenguaje claro y con enfoque interactivo, brindando acceso a materiales,
contenidos e información generada por el Invías y otras entidades del gobierno nacional,
con el objetivo que sea de gran utilidad para la gestión de los proyectos que se ejecuten en
1
Es necesario aclarar que, la intervención de los 33.102 Km, no se va a realizar exclusivamente con las organizaciones participantes, los
convenios solidarios son sólo un eslabón dentro de la cadena, la cual también contempla convenios interadministrativos (Ejército
Nacional) e inclusive modalidades de contratación previstas en la Ley 80 de 1993.
8
el marco del programa.
Estos contenidos y materiales estarán a disposición de los representantes de los organismos
de acción comunal como un apoyo para el desarrollo y ejecución de los convenios solidarios.
Para facilitar la lectura de la presente caja, se recomienda tener en cuenta las siguientes
instrucciones:
-
Las secciones que incluyan texto en negrilla, resaltan conceptos que harán parte del
glosario de esta caja de herramientas.
-
La Caja contiene cuatro módulos que cubren temas específicos y esenciales para
asegurar el éxito en cada etapa de los proyectos a ejecutar. La información está
presentada de manera clara y estructurada, facilitando la comprensión y la
ejecución de las acciones necesarias para el cumplimiento efectivo de los convenios
solidarios. Cada módulo cuenta con una organización general para encontrar la
información de interés con mayor facilidad, así:
9
10
I. APRENDAMOS DE LOS CONVENIOS SOLIDARIOS. Módulo Jurídico.
Antecedentes de los convenios solidarios
Este módulo contempla aspectos relacionados con los lineamientos legales generales que
deben conocer los Organismos de Acción Comunal -OAC-, para la firma, ejecución y
liquidación de los convenios solidarios desarrollados en el marco del programa Caminos
Comunitarios de la Paz Total. En este sentido, el presente módulo permitirá conocer cuáles
son las obligaciones y los requisitos en términos legales que deben cumplir los OAC al
momento de suscribir un convenio solidario, además de las leyes y normas que reglamentan
su participación.
Ahora bien, el ministerio de Transporte como ente rector de este sector, bajo el liderazgo
del Invías, junto con el Departamento Nacional de Planeación -DNP- y la Unidad de
Planeación de Infraestructura de Transporte -UPIT- intervienen en el desarrollo del
programa Caminos Comunitarios de la Paz Total. Con respecto a la firma de convenios
solidarios para la ejecución de las obras que hacen parte del programa, la entidad líder es
el Invías, la cual tiene como objetivo ejecutar políticas, estrategias, planes, programas y
proyectos de infraestructura de transporte, así como celebrar los contratos estatales que
cumplan este propósito, con el fin de generar una mayor eficiencia, transparencia y
optimización de los recursos del Estado.
Por su parte, el ministerio del Interior establece los requisitos necesarios para constituir un
Organismo de Acción Comunal, brinda asistencia para su correcta operación y reglamenta
aspectos necesarios para su funcionamiento.
1. Herramientas del módulo jurídico
1.1 ¿Qué es un convenio solidario?
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo tercero del artículo 3 de la Ley 136 de
1994, modificada por la Ley 1551 de 2012, los convenios solidarios se definen como “la
complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios, económicos y sociales para la
construcción de obras y la satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades”.
De acuerdo con lo anterior, estos permiten que entidades del Estado y los organismos
trabajen de forma articulada para alcanzar un objetivo común que beneficie a la comunidad,
como es el caso de la ejecución de las obras que hacen parte del Programa Caminos
Comunitarios de la Paz Total.
1.2 ¿Quiénes participan en la suscripción de los convenios solidarios?
La suscripción de un convenio solidario se lleva a cabo entre entidades del orden Nacional,
departamental y municipal y un Organismo de Acción Comunal -OAC-. En el caso de los
11
convenios solidarios que se encuentran enmarcados en el programa Caminos Comunitarios
de la Paz Total, la suscripción se lleva a cabo entre Organismos de Acción Comunal -OAC- y
el Instituto Nacional de Vías – Invías. El convenio solidario no tiene procesos con terceros,
únicamente se lleva a cabo entre Invías y el OAC. A su vez, el OAC no puede subcontratar
la ejecución de los convenios.
1.3 ¿Cuáles son los aportes por parte de quienes suscriben un convenio solidario?
En el ejercicio de complementar esfuerzos, las partes que suscriben el convenio deben
realizar aportes. Por un lado, el Instituto Nacional de Vías aporta los recursos económicos
que se requieran para la ejecución de los proyectos seleccionados de acuerdo con su
alcance, así como el acompañamiento necesario antes, durante y después de la ejecución.
Por su parte, el Organismo Acción Comunal hará un aporte en especie correspondiente a la
herramienta menor, la cual se cuantifica monetariamente en la suma de un millón de pesos
($1´000.000).
1.4 ¿Cuáles son los requisitos para suscribir un convenio solidario en el programa CCPT?
Para suscribir el convenio solidario, el OAC deberá entregar al INSTITUTO NACIONAL DE
VÍAS – Invías la totalidad de los siguientes documentos:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
Acta de Asamblea donde autoriza al representante legal del OAC para la
celebración de convenios solidarios (artículo 95 de la Ley 2166 de 2021) sin
límite de cuantía.
Copia cédula ciudadanía representante Legal del OAC.
Certificado de antecedentes disciplinarios representante legal OAC (Expedido
por la Procuraduría General de la Nación).
Certificado de antecedentes fiscales del representante legal OAC (Expedido por
la Contraloría General de la República).
Certificado de antecedentes judiciales del representante legal OAC (Expedido
por la Policía Nacional).
Registro Nacional de Medidas Correctivas del Representante Legal OAC
(Expedido por la Policía Nacional).
Formato de inhabilidades e incompatibilidades del representante legal OAC.
Constancia de creación de usuario en SECOP II del representante legal OAC.
Copia del RUT del OAC actualizado a la presente vigencia y donde se encuentre
el actual representante legal.
Constancia de la existencia de la creación de SECOP II del OAC (Requerido para
la firma del convenio).
Auto inscripción reconocimiento directivos y dignatarios del OAC.
Registro Único Comunal (RUC) ministerio del Interior.
Carta de Intención del OAC de firmar el convenio, en la cual se detallen sus
respectivos aportes.
Permiso de intervención de la vía (En caso en que no esté a cargo del Invías).
12
XV.
XVI.
XVII.
XVIII.
Certificado de antecedentes disciplinarios del OAC
Certificado de antecedentes fiscales del OAC.
Certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad
territorial.
Certificado de apertura de cuenta bancaria de manejo conjunto entre
representante legal del OAC y del INSTITUTO (deberá ser presentada entre la
firma del convenio solidario y antes de la firma del acta de inicio).
El OAC deberá abrir la cuenta bancaria corriente o de ahorros a nombre del objeto
del convenio, según el siguiente modelo:
AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS Y LA JUNTA DE
ACCIÓN COMUNAL DE LA VEREDA XXXXXXXXXX DEL MUNICIPIO DE
XXXXXXXX EN EL DEPARTAMENTO DE XXXXXXXX PARA EL MANTENIMIENTO
Y MEJORAMIENTO VIAL XXXX EN EL MARCO DEL PROGRAMA CAMINOS
COMUNITARIOS DE LA PAZ TOTAL.
La certificación debe tener una indicación expresa de ser cuenta de manejo y firmas
conjuntas, así como de generar rendimientos financieros. El representante legal del
Organismo de Acción Comunal - OAC y el director territorial de Invías, son los
encargados de abrir la cuenta.
1.5 Etapas de un convenio solidario para el programa CCPT
1.5.1 Precontractual
Antes de participar en el proceso de postulación al programa CCPT, el OAC deberá cumplir
los requisitos establecidos por el ministerio del Interior para su constitución y
funcionamiento. Durante esta etapa, el OAC también deberá realizar la inscripción y
actualización del Registro Único Tributario -RUT- y tramitar el Registro Único Comunal -RUC.
Finalmente, es importante que el OAC realice el trámite para autorizar al representante
legal para suscribir el convenio solidario.
1.5.1.1 Proceso de reconocimiento de la personería jurídica de un OAC
Para que las entidades de inspección, control y vigilancia competentes de conformidad con
la ley reconozcan la personería jurídica a los organismos comunales, se requiere que estas
presenten la siguiente documentación:
1. Certificación expedida por la autoridad competente, relacionada con la delimitación
del territorio en la cual desarrollará su actividad el Organismo de Acción Comunal.
2. Relación en que se detalle el nombre y documento de identificación de los afiliados
y/o afiliadas al organismo comunal.
3. Acta de constitución y de elección de directivas y de aprobación de estatutos,
debidamente suscritas por el presidente y secretario de la asamblea general.
13
Adicionalmente, el acta correspondiente a la elección de directivas debe estar
firmada por los miembros del tribunal de garantías nombrados por el Organismo de
Acción Comunal para tal fin.
4. Copia de los estatutos.
Si no presenta la totalidad de los requisitos exigidos, y hasta tanto ello se efectúe, el
Organismo no puede desarrollar su objeto social, ejercer legalmente sus derechos ni
contraer obligaciones.
Es importante tener en cuenta que el proceso exacto y los requisitos pueden variar en cada
municipio, ya que pueden existir regulaciones locales adicionales. Por lo tanto, se
recomienda consultar con la alcaldía Municipal o la secretaría de Gobierno Municipal
correspondiente para obtener información actualizada y detallada sobre el proceso de
reconocimiento de la personería jurídica de un OAC.
1.5.1.2 Elaboración de estatutos de un OAC
De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 15 de Ia Ley 2166 de 2021, así como los
conceptos, objetivos, principios y fundamentos del desarrollo de Ia comunidad establecidos
en Ia norma citada y con las necesidades de Ia misma, los Organismos de Acción Comunal
de primero, segundo, tercer y cuarto grado se darán de manera autónoma y libre sus
propios estatutos. Los estatutos estarán sujetos a los principios y disposiciones de Ia
constitución y Ia ley. En ningún caso podrán, en aplicación del principio de autonomía,
apartarse o hacer excepciones a lo establecido en Ias normas.
Los estatutos deben contener, como mínimo:
1. Generalidades: denominación, territorio, domicilio, objetivo y duración.
2. Afiliados: calidades para afiliarse, impedimentos, derechos y deberes de los
afiliados, suspensión automática de Ia afiliación y desafiliación.
3. Órganos: integración de los Órganos, régimen de convocatoria, periodicidad de las
reuniones ordinarias y funciones de cada uno.
4. Dignatarios: calidades, formas de elección, período y funciones, así como las
garantías y el debido proceso para la remoción del cargo.
5. Régimen económico y fiscal: patrimonio, presupuesto, disolución y liquidación.
6. Régimen disciplinario en lo que respecta a los conflictos organizativos.
7. Composición, competencia, causales de sanción, sanciones y procedimientos; y
procedimientos internos para tramitar Ia conciliación de conformidad con dicha Iey.
8. Libros: clases, contenidos, dignatarios encargados de ellos.
9. Impugnaciones: causales y procedimientos.
10. Comisiones de trabajo o secretarías ejecutivas: elección, identificación y funciones.
De igual manera, se precisa que Ia adopción y reforma de los estatutos le corresponde a Ia
asamblea general con quórum de Ia mitad más uno de los afiliados, de los cuales se requiere
14
como mínimo el voto afirmativo de los dos tercios (2/3) de estos. Los OAC que ya cuenten
con estatutos deberán cumplir con la obligación de actualizarlos para participar en la
ejecución de los convenios.
1.5.1.3 ¿Cuáles son los documentos que requiere un OAC para la inscripción o actualización
en el RUT?
Teniendo en cuenta que el Registro Único Tributario -RUT- es un documento que emite
directamente la Dirección de Impuestos y Aduana Nacional -DIAN-, será dicha entidad la
encargada de establecer los requisitos para inscribirse o actualizar el registro. En términos
generales es necesario tener en cuenta:
1.
2.
3.
Formulario de inscripción o actualización del RUT: se debe completar el formulario
oficial de inscripción o actualización del RUT, el cual puede ser descargado desde la
página web de la DIAN.
Documento de identificación del representante legal: se debe presentar una copia
del documento de identificación del representante legal del OAC. Puede ser la
cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería o el pasaporte, según corresponda.
Certificado de existencia y representación legal del OAC: se requiere un certificado
expedido por la entidad competente que acredite la existencia y representación
legal del OAC. Este documento puede ser emitido por la alcaldía Municipal, la
secretaría de Gobierno Municipal u otra entidad responsable del reconocimiento y
registro de los OAC.
Para saber más sobre la inscripción al RUT consulte el siguiente video:
https://www.youtube.com/watch?v=Z-2ENLHEoM8
1.5.1.4 ¿Cómo
1.
2.
3.
se
realiza
la
elección
de
la
Junta
Directiva
de
una
OAC?
Los mecanismos de elección de los organismos comunales están fijados por la Ley
2166 de 2021 y establecen que se pueden realizar en dos modalidades: En Asamblea
General o en Elección Directa, con urnas y en un tiempo no menor a cuatro horas.
Se elegirán cinco bloques para los cargos de dirección, administración , ejecución y
control de los organismos comunales, a saber: bloque de directivos (presidente,
vicepresidente, tesorero y secretario); bloque de fiscal y su suplente; bloque de
delegados al organismo superior (el número de delegados varía según la categoría
del municipio y el grado superior), con sus suplentes; el bloque de la comisión de
convivencia y conciliación, (el número lo establecen los estatutos y mínimo serán
tres); y el bloque de las comisiones de trabajo de las organizaciones de acción
comunal o de las Secretaría Ejecutiva en los organismos de grado superior.
Se debe constituir un Tribunal de Garantías, mínimo treinta días antes de la jornada
eleccionaria, que garantice la transparencia del proceso, el proceso eleccionario
estará a cargo de las directivas que se encuentran en ejercicio. En el proceso para
garantizar la presencia de todas las opciones, la asignación de cargos se hará por
15
4.
5.
6.
cociente electoral.
Verificación de requisitos: Antes de la elección, se debe verificar que los candidatos
a ocupar cargos cumplan con los requisitos establecidos en los estatutos de los
organismos comunales. Estos requisitos pueden incluir, por ejemplo, ser miembro
activo del OAC, tener una antigüedad mínima como miembro, no estar inhabilitado
legalmente, entre otros.
La presentación de candidaturas, los tiempos para la misma, la inscripción de
afiliados y sus tiempos, así como los mecanismos propios electorales, estarán fijados
por una Asamblea previa o por lo señalado estatutariamente: Los interesados en
postularse deben manifestar su disposición y presentar sus propuestas de trabajo y
motivaciones.
Campaña electoral: Luego de la presentación de las candidaturas, se puede llevar a
cabo un período de campaña electoral en el cual los candidatos pueden promover
sus propuestas y solicitar el apoyo de los miembros del OAC. Esto permite que los
miembros conozcan a los candidatos y sus propuestas antes de la votación.
1.1.1.1 ¿Cuál es el trámite para autorizar al representante legal de un OAC para
suscribir convenios solidarios?
1. Se deben fijar los lineamientos establecidos en los estatutos del Organismo de
Acción Comunal, a saber: Los montos máximos fijados por cada instancia comunal,
los del representante legal, los de la directiva o los que aprueba la Asamblea
General.
2. De todas maneras, para asumir los compromisos de firma de convenios o contratos,
se deben contar con las autorizaciones correspondientes y señalar expresamente en
las actas de las reuniones que se celebren, según sea el caso (Acta de Junta Directiva
o de Asamblea General).
3. Reunión de la Junta Directiva: La Junta Directiva del OAC debe convocar una reunión
para discutir y evaluar la autorización al representante legal para suscribir convenios
solidarios. En esta reunión, se deben presentar los argumentos y la propuesta de
autorización.
4. Evaluación de la propuesta: Durante la reunión de la Junta Directiva, se evaluarán
los beneficios y las implicaciones de autorizar al representante legal para suscribir
convenios solidarios en nombre del OAC. Se deben considerar aspectos como el
alcance de los convenios, los requisitos legales, los riesgos y las responsabilidades
asociadas.
5. La convocatoria a la reunión correspondiente, su asistencia y las actas con las
decisiones tomadas, serán debidamente registradas en las entidades
correspondientes.
Es importante tener en cuenta que este proceso puede variar dependiendo de los estatutos
y reglamentos internos de cada OAC, así como de las regulaciones locales y disposiciones
legales aplicables.
16
1.1.1.2 ¿Cuáles son los requisitos que necesitan para tramitar Registro Único Comunal
- RUC?
1. Resolución de la personería jurídica
2. Auto de reconocimiento del OAC
3. Correo electrónico de la Junta
4. Estatutos actualizados
5. Actas de Junta Directiva, Asamblea y comisiones de trabajo
6. Libro de afiliados
7. Libro de tesorería
8. Libro de inventarios
9. Certificado de cuenta bancaria
10. Registro único tributario RUT- DIAN con código 9499
11. Plan de Acción
NOTA: Para obtener el número de registro es suficiente con subir los tres primeros de la
lista; los demás documentos, también se deben escanear y subir a la plataforma, son
obligatorios para participar o aplicar a cualquiera de las convocatorias o programas que
oferta el ministerio del Interior, la Gobernación o la Alcaldía.
1.1.1.3 ¿Cuál es el proceso de intervención de vía que no es competencia de Invías?
Para eventos en los que la vía a intervenir no sea de competencia del Instituto, el OAC
deberá elevar la respectiva solicitud de autorización de intervención a la Alcaldía (vías
terciarias), Gobernación (vías secundarias), la cual deberá ser dirigida al OAC y deberán
quedar plasmadas las condiciones de entrega y recibo. Este permiso de intervención se le
debe solicitar a las secretarías de planeación o infraestructura.
Para esta etapa es importante considerar si el OAC o municipio cuentan con algún tipo de
diseño, levantamiento topográfico, estudio de suelo, entre otros, para que sea aportado
por parte de la comunidad al convenio solidario.
1.1.1.4 Requisitos y paso a paso para registrarse en SECOP II
Todos los convenios solidarios que celebren las entidades que manejan recursos públicos
deben estar registrados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP II-.
Esto significa que si una entidad pública celebra un convenio solidario, todo el proceso de
inscripción y firma por parte del OAC debe llevarse a cabo a través de este sistema. Esto,
asegura la transparencia en el proceso, el acceso a proveedores y el cumplimiento de los
requisitos legales, especialmente cuando se trata de la utilización de recursos públicos. Es
importante que tanto el representante legal como el OAC se registren en el SECOP de forma
independiente, para lo cual deben seguir estos pasos.
17
1. Registro:
-
Inscripción o creación de usuario y contraseña.
Cédula de ciudadanía del representante legal en medio magnético (PDF).
Ubicación del Organismo de Acción Comunal (municipio, departamento, vereda,
demás detalles).
Dirección del representante legal.
RUT del Organismo de Acción Comunal (OAC).
Correo electrónico al cual tenga acceso inmediato y que cuente con la respectiva
contraseña.
Número de teléfono.
2. Anexos que deben tener presentes y diligenciados para el proceso:
-
Documento de autorización para verificación de datos.
Constancia de persona natural no obligada a llevar contabilidad.
Lista de contratos del proveedor con el sector público o privado.
3. Pasos para el registro de persona natural:
-
Diligenciar la información que se solicita en la página.
Confirmar el registro en el correo electrónico.
Hacer click en el enlace enviado al correo electrónico.
Registre usuario y contraseña del OAC.
4. Paso a paso para vincular a una persona natural a una entidad:
Con este paso se vincula la cuenta de la persona natural, representante legal a la cuenta del
OAC. Para esto:
-
-
Vaya al sitio web diligencie el formulario y haga clic en "VALIDAR" y después en
“REGISTRAR”.
Proceda a indicar en “GENERAR CUESTIONARIO” y complete los apartados. Para este
paso se requiere la inscripción como persona natural del representante de los OAC,
o en su defecto tener autorización escrita del delegado, ya sea el secretario o
tesorero la persona que designe la asamblea de los OAC. Además del acta de
posesión como presidente del OAC, y acta de constitución y registro del OAC.
Verificar que el usuario fue creado exitosamente.
5. Pasos para la creación de una Junta de Acción Comunal
-
Desde la página de Colombia Compra Eficiente, se debe crear o solicitar acceso a
una entidad.
18
-
Verificar que el usuario fue creado correctamente, se requiere toda la información
que solicita la página, y luego se procede con el botón “VALIDAR”.
Verificar la información y para finalizar, dar click en “GENERAR FORMULARIO”, el
cual debe ser diligenciado en su totalidad, con los documentos solicitados.
Finalmente, buscar en la página el nombre de la persona natural “Junta de acción
comunal XXXX” para validar.
6. Paso a paso para suscribir un convenio en SECOP II y para firmar un convenio
Una vez iniciada la sesión, puede buscar el contrato/convenio que desea firmar
introduciendo el número de contrato o el título. Una vez que haya encontrado el
contrato/convenio, haga clic en el botón "Firmar contrato". Se le pedirá que introduzca su
firma digital. Una vez que haya introducido su firma digital, el contrato/convenio quedará
firmado y guardado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Vaya al sitio web de SECOP II y haga clic en el botón "Firmar contrato".
Introduzca su nombre de usuario y contraseña.
Haga clic en el botón "Buscar".
Introduzca el número o título del contrato.
Haga clic en el botón "Ver".
Haga clic en el botón "Firmar contrato".
Introduzca su firma digital.
Haga clic en el botón "Firmar".
El contrato quedará firmado y guardado.
A continuación, encontrará información adicional sobre la firma de contratos/convenios en
SECOP II:
-
Sólo puede firmar contratos que estén en estado "Pendiente de firma".
Debe tener una firma digital válida para firmar contratos en SECOP II.
Puede firmar contratos en nombre de otra persona si ha sido autorizado para ello.
En el siguiente enlace consulte un video con información sobe el paso a paso para la
inscripción de OAC en el SECOP II: https://www.youtube.com/watch?v=dLfgWc7jo50
1.1.1.5 Otros aspectos relevantes antes de la firma del convenio
Antes de la firma del convenio, el Invías analizará la información presentada por el OAC y
realizará una visita técnica al lugar de la obra en la cual establecerá el alcance técnico de la
intervención que se va a realizar.
Adicionalmente, es importante que el OAC conozca las condiciones y responsabilidades que
van a regir el convenio antes de proceder a la firma. Esto implica que conozca de forma
detallada la descripción del proyecto, el alcance de las obras, los resultados esperados, el
19
plazo, el valor y tipo de los aportes, la forma en que se harán los desembolsos, el manejo
de los recursos, las obligaciones, los riesgos y otras disposiciones que aseguren el
cumplimiento satisfactorio de lo pactado. Para esto es importante que el OAC conozca los
documentos del proceso, principalmente la minuta del convenio, el anexo técnico, el
estudio previo y análisis del sector.
Para mayor información sobre estos aspectos consulte la información, enlaces y otros
documentos que componen esta Caja de Herramientas, así como la cartilla que contiene la
información esencial sobre cada módulo.
1.1.2 Etapa contractual
Una vez el OAC haya entregado al Invías la totalidad de los documentos requeridos, las
partes firmarán el convenio solidario. En esta etapa, el OAC y el Invías aprueban y firman el
convenio mediante el SECOP II.
El convenio solidario debe firmarse entre el Invías y el OAC de acuerdo con la minuta. Tenga
en cuenta que es competencia del OAC y el Invías definir el alcance final de las obras a
ejecutar en el marco del convenio solidario suscrito, lo anterior con base en la utilización de
instrumentos técnicos e indicaciones del Invías para estos efectos.
Adicionalmente, es importante que el OAC tenga en cuenta que tiene la obligación de
constituir las garantías exigidas en la minuta del convenio. Estas serán explicadas con mayor
detalle en secciones posteriores de este documento. Igualmente, el OAC deberá crear una
cuenta bancaria de manejo conjunto entre su representante legal y el Invías, así como
presentar una certificación original del banco entre el momento de suscripción del convenio
y la firma del acta de inicio. Para mayor información sobre el proceso de apertura de esta
cuenta, así como los documentos y aspectos relacionados con este trámite consulte el
módulo 3.
1.1.2.1 Obligaciones del convenio solidario
Con la firma del convenio solidario, tanto el OAC como el Invías asumen obligaciones que
deberán cumplir en la ejecución.
1.1.2.1.1 Obligaciones de los OAC
Además de las derivadas de la esencia y naturaleza del convenio, la ley, las obligaciones y
condiciones señaladas en los estudios previos y demás documentos del proceso y de las
establecidas en el anexo técnico vigente durante la ejecución del convenio, el OAC se obliga
a:
20
1. Mantener los requisitos de idoneidad, existencia y personería jurídica durante el
plazo de duración del convenio solidario, por lo que, los OAC no podrán disolverse,
cancelarse o liquidarse en este periodo.
2. Cumplir con las condiciones establecidas en los estudios previos y demás anexos que
hacen parte integral del convenio.
3. Presentar en el momento de la firma del acta de inicio los soportes que demuestren
la vinculación de personal que haga parte de la comunidad a intervenir, el cual debe
contar con la aprobación del supervisor y/o interventor.
4. Realizar los aportes en especie que estén a su cargo.
5. Apropiar los recursos para la destinación prevista en el convenio.
6. Desarrollar el objeto del convenio en las condiciones de calidad, oportunidad, y
obligaciones definidas en los estudios y documentos soporte de la contratación.
7. Garantizar la calidad de los bienes y servicios prestados, de acuerdo con los estudios
y documentos soporte de la contratación.
8. Dar a conocer al Invías cualquier reclamación que indirecta o directamente pueda
tener algún efecto sobre el objeto del convenio o sobre sus obligaciones.
9. Abstenerse de adelantar cualquier manejo sobre los recursos sin contar con los
permisos emitidos por el Invías para estos efectos.
10. Contratar la mano de obra calificada y no calificada, así como cualquier otro servicio
que se requiera para la ejecución del convenio con los habitantes de la comunidad
beneficiada, entendida esta como los habitantes del barrio o vereda a la que
pertenece el OAC, acreditando a través de soportes documentales dicha
circunstancia ante el Interventor y/o Supervisor del Invías. Lo anterior en
cumplimiento del artículo 95 de la Ley 2166 de 2021.
Excepcionalmente, los organismos que acrediten la imposibilidad de dar
cumplimiento a esta obligación, en los casos que exista insuficiencia o inexistencia
de la totalidad del personal, podrán contratar con personas que no cumplan estas
condiciones, previa autorización del Invías.
La imposibilidad del cumplimiento de la obligación establecida deberá justificarse y
soportarse por parte del representante legal y aprobado por el supervisor y/o
interventor.
11. Reportar a la Interventoría y/o supervisor el personal vinculado al inicio del convenio
o los cambios en el personal vinculado para la ejecución del mismo, remitiendo los
soportes que lo acrediten.
12. Hacer uso de la cartilla de obras menores de drenaje y estructuras viales, los
manuales del Instituto Nacional de Vías y normatividad vigente aplicable para el
desarrollo de las obras.
13. En los procesos constructivos cumplir con las especificaciones técnicas y con la
realización de los ensayos a los materiales cumpliendo las especificaciones del Invías
vigentes y aplicables para tal efecto.
14. Si durante la ejecución del convenio, se presente renuncia por caso fortuito o fuerza
mayor, y no sea posible vincular a nuevo personal de la comunidad que cuente con
las mismas características, se podrá reemplazar con personas que no hagan parte
21
de la comunidad. Lo anterior deberá estar debidamente justificado, soportado y
avalado por el supervisor y/o interventor.
15. Dar cabal cumplimiento al pacto de transparencia y declaraciones de la carta de
presentación de intención. Durante la ejecución del Convenio, deberán observarse
las leyes y los reglamentos relativos a la materia.
16. Informar al Invías cuando ocurra una situación que implique una modificación del
estado de los riesgos existentes al momento de proponer o celebrar el convenio.
17. Comunicarle al Invías las circunstancias de cualquier tipo o índole que puedan
afectar la ejecución del convenio.
18. Durante la ejecución del convenio deberá observar las leyes y los reglamentos
relativos a Salud Ocupacional y Seguridad Industrial y tomar todas aquellas
precauciones necesarias para evitar que se produzcan en las zonas de sus
campamentos de trabajo, accidentes o condiciones insalubres; así como dotar a su
personal y asegurar el uso adecuado de los elementos de protección personal-EPP.
19. Cumplir con sus obligaciones laborales respecto del personal a su cargo, y con las
obligaciones tributarias y ambientales que le correspondan de acuerdo con su labor.
20. Informar a más tardar el tercer día hábil siguiente al momento en que se tenga
conocimiento del inicio de investigaciones penales, se impongan medidas de
aseguramiento o condenas proferidas en Colombia o en el extranjero en contra de
cualquiera de los directivos, representantes legales, asociados o integrantes del
OAC.
21. Presentar un informe detallado de manera semanal y mensual, respecto de las
labores realizadas hasta ese momento, incluyendo aspectos financieros, técnicos y
administrativos, así como otros que solicite por cualquier medio escrito físico o
digital avalados por el Interventor del convenio cuando el Invías lo requiera.
22. Atender los requerimientos, solicitudes y comentarios del interventor del convenio,
y asistir a las reuniones y visitas o recorridos a los que aquellos convoquen conjunta
o separadamente.
23. Llevar la contabilidad en libro separado o rubro especial y el seguimiento detallado
de la ejecución del convenio, y permitir su revisión y observación por parte del
interventor y/o supervisor del Invías.
24. Recibir el apoyo técnico, administrativo y financiero que brinde el Invías, y aplicarlo
en la ejecución del objeto y el alcance del convenio.
25. Contar con las respectivas autorizaciones, permisos o licencias necesarias para la
realización de las intervenciones a realizar objeto del convenio.
26. Realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todo prestador de un bien
o servicio, o tercero vinculado a la ejecución del convenio, no se encuentre
relacionado o provenga, de actividades ilícitas; particularmente, de lavado de
activos o financiación del terrorismo.
27. Para el giro de los recursos el OAC deberá presentar al interventor contratado por
el Invías, posterior a la aprobación en la plataforma SECOP II, certificación bancaria,
con la siguiente información: cuenta corriente o de ahorros, con indicación expresa
de ser cuenta de manejo conjunto a nombre del convenio, que genera rendimientos
financieros, y sin posibilidad de sobregiro, en la que se podrá disponer de los
22
recursos de manera electrónica y/o cheque y que requiere para el pago la
autorización del representante legal del OAC, del interventor contratado por el
Invías y del supervisor del contrato de interventoría. Mientras el Invías cumple con
los requisitos de selección de la interventoría, el director territorial tendrá la
obligación de abrir la cuenta de manejo conjunto a nombre del convenio, más no la
facultad de autorización de giros. Una vez seleccionado el interventor, la cuenta será
manejada por el representante legal del OAC, de la interventoría contratado por el
Invías y por el supervisor del contrato de interventoría.
28. Realizar la entrega de un informe final de ejecución de las obras avalado por la
interventoría, en el cual se indique la debida terminación de las obras objeto del
convenio y el cumplimiento de todas las obligaciones del mismo; soportado con: a)
Comprobante de reintegro al Tesoro Nacional de los recursos no ejecutados y de los
rendimientos financieros. b) Informe de cierre financiero del proyecto, al nivel de
detalle del presupuesto asignado por Invías. c) Constancia de cancelación de la
cuenta o instrumento financiero, constituido para administrar los recursos del
convenio solidario. Dicho informe con los soportes indicados debe radicarse en el
Invías -subdirección de vías regionales y subdirección financiera, dentro de los
noventa (90) días siguientes a la finalización del plazo de ejecución del respectivo
convenio.
29. Contar con profesional en Ingeniería civil o de Transporte y Vías, para lo cual, en la
ejecución del contrato, se deberá adjuntar copia de la tarjeta profesional y copia del
certificado de vigencia de matrícula profesional expedida por el Copnia o Consejo
Profesional de Ingeniería de Transportes y Vías de Colombia, en la respectiva rama
de la ingeniería, según corresponda, vigente.
1.1.2.1.2 Obligaciones del Invías
El INSTITUTO se obliga a:
1. Cumplir con las condiciones establecidas en los estudios previos y demás anexos que
hacen parte integral del convenio.
2. Fijar un cronograma con el OAC para la ejecución de las intervenciones a realizar en
el alcance del objeto del convenio.
3. Girar los recursos establecidos a cargo del INSTITUTO en la oportunidad y términos
indicados en el convenio.
4. Contar o disponer de personal técnico y administrativo - contable, para apoyar a los
OAC en la ejecución de las obras de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2 del
artículo 95 de la Ley 2166 de 2021.
5. Vigilar y garantizar que el personal que el OAC vincule para el desarrollo del proyecto
haga parte de la comunidad que se va a intervenir.
6. Designar un gestor técnico de proyecto de conformidad con lo establecido en el
manual de contratación del Invías se informar al OAC de dicha designación, una vez
sea aprobado por el director de Ejecución y Operación.
23
7. Contratar la interventoría responsable del seguimiento técnico, administrativo,
financiero y ambiental de las obras objeto del convenio.
8. Suministrar al OAC las especificaciones técnicas y los demás documentos, manuales
y cartillas técnicas necesarios para el cumplimiento del objeto convenido para la
ejecución de las obras.
9. En caso de que la vía objeto del presente convenio esté a cargo del INSTITUTO, este
permitirá al OAC la realización de las obras en la infraestructura vial a su cargo y las
recibirá al término de ejecución de las mismas mediante acta de entrega y recibo.
10. Acudir a la liquidación del convenio solidario en los términos contractuales y legales
para ello, o proceder con la liquidación unilateral cuando a ello haya lugar.
11. Las demás que en desarrollo del convenio sean requeridas.
1.1.2.1.3 Principales cláusulas del convenio solidario.
1. Objeto y alcance del convenio:
-
-
Establece el lugar en el cual se realizarán obras de mantenimiento y/o mejoramiento
vial en el marco del programa, así como la zona de influencia. Aclara la obligación
de que el OAC desarrolle el objeto de conformidad con las especificaciones y
características técnicas señaladas por el Invías, de acuerdo con la cartilla de obras
menores de drenaje y estructuras viales.
Además, las obras deben cumplir con las normas de ensayos de materiales para
carreteras y especificaciones generales de construcción para carreteras del Invías,
versión 2022.
El OAC y el Invías asumen los riesgos previsibles identificados en la matriz de riesgos.
Estos son aceptados por el OAC con la presentación de la carta de intención.
El alcance comprende las intervenciones establecidas en el anexo de
especificaciones técnicas. Además, el OAC debe revisar e implementar la cartilla de
obras menores de drenaje y estructuras viales.
La definición del alcance final de las obras se determina de manera conjunta entre
el OAC, la interventoría y el Invías.
2. Plazo del convenio a partir de la orden de inicio impartida por la subdirección de
vías regionales del Invías.
3. Valor del convenio (menor cuantía) y aportes de las dos partes
4. Apropiación presupuestal
5. Giro y manejo de los recursos
-
El OAC debe presentar certificación bancaria para el giro de los recursos.
24
-
Esta cláusula detalla las características de la certificación, así como las instrucciones
que debe seguir el OAC para el manejo adecuado de los recursos, así como las reglas
para la buena administración del giro o desembolso.
6. Forma de uso y disposición de los recursos por parte del OAC. Establece los
documentos soporte que debe aportar el OAC para validación del interventor, con
el fin de autorizar el uso de recursos necesarios para cumplir con obligaciones
adquiridas con terceros.
7. Obligaciones del OAC y del Invías
8. Vigilancia y control del convenio. Establece que el interventor contratado por el
Invías vigilará el cumplimiento de las obligaciones, así como de las actividades
técnicas, administrativas, financieras y ambientales de las intervenciones. Además,
designará un supervisor para el contrato de interventoría.
9. Conformación y funciones del comité técnico de seguimiento contractual y del
comité operativo.
10. Responsabilidades y sanciones.
11. Causales de terminación.
12. Cláusula penal.
13. Cláusulas excepcionales que se entienden incorporadas.
14. Multas.
15. Garantías: garantía de cumplimiento y garantía de responsabilidad civil
extracontractual.
16. Inexistencia de relación laboral entre el Instituto y el OAC y/o sus proveedores.
17. Cesión, subcontratación, liquidación y mecanismos de solución de controversias
contractuales.
18. Lugar de ejecución y domicilio contractual.
19. Documentos del convenio, suscripción y perfeccionamiento del convenio.
1.1.3 Etapa pos-contractual
Finalizada la ejecución de las obligaciones, y previa aprobación de la interventoría, el OAC y
el Invías firmarán el acta de entrega y recibo y procederán a la liquidación del convenio.
Durante esta etapa:
1. El OAC tendrá la obligación de acudir a la liquidación del convenio solidario, dentro
de los términos pactados en el mismo, para lo cual se establece un término máximo
de 10 meses.
2. Para la liquidación se exigirá al OAC la ampliación de la garantía, si es del caso, a fin
de avalar las obligaciones que éste deba cumplir con posterioridad a la extinción del
convenio.
25
3. Si el OAC no se presenta para efectos de la liquidación del convenio o las partes no
llegan a ningún acuerdo, el INSTITUTO procederá a su liquidación, por medio de
resolución motivada. Igualmente, si el OAC deja salvedades en la liquidación
bilateral, el Invías podrá liquidar unilateralmente en relación con los aspectos no
acordados.
4. Si al momento de liquidar el convenio se presentan excedentes de recursos en la
cuenta, el OAC junto con el interventor consignarán este valor a la cuenta que para
tal efecto disponga el INSTITUTO, informando el número y año del convenio, el
nombre del OAC y el concepto de la consignación, especificando el valor por
rendimientos y el valor por saldos de capital. El interventor y/o supervisor
verificarán el cumplimiento de esta obligación.
5. Realizar la entrega de un informe final de ejecución de las obras avalado por la
interventoría, en el cual se indique la debida terminación de las obras objeto del
convenio y el cumplimiento de todas las obligaciones de este. Este informe debe
estar soportado con los documentos señalados en la sección de obligaciones de los
OAC.
6. Entregar a la finalización del convenio las obras realizadas, mediante acta de entrega
y recibo a la interventoría y al Invías, garantizando su estabilidad y funcionabilidad,
so pena del inicio de las acciones legales que sean del caso. El Invías, se abstendrá
de recibir las obras objeto del convenio si se encuentran inconclusas o en
condiciones adversas.
7. El OAC será responsable de la reparación de todos los defectos que puedan
comprobarse con posterioridad al recibo definitivo de las obras del convenio, o si la
obra amenaza ruina en todo o en parte, por causas derivadas de fabricaciones,
replanteos, procesos constructivos, localizaciones y montajes efectuados por el y del
empleo de materiales, equipo de construcción y mano de obra deficientes utilizados
en la construcción. El OAC se obliga a llevar a cabo a su costa todas las reparaciones
y reemplazos que se ocasionen por estos conceptos. Esta responsabilidad y las
obligaciones inherentes a ella se considerarán vigentes por un período de garantía
de cinco (5) años contados a partir de la fecha del acta de recibo definitivo de las
obras. El OAC procederá a reparar los defectos dentro de los términos que el
INSTITUTO le señale en la comunicación escrita que le enviará al respecto.
1.1.4 Consecuencias derivadas del incumplimiento de las obligaciones
El cumplimiento de las obligaciones es fundamental para que la obra se ejecute de manera
adecuada, proteger los recursos públicos y que el convenio cumpla con el objetivo de
beneficiar a la comunidad. Para esto, el Invías designará un supervisor que velará porque el
OAC cumpla con sus obligaciones y contratará una interventoría que hará el seguimiento
jurídico, técnico, administrativo, financiero, social y ambiental del proyecto.
Es importante que el OAC tenga en cuenta que el incumplimiento de las obligaciones y
condiciones establecidas en el convenio y sus anexos puede generar multas y dar lugar a
26
que deba pagar al Invías un porcentaje del valor total del convenio, el cual se denomina
“cláusula penal”. Además, el Invías podrá hacer efectivas las garantías a las que haya lugar.
1.1.4.1 Sanciones
Sanciones a imponer en plazo de ejecución del contrato:
La imposición de las multas por parte de la administración, sólo se puede realizar en
vigencia del plazo de ejecución del contrato, con el fin de conminar al contratista a
su cumplimiento.
Sanciones a imponer posterior al término de ejecución y antes de la liquidación del
contrato:
La cláusula penal pecuniaria como sanción, es una cláusula indemnizatoria, es decir,
una estimación anticipada de perjuicios es una manera de blindar los dineros
públicos. Se sanciona por el porcentaje de obra dejado de ejecutar.
En caso de incumplimiento total o parcial del convenio, el OAC pagará al INSTITUTO
a título de estimación anticipada de perjuicios una suma equivalente al diez por
ciento (10%), del valor total del convenio. No obstante, el INSTITUTO podrá acudir
al juez competente para solicitar la indemnización integral de perjuicios causados si
estos superan el valor de la cláusula penal. La aplicación de la cláusula penal no
exime el cumplimiento de las obligaciones contractuales y podrá exigirse al OAC la
pena y la indemnización de perjuicios.
Procedimiento:
En el evento que un convenio esté en ejecución y el contratista no cumpla con alguna
de las obligaciones contractuales y exista un atraso representativo en la ejecución
de la obra, el supervisor o el interventor deberá proceder a presentar un documento
con los hechos que constituyen el presunto incumplimiento. con el informe
presentado a la entidad contratante en este caso el Invías, ya sea por el supervisor
o el interventor, la entidad puede dar aplicación a lo establecido en el artículo 86 de
la Ley 1474 de 2011, que dispone el inicio del respectivo procedimiento
administrativo sancionatorio.
Lo anterior, con el fin de que la oficina encargada de tener la facultad sancionatoria
proceda a convocar a audiencia tanto al contratista, como a la compañía
aseguradora. Esto, con el fin de que presenten los descargos y soliciten la práctica
de pruebas, si a ello hubiere lugar.
Frente a lo expuesto, debe precisarse que, durante el desarrollo del procedimiento
administrativo sancionatorio, es muy importante revisar la imputabilidad de las
causas que generaron el inicio del procedimiento. Para esto, se indica que la
imputabilidad es la responsabilidad que se prueba en las diferentes etapas del
27
procedimiento, ya sea del contratista o de la entidad, que puede presentarse, por
ejemplo, cuando no hace entrega oportuna al contratista de los estudios y diseños,
si así lo requiere la obra.
Luego de los descargos, la entidad procede a la práctica de pruebas ya sea las
requeridas por el contratista o las que la administración en este caso el Invías
considere pueda decretar para demostrar algún hecho que tenga parte dentro del
proceso sancionatorio que se adelanta.
1.1.4.2 Multas
Las multas son apremios al OAC para el cumplimiento de sus obligaciones y, por lo tanto,
no tienen el carácter de estimación anticipada de perjuicios, de manera que pueden
acumularse con cualquier forma de indemnización, en los términos previstos en el artículo
1600 del Código Civil.
En caso de que el OAC incurra en una de las causales de multa, el INSTITUTO puede
descontar el valor de la misma, la cual se tomará directamente de cualquier suma que se le
adeude al OAC, sin perjuicio de hacer efectiva la cláusula penal o la garantía de
cumplimiento del convenio.
1. El pago en cualquier forma, incluyendo la deducción de los valores adeudados al
OAC, realizado con fundamento en las multas impuestas, no exonera a éste de
continuar con la ejecución del convenio ni de las demás responsabilidades y
obligaciones que emanen del mismo.
2. En caso de que el OAC reincida en el incumplimiento de una o de varias obligaciones
se podrán imponer nuevas multas.
3. Para efectos de la imposición de las multas el Salario Mínimo Diario o Mensual
Vigente, será aquel que rija para el momento del incumplimiento del convenio.
4. El monto de ninguna de las sanciones asociadas a cada causal de multa, aplicada de
forma independiente, podrá ser superior al 5% del valor del convenio,
particularmente frente a aquellas que se imponen de forma sucesiva. Lo anterior,
sin perjuicio de que se inicie un nuevo procedimiento sancionatorio para efectos de
imponer nuevas multas.
5. El procedimiento aplicable para la imposición de multa será el establecido en el
artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
6. Una vez advertido el presunto incumplimiento, el interventor y/o supervisor de la
entidad Estatal, podrá otorgar al OAC un plazo prudencial de hasta 15 días
calendario para que lo corrija. Una vez vencido dicho plazo, si el OAC persiste en el
incumplimiento, se procederá con el proceso de imposición de multa.
Si durante la ejecución del convenio se generaran incumplimientos del OAC, se causarán las
siguientes multas.
28
Causales:
1. Por atraso o incumplimiento del cronograma de obra, imputable al OAC, se causará
una multa equivalente al cero punto cinco (0,5%) del valor del convenio, por cada
día calendario de atraso.
2. Por no mantener en vigor, renovar, prorrogar, obtener para la etapa siguiente,
corregir o adicionar las garantías, en los plazos y por los montos establecidos en la
cláusula vigésima primera, de acuerdo al convenio inicial o sus modificaciones, se
causará una multa equivalente al uno (1%) del valor del convenio, por cada día
calendario de atraso en el cumplimiento; sin perjuicio de que con esta conducta se
haga acreedor a otras sanciones más gravosas.
3. Si el OAC no entrega la información completa que le solicite el Interventor del
INSTITUTO, que se relacione con el objeto del convenio, dentro de los plazos y en
los términos de cada requerimiento, se causará una multa equivalente al cero punto
dos (0,2%) del valor del convenio. Estas multas se causarán sucesivamente por cada
día de atraso, hasta cuando el OAC demuestre que corrija el incumplimiento
respectivo a satisfacción del interventor y/o supervisor del instituto.
4. Por atraso imputable al OAC en la firma del acta de inicio o no iniciar la ejecución en
la fecha pactada, se causará una multa diaria equivalente al cero punto tres (0,3%)
del valor del convenio, por cada día calendario de atraso. Igual sanción se aplicará
en caso de que el OAC no inicie efectivamente con la ejecución del Convenio en la
fecha acordada.
5. Por atraso en la entrega final de la obra, el OAC se hará acreedor a una multa
equivalente al uno (1%) del valor del convenio, por cada día calendario de atraso.
6. Por incumplir las órdenes dadas por la interventoría, el OAC se hará acreedor a una
multa equivalente al cero punto tres (0,3%) del valor del convenio, por cada orden
incumplida.
7. Por incumplir el ofrecimiento otorgado en cuanto a los aportes a realizar, el OAC se
le impondrá una multa equivalente al cero punto cinco (0,5%) del valor del convenio,
por cada día calendario de atraso en el cumplimiento de dicha obligación.
8. Por cambiar el personal presentado a la interventoría, sin la aprobación previa de
esta, al OAC se le impondrá una multa equivalente al cero punto cinco (0,5%) del
valor del convenio.
9. Por atraso en el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la seguridad
social, parafiscales, o pago de salarios o honorarios de alguno o algunos de sus
empleados o contratistas, el OAC se le impondrá una multa equivalente a un (1)
salario mínimo diario legal vigente, por cada día calendario de atraso en el
cumplimiento de dicha obligación.
1.2 Garantías
1.2.1 Garantía de cumplimiento
29
Para cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento, el OAC deberá presentar la
garantía de cumplimiento en original al Invías dentro de los tres (3) días hábiles siguientes
contados a partir de la firma del convenio y requerirá la aprobación del Invías.
El OAC está obligado a restablecer el valor de la garantía cuando ésta se vea reducida por
razón de las reclamaciones que efectúe el Invías, así como a ampliar las garantías en los
eventos de adición, prórroga y/o suspensión del convenio. El no restablecimiento de la
garantía por parte del OAC o su no adición, prórroga y/o suspensión, según el caso,
constituye causal de incumplimiento del convenio y se iniciarán los procesos sancionatorios
a que haya lugar.
1.2.1.1 Amparo de cumplimiento general del convenio
El amparo de cumplimiento general es una de las coberturas de la garantía de
cumplimiento. Tiene por objeto cubrir a la entidad pública asegurada de cumplimiento
general del convenio y el pago de las multas y la cláusula penal pecuniaria que se le
impongan.
Debe estar vigente hasta la liquidación del convenio. El valor asegurado corresponderá al
veinte por ciento (20%) del valor total del convenio.
1.2.1.2 Amparo de estabilidad y calidad de las obras ejecutadas y período de garantía
El OAC será responsable de la reparación de todos los defectos que puedan comprobarse
con posterioridad al recibo definitivo de las obras del convenio o si la obra amenaza ruina
en todo o en parte, por causas derivadas de fabricaciones, replanteos, procesos
constructivos, localizaciones y montajes efectuados por él y del empleo de materiales,
equipo de construcción y mano de obra deficientes utilizados en la construcción. El OAC se
obliga a llevar a cabo a su costa todas las reparaciones y reemplazos que se ocasionen por
estos conceptos. Esta responsabilidad y las obligaciones inherentes a ella se considerarán
vigentes por un período de garantía de cinco (05) años contados a partir de la fecha del acta
de recibo definitivo de las obras. El OAC reparará los defectos dentro de los términos que
el Invías le señale en la comunicación escrita que le enviará al respecto.
Si la inestabilidad de la obra se manifiesta durante la vigencia del amparo de la garantía y el
OAC no realiza las reparaciones dentro de los términos señalados, el Invías podrá hacer
efectiva la garantía de estabilidad estipulada en el convenio. Así mismo, el OAC será
responsable de los daños que se causen a terceros como consecuencia de las obras
defectuosas durante el período de garantía.
Si las reparaciones que se efectúen afectan, o si a juicio del Invías, existe duda razonable de
que puedan llegar a afectar el buen funcionamiento o la eficiencia de las obras o parte de
ellas, el Invías podrá exigir la ejecución de nuevas pruebas a cargo del OAC mediante
30
notificación escrita que le enviará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la
entrega o terminación de las reparaciones.
1.2.1.3 Amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones
laborales.
El amparo de pago de salarios es una de las coberturas de la garantía única de
cumplimiento. Tiene por objeto cubrir a la entidad pública asegurada de los perjuicios que
se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales del
contratista, frente al personal requerido para la ejecución del contrato amparado.
El valor asegurado no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del convenio.
Debe estar vigente por el plazo del convenio y tres años más. Este último periodo
corresponde al tiempo que la legislación laboral ha establecido para la prescripción de las
acciones judiciales que se encuentran en cabeza de los trabajadores. Decreto 1082 de 2015,
Artículo 2.2.1.2.3.1.7.
1.2.2 Garantía de responsabilidad civil extracontractual
El OAC deberá contratar un seguro que ampare la responsabilidad civil extracontractual de
la entidad. En esta póliza solamente se podrán pactar deducibles con un tope máximo del
diez por ciento (10%) del valor de cada pérdida sin que en ningún caso puedan ser
superiores a dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Este seguro deberá constituirse y presentarse para aprobación del INSTITUTO, dentro del
mismo término establecido para la garantía única de cumplimiento. Las franquicias,
coaseguros obligatorios y demás formas de estipulación que conlleven asunción de parte
de la pérdida por la entidad asegurada no serán admisibles. El OAC deberá anexar el
comprobante de pago de la prima del seguro de responsabilidad civil extracontractual.
1.3 Responsabilidad y moralidad en el manejo de los recursos
Con la implementación de la Ley 2166 de 2021, en concordancia con el artículo 15 del
Decreto 142 de 2023, los Organismos de Acción Comunal tienen la potestad de suscribir
convenios solidarios para la ejecución de obras públicas hasta la menor cuantía con
entidades del Estado.
Aunado a lo anterior, y con base en el artículo 100 y 101 de la Ley 2294 de 2023 (Ley del
Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026) que crean las asociaciones público populares y las
asociaciones de iniciativa público popular como mecanismos de contratación que
fortalecen la participación de actores de la economía popular. E l gobierno nacional, a través
del sector transporte, logró la destinación de importantes recursos a cargo del Presupuesto
General de la Nación, con el fin de financiar obras de infraestructura vial de carácter social
y regional, en el marco del programa de Caminos Comunitarios de la Paz Total, cuyo
31
propósito es mejorar las condiciones de transitabilidad , movilidad y conectividad
sostenible para el desarrollo de las comunidades en las diferentes regiones del país.
Con base en las normas de carácter especial que rigen a los OAC y atendiendo a las
responsabilidades asumidas por éstas al momento de suscribir convenios solidarios, es
necesario tener en cuenta algunas consideraciones:
1. Los OAC adquieren la calidad de parte al momento de suscribir el convenio, en
consecuencia, asumen la totalidad de las obligaciones descritas en el mismo, las cuales
son asumidas por la organización comunal a través de su representante legal; quien, de
acuerdo con lo estipulado en los estatutos internos, dispone de la delegación para la
firma de convenios, y sus actuaciones están enmarcadas en el cumplimiento de la ley y
la debida diligencia.
2. Los OAC, a través de su representante legal, se constituyen como ejecutores del gasto
del convenio, en consecuencia, deberán emplear de manera óptima los recursos
asignados y todos los medios proporcionados, como garantizar el adecuado manejo de
la cuenta bancaria destinada de manera exclusiva para la ejecución del convenio, una
vez sea designado el interventor.
3. Los OAC deberán llevar de manera ordenada y cumplida los registros, libros y demás
documentos que se tramiten con ocasión de la ejecución del convenio, los cuales se
consideran como documentos públicos amparados bajo la presunción de autenticidad y
legalidad, constituyéndose como medio probatorio ante cualquier autoridad.
4. Como parte de los compromisos adquiridos, los OAC deben cumplir con lo pactado en el
convenio y estar dispuestos a las solicitudes que requieran las autoridades, organismos
de control y veedurías. En consecuencia, todas las actuaciones de los OAC y de su
representante legal deberán estar sujetas al enfoque de la moralidad y cuidado en los
recursos públicos.
5. Así mismo, el convenio tiene un carácter vinculante frente a aquellas personas
contratadas de manera directa o indirecta y que participen en la ejecución del mismo,
para la cual el OAC debe garantizar la debida diligencia en la selección del personal que
intervenga en la ejecución del convenio, bajo los presupuestos democráticos, de
idoneidad, equidad y justicia .
Al respecto se debe considerar que la Ley 2166 de 2021, define principios rectores para las
organizaciones comunales que son criterios orientadores para el correcto y adecuado
ejercicio de la administración comunal. Tal como lo describe en el artículo 18 de la norma
citada el principio de transparencia implica que : “… todas las actuaciones de los OAC , serán
de conocimiento público de sus afiliados y de la comunidad …”. La mencionada norma
aclara que el representante legal y los miembros de la junta directiva deberán garantizar el
derecho a conocer las gestiones, actividades, acuerdos y documentos que se tramiten al
interior y fuera del Organismo. Este principio deberá ser aplicado junto con lo establecido
por dicha ley con respecto al principio de publicidad.
32
En consecuencia, al momento de suscribir y ejecutar un convenio solidario en el marco del
programa Caminos Comunitarios de la Paz Total, los OAC deberán propender por adelantar
todos los procesos de socialización con la comunidad, así como las gestiones y trámites
derivados del convenio, incluyendo lo relacionado con el objeto, los recursos y el
cumplimiento de las obligaciones.
Al respecto, cabe precisar que al momento de suscribir el convenio el OAC, a través de su
representante legal, adquiere la calidad de parte. Por consiguiente, el organismo comunal
se convierte en sujeto de deberes y obligaciones y deberá cumplir todas y cada una de las
obligaciones pactadas, especialmente en lo relacionado con el manejo adecuado del
presupuesto. Dado que se trata de dineros del estado consignados en una cuenta bancaria
oficial con destinación específica, los desembolsos serán tramitados cumpliendo las normas
bancarias y demás requisitos legales pertinentes para sufragar la totalidad de los gastos de
la obra. En consecuencia, los OAC, como encargados de administrar los recursos públicos,
asumen una alta responsabilidad y un deber de diligencia, y deben cumplir con los principios
de la contratación pública como el de transparencia, economía y responsabilidad.
Así mismo, los OAC deberán asumir con rigurosidad los procedimientos, enmarcados en los
principios y valores comunales, que se extienden a los todos los miembros de la comunidad,
especialmente en cabeza de su representante legal y la junta directiva, ya que el
incumplimiento o la desviación en la actuación de alguno de sus miembros conduciría a la
imposición de sanciones al interior del organismo, como es el caso de su desafiliación.
Las conductas reprochables que describe el literal a) del artículo 28 de la Ley 2166 de 2021
se constituyen en causales de desvinculación del OAC. Algunas de estas conductas incluyen
la apropiación, retención o uso indebido de los bienes, fondos, documentos, libros o sellos
de organismos. Además, las sanciones individuales serán aplicadas sin perjuicio de las
consecuencias derivadas para el organismo, lo cual incluye posibles afectaciones en la
personería jurídica del OAC, así como el posible traslado o comunicación de la información
a los órganos de control ante la presencia de potenciales conductas constitutivas de
investigaciones de carácter fiscal, administrativo o penal.
Con el fin evitar conductas lesivas o eventos que atenten contra los recursos del Estado en
el marco del convenio, se plantea que la correcta administración pública implica la
moralidad en la ejecución y administración de los recursos públicos, esto integra dos
premisas: la conciencia social y el bienestar colectivo. Estos conceptos deben ser apropiados
por toda la comunidad, y están encaminados a la implementación de acciones preventivas
de control en la gestión y la conciencia social de lo público, especialmente con ocasión a las
labores atribuibles a los encargados de disponer de los recursos.
Para el caso concreto de los convenios solidarios, la responsabilidad en el manejo de los
recursos públicos no sólo es atribuible a los servidores públicos intervinientes, pues los
particulares o miembros de los OAC asumen de manera especial y excepcional la
administración y custodia de los recursos públicos, y en consecuencia serán también
33
responsables de su manejo inadecuado o pérdida. Por tal motivo, se debe propender por
una cultura de la legalidad en lo público, mediante el despliegue de conductas y acciones
inequívocas de transparencia, con el objeto de generar y propiciar buenas y mejores
prácticas administrativas que generen confianza, a fin de fortalecer las gestiones al interior
de los OAC.
Así mismo, se debe dar cumplimiento a las condiciones y tiempos estipulados en el
convenio, con el fin de garantizar el oportuno cumplimiento del objeto. Entre estos, se
destaca el desembolso oportuno de los recursos, para sufragar los gastos directos y
administrativos, y tramitar los diferentes pagos y desembolsos, evitando moras o retrasos
injustificados que posteriormente ocasionan acciones legales de los proveedores o
acreedores.
En conclusión, las partes deben propender por un adecuado manejo del presupuesto y de
los bienes públicos, los cuales buscan satisfacer las necesidades de la comunidad; en
consecuencia, todos los miembros del OAC están llamados a tener una posición vigilante y
de garantes, con el fin de lograr una administración adecuada y el cabal cumplimiento de
principios como el de transparencia.
2. Otros recursos (Anexos a la Caja)
Para acceder a los documentos puede consultar el siguiente enlace:
https://rb.gy/wdukx
1. Modelo de Minuta del convenio (Versión 14 de septiembre 2023).
2. Paso a paso para inscripción en línea del RUT. Acceda al sitio web de la DIAN (Dirección
de Impuesto y Aduanas de Colombia): WWW.DIAN.gov.co
3. Consulte el siguiente enlace sobre los pasos para la inscripción Pre-RUT en línea para
OAC: https://www.youtube.com/watch?v=Z-2ENLHEoM8
4. Instructivo RUC.
5. Paso a Paso registro SECOP II – INVÍAS.
6. El tutorial paso a paso para la inscripción de OAC en la plataforma SECOP II puede ser
consultado en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=dLfgWc7jo50
7. Lista de chequeo de documento para firma del convenio – INVÍAS.
8. Modelo de estudios previos.
9. Modelo de análisis del sector.
10. Modelo de anexo técnico.
11. Modelo de matriz de riesgos.
12. Modelo de matriz de presupuesto.
13. Requerimientos de revisión de vías – INVÍAS.
14. Responsabilidad y moralidad pública de los OAC.
15. Resolución 358 de 2023 Colombia Compra Eficiente- Documentos Tipo convenios
solidarios.
34
16. Procedimiento de reconocimiento, suspension o cancelación de la personería jurídica
y otras novedades de las organizaciones comunales de tercer y cuarto grado.
35
36
II. APRENDAMOS CÓMO EJECUTAR LAS OBRAS DE UN CONVENIO SOLIDARIO: Módulo
técnico.
Antecedentes
Este módulo trata sobre las diferentes actividades de mejoramiento y mantenimiento vial
que deben tener en cuenta los Organismos de Acción Comunal, con el fin de obtener un
resultado efectivo, duradero y que cumpla con los objetivos y alcance de los convenios
suscritos con el Invías. Incluye contenidos relacionados con las obras tipo que desarrollarán
los organismos en el marco del programa CCPT, tales como placa huella, alcantarillas, box
curvert, cunetas, muros, entre otros.
De acuerdo con lo expuesto anteriormente, el Invías es la entidad responsable de expedir
los lineamientos y brindar apoyo y orientación a los OAC para llevar a cabo estas obras de
manera adecuada, siguiendo las especificaciones técnicas relacionadas con la
infraestructura del modo de transporte carretero, de acuerdo con las cartillas, manuales,
instructivos, formatos, guías y demás documentos técnicos disponibles desarrollados por la
entidad.
1. Herramientas del módulo técnico
1.1. Diferentes roles de operación en las obras del programa CCPT con los organismos
participantes
Los organismos participantes, junto con el Instituto y la interventoría, deberán realizar la
revisión e implementación del contenido de la cartilla de obras menores de drenaje y
estructuras viales, con el fin de llevar a cabo de manera oportuna las demás actividades.
a. Previo a la ejecución de las obras, los organismos participantes deberán efectuar
todas las gestiones, sociales, prediales y ambientales necesarias y debidamente
autorizadas, para adelantar el desmonte y limpieza de zonas no boscosas, la
remoción y disposición de materiales provenientes de dicha actividad, la remoción
de tocones y raíces, la tala de árboles, el aprovechamiento forestal, entre otros.
b. Los organismos participantes, bajo la supervisión de la interventoría y con el previo
cumplimiento de todos los requerimientos ambientales, sociales y prediales,
realizará el desarrollo de las obras como placa huellas, obras de drenaje, obras de
contención.
c. Los organismos participantes, deberán presentar un informe detallado de manera
semanal y mensual, respecto de las labores realizadas hasta ese momento,
incluyendo aspectos financieros, técnicos y administrativos.
37
1.2. ¿Qué obras se realizarán a través del programa de Caminos Comunitarios de la Paz
Total?
Las intervenciones en las vías regionales y caminos ancestrales que hacen parte del
programa Caminos Comunitarios de la Paz Total, corresponden a mejoramiento y
mantenimiento.
1. Mejoramiento: Incluye cambios en una infraestructura de transporte con el
propósito de mejorar sus especificaciones técnicas iniciales. Comprende entre
otras, las actividades de: ampliación de calzada, construcción de nuevos carriles,
rectificación (alineamiento horizontal y vertical), construcción de obras de drenaje
y sub-drenaje (filtros, cunetas, box culvert, construcción de bateas y alcantarillas),
construcción de placa huella, estructura del pavimento, estabilización de
afirmados, tratamientos superficiales o riego, señalización vertical, demarcación
lineal, construcción de afirmado, estabilización de taludes mediante obras menores
de contención como gaviones, entre otras.
2. Mantenimiento rutinario: Actividades destinadas a reparar o reponer situaciones
de deterioro que se producen en la carretera, tales como: limpieza de obras de arte
(alcantarillas, box culvert, cunetas) y rocería manual.
1.3. Identificación de problemas sobre el corredor que afectan la transitabilidad
1. Problemas en el manejo de aguas: Las aguas lluvias, afluentes o cuerpos de agua
presentes en la vía pueden aumentar el deterioro de las carreteras o interrumpir su
tránsito
2. Problemas de superficie de rodadura: Uso de materiales inadecuados para el
mejoramiento de la vía o instalación de materiales sin especificaciones técnicas que
generen problemas de transitabilidad ante condiciones atmosféricas extremas
3. Problemas de estabilizaciones de taludes: Pérdida de banca y derrumbes que
impiden la transitabilidad del tramo vial dificultando el paso de manera parcial o
total.
4. Problemas con altas pendientes: Tramo vial con alta pendiente que requiere de
sobre esfuerzo vehicular para ascender dificultando el paso de manera parcial o
total.
1.4. Posibles soluciones para desarrollar por parte de los organismos en el marco del CCPT
1.4.1. Soluciones basadas en actividades de mantenimiento:
Sin perjuicio de las diferentes soluciones planteadas en este módulo, correspondiente a los
mantenimiento rutinarios, estas deben ser complementadas con otras soluciones como son
la instalación de señales, remoción de derrumbes y otras de carácter técnico.
38
1.4.1.1 Rocería manual
La actividad de rocería consiste en eliminar de manera selectiva la vegetación en las zonas
laterales de la vía con el fin de mejorar la visibilidad. Su fin es limpiar y despejar terrenos o
áreas de vegetación no deseada, como hierbas, arbustos, maleza y pequeños árboles.
¿Qué herramientas y equipo se requieren?
Se puede realizar con el uso de herramientas manuales como el machete o con el uso de
guadaña. En el primer caso, se requiere contar con las siguientes herramientas:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Machete
Lima
Pica
Pala
Rastrillo
Fumigadora
Carretilla
Guadaña
Azadón
Tijeras de jardinería
Compactador manual (pisón) o mecánico (rana o saltarín)
¿Qué materiales debemos utilizar?
Para esta actividad se deben utilizar los siguientes materiales:
●
●
●
●
Pantallas en tela o poli sombra para frenar el material.
Gasolina mezclada con aceite.
Nylon y cuchilla.
Costales (para recoger los residuos de la rocería).
¿Qué elementos de protección personal debemos utilizar?
Para la actividad de rocería se deben utilizar los siguientes elementos de protección
personal:
● Pechera.
● Chaleco.
● Capucha.
● Protector Testicular (personal masculino).
● Overol o pantalón y camisa manga larga en Drill, (el pantalón se debe usar por
fuera de la bota).
● Calzado de seguridad. (Botas de caña alta y con puntera de seguridad).
● Casco careto con protección frontal.
39
Uso de filtro solar.
Delantal de cuero.
Respirador con filtro para vapores orgánicos cuando se usan abonos o químicos
tales como pesticidas.
● Guantes, (usar guantes de carnaza para labores de rocería mecánica, para rocería
manual se deben usar guantes de hilo con puntos de PVC).
● Arnés para la guadaña.
● Para rocería mecánica con uso de guadaña, se deben usar canilleras, fabricadas en
plástico de alta densidad, fibra de vidrio o PVC.
●
●
●
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
1. Se deben preparar e inspeccionar las herramientas a utilizar con el fin de garantizar
que se encuentren en adecuadas condiciones (machete, guadaña, elementos de
protección, etc.)
2. Se debe delimitar la zona donde se realizarán los trabajos señalizándola en debida
forma.
3. Es fundamental revisar el área de trabajo, con el objetivo de identificar posibles
objetos o materiales que puedan ser expulsados a la hora de usar la guadaña. Se
deben retirar o proteger cables que se encuentren en la zona de trabajo, teniendo
la precaución de mantener una distancia de por lo menos un (1) metro para realizar
el corte de pasto o remoción de maleza.
4. Cuando se trabaje cerca de vías, personas o instalaciones deben colocar pantallas
y/o poli sombra como elemento de protección.
5. Se debe recoger la maleza o hierba en carretillas, clasificando residuos producto de
la actividad de rocería.
Recomendaciones para una apropiada rocería manual
La rocería manual realizada con machete debe seguir las siguientes recomendaciones:
1. Revisar que la hoja, cacha y funda del machete estén en buenas condiciones. El
machete se debe afilar como máximo el 50% de su longitud total contada desde la
punta.
40
2. Para afilar el machete tenga en cuenta que debe hacerlo con movimiento hacia
afuera y apoyado en una superficie fija, usando limas con mango. Nunca guarde la
lima con el machete en la funda.
3. Para afilar el machete tenga en cuenta que debe hacerlo con movimiento hacia
afuera y apoyado en una superficie fija, usando limas con mango. Nunca guarde la
lima con el machete en la funda.
4. No se debe trabajar lloviendo, ya que los guantes y la cacha se mojan, el piso se pone
liso generando riesgo a un accidente. Nunca amarre el machete a la mano.
Recomendaciones para la rocería con uso de guadaña
Cuando la rocería se realiza con el uso de guadaña se deben seguir las siguientes
recomendaciones:
1. Se debe sujetar la guadaña con la mano derecha en el asa del gatillo
y con la mano izquierda en el asa izquierda. Se deben apoyar ambos
pies y mantener en todo momento el equilibrio.
2. Ajustar la correa de hombro hasta situar la guadaña en una posición de trabajo
cómoda y de forma que la correa reduzca el riesgo de contacto del operario con los
hilos. Sujetar firmemente la guadaña con ambas manos mientras trabaja agarrando
con fuerza ambas asas. Como elemento de corte use preferiblemente el polimatic
(YOYO) con Nylon.
3. Use cuchilla solo para corte de pastos duros de no más de 15 centímetros de altura
y con diámetros menores de 5 milímetros. Malezas diferentes requieren de uso de
disco. Nunca utilice cable metálico en vez de nylon. Verifique que el nylon tenga
igual longitud a ambos lados.
4. Cuando requiera detener el motor, primero deje que la guadaña gire sobre una zona
de maleza tupida hasta que se haya detenido completamente.
41
1.4.1.2 Bacheo manual
¿En qué consiste el bacheo manual?
Consiste en la reparación de las condiciones de la vía que ha sido afectada en su superficie
y presenta huecos, baches o desniveles por causa del deterioro y desgaste por el tránsito
de vehículos y la erosión ocasionada por las condiciones climáticas de cada lugar.
¿Qué herramientas y equipo se requieren?
Para la actividad de bacheo manual se requiere contar con las siguientes herramientas:
● Pala.
● Pica.
● Carretilla.
● Compactador manual (pisón) o mecánico (rana o saltarín).
¿Qué materiales debemos utilizar?
● Agregados pétreos (afirmado o recebo).
● Agua.
¿Qué elementos de protección personal debemos usar?
Para la actividad de bacheo manual con afirmado se deben utilizar los siguientes elementos
de protección personal:
● Casco y gafas.
● Chaleco.
● Tapabocas.
● Overol o pantalón y camisa manga larga en drill.
● Señales preventivas.
● Cinta de precaución.
● Calzado de seguridad.
● Uso de filtro solar.
● Guantes.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
42
Cada vez que se inicie la actividad de bacheo con afirmado se deben seguir los siguientes
pasos:
1. Adecuar el área por reparar en forma cuadrada o rectangular, incluyendo un exceso
más o menos de 20 cm a cada lado, y generando paredes con alguna inclinación
hacia el fondo de la excavación, hasta abarcar todo el espesor del afirmado.
2. En el caso de que en el fondo de la excavación se encuentren suelos blandos o muy
húmedos, se debe determinar su causa, ya sea incrementando la profundidad de la
excavación o implementando formas de drenar el agua presente. Se compactará el
fondo de la excavación.
3. Se extenderá en una sola capa el material de relleno en la excavación, añadiendo la
cantidad de agua necesaria y se procederá a compactar con pisón o compactador
mecánico, como mínimo. El material compactado deberá quedar al mismo nivel del
resto del afirmado, y respetar sus pendientes longitudinales y transversales.
4. Se limpia el área de trabajo y se transportan y disponen en un sitio aprobado todos
los materiales sobrantes y de desecho. Durante la ejecución del trabajo, los
procedimientos que se utilicen no deberán afectar adversamente el afirmado u
otros elementos de la carretera.
1.4.1.3 Limpieza de obras de drenaje (encole y descole)
¿En qué consiste?
Configuran un sistema que se destina a recibir y encauzar el agua para evacuarla de la vía.
De no hacerlo, la vía en material granular o afirmado, puede deteriorarse prematuramente,
pues el agua lluvia cuando fluye por la calzada arrastra el material granular y produce su
pérdida, ocasiona surcos por erosión, genera pérdidas de la pendiente transversal, provoca
la aparición de baches y de otros daños similares. En carreteras pavimentadas, el agua
también contribuye inicialmente al deterioro superficial y cuando se tienen fisuras o grietas
43
en la superficie, el agua penetra al interior de las capas estructurales del pavimento y se
producen baches y deformaciones de diversa índole.
Esta actividad consiste entonces en la limpieza y mantenimiento de las obras de drenaje
que hacen parte de la vía, dentro de las cuales podemos identificar: las cunetas (revestidas
y no revestidas), las alcantarillas, las zanjas de coronación (ubicadas en la parte superior de
los taludes), disipadores de energía (canales con gradas que conducen el agua), bateas,
muros, gaviones, pontones. El buen estado de funcionamiento de estas estructuras
garantiza el adecuado manejo de las aguas lluvias y de escorrentía sobre la vía.
¿Qué herramientas y equipo se requieren?
Para la actividad de limpieza de obras de drenaje se requiere contar con las siguientes
herramientas:
● Pala.
● Azadón.
● Balde.
● Cepillo.
● Cincel.
● Escalera.
● Escoba.
● Hacha.
● Rastrillo.
● Pisón.
● Pica.
● Carretilla.
● Compactador manual (rana).
¿Qué materiales debemos utilizar?
Se utiliza principalmente material de afirmado o material de préstamo para actividades
como reconformación de cunetas, entre otros. Para las labores de limpieza de señales e
infraestructura vial, se utilizan materiales como agua, jabón y pintura. Para realizar labores
de reparación de obras de drenaje y otras estructuras, utilizan madera y alambre de
amarre.
¿Qué elementos de protección personal debemos utilizar?
Para la actividad de limpieza de obras de drenaje se deben utilizar los siguientes elementos
de protección personal:
● Casco y gafas.
● Chaleco.
● Tapabocas.
● Overol o pantalón y camisa manga larga en drill.
● Señales preventivas.
● Cinta de precaución.
● Calzado de seguridad.
44
● Uso de filtro solar.
● Guantes.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
De acuerdo con el tipo de obra se debe desarrollar la limpieza así:
1.4.1.4 Limpieza de bermas y taludes
¿En qué consiste?
Un talud es un parámento o superficie inclinada que limita lateralmente un corte o un
terraplén. La actividad consiste en retirar basura, piedras, desperdicios, toda vegetación
que crezca en taludes, terraplenes y obstáculos como pequeños derrumbes que estén
dentro del área de derecho de vía, permitiendo el buen funcionamiento de las obras de
drenaje, una buena visibilidad a los conductores y facilidad para la circulación de los
usuarios, con comodidad y seguridad.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
Recorrer los tramos de la carretera retirando elementos extraños, piedras, recogiendo
basuras y realizando labores de rocería y desmonte manual en los bordes, hasta llegar al
límite de la franja que corresponde al derecho de vía. Recorrer nuevamente el tramo
intervenido para verificar que haya quedado libre de materiales extraños.
1.4.1.5 Mantenimiento box culvert
45
¿En qué consiste?
En realizar la inspección y remoción manual de cualquier material extraño, depósitos
sedimentados y vegetación que obstruyan el flujo del agua a través de la estructura.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
1. Retirar basura, piedras, sedimentos y vegetación que se encuentren en el interior
de los elementos, en la entrada y salida del box culvert.
2. Llevar a cabo inspecciones visuales periódicas para identificar posibles daños o
deformaciones en la estructura del box culvert. Esto puede incluir la revisión de las
paredes, la losa superior, las aletas y las conexiones del box culvert.
3. Revisar y controlar cualquier erosión o socavación en el área circundante al box
culvert. Esto puede incluir la reparación de posibles daños causados por el flujo de
agua.
1.4.1.6 Mantenimiento de alcantarilla
Consiste en la inspección y retiro manual de todo tipo de material extraño, depositado,
sedimentado y/o vegetación que no permita el paso del agua a través de la alcantarilla,
además se debe realizar la limpieza de la entrada del agua a la alcantarilla llamado encole y
la salida de la alcantarilla llamado descole.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
1. Retirar basura, piedras, sedimentos y vegetación que se encuentren en el interior
de los elementos, en la entrada y salida de la alcantarilla, además se debe rectificar
las zanjas o cunetas que llevan el agua a la alcantarilla y que la evacuan.
2. Revisar el acceso de las aguas de escorrentía sobre las aletas, de modo que no
presente socavación al borde de ésta.
46
1.4.1.7 Mantenimiento de disipadores
Consiste en la inspección y retiro manual de todo tipo de material extraño, depositado,
sedimentado y/o vegetación que obstruya o no permita el paso del agua sobre la losa de
concreto, además se debe realizar la limpieza sobre la vertiente aguas arriba y sobre la
estructura de salida donde choca el agua.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
Se debe seguir el siguiente procedimiento para esta actividad:
1. Retirar basura, piedras, sedimentos y vegetación que se encuentren sobre la losa.
2. Revisar el grado de corrosión que causa el agua sobre la losa de concreto,
verificando que no aflore el acero de refuerzo.
1.4.1.8 Mantenimiento de bateas
Consiste en la inspección y retiro manual de todo tipo de material extraño, depositado,
sedimentado y/o vegetación que obstruya o no permita el paso del agua sobre la losa de
concreto, además se debe realizar la limpieza sobre la vertiente aguas arriba y sobre la
estructura de salida donde choca el agua.
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¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
1. Retirar basura, piedras, sedimentos y vegetación que se encuentren sobre la losa.
Revisar el grado de corrosión que causa el agua sobre la losa de concreto,
verificando que no aflore el acero de refuerzo.
1.4.1.9 Mantenimiento de cunetas
Consiste en reconformar y retirar de forma manual con el uso de herramientas, la basura,
escombros, material depositado o sedimentado, cuidando mantener la forma típica de la
cuneta y el libre flujo del agua.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
1. Retirar basura, piedras, sedimentos, vegetación y pequeños derrumbes.
2. Conformar la cuneta manualmente, para mantener la forma original.
3. Revisar que la cuneta cuente con la sección e inclinación (pendiente) original; que
no se presenten depresiones que provocan estancamiento de agua, y que el flujo
del agua sea libre en salidas y alcantarillas.
1.5 Soluciones basadas en obras de mejoramiento vial
1.5.1 Mejoramiento box culvert
48
¿Qué es un box- culvert?
Son elementos de gran tamaño elaborados en concreto reforzado, estos componen un
sistema modular en el que cada parte se conecta con el otro para formar un túnel, cada
elemento se empalma con el otro a través de un espigo el cual lleva incorporado un sellante
bituminoso, que al estar sometido a presión forma un sello hidráulico hermético. A
diferencia de las alcantarillas circulares, los box-culvert tienen una forma rectangular o
cuadrada.
¿Qué tipo de problema resuelve?
Evita inundaciones, regulan y dirigen el flujo de agua, protegen la infraestructura vial y
mejora la seguridad vial.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
Para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Contar en lo posible con estudios o información hidrológica, topográfica, hidráulica, diseño
del box culvert, análisis estructural o memorias de cantidades. Algunos de los materiales
que usualmente se usan para la construcción son: concreto, acero, agregados, agua sin
suspendidos y piezas prefabricadas.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020:¨ Por la cual se adopta la cartilla de Obras
Menores de Drenajes y Estructuras Viales del Instituto Nacional de Vías – Invías.¨
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza y desobstrucción, control de vegetación, reparaciones y
mantenimiento preventivo, finalmente registro del seguimiento realizado.
1.5.2 Mejoramiento de Alcantarilla
49
¿Qué es una alcantarilla?
Es una estructura que permite el paso del agua por debajo de las vías o andenes facilitando
la salida del agua provenientes de quebradas o cunetas, puede ser de piedra, concreto o
metal. En este sentido, es un tipo de obra de drenaje transversal, que tiene por objeto dar
paso rápido a un cuerpo de agua que, al no poder canalizarse en otra forma, tenga que
cruzar de un lado a otro la vía (Invías, manual de diseño geométrico de carreteras).
¿Qué tipo de problema se resuelve?
Inundaciones, daño a la infraestructura vial, previene la erosión, accidentes de tránsito y
costos elevados para mantenimiento.
¿Cómo se debe desarrollar la actividad?
En la etapa de diseño:
Contar en lo posible con estudios o información hidrológica, topográfica, hidráulica, diseño
de la alcantarilla, análisis estructural o memorias de cantidades. Algunos de los materiales
que usualmente se usan para la construcción son: concreto 3000 psi, concreto pobre o
solado, agua sin suspendidos, agregados, formaletas y piezas prefabricadas de concreto
para tubería.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020: ¨por la cual se adopta la cartilla de obras
menores de drenajes y estructuras viales del instituto nacional de Vías – Invías.¨
¿Recomendaciones para la sostenibilidad? (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza y desobstrucción, control de vegetación, reparaciones y
mantenimiento preventivo, finalmente registro del seguimiento realizado.
1.5.3 Mejoramiento de disipadores
Canal escalonado. Fuente: Alcaldía de Cali
50
¿Qué es un disipador de energía?
Son estructuras hidráulicas, utilizadas para disminuir exceso de energía del flujo de agua
que se genera al tener escorrentía proveniente de lugares altos, expresada en altas
velocidades, que al intentarse reducir producen grandes presiones y la aparición de saltos
hidráulicos e impactos del agua sobre el material expuesto, logrando con ello prevenir
erosión aguas abajo.
¿Qué tipo de problema resuelve?
Erosiones o daño de las diferentes obras que se puedan encontrar en una vía o incluso de
la misma base, subrasante o material presente.
Recomendaciones para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Contar en lo posible con estudios o información hidrológica, topográfica, hidráulica, diseño
de la cuneta, análisis estructural o memorias de cantidades. Algunos de los materiales que
usualmente se usan para la construcción son el concreto, agregados, agua sin suspendidos
y acero.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020: ¨por la cual se adopta la cartilla de obras
menores de drenajes y estructuras viales del instituto nacional de vías – Invías¨
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza y despeje, control de vegetación, reparaciones oportunas y
reconstrucciones en caso de ser necesario.
1.5.4. Mejoramiento de bateas
¿Qué es una Batea?
Son estructuras que se construyen de concreto y/o mampostería de piedra sobre el sitio de
cruce de la vía rural con el cruce de quebradas o arroyos al mismo nivel y cuyos flujos de
51
agua son de tipo estacional. De esta manera, las bateas sirven de calzada para el paso
vehicular y de cauce para el paso del agua y de sus materiales de arrastre.
¿Qué tipo de problema resuelve?
Drenaje de aguas pluviales, previenen erosión, control de sedimentos y contaminantes,
permite el paso del agua o escorrentía después de fuertes lluvias. No es recomendable en
medio de una fuerte lluvia ya que no ofrece seguridad para los usuarios. Se usa en casos
donde es más fácil dejar correr el agua que canalizar y no se cuenta con presupuesto para
poder disponer de una obra diferente.
Recomendaciones para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Contar en lo posible con estudios o información hidrológica, topográfica, hidráulica, diseño
de la cuneta, análisis estructural o memorias de cantidades. Algunos de los materiales que
usualmente se usan para la construcción son el concreto, agregados, agua sin suspendidos,
acero, tubos de drenaje.
¿Cuál es la norma técnica aplicable:
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020: ¨por la cual se adopta la cartilla de obras
menores de drenajes y estructuras viales del instituto nacional de vías – Invías¨
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza y despeje, control de vegetación, reparaciones oportunas y
reconstrucciones en caso de ser necesario.
1.5.5 Mejoramiento de cunetas
¿Qué es una cuneta?
Es una zanja que se construye a un lado o ambos lados de la vía para recoger el agua. Existen
varios tipos de cuneta como en triangulares, trapezoidales y rectangulares.
¿Qué tipo de problema resuelve?
52
Drenaje de aguas pluviales, previenen erosión, control de sedimentos y contaminantes,
protección de la infraestructura y seguridad viales.
Recomendaciones para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Contar en lo posible con estudios o información hidrológica, topográfica, hidráulica, diseño
de la cuneta, análisis estructural o memorias de cantidades. Algunos de los materiales que
usualmente se usan para la construcción son el concreto, agregados, agua sin suspendidos,
acero, tubos de drenaje y en algunos casos geotextiles.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020: por la cual se adopta la cartilla de obras
menores de drenajes y estructuras viales del instituto nacional de vías – Invías.
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza y despeje, control de vegetación, reparaciones oportunas y
reconstrucciones de cunetas en caso de ser necesario.
1.5.6 Mejoramiento de pavimentos.
¿Qué es un pavimento?
Los pavimentos se definen como un conjunto de capas horizontales superpuestas, las cuales
se dimensionan para garantizar seguridad, confort y durabilidad, al ser exigidas por un
determinado tránsito de vehículos. Generalmente las capas horizontales se dividen en:
subrasante, soporte y rodadura.
Algunas rodaduras para pavimentos son:
•
Losas de Concreto
Estos pavimentos están construidos con elementos horizontales o losas de concreto,
generalmente cuadradas o rectangulares que tienen la capacidad de distribuir las
cargas de forma tal que no se afecte el suelo de soporte.
•
Adoquines de concreto
Los pavimentos de adoquines o articulados son una solución vial cuya rodadura está
conformada por los adoquines de concreto, colocados sobre una capa de arena y
con un sello de arena entre sus juntas. También se consideran como pavimentos
flexibles y pueden ser grises o coloreados (pigmentados).
•
Placa huella en concreto
La placa huella es una solución de pavimento utilizada en vías terciarias de carácter
veredal con bajo volumen de tránsito, principalmente automóviles, camperos y
motocicletas. Se caracteriza por ofrecer condiciones de circulación satisfactorias
53
durante un largo período de servicio sin requerir acciones de mantenimiento
significativas, aparte de la limpieza de las obras de drenaje y el despeje de las zonas
laterales. Este tipo de pavimento reduce los costos de construcción y
mantenimiento en comparación con un pavimento convencional y permite la
utilización de materiales y mano de obra locales.
¿Qué tipo de problema resuelve?
Resuelve los problemas de transitabilidad en vías con bajo volumen de tránsito, ofreciendo
una superficie firme y estable para vehículos, principalmente automóviles, camperos y
motocicletas. Al implementar placas huella, se mejora la circulación en zonas rurales al
proporcionar una ruta adecuada para el desplazamiento, evitando el deterioro del terreno
y reduciendo el impacto de condiciones adversas como lluvias o terrenos blandos. Además,
su bajo costo de construcción y mantenimiento permite aprovechar recursos locales,
facilitando el acceso y la conectividad en estas áreas.
Recomendaciones para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Se debe tener un estudio topográfico, suelos, hidrológico, levantamiento del estado de las
obras existentes, diseño geométrico, tránsito, entre otros. Algunos de los materiales
necesarios para la construcción de estas obras son concreto, acero, agregados, geotextiles,
entre otros.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020: ¨por la cual se adopta la cartilla de Obras
menores de drenajes y estructuras viales del instituto nacional de vías – Invías.¨
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza, control de vegetación, reparaciones y mantenimiento
preventivo, finalmente registro del seguimiento realizado.
54
1.5.7 Mejoramiento de muros de contención.
¿Qué es un muro de contención?
El muro de contención es una estructura sirve para evitar que una masa de material
generalmente tierra o roca en una pendiente, se precipite o se derrumbe. Por esta razón,
tienen como finalidad resistir las presiones laterales y los empujes producidos por el
material retenido detrás de ellos, su estabilidad la deben fundamentalmente al peso propio
y al peso del material que está sobre su fundación.
¿Qué tipo de problema resuelve?
Los muros de contención tienen como finalidad resistir las presiones laterales y los empujes
producidos por el material retenido detrás de ellos.
Recomendaciones para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Se deberá tener un estudio topográfico, diseño estructural, suelos, hidrológico,
levantamiento del estado de las obras existentes, entre otros. Algunos de los materiales
necesarios para la construcción de estas obras son concreto, acero, agregados, geotextiles,
para citar algunos.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020: Por la cual se adopta la cartilla de obras
menores de drenajes y estructuras viales del instituto nacional de vías – Invías.
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza, control de vegetación, reparaciones y mantenimiento
preventivo, finalmente registro del seguimiento realizado.
55
1.5.8 Mejoramiento de gaviones
¿Qué es un muro (gavión)?
Consiste en una caja o contenedor rectangular o cilíndrico, generalmente hecho de malla
metálica, que se rellena con piedras, rocas u otros materiales granulares.
¿Qué tipo de problema resuelve?
Control de erosión, protección de orillas de ríos y cuerpos de agua, estabilización de taludes
y protección de infraestructura.
Recomendaciones para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Contar en lo posible con estudios o información hidrológica, topografía, geotécnica y diseño
de estructura. Algunos de los materiales que usualmente se usan para la construcción son
malla metálica, piedras o rocas, geotextil (en algunos casos) y grapas o alambres.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución 2483 del 19 de octubre de 2020: por la cual se adopta la cartilla de obras
menores de drenajes y estructuras viales del instituto nacional de vías - Invías.
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular de sus componentes estructurales, control de vegetación, reparaciones
y mantenimientos preventivos, finalmente registro del seguimiento realizado.
56
1.5.9 Mejoramiento con placa huella
¿Qué es una Placa Huella?
Es un sistema orientado a generar condiciones de transitabilidad adecuadas para vehículos,
animales y personas en tramos críticos de vías rurales. El sistema consiste en la colocación
de franjas delgadas de placas de concreto separadas transversalmente a una distancia tal,
que coinciden con las huellas de la circulación vehicular, con anchos en promedio
aproximados en tangente de 0,90 m cada una, entre las cuales se aloja una zona central
construida en concreto ciclópeo y/o piedra pegada, manteniendo unos sobre anchos
externos variables en piedra pegada para garantizar el acomodamiento de la sección al
ancho disponible de la vía. Sus módulos se confinan transversalmente con viguetas de
concreto, tipo riostras y lateralmente por berma cunetas.
Se caracteriza por ofrecer condiciones de circulación satisfactorias durante un largo período
de servicio sin requerir acciones de mantenimiento significativas, aparte de la limpieza de
las obras de drenaje y el despeje de las zonas laterales. Este tipo de pavimento reduce los
costos de construcción y mantenimiento en comparación con un pavimento convencional
y permite la utilización de materiales y mano de obra locales.
1.5.10 Mejoramiento de material granular tratado con cemento (suelo-cemento).
¿Qué es una estructura estabilizada con cemento?
El suelo cemento consiste en mezclar el material existente en la vía (en caso de ser aptos)
con cemento para mejorar sus propiedades mecánicas, haciéndolos aptos como capas
estructurales de pavimentos, mejorando el comportamiento de la estructura ante las
exigencias de carga, dada su mayor capacidad de distribución de esfuerzos a la subrasante.
Se debe tener en cuenta que no es una rodadura (superficie de tránsito de vehículos) y que
su vida útil dependerá del clima y tránsito de la vía. Para garantizar una mayor durabilidad
de esta subestructura, se recomienda que esté acompañada de alguna capa de rodadura
que la proteja (según diseño).
57
¿Qué tipo de problema resuelve?
Resuelve los problemas de transitabilidad en vías con bajo volumen de tránsito, ofreciendo
una superficie firme y estable para vehículos, principalmente automóviles, camperos y
motocicletas, aprovechando los materiales depositados en la vía (afirmados), reduciendo la
necesidad de explotar nuevos elementos y reduciendo costos al usar insumos locales.
Recomendaciones para etapa de diseño (materiales y estudios requeridos):
Se deberá tener un estudio topográfico, estudio de suelos, hidrológico, levantamiento del
estado de las obras existentes, diseño geométrico, tránsito, entre otros. Debe determinarse
la cantidad de cemento necesaria por cada metro cúbico de suelo a utilizar, para esto se
realizan diseños de mezcla de acuerdo con la durabilidad y resistencia indicados en la
Norma Invías 350-5.
¿Cuál es la norma técnica aplicable?
Resolución Número 4561 de 29 de noviembre de 2022: Especificaciones generales de
construcción de carreteras 2022. Estabilización de suelos de subrasante y terraplén con
cemento Artículo 235-22. Materiales granulares tratados con cemento como capa
estructural Artículo 350-2.
Recomendaciones para la sostenibilidad (operación y mantenimiento):
Inspección regular, limpieza, control de vegetación, reparaciones y mantenimiento
preventivo, finalmente registro del seguimiento realizado.
1.6 Listado de requerimientos o elementos que podrán necesitar a la hora de ejecutar un
convenio solidario de Caminos Comunitarios de la Paz Total
1.6.1 Relación de maquinaria y equipos a emplear
Retroexcavadora: Vehículo especialmente diseñado para la excavación o desmonte del
terreno, mediante cuchara de ataque hacia la máquina, acoplada a superestructura
giratoria en plano horizontal.
58
Volquetas: vehículos automóviles que poseen un dispositivo mecánico para volcar la carga
que transportan en un cajón que reposa sobre el chasis del vehículo
Compactadores manuales:
densificación del suelo.
Máquina que tiene por función principal producir la
Mezcladora: Tiene como función mezclar los materiales del concreto, tales como el
cemento, la arena, la piedra y el agua.
1.6.2. Listado de herramientas:
Conforme a los compromisos adquiridos en el convenio por parte de los organismos e
Invías, se deja contemplado de manera expresa el aporte de herramienta menor y otros
elementos, representado en una cuantía previamente establecida y acordada por las
partes. Dichos elementos servirán como apoyo para el normal desarrollo de las actividades
59
a ejecutar. De acuerdo con el Anexo Técnico el listado de herramientas menores puede
incluir, por ejemplo: pica, pala, carretill, motosierra, guadañadora, herramienta de poda,
boquillera metálica, texturizador de concreto, palustre, mazo 2 lb, puntero, martillo, cizalla
manual, azadón y/o barra agrícola 12 lb.
Se consideran como esenciales las siguientes herramientas menores:
Pala: Una herramienta de mano que se utiliza para excavar o mover materiales que no están
muy pegados entre sí.
Pica: Utilizado para cavar en terrenos duros y remover piedras
Formaletas: Estructura principalmente metálica que sirve de guía a la regla vibratoria o
rodillo pavimentador y a su vez dar forma a la placa fundida.
1.6.3 Relación de materiales a emplear:
Las posibles fuentes de materiales serán las que determine el OAC, aprobadas por el
interventor y las cuales cumplan con la calidad requerida en las normas de ensayo y
especificaciones generales y/o particulares vigentes.
60
Es responsabilidad del OAC inspeccionar y examinar el sitio donde se van a desarrollar las
obras e informarse sobre la disponibilidad de las fuentes de materiales necesarios para su
ejecución. El OAC tiene la obligación de realizar la adquisición, explotación y/o
procesamiento de los materiales respetando las recomendaciones técnicas establecidas
para evitar impactos ambientales; igualmente se obliga a cumplir la normativa ambiental y
minera aplicable a la obra.
Las fuentes seleccionadas por el Organismo de Acción Comunal deben ser previamente
autorizadas por la respectiva interventoría, previo al inicio de las obras.
Sin perjuicio de la cantidad y calidad de los materiales que se utilizaran en el proyecto y que
se describen a continuación, se debe dejar contemplado la adquisición de otros materiales,
que servirán para mantener la calidad y sostenibilidad de la obra, como son la membrana
geotextil , adoquines etc.
Cemento: Material de construcción compuesto de una sustancia en polvo que, mezclada
con agua u otra sustancia, forma una pasta blanda que se endurece en contacto con el agua
o el aire.
Agregados: Es un material granular (arena, grava, piedra triturada o escoria) usado con un
medio cementante para formar concreto o mortero hidráulico.
Acero: Aleación de hierro con pequeñas cantidades de carbono y que adquiere con el
temple gran dureza y elasticidad.
61
Agua: No será tomada directamente de fuentes naturales, deberá cumplir con las
características mínimas para conservar la calidad de la mezcla.
Aditivos: Los aditivos se han convertido en un cuarto componente en la mezcla de concreto
y es clave para mejorar la calidad del mismo, tanto en estado fresco como en estado
endurecido. Los aditivos se adicionan durante el proceso de mezclado y su función es
mejorar propiedades del concreto, como la manejabilidad en estado fresco (mayor fluidez
de la mezcla sin la necesidad de agregar agua adicional) y también acelerar o retardar
algunas propiedades de la mezcla. Es importante consultar siempre la hoja técnica de los
aditivos a utilizar.
1.7. Producción de concreto de obra.
¿Qué es el concreto?
El concreto es una piedra artificial creada por el hombre y está conformado por una mezcla
de cemento, agua, arena, grava, aditivos fibras y/o adiciones, el cual, por una reacción
química interna, se endurece hasta lograr una consistencia pétrea que presenta una alta
resistencia y durabilidad.
¿Cómo se dosifican los materiales?
El diseño de las mezclas de concreto se debe basar en la relación agua/cemento necesario
para obtener una mezcla plástica, manejable y con un asentamiento requerido según el
elemento a vaciar y según las condiciones de colocación en la obra.
62
¿Cuáles son los pasos para la elaboración de concretos?
•
Selección de materiales: El proceso comienza con la selección de las materias
primas, los agregados, el cemento, los aditivos y el agua.
•
Dosificación: La dosificación dependerá de la resistencia que necesitemos y
características o especificaciones que necesitemos del concreto.
La mejor práctica es preparar concreto en obra por peso, sin embargo, es muy
común en las obras, dosificar el concreto por volumen. Esto se logra empleando un
cajón de madera de unas dimensiones en las que se pueda dosificar teniendo en
cuenta los agregados necesarios para 1 saco de cemento de uso general de 50
kilogramos. Se sugiere usar un cajón de medidas: 40 cm x 40 cm X 23 cm.
•
Mezclado: Todos los materiales deben agregarse teniendo en cuenta la dosificación
o diseño, para obtener una mezcla con el asentamiento requerido en obra y
homogéneo
•
Control de calidad en obra: Se deben tener unas condiciones para ejecutar el control
de calidad del concreto en estado fresco y hacer los controles de resistencia del
concreto.
•
Curado del elemento: Adicional a la preparación de concreto se debe contar con el
conocimiento de protección y curado del concreto en obra.
¿Cómo se coloca el concreto?
Para lograr un concreto con buena calidad no sólo es importante producirlo bien sino
colocarlo adecuadamente. Para tal fin, es necesario realizar las siguientes operaciones:
•
Transporte
- El concreto se debe trasladar cuidadosamente hasta el sitio de vaciado
evitando que sufra cambios que afecten su calidad.
- Se transporta desde el lugar en que se mezcló con la ayuda de carretillas de
llantas neumáticas, evitando superar los 50 metros de distancia entre el
lugar de producción y el frente de colocación, garantizando así la
homogeneidad del concreto.
- Se deben planear muy bien los recorridos, utilizar rampas y caminos
provisionales seguros para que el concreto sufra la menor cantidad de golpes
o vibraciones.
- Al llegar al sitio de colocación, se puede hacer un pequeño mezclado manual
dentro del recipiente para reducir una posible segregación.
•
Descarga
63
Durante el vaciado del concreto se deben controlar todos los factores que puedan
separar los agregados gruesos de la mezcla. Para evitar esto, se recomienda:
-
•
Antes de descargar el concreto se debe humectar la zona, con un rocío fino
de agua, de manera que no se produzcan charcos.
El tiempo transcurrido entre el mezclado y la colocación del concreto no
debe ser mayor a 60 min. En climas cálidos debe ser inferior a 30 min.
La descarga del concreto debe hacerse lo más cerca de su posición final,
además la caída libre máxima debe ser entre 0,90 m hasta 1,2m.
Cuando el vaciado no se pueda efectuar desde alturas menores a 1,2 metros
se debe hacer uso de mangueras o tubos flexibles, para evitar que la mezcla
choque con los refuerzos y la formaleta.
Es muy importante que la apariencia del concreto en las carretillas siempre
sea la misma y que no se observe separación de los agregados y del
cemento.
Vibrado
Durante el mezclado, transporte y vaciado, el concreto atrapa grandes cantidades
de aire, formando espacios vacíos u hormigueros, los cuales le restan resistencia, lo
dejan expuesto al ataque de agentes externos que lo pueden deteriorar y afectan su
apariencia o acabado, por lo tanto, es fundamental eliminar el aire atrapado con una
adecuada operación de consolidación, compactación o vibrado.
2. Vigilancia y control en el programa de CCPT.
De acuerdo con el principio de responsabilidad que rige la contratación estatal, las
entidades públicas están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a
proteger tanto los derechos de la propia entidad, como del contratista y de terceros que
puedan verse afectados durante el desarrollo del mismo. En este sentido, la ejecución de
convenios solidarios implica el ejercicio de labores de supervisión de, cuando es necesario,
de interventoría, con la finalidad de lograr un adecuado cumplimiento del contrato y
prevenir actos de corrupción que afecten la moralidad administrativa.
En este sentido, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, define la supervisión como el
seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que debe ejercer la
entidad contratante sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando no se requiere
un conocimiento especializado. La interventoría, por su parte, consiste en el seguimiento
técnico que realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad
Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la
materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
Para el caso de los convenios solidarios, se requiere de un perfil profesional para adelantar
la vigilancia en el cumplimiento de las obligaciones y de las actividades técnicas,
administrativas, financieras y ambientales, las cuales en este caso serán ejercidas a través
64
de una interventoría contratada por la entidad para tal fin. A su vez el Invías, designará un
supervisor para este contrato de interventoría y un gestor técnico de proyecto de
conformidad con la reglamentación interna del INSTITUTO.
2.1. Interventoría
Consiste en el seguimiento técnico con relación al cumplimiento de un contrato que realice
una persona natural o jurídica seleccionada para tal fin por alguna entidad del estado. El
contrato de interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal
correspondiente.
¿Para qué se crea la interventoría?:
Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de
corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas
están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a
través de un supervisor o un interventor, según corresponda.
¿Cuál es el objetivo principal de la interventoría?
El objetivo de la interventoría consiste en supervisar que el contratista de obra durante la
ejecución de su contrato se ciña a los plazos, términos, y demás condiciones contractuales,
garantizando la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos
contractualmente, velando por la correcta ejecución de los trabajos, resolviendo con
prontitud todos los requerimientos del contratista, previniendo con su experticia y análisis
los posibles inconvenientes técnicos, jurídicos, administrativos, ambientales, sociales,
prediales, de sostenibilidad, presupuestales, contables y financieros en desarrollo del
contrato.
¿Cuáles son los objetivos específicos de la interventoría?
Absolver: Resolver las inquietudes que se presenten en el desarrollo de los contratos y
mantener un canal permanente de comunicación entre las partes.
Colaborar: Resuelven dificultades con razones de orden técnico, jurídico, administrativo,
ambiental, social, predial y de sostenibilidad, el Interventor interviene sin perder su
autonomía e independencia frente al contratista.
Controlar: Se logra por medio de una labor de inspección, control, verificación y evaluación,
labor planeada y ejecutada de manera permanente en todas las etapas del desarrollo del
contrato de obra hasta obtener su liquidación.
Exigir: La interventoría tiene la obligación de exigir al contratista de obra el cumplimiento
de todas las obligaciones en los términos establecidos contractualmente.
65
Prevenir: Realizar las correcciones necesarias que permitan el cumplimiento del objeto del
contrato y las obligaciones contractuales
Solicitar: Cuando el interventor pide al contratista, que oportunamente subsane fallas
presentas durante la ejecución del contrato.
Verificar: El control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel
de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos.
¿Cuáles son las funciones de la interventoría?
Fuera de apoyar el logro de los objetivos contractuales, la interventoría desarrolla una serie
de funciones generales como son:
1. Velar por el cumplimiento del contrato en términos de plazos, calidades, cantidades
y adecuada ejecución de los recursos del contrato.
2. Mantener en contacto a las partes del contrato.
3. Evitar la generación de controversias y propender por su rápida solución.
4. Solicitar informes, llevar a cabo reuniones, integrar comités y desarrollar otras
herramientas encaminadas a verificar la adecuada ejecución del contrato.
5. Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos que se le asignen en
coordinación con el área responsable y realizar la identificación y tratamiento de los
riesgos que puedan surgir durante las diversas etapas del contrato.
6. Aprobar o rechazar por escrito, de forma oportuna y motivada la entrega de los
bienes o servicios, cuando éstos no se ajusten a lo requerido en el contrato,
especificaciones técnicas, condiciones y/o calidades acordadas.
7. Suscribir las actas que se generen durante la ejecución del contrato para dejar
documentadas diversas situaciones y entre las que se encuentran: actas de actas
parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.
8. Informar a la Entidad Estatal de hechos o circunstancias que puedan constituir actos
de corrupción tipificados como conductas punibles, o que pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato y entregar los soportes necesarios para que desarrolle
las actividades correspondientes.
9. Informar a la Entidad Estatal cuando se presente incumplimiento contractual y
entregar los soportes necesarios para que desarrolle las actividades
correspondientes.
2.2.1 Criterios de contratación de la interventoría:
Teniendo en cuenta, que el contrato de interventoría en el programa CCPT va encaminado
a velar por el cumplimiento de un proyecto de obra vial regional, el interventor asumirá de
manera detallada la vigilancia en aspectos legales, técnicos, administrativos, sociales y
ambientales, con el propósito de dar cumplimiento a lo pactado en el convenio solidario
por parte de los organismos, quienes se constituyen como nuevos actores en procesos
contractuales con el Estado. En consecuencia, el interventor en el ejercicio de sus funciones
66
busca adelantar acciones para salvaguardar los lineamientos y valores de calidad y
moralidad, con una posición firme, solidaria y humana frente al contratista, donde se
construya una relación de trabajo con empatía y propenda por una responsabilidad social y
ética con los actores comunitarios.
El Invías es la entidad encargada de adelantar el proceso contractual para la vinculación del
interventor y tendrá la obligación de generar procesos ceñidos a la ley con el fin de vincular
a profesionales idóneos con base en los siguientes criterios:
1. Se rigen bajo los principios de la Administración Pública, como la eficiencia, donde
guarde los parámetros de la planeación, así mismo la aplicación de la eficacia, bajo el
postulado de hacer las cosas bien y de manera pronta, así como propender por el principio
de la moralidad, con relación a la selección del interventor que reúna las mejores calidades
de idoneidad.
2. Ubicación geoespacial: se constituye como un principio de territorialidad, donde se tiene
conocimiento claro de la zona a laborar, donde se establece una distribución asertiva de
fácil acceso a los sitios objeto de la interventoría, donde puedan tener la posibilidad de
asumir varios proyectos en determinada jurisdicción, conforme a las condiciones
establecidas por Invías.
3. Verificación Legal: hace referencia al cumplimiento de los requisitos exigidos por la
entidad, con base en la invitación pública, y la posibilidad de que la interventoría,
guardando las reglas contractuales, pueda asumir su labor, en diferentes proyectos en el
mismo departamento, con la suscripción de un solo contrato, así mismo ocurre con algunas
direcciones territoriales, quienes comparten jurisdicciones de varios departamentos.
4. Preparación y estructuración de documentos técnicos y contractuales, donde se definan
de manera clara y detallada las obligaciones del interventor.
2.3 Presentación de informes.
En la etapa de revisión, los organismos participantes deberán realizar todos los informes de
acuerdo con lo establecido en la especificación particulares del “Requerimiento de revisión
de la guía de obras menores”, para que se pueda construir la obra con la calidad requerida
y sin traumatismos ni dilaciones.
Durante esta etapa se debe establecer la dosificación de insumos y previo a la aprobación
de la interventoría, ajustar el diseño, mezcla del concreto, de acuerdo con las condiciones
propias del sector de ejecución del proyecto, así como las cantidades y especificaciones
necesarias para cada actividad, conforme a los lineamientos y contenido de la Cartilla de
Obras Menores de Drenaje y Estructuras Viales del INSTITUTO. Para la cual se deberá
realizar la verificación en sitio de las condiciones de la subrasante (caracterización del
67
suelo), pendiente, drenajes requeridos y condiciones particulares para la construcción de
las actividades descritas en el anexo técnico.
En esta revisión, organizaciones participantes deberá obtener los datos sobre condiciones
locales, características de los materiales, ensayos de laboratorio de suelos y concretos,
tránsito, levantamiento topográfico, etc., así como los conceptos de profesionales
especializados de acuerdo con las obras que se ejecuten en desarrollo del convenio, para
garantizar su estabilidad y calidad. Una vez finalice la etapa de revisión, los organismos
participantes realizarán el plan de trabajo acorde a los resultados arrojados de esta etapa,
el cual debe ser revisado, aprobado y de seguimiento continuo por parte de la interventoría.
Este plan de trabajo corresponde a la priorización de las actividades a ejecutar el cual debe
contener el plazo de ejecución de la actividad, las necesidades de bienes, servicios y el costo.
2.4 Evaluación de avance y actualización
El OAC y el interventor son responsables de la adecuada programación de las obras dentro
de los recursos presupuestales disponibles del convenio. También son responsables en caso
de que finalizado el convenio queden obras inconclusas, tales como placa huellas, obras de
arte, muros de contención, entre otros. En tal caso, no se pagarán suministros, ni
materiales, ni obras que no estén cumpliendo la función para la cual fueron diseñadas.
El OAC acepta los documentos de seguimiento de Invías establecidos por la subdirección de
vías regionales, y aquel que lo sustituya, modifique o adicione durante la vigencia del
convenio.
El OAC debe realizar un plan de trabajo que contenga actividades, plazo y recursos
necesarios de bienes y servicios, el cual será de revisión continúa por parte de la
interventoría.
Durante la ejecución de la obra, el Instituto debe efectuar a través de la interventoría un
seguimiento al programa de obra, como uno de los mecanismos de verificación del
cumplimiento del convenio. Por tal motivo, el OAC debe mantener el programa actualizado
de manera que en todo momento represente la historia real de lo ejecutado para cada
actividad, así como su programa de obra proyectado para la terminación de los trabajos
dentro del plazo contractual.
El OAC y el interventor evaluan semanalmente la ejecución del convenio, revisando el
programa de obra actualizado para establecer en qué condiciones avanzan los trabajos. De
estas evaluaciones se levantará un acta, suscrita por el profesional de apoyo a la residencia
de obra y de la interventoría, donde se consignará el estado real de los trabajos; en caso de
presentarse algún atraso, se debe señalar los motivos del mismo, dejando constancia de los
correctivos que se tomen para subsanar dicho atraso, los cuales se plasman en una
modificación al programa de obra que no podrá contemplar la disminución de las
68
cantidades de obra programadas para cada mes ni una prórroga del plazo inicialmente
establecido.
Cuando fuere necesario suscribir actas de modificación de cantidades de obra o modificar
el valor o el plazo del convenio, el OAC deberá ajustar el programa de obra a dicha
modificación, para lo cual deberá someter a aprobación del Instituto y con el visto bueno
de la interventoría, el nuevo programa de obra.
Constituye causal de incumplimiento del convenio el hecho que el OAC no ejecute, por lo
menos, las cantidades de obra previstas en su programa de obra.
Mensualmente debe celebrarse una reunión con participación del profesional de apoyo a
la residencia de obra, el director de la interventoría, el ingeniero residente de la
interventoría, y supervisor, sin perjuicio de que participen otros colaboradores de las
diferentes áreas del Instituto. De cada una de estas reuniones se levanta un acta, la cual
será mantenida en custodia por la dirección territorial del Invías.
En el desarrollo de las reuniones periódicas que se celebren, se deben abordar como
mínimo los siguientes puntos en el orden del día, orientados a asegurar el adecuado
seguimiento de la gestión contractual derivada del convenio, las actividades y situaciones
contractuales y/o aspectos técnicos, temas pendientes de aprobación y revisión de los
avances para el cumplimiento de las actividades de obra:
1. Temas y situaciones pendientes por resolver.
2. Seguimiento de las actividades y metas físicas respecto a la programación de obra,
y especial seguimiento a la obligación del Organismo de Acción Comunal de
adelantar las actividades definidas dentro del alcance del convenio.
El registro de este seguimiento y control de las actividades y temas desarrollados en la
reunión quedan consignados en el acta o memoria respectiva.
2.5 Control de calidad
El supervisor controlará el trabajo de los organismos participantes y les notificará de
cualquier defecto o falla que encuentre. Dicho control no podrá modificar de manera alguna
las obligaciones contempladas en el convenio o contrato; el interventor solo podrá ordenar
que localicen el defecto y que ponga al descubierto y someta a prueba cualquier trabajo
que considere.
Si el supervisor ordena realizar alguna prueba que no esté contemplada en las
especificaciones a fin de verificar si algún trabajo tiene defectos y la prueba revela que los
tiene, los organismos participantes pagarán el costo de la prueba y de las muestras. Si no se
encuentra ningún defecto, la prueba se considerará un evento compensable. El Supervisor
notificará a los organismos participantes de todos los defectos de que tenga conocimiento.
69
Cada vez que se notifique un defecto, el contratista lo corregirá dentro del plazo
especificado en la notificación del interventor.
Una vez terminadas las partes de la obra que deban quedar ocultas y antes de iniciar el
trabajo subsiguiente, el profesional de apoyo a la residencia de obra informará a la
interventoría para que ésta proceda a medir la obra construida. Si así no procediere, la
interventoría podrá ordenar por escrito el descubrimiento de las partes ocultas de la obra,
para que ésta pueda ejercer sus funciones de control. El Organismo de Acción Comunal
efectuará este trabajo y el de reacondicionamiento posterior sin que ello conceda ningún
derecho al reconocimiento de costos adicionales ni a extensiones al plazo de ejecución.
La interventoría podrá rechazar la obra ejecutada por deficiencias en los materiales o
elementos empleados, o procesos constructivos, aunque las muestras y prototipos
correspondientes hubieren sido verificados previamente, sin perjuicio de lo establecido en
las especificaciones sobre la aceptación de suministro defectuoso. Toda obra rechazada por
defectos en los materiales, en los elementos empleados, en la obra de mano o por
deficiencia de los equipos, maquinarias y herramientas de construcción o por procesos
constructivos o por defectos en ella misma, deberá ser retenida, reconstruida o reparada
por cuenta del Organismo de Acción Comunal. Además, este Organismo queda obligado a
retirar del sitio respectivo los materiales o elementos defectuosos.
2.6 Comité técnico de seguimiento contractual
El comité de seguimiento contractual estará integrado por:
1.
2.
3.
4.
El representante legal del OAC, o quien este designe.
El interventor del convenio contratado por el INSTITUTO.
El supervisor del contrato de interventoría designado por EL INSTITUTO.
El gestor técnico del Instituto
Quienes verificarán el cumplimiento de la inversión y demás actividades del presente
Convenio. El comité se reunirá de manera alterna en la dirección territorial respectiva.
2.7 Comité operativo
Para el adecuado desarrollo de la ejecución de las obras, se conformarán comités
operativos, estos contarán con un reglamento interno el cual hace parte de los documentos
técnicos adicionales del convenio.El comité operativo es el espacio de concertación
participativa, donde se toman todas las decisiones del convenio relacionadas con su
ejecución técnica y financiera; también en este espacio se presentan o proponen los
ajustes o cambios técnicos que se consideren necesarios para optimizar el uso de los
recursos. El comité también vigila el cumplimiento de la entrega de los aportes de cada uno
de los entes cofinanciadores, garantizando que la comunidad beneficiada participe
70
activamente en la ejecución de los proyectos y en la construcción del desarrollo de su
territorio.
El comité operativo tiene por objeto hacer la planeación, seguimiento, análisis y toma de
decisiones en lo relacionado con los aspectos operativos, técnicos, financieros, ambientales
y administrativos, para la ejecución de los convenios solidarios.
En los comités operativos se presentan informes de ejecución que muestran el progreso y
determinan si se están alcanzando las metas físicas del proyecto. Estos informes deben ser
presentados regularmente y deben incluir información sobre el progreso en la ejecución
financiera del convenio, información sobre el presupuesto del proyecto, los costos y gastos
incurridos y el saldo presupuestal, así como cualquier problema financiero que se haya
encontrado y cómo se ha abordado.
Las decisiones tomadas en el comité en el ejercicio de sus funciones tienen carácter
vinculante y deben quedar consignadas mediante actas.
El comité operativo estará conformado, por las siguientes personas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
El Representante legal del OAC o su delegado(Con Voz y Voto)
Tesorero del Organismo de Acción Comunal (con voz, sin voto)
Interventor (con voz y voto)
Representante del Comité de Veeduría (con voz y voto)
Ingeniero residente de obra (con voz, sin voto)
Contador(a) del Organismo de Acción Comunal (con voz, sin voto)
2.8 Veeduría de los trabajos
La veeduría tiene como propósito servir de canal de comunicación entre las demás
entidades, la comunidad y el Instituto, en lo relacionado con la ejecución del proyecto,
logrando de esta manera desarrollar los principios constitucionales de participación
ciudadana, deber y control en la función del Estado.
De acuerdo con la Ley 850 del 2003, las veedurías podrán conformar los diferentes comités
(técnicos, financieros y sociales, entre otros) para poder ejercer su función. Una vez
conformada la veeduría con los parámetros de la ley, desarrollarán su actividad en
comunicación con la interventoría del proyecto.
3. Recibo de la obra y liquidación
Diez días calendario antes de la fecha de vencimiento del plazo del convenio, la interventoría
realizará una visita conjunta con el OAC y el supervisor del contrato de interventoría al sitio
de las obras, con el fin de inspeccionar su estado y acordar acciones correctivas a que haya
lugar. Las obras que hayan sido recibidas también serán objeto de esta visita con el fin de
documentar el estado en el cual se entregan a la finalización del convenio. Frente a las obras
71
que no hayan sido objeto de recibo previo a esta inspección, se adelantarán los trámites
necesarios para su posterior entrega y recibo definitivo.
Una vez vencido el plazo de ejecución o terminado el convenio por cualquier causa, se
procederá al recibo definitivo de las obras objeto del convenio. A la terminación del plazo
contractual por cualquier causa, mediante citación escrita realizada por la interventoría se
llevará a cabo la entrega y recibo definitivo de las obras mediante "acta de entrega y recibo
definitivo de obra”.
Adicionalmente, las partes del convenio procederán a la liquidación del convenio en los
términos explicados en el módulo Jurídico y en el módulo Administrativo.
4. Otros recursos (Anexos a la Caja)
Para consultar los documentos acceda al siguiente enlace:
https://rb.gy/3xoaz
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Manual de interventoría de obra pública del INVIAS (2022).
Modelo de Anexo Técnico.
Cartilla de Obras Menores de Drenaje y Estructuras Viales del INVIAS.
Paso a Paso de los convenios solidarios.
Plan de Gestión del Riesgo de Desastres del INVÍAS.
Requerimiento de Información que se debe registrar en las visitas a los tramos
postulados por parte del equipo interdisciplinario.
7. Normas de Ensayo de Materiales para Carreteras y Especificaciones Generales de
Construcción para Carreteras del Instituto Nacional de Vías -Versión 2022.
8. Protocolo de gestión para riesgo público en el INVIAS.
9. Manual de mantenimiento de carreteras volumen No. 1 y No. 2.
10. Consulte el glosario y mayor información en la página
https://caminoscomunitarios.invias.gov.co/faqs.php
72
73
III. APRENDAMOS A ADMINISTRAR LOS RECURSOS DEL CONVENIO SOLIDARIO: Módulo
administrativo y financiero.
Antecedentes
En este módulo se tendrán en cuenta las actividades relacionadas con los aspectos
financieros y administrativos, tratando de destacar los aspectos más relevantes y aquellos
que resulten complementarios, de tal manera que los organismos participantes encuentren
en esta caja de herramientas las principales actividades, normas, reglamentos, procesos,
manuales, obligaciones y documentos que faciliten el desarrollo y correcta ejecución de los
convenios solidarios y les sirva de consulta permanente para administrar los recursos del
que ejecuten en desarrollo del mismo.
Adicionalmente, este módulo incluye información relevante, así como normas y
recomendaciones importantes a cerca de la contratación y el manejo del personal para la
ejecución del convenio solidario. Incluye aspectos referentes a las normas sobre
contratación del personal profesional, técnico y ayudantes; los tipos de contratos; el
sistema general de seguridad social de todas las personas que están involucradas en el
proceso de construcción de la obra y otros aspectos a tener en cuenta. Igualmente se
incluye información importante para el manejo de los proveedores y el manejo del
inventario y el protocolo de seguridad industrial, ocupacional y medio ambiente SISOMA.
1. Aspectos Financieros
1.1 Proceso para el manejo de los recursos.
1.1.1 Apertura de una cuenta bancaria.
El manejo de los recursos del convenio deberá hacerse por medio de una cuenta bancaria
que deberá abrirse exclusivamente para tal fin.
a. Características de la cuenta bancaria:
1.
2.
3.
4.
La cuenta bancaria puede ser de manejo corriente o de ahorros.
La apertura de la cuenta se podrá efectuar a cero pesos.
La cuenta no tendrá ningún costo para su apertura.
La apertura de la cuenta tendrá firmas conjuntas por parte del representante
legal del organismo participante y del director territorial del Instituto Nacional
de Vias-Invías.
5. Mientras el INSTITUTO cumple con los requisitos de selección de la interventoría,
el director territorial tendrá la obligación de abrir la cuenta de manejo conjunto
a nombre del Convenio, más no la facultad de autorización de giros. Una vez
contratado el interventor, la cuenta será manejada por el representante legal de
74
los organismos participantes y por el representante de la interventoría. Todo
esto previa información suministrada por el director territorial del Invías.
6. Se debe realizar la exploración de entidades bancarias públicas o privadas en el
municipio de Intervención, de no existir, se debe buscar una entidad financiera
que funcione lo más cerca posible al área donde se va a ejecutar el proyecto. Los
pagos a proveedores, seguridad social y otros se puede hacer por transferencia
bancaria o electrónica como se verá más adelante.
b. Nombre de la cuenta bancaria:
Abreviatura nombre de la cuenta bancaria:
CONVENIO CCPT No XXXXX de 2023 OAC XXXXXXX
Nota: en el nombre de la cuenta bancaria se solicita no se relacione al INVÍAS.
c. Modelo objeto del convenio:
Aunar esfuerzos entre el Instituto Nacional de Vias -Invías- y el Organismo de Acción
Comunal de la Vereda XXXXX del municipio XXXXXX en el departamento de XXXXXX, para el
MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO vial en el marco del programa Caminos Comunitarios
de la Paz Total. (Depende de las actividades de cada convenio).
d. Documentos necesarios para la apertura de la cuenta bancaria:
1. Fotocopia de la cédula representante legal del Organismo participante.
2. Registro único tributario del Organismo (RUT) actualizado
3. Acta de constitución o documento que le otorga la personería jurídica al
Organismo.
4. Copia del Convenio Solidario suscrito con Invias.
5. Coipa de la cédula de ciudadanía del director territorial de Invías.
6. Certificación laboral que acredita el cargo de director territorial de Invías.
7. Acta de Posesión como director territorial de Invías.
8. Resolución del nombramiento del director territorial de Invías.
NOTA: Los documentos de los numerales 6,7 y 8 deben ser entregados por el
director territorial respectivo.
1.1.2 Giro De los Recursos.
Una vez suscrito el convenio solidario, el INSTITUTO girará a las organizaciones participantes
el aporte a su cargo en un único desembolso equivalente al cien por ciento (100%) del valor
de los recursos correspondientes, de acuerdo con las obras a ejecutar pactadas en el
convenio, dentro de la correspondiente vigencia fiscal. Para este desembolso las
organizaciones requieren tener la certificación bancaria con las constancias de la apertura
de la cuenta y las pólizas aprobadas por el Instituto. (Remítase al módulojJurídico, capítulo
de pólizas). Dicho giro estará sujeto a la disponibilidad del PAC. (Programa Anual de Caja)
75
La entidad financiera deberá expedir este certificado( certificación bancaria con fecha XXX),
donde conste la apertura de la cuenta la cual deberá contener la siguiente información:
número y objeto del convenio, nombre del convenio, NIT del Organismo correspondiente,
número de la cuenta bancaria, tipo de cuenta bancaria, relacionar nombres de las personas
que estén autorizadas para el manejo de la cuenta con la identificación de sus cédulas de
ciudadanía, y además que dicha cuenta está marcada para generar rendimientos
financieros.
El plazo de ejecución de los convenios solidarios será de 4 a 5 meses.
Para la buena administración del giro o desembolso se tendrán en cuenta como mínimo las
siguientes reglas:
1. La cuenta debe ser abierta en una entidad financiera autorizada por la
Superintendencia Financiera.
2. La cuenta deberá mantenerse activa y debe extenderse como mínimo hasta la
utilización de la totalidad de los recursos entregados a título de giro o desembolso.
1.1.3 Lineamientos para el manejo de los recursos
Para la ejecución del convenio solidario es importante seguir los siguientes lineamientos
para el manejo de los recursos del convenio y de la cuenta bancaria correspondiente:
1. La cuenta solo debe permitir el ingreso de los recursos provenientes del
convenio solidario suscrito con Invías. Por lo tanto, el Organismo deberá
mantener los recursos de manera separada e independiente de cualquier otra
clase de dinero que maneje o administre.
2. Los recursos del convenio NO podrán ser destinados para ningún fin diferente al
establecido en los convenios y por lo tanto deberán ser estrictamente
ejecutados por las organizaciones participantes en la forma acordada en el
mismo.
3. A la cuenta bancaria no se le aprobarán sobregiros bancarios.
4. La cuenta bancaria no está exenta de retenciones ni gravámenes de
movimientos financieros-GMF.
5. La cuenta bancaría debe generar rendimientos financieros. Estos rendimientos
generados por los recursos aportados por el Invías serán manejados y
reintegrados al Tesoro Nacional conforme al inciso segundo del artículo 33 del
Decreto 4730 del 28 de diciembre de 2005 y el Decreto 1853 de 2015 y serán
consignados en la cuenta que para el efecto indique la subdirección financiera
del Invías. El Organismo respectivo y la interventoría realizarán la transferencia
de los rendimientos financieros de acuerdo con el valor mensual registrado en
el extracto bancario del mes inmediatamente anterior.
6. En la cuenta bancaria conjunta no se podrán hacer retiros en efectivo.
76
7. Se requiere que el manejo de los recursos se realice a través de cheques o
transacciones electrónicas gestionadas por medio de la banca virtual (Token).
Para esto se requiere que la entidad bancaria realice la entrega de dos tokens:
uno para el representante legal del Organismo y otro para el representante de
la interventoría contratada por el INVÍAS.
8. Ningún pago o gravamen que afecte el giro o desembolso podrá ser efectuado
sin la autorización expresa y escrita del interventor, quien velará así porque todo
débito de la cuenta corresponda a gastos del convenio y que estén de acuerdo
con el plan de inversión aprobado por el interventor.
9. Los pagos mensuales corresponden a mano de obra y pago de proveedores. Los
pagos a proveedores, contratistas y mano de obra no calificada no bancarizada
deberán realizarse por transferencia electrónica.
10. Se debe realizar la conciliación de los movimientos realizados en la cuenta
bancaria con periodicidad mensual.
11. Los organismos participantes debe remitir mensualmente al interventor y/o
supervisor del Instituto, dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada
mes, un informe de gestión sobre el manejo del desembolso, el cual contendrá
como mínimo la siguiente información: el número y año del convenio, el nombre
de los organismos participantes, las inversiones realizadas, el saldo por capital,
los rendimientos si a ellos hubo lugar con corte al último día del ejercicio
anterior, los giros y/o traslados realizados.
12. De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 60 de la Ley 2166 de
2021 los organismos participantes deberán llevar registro contable en rubro
especial del manejo de los recursos.
13. El Invías en cualquier momento podrá solicitar a los organismos participantes los
estados de cuenta, así como la información sobre la destinación de los recursos
entregados y podrá pedir a estos organismos su restitución inmediata si su
manejo no se ajusta a lo acordado en los convenios ni al objeto de éste.
14. Una vez terminada la ejecución del convenio solidario y realizado el balance de
cierre entre el organismo y el interventor, se efectuará el cierre de la cuenta
bancaria. Si al momento del cierre, en la liquidación de los convenios se
presentan excedentes de recursos en la cuenta, los organismos participantes
consignarán el valor de éstos en la cuenta que para estos efectos establezca el
Invias y siguiendo las instrucciones de la Entidad al respecto. Es responsabilidad
del interventor y/o supervisor del convenio verificar el cumplimiento de esta
obligación.
15. En los casos de caducidad del convenio o terminación unilateral o anticipada del
mismo, los organismos participantes reintegrarán a la entidad estatal el saldo
existente en la cuenta bancaria, con los rendimientos correspondientes, de los
aportes en dinero realizados (si a ellos hubo lugar). Este reintegro se realiza en
la forma que ella lo indique, una vez esté debidamente ejecutoriado el acto
administrativo que así lo declare.
77
1.1.4 Proceso de elaboración y pago de la nómina.
La nómina es la lista de los nombres de las personas que están en la plantilla de una empresa
o entidad pública (trabajadores dependientes) y cobran regularmente un sueldo o una suma
de dinero en ella, como contraprestación por el trabajo encomendado y realizado.
En lo relacionado con los pagos correspondientes a la nómina deberá tenerse en cuenta lo
siguiente:
1. El encargado debe presentar el listado y novedades del personal que laboró en el
mes o quincena según sea el caso.
2. Cumplido el plazo estipulado para el pago de nómina (mensual o quincenal) el
contador debe proceder a la liquidación de la nómina de empleados, para lo cual se
debe verificar con el encargado de la obra, los días laborados por cada empleado así
como las sumas de dinero acordadas en el contrato como contraprestación al
trabajador.
3. Los aportes a salud y pensión se deben hacer conjuntamente entre empleador y
empleado, cada uno con un porcentaje determinado.
4. El aporte total del sistema de salud es del 12.5 % del ingreso base de cotización- IBC
(salario mensual) del cual el 8.5% está a cargo del empleador y el 4 % corre por
cuenta del trabajador. Por su parte los aportes al sistema de pensión corresponden
al 16 % del IBC, de los cuales el 12% lo debe pagar el empleador y el 4 % el trabajador.
Estos aportes se deberán descontar al momento del pago de la nómina.
5. Elaborar los pagos de la nómina según el sistema que se haya acordado para los
mismos en el contrato laboral. (cheque, transferencia, etc).
6. Realizar presupuestalmente las provisiones de factor prestacional.
PARA TENER EN CUENTA.
-
En el proceso del pago de nómina, es importante que los trabajadores estén
bancarizados (sin distinción de bancos), para que quede el registro de los pagos
como soporte de la ejecución del gasto.
Evitar pagar la nómina con un solo cheque, es mejor girar la nómina a cada
trabajador.
1.1.5 Proceso de pago a profesionales y personal técnico por prestación de servicios (Obra
de mano no calificada
1. El contador debe verificar con el encargado de la obra que los materiales solicitados
según la orden de pedido hayan ingresado a la obra y coincidan con la factura
presentada.
2. Verificar que la factura emitida por el proveedor cumpla con los requerimientos
legales (factura electrónica emitida por un proveedor tecnológico aprobado por la
Dirección de Impuestos Nacionales).
78
3. Realizar los descuentos de ley que procedan para cada caso en particular. (retención
en la fuente, rete-ICA, etc.)
4. Realizar la transferencia de pago, dejando constancia física o digital del mismo como
soporte.
1.1.6 Proceso de cancelación de adquisición a proveedores de bienes
1. El contador debe verificar con el encargado de la obra (residente) que los materiales
solicitados según la orden de pedido hayan ingresado a la obra y coincidan con la
factura presentada.
2. Verificar que la factura emitida por el proveedor cumpla con los requerimientos
legales (factura electrónica emitida por un proveedor tecnológico aprobado por la
Dian).
3. Realizar los descuentos de ley que procedan para cada caso en particular. (retención
en la fuente, rete-ICA y otros).
4. Realizar la transferencia de pago, dejando constancia física o digital del mismo como
soporte.
1.1.7 Pagos según tipo de vinculación (nómina y remuneración)
Los pagos de nómina en un contrato laboral y de remuneración en un contrato de
prestación de servicios se realizan de manera diferente, por lo cual, es importante tener
en cuenta los siguientes aspectos:
Contrato laboral (nómina):
1. El empleador está obligado a pagar un salario mensual al trabajador, de acuerdo con
lo establecido en el contrato de trabajo y la legislación laboral. El salario debe ser
pagado en moneda legal colombiana (pesos) y generalmente se realiza de forma
mensual a menos que se pacte de manera quincenal, según los alcances establecidos
en el contrato laboral.
2. Es recomendable que el empleador realice los pagos de nómina a través de una
transferencia bancaria a la cuenta bancaria del trabajador. Esto brinda mayor
seguridad y trazabilidad en el registro de los pagos.
3. Es importante entregar al trabajador un recibo de pago o comprobante de nómina
que detalle el salario devengado, los descuentos realizados por ley (aportes a la
seguridad social u otros si los hay), así como los conceptos adicionales, como
bonificaciones, horas extras, entre otros.
4. Además del salario mensual, el empleador debe realizar los pagos de prestaciones
sociales como las cesantías, la prima de servicios, las vacaciones remuneradas y las
aportaciones a la seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales) según lo
establecido por la ley.
79
Contrato de prestación de servicios (remuneración):
1. En un contrato de prestación de servicios, el contratista emite una factura o cuenta
de cobro, de acuerdo con su manejo tributario, por los servicios prestados en lugar
de recibir un salario mensual. En la factura y/o cuenta de cobro se establece el valor
acordado por el servicio realizado.
2. El contratista debe emitir una factura legal o cuenta de cobro que cumpla con los
requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
La factura o cuenta de cobro debe incluir los datos del contratante y contratista, la
descripción de los servicios prestados, el valor total a pagar y los impuestos o
retenciones correspondientes.
3. Se recomienda que el contratista proporcione al contratante los datos de su cuenta
bancaria para recibir el pago a través de una transferencia electrónica. Esto facilita
el registro de los pagos y brinda mayor seguridad.
4. En algunos casos, el contratante debe realizar la retención en la fuente
correspondiente sobre el valor total de la factura o cuenta de cobro, de acuerdo con
las tarifas establecidas por la DIAN. El contratante debe realizar esta retención y
luego pagar el valor restante al contratista. Se recomienda verificar el porcentaje
establecido en cada caso.
5. Es obligación del contratista realizar el pago de su seguridad social, el cual lo debe
realizar sobre el 40% de sus ingresos mensuales, (12.5 % aportes de salud y 16%
aportes de pensión). El comprobante del pago del aporte o planilla debe estar
adjunto a la factura o cuenta emitida al contratante, el cual tendrá la
responsabilidad de verificar la veracidad de la información y en especial el correcto
aporte a la seguridad social. Ello a partir del principio de corresponsabilidad fiscal.
1.1.8 Proceso de cancelación de obligaciones tributarias
El contador debe liderar, apoyar y acompañar al presidente de la OAC en los pagos de las
retenciones en la fuente y de industria y comercio, los cuales deben realizarse según el
calendario tributario de la Dirección de Impuestos Nacionales y el estatuto tributario del
municipio.
1.1.9 Pagos a terceros
Con el fin de cumplir con las obligaciones que se contraigan con terceros en virtud del
presente convenio, para hacer uso y disposición de los recursos aportados por el Invías, los
organismos participantes deberán como mínimo aportar los siguientes documentos
soporte, los cuales a su vez deberán ser validados por el interventor a fin de ser autorizado
el uso de dichos recursos:
1. Cuenta de cobro y/o factura emitida por el tercero que realizado el cobro.
2. Soporte de pago de seguridad social del prestador del bien o servicio que presenta
la cuenta de cobro y/o factura.
80
3. Informes parciales o totales de ejecución de las actividades realizadas por el
prestador del bien o servicio.
4. El interventor sólo podrá aprobar el pago final de aquellas actividades y/o bienes
que sean comprobables, este debidamente soportadas, verificadas y avaladas y que,
en consecuencia, hayan sido ejecutadas por los organismos participantes.
5. Los organismos participantes deberán acreditar que se encuentra a paz y salvo con
la totalidad de proveedores, contratistas y empleados que haya utilizado en la
ejecución de las actividades contratadas para el recibo a satisfacción por parte de la
interventoría.
1.2 Pautas para el manejo contable.
Proceso de elaboración de registros contables:
En relación con los registros contables se sugiere:
1. Contabilizar las operaciones financieras realizadas en el período, acorde a los
soportes de cada una de esas operaciones.
2. Realizar las conciliaciones bancarias oportunamente
3. Realizar los informes financieros derivados de las contabilizaciones.
4. Realizar una correcta supervisión del convenio.
5. De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 60 de la Ley 2166 de
2021 los organismos participantes deberán llevar registro contable en rubro especial
del manejo de los recursos.
2. Manejo del personal
2.1 Aspectos relacionados con la vinculación del personal
Durante la ejecución de un convenio solidario con los Organismos de Acción Comunal,
conforme los enfoques diferenciales e interseccionalidad de cada uno, se recomienda para
la vinculación de personal en Colombia seguir los siguientes pasos:
1. Identificación de necesidades de personal: En primer lugar, es necesario
identificar las necesidades de personal dentro del marco del convenio
solidario. Esto implica determinar qué roles o perfiles de empleo se requieren
para llevar a cabo las actividades del proyecto.
2. Elaboración de perfiles de puesto: Una vez identificadas las necesidades de
personal, se deben elaborar los perfiles de puesto correspondientes. Estos
perfiles deben describir las competencias, habilidades y experiencia
requeridas para cada posición.
3. Publicación de convocatorias: La Organización de Acción Comunal debe
publicar las convocatorias de empleo en diferentes medios, como portales de
empleo, redes sociales, páginas web y otros canales relevantes. Las
81
4.
5.
6.
7.
convocatorias deben incluir información sobre los requisitos, las
responsabilidades del puesto, las condiciones laborales y el proceso de
selección.
Recepción de solicitudes y evaluación de candidatos: Una vez que se ha
publicado la convocatoria, se reciben las solicitudes de los interesados. La
organización debe revisar las solicitudes y evaluar a los candidatos en función
de los requisitos establecidos en los perfiles de puesto.
Entrevistas y pruebas: Los candidatos preseleccionados pueden ser
convocados a una entrevista y, si es necesario, a pruebas adicionales para
evaluar sus habilidades y conocimientos. Las entrevistas y pruebas ayudan a
determinar si los candidatos son adecuados para el puesto y si cumplen con
los objetivos del convenio solidario.
Selección y contratación: Después de completar el proceso de evaluación, se
realiza la selección final de los candidatos más adecuados para cada puesto.
Se deben realizar las gestiones necesarias para formalizar la contratación, que
incluye la elaboración de contratos laborales, acuerdos de confidencialidad y
otros documentos pertinentes.
Inducción y capacitación: Una vez que el personal ha sido contratado, es
importante proporcionar una inducción y capacitación adecuada sobre las
actividades y objetivos del convenio solidario. Esto ayudará a los trabajadores
a familiarizarse con sus funciones y a integrarse adecuadamente en el
proyecto.
Es importante tener en cuenta que el proceso de vinculación de personal puede variar
según las políticas y procedimientos específicos de cada organismo de acción comunal.
También es esencial cumplir con las leyes laborales y los requisitos legales aplicables en
Colombia.
2.1.1 Tipos de vinculación del personal en Colombia
En Colombia, existen diferentes tipos de vinculación que determinan la relación entre el
empleador y el trabajador bajo la legislación laboral aplicable a las organizaciones
participantes. A continuación, enumeramos algunos de aplicación más frecuente para
este tipo de convenios:
1. Contrato de trabajo a término indefinido: Es un tipo de contrato muy
frecuente y establece una relación laboral sin una fecha de finalización
específica. En este caso, el empleado es contratado de forma permanente y
se compromete a prestar sus servicios de manera continua al empleador.
Ambas partes tienen derechos y obligaciones establecidos por la legislación
laboral.
2. Contrato de trabajo a término fijo: Este tipo de contrato establece una
relación laboral con una duración determinada. Se utiliza cuando existe una
necesidad temporal de contratación, como proyectos específicos,
82
sustituciones de personal o necesidades estacionales. El contrato debe
indicar la fecha de inicio y finalización, así como las condiciones y términos de
terminación anticipada.
3. Contrato por obra o labor: Se utiliza cuando se contrata a un trabajador para
realizar una labor específica o un proyecto determinado. Este contrato tiene
un tiempo de duración estimado, pero no se fija una fecha de finalización
precisa. Una vez que se completa la labor o el proyecto, el contrato finaliza
automáticamente.
4. Contrato de prestación de servicios: se utiliza ampliamente en Colombia para
la contratación de servicios profesionales independientes. En este caso, no se
establece una relación de subordinación y dependencia entre el contratante
y el contratista. El contrato de prestación de servicios debe cumplir con los
requisitos legales y no genera los mismos derechos y beneficios que un
contrato laboral.
En este aspecto se puede destacar que, para el caso de los convenios solidarios y los tipos
de obra a ejecutar, el tipo de vinculación de personal mas frecuente es el contrato por obra
o labor. No obstante, el organismo participante es libre de hacer la vinculación de la manera
que más convenga a sus intereses y los del trabajador.
2.1.2 Proceso para la contratación de obreros
Los aspectos a tener en cuenta en este proceso son:
1. Recolección de hojas de vida con anexos: Verificar que la hoja de vida esté
completamente diligenciada, que los datos sean veraces y es muy importante que
en ella se indique dirección de residencia y dirección de notificación si fueran
diferentes; número del celular y correo electrónico.
2. Verificación de antecedentes: Revisar con los organismos de control los
antecedentes de tipo fiscal- Contraloría General de la República-; disciplinarios Procuraduría General de la Nación-; judiciales -Fiscalía General de la Nación-,
medidas correctivas -Policía Nacional-, y la Ley 1918-delitos sexuales. Es importante
realizar esta verificación antes de aprobar que se proceda a la realización del
examen de ingreso.
3. Verificación en plataforma RUAF (Registro Único de Afiliaciones): se debe estar
seguro a cuál entidad promotora de salud o fondo administrador de pensiones está
vinculado el trabajador a fin de evitar duplicidad en la afiliación y para ello se debe
revisar la plataforma de la Base de Datos Única de Afiliados – BDUA.
4. Examen de ingreso de salud ocupacional.
5. Elaboración y firma del contrato laboral, acorde a las condiciones previamente
establecidas (plazo, salario, etc,).
6. Afiliación del personal a Seguridad Social y/o Parafiscales.
7. Se debe estipular en el contrato laboral el período de prueba.
83
2.1.3 Proceso para la contratación de personal de apoyo
En este aspecto es importante tener en cuenta:
1. Se requiere que las hojas de vida de los profesionales de apoyo deben ser
presentadas, evaluadas y aprobadas en el comité establecido.
2. Se debe solicitar fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta profesional, acta de
grado o su equivalente, certificaciones de experiencia específica, verificación de
antecedentes fiscales, disciplinarios, judiciales, de medidas correctivas y de delitos
sexuales, así como antecedentes expedidos por la Junta Central De Contadores con
expedición no mayor a tres meses, para los casos de los contadores públicos.
3. Elaboración y firma del contrato, acorde a las condiciones previamente establecidas
(plazo, honorarios, entregables, forma de pago, etc,)
4. Afiliación del personal a Seguridad Social. Los profesionales contratados deben
anexar la afiliación como independientes al sistema de seguridad social en salud EPS
– Pensión y ARL acorde al nivel de riesgo requerido por la actividad.
2.2 Proceso de vinculación de los Organismos como empleadores al Sistema General de
Seguridad Social en Colombia
Los organismos participantes deben registrarse como empleadores ante las diferentes
entidades que conforman el sistema de seguridad social (EPS, Fondo de pensión, ARL) y
parafiscales (Caja de compensación), cuando todo el personal esté a su cargo. Para ello
deben realizar el trámite correspondiente ante las diferentes entidades del sistema de
seguridad social en Colombia, para lo cual se sugiere consultar los pasos y requisitos
establecidos en la siguiente página: https://miseguridadsocial.gov.co.
Se deben adjuntar los documentos solicitados, entre otros: Fotocopia de la cédula del
representante legal del Organismo, RUT actualizado del Organismo y verificar su código de
actividad. Para la ARL, se debe tramitar ante la DIAN la inclusión en el RUT el código CIIU
4112, correspondiente a construcción de obra no residencial. Los trabajadores de
construcción o similar deben afiliarse con el nivel de riesgo clase V, por el alto grado de
exposición al riesgo que ellos presentan de acuerdo con el tipo de obra a realizar.
Dado que las resoluciones de personería jurídica tienen, en su mayoría, fecha de expedición
con una vigencia superior a un mes, se debe solicitar ante la entidad competente la
certificación de vigencia para anexarla a la documentación requerida por las entidades que
integran el sistema de seguridad social en salud y parafiscales.
2.2.1 Subsistemas que conforman el sistema de seguridad social en Colombia
1.
Sistema General de Pensiones (SGP): Este subsistema tiene como propósito
garantizar a los trabajadores una pensión para su vejez, invalidez o sobrevivencia en caso
84
de fallecimiento. El SGP se divide en dos regímenes: el régimen de prima media con
prestación definida (administrado por Colpensiones) y el régimen de ahorro individual con
solidaridad (administrado por las Administradoras de Fondos de Pensiones, AFP).
2.
Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS): Este subsistema busca
asegurar el acceso a servicios de salud para todos los ciudadanos. Este compuesto por
diferentes entidades, como las Empresas Promotoras de Salud (EPS), las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).
3.
Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL): Este subsistema tiene como objetivo
prevenir y proteger a los trabajadores de los riesgos laborales, como accidentes de trabajo
y enfermedades profesionales. Las ARL son las encargadas de administrar este sistema y
brindar atención médica, rehabilitación y compensaciones económicas a los trabajadores
afectados.
Es importante realizar aportes al sistema de seguridad social por diversas razones:
1.
Protección y bienestar: Los aportes permiten acceder a beneficios y servicios de
salud, pensiones, protección en caso de accidentes laborales y apoyo económico en
situaciones familiares especiales. Contribuyen a brindar seguridad y bienestar a los
trabajadores y sus familias.
2.
Solidaridad y equidad: Los aportes al sistema de seguridad social ayudan a
mantener la solidaridad entre los ciudadanos. Los trabajadores activos contribuyen al
financiamiento de los beneficios de aquellos que se encuentran en situaciones de
vulnerabilidad o ya se han jubilado. Esto promueve la equidad y la justicia social.
3.
Cumplimiento de la ley: En Colombia, existe una obligación legal de realizar los
aportes al sistema de seguridad social. Los empleadores al momento de cumplir con este
pago deben retener los porcentajes a cargo de los trabajadores, según lo establecido por la
normativa vigente.
4.
Acceso a servicios de calidad: Realizar los aportes garantiza el acceso a servicios de
salud y otros beneficios a través del sistema de seguridad social. Esto facilita recibir atención
médica oportuna, pensionarse adecuadamente y protegerse ante riesgos laborales.
Los pagos al sistema de seguridad social son esenciales para proteger y garantizar los
derechos y el bienestar de los trabajadores y sus familias. Además, contribuyen a mantener
la solidaridad y la equidad entre los ciudadanos y cumplir con las obligaciones legales
establecidas.
85
2.2.2 Requerimientos de afiliación al sistema de seguridad social
El Sistema de Seguridad Social en Colombia es un conjunto de entidades, normas y
procedimientos que tienen como objetivo proteger a los ciudadanos en situaciones de
enfermedad, maternidad, vejez, invalidez, riesgos laborales y otros eventos que puedan
afectar su bienestar económico y social. El sistema se financia principalmente a través de
los aportes de los trabajadores y los empleadores. Durante la ejecución de un convenio
solidario con organismos de acción comunal, la afiliación a la seguridad social del personal
vinculado debe seguir ciertos pasos y cumplir con los requisitos legales establecidos.
1. Registro del empleador: El Organismo de Acción Comunal debe estar
debidamente registrado como empleador ante las entidades responsables de la
seguridad social en Colombia, como el Ministerio de Trabajo y la Administradora
de Fondos de Pensiones y Cesantías (AFP).
2. Afiliación a salud: El Organismo debe afiliar a sus trabajadores al Sistema General
de Seguridad Social en Salud. Esto les proporciona acceso a servicios de atención
médica y salud. La organización debe hacer los aportes correspondientes para la
cobertura de salud del trabajador y este también debe hacer sus aportes como
cotizante.
3. Afiliación a pensiones: El Organismo debe afiliar a sus trabajadores al Sistema
General de Pensiones. Existen diferentes fondos de pensiones en el país y cada
trabajador puede tener la opción de elegir el fondo al que desea afiliarse. La
organización debe realizar los aportes correspondientes a la pensión del
trabajador, y este también debe realizar sus aportes obligatorios.
4. Afiliación a riesgos laborales: El Organismo debe afiliar a sus trabajadores al
Sistema General de Riesgos Laborales. Esto protege al trabajador en caso de
accidentes o enfermedades relacionadas con su trabajo. Los aportes para esta
afiliación también deben ser realizados por el organismo.
5. Cajas de Compensación: El Organismo debe afiliar a sus trabajadores a caja de
compensación.
2.2.3 Proceso de pago de obligaciones de seguridad social
1. Realizar los descuentos de ley que procedan para cada caso en particular.
2. Realizar la transferencia de pago, dejando constancia física o digital del mismo
como soporte.
Para tener en cuenta:
En el caso de un contrato de prestación de servicios en Colombia, es responsabilidad del
contratista que debe ejecutar la obra, realizar su propia afiliación y pago de los aportes a la
seguridad social.
86
2.2.4 Desvinculación al Sistema de Seguridad Social- Terminación del contrato laboral
La desvinculación de un trabajador a una empresa implica la finalización de la relación
laboral y la cesación de la afiliación a las entidades del sistema, por lo cual es importante
tener presente las acciones que debemos realizar para formalizar la desvinculación una
vez se termine con el cumplimento de todas su obligaciones contractuales y sean
recibidas a satisfacción por el empleador.
Para ello es importante previamente tener en cuenta al terminar el contrato laboral:
a. Notificación: los organismos participantes deben notificar al trabajador sobre la
terminación del contrato laboral. Esta notificación puede realizarse por escrito,
siguiendo los procedimientos establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo
de Colombia, en especial de acuerdo con el tipo de contrato celebrado.
b. Pago de prestaciones: los organismos participantes deben liquidar y pagar las
prestaciones laborales correspondientes al trabajador, como las cesantías, prima
de servicios, vacaciones proporcionales, indemnización por despido (si aplica),
entre otras.
c. Documentación: Se deben generar los documentos relacionados con la
terminación del contrato, como la liquidación de prestaciones y el certificado
laboral.
3. Manejo de proveedores
Un proveedor es una persona o negocio que ofrece productos o suministra servicios a
una empresa con fines de lucro. Los proveedores son fundamentales para el
funcionamiento de una organización, ya que suministran los recursos necesarios para
llevar a cabo sus actividades.
Existen varios tipos de proveedores que un Organismo puede tener, dependiendo de los
productos o servicios que necesite, tales como:
• Proveedores de servicios.
• Proveedores de bienes o productos.
• Proveedores regulares.
• Proveedores esporádicos.
• Proveedores nacionales, locales, internacionales y remotos.
3.1 Para crear y registrar un proveedor en Colombia debes tener en cuenta los siguientes
pasos:
1. Identificación del proveedor: Obtén la información básica del proveedor, como
su nombre completo o el nombre de la empresa, dirección, número de
identificación tributaria (NIT) y datos de contacto.
87
2. Evaluación del proveedor: Antes de establecer una relación comercial con un
proveedor, es recomendable realizar una evaluación de su idoneidad y capacidad
para cumplir con los requisitos del convenio. Esto puede incluir verificar su
experiencia, reputación, calidad de los productos o servicios ofrecidos y
capacidad de entrega.
3. Registro en el sistema: Registra al proveedor en el sistema contable o de gestión
de la empresa. Esto implica ingresar la información del proveedor en una base de
datos interna, donde se almacenarán los datos relevantes para futuras
transacciones.
4. Acuerdo contractual: Establece un acuerdo contractual con el proveedor. Este
documento debe contener los términos y condiciones de la relación comercial,
como los precios, plazos de entrega, condiciones de pago y cualquier otra cláusula
relevante. Es importante que ambas partes acuerden y firmen el contrato para
garantizar un marco legal y claro.
5. Creación de cuentas de proveedor: En el sistema contable, crea una cuenta de
proveedor para realizar un seguimiento adecuado de las transacciones. La cuenta
de proveedor debe contener la información del proveedor y servir como
referencia para los pagos y registros contables.
6. Procesamiento de pagos: Una vez que se haya recibido la factura o comprobante
de pago del proveedor, procede a realizar el pago según los términos acordados.
Esto puede implicar la emisión de un cheque, transferencia bancaria u otros
métodos de pago electrónico autorizado.
7. Registro de pagos: Registra los pagos realizados al proveedor en el sistema
contable. Asegúrate de mantener un registro preciso de todas las transacciones
financieras realizadas con el proveedor para un mejor control y seguimiento.
3.2 Proceso de solicitud de cotizaciones
En este paso la persona encargada a nombre de los Organismos participantes elabora el
cuadro de materiales a cotizar, diferenciando por grupos (ferretería, materiales pétreos,
seguridad industrial, tubería de concreto, alquiler y/o compra de equipos, maderas y/o
formaletas, etc.), detallando a nombre de quien cotizar, solicitando condiciones de entrega,
y demás aspectos. Posteriormente en la reunión correspondiente, entrega a cada uno de
los participantes este listado para que realicen el proceso de cotización y estiman la fecha
de presentación y selección de proveedores.
Además, la persona designada debe presentar los perfiles y cantidad de personal de mano
de obra calificada o no calificada requerida para ejecutar la obra. Debe elaborar el cuadro
de cantidades de mano de obra a cotizar; posteriormente en la reunión correspondiente,
entrega a cada uno de los integrantes esta necesidad, para que se consigan las hojas de vida
del personal requerido y/o cotización cuando sea el caso; estiman fecha de presentación y
selección de personal y de propuestas de mano de obra, etc.
88
En el proceso de cotización de proveedores, personal con opción de entrar a laborar o
cotización de mano de obra; el personal de apoyo técnico a las organizaciones participantes
(ingeniero, contador) deben acompañar y/u orientar a los Organismos en el proceso de
solicitud de cotizaciones con proponentes legalmente constituidos, y se pueden utilizar los
diferentes medios tecnológicos tales como WhatsApp, correo electrónico, cotización
presencial y otros locales para acelerar el proceso.
3.3 Proceso de selección de proveedores
1. De acuerdo con el mecanismo de selección establecido se deben presentar las
cotizaciones requeridas para los bienes y servicios necesarios.
2. En un ejercicio juicioso y participativo se analizan las variables técnicas, financieras,
tiempo de entrega, formas de pago y otras condiciones que presente cada
proponente.
3. Se seleccionan los proveedores de materiales y/o servicios con los cuales se
realizarán los trabajos.
4. Se elabora el acta con el contenido más detallado que permite dejar trazabilidad de
todo el proceso de selección.
Para tener en cuenta:
1. Tener la información completa del proveedor (de preferencias a empresas
reconocidas), además, de estar bancarizado.
2. Revisar la negociación de materiales, incluyendo el costo del transporte de los
materiales.
3. Revisar los precios del mercado en las cotizaciones de los materiales.
4. Es importante que todo lo que se acuerde se deje previamente por escrito.
3.4 Proceso de elaboración de pedidos
Una vez se hayan seleccionado los proveedores:
1. La persona encargada proyecta la cantidad de materiales parciales o totales prevista
para iniciar los trabajos.
2. El contador revisa con cada proveedor el cumplimiento de documentos legales.
3. El contador con el presidente elabora las órdenes de pedido, teniendo en cuenta el
costo del transporte.
4. Envío a cada proveedor lo requerido. Es importante constatar que la orden fue
recibida y verificar el tiempo en el cual se va a hacer la entrega.
89
4. Aspectos relacionados con el inventario y almacenamiento
4.1 Manejo de inventario
El manejo adecuado del inventario es fundamental para una organización de acción
comunal en Colombia.
4.1.1 Planificación del inventario:
a. Definir los objetivos del inventario: Determinar los propósitos del inventario,
como controlar las existencias, asegurar la disponibilidad de productos, optimizar
la gestión de los recursos y realizar seguimiento a las compras y ventas.
b. Establecer el alcance del inventario: Identificar los productos o bienes que se
incluirán en el inventario y determinar la frecuencia con la que se realizará.
4.1.2 Recopilación de información:
a. Identificar los productos: Hacer un listado completo de los productos o bienes que
se encuentran en la organización.
b. Características y detalles: Registrar las características relevantes de cada
producto, como descripción, código, unidad de medida, costo, fecha de
adquisición, fecha de vencimiento (si aplica), entre otros.
4.1.3 Conteo físico:
a. Organizar el espacio: Asegurarse de tener un espacio adecuado y ordenado para
realizar el conteo físico del inventario.
b. Asignar responsables: Designar a personas responsables del conteo físico y
asegurarse de que estén capacitadas para llevar a cabo esta tarea.
c. Realizar el conteo: Contar físicamente los productos y registrar la cantidad de cada
uno de ellos. Se recomienda utilizar herramientas como etiquetas o códigos de
barras para facilitar el conteo y la identificación de los productos.
4.1.4 Registro y seguimiento:
a. Actualizar el sistema de inventario: Registrar las cantidades físicas encontradas en
el conteo en el sistema de inventario de la organización.
b. Monitoreo continuo: Realizar un seguimiento regular del inventario para
identificar cualquier desviación, pérdida u obsolescencia de los productos. Esto
puede incluir auditorías periódicas, revisión de informes y análisis de rotación de
inventario.
90
4.1.5 Gestión de inventario:
a. Gestión de compras: Utilizar la información del inventario para realizar
proyecciones de demanda y planificar las compras de manera eficiente. Evitar el
exceso de inventario o las faltantes que puedan afectar las operaciones de la
organización.
b. Control de caducidades: Implementar un sistema para monitorear y gestionar los
productos con fecha de vencimiento, asegurando su consumo o venta antes de
que expiren.
c. Rotación de inventario: Establecer políticas de rotación para utilizar primero los
productos más antiguos y evitar la obsolescencia.
Para tener en cuenta:
Definir sitios específicos de entrega y de almacenamiento de los materiales, este sitio debe
estar previsto antes de comenzar la obra, de preferencia cerca de la obra. No obstante, si
el lugar de almacenamiento está distanciado de la obra, es necesario contemplar el costo
del transporte.
5. Aspectos administrativos y financieros importantes a destacar en el momento
del cierre y liquidación del convenio.
Para este último aspecto es importante:
1. Realizar el pago de todas las obligaciones relacionadas con los convenios y a cargo
de los organismos participantes.
2. Realizar el informe contable-financiero final al cierre del convenio.
3. Realizar el retiro del personal a cargo del Sistema de Seguridad Social y parafiscales.
4. Reintegrar todos los rendimientos financieros o recursos que no se hayan podido
ejecutar en el cumplimiento y desarrollo del convenio.
5. Cancelar la cuenta bancaria abierta para el manejo de los recursos del convenio.
6. Verificar el cumplimento de las obligaciones tributarias.
7. Dejar proyectada para presentar en la vigencia siguiente la información exógena
derivada de la ejecución del convenio.
8. Entregar la gestión documental recolectada durante la ejecución del convenio.
(Documentos generales y contables en físico a las organizaciones participantes).
6. Documento técnico de Seguridad Industrial, Seguridad Ocupacional y Medio
Ambiente SISOMA.
El SISOMA para vías es esencial para garantizar la seguridad de los trabajadores, proteger
el medio ambiente y cumplir con las normativas y regulaciones aplicables.
91
Se hace necesario hacer un diagnóstico inicial realizando una evaluación integral de los
riesgos de seguridad industrial, seguridad ocupacional y medio ambiente asociados a las
actividades viales en la región. Identificar los peligros potenciales en cada etapa del proceso,
desde la construcción hasta el mantenimiento de las vías, estableciendo objetivos claros y
medibles para la protección de cada uno de los sectores en el contexto de las vías de los
Caminos Comunitarios de la Paz Total. Estos objetivos deben estar alineados con la
legislación vigente y las políticas de sostenibilidad.
6.1 Riesgos y normas de protección de los trabajadores
Los riesgos que se pueden presentar se deben establecer dependiendo de la ubicación
geográfica, las condiciones climáticas, el tipo de terreno y el tipo de construcción que se
requiera o se esté ejecutando en la vía. Implementando medidas preventivas y de control
para reducir la frecuencia y gravedad de los riesgos asociados a la construcción y operación
de las vías. Esto incluye la implementación de elementos de protección personal (EPP),
procedimientos seguros de trabajo, la señalización adecuada de áreas peligrosas, el uso de
barreras de seguridad, entre otros.
Con el fin de garantizar y disminuir los riesgos en el mejoramiento y mantenimiento de ls
vías, se hace necesario que se cumpla con la normatividad vigente en nuestro territorio.
La ley 9 de 1979 en su artículo 80 manifiesta “Para preservar, conservar y mejorar la salud
de los individuos en sus ocupaciones la presente Ley establece normas tendientes a:
Prevenir todo daño para la salud de las personas, derivado de las condiciones de trabajo.
Y el artículo 81 manifiesta “La salud de los trabajadores es una condición indispensable para
el desarrollo socio-económico del país; su preservación y conservación son actividades de
interés social y sanitario en las que participan el Gobierno y los particulares.”.
La Resolución 02400 de 1979 en sus artículos 2 manifiesta “Son obligaciones del Patrono:”,
Artículo 170: “En todos los establecimientos de trabajo se suministrará a los trabajadores
ropa de trabajo adecuada según los riesgos a que estén expuestos, y de acuerdo a la
naturaleza del trabajo que se realice. Las ropas de trabajo deberán ajustar bien; no deberán
tener partes flexibles que cuelguen, cordones sueltos, ni bolsillos demasiado grandes.”
Artículo 176: “En todos los establecimientos de trabajo en donde los trabajadores estén
expuestos a riesgos físicos, mecánicos, químicos, biológicos, etc, los patronos suministrarán
los equipos de protección adecuados, según la naturaleza del riesgo, que reúnan
condiciones de seguridad y eficiencia para el usuario.”
El Artículo 177: En orden a la protección personal de los trabajadores, los patronos estarán
obligados a suministrar a éstos los equipos de protección personal, de acuerdo con la
siguiente clasificación:
92
•
•
“Cascos para los trabajadores …que están expuestos a recibir golpes en la cabeza
por proyecciones o posibles caídas de materiales pesados, que serán resistentes y
livianos, ”…
Protectores auriculares para los trabajadores que laboran en lugares en donde se
produce mucho ruido, y están expuestos a sufrir lesiones auditivas.
Ø Para la protección del rostro y de los ojos se deberán usar:
• Gafas resistentes para los trabajadores que desbastan al cincel, remachan, decapan,
esmerilan a seco o ejecutan operaciones similares donde saltan fragmentos que
pueden penetrar en los ojos, con lentes reforzados…
Ø Para la protección del sistema respiratorio se deberán usar:
• Respiradores contra polvos que producen neumoconiosis, tales como la sílice libre,
fibra de vidrio, arcilla, arenas, caolines, cemento, asbesto, carbón mineral, caliza,
etc. y polvos molestos como el aluminio, la celulosa, harinas, vegetales, madera,
plásticos, etc.
Ø Para la protección de las manos y los brazos se deberá usar:
• Guantes de cuero grueso donde se hace necesario clavar, cintar, cavar, manejar
rieles, durmientes o material que contenga astillas ...
Ø Para la protección de los pies y las piernas se deberán usar:
• Calzado de seguridad para proteger los pies de los trabajadores con caídas de
objetos pesados, o contra aprisionamiento de los dedos de los pies bajo grandes
pesos …
Algunos de los riesgos más frecuentes en el manejo de obras viales son entre otros: caída
en alturas (construcción de puentes, viaductos, taludes etc.), Choques o atropellos de
operarios de maquinaria pesada (si no se establecen medidas adecuadas de control de
tráfico y señalización), aplastamiento o atrapamiento de personal (durante el transporte o
la colocación de bloques de concreto, tubería, placas metales etc.), contacto con sustancias
peligrosas (los trabajadores pueden estar expuestos a sustancias químicas presentes en
materiales de construcción como asfaltos, lubricantes, pinturas, etc.), exposición a ruido y
vibraciones, trabajos subterráneos (túneles o alcantarillas).
Es importante que los Organismos participantes diligencien la matriz de calificación e
identificación de riesgos viales establecida por el Invías para el programa de Caminos
Comunitarios de la Paz Total, toda vez que esta se constituye en una herramienta que les
ayudará a determinar y conocer los principales riesgos a los que se puede ver expuesto el
convenio y tomar todas las medidas necesarias encaminadas a la prevención y el manejo
adecuado de los riesgos. Esta matriz es uno de los anexos del presente módulo.
93
6.2 Principales medidas a implementar con el SISOMA.
Para minimizar los impactos en cada una de las áreas del SISOMA, se hace necesario
implementar medidas tendientes a proteger la vida y el medio ambiente bajo algunos
parámetros básicos dependiendo la heterogeneidad del territorio. Estas medidas son:
1. Elementos de protección personal (EPP):
Ya que las condiciones sociales obligan a una implementación en temas de seguridad en el
trabajo, uso adecuado y correcto de elementos de protección personal asignados según su
actividad especifica, sin tener ninguna limitación para su desarrollo.
2. Salud ocupacional:
Fomentar la salud ocupacional de los trabajadores mediante la promoción de hábitos
saludables, evaluaciones médicas de ingreso o periódicas y la identificación y control de
factores que puedan afectar la salud de los trabajadores.
3. Gestión de residuos y sustancias peligrosas:
Capacitación al personal involucrado en la ejecución de la obra sobre la gestión adecuada
de los residuos y sustancias peligrosas, fomentando la concientización de la importancia de
su manejo responsable.
4. Protección del medio ambiente:
Identificar y proteger áreas de biodiversidad cercanas a las vías e implementar medidas para
evitar la degradación de hábitats naturales y proteger la flora y la fauna local.
Implementar prácticas y medidas que reduzcan el impacto ambiental de las actividades
viales. Esto incluye la prevención de derrames de combustibles y lubricantes, el control de
emisiones de maquinaria pesada y la protección de áreas sensibles.
Desarrollar estrategias para el manejo sostenible del agua durante la construcción y
mantenimiento de las vías, incluyendo la prevención de la contaminación de cuerpos de
agua cercanos.
5. Plan de emergencia y respuesta:
Establecer un plan de emergencia y respuesta ante posibles accidentes, derrames o
situaciones de riesgo que puedan ocurrir durante las actividades viales con el fin de permitir
un actuar rápido y de manera efectiva en caso de que ocurra un accidente o situaciones de
riesgo.
94
6. Monitoreo y mejora continua:
Implementar un sistema de monitoreo mediante la matriz de impacto de peligros viales,
para evaluar el desempeño del programa y realizar mejoras continuas. Realizar auditorías
periódicas para verificar el cumplimiento de los objetivos y estándares establecidos.
7. Participación y comunicación:
Involucrar a todas las partes interesadas, las autoridades de las OAC incluyendo a la
comunidad local y las autoridades, en el programa de seguridad industrial, seguridad
ocupacional y medio ambiente. Mantener una comunicación abierta y transparente sobre
los avances y logros del programa.
Es importante que se adapte a las condiciones específicas de las vías y cuente con el apoyo
y compromiso de todas las partes involucradas, incluyendo las autoridades locales, las
empresas constructoras y los trabajadores. La seguridad industrial, seguridad ocupacional
y protección del medio ambiente son pilares fundamentales para el desarrollo sostenible y
seguro de las infraestructuras viales en una región.
6.3. Responsabilidades y multas previstas en el SISOMA.
En este punto es importante tener en cuenta el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo
que establece la definición del contratista independiente de obra como responsable del
cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato y prevé la solidaridad con el
dueño de la obra, en los siguientes términos:
¨…el beneficiario del trabajo o dueño de la obra, a menos que se trate de labores extrañas
a las actividades normales de su empresa o negocio, será solidariamente responsable con
el contratista por el valor de los salarios y de las prestaciones e indemnizaciones a que
tengan derecho los trabajadores, solidaridad que no obsta para que el beneficiario estipule
con el contratista las garantías del caso o para que repita contra él lo pagado a esos
trabajadores. 2o) El beneficiario del trabajo o dueño de la obra, también será
solidariamente responsable, en las condiciones fijadas en el inciso anterior, de las
obligaciones de los subcontratistas frente a sus trabajadores, aún en el caso de que los
contratistas no estén autorizados para contratar los servicios de subcontratistas..”.
Las sanciones previstas en caso de incumplimiento de algunas de estas obligaciones tanto
para el empleador como para el empleado y las entidades administradoras de riesgos
profesionales se pueden consultar en el documento técnico anexo, y evitar este tipo de
sanciones que afectan la buena marcha del convenio.
95
7. Supervisión del convenio
7.1 Comité técnico de seguimiento contractual
El Comité de Seguimiento Contractual estará integrado por:
1.
2.
3.
4.
El representante legal de las organizaciones participantes, o quien este designe.
El Interventor del Convenio contratado por el INSTITUTO.
El supervisor del contrato de interventoría designado por el INSTITUTO.
El Gestor Técnico del Instituto, quienes verificarán el cumplimiento de la
inversión y demás actividades del presente Convenio. El Comité se reunirá de
manera alterna en la dirección territorial respectiva.
7.2 Comité Operativo
Para el adecuado desarrollo de la ejecución de las obras, se conformarán comités operativos
definidos como el espacio de concertación participativa, donde se toman todas las
decisiones del convenio relacionadas con su ejecución técnica y financiera; también en
este espacio se presentan o proponen los ajustes o cambios técnicos que se consideren
necesarios para optimizar el uso de los recursos. El comité también vigila el cumplimiento
de la entrega de los aportes de cada uno de los entes cofinanciadores, garantizando que la
comunidad beneficiada participe activamente en la ejecución de los proyectos y en la
construcción del desarrollo de su territorio.
8. Otros recursos (Anexos a la Caja)
Para acceder a los documentos puede consultar el siguiente enlace:
https://rb.gy/7w1vf
1. Paso a Paso de los convenios solidarios.
2. Protocolo de gestión para riesgo público en el Invías.
3. Manual descriptor del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo –
Invías.
4. Manual sobre elementos esenciales del SGSS.
5. Documento técnico de Seguridad Industrial, Seguridad Ocupacional y Medio
Ambiente SISOMA.
6. PPT sobre control de tareas de alto riesgo para contratistas SGSS.
7. Puede consultar el video con el ABC del Sistema de Gestión de Seguridad Social
aquí: https://www.youtube.com/watch?v=y4ITgWrmY8g
96
97
IV. APRENDAMOS SOBRE EL CONTROL Y LA GESTIÓN SOCIAL: Módulo de Gestión y Control
Social
1. Antecedentes
Con la divulgación de la Constitución Política de Colombia del año 1991 nace el concepto de
participación ciudadana, como el ejercicio de derechos que poseen todas las personas en
su condición de sujetos sociales y políticos, con el propósito de transformar e incidir en el
ámbito de lo público, para contribuir al beneficio de la colectividad. Así mismo, otorga a los
ciudadanos la posibilidad de participar e intervenir de manera activa en el control de la
gestión pública y al mismo tiempo, establece el mecanismo para apoyar en el control de los
procesos de planeación, seguimiento y vigilancia de la misión estatal.
En este sentido se desarrolla la noción de control social, como una forma de participación
de la ciudadanía consistente en la implementación de acciones de vigilancia en la ejecución
de los proyectos viales de orden regional, que ejecuten los diferentes organismos con el
propósito de establecer el uso adecuado de los recursos y el cumplimento adecuado del
proyecto.
En este orden de ideas, la inclusión del control social en el presente módulo, es una guía
para el ejercicio de la participación ciudadana que trasciende a la protección y cuidado de
lo público, mediante la generación de una conciencia de lo colectivo en la comunidad, para
afianzar aspectos de confianza y transparencia entre los actores que intervienen en los
convenios solidarios.
El contenido del módulo hace referencia a todo lo relacionado con veedurías de proyectos
(tanto ciudadanas y comunitarias, como estatales), los procesos de revisión de las obras, el
análisis de resultados, las recomendaciones y lecciones aprendidas, asi como, todas las
acciones contempladas en el Plan Social Integral del programa CCPT, para vincular a las
comunidades en todas las etapas del proceso y realizar proyectos conjuntos que ayuden a
fortalecer el tejido social en las comunidades participantes del programa. Es importante
contar con esta información para asegurarnos de que las actividades a ejecutar van a salir
de acuerdo con lo esperado, de manera exitosa y duradera.
1.1 Objetivo y alcance del módulo de gestión y control social
La gestión social es un proceso liderado por Invías, que busca mejorar el relacionamiento
de los ciudadanos con la institucionalidad, mediante herramientas que faciliten el
acompañamiento de los procesos de postulación y firma de convenios, ejecución de obras
y seguimiento a cada uno de los procesos del programa en los territorios, fomentando la
participación de la ciudadanía, con enfoque de género, diferencial y poblacional.
98
1.2 Marco Normativo
Dentro de las normas legales que facultan a los colombianos para ejercer la participación
en los diversos niveles del Estado y obligan a las entidades públicas a facilitar las relaciones
entre el Estado y los ciudadanos se encuentran las siguientes:
1. La Constitución Política de Colombia.
2. Ley 21 de 1991 Por medio de la cual se aprueba el Convenio número 169 sobre
pueblos indígenas y tribales en países independientes, adoptado por la 76a. reunión
de la Conferencia General de la O.I.T., Ginebra 1989 el convenio 169 de la OIT
establece la necesidad de consultar a las comunidades étnicas.
3. Ley 70 de 1993. La presente ley tiene por objeto reconocer a las comunidades negras
y así mismo tiene como propósito establecer mecanismos para la protección de la
identidad cultural y de los derechos de las comunidades negras de Colombia como
grupo étnico, y el fomento de su desarrollo económico y social, con el fin de
garantizar que estas comunidades obtengan condiciones reales de igualdad de
oportunidades frente al resto de la sociedad colombiana.
4. Ley 134 de 1994. Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación
ciudadana.
5. Ley 418 de 1997, Ley 548 de 1999, Ley 782 de 2002 y Decreto 128 de 2003,
reglamentarios de la Ley 418 de 1997 - Por las cuales se consagran unos
instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y en
materia de reincorporación a la sociedad civil.
6. Decreto 1320 de 1998. Por el cual se reglamenta la consulta previa con las
comunidades indígenas y negras.
7. Ley 789 de 2002 - Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la
protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo.
8. Ley 850 de 2003. Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.
9. Decreto 3770 de 2008. Establece requisitos de los consejos comunitarios y
organización de las mismas.
10. Ley 1185 de 2008. Por la que se modifica y adiciona la Ley General de Cultura y se
dictan otras disposiciones.
11. Ley 1228 de 2008. Por la cual se determinan las fajas mínimas de retiro obligatorio
o áreas de exclusión, para las carreteras del sistema vial nacional, se crea el Sistema
Integral Nacional de Información de Carreteras y se dictan otras disposiciones.
12. Directiva 01 de 2010 Garantía del Derecho fundamental a la Consulta previa.
13. Directiva presidencial 10 de 2013. Guía para la realización de Consulta previa.
14. Ley 1682 de 2013. Por la cual se adoptan medidas y disposiciones para los proyectos
de infraestructura de transporte y se conceden facultades extraordinarias.
15. Ley 1755 de 2015. Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de
Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
16. Ley 1757 de 2015 "Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y
protección del derecho a la participación democrática".
99
17. Decreto 092 de 2017. Por el cual se reglamenta la contratación con entidades
privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo
355 de la Constitución Política.
18. Ley 1882 de 2018. Por el cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones
orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, La Ley de
Infraestructura y se dictan otras disposiciones.
19. Decreto 138 de 2019. Por el cual se modifica la Parte VI "Patrimonio Arqueológico"
del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultural.
20. Directiva presidencial 08 de 2020. Guía para la realización de Consulta Previa.
21. Ley 2166 de 2021 - Por la cual se deroga la Ley 743 de 2002, se desarrolla el Artículo
38 de la Constitución Política de Colombia en lo referente a los organismos de acción
comunal y se establecen lineamientos para la formulación e implementación de la
política pública de los organismos de acción comunal y de sus afiliados, y se dictan
otras disposiciones.
22. Resolución 2335 del 7 de julio del 2022: Por la cual se adopta la actualización de la
Guía de Manejo Ambiental de proyectos de infraestructura modo carretero 2022 y
de la Guía de Manejo Ambiental de proyectos de infraestructura modos marítimo y
fluvial 2022.
23. Ley 2294 de 2023 Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026
2. Pautas para ejercer el control social
Con el fin de facilitar el ejercicio del control social, se plantean criterios que pueden orientar
el éxito de un adecuado ejercicio de vigilancia, mediante el desarrollo de las siguientes
gestiones:
1. Estudio y compresión de los documentos objeto del convenio solidario.
2. Programación de reuniones o encuentros comunitarios, para la convocatoria o
conformación de veedurías con sus redes y creación del comité de seguimiento
comunitario.
3. Caracterización de indicadores de cumplimiento a los proyectos.
4. Realización de vistas de campo a la obra y verificación de soportes
documentales.
5. Confrontación, valoración y análisis de datos recopilados, para determinar el
grado de cumplimiento o incumplimiento.
6. Elaboración de reportes e informes donde se incluya recomendaciones y
lecciones aprendidas.
2.1 ¿Quién puede realizar el control social?
De acuerdo con el artículo 161 de la Constitución, Política de Colombia, el control social a
la gestión pública puede ser adelantado por todos los ciudadanos en forma individual o
colectiva a través de organizaciones sociales.
100
2.2 ¿Cuáles son los beneficios del Control Social?
1. Participar de manera informada, activa y organizada en la búsqueda de un bien
para la comunidad.
2. Desarrollar habilidades en los ciudadanos para controlar la gestión pública y
coadyuvar con el manejo eficiente de los recursos del Estado.
3. Contribuir a mejorar su calidad de vida al exigir oportunamente el suministro de
los bienes y la prestación eficiente de los servicios públicos.
4. Acompañar la gestión pública de las entidades garantizando transparencia,
vigilando el cumplimiento del proyecto y previniendo irregularidades.
5. Denunciar y sancionar socialmente cuando no se cumplen las metas y los
objetivos o cuando se presenten irregularidades.
6. Difundir información de primera mano sobre el avance y resultado de la obra a
la comunidad.
El control social es un derecho y un deber, no genera una remuneración en términos
monetarios. La vigilancia de la gestión pública demanda esencialmente insumos que no
requieren recursos económicos como tiempo de los veedores, conocimiento de lo que se
vigila, compromiso social, etc., que se verán reflejados en el éxito de la gestión.
2.3. ¿Cómo participar en la gestión y control social?
Con el fin de facilitar el ejercicio del control y la gestión social en el Programa Caminos
Comunitarios de la Paz Total, se plantea la participación a través de las Veedurías
Ciudadanas o los Comités de Seguimiento, así como de otros actores de la comunidad en el
desarrollo de las actividades que componen los programas de Gestión Social del INVÍAS y
que forman parte del programa CCPT.
3. Palabras claves
VEEDURÍA CIUDADANA: “Mecanismo democrático de representación que le permite a la
ciudadanía o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión
pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales,
legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas,
organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el
país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de
un servicio público” (Ley 850, 2003, art. 1).
PARTICIPACIÓN CIUDADANA: es la intervención de la ciudadanía en la toma de decisiones
respecto al manejo de los recursos y de las acciones que se realizan en los proyectos para
el desarrollo de sus comunidades.
INTERVENTORÍA: Las interventorías tienen el objeto de representar a Invías, supervisar y
controlar la acción del contratista, para verificar que se cumplan las especificaciones
101
técnicas, las actividades administrativas, legales, contables, financieras y presupuestales,
establecidas en los contratos celebrados por la Entidad.
4. Plan de gestión social
El Plan de Gestión Social se desarrolla de manera transversal en cada una de las etapas de
inicio, ejecución y cierre del programa CCPT.
Responsable: Organismo de Acción Comunal
Apoyo: Interventoría
Actividades:
•
•
•
•
El Organismo de Acción Comunal con el apoyo de la interventoría diligenciarán
el Plan de Gestión Social (PGS) Modelo durante la socialización de inicio.
En este documento el OAC debe establecer el dignatario o equipo que impulsará
las actividades sociales en el transcurso del desarrollo del convenio. Se sugiere
que sea el secretario/a o el comité de convivencia y conciliación, sin embargo, el
OAC deberá concertar esta designación con su equipo de trabajo.
La Interventoría revisará que el PGS Modelo esté completamente diligenciado.
Si el PGS modelo se encuentra conforme, la interventoría dará su concepto de
aprobación y remitirá la documentación completa (literal a. plan de gestión y
literal c. programas de gestión social) a la dirección territorial correspondiente,
para su revisión y concepto de favorabilidad.
Producto entregable:
1. Formato modelo plan de gestión social. (Anexo 1)
5. Caracterización Socio económica y cultural
La caracterización socioeconómica busca recolectar información de fuentes primarias, para
identificar el contexto poblacional, económico y dinámicas comunitarias con el propósito
de reconocer las necesidades y potencialidades de cada territorio en el que tendrá
incidencia el convenio solidario.
La sistematización de esta información se incorporará en el plan de gestión social de cada
uno de los convenios y se consolidará para el reporte y georreferenciación de la población
beneficiada y otros datos sociales relevantes de acuerdo con los objetivos del Programa,
con el fin de evaluar el impacto del mismo a sobre la población y su contexto, respecto a las
condiciones iniciales y al cierre de las obras.
Responsable: Interventoría
102
Actividades:
•
•
•
•
En la etapa inicial del convenio solidario, diligenciamiento del formato de la Ficha
de Caracterización Socioeconómica, a partir de información brindada por la
comunidad de la vereda o área de influencia del convenio solidario.
Tabulación de cada una de las fichas de caracterización socioeconómica
diligenciadas en la matriz de consolidación de datos socioeconómicos,
proporcionada por el equipo social de Invías a la Interventoría.
Remitir la matriz de consolidación de datos socioeconómicos diligenciada a la
dirección territorial de Invías.
En la etapa de finalización del convenio solidario, diligenciamiento del formato
de la encuesta de satisfacción e impacto del Programa en la vereda o área de
influencia de las obras.
Productos entregables:
2. Ficha de caracterización socioeconómica (Anexo 2)
3. Matriz de consolidación de datos socioeconómicos (Anexo 3)
4. Encuesta de satisfacción e impacto del Programa (Anexo 4)
6. Programas de gestión social
Los programas de gestión social constan de actividades específicas que se realizarán en la
etapa inicial, de ejecución y cierre del programa CCPT. El desarrollo de estas actividades
estará a cargo del OAC y la interventoría, y deberá contar con los respectivos formatos de
seguimiento y soportes a presentar al Invías. Las actividades descritas de manera detallada
se encuentran en las fichas (las cuales se encuentran en los anexos) de cada uno de los
programas de gestión social.
6.1 C1 - Protocolo para el servicio de atención al usuario
En cumplimiento de la Ley 1755 de 2015 y Ley 1712 de 2014, el OAC implementará un
protocolo de atención a las manifestaciones y solicitudes de la comunidad y se habilitará un
canal de atención: un buzón de PQRS, y/o un correo electrónico, a cargo de la Interventoría,
para recibir las PQRS y dar trámite a las mismas en los términos establecidos por la
legislación nacional aplicable.
Responsable: Interventoría
Actividades:
•
La interventoría debe instalar el buzón de PQRS, donde reposen formatos de
PQRS y una cartelera con la identificación del objeto, datos básicos del
103
•
•
•
•
Convenio Solidario y correo electrónico de la Interventoría, en un lugar de
fácil acceso para la comunidad.
Recibir y dar oportuna respuesta a las diferentes solicitudes que se
presenten durante la ejecución del convenio solidario.
La interventoría debe acompañar y hacer seguimiento a la atención y
solución a las peticiones y solicitudes de la comunidad.
La interventoría dispondrá de un correo electrónico para recibir las PQRS de
forma virtual.
La interventoría debe diligenciar el formato base de datos de seguimiento a
PQRS.
Productos entregables:
C1. Ficha del programa protocolo para el servicio de atención al usuario
(Anexo 5)
5. Formato de PQRS. (Anexo 6)
6. Base de datos de seguimiento a PQRS. (Anexo 7)
6.2 C2 - Socializaciones
Las socializaciones son espacios de información, participación e integración social que
buscan darle voz a la comunidad aledaña a las obras de infraestructura, teniendo en cuenta
los enfoques de género, poblacional y diferencial; en estos espacios se realizará un diálogo
con los territorios, generando tejido social en la comunidad. Estos espacios de información
y participación comunitaria permitirán hacer seguimiento al avance de las obras, y atender
las inquietudes de los diferentes actores sociales.
Responsables: Organismo de Acción Comunal e interventoría
Actividades:
•
•
•
Socialización de inicio: una vez se suscriba la orden de inicio, se realizará
reunión con la comunidad y actores sociales del territorio con el objetivo de
informar las características del convenio solidario y el contrato de
interventoría.
Socialización de cierre: al 95% de avance de obra se realizará reunión para
brindar la información sobre la gestión técnica, administrativa y
socioambiental del Organismo de Acción Comunal durante las etapas de
desarrollo del convenio solidario, así como para realizar entrega a
satisfacción de las obras y el balance de actividades del contrato de
interventoría.
Al finalizar la socialización de cierre, se realizará un momento denominado
Inauguración, cuyo objetivo será entregar a satisfacción la obra realizada por
el OAC y generar un espacio de integración y fortalecimiento del tejido social
104
de la comunidad. Se podrán llevar a cabo una o más de las siguientes
actividades, a partir de la disponibilidad de recursos y capacidad de
autogestión de los OAC:
•
•
Olla comunitaria: compartir ofrecido por la comunidad a los
asistentes.
•
Placa o sello comunitario: aviso conmemorativo de la obra de
mejoramiento vial adelantada por el OAC, ubicado en un lugar con
visibilidad.
•
Muestra artística y cultural: manifestación de expresiones artísticas
de la comunidad como muralismo, música, danza, entre otras.
•
Juntanza o Bazar “Abriendo Caminos de la Paz Total”:
Comercialización de productos y servicios: espacio para la
visibilización y comercialización de los productos agrícolas, pecuarios,
derivados de la ganadería, artesanales, actividades ecoturísticas,
emprendimientos e iniciativas productivas comunitarias.
En la socialización de cierre o en la etapa de finalización de las obras, el
Invías, en articulación con el OAC, la interventoría y otras entidades, realizará
las siguientes capacitaciones:
1) Capacitación sobre el mantenimiento de la vía y 2.
2) Taller “Caminos comunitarios, territorios de la Paz Total”.
3) Encuesta que tendrá como fin medir el impacto de la obra en cada
territorio.
Para cada una de estas reuniones se deberán realizar las siguientes actividades:
Antes (OAC)
• Organización logística de las socializaciones en donde se establezca día,
lugar y hora.
•Estrategia de divulgación, para garantizar la convocatoria y asistencia de la
comunidad.
• Invitación a las Socializaciones y/o actividades, a los diferentes actores
sociales del territorio.
Durante (Interventoría)
• Diligenciamiento de acta de reunión, listado de asistencia y registro
fotográfico.
Después (Interventoría)
• Entrega de soportes a Invías.
105
Productos entregables:
C2. Ficha socializaciones (Anexo 8)
6. Presentación. (Anexo 9)
7. Acta de reunión. (Anexo 10)
8. Listado de asistencia. (Anexo 11)
9. Registro fotográfico. (Anexo 12)
10. Piezas comunicativas. (Anexo 13)
6.3 C3 - Participación comunitaria
En cumplimiento de la Ley 850 de 2003 “Por la cual se reglamentan las veedurías
ciudadanas” y la ley 1757 de 2015 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de
promoción y protección del derecho a la participación democrática”; se propondrá generar
espacios de participación y control social a través de la conformación y consolidación del
comité de participación comunitaria o veeduría ciudadana.
Responsable: Interventoría
Actividades:
• En la socialización de inicio, la interventoría informará y convocará a los
asistentes e interesados a la conformación del comité de participación
comunitaria o la veeduría ciudadana, indicando las funciones, metodología
de trabajo y los requisitos e impedimentos para hacer parte de esta, durante
la ejecución de los convenios solidarios.
• La conformación de veeduría ciudadana se realizará mediante el
diligenciamiento del formato de conformación de veeduría y respectivo
registro ante la personería Municipal.
• La conformación del Comité de Participación Comunitaria se realizará
mediante acta de reunión.
• La periodicidad de reuniones de la veeduría o el Comité de Participación
Comunitaria se definirá según solicitud con estos grupos ciudadanos.
Productos entregables:
Anexo C3. Ficha participación comunitaria (Anexo 14)
11. Formato de conformación de veeduría ciudadana. (Anexo 15)
12. Resolución de registro de veeduría ciudadana expedida por la personería
Municipal.
13. Acta de conformación Comité de Participación Comunitaria. (Anexo 16)
Nota: En caso de que no se conformen veedurías o Comités de Participación
Comunitaria, la Interventoría debe informarlo mediante acta de reunión firmada por
el OAC y la interventoría.
106
6.4 C4 - Contratación de mano de obra local
Reportar y visibilizar la vinculación de mano de obra territorial de hombres y mujeres y de
grupos vulnerables, mediante el desarrollo de capacidades y contratación de acuerdo con
los perfiles requeridos para la ejecución de las actividades del proyecto.
Responsable: Interventoría
Actividades:
• La interventoría entregará periódicamente el reporte de vinculación de
mano de obra local a Invías.
Productos entregables:
C4. Ficha Contratación de mano de obra local (Anexo 17)
14. Formato Relación de personal contratado calificado y no calificado de la
zona. (Anexo 18)
6.5 C5 - Actas de vecindad
De acuerdo con el alcance de las actividades constructivas, se debe determinar la necesidad
de aplicar o no el levantamiento de actas de vecindad, a fin de determinar el estado inicial
y final de viviendas, cerramientos, cultivos u otros elementos que pudieran verse afectados
por las obras, de modo que se eviten reclamaciones o responsabilidades sobre el OAC
ejecutor.
Responsable: Residente de obra del OAC.
Actividades:
• En la socialización de inicio, el OAC debe informar a la comunidad sobre el
levantamiento de actas de vecindad, en caso de requerirse.
• El residente de obra realiza el levantamiento de acta de vecindad inicial y de
cierre, con el acompañamiento de un dignatario del OAC designado, así
como de un profesional de la interventoría.
• La interventoría revisa y dar el respectivo concepto de aprobación.
• La interventoría remite a Invías copia de las actas de vecindad diligencias y
firmadas por el residente de obra del OAC, el encargado del predio y la
interventoría.
Producto entregable:
C5. Ficha actas de vecindad (Anexo 19)
15. Formatos acta de vecindad de inicio. (Anexo 20)
16. Formatos acta de vecindad de cierre. (Anexo 21)
Nota: En caso de que se determine la no necesidad de levantar actas de vecindad,
107
el residente de obra deberá informar los criterios técnicos mediante acta de reunión
firmada por el OAC y la Interventoría.
7. Seguimiento del Plan de Gestión Social
El seguimiento del Plan de Gestión Social lo realizará la Interventoría, de acuerdo con lo
establecido en el manual de interventoría. Por lo anterior, para la Interventoría es necesario
contar con la información que brinda el Organismo de Acción Comunal y los soportes que
se generan en el desarrollo de las diferentes actividades de los programas de gestión social.
En este marco, en la siguiente tabla se indica la documentación que la Interventoría debe
entregar consolidada y aprobada al Invías, en cuyo proceso se contará con la asesoría del
equipo social de Invías (direcciones territoriales, y planta central):
ETAPA
CONVENIO
INICIAL
ü
ü
ü
ü
SEGUIMIENTO DEL PLAN DE GESTIÓN SOCIAL
FORMATOS Y SOPORTE
FECHA DE
PRESENTACIÓN
Documento
y
fichas
de En la socialización de
programas del plan de gestión inicio.
social adaptado al convenio
solidario.
Ficha
de
caracterización
socioeconómica
(será
diligenciada en visitas a campo
por el equipo social de las DT e
interventoría y posteriormente
procesada por interventoría).
Acta de radicación y actualización
social del proyecto MASPS-MN1IN-3-FR-1.
A los 30 días
Plan de inversión social versión 1
posterior
a la firma
MASPS-MN1-IN-3-FR-5.
de la orden de inicio.
ü Soportes socialización de inicio.
EJECUCIÓN
RESPONSABLE
Diligencia el OAC con
el acompañamiento
de la interventoría.
Profesional
interventoría
social
Profesional
interventoría
social
Diligencia el OAC con
el acompañamiento
de la interventoría.
OAC y/o interventoría
ü Soportes de conformación de
veeduría ciudadana o Comité de
Participación comunitaria.
OAC y/o interventoría
ü Balance del estado social del
proyecto MASPS-MN1-IN-3-FR-2.
Profesional
interventoría
social
Profesional
interventoría
social
ü Plan de Inversión Social versión 2
MASPS-MN1-IN-3-FR-5.
108
Al 50% de avance de
obra o según plazo
contractual.
ü Matriz
de
cumplimiento
actividades sociales MASPSMN1-IN-3-FR-3.
ü Soportes socialización de avance.
ü Soportes de actividades del PGS
realizadas en el periodo.
ü Pre-acta mensual de inversión
social MASPS-MN1-IN-3-FR-6.
CIERRE
Profesional
interventoría
social
OAC y/o interventoría
Al 50% de avance de
obra o según plazo
contractual.
OAC y/o interventoría
Profesional
interventoría
social
ü Balance del estado social del
proyecto MASPS-MN1-IN-3-FR-2.
OAC e interventoría
ü Plan de Inversión Social versión 2
o actualizada MASPS-MN1-IN-3FR-5.
ü Matriz
de
cumplimiento
actividades sociales MASPSMN1-IN-3-FR-3.
ü Soportes socialización de cierre.
OAC e interventoría
ü Soportes de actividades del PGS
realizadas durante el plazo del
convenio.
OAC e interventoría
OAC e interventoría
Al 100% de avance
de obra.
OAC e interventoría
ü Pre-acta mensual de inversión
social MASPS-MN1-IN-3-FR-6.
OAC e interventoría
ü Encuesta de satisfacción
impacto del Programa
e
interventoría
ü Certificado de interventoría de
no existencia de pasivos sociales
al cierre del Convenio.
Director
interventoría
de
8. Veeduría Ciudadana
La veeduría ciudadana es el mecanismo de participación que permite a los ciudadanos y a
las organizaciones sociales ejercer vigilancia sobre la gestión pública ante las autoridades,
entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o
internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto,
contrato o de la prestación de un servicio
Todos los ciudadanos u organizaciones civiles como: organizaciones comunitarias,
profesionales, juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, no gubernamentales, sin
109
ánimo de lucro y constituidas conforme a la ley.
La conformación de veeduría ciudadana se realizará mediante el diligenciamiento del
formato de conformación de veeduría y respectivo registro ante la personería Municipal y
cumplir los siguientes procedimientos:
1.
2.
3.
4.
Elección democrática de veedores.
Suscribir un acta de constitución.
Inscripción en personería municipal o cámara de comercio.
Registro público de la Veeduría.
Las funciones de las veedurías ciudadanas fueron establecidas en la Ley 850 de 2003 (Ley
General de Veedurías Ciudadanas) entre las cuales se destacan:
1. Vigilar procesos de planeación que estén conforme a la constitución y la ley con la
participación de la comunidad.
2. Vigilar la asignación y destinación del presupuesto de acuerdo con lo estipulado en
el convenio solidario o contrato.
3. Vigilar procesos de contratación que se realice conforme a los criterios legales.
4. Fiscalizar la ejecución y calidad técnica de las obras e inversiones.
5. Recibir informes y sugerencias que presenten los ciudadanos y organizaciones en
relación con las obras ejecutadas.
6. Solicitar información que permita verificar el cumplimiento.
7. Comunicar a la ciudadanía avances de procesos en desarrollo.
8. Remitir a las autoridades de investigación y organismos de control los informes de
control y vigilancia. Denunciar hechos o actuaciones irregulares de funcionarios
públicos y contratistas.
Recomendaciones para ejercer una adecuada veeduría:
1. Residir o estar trabajando en la ciudad o municipio donde se ubica el proyecto o
actividad objeto de vigilancia o control.
2. Tener algún grado de conocimiento en relación con el objeto de la veeduría.
3. Programar visitas y demás verificaciones en terreno.
4. Disponer los documentos soporte con el fin de adelantar las verificaciones y análisis
respecto a:
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•
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•
•
El objeto del convenio. La cuantía del convenio o contrato.
Procedencia y destino de los recursos para la ejecución del convenio. Lugar
de ejecución del convenio.
Fecha de inicio y plazos de cumplimiento.
El organismo y representantes legales quienes ejecutan el convenio. Tipo de
proyecto y las garantías que se ofrece.
Así mismo, se le recomienda consultar la normatividad vigente antes de
110
iniciar la revisión de los convenios, con el fin de tener más elementos de
juicio.
Los convenios que suscribe el Instituto Nacional de Vías, se encuentran en la sección de
contratación, en la siguiente dirección electrónica: www.Invías.gov.co o en el portal
transaccional de contratación pública SECOP II, donde reposan todos los soportes
documentales y transaccionales del convenio, los cuales son de consulta pública y pueden
ser solicitados en cualquier momento por aquellas personas u organizaciones que ejercen
control social.
9. Comités de seguimiento comunitario (CSC)
Los Comités de Seguimiento Comunitario, en adelante CSC, están conformados por
personas u organizaciones de la comunidad y actúan de manera independiente a los
organismos vinculados a los convenios, con interés en participar grupalmente de manera
voluntaria en el desarrollo de su territorio. Se encuentran encargados de divulgar
información y ejercer control social sobre los recursos que se invierten a través de obras o
proyectos de vías en sus municipios.
Los Comités de Seguimiento Comunitario tienen como funciones:
1. Servir como canal de comunicación entre Invías, los organismos o contratistas y la
comunidad.
2. Apoyar al Invías y a sus contratistas en las convocatorias a reuniones o encuentros
comunitarios.
3. Informar oportunamente a la entidad y al organismo acerca de las inquietudes que
presente la comunidad respecto a la ejecución de la obra.
4. Difundir oportunamente la información proporcionada por el Instituto.
5. Hacer presencia en la apertura del buzón de PQRS para la cual se deberán rotar entre
todos los integrantes del comité, la asistencia a dicho espacio.
6. Realizar seguimiento a la ejecución de la obra o proyecto.
7. Informar de manera oportuna de los avances y retrasos al contratista.
8. Realizar informe de las reuniones de seguimiento para rendir cuentas ante la
comunidad.
9. Apoyar a la difusión y conocimiento del proyecto, con el propósito de elaborar un
documento de buenas prácticas y lecciones aprendidas.
Recomendaciones y requisitos para crear un CSC:
1. Disponibilidad de tiempo para difundir información. Vivir en el municipio donde se
desarrolle la intervención. Tener interés en el desarrollo de su municipio.
2. Poder ser localizado fácilmente vía telefónica o por correo electrónico.
3. Comprometerse a divulgar la información veraz a la comunidad del avance del
convenio.
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4. No laborar en la obra o proyecto objeto del control social, así mismo no tener algún
interés de tipo comercial en el mismo.
5. Asistir a las todas reuniones de seguimiento y demás espacios de participación.
La conformación del Comité de Participación Comunitaria se realizará mediante acta de
reunión.
La periodicidad de reuniones de la veeduría o el Comité de Participación Comunitaria se
definirá según solicitud con estos grupos de ciudadanos.
El Invías podrá generar espacios de capacitación a los comités de seguimiento comunitario
en temas relacionados con convenios solidarios, control social, participación ciudadana,
seguridad vial, y demás. Así mismo de manera paralela a la ejecución del control social, el
comité podrá incentivar a la comunidad con programas que ayuden a concientizar en el uso
y responsabilidad de los bienes públicos. Para tal fin, podrá proponer actividades que
incentiven y fortalezca el tejido social y la convivencia, tales como jornadas de arborización,
charlas de buen uso y mantenimiento de los bienes de uso público, cultura ciudadana,
seguridad vial, entre otros.
Para desarrollar una auditoria por parte de los comités de seguimiento comunitario se
establecerán espacios de interlocución entre el organismo, la comunidad y demás actores
a través de los espacios de socialización de acuerdo con la complejidad y la duración del
proyecto.
•
•
Encuentros comunitarios de apertura y cierre.
La convocatoria a estos espacios deberá ser de amplia difusión ante la comunidad.
Estos espacios también permitirán atender las inquietudes de los diferentes actores
sociales. Cada una de estas socializaciones, debe contar con el acta de reunión, registro de
asistencia y registro fotográfico (Formatos Invías)
10. Protocolo de Resolución de Conflictos
En el marco del desarrollo de los convenios solidarios se cuenta con el protocolo de
Resolución de Conflictos cuyo objetivo es la prevención y abordaje mediante el diálogo para
gestionar y llegar a acuerdos en situaciones de conflicto que puedan presentarse por
motivos relacionados con la ejecución de las obras y actividades del convenio. De
conformidad con la Ley 2166 de 2021, Capítulo IX, la implementación de este protocolo
estará liderada por la comisión de convivencia y conciliación del OAC, o quien designe el
OAC para realizar esta labor, con el acompañamiento de la entidad que regule los OAC a
nivel territorial, así como de la dirección territorial y el equipo social de interventoría e
Invías.
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11. Conclusiones y resultados esperados
El programa Caminos Comunitarios de la Paz Total busca contribuir a la reducción del déficit
de derechos económicos, sociales, culturales y ambientales de las comunidades rurales y el
campesinado del país, a través del mantenimiento y mejoramiento de las vías regionales
por parte de Organismos de Acción Comunal, comunidades étnicas, pequeñas empresas y
organizaciones sin ánimo de lucro; sus impactos buscan aportar a los fundamentos del Plan
Nacional de Desarrollo 2022 - 2026:
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•
Justicia social: mediante la mejora en la conectividad del campesinado y las
comunidades rurales, para mejorar su acceso a los equipamientos de salud,
educación, y servicios en cabeceras municipales.
Justicia económica: con la mejora de condiciones de transitabilidad que aporten al
desarrollo de cadenas de comercialización locales y regionales, así como a la
garantía de la seguridad alimentaria.
Justicia ambiental: la intervención de vías se realizará respetando los ecosistemas e
impulsando nuevas tecnologías sostenibles en la construcción y mantenimiento de
vías.
Además, con la implementación de cada uno de los programas que componen el Plan de
Gestión Social, los OAC, organizaciones sociales y comunidades étnicas podrán:
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•
•
Identificar las condiciones iniciales y las del cierre de la ejecución del programa
CCPT, para determinar los impactos en la población, en cuanto a:
- Movilidad y tiempos de desplazamiento a centros poblados y cabeceras
municipales.
- Condiciones de infraestructura y transitabilidad en el desarrollo de las principales
actividades económicas, agropecuarias y turísticas de cada vereda, para visibilizar la
vocación y potencial productivo de los territorios.
Generar empleo local y formal mediante la contratación de mano de obra local,
calificada y no calificada, con enfoque de género y diferencial (empleo a mujeres,
jóvenes, comunidades étnicas).
Fortalecer su autonomía, capacidades de diálogo, concertación y acción comunitaria
durante la ejecución directa de obras públicas que mejoran la calidad de vida en los
territorios.
Afianzar su organización, articulación regional, y actualizar los ejercicios de
planeación estratégica de la acción comunal en torno al mejoramiento de la
infraestructura vial de su territorio.
Vincular sujetos de la comunidad (mujeres, jóvenes, niñez, entre otros) y nuevos
liderazgos que propicien la equidad en la acción comunal y social.
Contar con la continua capacitación para brindar a los OAC las herramientas
jurídicas, técnicas, administrativas y sociales para la ejecución de los convenios
solidarios en sus etapas de inicio, ejecución y cierre, con el acompañamiento de la
Escuela Corporativa Guillermo Gaviria Correa.
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Las obras de mantenimiento y mejoramiento ejecutadas directamente por organismos de
acción comunal y comunidad en general, permitirán reducir los tiempos de acceso a
servicios de salud y educativos y facilitarán la conectividad de los habitantes de las veredas
con los municipios cercanos para acceder a insumos destinados a la actividad agrícola,
fortalecer las redes de comercialización de los productos de la zona y mejorar las
condiciones para la garantía de la seguridad alimentaria de la población.
12. Otros recursos (Anexos a la Caja)
Para acceder a los documentos puede consultar el siguiente enlace:
https://rb.gy/h4ma7
1. Política de participación ciudadana del INVIAS.
2. Guía de veedurías ciudadanas del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
3. Página web de la Red de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas de la Contraloría
General de la República que define planes, acciones y estrategias como mecanismo
de interacción entre la ciudadanía y las entidades estatales:
https://www.contraloria.gov.co/web/red-apoyo-veedurias-ciudadanas
4. Manual de Auditorías visibles, sobre el desarrollo sostenible del país, a través de
la adaptación al cambio climático
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Glosario
Glosario del Módulo Jurídico
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Organismos de Acción Comunal: Es una organización cívica, social y comunitaria de
gestión social, sin ánimo de lucro, de naturaleza solidaria, con personería jurídica y
patrimonio propio, integrada voluntariamente por los residentes de un lugar que
aúnan esfuerzos y recursos para procurar un desarrollo integral, sostenible y
sustentable con fundamento en el ejercicio de la democracia participativa (Ley 2166
de 2021) (Invías, 2023).
Ministerio del interior: Lidera la formulación, implementación y evaluación de
políticas públicas orientadas a garantizar la gestión política del Gobierno, la
protección, el goce efectivo de los derechos y las libertades de los ciudadanos,
fortaleciendo el diálogo social e intercultural Estado – Comunidades (MININTERIOR,
2023)
Colombia Compra Eficiente: Entidad descentralizada de la rama ejecutiva del orden
Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y
financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación (DNP) que es el rector
del Sistema de Compra Pública de Colombia. (Colombia compra eficiente, 2023)
Democracia participativa: Conjunto de espacios y mecanismos donde ciudadanas y
ciudadanos pueden incidir y decidir sobre asuntos públicos de su incumbencia, más
allá de la actividad propia de los representantes. (Del Tronco. J, 2021)
Personería Jurídica: Es la capacidad legal de representar, ser representado y adquirir
derechos y obligaciones. (Función pública,2023)
Registro Único Tributario (RUT): Constituye el mecanismo único para identificar,
ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes
en Colombia (DIAN, 2023).
Caminos Comunitarios de la Paz Total: Iniciativa del gobierno colombiano liderada
por el Ministerio de Transporte y el Instituto Nacional de Vías, que busca mejorar y
rehabilitar aproximadamente 33.102 km de vías regionales, caminos ancestrales y
puentes. Su objetivo es promover la productividad en áreas rurales y empoderar a
las comunidades, ante la deficiencia y mal estado de la red vial secundaria y terciaria
en el país. (Caminos comunitarios, 2023)
Organizaciones de Acción Comunal: Es una organización social, cívica y comunitaria,
de naturaleza solidaria, sin ánimo de lucro, de carácter privado, autónoma, con
personería jurídica y patrimonio propio, compuesta por los habitantes mayores de
14 años de un barrio, vereda o un territorio, que se organizan con el objetivo de
solucionar los problemas más sentidos de su comunidad (Participación y acción
comunal, Bogotá).
Personería Jurídica: se define como aquella persona ficticia capaz de ejercer
derechos y de contraer obligaciones y de ser representada judicial y
extrajudicialmente. Es una institución que existe y es creada por una o más personas
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físicas para cumplir un objeto social que puede ser con o sin ánimo de lucro (Min
interior, 2023).
Registro Único Comunal : Mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a las
Organizaciones de Acción Comunal (organizaciones participantes). (MININTERIOR,
2023)
Estatuto: Establecimiento, regla que tiene fuerza de ley para el gobierno de un
cuerpo. (RAE, 2022)
Órganos de Organizaciones Participantes: Parte de una organización participante
que tiene una función específica.
Convenios solidarios: Complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios,
económicos y sociales para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades
y aspiraciones de las comunidades. (USTA, 2016)
Glosario del Módulo Técnico
● Alcantarillados: Tipo de obra de drenaje transversal, que tiene por objeto dar paso
rápido a un cuerpo de agua que, al no poder canalizarse en otra forma, tenga que
cruzar de un lado a otro la vía (Invías, Manual de Diseño Geométrico de Carreteras)
(INVÍAS, 2023).
● Box Culvert: Son elementos de gran tamaño elaborados en concreto reforzado,
estos componen un sistema modular en el que cada parte se conecta con el otro
para formar un túnel, cada elemento se empalma con el otro a través de un espigo
el cual lleva incorporado un sellante bituminoso, que al estar sometido a presión
forma un sello hidráulico hermético (Invías, 2023).
● Presupuesto de obra: Es un documento que contiene el cálculo detallado y
anticipado del precio de construcción de una obra (Mintrabajo, 2023).
● Cunetas: Las cunetas son zanjas longitudinales ubicadas a ambos lados de la
carretera o, en su defecto, a un solo lado, revestidas o no revestidas, con el objeto
de captar, conducir, y evacuar en forma adecuada los flujos de agua superficial
(Manual de drenaje de carreteras, 2023).
● Muros: Tienen como finalidad resistir las presiones laterales y los empujes
producidos por el material retenido detrás de ellos, su estabilidad la deben
fundamentalmente al peso propio y al peso del material que está sobre su fundación
(Invías, 2023).
● Acciones de mantenimiento rutinario: Es el conjunto de actividades que se ejecutan
permanentemente a lo largo del camino y que se realizan diariamente en los
diferentes tramos de la vía. Tiene como finalidad principal la preservación de todos
los elementos del camino con la mínima cantidad de alteraciones o de daños y, en
lo posible, conservando las condiciones que tenía después de la construcción o la
rehabilitación. Debe ser de carácter preventivo y se incluyen en este
mantenimiento, las actividades de limpieza de las obras de drenaje, el corte de la
vegetación y las reparaciones de los defectos puntuales de la plataforma, entre otras
(Agencia Nacional de Infraestructura, 2023).
● INVÍAS: El Instituto Nacional de Vías es una agencia de la Rama Ejecutiva del
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Gobierno de Colombia a cargo de la asignación, regulación y supervisión de los
contratos para la construcción de autopistas y carreteras y el mantenimiento de las
vías (Invías, 2023)
Vías regionales: Conjunto de vías que unen al menos dos capitales de provincia
dentro de una región y que sean descentralizadas de la red vial estatal
(MinTransporte, 2023).
Caminos ancestrales: Fueron la base de las comunicaciones y el desarrollo de las
culturas, la trascendencia histórica de las regiones con presencia de grupos
indígenas debe su estructura a los caminos que dejaron los ancestros indígenas,
caminos que fueron aprovechados, modificados y recuperados, pero que en esencia
impactaron positivamente a través del tiempo la conservación de las culturas
ancestrales dejando las evidencias arqueológicas y etnolingüísticas (Invías, 2023).
Mejoramiento de vías: Cambios en una infraestructura de transporte con el
propósito de mejorar sus especificaciones técnicas iniciales (Ley 1682. Ley de
infraestructura). Comprende entre otras, las actividades de: ampliación de calzada,
construcción de nuevos carriles, rectificación (alineamiento horizontal y vertical),
construcción de obras de drenaje y subdrenaje, construcción de estructura del
pavimento, estabilización de afirmados, tratamientos superficiales o riego,
señalización vertical, demarcación lineal, construcción de afirmado. Dentro del
mejoramiento puede considerarse la construcción de tramos faltantes de una vía ya
existente, cuando estos no representan más del 30% del total de la vía.
Rehabilitación de infraestructura vial: Una prolongación de la vida útil de las
estructuras de pavimento, permite a las administraciones locales optimizar los
recursos públicos en busca de mantener en buenas condiciones la malla vial de una
ciudad o municipio en pro del bienestar de la comunidad residente Universidad
militar, 2017).
Placa huella: Es un sistema orientado a generar condiciones de transitabilidad
adecuadas para vehículos, animales y personas en tramos críticos de vías rurales. El
sistema consiste en la colocación de franjas delgadas de placas de concreto
separadas transversalmente a una distancia tal, que coinciden con las huellas de la
circulación vehicular, con anchos en promedio aproximados en tangente de 0,90 m
cada una, entre las cuales se aloja una zona central construida en concreto ciclópeo
y/o piedra pegada, manteniendo unos sobre anchos externos variables en piedra
pegada para garantizar el acomodamiento de la sección al ancho disponible de la
vía. Sus módulos se confinan transversalmente con viguetas de concreto, tipo
riostras y lateralmente por bermacunetas (Invías, 2023).
Rehabilitación: corresponden a actividades de reconstrucción de infraestructura de
transporte para devolverla al estado inicial para la cual fue construida, bacheo, etc.
(Invías, 2023).
Obras menores: Aquellas obras que se caracterizan por su sencillez técnica y escasa
entidad constructiva y económica (V&BA, 2023)
Cronogramas de obras: Es una herramienta esencial para elaborar calendarios de
trabajo o actividades. Un documento en el que se establece la duración de un
proyecto, la fecha de inicio y final de cada tarea; es decir, una manera sencilla de
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organizar el trabajo (Bizneo, 2023).
Contratación de mano de obra: Hace referencia a la contratación del personal
encargado de la transformación de la materia prima en las obras de construcción.
Pagos de seguridad social: Es un pago que a un sistema que cubre eventualidades
como la de alteración a la salud, incapacidad laboral, desempleo, vejez y muerte,
para cuya protección se establecieron los sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos
Laborales y de Subsidio Familiar (Mintrabajo, 2023).
Lineamientos técnicos: Corresponde a la serie de métodos, técnicas y orientaciones
que se aplican sistemáticamente durante un proceso de generación de valor. (DNP,
2023)
Normas técnicas: Documentos aprobados por organismos de normalización
reconocidos en el ámbito nacional e internacional y sirven para establecer criterios
técnicos y de calidad de un producto, un proceso o un servicio; su objetivo de definir
y describir métodos de muestreo, ensayo, inspección y auditoría, que permitan
evaluar la conformidad de los requisitos de calidad, de uso o desempeño de
productos, procesos o servicios. (EPM, sf)
Permisos aplicables: Documentos que según revisión de la normativa vigente
requieren ser tramitados ante las autoridades correspondientes para poder
empezar con el proyecto.
Glosario aspectos financieros y administrativos
● Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas
y particulares. (RAE, 2022)
● Impuesto: Los impuestos son pagos obligatorios que deben realizar las personas y
empresas al gobierno cuando generan utilidades sobre sus ingresos y cuando
realizan compras de bienes y servicios. De esta forma, el gobierno obtiene recursos
para financiar sus programas de desarrollo y proveer a la población de
infraestructura. (BBVA, 2023)
● DIAN: entidad encargada de administrar los impuestos, aduanas y el control fiscal
en Colombia. Es una entidad del Gobierno Nacional de Colombia que tiene como
objetivo garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aduaneras en el
país. (DIAN, 2023)
● Personería Jurídica: Es la capacidad legal de representar, ser representado y adquirir
derechos y obligaciones. (Función pública, 2023)
● Estados financieros: Son el resultado de todas las operaciones presupuestales y
contables efectuadas en el desarrollo normal del objeto social del interesado.
(Función pública, 2023)
● Contabilidad de la organización de la acción comunal: Se enfoca en el registro,
control y análisis de las transacciones financieras y contables aplicadas a las
organizaciones de acción comunal.
● Libros contables: documentos donde se registran las transacciones y situaciones
con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento
de los estados financieros. (Consejo técnico de contaduría pública, sf)
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● Cuenta corriente: Una cuenta corriente es un producto que te permite administrar
tu dinero de forma fácil y segura. Se caracteriza porque puedes hacer uso de tu
dinero por medio de una tarjeta débito o cheques (Banco de Bogotá, 2023)
Glosario aspectos generales
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INVÍAS: Es un establecimiento público adscrito al Ministerio de Transporte de
Colombia, con autonomía administrativa y patrimonio propio. Su función principal
es ejecutar las políticas y proyectos relacionados con la infraestructura vial a nivel
nacional, incluyendo carreteras, vías férreas, fluviales y marítimas. Su labor abarca
la planificación, construcción, mantenimiento y desarrollo de la red vial nacional.
(Invías, 2023)
Convenios solidarios: Complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios,
económicos y sociales para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades
y aspiraciones de las comunidades. (USTA, 2016)
Convenios interadministrativos: son negocios jurídicos celebrados entre dos o más
personas jurídicas públicas con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la
realización de funciones administrativas de interés común para las partes que lo
suscriben y tiene como finalidad, garantizar el eficiente y eficaz ejercicio de las
funciones públicas. (Colombia compra eficiente, 2019)
Póliza: Documento justificativo del contrato de seguros, fletamentos, operaciones
de bolsa y otras negociaciones comerciales. (RAE, 2022)
Póliza de la Garantía Única de Cumplimiento: La Póliza de la Garantía Única de
Cumplimiento es un instrumento de aseguramiento utilizado en Colombia que tiene
como objetivo respaldar el cumplimiento de las obligaciones contractuales
asumidas por una de las partes en un contrato de obra pública o contrato estatal.
Esta póliza garantiza que el contratista cumplirá con todas las condiciones, términos
y compromisos establecidos en el contrato, tanto en términos de calidad, tiempo y
costo. (Decreto 1082 de 2015)
119
Links de interés por si quiere saber más:
Módulo jurídico
1. Caminos Comunitarios de la Paz Total https://caminoscomunitarios.invias.gov.co/
2. Plan Nacional de Desarrollo, Colombia, potencia mundial de la vida 2022- 2026.
https://rb.gy/ap7ph
3. Ley 743 de 2002 por la cual se desarrolla el artículo 38 de la Constitución Política de
Colombia en lo referente a los organismos de acción comunal.
4. Ley 2166 del 2021, por la cual se deroga la Ley 743 de 2002. Esta hace referencia a
los organismos de acción comunal y se establecen lineamientos para la formulación
e implementación de la política pública de los organismos de acción comunal y de
sus afiliados.
5. Biblioteca
de
asuntos
comunales
(Ministerio
del
Interior):
https://comunal.mininterior.gov.co/Biblioteca-comunal.html
6. Documento
CONPES
4091
del
2022.
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Conpes/Econ%C3%B3micos/4091.pdf
7. Documento
CONPES
3955
del
2018.
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Conpes/Econ%C3%B3micos/3955.pdf
8. Documento CONPES 3857 del 2016. https://rb.gy/uygvn
9. Como incribir el RUT: https://rb.gy/sr5hb
Módulo técnico
1. Cartilla de mejoramiento rutinario del CCPT la cual contiene la explicación de
conceptos y procedimientos para la ejecución de obras menores. https://rb.gy/kll0p
2. Manual de mantenimiento de carreteras del INVÍAS, que tiene como objetivo
mejorar la eficacia y la eficiencia de las labores de mantenimiento de la red vial
nacional no concesionada. https://rb.gy/4ntrn
3. Cartilla de obras menores y de drenajes de infraestructuras viales del INVÍAS.
https://rb.gy/5gv4b
Módulo administrativo y financiero.
1. RIMSIP COLOMBIA (2019) Módulos y contenidos para el fortalecimiento
organizativo. Agencia de Renovación para el Territorio, el cual contiene información
necesaria para la organización y manejo de una organizaciones participantes.
https://rb.gy/i39pj
2. Urna de Cristal (2018). Todo lo que debes saber sobre la inscripción del RUT.
https://rb.gy/yiwef
3. Asobancaria, (2018). Página Web de ASOBANCARIA. https://www.asobancaria.com/
4. Reporte
de
Inclusión
Financiera,
SUPERFINANCIERA.
120
https://www.bancadelasoportunidades.gov.co/es/reportes/312
5. USAID (2020) Formalización y legalización de organizaciones comunitarias.
https://rb.gy/maiza
6. Cartilla de mejoramiento de caminos comunitarios. https://rb.gy/kll0p
7. Guia de diseño se pavimentos con placa huella (2022). https://rb.gy/1nc46
8. Guia de estructuración de proyectos de infraestructura de transporte, INVÍAS (2022)
https://rb.gy/xtt4z
9. Guia de manejo ambiental de proyectos de infraestructura modo carretero (2022).
https://rb.gy/uf5s7
10. Manual de gestión integral sector vial no concesionado (2022). https://rb.gy/nveu3
Módulo de gestión y control social
1. Cartilla de veedurías ciudadanas del INVIMA que contiene conceptos básicos y
claves acerca de este ejercicio. https://rb.gy/i0wwi
2. Guía de veedurías ciudadanas del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
https://rb.gy/vke1d
3. Página web de la Red de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas de la Contraloría General
de la República que define planes, acciones y estrategias como mecanismo de
interacción entre la ciudadanía y los entes estatales, con el fin de apoyar a las
veedurías ciudadanas y a sus redes en el ejercicio del control social a la gestión
pública. https://www.contraloria.gov.co/web/red-apoyo-veedurias-ciudadanas
4. Estrategia de Participación Ciudadana, Agencia de Renovación del Territorio.
https://rb.gy/un0pa
121
122