TEMA 2 LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS: CONCEPTO Y FUNCIONES. LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS EN ESPAÑA. 1. - BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS. La biblioteca universitaria es uno de los puntos esenciales en la investigación de un país, al facilitar un servicio fundamental que afecta al conjunto de la universidad. La biblioteca universitaria debe encaminarse a favorecer el desarrollo de los objetivos de la institución de la que depende, convirtiéndose en un sistema de información abierto y activo, capas de evolucionar y adaptarse a su entorno. 1.1. - Definición. La biblioteca universitaria debe reunir, organizar y difundir la documentación precisa para las tareas siguientes: docencia e investigación. La biblioteca sirve pues a la comunidad universitaria en la que se integra. Las bibliotecas universitarias se definen como una combinación orgánica de personas, colecciones y edificios con el objetivo de asistir a la comunidad universitaria en el proceso de transformar la información en conocimiento. 1.2. - Funciones y objetivos. La IFLA (International Federation Library Association) en su programa a medio plazo (1992-1997) sobre bibliotecas universitarias, destaca el papel y la misión de la biblioteca universitaria y servicios, particularmente en lo que se refiere a las nuevas demandas de investigación y educación. Complementariamente, la biblioteca universitaria procurara la formación integral de la comunidad universitaria prestando la ayuda precisa para la formación y perfeccionamiento de los profesionales. En consecuencia, son funciones de la biblioteca universitaria: • • • Proveer de textos y fuentes de consultas suficientes en relación con los programas de los cursos impartidos en los centros. Proporcionar los medios básicos para la investigación, tanto para profesores como para graduados. Preparar a los alumnos para la investigación en cuanto al uso del libro y de la biblioteca mediante la formación de usuarios. 9 • • Difundir la información mediante la realización de catálogos, boletines de sumarios, de nuevas adquisiciones, todo ello incluido en los servicios de referencia e información. Acercar a sus usuarios a las fuentes externas de información (utilización de repertorios, base de datos, catálogos de otras bibliotecas, préstamo interbibliotecario, etc.) Para el cumplimiento de estas funciones en la biblioteca universitaria deberán darse las siguientes condiciones: a) Constitución y conservación de un fondo documental suficiente. b) Integración con los recursos bibliográficos con otros centros (préstamo, catalogación centralizada, cooperación bibliotecaria). c) Integración de la biblioteca universitaria en la política administrativa y educacional de la universidad en el marco de una adecuada reglamentación. Para lo cual es necesario contar con los medios suficientes por lo que respecta a: • • • • • • Estructura. Fondos bibliográficos. Servicios. Personal cualificado. Espacio y equipos adecuados. Recursos económicos. 1.3. - Estructura. El lugar de la biblioteca universitaria dentro de la estructura administrativa y de gobierno de la universidad deberá estar claramente identificado. Para ello deberá establecerse los instrumentos legales y consultivos necesarios que posibilite la comunicación entre la institución y la biblioteca. El principal instrumento legal suceso es, sin duda, los estatutos o cartas fundacionales de cada universidad, dado que en la mayoría de los países las universidades son organismos autónomos con competencia para su propia organización. Sin embargo, también casi todos los países tienen organismos con ciertas competencias en la organización universitaria (en España, el Ministerio de Educación y las comunidades autónomas) que pueden o deben implicarse jurídicamente en la definición de objetivos y funciones de la biblioteca universitaria. Como órganos constructivos están los "comités consultivos" o "comisiones de biblioteca”, en los que participan todos los estamentos implicados: administradores, docentes, bibliotecarios, estudiantes, consejos asesores,... etc. 10 Por último, la propia estructura administrativa y de gobierno de la biblioteca universitaria está claramente especificada y será consecuente tanto con la estructura de gobierno de la universidad como con las necesidades y requisitos de la biblioteca. La definición formal de esta estructura aparece jurídicamente desarrollada en los reglamentos internos de cada biblioteca universitaria. Hablando de estructura, no podemos dejar de mencionar uno de los principales problemas con el que enfrentan las bibliotecas universitarias: centralización versus descentralización. Esta dicotomía no es radical y, dado que la diversificación total no existe, podemos decir que los dos modelos reales de estructura de biblioteca universitaria son: 1. La centralización. 2. La descentralización coordinada. En principio parece que la centralización es el modelo ideal aunque raras veces haya podido ser puesto en práctica. El modelo de descentralización coordinada, sin embargo, nos introduce en la realidad más habitual de las bibliotecas de todo el mundo y en ella incide fundamentalmente la dispersión de edificios en campus muy extensos. En este tipo de sistema bibliotecario, la acción y coordinación se distribuye en tres niveles de coordinación • En el primero se encuentra una dirección común. • Un segundo nivel se compone de biblioteca general, de hemeroteca general y todos los servicios bibliotecarios comunes. • Un tercer nivel comprende a las bibliotecas dependientes de los centros. • Dependiendo de la universidad, procesos como catalogación o adquisiciones pueden estar en el segundo o tercer nivel. Este sistema tiene ventajas como la mayor comodidad para el usuario o la mejor integración de la biblioteca en los centros, y tiene claras desventajas que podrían resumirse, en problemas de comunicación inevitables entre distintas unidades, problemas de duplicación y problemas relacionados con los límites de cada materia. 1. 4 Fondo bibliográfico. La colección de una biblioteca universitaria debe tener el tamaño y materiales suficientes para apoyar las necesidades de instrucción total de las universidades y facilitar los programas de investigación de la misma. Los fondos de una biblioteca universitaria se pueden clasificar de acuerdo con su función: 11 Función de enseñanza. Función de investigación. Función de referencia. Función general. Así, la biblioteca facilita materiales de estudio y aprendizaje para los alumnos de primer ciclo y segundo ciclo y materiales de investigación para el resto de la universidad. La función de referencia es esencial como en cualquier otra biblioteca. Se pondrá especial interés en las obras de referencia, de consulta, bibliográficas y documentos secundarios como boletines de resúmenes de índices y revistas especializadas. La novedad es la cuarta función que se fundamenta en que la universidad tiene una responsabilidad cultural y educativa y unos intereses que van más allá de sus muchos y diversos estudios especializados. Por ello, la biblioteca universitaria también tiene un papel que jugar como parte de su comunidad local, donde se la verá inevitablemente como un importante centro de cultura general y de estudio. Capítulo esencial en el desarrollo de la colección de la biblioteca universitaria es el de la planificación de políticas explícitas que guíen la selección y adquisición de los materiales que estén de acuerdo con objetivos y prioridades académicas además de dentro de los límites de los recursos disponibles. Esta política deberá ser diseñada y realizada a partir de una estrecha colaboración entre el profesorado y los bibliotecarios. Es necesario compartir recursos y realizar planes de cooperación: préstamo interbibliotecario, acuerdo sobre adquisición de materiales, etc. Finalmente, y según establece las normas de la A.L.A. (American Library Association), de 1988 para bibliotecas universitarias, el criterio de acceso ha ido adquiriendo prioridad sobre el criterio de propiedad, y la tendencia actual en la formación de las colecciones de las bibliotecas universitarias, es hacia un desarrollo de la colección en la que la máxima es la calidad frente a la cantidad, y seguir en cualquier caso las directrices generales que se establezcan por los órganos competentes para fijar políticas adecuadas a la función que tiene encomendada la biblioteca universitaria. 1.5 Servicios. Los objetivos básicos fundamentalmente: de una biblioteca universitaria son 12 1. Acceso a la información. 2. Acceso al documento. 3. Formación de usuarios. El acceso a la información se canaliza a través del servicio de información bibliográfica y referencia, que debe prestarse en puntos identificables adecuadamente y con un horario de servicio establecido. Por supuesto, en este servicio está incluido el acceso la información externa a la propia biblioteca a través de la consulta de las bases de datos automatizadas. El acceso al documento se trata desde una doble vertiente: el acceso a las propias colecciones y el acceso a colecciones externas. El primero se canaliza a través de servicios como los de lectura en sala, fundamentalmente, con el sistema de libre acceso. El préstamo está en función del tipo de material y del número de usuarios. En cuanto a los horarios de apertura varían desde las 12 horas diarias ininterrumpidas, hasta bibliotecas de campus americanas donde también abren festivos e incluso por la noche. Con el servicio de acceso al documento o préstamo interbibliotecario se ponen al alcance el usuario colecciones externas. El máximo acceso al documento implica además servicios de reprografía, transmisión por fax o correo electrónico. Por último, en las bibliotecas universitarias son esenciales los servicios de formación de usuarios en su doble vertiente de orientación y adiestramiento sobre el uso de las bibliotecas y el desarrollo de metodología para la investigación. 1.6.- Personal. Toda universidad debe garantizar que sus servicios bibliotecarios cuenten con personal suficiente para atender las demandas de sus usuarios. En este capítulo podemos hablar de dos aspectos: el cuantitativo y el cualitativo. La cantidad de personal de una biblioteca universitaria está determinada por muchos factores, entre los que se incluyen: número de puntos de servicios, número de horas de servicio que se proporciona, número características de los títulos que se procesan anualmente, naturaleza y calidad del proceso, tamaño de las colecciones y el grado de vinculación de las mismas. Los niveles profesionales son: • Personal directivo: se encargara de la planificación y gestión de recursos, dirección del personal y puesta en marcha de nuevos servicios. 13 • • Personal técnico: proceso técnico, referencia e información bibliográfica y servicio de información científica. Personal auxiliar: atención a la sala, préstamo, apoyó a tareas técnicas, colocación y ordenación. 1.7.- Espacio y equipamiento. El edificio deberá tener el tamaño y calidad suficiente para albergar colecciones y proporcionar espacio suficiente para que puedan ser utilizadas por estudiantes, profesores y otros usuarios. Además habrá espacio adecuado para todos los procesos de gestión de la biblioteca. Constará al menos de: Área de información bibliográfica (catálogos, repertorios, diccionarios, enciclopedias, etc.) Sala de lectura: el número de puestos de lectura será al menos del 10% de total de los alumnos. La colección bibliográfica de uso más frecuente será de libre acceso. Se preverán salas de lectura para grupos. Hemeroteca. Zona de investigadores. Área de préstamo. Servicios de reprografía. Depósito, que reunirá las debidas condiciones de superficie, humedad, aireación, altura, protección contra el fuego, iluminación, etc. 1.8.- Presupuesto. Según recomendaciones de la American Library Association, se debe destinar a la biblioteca entre un 5% y un 6% del presupuesto total de la Universidad. Estas recomendaciones, planteadas en principio según un concepto cuantitativo, actualmente se perfilan con un carácter más cualitativo hablándose de presupuesto suficiente para cumplir las misiones que la biblioteca tiene encomendadas. Así la IFLA nos recuerda que los recursos financieros de la biblioteca deben ser suficientes para desarrollar colecciones y servicios apropiados, personal adecuado y satisfacer las necesidades de los usuarios. Para la fijación de las necesidades presupuestarias se pueden señalar una serie de variables: i. Alcance, naturaleza y nivel del <<currículum>> (asignaturas, plan de estudios). ii. El sistema de enseñanza utilizado (si se promociona el estudio autónomo). iii. Pertinencia de la colección y el nivel de edición en las diferentes materias. iv. Número previsible de alumnos y profesores. 14 v. vi. Acceso y suficiencia de otras bibliotecas del entorno. Servicios ofrecidos por la biblioteca en cuanto al número de puestos de servicio o número de horas de atención. La suma de estas variables y de los objetivos definidos deben dar como resultado la fijación de un presupuesto que distinga entre gastos de capital principal, tales como nuevos edificios, renovaciones o automatización, y los presupuestos de explotación anual que permiten el continuo mantenimiento recursos y servicios. 1.9.- Cooperación. El aumento constante de la información hace que ninguna biblioteca disponga de toda la información que sus usuarios demandan, por lo que una biblioteca universitaria debe fomentar actividades cooperativas para aumentar sus recursos. Hay que destacar la tendencia actual a la automatización de servicios y funciones en las bibliotecas universitarias. El tratamiento electrónico de los datos proporciona el máximo aprovechamiento de sus recursos humanos y materiales, favoreciendo especialmente la cooperación bibliotecaria en sus diferentes vertientes: catálogos colectivos, adquisiciones compartidas, catalogación compartida, préstamo interbibliotecario... 2. - Las bibliotecas universitarias en España. Durante muchos años, la biblioteca ha vivido un largo periodo de marginación y olvido en el que apenas contó ni tuvo peso específico alguno en la universidad española. Los profesionales que llevan prestando servicio en bibliotecas universitarias veinte o veinticinco años, saben bien de aquella situación y de lo que fue trabajar en condiciones adversas, en medio del desinterés de las autoridades académicas, con deficientes instalaciones y carencia de medios económicos y de personal. Habría que remontarse a la época de la República para encontrar una normativa legal (Decreto de 1932 sobre Organización de las Bibliotecas Universitarias), donde se hablaba de la biblioteca como parte integrante de la universidad y se preceptuaba que el director debía ser vocal nato de la junta de gobierno de su respectiva universidad. Así, la Ley de Ordenación Universitaria de 1943, no sólo dedicaba muy escasas referencias a la biblioteca universitaria, sino que eliminaba a su director del gobierno de la universidad; la Ley General de Educación de 1970 ni siquiera la menciona en la estructura de la universidad; por último, la vigente Ley de Reforma Universitaria de 1983, volvía a ignorarla, no obstante las enmiendas que presentaron algunas universidades para corregir el olvido permitieron que en los estatutos respectivos de cada universidad apareciese en una normativa legal que definiera sus funciones, estructura y competencias como parte integrante de la universidad. Así también en el Real Decreto sobre Creación y Reconocimiento de Universidades y 15 Centros Universitarios de 1991, se determinan unos requisitos indispensables para el servicio de bibliotecas. Este panorama anteriormente expuesto condujo a que la biblioteca universitaria fuese siempre sujeto pasivo de decisiones tomadas al margen de su parecer y, en no pocos casos, la víctima de tales decisiones. Como muestra nos referíamos a las instalaciones bibliotecarias en lugares inadecuados o también el caso de no existir ni dicho lugar. La carencia de una infraestructura legal de la biblioteca dentro del marco universitario y la ausencia de sus representantes en los órganos rectores de la universidad tuvo también otras repercusiones. En el aspecto económico, en los presupuestos generales universitarios el no figurar específicamente mención alguna para la biblioteca, con la consecuente repercusión en su normal funcionamiento y planificación futura. Las adquisiciones de fondos bibliográficos se llevaron con total descontrol y de forma anárquica. De ello se derivó una innecesaria repetición de libros, falta de un tratamiento técnico adecuado y la imposibilidad de disponer de un catálogo colectivo de los fondos bibliográficos. Otro de los problemas endémicos de nuestras bibliotecas universitarias ha sido la falta de personal. La plantilla óptima que permitiría afrontar con desahogo el volumen de actividad diaria y la planificación de nuevas tareas, es un logro por el que todavía se debe luchar. En su mayor parte las bibliotecas universitarias españolas responden al modelo descentralizado, en el que el proceso técnico, las adquisiciones, los fondos bibliográficos y los presupuestos se gestionan en cada punto de servicio. Constituyen una excepción, como bibliotecas centralizadas las bibliotecas de las universidades privadas, algunas de nueva creación y algunas tradicionales. Las directrices de la UNESCO contemplan en la estructura bibliotecaria: una biblioteca general que puede denominarse en algunos casos central y otras bibliotecas denominadas de centros y departamentos. Otras bibliotecas de ámbito menor, como podrían ser las de seminarios, cátedras, etc., no son aconsejables. Se podría hablar de una descentralización coordinada. 2.1. - Nuevas tecnologías y cooperación. Las bibliotecas universitarias españolas han consolidado el proceso de informatización necesario para poder cumplir sus objetivos. Las situaciones que en un momento dado fueron diferentes en cada universidad, optando cada una de ellas por sistemas integrados, basados en el formato MARC: Libertas, Dobis/Libis, VTLS, Absys, etc. Ha desembocado en que dichos sistemas tienen un mismo lenguaje para comunicarse. A día de hoy no se pude hablar de catalogación retrospectiva de los fondos de las bibliotecas universitarias puesto que dicha fase fue superada. Los distintos módulos, como el de préstamo, 16 adquisiciones, desarrollados. publicaciones periódicas están en plenamente Es común que las bibliotecas universitarias utilicen bases datos recuperables por ordenador a través de interfaces como la Z39.50. El uso de soportes ópticos como el CD-ROM, DVD-ROM está muy extendido, igual que otros soportes como videos, microfichas, discos, etc. La automatización ocurrida en la década de los ochenta y noventa del siglo XX dio lugar a la creación de redes de bibliotecas universitarias con el fin de aunar esfuerzos y conseguir una mayor rentabilidad de los recursos. Estas redes funcionaban o funcionan en lo que se refiere a catalogación compartida, cooperación en las adquisiciones y circulación documentos mediante el acceso a las bases datos bibliográficas más comunes. Estas son: a) Red Libertas, formada por las bibliotecas universitarias que trabajan con dicho programa. Actualmente integrada en Rebiun. b) Red Ruedo. En la que participaban las bibliotecas universitarias que trabajan con el programa Dobis/Libis. El principal punto en común de los socios era la formación y mantenimiento de un catálogo colectivo a partir del uso del mismo sistema de gestión bibliotecaria, DOBIS/LIBIS. A partir de los cambios de sistema de gestión bibliotecaria de la mayoría de las Universidades que integraban la Red a diferentes programas, RUEDO dejó de tener razón de ser. Además, en esta nueva situación, sus objetivos coincidían con los de REBIUN, proyecto común a todas las Universidades españolas. Por esta razón, los socios acordaron la disolución de la red y la desconexión del catálogo colectivo. Los fondos automatizados de las bibliotecas participantes en RUEDO, así como del resto de Universidades españolas, están accesibles ahora en el catálogo colectivo de REBIUN. c) Red VTLS, las bibliotecas que trabajan con el programa VTLS. Integradas actualmente en Rebiun d) Red Rueca, las bibliotecas universitarias que trabajan con el programa Absys. Actualmente está integrada en Rebiun. e) Red Documat, es una red especializada en bibliotecas de matemáticas. ( http://wzar.unizar.es/documat/quees.html ) g) El catalogo nacional C17, que recibe una subvención del Instituto de Salud Carlos III, a través de la Biblioteca Nacional de Ciencias de la Salud, destinada al mantenimiento actualizado de los datos y a su difusión gratuita en Internet. ( http://isciii.c17.net ) h) Red Rebiun, integrada en la CRUE (Conferencia de Rectores de Universidades españolas) que está formada por bibliotecas universitarias que empezaron editando un catálogo colectivo en CDROM y que hoy en día está en línea. ( http://rebiun.crue.org/cgi-bin/abnetop/X16462/ID119330112?ACC=101 ) 17 Los orígenes de Rebiun se remontan a 1983 - 1987. Directores de bibliotecas universitarias se coordinan con el objetivo de influir en los procesos de redacción de los estatutos de las universidades, haciendo que estos dotaran a la biblioteca universitaria de una organización moderna con recursos presupuestarios específicos. Este movimiento informal fue el embrión de futuras actividades cooperativas y, concretamente, de REBIUN (REd de BIbliotecas UNiversitarias). En 1988, REBIUN se constituye formalmente. En un principio fueron nueve las bibliotecas universitarias fundadoras aunque su número creció a lo largo de los años sucesivos. Las actividades cooperativas se centraron y tuvieron importantes resultados en ámbitos como: la formación, la mejora del préstamo interbibliotecario y en la edición en CD-ROM de los registros bibliográficos de las bibliotecas participantes. En 1993, en el marco del Congreso de la IFLA en Barcelona, se celebra una reunión entre bibliotecas de diferentes universidades. A finales de ese mismo año, se celebra la 1ª Conferencia de Directores de Bibliotecas Universitarias v Científicas Españolas (CODIBUCE). CODIBUCE ha impulsado diversos tipos de actividades: formación, elaboración de un anuario estadístico, inicio de procesos de mejora del préstamo interbibliotecario y, también, la redacción de normas y directrices para bibliotecas universitarias. En 1996, REBIUN i CODIBUCE inician un proceso de confluencia con el propósito de concentrar todos los esfuerzos de cooperación en un solo organismo. Este proceso es aprobado por REBIUN y Codibuce, en mayo del mismo año y al mismo tiempo, se aprueba el nuevo Reglamento de REBIUN. Según el Art. 3 del Reglamento de REBIUN se especifica su objetivo y finalidades de la forma siguiente: REBIUN tiene como objetivo básico ser un organismo estable en el que estén representadas todas las bibliotecas universitarias españolas, para conseguir: a) Elevar el nivel de los servicios y de la infraestructura bibliotecaria mediante la cooperación. b) Llevar a cabo las acciones cooperativas que supongan un beneficio para los usuarios de las bibliotecas universitarias Españolas. c) Representación ante organismos públicos y privados. d) Intercambio y formación del personal. 18
