MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS
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UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
NOMBRE
Eduardo Fidel Albarracín Rocha
María Paola Torrico Durán
Bladimir Magne Molina
CARGO
Responsable de Bienes y
Servicios
Jefe Unidad Administrativa
Financiera
Director Ejecutivo
06/12/2023
06/12/2023
FIRMA
FECHA
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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ÍNDICE
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS
CAPÍTULO I..................................................................................................................................................................3
ASPECTOS GENERALES...........................................................................................................................................3
Artículo 1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................3
Artículo 2. OBJETIVO...............................................................................................................................................3
Artículo 3. ALCANCE................................................................................................................................................3
Artículo 4. ACTUALIZACIÓN..................................................................................................................................3
Artículo 5. BASE LEGAL..........................................................................................................................................4
Artículo 6. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES....................................................................................................4
6.1 ABREVIATURAS.................................................................................................................................................4
6.2 DEFINICIONES...................................................................................................................................................5
Artículo 7. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y CUANTÍAS......................................................................7
Artículo 8. PARTICIPANTES.....................................................................................................................................8
Artículo 9. PROCESOS............................................................................................................................................13
9.1 ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES - PAC....................13
9.2 CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS................................................................................14
9.3. CONTRATACIÓN MENOR DE CONSULTORÍAS DE LÍNEA Y POR PRODUCTO..................................19
9.3.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONSULTORÍAS POR PRODUCTO.......................................23
9.4 CONTRATACIÓN APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE)..................................25
9.5 CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA............................................................................................31
9.6 CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN..............................................................................................................36
9.7 CONTRATACIÓN POR DESASTRES Y/O EMERGENCIAS.........................................................................37
9.8 CONTRATACIÓN DIRECTA............................................................................................................................37
9.9 CONTRATOS MODIFICATORIOS...................................................................................................................46
VERSIONES.............................................................................................................................................................48
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CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1.
INTRODUCCIÓN
El presente manual constituye un documento normativo interno de consulta, que contiene la
descripción de los procesos y procedimientos inherentes a contratación de bienes y servicios,
conforme a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado
mediante Decreto Supremo N° 0181; estableciendo las acciones de las áreas organizacionales que
intervienen en los procedimientos, consolidándose como un instrumento de apoyo técnico –
administrativo en el funcionamiento institucional.
La contratación de bienes y servicios está a cargo de la Unidad Administrativa Financiera de la
Agencia para el Desarrollo de la Información de la Sociedad en Bolivia - ADSIB, de la cual se
designará a los responsables para las diferentes modalidades de procesos de contratación.
Artículo 2.
OBJETIVO
El Manual de Procesos y Procedimientos de Contrataciones de Bienes y Servicios, es el conjunto
de normas y lineamientos de carácter técnico y administrativo, que regulan actividades y
procedimientos administrativos para la realización de procesos de contratación de bienes y
servicios en la Agencia para el Desarrollo de la Sociedad de la Información en Bolivia – ADSIB.
Artículo 3.
ALCANCE
El presente manual alcanza a todos los procesos de contratación y al personal de la ADSIB, que
participa de los mismos. Al mismo tiempo también sirve de apoyo normativo a la Unidad
Administrativa Financiera ya que es la Unidad responsable del seguimiento e implementación,
marcando las relaciones internas entre las diferentes áreas y unidades organizacionales y los
cargos específicos que intervienen en cada uno de los procedimientos.
Artículo 4.
ACTUALIZACIÓN
La Unidad Administrativa Financiera es responsable de la actualización del presente Manual,
sobre la base de:
➢
El análisis de la experiencia derivada de su aplicación;
➢
Las necesidades estructurales que se presenten;
➢
Las necesidades estructurales que se presenten;
➢
Los cambios que puedan haber en las disposiciones legales.
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Artículo 5.
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BASE LEGAL
a)
Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales de 20 de julio de 1990.
b)
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS),
aprobado mediante Decreto Supremo N° 0181, de 28 de junio de 2009 y sus
modificaciones.
c)
Manual del Sistema de Contrataciones del Estado (SICOES) aprobado con
Resolución Ministerial N° 021 de 2 de febrero de 2022.
d)
Reglamento de Contrataciones con Apoyo de Medios Electrónicos aprobado con
Resolución Ministerial N.º 021 de 2 de febrero de 2022.
e)
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RESABS) de la Agencia para el Desarrollo de la Sociedad de la Información (ADSIB)
aprobado con Resolución Administrativa ADSIB-DE-RA-13/2023 de 14 de agosto de
2023.
Artículo 6.
6.1
ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
ANPE
Apoyo Nacional a la Producción y Empleo
CUCE
Código Único de Contrataciones Estatales
DBC
Documento Base de Contratación
DBC-ANPE
Documento Base de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y
Empleo
ET
Especificaciones Técnicas
LP
Licitación Pública
MAE
Máxima Autoridad Ejecutiva
NB-SABS
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios
PAC
Programa Anual de Contrataciones
POA
Programa de Operaciones Anual
RE-SABS
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios
RPA
Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la
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Producción y Empleo
RPC
Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública
SICOES
Sistema de Contrataciones Estatales
TDR
Términos de Referencia
RBS
Requerimiento de Bienes y Servicios
6.2
DEFINICIONES
a)
Bienes: Son bienes las cosas materiales e inmateriales que pueden ser objeto de
derecho, sean muebles, inmuebles, incluyendo de manera enunciativa y no limitativa,
bienes de consumo, fungibles y no fungibles, corpóreos o incorpóreos, bienes de
cambio, materias primas, productos terminados o semi terminados, maquinarias,
herramientas, equipos, otros en estado sólido, líquido o gaseoso, así como los
servicios accesorios al suministro de éstos, siempre que el valor de los servicios no
exceda al de los propios bienes.
b)
Código Único de Contrataciones Estatales – CUCE: Es el código asignado de
forma automática a través del SICOES a cada proceso de contratación, para
identificarlo de manera única, desde la publicación de la convocatoria hasta la
finalización del proceso.
c)
Contrato: Instrumento legal de naturaleza administrativa que regula la relación
contractual entre la entidad contratante y el proveedor o contratista, estableciendo
derechos, obligaciones y condiciones para la provisión de bienes, construcción de
obras, prestación de servicios generales o servicios de consultoría.
d)
Documento Base de Contratación – DBC: Documento elaborado por la entidad
contratante para cada contratación, con base en el Modelo de DBC emitido por el
Órgano Rector; que contiene las especificaciones técnicas o términos de referencia,
metodología de evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso de
contratación.
e)
Especificaciones Técnicas (ET): Parte integrante del DBC, elaborada por la entidad
contratante, donde se establecen las características técnicas de los bienes, obras o
servicios generales a contratar.
f)
Máxima Autoridad Ejecutiva – MAE: Titular o personero de más alta jerarquía en
la entidad.
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g)
Mesa de Partes: Es el espacio ubicado en el ingreso principal de la entidad, con el
rótulo visible que señale: “MESA DE PARTES”, en el cual se publican el PAC, las
convocatorias vigentes y las Resoluciones Impugnables.
h)
Orden de Compra/Servicio: Es una solicitud escrita que formaliza un proceso de
contratación, que será aplicable sólo en casos de adquisición de bienes o servicios
generales de entrega o prestación, en un plazo no mayor a quince (15) días
calendario.
i)
Órgano Rector: El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas es el Órgano Rector
del SABS con las atribuciones que le confiere la Ley N° 1178 y las establecidas en las
presentes NB- SABS.
j)
Precio Referencial: Es el precio estimado por la entidad contratante para un proceso
de contratación.
k)
Programa Anual de Contrataciones – PAC: Instrumento de planificación donde la
entidad programa las contrataciones de una gestión, en función de su POA y
presupuesto.
l)
Proponente: Persona natural o jurídica que participa en un proceso de contratación
mediante la presentación de su propuesta o cotización.
m)
Proveedor o Contratista: Persona natural o jurídica, con quien se hubiera suscrito un
contrato o emitido una orden de compra, según las modalidades y tipo de contratación
establecidas.
n)
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios –
RE-SABS: Documento elaborado por la entidad, que tiene por objeto establecer los
aspectos específicos que no estén contemplados en las presentes NB-SABS.
o)
Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública RPC: Servidor
Público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución del proceso
de contratación y sus resultados, en la modalidad de Licitación Pública.
p)
Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y
Empleo – RPA: Servidor Público que por delegación de la MAE, es responsable por
la ejecución del proceso de contratación y sus resultados, en las modalidades de
Contratación Menor y ANPE.
q)
Sistema de Contrataciones Estatales – SICOES: Es el sistema oficial de
publicación y difusión de información de los procesos de contratación de las
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entidades públicas del Estado Plurinacional de Bolivia, establecido y administrado
por el Órgano Rector.
r)
Términos de Referencia: Parte integrante del DBC elaborada por la entidad, donde
se establecen las características técnicas de los servicios de consultoría a contratar.
s)
Unidad Administrativa Financiera: Es la unidad o instancia organizacional de la
entidad contratante, encargada de la ejecución de las actividades administrativas de
los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios.
t)
Asesoría Legal: Es la unidad o instancia organizacional de la entidad, encargada de
proporcionar asesoramiento legal y atender los asuntos jurídicos en los subsistemas
de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios.
u)
Unidad Solicitante: Es la unidad o instancia organizacional de la entidad, donde se
origina la demanda de la contratación de bienes y servicios.
Artículo 7.
MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y CUANTÍAS
MODALIDAD
CUANTÍA
Contratación Menor
De Bs1.- (UN 00/100 BOLIVIANO) hasta Bs50.000.(CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS)
Apoyo Nacional a la Producción y
Empleo (ANPE)
Mayor a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100
BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100
BOLIVIANOS)
Licitación Pública
Mayor a Bs1.000.000.BOLIVIANOS) adelante
Contratación por Excepción
Sin límite de monto
Contratación por Desastres y/o
Emergencias
Sin límite de monto
Contratación Directa de Bienes y
Servicios
Sin límite de monto
(UN
MILLÓN
00/100
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Artículo 8.
➢
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PARTICIPANTES
Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE)
La MAE es responsable de todos los procesos de contratación desde su inicio hasta su
conclusión, y sus principales funciones son:
a)
Disponer que los procesos de contratación de bienes y servicios, se enmarquen en los
principios y disposiciones establecidas en las presentes NB-SABS.
b)
Disponer que el PAC sea difundido y esté elaborado en base al POA y el presupuesto
de la entidad.
c)
Designar o delegar mediante Resolución expresa, para uno o varios procesos de
contratación, al RPC y al RPA en las modalidades que correspondan.
d)
Designar al Responsable de Recepción para la modalidad ANPE o a la Comisión de
Recepción para Licitación Pública, para uno o varios procesos, pudiendo delegar esta
función al RPC, al RPA o a la Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante.
e)
Aprobar el inicio de las contrataciones por excepción y/o emergencias.
f)
Suscribir los contratos, pudiendo delegar esta función mediante Resolución expresa,
en el marco del Artículo 7 de la Ley N° 2341, de 23 de abril de 2002, de
Procedimiento Administrativo.
g)
Resolver Recursos Administrativos de Impugnación, mediante Resolución expresa,
siempre y cuando no asuma las funciones de RPC o RPA.
h)
➢
Cancelar, Suspender o Anular el proceso de contratación en base a justificación
técnica y legal.
Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública (RPC)
Las principales funciones del RPC son:
a)
Verificar que la solicitud de la contratación se encuentre inscrita en el POA y en el
PAC, y verificar la certificación presupuestaria correspondiente.
b)
Autorizar el inicio del proceso de contratación y aprobar el DBC para su publicación.
c)
Aprobar el DBC mediante Resolución expresa, después de la Reunión de Aclaración,
con las enmiendas, si existieran.
d)
Designar a los integrantes de la Comisión de Calificación y rechazar o aceptar las
excusas presentadas.
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e)
Aprobar el Informe de la Comisión de Calificación y sus recomendaciones o solicitar
su complementación o sustentación.
f)
Cancelar, suspender o anular el proceso de contratación en base a justificación técnica
y legal;
g)
Adjudicar o Declarar Desierta la contratación de bienes y servicios mediante
Resolución expresa.
h)
Autorizar, cuando corresponda, la ampliación de plazo de presentación de propuestas
o la ampliación de plazo de presentación de documentos para la suscripción del
contrato.
i)
Requerir la ampliación del plazo de validez de las propuestas y la extensión de la
vigencia de las garantías, cuando corresponda.
Asimismo, será responsable de los procesos de contratación bajo la modalidad de
contratación directa de bienes y servicios, cuando el precio referencial sea mayor a
Bs1.000.000.- (Un Millón 00/100 Bolivianos).
➢
Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y
Empleo (RPA)
Las principales funciones del RPA son:
a)
Verificar que la solicitud de la contratación se encuentre inscrita en el POA y en el
PAC, y verificar la certificación presupuestaria correspondiente.
b)
Aprobar el DBC y autorizar el inicio del proceso de contratación.
c)
Designar al Responsable de Evaluación o a los integrantes de la Comisión de
Calificación, y rechazar o aceptar las excusas presentadas.
d)
Aprobar el Informe del Responsable de Evaluación o de la Comisión de Calificación
y sus recomendaciones, o solicitar su complementación o sustentación.
e)
Cancelar, anular o suspender el proceso de contratación en base a justificación técnica
y legal.
f)
Adjudicar o Declarar Desierta la contratación de bienes y servicios mediante
Resolución expresa cuando la contratación sea mayor a Bs200.000.- (DOSCIENTOS
MIL 00/100 BOLIVIANOS). Para montos menores el documento de adjudicación
será mediante nota.
g)
Requerir la ampliación del plazo de validez de las propuestas.
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Asimismo, será responsable de los procesos de contratación bajo las siguientes
modalidades:

Contratación Menor

➢
Contratación Directa de Bienes y Servicios, cuando el Precio Referencial sea
menor o igual a Bs1.000.000.- (Un Millón 00/100 Bolivianos)
Unidad Solicitante
Las principales funciones son:
a)
Elaborar las especificaciones técnicas y definir el Método de Selección y
Adjudicación a ser utilizado, para la contratación de bienes, obras y servicios
generales, velando por la eficacia de la contratación.
b)
Elaborar los términos de referencia y definir el Método de Selección y Adjudicación a
ser utilizado para la contratación de servicios de consultoría, velando por la eficacia
de la contratación.
c)
Solicitar el asesoramiento de otras unidades o la contratación de especialistas cuando
la unidad solicitante no cuente con personal técnico calificado para la elaboración de
las especificaciones técnicas o términos de referencia.
d)
Estimar el Precio Referencial de cada contratación. La estimación del Precio
Referencial de forma errónea conllevará responsabilidades.
e)
Solicitar la contratación de bienes y servicios, en la fecha programada y establecida
en el PAC.
f)
Verificar que se tiene saldo presupuestario, inscripción en el POA y no existencia de
bienes (en el caso de adquisiciones de bienes o materiales) y consignar este hecho en
la solicitud de contratación.
g)
Preparar, cuando corresponda, notas de aclaración a las especificaciones técnicas o
términos de referencia.
h)
Preparar en la modalidad de Licitación Pública, cuando corresponda enmiendas a las
especificaciones técnicas o términos de referencia.
i)
Integrar las Comisiones de Calificación y Recepción o ser Responsable de Evaluación
o Responsable de Recepción de bienes y servicios.
j)
Elaborar el informe de justificación técnica para la cancelación, suspensión o
anulación de un proceso de contratación y otros informes que se requieran.
k)
Efectuar el seguimiento sobre el avance y cumplimiento de los contratos en los
aspectos de su competencia.
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➢
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Responsable de Bienes y Servicios
Las principales funciones son:
a)
Elaborar el PAC en coordinación con las Unidades Solicitantes y efectuar el
seguimiento sobre la ejecución de las contrataciones programadas en este documento,
remitiendo un informe trimestral a la MAE.
b)
Realizar con carácter obligatorio, todos los actos administrativos de los procesos de
contratación y velar por el cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos en
los procesos de contratación.
c)
Elaborar el DBC incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia
elaborados por la Unidad Solicitante.
d)
Organizar y llevar a efecto el taller de elaboración del PAC, y cuando corresponda, la
Reunión de Aclaración y la Inspección Previa en coordinación con la Unidad
Solicitante.
e)
Atender las consultas escritas.
f)
Incorporar en el DBC, cuando corresponda, las enmiendas a las especificaciones
técnicas o términos de referencia en la modalidad de Licitación Pública, siempre que
estas enmiendas no modifiquen la estructura y el contenido del Modelo del DBC
elaborado por el Órgano Rector.
g)
Designar a los responsables de la recepción de propuestas.
h)
Llevar un registro o libro de actas de las propuestas recibidas, cuando corresponda.
i)
Administrar y custodiar las garantías.
j)
Ejecutar las garantías, previo informe legal, que deberá ser solicitado oportunamente.
k)
Remitir al SICOES toda la información de los procesos de contratación de acuerdo
con lo establecido en el Artículo 49 de las presentes NB-SABS.
l)
➢
Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Manual de Operaciones del SICOES,
considerando los plazos establecidos en todos los formularios de registro.
Asesoría Legal
Las principales funciones son:
a)
Atender y asesorar en la revisión de documentos y asuntos legales que sean sometidos
a su consideración durante el proceso de contratación.
b)
Elaborar todos los informes legales requeridos en el proceso de contratación.
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➢
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c)
Elaborar los contratos para los procesos de contratación.
d)
Firmar o visar el contrato de forma previa a su suscripción, como responsable de su
elaboración.
e)
Revisar la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado
para la suscripción del contrato.
f)
Atender y asesorar en procedimientos, plazos y resolución de Recursos
Administrativos de Impugnación.
g)
Elaborar y visar todas las Resoluciones establecidas en las NB- SABS.
h)
Elaborar el informe legal para la cancelación, suspensión o anulación de un proceso
de contratación.
Responsable de Evaluación y Comisión de Calificación
Las principales funciones son:
➢
a)
Realizar la apertura de propuestas y lectura de precios ofertados en acto público.
b)
Efectuar el análisis y evaluación de los documentos técnicos y administrativos.
c)
Evaluar y calificar las propuestas técnicas y económicas.
d)
Convocar a todos los proponentes para la aclaración sobre el contenido de una o más
propuestas, cuando se considere pertinente, sin que ello modifique la propuesta
técnica o la económica.
e)
Elaborar el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria
Desierta para su remisión al RPC o RPA.
f)
Efectuar la verificación técnica de los documentos presentados por el proponente
adjudicado.
g)
Elaborar cuando corresponda, el informe técnico para la cancelación, suspensión o
anulación de un proceso de contratación.
Responsable de Recepción y Comisión de Recepción
Las principales funciones son:
a)
Efectuar la recepción de los bienes y servicios y dar su conformidad verificando el
cumplimiento de las especificaciones técnicas y/o términos de referencia;
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b)
Elaborar y firmar el Acta de Recepción o emitir el Informe de Conformidad, según
corresponda, aspecto que no exime las responsabilidades del proveedor ni del
supervisor respecto de la entrega del bien o servicio;
c)
Elaborar el Informe de Disconformidad, cuando corresponda.
Artículo 9.
PROCESOS
El presente manual desarrolla los procedimientos para los siguientes procesos:
9.1
9.2
Elaboración y Registro del Programa Anual de Contrataciones - PAC
Contratación Menor de Bienes y Servicios
9.3
Contratación Menor de Consultorías de Línea y Producto
9.4
Contratación Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE)
9.5
Contratación por Licitación Pública
9.6
Contratación por Excepción
9.7
Contratación por Desastres y/o Emergencias
9.8
Contratación Directa
9.9
Contratos modificatorios
Para la contratación de seguros, se aplicarán los procedimientos que se establecieron en los
puntos 9.4 o 9.5 del presente Manual, considerando las cuantías establecidas en el numeral IV del
artículo 79 de las NB-SABS. Asimismo, se podrá aplicar el procedimiento para contrataciones
directas detallado en el punto 9.8 del presente Manual siempre y cuando se cumpla con lo
establecido en el parágrafo II del artículo 72 de la NB-SABS.
9.1
ELABORACIÓN
Y
REGISTRO
CONTRATACIONES - PAC
DEL
PROGRAMA
ANUAL
DE
PROCESO
Registro del Programa Anual de Contrataciones – PAC
OBJETIVO
Efectuar el Registro de la programación anual de
contrataciones de una gestión en función al POA y
presupuesto aprobado de las diferentes áreas y unidades
organizacionales.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Responsable de Bienes y Servicios, Áreas y Unidades
Organizacionales, Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera.
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DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Responsable de Bienes y Servicios
Desarrolla el taller de formulación del PAC según establece
el Art. 45 Párrafo I del D.S. 0181, donde se explicará el
llenado del Cuadro de Contrataciones y los plazos para la
formulación del PAC de la entidad para la gestión a
iniciarse.
Unidades Solicitantes
Definen sus requerimientos, en coordinación con el Área de
Bienes y Servicios y remiten a la Unidad Administrativa
Financiera mediante nota interna adjuntando el Cuadro de
Contrataciones con la información necesaria para la
consolidación por parte de Bienes y Servicios.
Responsable de Bienes y Servicios
Consolida la propuesta del PAC y presenta al Jefe de la
Unidad Administrativa Financiera con Informe Técnico.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
Autoriza al Responsable de Bienes y Servicios el registro y
publicación en el Sistema de Contrataciones Estatales –
SICOES, si no hay observación devuelve al Responsable de
Bienes y Servicios para ajuste, si hay observaciones.
En el caso de ajustes al PAC se deberá cumplir lo establecido en el art. 45 párrafo III del D.S.
0181
9.2
CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS
PROCESO
Contratación Menor de Bienes y Servicios
DEFINICIÓN
Modalidad para la contratación de bienes y servicios hasta
Bs50.000.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo para efectuar
contrataciones hasta Bs 50.000,00 (Cincuenta Mil 00/100
Bolivianos).
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Unidad Solicitante, Responsable de Bienes y Servicios,
RPA, Responsable de Recepción o Comisión de Recepción,
Asesoría Legal y Dirección Ejecutiva.
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DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS MENORES A Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS)
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Solicita al Responsable de Bienes y Servicios el
Certificado de No existencia de activos fijos o bienes de
consumo, si corresponde.
Responsable de Bienes y Servicios
2. Evalúa el requerimiento y emite la respuesta que
corresponda y lo deriva a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
3. Elabora el Requerimiento de Bienes y Servicios (RBS)
dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa vía Director
Ejecutivo, debiendo llenar los siguientes campos:
a) Descripción del Bien/Servicio requerido.
b) Justificación
c) Precio Referencial
d) Solicita a Planificación la Certificación POA
e) Solicita a la Unidad Administrativa la Certificación
Presupuestaria.
f) Solicita al RPA la autorización de inicio del proceso
de contratación.
Asimismo, se adjunta al RBS los siguientes documentos:
a) Especificaciones Técnicas.
b) Respaldo del precio referencial.
c) Certificado de No existencia de activos fijos o bienes
de consumo, si corresponde.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
4. Deriva antecedentes al Profesional en Planificación.
Profesional en Planificación
5. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
6. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable
Tesorería
7. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa si no hay observación, caso
contrario deriva los antecedentes a la Unidad Solicitante.
de
Contabilidad
y
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
8. Deriva los antecedentes para revisión de
documentación remitida por la Unidad Solicitante.
la
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Responsable de Bienes y Servicios
9. Revisa la documentación remitida por la Unidad
Solicitante.
10. Si se trata de una contratación mayor a Bs20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) que no estuviese incluida en el
PAC se procede a su respectivo registro.
11. Solicita mediante nota interna la autorización de inicio del
proceso al RPA si no hay observación, caso contrario
devuelve los antecedentes a la Unidad Solicitante.
RPA
12. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el
PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000 (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) y que cuente con la Certificación
Presupuestaria.
13. Autoriza el inicio del proceso de contratación e instruye al
Responsable de Bienes y Servicios la ejecución del
proceso de contratación, mediante proveído.
Responsable de Bienes y Servicios
14. Para la contratación de bienes menores a Bs20.000
(Veinte Mil 00/100 Bolivianos), obtiene: el Reporte de
Precios o el Reporte de No Existencia en el Mercado
Virtual Estatal, el cual deberá archivarse en el expediente
del proceso de contratación.
a) En caso de obtener el Reporte de Precios, selecciona
al proveedor registrado en el Mercado Virtual Estatal,
el cual realizará la provisión del bien;
b) En caso del Reporte de No Existencia, selecciona por
fuera del Mercado Virtual Estatal al proveedor que
realizará la provisión del bien.
c) Verifica que el proponente a ser adjudicado no se
encuentre impedido de participar en los procesos de
contratación, de acuerdo a información obtenida del
SICOES.
d) En ambos casos, remite el Informe de la selección
dirigido al RPA para la respectiva adjudicación,
adjuntando el Reporte del SICOES.
15. Para la contratación de obras, y servicios generales
menores a Bs20.000 (Veinte Mil 00/100 Bolivianos),
previo conocimiento del mercado selecciona a un
proveedor que realice la prestación del servicio,
considerando el precio referencial y las Especificaciones
Técnicas, pudiendo ser el proveedor que respalda el
precio referencial, y remite informe de la selección
dirigido al RPA para la respectiva adjudicación.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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16. Para contrataciones de bienes, obras y servicios generales
mayores a Bs20.000 (Veinte Mil 00/100 Bolivianos),
identifica la oferta de proveedores para realizar la
Consulta de Precios de Mercado de acuerdo con lo
siguiente:
a) Selecciona a un proveedor que cumpla con las
condiciones necesarias para efectuar la prestación del
servicio o la provisión de (l) (los) bien (es);
b) Publica en el SICOES mínimamente por dos (2) días
hábiles computables a partir del día siguiente de
efectuado su registro en este sistema:
b.1 Las especificaciones técnicas, características y
atributos, cantidades, precio y/o demás
condiciones de los bienes, obras o servicios, que
fueron ofertados por el proveedor identificado. En
el caso de bienes se incluirá la marca y origen, si
corresponde;
b.2 La Declaración Jurada de cumplimiento de
condiciones del proceso de contratación y
aceptación para la publicación de oferta;
b.3 Otra información que considere pertinente.
c) De registrarse alguna oferta en el plazo establecido
genera el Reporte Electrónico del cual realizará la
comparación de precios y seleccionará al proponente
con el precio mas bajo.
De no registrarse ninguna oferta, seleccionará al
proveedor de la oferta inicialmente identificada.
d) Remite al RPA la selección efectuada para que realice
la adjudicación.
RPA
Responsable de Bienes y Servicios
17. Adjudica al proveedor recomendado e instruye que se
solicite la presentación de documentos al proveedor
adjudicado mediante proveído si no hay observación, caso
contrario devuelve el informe al Responsable de Bienes y
Servicios para su corrección.
18. Notifica al proveedor seleccionado, remitiendo la
Adjudicación y solicita la presentación de documentos
para la formalización de la contratación.
19. Recibida la documentación efectúa la verificación técnica,
elabora el Acta de Verificación Técnica de Documentos y
la remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
20. Si el proceso de contratación se formaliza mediante
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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contrato remite la citada Acta y antecedentes a Asesoría
Legal vía Jefatura de la Unidad Administrativa, para su
revisión legal.
Asesoría Legal
21. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado para la suscripción de contrato,
elabora el informe legal y lo remite al Director Ejecutivo
para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
22. Aprueba el Informe legal e instruye la elaboración del
contrato, caso contrario devuelve para su corrección. .
Asesoría Legal
23. Elabora el contrato, firma o visa el contrato, como
constancia de su elaboración y lo remite al Director
Ejecutivo para su suscripción.
Dirección Ejecutiva
24. Si el proceso de contratación se formaliza con Contrato,
suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
25. Remite el contrato suscrito al Responsable de Bienes y
Servicios vía la Jefatura de la Unidad Administrativa
Financiera.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
26. Revisa Acta de Verificación Técnica de Documentos de
no existir observaciones instruye la elaboración de la
Orden de Compra/Servicio, caso contrario devuelve para
su corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
27. Elabora la Orden de Compra/Servicio y la deriva al RPA
para su firma.
RPA
28. Suscribe la Orden de Compra/Servicio.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
29. Deriva la Orden de Compra/Servicio al Responsable de
Bienes y Servicios para su registro en el SICOES si
corresponde.
Responsable de Bienes y Servicios
30. Registra en el SICOES, si la contratación es mayor a
Bs20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
RPA
31. Designa al Responsable de Recepción o a los integrantes
de la Comisión de Recepción (conformada por personal
de la Unidad Solicitante y de la Unidad Administrativa) y
lo deriva a quien o quienes correspondan.
Responsable
de
Recepción
Comisión de Recepción
o
32. Efectúa la recepción de los bienes y servicios.
33. Elabora y firma el Informe de Conformidad o
Disconformidad para bienes, obras y servicios generales.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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34. Deriva el citado documento del punto anterior a la Unidad
Administrativa Financiera para su incorporación al
Almacén o como Activo Fijo y registro en el SICOES,
según corresponda.
Asimismo, se deberá considerar lo establecido en el Reglamento de Contrataciones con Apoyo de
Medios Electrónicos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para contrataciones que se
realicen en el Mercado Virtual y por Consulta de Precios.
9.3. CONTRATACIÓN MENOR DE CONSULTORÍAS DE LÍNEA Y POR PRODUCTO
PROCESO
Contratación Menor de Consultorías de Línea y por
Producto.
DEFINICIÓN
Modalidad para la contratación de Consultores de Línea y
por Producto que se aplicará cuando el monto de
contratación sea hasta Bs50.000 (Cincuenta Mil 00/100
Bolivianos)
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo para efectuar
contrataciones hasta un monto de Bs 50.000,00 (Cincuenta
Mil 00/100 Bolivianos).
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Unidad Solicitante, Responsable de Bienes y Servicios,
RPA, Responsable de Recepción o Comisión de Recepción,
Asesoría Legal y Director Ejecutivo.
9.3.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONSULTORÍAS DE LÍNEA
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
DESCRIPCIÓN
1. Elabora el Requerimiento de Bienes y Servicios (RBS)
dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa vía Director
Ejecutivo, debiendo llenar los siguientes campos:
a) Descripción de la Consultoría requerida
b) Justificación
c) Precio Referencial
d) Solicita a Planificación la Certificación POA
e) Solicita a la Unidad Administrativa la Certificación
Presupuestaria
f) Solicita a Recursos Humanos la verificación de los
impedimentos establecidos en los incisos g) y h), del
Articulo 43 del Decreto Supremo Nº 0181.
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g) Solicita al RPA la autorización de inicio del proceso
de contratación.
Asimismo, se adjunta al RBS los siguientes documentos:
a) Términos de Referencia (TDR) que deberán contar
con la aceptación y firma del Consultor seleccionado.
b) Cuadro de Calificación, que incluya la evaluación de
los requisitos establecidos en los Términos de
Referencia, donde se debe indicar el método de
evaluación utilizado.
c) Documentación del Consultor que respalde el
cumplimiento de requisitos establecidos en el TDR
que fueron considerados en el Cuadro de Calificación.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
2. Deriva antecedentes al Profesional en Planificación.
Profesional en Planificación
3. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
4. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable de Contabilidad y
Tesorería
5. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa si no hay observación, caso
contrario deriva los antecedentes a la Unidad Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
6. Instruye al Responsable de Recursos Humanos la
verificación de los impedimentos establecidos en los
incisos g) y h), del Articulo 43 del Decreto Supremo Nº
0181.
Responsable de Recursos Humanos
7. Mediante nota interna comunica lo solicitado al
Responsable de Bienes y Servicios vía Jefatura de la
Unidad Administrativa.
Responsable de Bienes y Servicios
8. Revisa la documentación remitida por la Unidad
Solicitante.
9. Adjunta el PAC para contrataciones mayores a Bs20.000.(Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
10. Si se trata de una contratación mayor a Bs20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) que no estuviese incluida en el
PAC procede a su respectivo registro.
11. Verifica que el proponente a ser adjudicado no se
encuentre impedido de participar en los procesos de
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contratación, de acuerdo a información obtenida del
SICOES.
12. Emite el informe al RPA solicitando la autorización de
inicio de proceso, si no hay observación, caso contrario
devuelve antecedentes a la Unidad Solicitante.
RPA
Responsable de Bienes y Servicios
13. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el
PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000 (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) y que cuente con la Certificación
Presupuestaria.
14. Autoriza el inicio del proceso de contratación e instruye al
Responsable de Bienes y Servicios la ejecución del
proceso de contratación, mediante proveído.
15. Elabora la nota de adjudicación mediante la cual se
solicita al Consultor seleccionado la presentación de los
siguientes documentos para la formalización de la
contratación:
a) Certificado del RUPE (Certificación Electrónica)
(para procesos de contratación mayores a Bs20.000
(Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
b) Fotocopia de Cédula de Identidad vigente del que
suscribirá el Contrato (Fotocopia Simple).
c) Certificado Electrónico de Inscripción en el Padrón
Nacional de Contribuyentes (NIT) valido y activo.
d) Certificado de No Violencia (Leyes Nº 348 y 1153)
contra una mujer o cualquier miembro de su familia
(SIPASSE), emitido por el Consejo de la Magistratura
vigente (Original).
e) Informe de antecedentes penales, emitido por el
Consejo de la Magistratura, vigente (Original).
f) Certificación Electrónica de Registro en la Gestora
Pública de Seguridad Social de Largo Plazo que
corresponde (CUA).
g) Fotocopia de Libreta de Servicio Militar (sólo para
varones).
h) Documentos que se solicitan en los términos de
Referencia (Si Corresponde).
i) Declaración Jurada de No impedimento para
participar en procesos de contratación (original
firmado por el proponente).
j) Declaración Jurada de No percepción de otras
Remuneraciones con Recursos Públicos (original
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firmado por el proponente).
k) Declaración Jurada de incompatibilidades y
Conflictos de Interés del personal (original firmado
por el proponente).
Toda aquella información consignada en el Certificado del
RUPE, se considerara como validada, por lo que no deberá
presentar esta documentación en original o fotocopia, en
cumplimiento de lo establecido en el Parágrafo II, Articulo 9
del Reglamento del RUPE.
16. Recibida la documentación para la formalización de la
contratación remite a Asesoría Legal para su revisión vía
la Jefatura de la Unidad Administrativa.
Asesoría Legal
17. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado.
18. Elabora el informe legal y firma o visa el contrato como
constancia de su elaboración, y lo remite al Director
Ejecutivo para su suscripción.
Dirección Ejecutiva
19. Suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
20. Remite el contrato suscrito a la Jefatura de la Unidad
Administrativa Financiera.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
21. Deriva el contrato al Responsable de Bienes y Servicios
para su registro en el SICOES, si corresponde.
Responsable de Bienes y Servicios
22. Registra en el SICOES, si la contratación es mayor a
Bs20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
RPA
23. Designa al funcionario/a (s) como Contraparte.
Contraparte
24. Elabora y firma el Informe de Conformidad o
Disconformidad mensualmente o según lo estipulado en el
contrato suscrito.
25. Elabora el Informe Final de Conformidad o
Disconformidad y lo deriva a la Unidad Administrativa
Financiera para su registro en el SICOES si corresponde.
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9.3.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONSULTORÍAS POR PRODUCTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Elabora el Requerimiento de Bienes y Servicios (RBS)
dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa vía Director
Ejecutivo, debiendo llenar los siguientes campos:
a) Descripción de la Consultoría requerida
b) Justificación
c) Precio Referencial
d) Solicita a Planificación la Certificación POA
e) Solicita a la Unidad Administrativa la Certificación
Presupuestaria
f) Solicita a Recursos Humanos la verificación de los
impedimentos establecidos en los incisos g) y h), del
Articulo 43 del Decreto Supremo Nº 0181, si
corresponde.
g) Solicita al RPA la autorización de inicio del proceso
de contratación.
Asimismo, se adjunta al RBS los siguientes documentos:
a) Términos de Referencia (TDR) que deberán contar
con la aceptación y firma del Consultor seleccionado
b) Cuadro de Calificación, que incluya la evaluación de
los requisitos establecidos en los Términos de
Referencia, donde se debe indicar el método de
evaluación utilizado
c) Documentación del Consultor que respalde el
cumplimiento de requisitos establecidos en el TDR
que fueron considerados en el Cuadro de Calificación.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
2. Deriva antecedentes al Profesional en Planificación.
Profesional en Planificación
3. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
4. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable de Contabilidad y
Tesorería
5. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa si no hay observación, caso
contrario deriva los antecedentes a la Unidad Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
6. Instruye al Responsable de Recursos Humanos la
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Financiera
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verificación de los impedimentos establecidos en los
incisos g) y h), del Articulo 43 del Decreto Supremo Nº
0181, si corresponde.
Responsable de Recursos Humanos
7. Mediante nota interna comunica lo solicitado al
Responsable de Bienes y Servicios vía Jefatura de la
Unidad Administrativa.
Responsable de Bienes y Servicios
8. Revisa la documentación remitida por la Unidad
Solicitante.
9. Adjunta el PAC para contrataciones mayores a Bs20.000.(Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
10. Si se trata de una contratación mayor a Bs20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) que no estuviese incluida en el
PAC procede a su respectivo registro.
11. Verifica que el proponente a ser adjudicado no se
encuentre impedido de participar en los procesos de
contratación, de acuerdo a información obtenida del
SICOES.
12. Emite el informe al RPA solicitando la autorización de
inicio de proceso, si no hay observación, caso contrario
devuelve antecedentes a la Unidad Solicitante.
RPA
13. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el
PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000 (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) y que cuente con la Certificación
Presupuestaria.
14. Autoriza el inicio del proceso de contratación e instruye al
Responsable de Bienes y Servicios la ejecución del
proceso de contratación, mediante proveído.
Responsable de Bienes y Servicios
15. Elabora la nota de adjudicación mediante la cual se
solicita al Consultor seleccionado la presentación de
documentos para la formalización de la contratación.
16. Recibida la documentación efectúa la verificación técnica,
elabora el Acta de Verificación Técnica de Documentos y
la remite al Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
17. Si el proceso de contratación se formaliza mediante
contrato remite la citada Acta y antecedentes a Asesoría
Legal vía Jefatura de la Unidad Administrativa, para su
revisión legal.
Asesoría Legal
18. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado para la suscripción de contrato,
elabora el informe legal y lo remite al Director Ejecutivo
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para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
19. Aprueba el Informe legal e instruye la elaboración del
contrato, caso contrario devuelve para su corrección.
Asesoría Legal
20. Elabora el contrato, firma o visa el contrato, como
constancia de su elaboración y lo remite al Director
Ejecutivo para su suscripción.
Dirección Ejecutiva
21. Si el proceso de contratación se formaliza con Contrato,
suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
22. Remite el contrato suscrito al Responsable de Bienes y
Servicios vía la Jefatura de la Unidad Administrativa
Financiera.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
23. Revisa el Acta de Verificación Técnica de Documentos de
no existir observaciones instruye la elaboración de la
Orden de Compra/Servicio, caso contrario devuelve para
su corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
24. Elabora la Orden de Compra/Servicio y la deriva al RPA
para su firma.
RPA
25. Suscribe la Orden de Compra/Servicio.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
26. Deriva la Orden de Compra/Servicio al Responsable de
Bienes y Servicios para su registro en el SICOES si
corresponde.
Responsable de Bienes y Servicios
27. Registra en el SICOES, si la contratación es mayor a
Bs20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
RPA
28. Designa al funcionario/a (s) como Contraparte.
Responsable de Recepción o
Comisión de Recepción
9.4
29. Efectúa la recepción del servicio.
30. Elabora el Informe Final de Conformidad o
Disconformidad y lo deriva a la Unidad Administrativa
Financiera para su registro en el SICOES si corresponde.
CONTRATACIÓN APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE)
PROCESO
Contratación Apoyo Nacional a la Producción y Empleo ANPE
DEFINICIÓN
Modalidad para la contratación de bienes y servicios que
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permite la libre participación de un número indeterminado
de proponentes, apoyando la producción y empleo a nivel
nacional. Se aplicará cuando el monto sea mayor a Bs
50.000 hasta Bs1.000.000
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo para efectuar
contrataciones entre Bs 50.001.- a Bs 1.000.000.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Unidad Solicitante, Responsable de Bienes y Servicios,
RPA, Comisión de Calificación, Asistente de Dirección,
Asesor Legal, Responsable de Recepción o Comisión de
Recepción y Director Ejecutivo.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Solicita al Responsable de Bienes y Servicios el
Certificado de No existencia de activos fijos o bienes de
consumo, si corresponde.
Responsable de Bienes y Servicios
2. Evalúa el requerimiento y emite la respuesta que
corresponda y lo deriva a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
3. Elabora el Requerimiento de Bienes y Servicios (RBS)
dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa vía Director
Ejecutivo, debiendo llenar los siguientes campos:
a) Descripción del Bien o Servicio requerido.
b) Justificación
c) Precio Referencial
d) Define el método de selección y adjudicación a ser
utilizado en el proceso de contratación.
e) Solicita a Planificación la Certificación POA
f) Solicita a la Unidad Administrativa la Certificación
Presupuestaria.
g) Solicita al RPA la autorización de inicio del proceso
de contratación.
Asimismo, se adjunta al RBS los siguientes documentos:
a) Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia,
según corresponda
b) Respaldo del precio referencial con pro- forma u otro
documento.
c) Certificado de No existencia de activos fijos o bienes
de consumo, si corresponde.
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Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
4. Deriva antecedentes al Profesional en Planificación.
Profesional en Planificación
5. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
6. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable
Tesorería
7. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa si no hay observación, caso
contrario deriva los antecedentes a la Unidad Solicitante.
de
Contabilidad
y
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
8. Deriva los antecedentes al Responsable de Bienes y
Servicios para revisión de los antecedentes.
Responsable de Bienes y Servicios
9. Revisa la documentación remitida por la Unidad
Solicitante.
10. Adjunta el PAC para contrataciones mayores a Bs20.000.(Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
11. Si se trata de una contratación mayor a Bs20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) que no estuviese incluida en el
PAC se procede a su respectivo registro.
12. Elabora el Documento Base de Contratación (DBC),
incorporando las Especificaciones Técnicas o Términos
de Referencia, elaborados por la Unidad Solicitante, de
acuerdo con lo siguiente:
i. En caso de que el proceso sea por Solicitud de
Propuestas, en base al modelo elaborado por el
Órgano Rector.
ii. En caso de que el proceso sea por Cotizaciones, no
será necesario utilizar el modelo de DBC, debiendo
crear un DBC, de acuerdo con la naturaleza y
características de la contratación.
13. Remite toda la documentación al RPA solicitando la
aprobación del DBC para dar curso a la solicitud de inicio
del proceso de contratación.
RPA
14. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el
PAC y que cuente con la certificación presupuestaria.
15. Aprueba el DBC y autoriza el inicio de proceso de
contratación mediante proveído.
16. Instruye a la Unidad Administrativa realizar la
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publicación de la convocatoria y el DBC.
Responsable de Bienes y Servicios
17. Publica la convocatoria y el DBC en el SICOES y
únicamente la convocatoria en la Mesa de Partes,
opcionalmente podrá publicar la convocatoria en medios
de comunicación alternativos de carácter público.
18. Realiza las actividades administrativas opcionales previas
a la presentación de propuestas:
i. Organiza y lleva a efecto la Reunión Informativa de
Aclaración y la Inspección Previa (cuando
corresponda), en coordinación con la Unidad
Solicitante.
ii. Atiende las Consultas Escritas en coordinación con la
unidad solicitante.
Dirección Ejecutiva
19. Designa mediante memorándum al Responsable de
Evaluación o a la Comisión de Calificación (servidores
públicos técnicamente calificados de la Unidad Solicitante
y Unidad Administrativa Financiera).
Asistente de Dirección
20. Recepciona las propuestas en sobre cerrado si
corresponde, registrándolas en el sistema de
documentación para posterior entrega al Responsable de
Evaluación o a los miembros de la Comisión de
Calificación.
Responsable de Evaluación
Comisión de Calificación
o
21. En acto público realiza apertura de cotizaciones o
propuestas y da lectura de los precios ofertados.
22. Efectúa la verificación de los documentos presentados
aplicando la metodología presentó/no presentó.
23. En sesión reservada y en acto continuo, evalúa y califica
las propuestas técnicas y económicas presentadas de
acuerdo con el Método de Selección y Adjudicación
definido en el DBC.
24. Cuando corresponda, convoca a todos los proponentes
para la aclaración sobre el contenido de una o más
cotizaciones o propuestas, sin que ello modifique la
propuesta técnica o económica.
25. Verifica que el proponente seleccionado no se encuentre
impedido de participar en procesos de contratación, de
acuerdo a información obtenida del SICOES.
26. Elabora el Informe de Evaluación y Recomendación de
Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al
RPA, adjuntando todas las propuestas y actas generadas
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digitalizadas y firmadas digitalmente, posteriormente se
devuelve documentos físicos al Asistente de Dirección
para su archivo si corresponde.
RPA
Responsable de Bienes y Servicios
27. En caso de aprobar el Informe de Evaluación y
Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta,
adjudica o declara desierta la contratación:
i. Cuando la contratación sea mayor a los Bs200.000.(DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS),
adjudica o declara desierta mediante Resolución
expresa elaborada por Asesoría Legal.
ii. Cuando la contratación sea hasta Bs200.000.(DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS),
adjudica o declara desierta mediante nota elaborada
por el Responsable de Bienes y Servicios.
28. En caso de no aprobar el Informe deberá solicitar la
complementación o sustentación del mismo. Si una vez
recibida la complementación o sustentación del Informe
decidiera bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la
recomendación, deberá elaborar un informe fundamentado
dirigido al Director Ejecutivo y a la Contraloría General
del Estado.
29. Instruye al Responsable de Bienes y Servicios notificar a
los proponentes el resultado del proceso de contratación.
30. Notifica a los proponentes remitiendo la Resolución de
Adjudicación, Nota de Adjudicación o Declaratoria
Desierta, adjuntando constancia de notificación en flujo
de proceso (copia digitalizada, correo electrónico, etc.).
31. Solicita al proponente adjudicado la presentación de
documentos para la formalización de la contratación
cumpliendo cronograma establecido en DBC.
En contrataciones mayores a Bs200.000.- (DOSCIENTOS
MIL 00/100 BOLIVIANOS), esta solicitud será realizada
una vez vencido el plazo de interposición del Recurso
Administrativo de Impugnación.
32. Recibida la documentación efectúa la verificación técnica,
elabora el Acta de Verificación Técnica de Documentos y
la remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
33. Si el proceso de contratación se formaliza mediante
contrato remite la citada Acta y antecedentes a Asesoría
Legal vía Jefatura de la Unidad Administrativa, para su
revisión legal.
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Asesoría Legal
34. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado para la suscripción de contrato,
elabora el informe legal y lo remite al Director Ejecutivo
para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
35. Aprueba el Informe legal e instruye la elaboración del
contrato, caso contrario devuelve para su corrección.
Asesoría Legal
36. Elabora el contrato, firma o visa el contrato, como
constancia de su elaboración y lo remite al Director
Ejecutivo para su suscripción.
Dirección Ejecutiva
37. Si el proceso de contratación se formaliza con Contrato,
suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
38. Remite el contrato suscrito al Responsable de Bienes y
Servicios vía la Jefatura de la Unidad Administrativa.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
39. Revisa Acta de Verificación Técnica de Documentos de
no existir observaciones instruye la elaboración de la
Orden de Compra/Servicio, caso contrario devuelve para
su corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
40. Elabora la Orden de Compra/Servicio y la deriva al RPA
para su firma.
RPA
41. Suscribe la Orden de Compra/Servicio.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
42. Deriva la Orden de Compra/Servicio al Responsable de
Bienes y Servicios para su registro en el SICOES.
43. Remite la Orden de Compra/Servicio a Asesoría Legal
para la presentación de información de la contratación
directa a la Contraloría General del Estado.
Responsable de Bienes y Servicios
44. Registra en el SICOES la información que corresponda.
RPA
45. Designa al Responsable de Recepción o a los integrantes
de la Comisión de Recepción (conformada por personal
de la Unidad Solicitante y de la Unidad Administrativa) y
lo deriva a quien o quienes correspondan.
46. Designa al Fiscal del Servicio si corresponde, de acuerdo
a lo establecido en el contrato.
Responsable
de
Recepción
Comisión de Recepción
o
47. Efectúa la recepción de los bienes y servicios.
48. Elabora y firma Acta de Recepción e Informe de
Conformidad o Disconformidad para bienes, obras y
servicios generales. En servicios de consultoría emite
únicamente
el
Informe
de
Conformidad
o
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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Disconformidad.
49. Deriva los citados documentos del punto anterior a la
Unidad Administrativa Financiera para su incorporación
al Almacén o como Activo Fijo si corresponde y registro
en el SICOES.
9.5
CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
PROCESO
Contratación por Licitación Pública
DEFINICIÓN
Modalidad para la contratación de bienes y servicios que se
aplicará cuando el monto sea mayor a Bs1.000.000
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo para efectuar
contrataciones mayores a Bs1.000.000.-
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Unidad Solicitante, Responsable de Bienes y Servicios,
RPC, Comisión de Calificación, Asistente de Dirección,
Asesor Legal, Comisión de Recepción y Director Ejecutivo.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Solicita al Responsable de Bienes y Servicios el
Certificado de No existencia de activos fijos o bienes de
consumo, según corresponda.
Responsable de Bienes y Servicios
2. Evalúa el requerimiento y emite la respuesta que
corresponda y lo deriva a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
3. Elabora el Requerimiento de Bienes y Servicios (RBS)
dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa vía Director
Ejecutivo, debiendo llenar los siguientes campos:
a) Descripción del Bien o Servicio requerido.
b) Justificación
c) Precio Referencial
d) Define el método de selección y adjudicación a ser
utilizado en el proceso de contratación.
e) Solicita a Planificación la Certificación POA
f) Solicita a la Unidad Administrativa la Certificación
Presupuestaria.
g) Solicita al RPA la autorización de inicio del proceso
de contratación.
Asimismo, se adjunta al RBS los siguientes documentos:
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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a) Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia,
según corresponda.
b) Respaldo del precio referencial con pro- forma u otro
documento.
c) Certificado de No existencia de activos fijos o bienes
de consumo, si corresponde.
4. Remite el RBS a Planificación.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
5. Deriva antecedentes al Profesional en Planificación.
Profesional en Planificación
6. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
7. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable
Tesorería
8. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa si no hay observación, caso
contrario deriva los antecedentes a la Unidad Solicitante.
de
Contabilidad
y
Jefe de la Unidad Administrativa
9. Deriva los antecedentes al Responsable de Bienes y
Servicios para revisión de los antecedentes.
Responsable de Bienes y Servicios
10. Revisa la documentación remitida por la Unidad
Solicitante.
11. Adjunta el PAC para contrataciones mayores a Bs20.000.(Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
12. Si se trata de una contratación mayor a Bs20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) que no estuviese incluida en el
PAC se procede a su respectivo registro.
13. Elabora el Documento Base de Contratación (DBC),
incorporando las Especificaciones Técnicas o Términos
de Referencia, elaborados por la Unidad Solicitante.
14. Remite toda la documentación al RPC solicitando
aprobación y autorización de publicación del DBC y
dando curso a la solicitud de autorización del inicio del
proceso de contratación.
RPC
15. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el
PAC y que cuente con certificación POA y presupuestaria.
16. Autoriza el inicio del proceso de contratación e instruye al
Responsable de Bienes y Servicios realizar la publicación
de la convocatoria y el DBC.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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Responsable de Bienes y Servicios
17. Publica la convocatoria y el DBC en el SICOES y
únicamente la convocatoria en la Mesa de Partes,
opcionalmente podrá publicar la convocatoria en medios
de comunicación alternativos de carácter público.
18. Realiza las actividades administrativas previas a la
presentación de propuestas:
a) Lleva adelante la inspección previa en coordinación
con la Unidad Solicitante (cuando corresponda).
b) Atiende las Consultas Escritas en coordinación con la
Unidad Solicitante.
c) Organiza y lleva a efecto la Reunión de Aclaración en
coordinación con la Unidad Solicitante.
19. Elabora informe sobre el resultado de las actividades
previas y el Documento Base de Contratación con las
enmiendas si existieran y remite a RPC para su
aprobación.
RPC
20. Una vez realizada la Reunión de Aclaración aprueba el
DBC con enmiendas si existieran mediante Resolución
Expresa.
Instruye al Responsable de Bienes y Servicios notificar la
Resolución Expresa que aprueba el DBC con enmiendas.
Responsable de Bienes y Servicios
21. Notifica a los proponentes mediante documento físico o
correo electrónico, adjuntando la Resolución Expresa de
Aprobación del DBC. Registra en el SICOES la
información correspondiente a la Aprobación del DBC.
RPC
22. Designa mediante memorándum a la Comisión de
Calificación (deberá estar conformada por servidores
públicos técnicamente calificados de la Unidad Solicitante
y Unidad Administrativa Financiera).
Asistente de Dirección
23. Recepciona propuestas en sobre cerrado si corresponde,
registrándolas en sistema de documentación para posterior
entrega a los miembros de la Comisión de Calificación.
Comisión de Calificación
24. En acto público realiza apertura de propuestas y da lectura
de los precios ofertados.
25. Efectúa la verificación de los documentos presentados
aplicando la metodología Presentó/no presentó.
26. Remite al RPC la nómina de los proponentes para efectos
de eventual excusa.
27. En sesión reservada y en acto continuo, evalúa y califica
las propuestas técnicas y económicas presentadas de
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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acuerdo con el Método de Selección y Adjudicación
definido en el DBC.
28. Verifica que el proponente seleccionado no se encuentre
impedido de participar en procesos de contratación, de
acuerdo a información obtenida del SICOES.
29. Cuando corresponda, convoca a todos los proponentes
para la aclaración sobre el contenido de una o más
propuestas, sin que ello modifique la propuesta técnica o
económica.
30. Elabora el Informe de Evaluación y Recomendación de
Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al
RPC, adjuntando todas las propuestas y actas generadas
digitalizadas y firmadas digitalmente, posteriormente se
devuelve documentos físicos al o la Asistente de
Dirección para su archivo si corresponde.
RPC
Responsable de Bienes y Servicios
31. En caso de aprobar el Informe de Evaluación y
Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta
emitido por la Comisión de Calificación, adjudica o
declara desierta la contratación de bienes o servicios,
mediante Resolución expresa elaborada por Asesoría
Legal.
32. En caso de no aprobar el Informe deberá solicitar la
complementación o sustentación del mismo. Si una vez
recibida la complementación o sustentación del Informe
decidiera bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la
recomendación, deberá elaborar un informe fundamentado
dirigido al Director Ejecutivo de la entidad y a la
Contraloría General del Estado.
33. Instruye al Responsable de Bienes y Servicios notificar a
los proponentes el resultado del proceso de contratación.
34. Notifica a los proponentes remitiendo la Resolución
Expresa de Adjudicación o Declaratoria Desierta,
adjuntando constancia de notificación en flujo de proceso
(copia digitalizada, correo electrónico, etc.).
35. Solicita al proponente adjudicado la presentación de
documentos para la formalización de la contratación. Esta
solicitud será realizada una vez vencido el plazo de
interposición del Recurso Administrativo de Impugnación.
36. Recibida la documentación efectúa la verificación técnica,
elabora el Acta de Verificación Técnica de Documentos y
la remite al Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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20. Si el proceso de contratación se formaliza mediante
contrato remite la citada Acta y antecedentes a Asesoría
Legal vía Jefatura de la Unidad Administrativa, para su
revisión legal.
Asesoría Legal
20. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado para la suscripción de contrato,
elabora el informe legal y lo remite al Director Ejecutivo
para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
21. Aprueba el Informe legal e instruye la elaboración del
contrato, caso contrario devuelve para su corrección.
Asesoría Legal
22. Elabora el contrato, firma o visa el contrato, como
constancia de su elaboración y lo remite al Director
Ejecutivo para su suscripción.
Dirección Ejecutiva
22. Si el proceso de contratación se formaliza con Contrato,
suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
40. Remite el contrato suscrito al Responsable de Bienes y
Servicios vía la Jefatura de la Unidad Administrativa.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
41. Revisa el Acta de Verificación Técnica de Documentos de
no existir observaciones instruye la elaboración de la
Orden de Compra/Servicio, caso contrario devuelve para
su corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
42. Elabora la Orden de Compra/Servicio y la deriva al RPA
para su firma.
RPC
43. Suscribe la Orden de Compra/Servicio.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
44. Deriva la Orden de Compra/Servicio al Responsable de
Bienes y Servicios para su registro en el SICOES.
45. Remite la Orden de Compra/Servicio a Asesoría Legal
para la presentación de información de la contratación
directa a la Contraloría General del Estado.
Responsable de Bienes y Servicios
RPC
46. Registra en el SICOES la información que corresponda.
47. Designa a los integrantes de la Comisión de Recepción
conformada por personal de la Unidad Solicitante y de la
Unidad Administrativa.
48. Designa al Fiscal del Servicio si corresponde, de acuerdo
a lo establecido en el contrato.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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49. Efectúa la recepción de los bienes y servicios.
50. Elabora y firma el Acta de Recepción e Informe de
Conformidad o Disconformidad para bienes, obras y
servicios generales. En servicios de consultoría emite
únicamente
el
Informe
de
Conformidad
o
Comisión de Recepción
Disconformidad.
51. Deriva los citados documentos del punto anterior a la
Unidad Administrativa Financiera para su incorporación
al Almacén o como Activo Fijo si corresponde y registro
en el SICOES.
Asimismo, se deberá considerar lo establecido en el Reglamento de Contrataciones con Apoyo de Medios
Electrónicos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para la Subasta Electrónica, que se aplicará
para la contratación de bienes y servicios generales, cuando el método de selección y adjudicación sea el
Precio Evaluado Más Bajo o Calidad Propuesta Técnica y Costo.
9.6
CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
PROCESO
Contratación por Excepción
DEFINICIÓN
Modalidad que permite la contratación de bienes y servicios,
única y exclusivamente por las causales de excepción
señaladas en el Artículo 65 de las NB-SABS.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo para aprobar
contrataciones de bienes y servicios, por las causales de
excepción señaladas en el Artículo 65 de las NB-SABS.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Unidad Solicitante, Asesoría Legal, Unidad Administrativa
Financiera, Comisión de Recepción y Dirección Ejecutiva.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Elabora el Informe Técnico dirigido a la Unidad
Administrativa Financiera que justifique la necesidad de
la contratación bajo la modalidad por excepción,
contemplando las causales definidas en el Artículo 65 del
Decreto Supremo N° 0181 de las NB-SABS, adjuntando
las especificaciones técnicas o Términos de Referencia,
además de la no disponibilidad/existencia en caso de
adquisiciones.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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Unidad Administrativa Financiera
2. Verifica que la solicitud se enmarque en lo establecido en
el Artículo 65 del Decreto Supremo N° 181 de las NBSABS, si corresponde emite el Informe Técnico dirigido
al Director Ejecutivo, que incluirá la propuesta de
procedimiento a seguirse según la naturaleza del
requerimiento de la Unidad Solicitante. Caso contrario
devuelve antecedentes a la Unidad Solicitante.
Dirección Ejecutiva
3. Remite a Asesoría Legal para elaboración de Informe
Legal y Resolución Administrativa.
Asesoría Legal
4. Elabora Informe Legal y Resolución Administrativa y
remite al Director Ejecutivo para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
5. Aprueba el Informe Legal y la Resolución Administrativa
si no hay observación, caso contrario devuelve
antecedentes a Asesoría Legal.
6. Remite a la Unidad Administrativa Financiera la
Resolución Administrativa para la ejecución del proceso
de contratación.
9.7
CONTRATACIÓN POR DESASTRES Y/O EMERGENCIAS
Las Contrataciones por Desastre y/o emergencias serán realizadas conforme dicte la Resolución
de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias, conforme la Ley N° 602 de 14 de noviembre de
2014, de Gestión de Riegos.
9.8
CONTRATACIÓN DIRECTA
PROCESO
Contratación Directa.
DEFINICIÓN
Modalidad que permite la contratación directa de bienes y
servicios sin límite de cuantía, única y exclusivamente por
las causales señaladas en el artículo 72 de las NB-SABS
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo para efectuar
contrataciones directas.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Unidad Solicitante, Unidad Administrativa Financiera, RPA
o RPC, Responsable de Recepción o Comisión de Recepción
y Dirección Ejecutiva.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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El presente procedimiento es para las contrataciones directas contempladas en el artículo 20 del
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios que a continuación
se detallan:
I.
Bienes con tarifas únicas y reguladas por el Estado: gasolina, diésel, gas licuado y otros.
III.
Medios de comunicación: televisiva, radial, escrita u otros medios de difusión. No se aplica
a la contratación de agencias de publicidad.
IV.
Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas, cuando no cuente con
infraestructura propia y en casos de extrema necesidad, previo certificado de inexistencia
del SENAPE.
VI.
Suscripción a medios de comunicación escrita o electrónica: diarios, revistas y
publicaciones especializadas.
VII. Adquisición de repuestos del proveedor: cuando se requiera preservar la garantía y
consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria.
VIII. Contratación de artistas, locales y otros servicios relacionados con eventos de promoción
cultural, efemérides y actos conmemorativos.
IX.
Cursos de capacitación ofertados por Universidades, institutos, academias y otros, cuyas
condiciones técnicas o académicas y económicas no sean definidas por la entidad
contratante.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Solicita al Responsable de Bienes y Servicios el
Certificado de No existencia de activos fijos o bienes de
consumo, según corresponda.
Responsable de Bienes y Servicios
2. Evalúa el requerimiento y emite la respuesta que
corresponda y lo deriva a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
3. Elabora el Requerimiento de Bienes y Servicios (RBS)
dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa Financiera
vía Director Ejecutivo, debiendo llenar los siguientes
campos:
a) Descripción del Bien o Servicio requerido.
b) Justificación
c) Precio Referencial
d) Define el proveedor a contratar
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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e) Solicita a Planificación la Certificación POA
f) Solicita a la Unidad Administrativa Financiera la
Certificación Presupuestaria.
g) Solicita al RPA la autorización de inicio del proceso
de contratación.
Asimismo, se adjunta al RBS los siguientes documentos:
a) Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia,
según corresponda a excepción para bienes con tarifas
únicas y reguladas por el Estado: gasolina, diésel, gas
licuado y otros; contratación de artistas, locales y
otros servicios relacionados con eventos de promoción
cultural, efemérides y actos conmemorativos; y cursos
de capacitación ofertados por Universidades,
institutos, academias y otros, cuyas condiciones
técnicas y académicas y económicas no sean definidas
por la entidad contratante.
b) Respaldo del precio referencial con pro- forma u otro
documento.
c) Certificado de No existencia de activos fijos o bienes
de consumo, si corresponde.
d) Certificado de inexistencia emitido por el SENAPE,
cuando se requiera la contratación del arrendamiento
de inmueble para oficinas, el mismo que ser
gestionado previamente en coordinación con la
Unidad Administrativa Financiera.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
4. Deriva antecedentes al Profesional en Planificación.
Profesional en Planificación
5. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
6. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable de Contabilidad y
Tesorería
7. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa Financiera si no hay
observación, caso contrario deriva los antecedentes a la
Unidad Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
8. Deriva los antecedentes al Responsable de Bienes y
Servicios para revisión de los antecedentes.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
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Responsable de Bienes y Servicios
9. Revisa la documentación remitida por la Unidad
Solicitante.
10. Adjunta el PAC para contrataciones mayores a Bs20.000.(Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
11. Si se trata de una contratación mayor a Bs20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) que no estuviese incluida en el
PAC se procede a su respectivo registro.
12. Verifica que el proponente seleccionado no se encuentre
impedido de participar en procesos de contratación, de
acuerdo a información obtenida del SICOES.
13. Solicita mediante nota interna la autorización de inicio del
proceso al RPA o RPC si no hay observación, caso
contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
RPA o RPC
14. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el
PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000 (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) y que cuente con la Certificación
Presupuestaria.
15. Autoriza el inicio del proceso de contratación e instruye al
Responsable de Bienes y Servicios la ejecución del
proceso de contratación, mediante proveído.
Responsable de Bienes y Servicios
16. Elabora la nota de invitación adjuntando especificaciones
técnicas para la aceptación del proveedor seleccionado.
RPA o RPC
17. Adjudica al proveedor seleccionado e instruye que se
solicite la presentación de documentos mediante proveído
si no hay observación, caso contrario devuelve
antecedentes al Responsable de Bienes y Servicios para su
corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
18. Notifica al proveedor seleccionado, remitiendo la
Adjudicación y solicita la presentación de documentos
para la formalización de la contratación.
19. Recibida la documentación efectúa la verificación técnica,
elabora el Acta de Verificación Técnica de Documentos y
la remite al Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
20. Si el proceso de contratación se formaliza mediante
contrato remite la citada Acta y antecedentes a Asesoría
Legal vía Jefatura de la Unidad Administrativa Financiera,
para su revisión legal.
Asesoría Legal
21. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado para la suscripción de contrato,
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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Versión 2
Pag. 41 de 48
elabora el informe legal y lo remite al Director Ejecutivo
para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
21 Aprueba el Informe legal e instruye la elaboración del
contrato, caso contrario devuelve para su corrección.
Asesoría Legal
22. Elabora el contrato, firma o visa el contrato, como
constancia de su elaboración y lo remite al Director
Ejecutivo para su suscripción.
Dirección Ejecutiva
23. Si el proceso de contratación se formaliza con Contrato,
suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
24. Remite el contrato suscrito al Responsable de Bienes y
Servicios vía la Jefatura de la Unidad Administrativa
Financiera.
25. Presenta la información de la contratación directa a la
Contraloría General del Estado, de acuerdo con la
normativa emitida por esta institución.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
26. Revisa el Acta de Verificación Técnica de Documentos de
no existir observaciones instruye la elaboración de la
Orden de Compra/Servicio, caso contrario devuelve para
su corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
27. Elabora la Orden de Compra/Servicio y la deriva al RPA o
RPC para su firma.
RPA o RPC
28. Suscribe la Orden de Compra/Servicio
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
29. Deriva el Contrato u Orden de Compra/Servicio al
Responsable de Bienes y Servicios para su registro en el
SICOES, si corresponde.
30. Remite la Orden de Compra/Servicio a Asesoría Legal
para la presentación de información de la contratación
directa a la Contraloría General del Estado.
Responsable de Bienes y Servicios
31. Registra en el SICOES, si la contratación es mayor a
Bs20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
RPA o RPC
32. Designa al Responsable de Recepción o a los integrantes
de la Comisión de Recepción (conformada por personal
de la Unidad Solicitante y de la Unidad Administrativa
Financiera) y lo deriva a quien o quienes correspondan.
Responsable de Recepción o
Comisión de Recepción
33. Efectúa la recepción verificando el cumplimiento de las
condiciones de la contratación para emitir su Informe de
Conformidad o Disconformidad.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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34. Deriva el citado documento del punto anterior a la Unidad
Administrativa Financiera para su incorporación al
Almacén o como Activo Fijo si corresponde y registro en
el SICOES.
Para los numerales II. Servicios públicos: energía eléctrica, agua y otros de naturaleza análoga y
V. Adquisición de pasajes aéreos de aerolíneas en rutas nacionales: siempre y cuando el costo de
los pasajes se sujete a tarifas únicas y reguladas por la instancia competente (no se aplica a la
contratación de agencias de viaje), se aplicará el procedimiento establecido en el artículo 20 del
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la ADSIB.
Las contrataciones directas de acuerdo a lo establecido en el párrafo II del artículo 72 del Decreto
Supremo N.º 0181, donde se establece que las Entidades Públicas podrán efectuar la Contratación
Directa de Bienes y Servicios provistos por Empresas Públicas, Empresas Públicas Nacionales
Estratégicas, Empresas con Participación Estatal Mayoritaria, Entidades Financieras con
Participación Mayoritaria del Estado, Entidades Financieras del Estado o con participación
Mayoritaria del Estado así como a sus Filiales o Subsidiarias deberán cumplir con el siguiente
procedimiento:
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Solicita al Responsable de Bienes y Servicios el
Certificado de No existencia de activos fijos o bienes de
consumo, según corresponda.
Responsable de Bienes y Servicios
2. Evalúa el requerimiento y emite la respuesta que
corresponda y lo deriva a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
3. Elabora el Requerimiento de Bienes y Servicios (RBS)
dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa Financiera
vía Director Ejecutivo, debiendo llenar los siguientes
campos:
a) Descripción del Bien o Servicio requerido.
b) Justificación
c) Precio Referencial
d) Define el proveedor a contratar
e) Solicita a Planificación la Certificación POA
f) Solicita a la Unidad Administrativa Financiera la
Certificación Presupuestaria.
g) Solicita al RPA la autorización de inicio del proceso
de contratación.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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Asimismo, se adjunta al RBS los siguientes documentos:
a) Especificaciones Técnicas.
b) Cotización del proveedor seleccionado.
c) Certificado de No existencia de activos fijos o bienes
de consumo, si corresponde.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
4. Deriva antecedentes al Profesional en Planificación.
Profesional en Planificación
5. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
6. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable
Tesorería
7. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa Financiera si no hay
observación, caso contrario deriva los antecedentes a la
Unidad Solicitante.
de
Contabilidad
y
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
8. Deriva los antecedentes al Responsable de Bienes y
Servicios para revisión de los antecedentes.
Responsable de Bienes y Servicios
9. Revisa la documentación remitida por la Unidad
Solicitante.
10. Adjunta el PAC para contrataciones mayores a Bs20.000.(Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
11. Si se trata de una contratación mayor a Bs20.000.- (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) que no estuviese incluida en el
PAC se procede a su respectivo registro.
12. Verifica que el proponente seleccionado no se encuentre
impedido de participar en procesos de contratación, de
acuerdo a información obtenida del SICOES.
13. Solicita mediante nota interna la autorización de inicio del
proceso al RPA o RPC si no hay observación, caso
contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
RPA o RPC
14. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el
PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000 (Veinte
Mil 00/100 Bolivianos) y que cuente con la Certificación
Presupuestaria.
15. Autoriza el inicio del proceso de contratación e instruye al
Responsable de Bienes y Servicios la ejecución del
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES
DE BIENES Y SERVICIOS
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proceso de contratación, mediante proveído.
Responsable de Bienes y Servicios
16. Elabora la nota de solicitud de una o mas cotizaciones
considerando lo requerido por la Unidad Solicitante en sus
especificaciones técnicas.
17. Elabora la nota para solicitar al proponente seleccionado
la aceptación de lo requerido por la Unidad Solicitante en
sus especificaciones técnicas y dar respuesta a los
siguientes puntos del párrafo II del artículo 72 de las NBSABS:
a) Su misión institucional determine la capacidad de
ofertar bienes y servicios;
b) Dispongan de capacidad suficiente para cumplir con
las condiciones establecidas por la entidad
convocante;
c) Los bienes y servicios ofertados cuenten con la
calidad requerida.
RPA o RPC
18. Suscribe las notas elaboradas.
Responsable de Bienes y Servicios
19. Recibidas las respuestas, procede con la elaboración del
Informe Técnico de Recomendación verificando el
cumplimiento de lo establecido en el párrafo II del
artículo 72 de las NB-SABS:
a) Su misión institucional determine la capacidad de
ofertar bienes y servicios;
b) Dispongan de capacidad suficiente para cumplir con
las condiciones establecidas por la entidad
convocante;
c) Los precios de su propuesta económica fueran iguales
o menores a los precios de mercado;
d) Los bienes y servicios ofertados cuenten con la
calidad requerida.
RPA o RPC
20. Adjudica al proveedor seleccionado e instruye que se
solicite la presentación de documentos mediante proveído
si no hay observación, caso contrario devuelve
antecedentes al Responsable de Bienes y Servicios para su
corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
21. Notifica al proveedor seleccionado, remitiendo la
Adjudicación y solicita la presentación de documentos
para la formalización de la contratación.
22. Recibida la documentación efectúa la verificación técnica,
elabora el Acta de Verificación Técnica de Documentos y
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la remite al Jefe de la Unidad Administrativa Financiera.
20. Si el proceso de contratación se formaliza mediante
contrato remite la citada Acta y antecedentes a Asesoría
Legal vía Jefatura de la Unidad Administrativa Financiera,
para su revisión legal.
Asesoría Legal
20. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado para la suscripción de contrato,
elabora el informe legal y lo remite al Director Ejecutivo
para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
21. Aprueba el Informe legal e instruye la elaboración del
contrato, caso contrario devuelve para su corrección.
Asesoría Legal
22. Elabora el contrato, firma o visa el contrato, como
constancia de su elaboración y lo remite al Director
Ejecutivo para su suscripción.
Dirección Ejecutiva
22. Si el proceso de contratación se formaliza con Contrato,
suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
26. Remite el contrato suscrito al Responsable de Bienes y
Servicios vía la Jefatura de la Unidad Administrativa
Financiera.
27. Presenta la información de la contratación
a la
Contraloría General del Estado, de acuerdo con la
normativa emitida por esta institución.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
28. Revisa el Acta de Verificación Técnica de Documentos de
no existir observaciones instruye la elaboración de la
Orden de Compra/Servicio, caso contrario devuelve para
su corrección.
Responsable de Bienes y Servicios
29. Si el proceso de contratación se formaliza con Orden de
Compra/ Servicio elabora la Orden de Compra/Servicio y
la deriva al RPA para su firma.
RPA o RPC
30. Deriva el Contrato u Orden de Compra/Servicio al
Responsable de Bienes y Servicios para su registro en el
SICOES, si corresponde.
31. Remite la Orden de Compra/Servicio a Asesoría Legal
para la presentación de información de la contratación
directa a la Contraloría General del Estado.
Responsable de Bienes y Servicios
32. Registra en el SICOES, si la contratación es mayor a
Bs20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
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RPA o RPC
33. Designa al Responsable de Recepción o a los integrantes
de la Comisión de Recepción (conformada por personal
de la Unidad Solicitante y de la Unidad Administrativa
Financiera) y lo deriva a quien o quienes correspondan.
Responsable
de
Recepción
Comisión de Recepción
34. Efectúa la recepción verificando el cumplimiento de las
condiciones de la contratación para emitir su Informe de
Conformidad o Disconformidad.
35. Deriva el citado documento del punto anterior a la Unidad
Administrativa Financiera para su incorporación al
Almacén o como Activo Fijo si corresponde y registro en
el SICOES.
9.9
o
CONTRATOS MODIFICATORIOS
PROCESO
Contratos modificatorios
OBJETIVO
Contar con un procedimiento específico para solicitar
contratos modificatorios bajo causales estipulados en el
articulo 89 del Decreto Supremo No. 0181
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO
Responsable de Bienes y Servicios, Unidad Solicitante, Jefe
de la Unidad Administrativa Financiera, Asesor Legal y
Director Ejecutivo.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Unidad Solicitante
1. Mediante nota solicitará al Consultor Individual de Linea
o la empresa según corresponda, su aceptación para
modificar el contrato señalando las cláusulas a ser
afectadas, en el marco de lo establecido en el artículo 89
de las NB-SABS, cuando se requiera o en forma previa a
la finalización del contrato con 15 días de anticipación.
Consultor Individual de Línea o
Empresa
2. Presenta su aceptación o rechazo de modificación al
contrato.
Unidad Solicitante
3. Si existe la aceptación por parte del Consultor Individual
de Línea o la Empresa, solicita mediante nota interna la
certificación POA si corresponde y la certificación
presupuestaria obligatoriamente.
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Profesional en Planificación
4. Emite la Certificación POA y deriva a la Jefatura de la
Unidad Administrativa Financiera si no hay observación,
caso contrario devuelve los antecedentes a la Unidad
Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
5. Instruye al Responsable de Contabilidad y Tesorería
emitir la certificación presupuestaria.
Responsable de Contabilidad y
Tesorería
6. Emite la Certificación presupuestaria y deriva a la Jefatura
de la Unidad Administrativa Financiera si no hay
observación, caso contrario deriva los antecedentes a la
Unidad Solicitante.
Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera
7. Deriva la certificación a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
8. La Unidad Solicitante de manera previa a la finalización
del contrato realizará una evaluación del cumplimiento
del contrato y de los términos de referencia o
especificaciones técnicas según corresponda y emitirá el
respectivo informe dirigido al Director Ejecutivo
solicitando la modificación al contrato en el marco de lo
establecido en el artículo 89 de las NB-SABS.
Dirección Ejecutiva
9. Remite el informe y antecedentes a Asesoría Legal para la
elaboración del informe legal y contrato modificatorio.
Asesoría Legal
10. Emite informe legal y elabora el contrato modificatorio
para suscripción por las partes.
Dirección Ejecutiva
11. Suscribe el Contrato y lo deriva a Asesoría Legal.
Asesoría Legal
12. Remite el contrato suscrito al Responsable de Bienes y
Servicios vía la Jefatura de la Unidad Administrativa
Financiera.
Responsable de Bienes y Servicios
13. Registra en el SICOES, si corresponde a una contratación
mayor a Bs20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
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VERSIONES
Versión
Fecha de
Revisión
Descripción del Cambio
Revisado por:
Elaboración del Documento
Completo
Adriana Gloria Conde
Huanca
1
Gestión
2019
2
06/12/2023 Actualización del Documento María Paola Torrico
en el marco del RE-SABS
Durán
aprobado según RA ADSIBDE-RA-13/2023.
Aprobado por:
Res. Adm.
Fecha de
Aprobación
Jannett Ibañez
Flores
ADSIB/RA/
0035/2019
05/09/2019
Bladimir Magne
Molina
Por Sistema
Por Sistema