03/05/2017 A través de este documento yo, Guillermo Arturo Rojas Ojeda, con DNI 47264181, presento el Plan de Trabajo 2017, correspondiente a desarrollar en lo que resta del año, en busca de la mejora sustancial de área comercial y de la Producción de Consorcio Imperio Perú, en la que laboro hace más de un año. Este Plan pretende sugerir un esquema de trabajo que optimizará y ordenará el sistema de ventas y determinará labores en específico del que adjunta como supervisor de Ventas. La aprobación y la ejecución de este Plan están estrictamente en manos del área Gerencial de la empresa. Con mucho entusiasmo presento este trabajo, anhelando que se concrete de manera oportuna y más pronto posible. Plan de Trabajo 2017 Esta presentación que apunta a mejorar el sistema de Ventas y la Producción de la empresa se sostiene en la aplicación de tres puntos a tratar a continuación: 1.- Plan estratégico Tras trabajar un año como asesor comercial en la empresa se ha armado un sistema de Ventas que permite la sostenida producción, de un libro vendido por día generalmente, y se ha obtenido un conocimiento del campo de trabajo, productos y clientes en el nicho económico de la venta de libros especializados de medicina, pese a las dificultades previsibles y sobretiempos que la empresa ha sorteado en el camino. Este rubro, oculto para muchas distribuidoras de libros hace pocos años, crece constantemente. La cantidad de empresas y vendedores independientes que ofrecen los mismos productos y otros del mismo sector se han multiplicado, ganando el mercado con la baja de precios, promociones, regalos adicionales a la compra del libro especializado, mayor disponibilidad de stock y de exclusividades y ofrecimiento de libros de otras editoriales. Ello ha provocado la desvalorización de la gama Amolca, nuestra única y principal marca a ofrecer, de forma peligrosa, pues lo que hace unos meses se vendía a un precio superior al costo de almacén hoy, en algunas ocasiones, se debe ofrecer con una rebaja de hasta un 20% de su precio original al contado para poder competir. Los créditos y facilidades de pago de la empresa, por el bajo costo que ofrece la competencia, son un abuso según la mayoría de clientes, quienes exigen descuentos, regalos, productos de otras editoriales y pagar el libro a precio contado en partes como lo ofrecen otras empresas o vendedores independientes. Solo aceptan pagar intereses con el precio crédito cuando el fraccionamiento de pago es mayor de 5 meses por un monto menor a 300 soles por parte. Otra dificultad que afecta considerablemente al área de Producción es la falta de stock, en especial de libros separados con efectivo y de mayor demanda, cada 3 meses. Ello reduce entre 30 y 20% las ventas mensuales. La pérdida de clientes, de oportunidades de ventas y de tiempo y la incapacidad de cierre de ventas en paquetes, de 2 a más libros, en muchas ocasiones son causadas por el monopolio de la sede principal Amolca, cuya distribución y ofrecimiento de libros en exclusividad no permiten competir lealmente y de forma oportuna. Además, el área comercial carece de una base de datos de clientes correctamente organizada, de forma digital, con historial de compra, pedidos, datos particulares de cada comprador, temas de interés, continuación de ventas programadas con fecha que no llegan a manos del vendedor, entre otros. Información valiosa que no está archivada ni se presenta de forma oportuna para poder ser trabajada por los asesores comerciales para seguir con la fidelización de clientes. Por último, la falta de merchandising como obsequios y posicionamiento de la marca corporativa es insuficiente pues los clientes exigen regalos que la competencia no les dan y más interesantes. Ante todo este panorama, la estrategia de la empresa debe centrarse en: - Organizar la base de datos de clientes. Ello exige el análisis de los contratos por cada vendedor y el apoyo al área comercial con citas diarias programadas mediante llamadas, lo que dará más chances de venta. Además, del ofrecimiento de novedades 2017 a los clientes de especialidades correspondientes. Para esto es necesario programar horas de oficina para los vendedores. Uno o 2 veces al mes sería ideal, sin que se descuide la producción. Se sugiere que el asesor que concrete más de 3 mil soles en ventas en media jornada tome el resto del día para hacer esa labor de escritorio con el área administrativa. - Preveer la falta de stock en los meses en los que se suelen agotar los libros con mayor demanda o separados. Ello implica que la empresa adquiera una considerable cantidad de esos títulos previa consulta al área comercial. Aquellos productos serán las provisiones guardadas que compensaran a los agotados y permitirá sostener la producción normal. Estos productos deben ser de un año de edición no menor de 2014 ni de un costo menor de 350 soles. - Disponer de libros populares y de alta demanda de otras editoriales. Estos productos deben ser de un costo superior a los 800 soles y, de preferencia, deberán ser ofrecidos junto a un libro Amolca a modo de paquete con obsequio. Estos libros permitirá repuntar la producción en especial en el inicio de las Residencial Médicas que se dan en junio-julio cada año. Se sugiere encuestar a los clientes médicos residentes de primer año para que confirmen o escojan qué libros ofrecer con grandes chances de ser vendidos a sus colegas que serán pronto residentes. - Explotar el mercado importando anticipadamente las novedades antes que la competencia. Un producto novedoso y de calidad que no otros no ofrecen tiene precio desconocido y puede ser fácilmente ofrecido en exclusividad por la empresa meses antes que otras compañías. A ello se le denomina Barrido de Mercado. La elección de esos productos la hará el área comercial con información detallada de año de edición, autor, contenido y comentarios sobre los libros por parte de los clientes, datos que deberán ser entregados por Consorcio. - Digitalizar el historial de compra, pedidos, datos particulares de cada comprador, temas de interés, especialidad, año de especialización o jerarquía del médico en su especialidad. Este sistema digital deberá avisar de forma oportuna qué libro o tema es de gran interés para cada cliente y esta información deberá ser entrega a cada asesor mediante mensajería instantánea o en papel impreso. - Aumentar las opciones de regalos y merchandising. Agendas con el logo empresarial, lapiceros que remarquen el servicio de compras de literatura médica, bolsas de despacho y caramelos con el logo empresarial, la mejora de tarjetas corporativas. Los obsequios deberán estar en catálogo para que el cliente pueda escogerlos según el precio y cantidad de productos que adquiera. Libros para niños, de estética, peinados, cocina, autos, de literatura universal o peruana se presentan como regalos ideales para nuestros clientes lectores. - Programar rutas de venta y visitas y coordinar el barrido comercial de especialidades por cada hospital. Una vez a la semana en el inicio de la jornada el área comercial deberá tener 30 minutos de coordinación de visitas a los hospitales y centros de salud por especialidad para evitar que entre asesores se quiten oportunidades de ventas ya trabajadas, se ahorre tiempo y no se genere un ambiente negativo entre compañeros. Para ello cada vendedor deberá confirmar con proforma o llamada la visita programada y de preferencia mencionar el nombre del cliente que atenderá. - Designar y gestionar el cargo de supervisión a los asesores a fin de mejorar su producción y el conocimiento de los productos, el cierre de ventas, técnicas de ventas y mercado bajo un plan comercial por objetivos en cifras de producción por cada vendedor. - Participar en actividades académicas para aumentar las opciones de ventas. Cada semana los médicos de diferentes especialidades se reúnen para compartir conocimiento en el hospital. El área de apoyo comercial deberá pactar una cita entre los jefes de servicio o de residente con un asesor comercial a partir de la información de contacto que brinde el vendedor y según su programación semanal de ventas. - Convertir a la empresa en un miembro del círculo académico de médicos. La participación empresarial, de por lo menos 2 veces al mes, en eventos como simposios, conferencias, congresos, capacitaciones, entre otros, sobre un determinado tema en medicina especializada. Ello permitirá aumentar la base de datos de clientes, en pocos días multiplican las ventas y curtir a los vendedores en la atención rápida, efectiva y grupo a clientes. Esta incursión comercial deberá ser programada bajo coordinación con el área comercial a fin de evitar participar en una actividad con pocas opciones de éxito en ventas y evitar chocar con la programación semanal de ventas de los asesores. 2.-Plan Ejecutivo Para el desarrollo del Plan Estratégico es necesario que el área Gerencial apruebe la inversión correspondiente y gestione los puntos tratados lo más pronto posible pues el posicionamiento de la marca Consorcio Imperio Perú y sus vendedores se mantiene no por la fidelización de clientes ni el servicio de alta calidad, sino por la reducción de precios y aumento de facilidades de pago. De continuar estos problemas de mercado los índices de producción y de demandan no mejorarán considerablemente. El objetivo principal de este documento es que el área comercial disponga de la materia prima, los libros, con plena libertad y de forma oportuna para poder concretar las ventas y satisfacer a los clientes, no esté condicionada a la voluntad de la empresa proveedora, dueña del monopolio de los libros. Es responsabilidad de la empresa dotar de armas comerciales a su área de Producción. La demanda de libros de medicina se mantendrá por muchos años. Sin embargo es indispensable la apertura a otros productos, a otras marcas de igual o mayor calidad de libros Amolca pues ésta, por la realidad ya explicada, apunta a desvalorizarse a mediano plazo haciendo muy poco rentable su ofrecimiento como negocio para una distribuidora y poco atractiva para un vendedor bajo comisiones. Además, en plena era digital, es inevitable que la empresa expanda su gama de productos a ofrecer. Los clientes del futuro más cercano son profesionales de la salud que prefieren lo digital a lo impreso. Lo audiovisual frente a la lectura larga y pesada. Por ello la empresa deberá conseguir, antes del final del presente año, otras opciones en productos digitales en medicina especializada. Es necesario también que la empresa invierta en su imagen corporativa y posesione su marca con mayor fuerza en el mercado. La entrega de almanaques y regalos a los servicios de especialidad médica fidelizados cada fin de año son una alternativa y una promesa sin cumplir de la campaña 2016. De preferencia la mayoría de puntos de este Plan Ejecutivo deberá ser concretado antes de junio 2017, fecha del aumento demandas y oportunidades de ventas con la apertura de plazas de residencia médica. 3.- Plan Comercial El área comercial sostiene a la empresa, es el motor del negocio. Por ello es indispensable que sus engranajes, los vendedores, optimicen su labor, reduciendo tiempo, esfuerzo, saliva y gastos corporativos. A fin de eso se deberá: - Capacitar al personal nuevo como vendedor o miembro del área administrativa y de apoyo comercial sobre los productos y el sistema de ventas bajo coordinación con los asesores experimentados. - Designar cargos y responsabilidades para el cumplimiento del plan estratégico. Cada punto deberá ser ejecutado de forma progresiva y efectiva. - Ofrecer un bono de Productividad o premio al vendedor del mes y un bono por puntualidad. - Entregar un archivador individual a cada vendedor para programar sus visitar futuras y ordenar sus proformas. Cada vendedor deberá disponer de sellos comerciales, maletín reforzado para llevar su material de trabajo y una mochila de ruedas espaciosa para transportar los libros. - Notificar semanalmente la cifra de ventas a cada vendedor. Trabajo correspondiente al área administrativa. Ello permitirá motivar y alertar al asesor sobre su producción en marcha. - Aprobar un Plan de Supervisión por objetivos. Cada vendedor deberá aumentar sus números de producción progresivamente. Para ello el supervisor tendrá el deber de instruir a darle mayores opciones de ofrecimiento, conocimiento del producto, técnicas de ventas y cierre de ventas. Además deberá ser un apoyo y consultor con sus compañeros. El mínimo de ventas que deberá concretar un asesor nuevo es de 8 mil soles por mes; uno con más de un mes, 12 mil soles, uno con más de 3 mes, 20 mil soles; y uno con más de medio año 30, mil soles. Todo esto será posible si lo expuesto en el Plan Estratégico y el Plan Ejecutivo dan sus frutos. Este documento entusiasta pretende, bajo la experiencia y la ambición de quien lo presenta, mejorar de modo efectivo e inmediato los índices de Producción, el sistema de ventas, ambiente laboral y satisfacción de cada miembro de la familia Consorcio Imperio Perú.
