CURSO FORTALECIMIENTO DE LAGESTIÓN
TAREA 4
Datos de quienes realizan la tarea:
Cedula
Nombre y apellido
51,653,446 MARTHA
PINEDA
CONSUELO
e-mail
PEÑA [email protected]
Teléfono
315 231 73 84
51.678.950 LUCILA GUERRERO RAMIREZ
[email protected]
3274850
778
Ext
40.367.914 ALBA NOHORA DIAZ GALÁN
[email protected]
3274850
781
Ext
TEMA: “Reuniones efectivas”
FECHA: Del lunes 10 al lunes 17 de noviembre de 2014
1.Punto1: Resolver el siguiente caso
Caso reuniones efectivas: (vale 10 puntos)
En la Fábrica de Sacos Rosita, es habitual hacer reuniones semanalmente en las cuales
se presentan las siguientes situaciones:
Las reuniones son siempre de 15 personas como mínimo, porque se convoca a
muchos asistentes“ por si acaso ”sus responsables no siempre asisten. Se envía un
orden del día con un par de días antes de la celebración, las reuniones se prolongan,
entre 4 o 6 horas.
La concreción sobre los diferentes temas es poca. Se intenta avanzar pero siempre
quedan puntos pendientes, lo que impide sacar conclusiones y acciones a seguir. Pasan
los días y esos acuerdos verbales quedan en el aire y cuando se vuelve a realizar una
reunión de trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque prácticamente
nadie avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros tampoco lo
hicieron.
La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy
presionado debido a que por la asistencia a las reuniones se les atrasa su trabajo y para
poderlo sacar adelante tienen que quedarse laborando fuera de su horario habitual.
¿Qué problemas ves aquí? Suele ocurrir algunas cosas de éstas en tu entidad? Teniendo
en cuenta lo visto en el tema de reuniones efectivas, ¿Cómo tendría que desarrollarse la
reunión para que fuera realmente efectiva?
RESPUESTA
En la Fábrica de Sacos Rosita deben revisar y ajustar los siguientes aspectos que se han
manejado de manera improvisada y sin el rigor en la optimización del manejo del tiempo,
cuando se va a contar con el tiempo de otras personas, antes de promover la siguiente
reunión semanal:
Para la preparación de la reunión, el líder o promotor de la reunión debe definir si es
absolutamente necesario que se lleve a cabo la reunión semanal.
Si la conclusión es que sí, entonces debe definir el objetivo de la reunión para que las
personas convocadas perciban que la reunión no va a ser una de tantas reuniones
improductivas efectuadas anteriormente.
Se debe definir el número de participantes en la reunión y además quienes aportarán
información relevante sobre los temas a tratar.
Debe elaborar la agenda y enviarla previamente para que los participantes preparen los
temas y que serán tratados.
Se debe indicar la hora de inicio, desarrollo y finalización de la reunión. Consideramos
que el tiempo máximo de la reunión debe ser entre 1 y 3 horas, teniendo en cuenta que
esta reunión la llevan a cabo semanalmente.
Una vez iniciada la reunión se debe elegir un moderador para que coordine el orden de
las intervenciones.
De igual manera, se debe contar con una persona que controle el tiempo de las
intervenciones
La reunión deberá contar con un secretario previamente seleccionado quien será el
responsable de tomar nota de las intervenciones, aportes, acuerdos y conclusiones de la
reunión, las cuales quedarán consignadas en el acta que levantará el secretario, la cual
debe quedar elaborada a más tardar en dos días para poder ser revisada, ajustada y
firmada para enviarla a cada uno de los participantes para que recuerden y cumplan los
compromisos adquiridos.
Es necesario que el grupo plantee los problemas que afrontan por tener reuniones muy
largas y además por la falta de concreción de compromisos adquiridos de manera verbal.
Deben replantear acciones a seguir.
Finalmente, Se deben establecer las conclusiones de la reunión.
En nuestra entidad generalmente se programan las reuniones, se establece la agenda
previamente y se convoca a los participantes de manera anticipada. No obstante, surgen
temas coyunturales de último momento que requieren la programación inmediata de una
o varias reuniones técnicas
Punto 2: crucigrama
Encuentre las palabras que corresponden a conceptos vistos en el tema: “Reuniones
Efectivas”, que se dan a continuación. (Vale 9 puntos)
S
1
D
A
V
V
V
V
S
T
E
M
I
C
O
N
L
I
C
Z
A
S
E
C
C
3
A
5
G
E
6
N
I
A
M
A
A
A
O
A
M
N
O
L
A
U
L
O
M
D
O
O
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C
U
H
A
U
A
M
U
E
M
P
9
Á
R
O
4
B
J
R
R
R
R
R
E
R
E
A
R
D
A
S
R
7
E
O
D
D
U
R
O
R
A
S
P
E
T
T
I
V
S
I
Ó
N
A
T
I
C
A
Horizontales
1.
Es el pensamiento, que se basa en la percepción del mundo real en términos de totalidad
es para su análisis, comprensión y accionar. Si el sistema se modifica y afecta las
partes. SISTÉMICO
3. Es uno de los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo: COMUNICAR
6. Es lo que se debe hacer al finalizar la reunión: EVALUAR
7. Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo
para realizar reuniones eficientes: RESPETO
8. Persona que en las reuniones efectivas se encarga de dar el uso de la palabra, dirige el orden
de las intervenciones y hace respetar el tiempo de la reunión; MODERADOR.
9.Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo para
realizar reuniones eficientes. PERSUASIÓN
Verticales
O
2. Es un atributo normalmente presente en los integrantes de un equipo de trabajo para
realizar reuniones eficientes: ESCUCHA EMPÁTICA
4. Tener total claridad de qué se pretende es la cuota inicial de una reunión exitosa a esto se le
llama tener un: OBJETIVO
5. Es la planeación de temas a tratar en la reunión, se hace llegar con anterioridad a la reunión:
AGENDA
Punto 3:
A. Explique con sus palabras: ¿qué se entiende por cultura de trabajo en equipo? (máximo 10
renglones) (vale 3 puntos)
RESPUESTA
Es el respeto por las opiniones del otro, es colaboración, es valorar los esfuerzos de los
integrantes del equipo de trabajo para poder cumplir las metas de la organización sin
dejar a un lado las metas personales pues éstas son compatibles con los objetivos del
equipo. Surge una sinergia entre lo colectivo y lo individual.
B. ¿Cuáles son los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo? Explique. (Vale 3
puntos)
RESPUESTA
Las reuniones de trabajo tienen tres propósitos fundamentales: comunicar,
analizar y discutir información.
COMUNICAR: Se realiza cuando el líder comunica a los participantes algún tema
específico y de igual manera responde a sus preguntas. El objetivo es que determinado
grupo de personas esté enterado de un asunto específico..
ANALIZAR:. Se realiza para poder analizar y resolver el problema o problemas O
temas sensibles con los participantes que tienen el conocimiento, la experiencia e
iniciativas y que conocen la situación a resolver, o también porque fueron ellos quienes
propiciaron la situación problemática y con quienes se puede implementar la solución
acordada.
DISCUTIR INFORMACIÓN: Se realiza para pedir la opinión, sugerencias o propuestas a un
grupo de personas, o equipo experto en determinado tema y poder discutir y tomar una decisión
con base en la información aportada por el equipo experto.
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