Estructura organizacional y factor humano. SERVOL S.p.A NOMBRE: CARRERA: ASIGNATURA: PROFESOR: FECHA: Grecia Campusano A. Carolina Catillo A. Ignacio Muñoz V. Ingeniería en Administración de Empresas Dirección de Personas José Luis Plaza González 26 de abril de 2019 Índice Introducción………………………………………………………………………………...…… pág. 3 Estructuras organizacionales y tipos de organigramas……………………………………...... pág. 4 Tipos de organigramas…………………………………………………………………....pág.10 Técnicas de reclutamiento y selección de personal para las empresas………….....pág.12 Identificación de la empresa analizada……………………………………………….…pág. 15 Organigrama……………………………………………………………………………….pág. 16 Proceso de reclutamiento y selección que desarrolla actualmente la empresa……pág. 17 Propuesta de proceso de reclutamiento y selección para la empresa seleccionada.pág.18 Conclusión…………………………………………………………………………………pág.19 Bibliografía…………………………………………………………………………………pág.20 2 INTRODUCCIÓN El presente trabajo está enfocado en la investigación y análisis de los procesos internos de la empresa SERVOL S.p.A ubicada en la ciudad de Copiapó, la cual se dedica a la prestación de servicios oleo hidráulicos a la gran minería e industria. El objetivo es conocer la empresa a cabalidad y recopilar la información necesaria, certera y actual del proceso de reclutamiento, para poder observar y visualizar las problemáticas que a diario tienen para su óptimo funcionamiento. Para ello se pretende entregar una nueva propuesta de reclutamiento de acuerdo al estado actual del área de recursos humanos, para mejorar la gestión de la empresa analizada. 3 Estructuras organizacionales y tipos de organigramas. Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos. La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos y se encuentra dividida en los siguientes conceptos: Estructura formal Surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre otras. La estructura formal está integrada de las partes que forman a una organización y la relación entre ellas, a través de los principios fundamentales de la organización que se establecen con ayuda de las herramientas y se presentan en forma verbal o documentos públicamente donde algunos de los integrantes puedan consultar, cómo está regida la estructura formal de la organización. Estructura informal La estructura informal obedece al orden social y estas suelen ser más dinámicas que las formales. La estructura informal se integra a través de relaciones entre personas de acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son representadas verbalmente de manera pública. 4 Estructura Lineal Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y él mismo. Debido a su forma, esta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. Como la autoridad está centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las operaciones para cumplir las metas. Estructura Matricial Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común. No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de estructura organizacional, por eso es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones: - Organización, coordinación y procesamiento de información. - Necesita contar con buen capital. - Necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener ese equilibrio. 5 Estructura por departamentalización Esta estructura consiste en crear departamentos dentro de una organización, por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos. Los métodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento. De acuerdo a lo anterior la departamentalización se puede dar de varias formas: - Funcional. - Por producto. - Por territorio. - Por clientes. Ventajas - Claramente identifica y asigna responsabilidad respecto a las funciones indispensables para la supervivencia de la organización. - El agrupar a las personas y unidades sobre la base del trabajo que realizan, incrementa las oportunidades para utilizar maquinaria más especializada y personal mucho más calificado. - Permite que las personas que realizan trabajos y que afrontan problemas semejantes, brinden mutuamente apoyo social y emocional. Desventajas - Cuando existe esta organización, las personas se preocupan más por el trabajo de su unidad que del servicio o producto en general que se presta o se vende, esto causa una sub optimización organizacional. - Las personas que realizan diferentes funciones habrán de encontrarse separadas unas de otras, afectando coordinación que fluye de una función a otra. 6 Estructura Circular Es aquella estructura donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos constituyen un nivel de organización. Ventajas - Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. - Eliminan, o disminuyen al menos, la idea de estatus más alto o más bajo. - Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas - Algunas veces resultan confusos y difíciles de leer. - No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario. - Fuerzan demasiado los niveles. Estructura Hibrida Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o productos y geografía. Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados, es característico que las funciones principales para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas, además algunas funciones también se centralizan y localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable y requiere de economías de escala y especialización profunda. 7 Ventajas - Permite que la organización persiga la adaptabilidad y eficacia dentro de las divisiones de productos, igualmente la eficiencia en los departamentos funcionales. - Proporciona una buena alineación entre la división de productos y los objetivos corporativos. - Los agrupamientos de productos significan una coordinación efectiva dentro de las divisiones, y los departamentos funcionales centrales brindan coordinación en todas las divisiones. Desventajas - Algunas de las organizaciones acumulan personal corporativo para supervisar las divisiones, generando costos administrativos indirectos que se pueden ir incrementando a medida en que crece el personal de oficinas centrales. - Cuando las decisiones se centralizan más y las divisiones de producto pierden su capacidad de responder rápidamente a los cambios en el mercado. - Se crean conflictos entre el personal corporativo y el divisional. Estructura Mono funcional Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona o grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura organizacional. Estructura Jerárquica Se conoce también como departamentalización funcional, es la más difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podría llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto 8 privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica. Estructura descentralizada Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional, entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base a líneas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles. Estructura no piramidal Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales antes los retos de organización de los grandes organismos, estas estructuras están basadas en matrices las cuáles se forman con las líneas verticales de la autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa área de especialidad al responsable de un determinado proyecto, en el cuál conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón también se conoce esta estructura como matriciales por equipos o proyectos. 9 Tipos de organigramas Los organigramas son representaciones gráficas, se les llama lineo funcionales debido a que la división de trabajo, las líneas de autoridad y comunicación se representan de forma gráfica. Para la realización de un organigrama existen significados y reglas en los gráficos. Los organigramas se dividen en tres tipos: Micro administrativos: este organigrama solo a una organización y puede ser un organigrama de forma general de toda la empresa o solo de un área. Macro administrativos: en este organigrama se involucran más de una empresa. Meso administrativos: involucra a una o más organizaciones, pero de un mismo giro. Por su finalidad, están integrados por cuatro subcategorías: Informativo: este tipo de organigrama está pensado para ser difundido de manera pública, para que cualquier persona los pueda visualizar. Analítico: este organigrama es de carácter analista del comportamiento organizacional. Formal: es desde el punto de vista legal, cuando el representante o socios determinan la estructura de la organización y éste cuenta con un instrumento. Informal: este organigrama contrario al anterior no cuenta con tal instrumento escrito. Ejemplares de organigramas son: 1. Generales: resalta la información importante de una organización hasta cierto nivel jerárquico. 2. Específicos: este organigrama detalla un área a detalle. 10 3. Integrales: este organigrama representa toda la estructura de la organización, pero relacionan la jerarquía entre los departamentos, así como también la dependencia que existen entre ellos. 4. Funcionales: esta estructura gráfica resalta las principales funciones que tienen a cargo los diferentes departamentos. 5. De puestos: organigrama de gran importancia en el área de recursos humanos debido a que aparecen los nombres de las personas que integran cada área y el número de personas que hay, es útil porque es fácil determinar en qué nivel se encuentran las personas y a dónde pueden ascender o ser movidas de puesto, da una visión más general de los niveles y dependencias entre el personal. 6. Verticales: son los organigramas más usados y comunes dentro de las organizaciones, son de fácil construcción y se estructuran de arriba hacia abajo, encabezando la persona de mayor jerarquía en la empresa u organización. 7. Horizontales: se forman de izquierda a derecha, la persona de mayor jerarquía se encuentra en la parte izquierda y los demás niveles hacia la derecha. 8. Mixtos: este organigrama mezcla tanto al organigrama horizontal y vertical. Es mayormente utilizado para empresas que tiene un gran número de divisiones en la base organizacional. 9. De bloques: son derivados de los verticales, donde muestra los niveles jerárquicos de la compañía. 10. Circulares: la persona o unidad de mayor jerarquía se encuentra en el centro y también está formado por círculos y cada círculo representa el nivel jerárquico, equivalen a mayor jerarquía los que se encuentran del centro hacia afuera. 11 Técnicas de reclutamiento y selección de personal para las empresas. Reclutar personal es un proceso colosal para el departamento de recursos humanos, más cuando el tiempo y los recursos son limitados. Cuando es así se requiere de planeación y previa organización para llevar a cabo una selección eficiente. Algunas técnicas eficientes para el reclutamiento y selección de personal son: - Análisis sistemático del Currículum Vitae Aparentemente analizar un cv es tarea fácil, sin embargo, debido a que no existe una regla sistemática para hacerlo, la evaluación de un currículum se vuelve subjetiva y es común que cuando hay dos evaluadores no se pongan de acuerdo sobre la valoración del candidato. Mediante un análisis sistemático, lo que se busca es intentar predecir el rendimiento de los individuos. Posteriormente es importante que los currículums vitae sean interesantes y que cumplan con los requisitos. - Cuestionarios predefinidos Desde el inicio del proceso de selección es importante captar la mayor información posible del candidato, con respecto a los requerimientos de la vacante. Aplicar un cuestionario a los aspirantes previo a la entrevista, ayudará a planear mejor la misma e incluso a reducir la cantidad de entrevistados. - Guías de entrevistas Si bien es cierto, ninguna entrevista se desenvuelve de la misma manera, es posible escribir una pequeña guía para organizarla y ahorrar tiempo, y así garantizar que se abarquen los temas más importantes. - Aplicación de test de aptitudes En el mundo laboral la inteligencia no es suficiente para desenvolverse de manera eficaz en un puesto, por ello es preciso que el candidato posea una determinada capacidad operativa. Existen distintos tipos de pruebas o test 12 para evaluar numerosas actitudes y aptitudes entre los que destacan los siguientes: - Personalidad Aptitud verbal Aptitud espacial Aptitud numérica Razonamiento abstracto y mecánico Rapidez y precisión perceptiva, etc. Pruebas profesionales Las pruebas profesionales consisten básicamente en una muestra de trabajo en la que se elige una tarea para que el candidato realice un ejercicio sobre su actividad profesional. En muchos casos, estas pruebas se presentan del mismo modo que un test de aptitudes; aunque existe gran variedad de prueban profesionales, en general se clasifican en las siguientes cinco categorías: Tareas de naturaleza psicomotora: por ejemplo, escribir en el teclado, utilizar un tipo de herramienta, reparar componentes electrónicos, ensamblar piezas, etc. Pruebas de conocimiento: se examina al candidato sobre temas vinculados a la vacante. Pruebas de formación: se plantea al candidato una tarea como las que realizara en el puesto para evaluar su capacidad. Toma de decisiones en grupo: varios candidatos deben resolver juntos un problema o ejecutar una tarea. 13 Seminarios de evaluación: se trata de programas con diversas pruebas que incluyen test de situación. Generalmente se utilizan para cubrir puestos ejecutivos. - Proceso de revisión de referencias Durante este proceso se debe diseñar un formato para verificar referencias laborales de los candidatos, con la finalidad de que no omitan puntos importantes que se requiera corroborar. 14 Identificación de la empresa analizada. SERVOL S.p.A, nace en el año 2016, a partir de la necesidad de poder atender de manera más eficiente y personalizada a las empresas de la región de atacama, las cuales presentaban problemas y carencia de empresas especializadas en el área de la Oleo Hidráulica y Neumática. Los comienzos de SERVOL, fueron de directa atención a Compañía Minera Carola, para luego extender la atención a Cía. Minera Mantos Copper y Cía. Minera Candelaria y Pucobre. SERVOL S.p.A, es una sociedad por acción, teniendo un único socio de acuerdo a: Socio: Isabel Villarroel Tapia Participación: 100% 15 Organigrama SERVOL S.p.A cuenta con un organigrama vertical ya que presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Las líneas discontinuas del presente organigrama representadas por el asesor de prevención de riesgo y el contador corresponden a servicios externos contratados por SERVOL S.p.A por lo que no tienen subordinación directa con la empresa. 16 Proceso de reclutamiento y selección que desarrolla actualmente la empresa. Actualmente SERVOL cuenta con un proceso de reclutamiento basado en los siguientes pasos: - Definición del cargo a solicitar, en que especifica el cargo que se pretende cubrir, las labores a realizar y el sueldo que se pretende pagar. - Publicación del cargo requerido en páginas web de uso local tales como radios online Los económicos de Nostálgica, Económicos Maray, avisos publicitarios en redes sociales como Facebook o publicaciones en el diario regional. - Recepción de currículum de los postulantes a través del correo electrónico de la empresa. - Selección de currículum según el perfil del cargo a solicitar. - Entrevista con la dueña de la empresa. Una vez seleccionada la persona requerida, se firma el contrato de trabajo el cual especifica 2 contratos a plazo fijo por 3 meses cada uno para luego pasar a contrato indefinido. 17 Propuesta de proceso de reclutamiento y selección para la empresa seleccionada. La opción de reclutamiento interno propuesta según lo analizado en el presente informe se detalla en los siguientes pasos. - Convocatoria a postular. - Revisión de currículum de los candidatos reclutados. - Examen médico. - Prueba psicológica de selección. - Entrevista de selección. - Comprobación de antecedentes entregados por los postulantes. - Entrevista final con el jefe de la empresa. - Toma de decisión de la oferta laboral - Contratación. Otra de las propuestas de reclutamiento idóneo para SERVOL S.p.A es optar por asesoramiento externo para minimizar el proceso de análisis y espera del tiempo de personal que se requiere. 18 CONCLUSIÓN Dentro de la gran cantidad de situaciones anómalas que se producen a diario en la empresa y que son necesarias de abordar, controlar y solucionar, se deben priorizar las más importantes tomando muchos factores en consideración. Lo ideal es poder dar una solución rápida y efectiva a cada una de ellas, pero factores como costos, tiempo y personal, deben ser considerados a la hora de tomar la mejor decisión. Este trabajo nos aporta una idea generalizada de cuáles son las problemáticas que se deberán abordar para buscar la o las soluciones, para que en el menor tiempo y costo se puedan generar cambios significativos en el funcionamiento de la organización. Finalmente, es rescatable el aporte del diagnóstico que entregan las herramientas. El saber el desarrollo de los procesos, ya que muchas veces la naturaleza de los problemas se conoce solo desde la teoría, y no desde el núcleo. En conclusión, la aplicación de distintos filtros durante el proceso de selección de personal nos ayudará a reducir tiempo y esfuerzos, además de asegurarnos la contratación del candidato idóneo para la empresa analizada y para el puesto que se desea cubrir. 19 Bibliografía Contenido, Marco Teórico https://www.gestiopolis.com/estructuras-formales-e-informales-la-organización https://www.gestiopolis.com/organigramas Servicio de Impuestos Internos http://homer.sii.cl/ 20
