objetivos - Fondo de la Iniciativa para las Américas
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ANEXO H MANUAL DE EGRESOS PARA LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS DE LOS PROYECTOS Los recursos deben estar íntimamente relacionados con los propósitos, por lo cual el presupuesto debe responder exclusivamente a la atención de necesidades de fondos para cubrir el pago de obligaciones que permitan desarrollar las actividades programadas y el logro de objetivos y metas, sirviendo de parámetro para evaluar el cumplimiento del mismo. El presupuesto debe formularse sobre la base de efectivo, es decir cuando se espera realizar los pagos. En este sentido, se ha elaborado el Manual de Egresos que deberá ser utilizado como la guía para elaborar el presupuesto del proyecto, el cual contiene los lineamientos necesarios para codificar los insumos, materiales, recurso humano, etc., necesarios para el normal funcionamiento del proyecto. Finalmente, pretendemos resaltar la importancia que tiene el presupuesto, ya que se constituye en un elemento de planificación y control expresados en términos cuantitativos que contribuyen en alcanzar los objetivos planteados en las propuestas de los proyectos presentados. OBJETIVOS GENERAL Brindar los elementos técnico financieros que permitan elaborar una herramienta de control administrativo/financiero que garantice la adecuada asignación, control y administración razonable de los recursos financieros otorgados por el FIAES. ESPECIFICOS Proporcionar una estructura estandarizada de clasificación de gastos elegibles en consistencia con los criterios establecidos en los manuales vigentes. Establecer una guía de codificación de cuentas que sirva para el diseño del presupuesto, para controlar y medir los resultados cuantitativos y cualitativos del proyecto. Cuantificar de una forma lógica y secuencial, los materiales e insumos que se utilizaran en cada una de las actividades a realizar en el proyecto. 1. 1.1 CONSIDERACIONES GENERALES DEFINICION DE PRESUPUESTO Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta, expresada en valores y términos financieros que, debe ejecutarse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. 1.2 ESTRUCTURA DE CUENTAS La estructura del catálogo de egresos está elaborada aplicando los criterios de flexibilidad y universalidad. Es decir que, debido a la estructura diseñada se favorece la incorporación de conceptos apegados a las características del proyecto. 1.3 DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Facilitará la ubicación de los diferentes elementos de egreso que le fueron aprobados en la aceptación del proyecto, en el presupuesto respectivo. Asimismo, se anticipa a cualquier modificación que pueda presentarse durante su ejecución y con previa aprobación del FIAES. 1.4 PERIODICIDAD Fijar los plazos para la ejecución de cada una de las actividades es una de las tareas más importantes en la etapa de elaboración del presupuesto. Para poder describir el costo de las actividades conformadas en cada uno de los objetivos del proyecto, es necesario haber elaborado el cronograma de actividades, formato. 11, ya que la ejecución de las actividades en los tiempos deberá ser consistente con la cuantificación de las necesidades materiales y/o humanas descritas en los formatos de presupuestos, tanto de fondos FIAES como de contrapartida. 1.5 PRINCIPIOS SUSTANTIVOS Y FORMALES PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO PLANIFICACIÓN: Implica la necesidad de formular planes y programas con amplio alcance y abarcando las diferentes fases en un período de tiempo determinado. UNIVERSALIDAD: Indica que se deben incluir todos los elementos cuantitativos. PREVISIÓN-PERIODICIDAD: El programa debe ordenar las actividades por realizar en un plazo determinado. CLARIDAD: Hay que especificar todas las acciones para alcanzar los objetivos planteados en la propuesta del proyecto. EXACTITUD: Las estimaciones que contenga el presupuesto deben ser reales y confiables. 1.6 ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO Para una mejor comprensión y facilitar la elaboración del presupuesto se ha estructurado el Catálogo de Cuentas de Egresos, el cual contiene los niveles siguientes: DOS DIGITOS CUATRO DIGITOS SEIS DIGITOS RUBROS DE AGRUPACIÓN CUENTAS PRINCIPALES SUB-CUENTAS Los rubros y cuentas descritos en este manual no pueden modificarse. La ejecutora podrá crear cuentas principales del rubro 40 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES, si las necesidades propias lo requieren y que no estén consideradas en este manual. Respecto al último nivel, le corresponde a la ejecutora crear las Sub-Cuentas de acuerdo a las necesidades y particularidades del proyecto. El orden ascendente siempre deberá conservarse en esta estructura. 1.6.1 RUBROS DE AGRUPACIÓN-DOS DIGITOS Es la clasificación más genérica de los egresos. El porcentaje máximo de los rubros se encuentran establecidos en los términos de referencia de este documento. Los Rubros de Agrupación fijos son los siguientes: 10- PERSONAL OPERATIVO DEL PROYECTO 20- MATERIALES Y SUMINISTROS 30- SUBCONTRATOS EN INFRAESTRUCTURA FISICA 40- ESTUDIOS E INVESTIGACIONES 50- GASTOS DE ADMINISTRACION 60- AUDITORIA Y PUBLICIDAD 1.6.2 CUENTAS PRINCIPALES- CUATRO DIGITOS En este rubro concentran las cuentas por la naturaleza del egreso 1.6.3 SUB-CUENTAS – SEIS DIGITOS Comprenden los bienes o servicios, su estructura es variable. Se establecerán según las necesidades del proyecto y su incorporación es libre para la elaboración del presupuesto. Los cambios posteriores a la aprobación deberán ser presentados a FIAES para su autorización. 2. CONCEPTUALIZACION DE CUENTAS DE AGRUPACION-FONDOS FIAES Y CONTRAPARTIDA 10-PERSONAL OPERATIVO DEL PROYECTO En este rubro se incluyen las remuneraciones y prestaciones sociales establecidas por la legislación laboral para el personal permanente del proyecto. También, las erogaciones efectuadas en concepto de mano de obra calificada y no calificada. 1001 – Personal Técnico En esta cuenta se consideran los valores del salario mensual asignado al personal técnico permanente del proyecto: Coordinador/a del proyecto; y aquel personal sin dependencia laboral y que sus servicios sean de apoyo técnico para la ejecución de las metas de acuerdo a los objetivos del proyecto, dentro de estos se puede mencionar a los siguientes: Promotor, facilitador y/o Monitoreador Ambiental. 1002 – Mano de Obra Calificada Comprende los pagos a los trabajadores que desempeñan actividades cuya ejecución requiere estudios previos o vasta experiencia. Entre estos se debe considerar ya sean albañiles, electricistas, pintores, carpinteros, viveristas u otros. 1003 – Mano de Obra no Calificada Comprende los pagos a los trabajadores que desempeñan actividades cuya ejecución no requiere de estudios ni experiencia previa, por ejemplo: jornaleros, ayudantes de albañil (ayudantes en general, aplica solo para contrapartida), personas sin oficio definido. 20-MATERIALES Y SUMINISTROS Incluye todos los materiales e insumos adquiridos para ejecutar las diferentes actividades del proyecto, de acuerdo al respectivo cronograma. Su clasificación debe hacerse atendiendo la naturaleza del egreso. 2001 – Productos alimenticios para personas Incluye los gastos por la adquisición de productos alimenticios, manufacturados o no, bebida en sus diversas formas. Asimismo, comprende los gastos en concepto de alimentación 2002 – Productos alimenticios para animales Incluye los gastos por la adquisición de toda clase de alimentos para animales; por ejemplo, concentrados, de inicio, de engorde, etc. 2003 – Productos agropecuarios y/o forestales Incluye los gastos por la adquisición animales o especies menores con el fin de reproducir o conservar: por ejemplo, gallinas ponedoras, gallos mejorados, etc., asimismo los productos para el cuido y mantenimiento de estos, como lo son vacunas y desparasitantes. También, aquellos insumos necesarios para el establecimiento y mantenimiento de viveros forestales, mantenimiento de plantación, construcción y mantenimiento de obras de conservación de suelos. 2004 – Equipos, herramientas y accesorios Comprende aquellas herramientas necesarias para realizar actividades vinculantes al proyecto, y que por su naturaleza y uso tienen vida limitada (un año o menos). Además, por su valor inmaterial no son objeto de depreciación. 2005 – Uniformes y equipamiento Incluye prendas de vestir, calzado, identificación y otras prendas accesorias que sean necesarias para los Guardarrecursos, comités de protección u otros grupos formados o potenciados en el marco del proyecto; los cuales deberán estar de acuerdo a las exigencias de la ANP y a la institución encargada de regular o establecer la vestimenta para este personal. Asimismo, se podrá incluir la compra de equipo que permita a estos realizar sus actividades de manera adecuada. Todo uniforme sin excepción llevará el logo institucional de FIAES 2006 – Material plástico Incluye los gastos por la adquisición de material elaborado en plástico, como lo son guacales, bolsas, depósitos para basura, etc. No promovemos el uso de desechables en las capacitaciones o reuniones 2007 – Impresiones, publicaciones y reproducciones Incluye los gastos por los servicios de impresiones, copias y encuadernaciones, prestados por terceros; así como publicaciones o divulgaciones de carácter técnico y/o científico. 2008 – Artículos promocionales Incluye los gastos por los servicios de elaboración de artículos promocionales con el fin de dar a conocer el proyecto y sus actividades, entre los que se pueden mencionar, camisetas, gorras, lapiceros, calendarios, mochilas, etc. 2009 – Combustibles y lubricantes Incluye la adquisición de petróleo en sus diferentes derivados como: Gasolina, Diesel, aceite de mezcla, grasas y lubricantes para uso de los medios de transporte asignados al proyecto. 2010 – Materiales de construcción Esta considera todo tipo de material que sea necesario en la construcción de obras y otras actividades relacionadas. Ejemplo: Cemento, hierro, alambre, pintura, clavos, láminas, etc. 2011 – Material didáctico y fotográfico Incluye todo material que sea necesario en la realización de capacitaciones, según los objetivos del proyecto. Además, Considera el costo de los rollos fotográficos y el revelado de estos, así como la impresión de fotos digitales, las cuales son utilizadas para la secuencia fotográfica incluida en el informe técnico trimestral. 2012 – Eficiencia energética y/o energías renovables. Se consideran todos los gastos orientados al uso eficiente de la energía y a la implementación de nuevas tecnologías renovables, entre los cuales podemos mencionar: pequeñas plantas hidroeléctricas, tecnología eólica y solar, etc. 2013 – Cocinas prefabricadas, impuestos y flete Incluye el costo de cocinas previamente elaboradas, así como el impuesto y el flete en el caso de que su adquisición así lo requiera (internación o importación). 2014 – Análisis e insumos para purificación y desinfección de suelo, agua y aire. Comprende todos los gastos para el tratamiento y análisis de agua, suelo y aire. Así como también, todos los insumos para llevar a cabo tanto la purificación como la desinfección de los mismos. 2015 – Alquileres o arrendamientos de maquinaria Comprende el costo de alquilar o arrendar maquinaria necesaria para llevar a cabo las actividades del proyecto, entre las cuales se puede mencionar: Bootcat, retroexcavadora, etc. 2016 – Alquiler de local para capacitaciones Incluye toda clase de alquiler o arrendamiento que tenga relación con los objetivos y actividades del proyecto tales como: Bodegas, local para capacitaciones, muebles, aparatos, sillas, Canopis, etc. siempre que la institución incurra en el gasto 2017 – Servicios de transporte de persona Considera los pagos en concepto de servicios de transporte, específicamente, para intercambios de experiencia. Nota: El transporte por traslado de materiales e insumo debe ser considerado dentro del costo unitario de cada uno de ellos. 30 – SUBCONTRATOS EN INFRAESTRUCTURA FISICA Comprende los desembolsos efectuados para la construcción de obras de infraestructura del proyecto, cuya finalidad es el fortalecimiento de las comunidades participantes. Incluye los costos por construcción de obras de infraestructura física, independientemente de su diseño y tipo de material, siempre que estos sean otorgados por contratos a terceros. 3001 – Torres de vigilancia 3002 – Centros de Interpretación 3003 – Cajas de captación 3004 – Centros de operación 3005 – Gaviones 3006 – Diques y Muros de contención 3007 – Ecoestaciones 3008 – Otras obras de infraestructura física 40 – ESTUDIOS E INVESTIGACIONES Comprende los gastos destinados a honorarios, orientados a estudios o trabajos especializados de instituciones o empresas consultoras, profesionales, especialistas u otras personas naturales o jurídicas que prestan dichos servicios, mediante convenios, acuerdos o contratos. Estas cuentas consideran los honorarios a cancelar a personas naturales o jurídicas que sean contratadas para realizar cualquiera de las los estudios e investigaciones detalladas en las cuentas de la 4001 a la 4004. 4001 – Estudios para determinar el grado de azolvamiento 4002 – Diseño del sistema de manejo de excretas 4003 – Estudio sobre la dinámica de corrientes 4004 – Monitoreo de estrés por niveles de salinidad en Manglares 50- GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Comprende todos los gastos en que incurren las ejecutoras para lograr una transparente, sana y eficiente administración en el desarrollo del proyecto financiado por el FIAES. Para su clasificación, no deben considerarse aquellos insumos que serán definitivamente propiedad de las comunidades participantes en la ejecución del proyecto. 5001- Salarios personal administrativo Corresponden al valor del personal administrativo durante la ejecución del proyecto. 5002- Servicios Financieros Comprende compra de chequeras y certificación de cheques, notas de cargo por elaboración de cheques de caja o gerencia y transferencias cablegrafías. Se excluyen notas de cargo emitidas por el banco por rechazo de cheques, emisión de estados de cuenta bancarios y cualquier otra operación que sea responsabilidad de la unidad ejecutora. 5003- Servicios básicos Comprende el costo de los servicios de agua, energía eléctrica, teléfono, Internet. 5004- Arrendamiento de local para oficina (Exclusivo para Contrapartida) Dentro de esta cuenta se podrá considerar el valor del espacio físico de oficina asignado y utilizado para el desarrollo del proyecto. 5005- Mobiliario y equipo Incluye el uso de muebles y equipo de oficina, por ejemplo: contómetro, equipo de cómputo, batería para computadora, impresor, mueble para PC, equipo de radio, teléfonos móviles, fotocopiadora, proyector y todo equipo que será de beneficio para el funcionamiento administrativo y operativo del proyecto. 5006- Artículos de oficina Considera la compra de implementos de oficina para el uso administrativo de la ejecutora, como por ejemplo: Bolígrafos, fólderes, papel Bond, fasteners, engrapadora, perforador, saca grapas, CDs, tinta para impresor, clips, etc. Se exceptúa la compra de artículos de lujo y accesorios de equipo de oficina. (Porta lápices, porta clips, etc.) 5007- Mantenimiento preventivo (afinado menor) de equipo de transporte Comprende el costo de repuestos y mano de obra para tener en óptimas condiciones de funcionamiento el equipo de transporte al servicio del proyecto (Automóviles, lanchas, motocicletas, etc.) Se exceptúan las compras de accesorios, tales como: Equipo de sonido, rines especiales, adaptación de aire acondicionado, todo tipo de adornos, llantas, baterías, enderezado y pintura en general y mantenimiento correctivo. 5008- Viáticos Contendrá el valor a reconocer al personal técnico del proyecto y directivos de ADESCOS en misión oficial del proyecto por pagos en concepto de transporte por el número de actividades realizadas en un período determinado, las cuales serán consideradas siempre y cuando no exista medio de transporte por parte de la ejecutora y a la vez no se utilice el gasto de combustible. Además, este valor no es un pago fijo, por lo tanto no forma parte del salario mensual. Este gasto será liquidado de acuerdo a lo requerido en los términos de referencia de estas bases de concurso. 5009 – Gastos Generales Comprende los gastos no considerados en los cuentas anteriores. 60-AUDITORIA Y PUBLICIDAD Incluye los costos de autoría externa y publicidad del proyecto, dichos valores serán administrados directamente por el FIAES. 6001-Auditoria del proyecto Comprende el costo de auditoría del proyecto, de acuerdo a la cuota o porcentaje establecido en las bases de concurso y se retendrá para ser administrado directamente por FIAES. 6002-Publicidad Institucional de proyectos Incluye el monto financiado para el desarrollo del plan publicitario dentro de la ejecución del proyecto de acuerdo al porcentaje establecido en las bases de concurso y se retendrá para ser administrado directamente por FIAES. 3. CATALOGO DE CUENTAS DE EGRESOS RUBRO CUENTAS DESCRIPCIÓN 10 PERSONAL OPERATIVO DEL PROYECTO 1001 Personal Técnico 1002 Mano de obra calificada 1003 Mano de obra no calificada 20 MATERIALES Y SUMINISTROS 2001 Productos alimenticios para personas 2002 Productos alimenticios para animales 2003 Productos agropecuarios y forestales 2004 Equipos, Herramientas y Accesorios 2005 Uniformes y equipamiento 2006 Materiales plásticos 2007 Impresiones, publicaciones y reproducciones 2008 Artículos promocionales 2009 Combustible y lubricantes 2010 Materiales de construcción 2011 Material didáctico y fotográfico 2012 Eficiencia energética y/o energías renovables 2013 Cocinas prefabricadas 2014 Análisis e insumos para purificación y desinfección de suelos 2015 Alquiler o arrendamiento de maquinaria 30 SUBCONTRATOS EN INFRAESTRUCTURA FISICA 3001 Torres de vigilancia 3002 Centros de interpretación 3003 Cajas de captación de aguas 3004 Centros de operación 3005 Gaviones 3006 Diques y Muros de contención 3007 Ecoestaciones 3008 Otras obras de infraestructura física 40 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES 4001 Estudio para determinar el grado de azolvamiento 4002 Diseño del sistema de manejo de excretas 4003 Estudio sobre la dinámica de corrientes 4004 Monitoreo de estrés por niveles de salinidad en manglares 50 GASTOS DE ADMINISTRACION 5001 Salarios personal administrativo 5002 Servicios financieros 5003 Servicios básicos 5004 Arrendamiento de local de oficina 5005 Mobiliario y equipo de oficina 5006 Artículos de oficina 5007 Mantenimiento de equipo de transporte 5008 Viáticos 5009 Gastos generales 60 AUDITORIA Y PUBLICIDAD 6001 Auditoría del proyecto 6002 Publicidad institucional NOTA: Este catalogo comprende la estructura básica establecida por el FIAES. El nivel de subcuentas del presupuesto, será incorporado por las ejecutoras de acuerdo a la naturaleza y necesidades de cada uno de los proyectos. 4. CONSIDERACIONES BASICAS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO En esta guía se proporciona lineamientos básicos para la elaboración del presupuesto. El formato del presupuesto que servirá para la ejecución financiera del proyecto, está basado en la estructura del Manual de Egresos y términos de referencia vigentes. El formulario para el diseño del presupuesto está elaborado en Excel e incluye las fórmulas que permiten realizar las sumas horizontales y verticales del presupuesto y así facilitar el proceso. Además, podrán insertar filas de acuerdo a las necesidades y conveniencias de cada proyecto. Recomendación: Apoyarse en los conceptos y criterios establecidos en el manual y términos de referencia descritos al inicio. Los aspectos a considerar son los siguientes: a) Antes de ubicar un gasto, en cualquier rubro y cuenta principal verificar, en el Manual de Egresos, cuál es su clasificación apropiada. b) Utilizar los nombres y códigos de cuentas de acuerdo al Manual de Egresos. Es decir, que los Rubros y Cuentas principales de dos y cuatro dígitos no podrán modificarse, ya que han sido establecidas como niveles fijos, sujetos a modificación solo por el FIAES. Ejemplo: 20 2010 201001 201002 MATERIALES Y SUMINISTROS Materiales de construcción Hierro Cemento CÓDIGO FIJO CÓDIGO FIJO ESTABLECIDO POR EJECUTORA ESTABLECIDO POR EJECUTORA c) El formato de presupuesto para aportes de contrapartida está estructurado en el mismo esquema de gastos de fondos FIAES. . 5. RECOMENDACIONES a) No alterar, ni cambiar el formato entregado en EXCEL, el tipo y tamaño de letra, así como la estructura del presupuesto deben respetarse. b) Para la presentación del presupuesto utilizar el archivo proporcionado por FIAES para su formulación y guardarlo con las siglas de la ejecutora y el ciclo de proyectos, ejemplo: ADESCOXYZ -Ciclo 2012. c) No vincular el presupuesto de fondos FIAES y de contrapartida con otros cuadros y/o archivos que las ejecutoras hayan utilizado en la elaboración de estos. d) El presupuesto y todos los formatos relacionados como es el caso de Actividades e Insumos, Formato 12, deberá ser presentado en dólares de los Estados Unidos de América . Estas cantidades deberán estar separadas por comas “,” para los miles y por punto “.” para los decimales. Ejemplo: 40 ESTUDIO E INVESTIGACIONES $ 8,000.00 4001 Estudio para determinar el grado de azolvamiento 2,000.00 4002 Diseño del sistema de manejo de excretas 4003 Estudio sobre la dinámica de corrientes 4004 Monitoreo de estrés por niveles de salinidad en manglares 2,000.00 2,000.00 2,000.00 Dos decimales e) Revisar y cuadrar los presupuestos a entregar, es decir, que deben verificar las sumas de forma horizontal y vertical para cada uno de los totales. f) No alterar el formato entregado de los presupuestos, incorporando cualquier comando u ocultando celdas, líneas o columnas, ya que ello podría conllevar a una alteración y desconfiguración de los valores del presupuesto. g) Para los proyectos que inicien su ejecución en julio 2012, los primeros dos periodos comprenderán 3 meses y los siguientes de 4 meses y para los proyectos que inicien su ejecución en enero de 2013 su periodo comprenderá cuatro meses. h) Los proyectos que se programen para 21 meses tendrán un máximo de 6 períodos. Nota: Las ejecutoras deben ajustarse a los formatos y sugerencias para la presentación de los presupuestos de no hacerlo no serán considerados en la evaluación de estos.
