Auditorias y Registros de Empresa 6.0 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Conceptos previos. ¿Qué es una auditoria de calidad? Tipos de Auditorias. Objetivos de la Auditoria. Cualificación de los auditores. Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores. 6.6 ¿Cómo auditar? Tema 6 - Control de Calidad 1 6.0 - Conceptos Previos Evolución de la Calidad Calidad: Conjunto de características de una entidad que le confieren la aptitud negativa o positiva para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas. Control de la Calidad: Técnicas y actividades de carácter operativo, utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad. Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones implantadas dentro del SC, para proporcionar la confianza óptima de que una entidad cumplirá requisitos para la calidad. Gestión de la Calidad: Conjunto de actividades que determina la política de la calidad, responsabilidad de la dirección. Calidad total: Forma de gestión de una organización, basado en la coordinación y participación de todos sus miembros para la calidad. Sistema de Calidad (SC): Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestión de la calidad. Tema 6 - Control de Calidad 2 6.1 - ¿Qué es una Auditoría de Control de Calidad? Definición: Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas para alcanzar los objetivos de calidad. AUDITOR Una persona calificada para planear y conducir auditorias de acuerdo a un estándar y este estándar puede ser usado como referencia a una o más auditorias. CLIENTE La organización que requiere la auditoria, para que esta se lleve a cabo y así obtener seguridad en la calidad. ¿Quién está implicado? Tema 6 - Control de Calidad AUDITADO La organización que es auditada; esta puede ser una organización completa o una parte de la misma. 3 6.2 - Tipos de Auditorías Auditorias Internas Externas - Realizadas por personal de la organización pero que de Clientes de Certificación no tiene relación directa con la actividad auditada. - Las realiza personal contratado por la organización. - Satisface a clientes y a inversores. - Se realizan generalmente para el control o restauración de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros pueden verse afectados. Tema 6 - Control de Calidad 4 Tipos de Auditorías Auditoria Interna Proporcionan confianza interna Proporcionan confianza externa Auditoria de Cliente Auditoria de Certificación Mejora de los procesos Mejora del Sistema de Calidad Las auditorias internas se programan en función de la naturaleza e importancia de la actividad sometida a auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria externa. Tema 6 - Control de Calidad 5 6.3 - Objetivos de las Auditorías Objetivos de las Auditorias Razones para realizar una Auditoria Determinar la conformidad o no de los elementos del SC con los requisitos observados. Determinar la eficacia del SC implantado para alcanzar los objetivos. Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SC. Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios. Permitir la inscripción del SC del organismo auditado en un registro. Hacer la evaluación inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales. Verificar en el organismo, que su SC cumple los requisitos establecidos y que realmente esta implantado. Verificar que, en una relación contractual, el SC del suministrador es eficiente. Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, de su SC con relación a una norma de SC. Tema 6 - Control de Calidad 6 6.4 - Cualificación de los Auditores Personas abiertas, maduras, con sentido común, tenacidad, realistas y con capacidad de análisis. Cualidades Personales Aptitud para ver las situaciones complejas desde un punto de vista general y con espíritu cooperativo y comunicativo. Estudios secundarios, conocimientos de las normas aplicables, técnicas de evaluación de pruebas, apreciaciones y de informes. 4 años de experiencia practica (aseguramiento de la calidad). Mantenimiento de la aptitud Formación y experiencia Estar al día en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los métodos y procedimientos de las auditorias. Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité. Tema 6 - Control de Calidad 7 6.5 - Funciones responsabilidades y tareas de los auditores Responsabilidades Del Auditor Jefe. Del equipo auditor auditores. Del auditado. Funciones o Del Auditor Jefe. Del equipo auditor o auditores. El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna función. Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de comunicación y gestión del equipo. Tema 6 - Control de Calidad 8 Funciones responsabilidades y tareas los auditores Responsabilidades AUDITOR JEFE Funciones de Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría . Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado. Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SC. Dar instrucciones al equipo auditor. Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculo importantes durante el curso de la auditoría. Tema 6 - Control de Calidad 9 Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores Responsabilidades Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones. Cooperar con el auditor jefe. Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas. AUDITORES Funciones Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoria. Respetar la deontología profesional. Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SC auditado. Tema 6 - Control de Calidad 10 Funciones responsabilidades y tareas los auditores AUDITADO Responsabilidades de Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditoría; designar a los mandos de su personal para que acompañen al equipo auditor. Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditoría. Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría. Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditoría. Tema 6 - Control de Calidad 11 6.6 - ¿Cómo auditar? Revisión preliminar del SC auditado -Si el SC no es el adecuado conviene no continuar con la auditoría. -Base para preparar la auditoría y juzgar el SC auditado. Documentos de trabajo - Listas de verificación para cada elemento del SC. - Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias. PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA Tareas del equipo auditor -Conviene asignar a cada auditor la auditoría de elementos Específicos del SC. Esta asignación será hecha por el auditor jefe. Plan de la auditoría - Conocido con antelación. - Flexible para permitir cambios durante la auditoría. -Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditoría, áreas a auditar... Tema 6 - Control de Calidad 12 ¿Cómo auditar? Recogida de evidencias - A través de entrevistas, examen - Presentación del equipo auditor de documentos y observación de y de un resumen de métodos y procedimientos a utilizar. las áreas afectadas. - Confirmar el horario de reuniones - Anotar los indicios de no intermedias y final, y la disponibilidad conformidad para su posterior de medios e instalacioinvestigación. nes que se precisen. EJECUCIÓN . DE LA AUDITORIA Reunión final Observaciones de la auditoría con el auditado - Documentar todas las observa- Presentar: las observaciones de ciones y determinar las que deben la auditoría a la dirección del considerarse no conformidades. auditado y asegurarse de su - Las no conformidades deben comprensión; las conclusiones referenciar los requisitos que se del equipo auditor relativas al SC. Incumplen. -Levantar acta de esta reunión. Reunión inicial Tema 6 - Control de Calidad 13 ¿Cómo auditar? Informe de la Auditoría Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras. En caso de duda sobre alguna situación auditada, no considerarla. Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe... Tema 6 - Control de Calidad 14 ¿Cómo auditar? Comportamiento del auditor Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor. Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperación. Para estudiar una situación, usar las tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?... Recomendaciones practicas Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones. Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir. Adaptarse a la situación y al auditado. Examinar en detalle la documentación. Tema 6 - Control de Calidad 15 ¿Cómo auditar? PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA Tarea Examinada Conforme ¿NECESITA INSTRUCCIONES ESCRITAS? SI SI SI ¿EXISTEN? NO NO SI ¿CONFORME INSTRUCCIONES? NO NO CONFORME ¿ALCANZA OBJETIVOS? NO CONFORME Tema 6 - Control de Calidad NO CONFORME O NO ADAPTADA 16
