TALLER SEMANA 2 1. De la cartilla de foliación responda las siguientes preguntas: Por medio de imágenes identifique cuales son los materiales que se deben utilizar para la foliación. Lápiz de mina negra y blando tipo HB o B. ¿Cuáles son los procesos anteriores que se deben realizar a los documentos a la foliación? - Clasificar. Ordenar. Depurar. ¿Cuáles son las finalidades del proceso foliación? La foliación es necesaria para el diligenciamiento de los diferentes instrumentos de control, por ejemplo: inventario, formatos de control de préstamo, TRD, TVD, etc, y de esta manera permite ubicar y localizar un documento de manera puntual. Por otro lado, es un requisito para la transferencia primaria y secundaria de los documentos. En caso de encontrar una fotografía en un expediente ¿Cuál es el procedimiento a realizar? Si se encuentra suelta la fotografía se debe foliar en la cara vuelta de la misma, se guarda en un sobre especial para que no se dañe y en el área de notas del instrumento de control se debe dejar la anotación de las características del documento foliado. También se puede optar por pegar la fotografía o las fotografías si se trata de varias, en una hoja de blog y en este caso se folio únicamente la hoja donde están adheridas las fotografías y de igual manera en el área de notas del instrumento de control se deja constancia de la cantidad de fotos adheridas a la hoja al igual que todas sus características necesarias. En caso de encontrar un documento en soportes distintos al papel ¿Cuál es el procedimiento a realizar? Estos documentos no se deben foliar, pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen en el área de notas del instrumento de control. ¿En caso de encontrar un folio en blanco en los archivos históricos Cuál es el procedimiento a realizar? Se conservan y deben foliarse sin importar si se encuentran sueltos, cosidos o empastados. En el área de notas del instrumento de control se debe dejar la constancia de los folios que tienen esta condición. 2. Elabore un formato de cada uno de los instrumentos de descripción de una entidad privada. Rotulo de caja Rotulo de Carpeta Hoja De control Fuid De uno de esto realizara un instructivo de diligenciamiento. 3. Realizar una comunicación oficial donde muestre: el cronograma de transferencias para las dependencias en el año 2023. Cuáles son los procesos técnicos para realizar estas mismas.
