Libros de contabilidad CONCEPTO: operaciones

Libros de contabilidad
CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde,
en forma clara y precisa se registra las operaciones que realiza la empresa en orden cronológico
(de fechas).
Desde el punto de vista virtual, es el formato electrónico que permite registrar las transacciones
de un agente económico en línea, para facilitar la evaluación de los agentes
de supervisión y control contable, tributario y financiero.
CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Se clasifican desde dos puntos de vista:
Desde el punto de vista legal y financiero.
1) CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:
Es la clasificación establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios;
y, Libros Voluntarios
LIBROS OBLIGATORIOS:
Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, según
el código de comercio en su artículo 33·, son los siguientes:
 Libro de Inventarios y Balances
 Libro Diario
 Libro Mayor
 Libro Caja y bancos
 Libro de Registro de Ventas
 Registro de Compras
 Libro de Planilla electrónica.
 Libro registro de activos.
 Libro de Actas (para las sociedades)
 Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)
LIBROS VOLUNTARIOS:
Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las
empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y según las necesidades de la misma.
El código de comercio en su artículo 34· determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los
siguientes:
 Libro de Registro de Mercaderías de Kárdex
 Libro de Registro de Clientes o Deudores
 Libro de Registro de Proveedores
 Libro de Registro de Letras por Cobrar
 Libros de Registro de Letras por Pagar
 Libro de Bancos
 Libros de Caja Chica
 Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.
ASPECTO LEGAL DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Para que un libro de contabilidad tenga carácter legal, es necesario que sea legalizado ante el
Notario Público o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el derecho que corresponda.
PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
 a) En la apertura del negocio: sesenta días
 b) Para el canje de libros:
 15 días para el registro de ventas y el registro de compras
 30 días para los demás libros.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
En los libros de Contabilidad está prohibido:
 Borrar
 Mancharlo
 Romperlo
 Mutilarlo
 Dejar espacios en blanco
 Alterar el orden de los folios
 Alterar el orden cronológico de los asientos y los documentos
 Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas
LIBROS CONTABLES
Son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuales se registran en
forma sistemática y analítica las operaciones mercantiles que se realizan durante un periodo de
tiempo, también los comerciantes pueden llevar otros libros como control de manera voluntaria
LIBROS ADMINISTRATIVOS
También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como
el libro de actas y registro de socios, el libro de registro de accionistas etc.
SIRVEN PARA:
Hacer las anotaciones contables de la Empresa y se registran las cuentas. Según el Art. 435 del
Código Comercio, el Art. 139 del Código Tributario y Art.: 74 y 78 del Reglamento del Código
Tributario, los comerciantes están obligados a llevar contabilidad debidamente organizada, los
libros y la nomenclatura de las cuentas y sub.- cuentas de acuerdo al tipo de actividad que
desarrolla.
IMPORTANCIA
Son una herramienta fundamental para el proceso contable que permite evidencias de la
información de cada una de las operaciones de la empresa y servirán de base para la presentación
de los Estados Financieros apegados a la realidad.
Sirven de base de Consulta a los usuarios de los libros
Sirven a las autoridades fiscales y legales para la revisión de la Contabilidad que se lleva de
acuerdo a lo prescrito.
Comprueba la verificación de las operaciones.
LIBROS PRINCIPALES:
Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben
llevar los siguientes libros: Libro Diario Libro Mayor Libro de Estados Financieros
Se utilizan para registrar en forma sintética las operaciones asentadas analíticamente en los libros
auxiliares.
LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e
información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares
que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar Llamados también
mayores auxiliares
En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más
importantes son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares
Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias
subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diarios y
contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se
registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con
terceros y las cuentas por cobrar Netas los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética
Los libros Principales y Obligatorios, se deben de llevar empastados o en hojas separadas, las
cuales estarán foliadas y serán legalizados (Art. 17 Lt.” B “)
Por un Contador Público que haya sido autorizado por el Consejo de Vigilancia de la contaduría
y la Auditoria (Art.5 Ley Reguladora del Ejercicio de la Contaduría) y nombrado por el
comerciante (Art. 438 del Código de Comercio)
(2)CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA
TECNICO O FINANCIERO
Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares
LIBROS PRINCIPALES:
Son aquellos que tienen carácter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y
son:
 Libro de Inventarios y Balance
 Libro Diario.
 Libro Mayor
LIBROS AUXILIARES:
Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que después de cumplir su
cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros
Auxiliares todos los mencionados en la clasificación legal, a excepción de los indicados como los
libros Principales.
Foliación de los Libros de contabilidad
CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional, es el número pequeño que se coloca en la parte superior de
cada una de las hojas de los libros de contabilidad. Dicho de otra manera, folio, es la página del
libro de contabilidad.
CLASE DE FOLIACION:
Desde el punto de vista tradicional, la foliación de un libro de contabilidad puede ser de dos
clases: Foliación Simple y Foliación Doble
 a) Foliación Simple.- Es cuando los folios se repiten una sola vez. Eje: 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Son
libros de filiación simple: el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balances.
 b) Foliación Doble.- Es cuando los folios se repiten dos veces y estando uno frente al otro.
Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, 4-4, 5-5, 6-6, etc. Son libros de foliación doble: el Libro Mayor y el Libro
Caja.
Desde el punto de vista electrónico, informático o virtual la foliación es única (simple). El formato
electrónico permite registrar muchos datos en forma horizontal, lo que facilita una
mayor utilidad para los libros contables.
Aspecto legal de los Libros de contabilidad
Para que un libro de contabilidad tenga carácter legal, es necesario que sea legalizado ante el
Notario Público o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el derecho que corresponda.
PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
 a) En la apertura del negocio: sesenta días
 b) Para el canje de libros:
 15 días para el registro de ventas y el registro de compras
 30 días para los demás libros.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
En los libros de Contabilidad está prohibido:
 Borrar
 Mancharlo
 Romperlo
 Mutilarlo
 Dejar espacios en blanco
 Alterar el orden de los folios
 Alterar el orden cronológico de los asientos y los documentos
 Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas
CLASIFICACIÓN:
libro diario
Principales
libro mayor
Libro de estados financieros
Caja
Punto de vista financiero
Auxiliares
Bancos
Gastos
Ingresos
Control
Obligatorios
IVA´S
Contables
Libro diario (art. 435 C.C)
Libro mayor (art. 435 C.C)
Libro de estados financieros
art. 4.35 y 442 del C.C
Compras art. 141 C.T
Ventas a Consumidor Final
Ventas a Contribuyentes
Art. 40 C.C
Vista legal
Administrativos
Voluntarios
Caja
Bancos
Ingresos
Gastos
Aumentos y disminuciones
De capital art. 312 C.C
Actas de Asamblea general
Punto de actas de junta directiva
art. 40 C.C
Registro de Accionistas
Art. 155 C.C