Subido por Julio Cardenas

SIG-AFDP-P.01-Procedimiento Para el Contexto de la Organización

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
(SIG)
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
SIG-AFDP-P.01
Versión 01
Sistema Integrado de Gestión
SIG-AFDP-P.01
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Versión 01
ELABORADO POR:
Ana Surco Arce
REVISADO POR:
Ing. Víctor Fellipa LL.
APROBADO POR:
Kathy Del Castillo D.
Coordinadora del SIG
Administrador
Gerente General
Agrofactory del Perú EIRL
Agrofactory del Perú EIRL
Agrofactory del Perú EIRL
Fecha: 27 / 07 / 2021
Fecha: 27 / 07 / 2021
Fecha: 27 /07 / 2021
Este documento y la información contenida es propiedad de
Agrofactory del Perú EIRL y no puede ser difundida sin aprobación previa ©AFDP
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Sistema Integrado de Gestión
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
SIG-AFDP-P.01
Versión 01
CONTENIDO
1. 4
1.1. 4
1.2. 4
2. 4
2.1. 4
2.2. 5
3. 5
3.1. 5
6
3.3. 6
3.4. 6
4. 6
4.1. 6
4.2. 9
4.3. 9
4.4. 11
4.5. 11
4.6. 11
4.7. 12
5. 12
6. 12
7. 12
8. 12
9. 13
3.2.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
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Versión 01
1. OBJETIVO Y ALCANCE
1.1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir para determinar las cuestiones internas y externas del Contexto de
la Empresa Agrofactory del Perú EIRL., determinar las necesidades y expectativas de las Partes
Interesadas Pertinentes.
1.2. ALCANCE
El presente procedimiento se aplica a todas las áreas operativas y administrativas de Agrofactory del
Perú EIRL., relacionadas al SIG.
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
2.1. DEFINICIONES
●
●
●
●
●
AMENAZAS:
Son factores del entorno que resultan en circunstancias adversas que ponen en riesgo el alcanzar
los objetivos establecidos, pueden ser cambios o tendencias que se presentan repentinamente o de
manera paulatina, las cuales crean una condición de incertidumbre e inestabilidad en donde la
empresa tiene muy poca o nula influencia.
CUESTIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
Son aquellas cuestiones o circunstancias del entorno interno y externo que pueden afectar de forma
positiva o negativa la capacidad para lograr el propósito de la organización
CUESTIONES EXTERNAS:
a) Política: Nuevas leyes y regulaciones, nuevas agendas políticas, etc.
b) Económico/Comercial: Movimientos en precios, disponibilidad de capital, etc.
c) Social/Seguridad Patrimonial: Cambios demográficos, actividad terrorista, etc.
d) Tecnológicos: Nuevos medios de comercio electrónico, reducción en costos de infraestructura,
etc.
e) Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente: Terremotos, inundaciones, incendios, etc.
f) Legales: Normativas legales de Seguridad y Medio Ambiente aplicables.
CUESTIONES INTERNAS:
a) Infraestructura: Reducción de tiempos muertos de los equipos, acceso a nuevas tecnologías, etc.
b) Personal: Incidentes de trabajo, fraude, pérdida de personal, etc.
c) Procesos: Cambios en procesos, ineficiencias, errores en ejecución de procesos, etc.
d) Tecnología: Pérdida de información clave, caída de sistemas, etc.
DEBILIDADES:
Significa una deficiencia o carencia, algo en lo que la organización tiene bajos niveles de desempeño
y por tanto es vulnerable, denota una desventaja ante la competencia, con posibilidades pesimistas
o poco atractivas para el futuro. Constituye un obstáculo para la consecución de los objetivos, aun
cuando está bajo el control de la organización.
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●
●
●
●
●
●
●
SIG-AFDP-P.01
Versión 01
EFECTO:
Una desviación de algo que se espera ya sea positivo o negativo. Normalmente el riesgo viene
expresado como una combinación de las consecuencias de un evento y la probabilidad de que
ocurra.
FORTALEZAS:
Es algo en lo que la organización es competente, se traduce en aquellos elementos o factores que
estando bajo su control, mantiene un alto nivel de desempeño, generando ventajas o beneficios
presentes y claros, con posibilidades atractivas en el futuro.
INCERTIDUMBRE:
Entendemos el estado de deficiencia de información ligada a la comprensión o conocimiento de un
evento, su consecuencia o probabilidad.
OPORTUNIDADES:
Son aquellas circunstancias del entorno que son potencialmente favorables para la organización y
pueden ser cambios o tendencias que se detectan y que pueden ser utilizados ventajosamente para
alcanzar o superar los objetivos.
PARTE INTERESADA:
Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una
decisión o actividad de Agrofactory del Perú EIRL. Tales como: Partes interesadas en el contexto
interno (colaboradores, gerencias, entre otros) y externo (entidades del estado, cliente,
proveedores, subcontratista, entre otros).
REQUISITOS DE LAS PARTES INTERESADAS:
Actividad u objetivo que necesita alcanzar dentro de su gestión o proceso.
RIESGO:
Es el efecto de la incertidumbre en la consecución de los objetivos.
2.2. ABREVIATURAS
●
●
●
●
●
●
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
AFDP: Agrofactory del Perú.
FO: Fortalezas/Oportunidades.
FA: Fortalezas/Amenazas.
DO: Debilidades/Oportunidades.
DA: Debilidades/Amenazas.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. GERENTE GENERAL
●
●
Aprobar y garantizar la aplicación del presente documento.
Realizar la revisión a intervalos planificados de las Matrices de Análisis de Contexto y de
Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas.
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3.2. ADMINISTRADOR GENERAL
●
●
●
Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en sus respectivas áreas.
Informar de cualquier propuesta de cambio en las Matrices de Análisis de Contexto y de
Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas al Jefe de Sistemas de Gestión.
Coordinar la definición, implementación y seguimiento del plan de acción de los riesgos,
manteniendo la documentación actualizada y reportando el estado del riesgo a la Alta Dirección
3.3. COORDINADOR/RESPONSABLE DE ÁREA
●
●
●
●
Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en sus respectivas áreas.
Informar de cualquier propuesta de cambio en las Matrices de Análisis de Contexto y de
Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas al Jefe de Sistemas de Gestión.
Coordinar la definición, implementación y seguimiento del plan de acción de los riesgos,
manteniendo la documentación actualizada y reportando el estado del riesgo a la Alta Dirección.
Participar de las reuniones que se estimen conveniente.
3.4. COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN
●
●
●
Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en sus respectivas áreas.
Informar de cualquier propuesta de cambio en las Matrices de Análisis de Contexto y de
Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas al Jefe de Sistemas de Gestión.
Coordinar la definición, implementación y seguimiento del plan de acción de los riesgos,
manteniendo la documentación actualizada y reportando el estado del riesgo a la Alta Dirección.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1. EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
OBJETIVO DE LA ORGANIZACIÓN
● Resumir en forma muy breve y concisa la localización de la empresa en términos de geografía, sector
económico, mercado objetivo y forma de poder localizar los recursos para poder operar es parte del
contexto: mano de obra, capitales, maquinaria, logística e infraestructura es el objetivo de este
numeral. Permite determinar la mejor localización para el proceso misional de la organización.
INSTRUCCIONES PARA DEFINIR EL CONTEXTO
● La documentación del contexto permite ubicar a los altos directivos de la organización en el
conocimiento del sector en el cual se desempeñan y garantiza la unidad de criterios para los directivos
de la organización, al mismo tiempo que permite determinar los mejores controles posibles para
poder administrar el proceso en la localización geográfica en la cual nos encontramos o en el cual se
desea establecer el negocio.
● Se desarrollará una matriz descriptiva del contexto externo e interno de la organización., con las
siguientes características:
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Localización geográfica
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Versión 01
CONTEXO EXTERNO E INTERNO
Permite comprender las limitaciones geográficas de
la o las localizaciones de la empresa.
Fuentes de las materias primas
Debemos conocer el mercado, sus características,
localización y logística para adquirir los materiales
vitales para la organización.
Mercado laboral y disponibilidad de mano ¿Existe la disponibilidad de personal con
de obra calificada.
competencias? ¿Es posible contratarlo? ¿Tenemos
manera de formarlos?
Fuentes de los fungibles
Los productos y servicios vienen acompañados de
empaques, códigos de barras, página web y muchos
otros elementos que no son parte del producto o
servicio pero que lo acompañan. ¿Cómo lo
podemos manejar? ¿Dónde lo conseguimos?
Logística para hacer llegar a la empresa La infraestructura de transporte, el mercado y la
materias primas y fungibles.
situación política puede afectar a la organización y
por eso es necesario caracterizarla en esta sección
(1)
Conocimiento del proceso
La organización debe contar con métodos para
poder controlar el proceso y realizar diseño de
nuevos productos, servicios. Debe poder
administrar los cambios en el mercado para poder
garantizar su supervivencia y competitividad en un
mundo globalizado muy competido.
Control de calidad y análisis de laboratorio Los productos y servicios deben poder ser
analizados por laboratorios acreditados bajo el
esquema de la ISO17025 o con el esquema de
ISO17024 para poder certificar personas
competentes. Esto permite emitir certificados
reconocidos internacionalmente en los mercados y
que son fundamentales. (2)
Logística de distribución
Una vez se cuenta con el producto o con el servicio,
es necesario hacerlo llegar a tiempo a los sitios de
consumo, lo cual requiere una compleja logística,
manejo de proveedores y contratistas.
Ventas y recaudo de cartera
El cobro de ventas y su recaudo es lo que garantiza
la continuidad de todo negocio y por eso
determinar la velocidad del throughput es
fundamental para asegura la competitividad y la
continuidad de un negocio. (3)
Mercado financiero.
Las empresas requieren manejo financiero:
prestamos con apalancamiento financiero,
capacidad de adquirir capitales en la bolsa mediante
la emisión de acciones, la facilidad de realizar
cambios de monedas extranjeras. ¿Cómo funciona
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Legislación vigente
Estabilidad y gobernabilidad
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el mercado financiero en la región geográfica en la
cual está la empresa?
Existe una legislación clara para el sector. ¿Son
decisiones sólidas que se mantienen en el tiempo?
¿Se cuenta con un gobierno estable, sin cambios y
con total respeto hacia la propiedad privada en la
región en la cual está localizada la empresa? (4)
(1) La situación política y social de un país puede afectar la operación de una organización y por eso
debemos conocer sus características y la estabilidad existente en términos de gobernabilidad.
(2) Las ventas están sujetas a la presentación de sellos verdes, de sistema de gestión de calidad, de
producto o de contar con personal competente debidamente certificado.
(3) Throughput corresponde a la velocidad en la cual circula el dinero en un proceso. Es un concepto
fundamental que permite garantizar la continuidad del negocio y su liquidez.
(4) Cuando las condiciones sociales y políticas no garantizan seguridad, estabilidad para un negocio,
es imposible su permanencia en el tiempo y la posibilidad de ofrecer a los clientes un cumplimiento.
● En base a este contexto definido se realizará una matriz de evaluación de riesgos con las siguientes
características:
PELIGRO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO EXTERNO E INTERNO
PROB
IMP
CALIF
NIVEL
RIESGO
ABILID ACT
DE
DE
AD
O
RIESGO RIESGO
CONTROL
Se sugiere el empleo de esta tabla para poder determinar los principales riesgos externos e
internos del proceso misional y determinar controles efectivos.
Nota:
● La matriz permite relacionar en su primera columna los peligros, es decir los eventos adversos para
el proceso misional de la organización.
● La columna de riesgo permite medir la probabilidad de ocurrencia del evento.
● El Impacto permite en un rango establecido determinar si el evento amerita o no un control. Se
presenta en colores esta casilla: rojo para peligros críticos que requieren un control, amarillo para
riesgos importantes, que requieren control, azul para riesgos moderados, que previa evaluación se
determina si es necesario establecer una medida de control y verde para peligros que pueden ser
administrados y no afectan la imagen de la empresa o no ponen en riesgo su operación.
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IMPACTO
PRO
BAB
ILID
AD
LIGERAMENTE DAÑINO
(4)
DAÑINO (6)
EXTREMADAMENTE
DAÑINO (8)
BAJA (3)
12 a 20
Riesgo Bajo
12 a 20
Riesgo Bajo
24 a 36
Riesgo Moderado
MEDIA (5)
12 a 20
Riesgo Bajo
24 a 36
Riesgo Moderado
40 a 54
Riesgo Importante
ALTA (9)
24 a 36
Riesgo Moderado
40 a 54
Riesgo Importante
60 a 72
Riesgo Crítico
4.2. MATRIZ DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
DETERMINACIÓN DE PARTES INTERESADAS SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
● Conformar el equipo de trabajo para la determinación de las Partes Interesadas internas y externas
pertinentes, así como sus necesidades y expectativas relevantes.
● Determinar las partes interesadas pertinentes a la operación de Agrofactory del Perú EIRL. y las áreas
responsables de su gestión en el formato Matriz de Partes Interesadas (SIG-AFDP-P.01-F.01).
● Identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el formato Matriz de Partes
Interesadas (SIG-AFDP-P.01-F.01).
● Cada una de las necesidades y expectativas identificadas, se deben considerar como pertinentes para
la planificación del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta los requisitos legales y otros
voluntarios que se necesite cumplir o mantener.
SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DE LA MATRIZ DE PARTES INTERESADAS
● Agrofactory del Perú realiza la revisión, seguimiento y actualización de las necesidades y expectativas
de las Partes Interesadas en los siguientes momentos:
✔ Durante las reuniones del Planeamiento estratégico (las cuales se realizan cuando sea requerido
por la Alta Gerencia).
✔ Durante las reuniones de Revisión por la Dirección.
✔ Reuniones de alineación o aquellas de urgencia debido a reestructuración organizacional.
4.3. ANÁLISIS DEL CONTEXTO
CONFORMAR GRUPO DE TRABAJO
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● Se conforma el equipo de trabajo con los coordinadores/responsables de las áreas para la
determinación de las cuestiones internas y externas
● En situaciones que ameriten se debe convocar al taller como mínimo a los
coordinadores/responsables de las áreas.
● Efectuar el taller con los miembros del equipo de trabajo, proponiendo las cuestiones internas y
externas, que podrían generar algún evento perjudicial/riesgoso o favorable/beneficioso para el logro
de los objetivos estratégicos de la organización, teniendo en cuenta lo siguiente:
● Analizar y determinar la matriz de partes interesadas como fuente para el análisis en la Matriz FODA
(SIG-AFDP-P.01-F.02).
EVALUAR CONDICIONES INTERNAS Y EXTERNAS DE TRABAJO
Analizar si existe relación directa con uno o varios de los objetivos revisando la relación de los
cuadrantes de la siguiente manera:
● Cuadrante 1: Potencialidades (FO)
● ¿Cómo con esta fortaleza aprovecho esta oportunidad y logró mi propósito organizacional?
● Cuadrante 2: Riesgos (FA)
● ¿Cómo con esta fortaleza elimino esta amenaza para lograr mi propósito organizacional?
● Cuadrante 3: Desafíos (DO)
● ¿Cómo con esta oportunidad supero mi debilidad para lograr mi propósito organizacional?
● Cuadrante 4: Limitaciones (DA)
● ¿Cómo esta amenaza puede impedir el propósito organizacional frente a esta debilidad?
DEFINIR CONDICIONES ESTRATÉGICAS DEL TRABAJO
● Definir las acciones estratégicas las cuales se desarrollan en función a los resultados de la
combinación de los cuadrantes.
● Para la formulación de las acciones estratégicas por cada cuadrante y cada combinación se debe
tomar en cuenta las cuestiones internas (eje X), las cuestiones externas (eje Y) y las propuestas de
creatividad para el planteamiento de las acciones estratégicas (variable Z).
● Las acciones estratégicas resultantes deben ser contrastadas con los objetivos de Agrofactory del
Perú EIRL, registrar las acciones estratégicas en el formato Matriz FODA (SIG-AFDP-P.01-F.02)
● Tanto las acciones estratégicas, como las propias cuestiones internas y externas deben de ser
tomadas en cuenta para la identificación y establecimiento de acciones para abordar los Riesgos y
Oportunidades del Sistema Integrado de Gestión de AFDP.
SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DE LAS MATRICES DE TRABAJO
● Agrofactory del Perú EIRL. realiza la revisión, seguimiento y actualización de las cuestiones internas y
externas en los siguientes momentos:
✔ Durante las reuniones del Planeamiento estratégico (cuando sea requerido por la Alta
Gerencia).
✔ Durante las reuniones de Revisión por la Dirección.
✔ Reuniones de alineación o aquellas de urgencia debido a reestructuración organizacional.
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4.4. MAPA DE PROCESOS Y CARACTERIZACIÓN
DETERMINACIÓN DE PARTES INTERESADAS SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
● Conformar el equipo de trabajo para la elaboración del mapa de procesos en función a los dos
formatos previamente elaborados.
IDENTIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE PROCESO
● El equipo de trabajo deberá identificar los procesos del negocio de manera general a la vez que
identificara qué tipo de proceso es según el siguiente detalle:
✔ Procesos estratégicos: se encuentran vinculados al ámbito de las responsabilidades de la
dirección y, principalmente, a largo plazo. Se refieren fundamentalmente a todos los procesos
de planificación y los que se considere que están ligados a los factores clave y estratégicos.
✔ Procesos operativos: son aquellos ligados de forma directa con la realización del producto o
servicio. Los procesos operativos cuentan con una visión del cliente muy completa, desde el
conocimiento de los requisitos, hasta la realización de un análisis de satisfacción.
✔ Procesos de soporte: son aquellos procesos que ofrecen soporte a los procesos operativos. Se
suelen referir a todos los procesos que están relacionados con los recursos utilizados y las
mediciones realizadas.
✔ Procesos de revisión: se refiere a aquellos procesos que aseguran el control y la revisión a lo
largo del tiempo y que fomentan la mejora contínua de toda la organización.
● Una vez clasificados los tipos de procesos se elaborará el mapa de procesos consignando que en la
parte superior se detallen los procesos estratégicos, seguidos de los operativos, debajo los procesos
de soporte y finalmente los de revisión.
● Se deberá acompañar a todo el mapa de procesos una leyenda que detalle el tipo de proceso.
4.5. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
●
●
●
●
Conformar el equipo de trabajo para la determinación del Alcance del Sistema de Gestión.
Determinar primeramente el Alcance por Procesos.
Determinar el alcance Geográfico
Finalmente se determinará el Alcance de los Requisitos colocando las exclusiones específicas de los
Requisitos de las Normas.
4.6. ORGANIGRAMA
● Conformar el equipo de trabajo para la determinación del organigrama de la empresa.
● Agrofactory del Perú EIRL., ha establecido que su organigrama es de manera estructural.
● La estructura del organigrama es en función a un nivel jerárquico donde la alta dirección va en la
cabeza por medio de su gerencia general.
● Todas las áreas de Agrofactory del Perú EIRL., son dependientes en función a una jerarquía superior
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salvo los niveles que están en la parte final de cada área.
4.7. MISIÓN Y VISIÓN
● Conformar el equipo de trabajo para la determinación del organigrama de la empresa, el equipo de
trabajo debe contar con la participación del gerente general o un representante de la alta dirección.
● Hay que considerar que tanto la misión como la visión y los valores forman parte de la cultura
organizativa, gracias a la que la dinámica laboral se orienta en principios y metas comunes.
● La recomendación para la elaboración es hacerse las preguntas: ¿por qué tu empresa tiene esa labor
específica? Comienza con un verbo como «buscamos», «ayudamos» o, si deseas un efecto menos
sutil: «luchamos» o «perseveramos». Identificar a quiénes quieres ayudar o cómo enfocarías tu valor
hacia cierto sector del mercado.
● Pensar en qué te diferencia: tienes miles de competidores, pero solo tú ofreces algo en el servicio al
cliente, o quizá aportas un valor social extraordinario.
● Referente a la Visión Para se deberá reflexionar acerca de qué quieres que la empresa sea a largo
plazo. Definir un plazo determinado (5;10,20 años) para establecer una imagen futura de la empresa
5. FORMATOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS
●
●
●
●
●
●
SIG-AFDP-P.01-F01-Matriz de Partes interesadas
SIG-AFDP-P.01-F02-Matriz FODA
SIG-AFDP-P.01-F03-Mapa de Procesos
SIG-AFDP-P.01-F04-Alcance del Sistema de Gestión
SIG-AFDP-P.01-F05-Organigrama
SIG-AFDP-P.01-F06-Misión y Visión
6. REQUISITOS LEGALES Y OTROS
● ISO 45001:2018; Requisito 4.1, 4.2, ISO 9001:2015; Requisito 4.1, 4.2.
7. REVISIÓN
● El presente procedimiento será revisado como mínimo anualmente y mejorado continuamente.
8. ANEXOS
●
●
●
●
●
●
●
ANEXO 1: SIG-AFDP-P.01-F01-Contexto de la Organización
ANEXO 2: SIG-AFDP-P.01-F01-Matriz de Partes interesadas
ANEXO 3: SIG-AFDP-P.01-F02-Matriz FODA
ANEXO 4: SIG-AFDP-P.01-F03-Mapa de Procesos
ANEXO 5: SIG-AFDP-P.01-F04-Alcance del Sistema de Gestión
ANEXO 6: SIG-AFDP-P.01-F05-Organigrama
ANEXO 7: SIG-AFDP-P.01-F06-Misión y Visión
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9. CONTROL DE EDICIONES DEL DOCUMENTO
Ver.
RESPONSABLE
MODIFICACIONES
FECHA
01
Ana Surco Arce
Emisión para Aprobación
30/03/2021
FIRMA DE
RESPONSABLE
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