MACROPROCESO DE APOYO CÓDIGO: ATHP03 PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION OBJETIVO VERSION: 6 PAGINA: 1 de 10 ALCANCE Inducir y Reinducir a los funcionarios con el fin de que logren identificar las condiciones actuales de su ambiente de trabajo laboral y actividades asociadas al puesto de trabajo. Inicia con la Contratación de servidores públicos ocasionales, ccontinua con la planeación de inducción y reinduccion y termina con la aplicación del procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Aplica para el personal administrativo y docente institucional. DEFINICIONES Inducción: Proceso dirigido a facilitar y fortalecer la integración del nuevo servidor a la cultura organizacional y a suministrar información necesaria para el conocimiento de la entidad y del cargo. Reinducción: Reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los cambios fundamentales que influyan en el desarrollo institucional. Puesto de trabajo: Espacio que se ocupa en una empresa, institución o entidad desarrollando algún tipo de actividad o empleo con la cual recibe por ella un salario o sueldo específico. Inducción en el puesto de trabajo: Es la que realiza el jefe inmediato del servidor nuevo, mediante la cual da orientación relacionada directamente con las actividades de su puesto de trabajo. Servidor Publico: La noción de servidor público que la Constitución de 1.991 emplea en diferentes normas, sugiere la idea de la asignación y cumplimiento de funciones estatales por una persona natural, a través de un vínculo jurídico que implica o no subordinación laboral. Convocatoria: Comunicado con el cual se convoca a un determinado grupo de personas a participar en un evento o acontecimiento que se producirá. Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 2 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Procedimiento de contratación de servidores públicos ocasionales 1. Se realiza la contratación general de servidores públicos ocasionales Funcionarios designados en Talento Humano ATHP08 ATHF124 2. Recepcióna de listados 2. Recepcionar de listados de personal nuevo. II de personal nuevo semana de Febrero. 3. Planear la inducción y reinduccion para el año vigente 3. Planea la inducción y reinduccion para el año vigente. Tercera (3a.) semana de Febrero Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion Correo electronico ATHr124 Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion EPIF001 ATHF014 ATHr124 ATHM002 Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion EPIF001 ATHF014 ATHr124 ATHM002 EPIr001 ATHr014 4. Realizar general 1 inducción 4. Realiza inducción general al personal que ingresa por primera vez a la institución . Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 3 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Ingresa a correo electronico 5. Envia a través de correo electrónico al personal 5. Enviar correo nuevo el Link institucional electrónico al personal de inducción en la pagina y nuevo para aplicación de el formato evaluación de guía y formato. programas de inducción y reinduccion. Gestor (es) del http:// procedimiento de www.unicundi.ed Induccion y u.co/ link de interés, reinduccion inducción al personal nuevo ATHF020 ATHF020 6. Recepcionar electronico 6. Recepciona correo correo electrónico y documentos adjuntos Personal administrativo y docente nuevo a inducir ATHF020 Correo electrónico 7. Realizar visualización 7. Realiza visualización y/o y/o lectura de la lectura de la presentación presentacion inducción general http:// www.unicundi.ed Personal administrativo y u.co/ link de docente nuevo a interés, inducción al inducir personal nuevo 8. Diligenciar el formato 8. Diligencia el formato de de evaluación de evaluación de inducción general. inducción Personal ATHF020 administrativo y docente nuevo a ATHF014 ATHr124 inducir 2 Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 4 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Ingresa a correo electronico 9. Redactar y correo electrónico 9. Redacta y envía correo enviar electrónico adjuntando el registro de la evaluación de inducción general. Personal administrativo y ATHr020 docente nuevo a Correo electronico inducir ATHr020 10. Recepcionar registro de evaluación ATHr020 11.Ingresar del ATHr020 10. Recepciona del registro de evaluación ATHr020 11. Ingresar la información de los registros ATHr020 al información cuadro consolidado evaluaciones de inducción y cuadro control de participantes de inducción 12. Analizar de resultados Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHr020 Correo electronico Gestor (es) del ATHF104 procedimiento de ATHr020 Induccion y ATHF121 reinduccion Gestor (es) del ATHF104 12. Analiza los resultados de procedimiento de ATHr020 las evaluaciones ATHr020 Induccion y ATHr121 reinduccion 3 Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 5 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 Los resultados fueron satisfactorios? Los resultados fueron satisfactorios? NO 13. SCIP02 SI 3 14. Realizar inducción Puesto de trabajo Gestor (es) del 13. Genera acciones procedimiento de correctivas, preventivas y de Induccion y mejora a que haya lugar reinduccion 14. Realiza inducción general al personal que ingresa por primera vez a la institución SCIP02 Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion EPIF001 ATHF014 ATHr124 ATHM02 Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHF013 ATHG001 Correo electrónico Ingresa a correo electronico 15. Redacta correo 15. Redactar correo electrónico adjuntando la electrónico para envió de guía para la inducción del formatos cargo y el formato de ejecución de inducción en el puesto de trabajo. 16. Enviar correo electrónico a los jefes inmediatos del personal nuevo. 4 16. Envía a través de correo electrónico a los jefes inmediatos del personal nuevo los siguientes documentos: guía para la inducción del cargo y el formato de ejecución de inducción en el puesto de trabajo. Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHF013 ATHG001 Correo electronico Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 6 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 ATHG001 ATHF013 ATHG001 ATHF013 Correo electronico Jefes personal inducir. del a 18. Aplica la guía de Jefes inducción al puesto de personal trabajo al personal a inducir. inducir. del a ATHG001 19. Diligencia el formato de Jefes 19. Diligenciar el formato ejecución de inducción en el personal de ejecución de inducción puesto de trabajo ATHF013 inducir. del a ATHF013 17. Recepcióna correo 17. Recepcionar de correo electrónico y documentos electronico adjuntos 18. Aplicar la guía Ingresa a correo electronico 20. Redacta correo electrónico y adjuntar el 20. Redactar correo registro de ejecución de electrónico para envió de inducción en el puesto de registro. trabajo Personal ATHr013 administrativo y Correo docente nuevo a electronico inducir 5 Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 7 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 21. Enviar electrónico a Humano correo Talento 21. Envia correo electrónico con archivo adjunto a Talento Humano. Personal ATHr013 administrativo y Correo docente nuevo a electronico inducir ATHr013 22. Recepcionar registro ATHr013 23. Ingresar del ATHr013 el información Es reinduccion? 22. Recepciona registro de ejecución de inducción en el puesto de trabajo Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHr013 Correo electronico 23. Ingresa la información de los registros ATHr013 al cuadro control de participantes de inducción Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHr013 ATHF121 Es reinduccion? NO 3 SI 24. necesidad 24. Recepciona necesidad Recepcionar solicitada por parte de los jefes y/o directores institucionales o según actualización normativa a nivel Departamental o Nacional. Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ADOr001 Actualización normas departamentales y/o nacionales. 6 Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 8 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion Correo electronico ADOr001 6 Es viable la solicitud de la reinduccion? NO SI Es viable la solicitud de la reinduccion? 3 Ingresa a correo electronico 25. Redactar correo electrónico convocando al personal. 25. Redacta correo electrónico dirigido al personal a reinducir, convocando su asistencia y participacion a la reinduccion programada. ADOr001 26. Recepciónar electronico correo 26. Recepcióna electrónico correo 27. Ejecutar la reinduccion 27. Ejecuta programada reinduccion 28. Diligenciar formatos 28. Diligencia formatos de evaluación. Personal administrativo docente reinducir ADOr001 y Correo a electronico Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHF039 ATHF029 Personal asistente en la reinduccion ATHF039 ATHF029 7 Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CÓDIGO: ATHP03 VERSION: 6 PAGINA: 9 de 10 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7 ATHr029 ATHr039 29. Ingresa la información de los registros ATHr029 y 29. Ingresar información ATHr039 a los formatos de de registros consolidado evaluaciones de capacitacion y control de participantes. 30. Analiza los resultados 30. Análizar resultados Los resultados fueron satisfactorios? Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHr029 ATHr039 ATHF121 ATHF122 Gestor (es) del procedimiento de Induccion y reinduccion ATHr029 ATHr039 ATHF121 ATHF122 Los resultados fueron satisfactorios? SI NO 31. SCIP02 3 31. Genera acciones Gestor (es) del correctivas, preventivas y de procedimiento de Induccion y mejora a que haya lugar reinduccion SCIP02 3 FIN Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación MACROPROCESO DE APOYO CÓDIGO: ATHP03 PROCESO GESTION TALENTO HUMANO VERSION: 6 PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION PAGINA: 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN AAAA MM DD DESCRIPCION No. 1 2009 07 27 Emisión Documento No. 2 2012 12 12 Reingeniería de procedimiento para mayor aplicabilidad, modificando documentos de referencia No. 3 2012 08 17 No. 4 2012 9 12 No. 5 2012 10 31 No. 6 2013 4 16 ELABORO Reingeniería de proceso por adicion del documento de referencia ATHF104 resultados de la evaluación de programas de inducción y reinduccion y se establecieron puntos de control Reingeniería de proceso por inactivación del documento FTH023 y se modifico el registro por formato del documento ATH020 Cambio de documento de referencia por necesidad del proceso Se detalla cada una de las actividades realizadas identificando productos, entradas, salidas y controles dentro del mismo. Gestores participantes FECHA 2013 4 Andrea Chaves Álvarez Profesional Orlando Herrera Muñoz Auxiliar de Servicios Generales REVISO: APROBO: Gestor Responsable del Proceso Oficina de Calidad NOMBRE: Fernando Hernández Moreno - María del Pilar Delgado Rodríguez CARGO: Profesional Universitario III – Profesional Universitario I FECHA 2013 4 16 NOMBRE: María Isabel Salamanca Rojas CARGO: Directora de Talento Humano 16 FECHA 2013 4 16 Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad Prohibida su reproducción parcial o total Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación
