Código: Revisión: Vigencia: Página: INFORME DE AUDITORÍA SSOMAC AUSG22-001 N° de Registro DATOS DEL EMPLEADOR SG-FR-010 01 19/02/2018 1 de 5 Calle los jazmines N°178 – Santiago de Surco Actividad Económica Servicios de mantenimiento de instalaciones - CIUU: 74996 (Otras actividades empresariales NCP) Proceso(s) Auditado(s) Todos los señalados en el plan de auditoría N° Trabajadores en la Sede / Unidad 890 División/área(s)/ cliente /unidad(es) Gerencia General División SSOMAC División Comercial. Comercial División Operaciones: Destacamentos Servicios Lima División Administrativa: Logística/ Administración / Sistemas. División de Recursos humanos: Reclutamiento y Selección Mantenimiento de Máquinas: Planificación programa Auditor (es) Gino Huaman Flores (GH – Auditor Lider) Domicilio Deco Clean Express(1) (Dirección, distrito, dpto.) DATOS DE LA AUDITORÍA Fecha(s) del Joselito Vengas Horario de Gonzalo Iturbe ISO 9001:2015, normativa legal aplicable, requisitos de la organización y de las partes interesadas Experto(s) técnico(s) Criterio(s) a evaluar 07/11/2022 al 09/11/2022 09:00 a 16:00 Fecha de entrega del informe 11/11/2022 Personal Evaluado Apellidos y Nombres Nombre del Cargo 1 ERNESTO VELA GERENTE GENERAL 2 MARIA I. LA ROSA GERENTE COMERCIAL 3 WILBER PALOMINO COORDINADOR DE MANTENIMIENTO 4 RUBEN ARAGÓN JEFE DIVISIÓN SSOMAC 5 MIGUEL CANCHA JEFE OPERACIONES 6 JUAN C. PAREDES SUB JEFE DE OPERACIONES 7 RICHARD YUCRA JEFE DE TESORERÍA 8 WILLY OSORIO ANALISTA DE SISTEMAS 9 BETTY VILLAVICENCIO ASISTENTE DE RECLUTAMIENTO 10 EDITH VELASQUEZ SUPERVISOR ZONAL 11 JORGE VELASQUEZ JEFE DE LOGISTICA 12 TIMOTEO URIBE SUPERVISOR ZONAL 13 JOSELITO BENGAS SUPERVISOR SSOMAC 14 PILAR BOLIVAR GERENTE RECURSOS HUMANOS 20 VICTOR LANDERO OPERARIO 21 TIMOTEO URIBE SUPERVISOR ZONAL 22 HUMBERTO PADILLA OPERARIO Resumen del informe (1) Domicilio Deco Clean Express : Calle los Jazmines N°178 - Surco Página 1 de 5 INFORME DE AUDITORÍA SSOMAC - Código: Revisión: Vigencia: Página: SG-FR-010 01 19/02/2018 2 de 5 La auditoría se ha desarrollado para el siguiente alcance: “Servicio de Limpieza de instalaciones” No aplica 8.3 Diseño y Desarrollo de los Productos y Servicios. No aplica 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones - Las sedes seleccionadas para ser auditadas son: Lima - Fortalezas: Conocimiento técnico de sus operaciones. Apertura, transparencia y facilidades de parte de todo el personal para el desarrollo de la auditoría. - Conclusión: Luego de la evaluación hecha considerando todos los criterios de auditoría, se evidencia que el Sistema de Gestión de la Calidad ha implementado los requisitos de la norma ISO 9001:2015; sin embargo, existen desviaciones plasmadas como no conformidades y observaciones, que deben ser atendidas para presentarse a la auditoría del organismo certificador. Las oportunidades de mejora no constituyen ningún tipo de desviación. Alcance de puntos de auditoria: el presente informe desarrolla la validación de cumplimiento de las empresas DECO CLEAN EXPRESS S.A.C. (RUC 20553225974) e INVERSIONES RODALDA S.A.C. (RUC 20516325161) y GLOBAL CAPITAL (20510738862) Evaluación general PROCESOS AUDITADOS A. GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN 1. OBS: Se tiene entre las partes interesadas a los proveedores, se ha identificados como requisitos pertinentes al Sistema de Gestión de la Dirección la “fidelización”. Este tipo de actividades aplica más hacia los clientes como una estrategia y no como un requisito. (4.2b, ISO 9001:2015) 2. OBS: Aún no se ha realizado la revisión por la dirección según norma ISO 9001:2015, se tiene planificada ejecutarla después de la auditoría interna. La última revisión realizada es en base a la norma ISO 9001:2015 fue en enero 2021 (9.3, ISO 9001:2015) 3. OM: Sería conveniente que se señale el estado de las acciones por cada fecha que se hace seguimiento, lo cual les permite evaluar la evolución hasta el total cumplimiento. 4. OM: En el informe de revisión por la dirección sería conveniente que se complete en el cuadro de atención de las no conformidades no sólo el estado de cuantas están abiertas y cuantas cerradas, si no incluir un comentario si están bajo control todas o se requiere de algo especial para el lograr cerrar alguna de ellas. B. SSOMAC 5. NC: Se evidencia que no se viene realizando la difusión de documentos nuevos y actualizados a las partes interesadas internas, asimismo no se identifica los cambios realizados en las revisiones actuales. (7.5.3.2 a, ISO 9001:2015). 6. NC: Se evidencia que en algunos casos no se han identificado todos los riegos que son relevantes para el proceso y en otros casos las valoraciones presentan errores. Página 2 de 5 INFORME DE AUDITORÍA SSOMAC Código: Revisión: Vigencia: Página: SG-FR-010 01 19/02/2018 3 de 5 Casos: • Comercial: no se ha identificado como riesgo el realizar una venta a un cliente sin su evaluación crediticia, que la propuesta técnica no se ajuste a la evaluación realizada. Cuando se tengan modificaciones del servicio que no se informe a los involucrados. • Mantenimiento: no se ha identificado como riesgo daño en la máquina, que los mantenimientos se realicen en fechas distintas a lo programado. (6.1, ISO 9001:2015) 7. OM: Sería conveniente que, en el cuadro de seguimiento de no conformidades, se coloque una columna que permita filtrar el tipo de norma relacionada es decir si corresponde a seguridad o calidad. 8. OM: Sería conveniente simplificar el formato del Informe de auditoría, dejando sólo lo relacionado a resumen de auditoría, ya que en el espacio de resultado de la auditoría prácticamente se termina duplicando la información. 9. OM: Sería conveniente que en la gestión documentaria se precise que documentación es de distribución individual y cual es de distribución masiva. C. SISTEMAS 10. OBS: En la ficha de caracterización del proceso sólo se describen las actividades que realizan de manera directa el proceso, pero no señala como se hace la gestión respecto al alquiler de impresoras y alquiler de equipos informáticos. (4.4.1a, ISO 9001:2015) D. COMERCIAL 11. NC: Al revisar aleatoriamente el registro que permite ver como se atienden los reclamos se observó lo siguiente: • RCL20-002, no se tienen evidencia de atención sólo correos de acción para solucionar, el reclamo es del 7 de febrero. • RCL20-005, no se tiene la acción sobre la reposición del personal, en el registro se enfatiza el hecho de que se trabaja la nota de crédito, pero no hay nada sobre la acción, el reclamo es del 02 de marzo. Incumpliendo lo establecido en control de salidas no conformes. (8.7.2b, ISO 9001:2015) 12. OBS: No se viene aplicando la aplicación de formatos declarados para el SG para los casos de anuncios de servicio, modificación de servicio y cierre de servicio, tal es el caso del cliente IMPALA. (7.5.3.2 a, ISO 9001:2015). 13. OM: Evaluar la conveniencia de medir el indicador de reclamos no sólo en cuantos fueron atendidos, si no cuentos de los atendidos están cerrados, esto aseguraría que se completó el ciclo de atención. E. OPERACIONES 14. NC: Se evidenció que en algunos casos no se está realizando las actividades tal como lo señalan los acuerdos contractuales, que para el desarrollo del trabajo se desarrollan como planes de trabajo casos: - SOLTRAK (Inversiones Rodalfa) De acuerdo al contrato señala que se especifica realizar algunas actividades de manera diaria, semanal, mensual y semestral; sin embargo, al verificar como se cumple se encontró que los planes Página 3 de 5 INFORME DE AUDITORÍA SSOMAC Código: Revisión: Vigencia: Página: SG-FR-010 01 19/02/2018 4 de 5 de trabajo sólo están direccionados realizar trabajos diarios y semanales, no hay nada indicado sobre lo mensual y semestral. (7.1.2, 8.5.1c, ISO 9001:2015) 15. OBS: En el espacio otorgado por el cliente, a modo de centro de operaciones en IMPALA (Inversiones Rodalfa), se observa desorden, por ejemplo, se encontraron bolsas negras sobre los armarios, una cortina colocada para separar una esquina del área cuyo soporte se sostiene sobre un armario y unos rollos de papel higiénico y una repisa. Así mismo se observa papel higiénico 2 rollos sin envoltura. Los casilleros de ropa, desordenados. (7.1.3, ISO 9001:2015) 16. OBS: En MEDIFARMA ATE (Deco Clean Express) Los mantenimientos preventivos de las máquinas se realizan semestralmente; sin embargo, se evidencia que el último mantenimiento de la máquina lustradora con código 1097 fue realizado el 10/07/2022. (7.1.3, ISO 9001:2015) 17. OBS: En TORREO WIESE (Deco Clean Express), en el registro de control de ingreso y salida del personal, se observa que el personal en algunos casos registra su ingreso de manera desfasada, es decir por ejemplo ingresa en el turno de mañana y se registra luego que el personal de la tarde ya se registró. (8.5.1c, ISO 9001:2015). 18. OBS: En VIVA GYM (Global Capital), se observan 2 documentos difundidos en los cuales se contemplan los objetivos del sistema de gestión con código GG-OB-001 y Rev. 02; sin embargo, indican fechas de aprobación diferentes; uno con fecha 22/02/2022 y otro con fecha de aprobación 22/02/2022. (7.5.3.2c, ISO 9001:2015). 19. OBS: Se evidenció que en algunos casos el personal no comprende la política de calidad y los objetivos de la calidad de la organización. Operarios de CERAMICA SAN LORENZO (Deco Clean Express) (7.3, ISO 9001:2015) 20. OM: En la ficha de caracterización, en el ítem propiedad perteneciente al proveedor/cliente se señala máquinas asignadas del cliente, sería conveniente especificar si son computadoras o máquinas para el servicio como lustradoras u otro. F. ADMINISTRACIÓN Sin comentarios. G. LOGISTICA 21. NC: No se tiene evidencia de como se ha realizado la comunicación a los proveedores externos por ejemplo de como se le controlará y hará el seguimiento de su desempeño. (8.4.3, ISO 9001:2015) 22. OM: Sería conveniente que se incluyan más acciones de manera preventivas, en el caso de las bolsas sin costura, por ejemplo, de revisar en que puntos han distribuido el lote con problemas para evitar inconvenientes durante el servicio. 23. OM: Evaluar la conveniencia de diferenciar los riesgos que están englobados en el de “no se logre la entrega adecuada de los recursos para el servicio. 24. OM: Sería conveniente incluir en n el indicador de desempeño en la evaluación del proveedor, un indicador que permita medir porcentaje de mejora del proveedor con calificación de regular a aprobado. Página 4 de 5 Código: Revisión: Vigencia: Página: INFORME DE AUDITORÍA SSOMAC SG-FR-010 01 19/02/2018 5 de 5 H. RECURSOS HUMANOS 25. OBS: Como acciones para el riesgo de incumplimiento de la capacitación se coloca como acciones recordar la entrega de los registros/amonestación. No es consistente lo señalado como riesgo y las acciones que se planteas. . (6.1.2, ISO 9001:2015) 26. OM: Es conveniente que los riesgos de no contar con el personal para cubrir los requerimientos deben se alineen a las acciones señaladas al FODA debe alinear a las acciones señaladas por la gerencia. 27. OM: no es conveniente, que se retiren las amenazas de los indicadores. I. MANTENIMIENTO 28. OBS: En la ficha de caracterización del proceso, no se ha identificado la etapa relacionada al traslado de equipos de la sede principal, bien para mantenimiento preventivo o correctivo. (4.4.1.a, ISO 9001:2015) 29. OM: Sería conveniente evaluar la conveniencia de que el proceso de mantenimiento, tenga entre sus funciones la gestión del transporte. RESULTADO DE LA EVALUACIÓN Nivel de Hallazgo Cantidad V°B° DEL AUDITOR O AUDITOR LÍDER No Conformidad(es) 05 Observación(es) 11 Oportunidad(es) de Mejora 13 V°B° DEL SOLICITANTE DE LA AUDITORÍA V°B° DE SSOMAC Auditor Líder Firma Digital Firma Digital Nota: consignar nombre, cargo y firma FECHA 11/11/2022 Ernesto Vela Gerente General Nota: consignar nombre, cargo y firma FECHA 11/11/2022 Ruben Aragón Jefe División SSOMAC Nota: consignar nombre, cargo y firma FECHA 11/11/2022 Página 5 de 5
