INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y resguardo de reembolsos y swaps REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-16 PÁGINA: 1 de 6 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para controlar y resguardar la documentación que se genera con motivo de una cancelación o swap. 2. ALCANCE: Aplica para todos los Complejos a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Gerente en turno: Realizar los reembolsos y swaps que soliciten los invitados. Staff de tesorería: Resguardar la documentación de todos reembolsos y swaps una vez que lleguen a su área. Staff: Resguardo la documentación de los reembolsos y swaps que se realicen en el punto de venta a su cargo. 5. DEFINICIONES: Sistema Vista Back Office: Es el programa principal del complejo en el cual gestiona las operaciones para la venta de boletos y las concesiones. Reembolso: Devolución de una cantidad de dinero a la persona que la había desembolsado. Swap: Se realiza cuando el invitado pide un cambio de asientos o función. Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Operaciones NOMBRE: PUESTO: Tesorería PUESTO: Tesorería NOMBRE: NOMBRE: PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y resguardo de reembolsos y swaps CÓDIGO: ITTS-16 REVISIÓN: 02 PÁGINA: 2 de 6 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO 1.- Dar aviso al gerente en turno 2.- Realizar swap o reembolso 3. Resguardar los comprobantes 4.- Revisar, cotejar y engrapar comprobantes 5.- Resguardar los documentos. FIN PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y resguardo de reembolsos y swaps REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-16 PÁGINA: 3 de 6 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE 1 Staff 2 Gerente en turno ACTIVIDADES Dar aviso al gerente en turno Dar aviso al gerente en turno cuando el Invitado solicite un reembolso o un swap. Nota: No existen reembolsos de transacciones pagadas con tarjetas, puntos Payback o de días anteriores. Realizar Swap o Reembolso Swap: a) Solicitar al invitado los boletos y ticket de la compra original y verificar que no sean de un precio mayor o menor al solicitado. b) Entregar al invitado los boletos nuevos en presencia del usuario del punto de venta. c) Engrapar los documentos correspondientes al Swap: Boletos y ticket de compra original, Boletos que contienen la leyenda “Swap” y Ticket de cancelación. Ticket de cancelación Boletos con leyenda “Swap” Ticket original Boletos originales d) Cancelar con sello la compra original (Boletos y ticket originales) e) Firmar y colocar nombre y apellido en los boletos con la leyenda “Swap” y el ticket de cancelación. f) Entregar al staff para su resguardo. Reembolso a) Solicitar al invitado los boletos y ticket de la compra original cuando la compra sea de Taquilla, o el ticket de la compra original cuando la compra sea de Concesiones. b) Entregar al invitado el efectivo de la compra en presencia del usuario del punto de venta. c) Engrapar los documentos correspondientes al reembolso: PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y resguardo de reembolsos y swaps REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-16 PASO PÁGINA: 4 de 6 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES Taquilla: Boletos y ticket de compra original, Carátula del reembolso y Ticket de cancelación (Ver imagen 1) Concesiones: Ticket de compra original y ticket de cancelación (Ver imagen 2) d) Cancelar con sello la compra original:Boletos y ticket originales en caso de Taquilla o Ticket de compra original en caso de Concesiones. e) Firmar y colocar nombre y apellido en los boletos y el ticket de cancelación (Taquilla) o en el ticket de cancelación (Concesiones). f) Entregar al staff para su resguardo. Boletos Carátula Ticket de compra original Ticket de cancelación Imagen 1 Ticket de compra original 3 Staff de Tesorería PREX-01-FT-02 Ticket de cancelación Imagen 2 Resguardar los comprobantes. a) En cada corte de efectivo, cotejar el Cash Up POS del staff responsable y, en caso de tener registrados reembolsos o swaps, solicitar la entrega de los mismos. b) Resguardar en la Tesorería los reembolsos de todo el día y entregar en el cierre al Gerente en turno. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y resguardo de reembolsos y swaps REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-16 PÁGINA: 5 de 6 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 4 Gerente en turno Revisar, cotejar y engrapar comprobantes. a) Abrir la aplicación del sistema Vista BackOffice y seguir la ruta correspondiente: Reembolsos de Taquilla y Swaps: Reports → Auditor Reports→ BO Refund Audit by Date Reembolsos de Dulcería: Reports → Auditor Reports→ Conc Refund Audit by Date/Time b) Seleccionar el la operación y área clic en “Preview”. c) Revisar desde el sistema y que los reembolsos swaps coincidan físicos. día de y dar reporte cotejar y/o con los Swaps y Reembolsos de Taquilla Usuario # de transacción Fecha y hora de reembolso Monto Nota: El monto aparecerá del lado izquierdo cuando se trate de un Swap y del lado derecho si es un Reembolso. Concesiones Fecha y Usuario hora de reembolso 5 Staff de Tesorería PREX-01-FT-02 Gerente Ítem # de que realiza transacción reembolsado el reembolso d) Engrapar los tickets de reembolsos y/o swaps. Resguardar los documentos Resguardar los reembolsos y/o swaps en una carpeta separando con un cubrehojas por día. Nota: En caso de realizar un reembolso de días posteriores al de operación, realizar la anotación Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y resguardo de reembolsos y swaps REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-16 PASO PÁGINA: 6 de 6 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES FIN 8. REGISTROS APLICABLES: N/A 9. ANEXOS: N/A 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión Elaboró 15.06.19 00 30.04.20 01 30.05.21 02 Brenda Aguilar Entrenador de experiencia Cinemex Cintia Mendoza & Samantha Montaño Operaciones PREX-01-FT-02 Cambios Motivo Autorizó Re-ingeniería de procesos Actualización de documentos. Tesorería Se reestructuran los pasos para su mejor comprensión. Se cambia el resguardo en sobres para utilizar carpetas y disminuir gastos. Se elimina la impresión de reportes y resguardo de la documentación correspondiente a reembolsos y/o swaps Actualización de documentos Actualización de documentos Tesorería Tesorería Rev. 00
