INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Recepción y envío de HD PÁGINA: 1 de 6 CÓDIGO: ITPY-01 REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN:18.12.19 1. OBJETIVO: Establecer los pasos a seguir para tener un correcto control sobre los HD´s que se reciben y envían, así evitando la pérdida de material y retrasos en proyección. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Gerente en Entrenamiento: Recibir y entregar de manera correcta y oportuna los HD’s y materiales brindados para la proyección de las películas. Gerente General: En caso de alguna anomalía, informar y reportar de cualquier eventualidad de recolección o envió de los HD´s para evitar algún percance con el material. Gerente Regional: Asegurar que los gerentes envíen en tiempo y forma los HD´s y de no ser así, llevar a cabo el cobro. 5. DEFINICIONES: HD´s: Materiales para enviar y recibir películas que se proyectaran en los complejos, caja protectora, disco, carcasa de disco y cables. Intranet: Red privada que está contenida dentro de una empresa, organización o institución. Puede consistir en varias redes de área local interconectadas que utilizan una línea para accesar a una red de área amplia para compartir información de la empresa y los recursos informáticos entre los empleados. Aduana: Espacio físico dentro de la tesorería destinado para resguardar materiales de valor y así evitar alguna pérdida o extravío. Para los complejos que no cuentan con tesorería independiente o ésta es muy pequeña, asignar dentro de la gerencia una aduana (cajón o archivero), la cual deberá mantenerse bajo llave en todo momento. Elaborado por: FIRMA: PUESTO: Entrenador Experiencia Cinemex NOMBRE: Brenda Beneranda Aguilar Muro PREX-01-FT-01 Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Proyección PUESTO: Proyección NOMBRE: NOMBRE: Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Recepción y envío de HD PÁGINA: 2 de 6 CÓDIGO: ITPY-01 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN:18.12.19 INICIO 1. Consultar guías de envío. 2. Recibir HD 3. Realizar prueba de película Revisión de KDM 4. Entregar HD’s a Código Alimentario o logística SI ¿Se entrega el HD completo y en tiempo? NO 5. Cobrar HD´s FIN PREX-01-FT-01 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Recepción y envío de HD CÓDIGO: ITPY-01 PÁGINA: 3 de 6 REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN:18.12.19 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 1 Gerente en Entrenamiento Consultar guías de envío Consultar las guías de envío de los HD’s un día antes del estreno, a mas tardar a las 14:00 hrs. En Intranet se publicarán los detalles de las guías, o se especificará si el envío se realizó vía satélite, de ser así notificar a el programador de la zona y a Enrique Mendoza que ya se cuenta con el contenido en el TMS/LMS. Para realizar la consulta, ingresar a Intranet en la sección de “Guías de Películas”, seleccionar la semana; en el archivo adjunto, realizar la búsqueda del complejo y leer los detalles del envío. Ver figura 1 Figura 1 En los casos donde la paquetería no llega a los complejos, se va a notificar programación publica en Intranet con los detalles de la recolección, lugar, horario, numero de guía y paquetería; se debe desplazar por el HD a más tardar el día jueves o un día antes del estreno. De no recoger en la paquetería indicada, el HD asignado según el número de guía en tiempo y forma, se puede ser acreedor el cobro por almacenamiento, o en su defecto cubrir el costo total del HD ya que las paqueterías destuyen los rezagos después de 30 días naturales. 2 Gerente en Entrenamiento Recibir HD´s Recibir HD´s de la paquetería en el complejo o de parte de logística según sea el caso, entregar al staff de proyección,para ingestar todo el contenido que venga en el HD y verificar que se realice la descarga correctamente en el TMS. No realizar la descarga directamente en el servidor, ya que se corre el riesgo de que los archivos no se descarguen completos, y se tengan problemas de audio, subtítulos o imagen en la proyección, tanto de la película que se está descargando como la que está en exhibición. Una vez descargado el contenido resguardar el HD completo en tesorería, en el área de aduana. 3 Gerente en Entrenamiento PREX-01-FT-01 Realizar prueba de película Realizar la prueba de la película un día antes del estreno y/o una vez que la KDM ha sido liberada, para validar que su proyección de inicio a fin no tenga ningún detalle, en caso contrario, informar inmediatamente al Gerente regional y al programador de la zona que corresponda. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Recepción y envío de HD CÓDIGO: ITPY-01 PÁGINA: 4 de 6 REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN:18.12.19 PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 4 Gerente en Entrenamiento Entregar HD’s a Código Alimentario o logística Entregar los HD’s completos y que se tengan en resguardo a Código Alimentario cada semana (a partir del lunes de la misma semana del estreno). En una hoja de salida, llenar con letra legible todos los campos requeridos; además describir los componentes que se envían (cables, disco y caja protectora), el título de la película, número de copia, cantidad, condiciones de entrega, nombres completos y firmas de entrega y recepción. Al momento de entregar los HD´s tomar en cuenta lo siguiente: 1. Código Alimentario tiene la instrucción de solo recibir HD´S completos (cables, disco y caja protectora). 2. Código Alimentario entregará un acuse de recepción, anotar todos los datos y descripciones que se anexaron a la hoja de salida (componentes que envías; cables, disco y caja protectora, el título de la película, número de copia, cantidad, complejo, fecha, condiciones de entrega, nombres completos y firmas de entrega y recepción). Conservar una copia y engraparla en la hoja de salida que se realice. 3. Resguardar la hoja de salida en la carpeta de nombre “Hojas de Salida”, ubicada en la Tesorería. 5 Nota: Ejemplo de acuse que se entrega a Código Alimentario (ver anexo 1). Gereante Regional Cobrar HD´s Cobrar los HD´s de la siguiente manera: 1. En caso de que se reporte algún retraso en la devolución de los HD´S, programación enviará un correo electrónico a los complejos involucrados con el estatus de sus devoluciones e información de sus riesgos. 2. De no contar con las evidencias del envío de los HD´S en un periodo de 4 semanas, se cubrirá vía nómina el costo total del material faltante. 3. Enviar escaneado el formato de descuento con sus respectivas firmas a Sharim Dávila ([email protected]), siendo el Gerente General el responsable, así mismo conservar y resguardar el formato en original. 4. Para quien resulte responsable, Código Alimentario y/o Logística de igual manera, aplica el cobro en caso de no mostrar su evidencia. 5. En caso de que el Gerente Regional no envíe el formato de descuento cuando se solicite, será él quien absorba el cobro, el formato de descuento se le solicita a RRHH corporativo. Nota: En caso de algún faltante ir a tabla de costos (ver anexo 2). FIN 8. FORMATOS APLICABLES: N/A PREX-01-FT-01 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Recepción y envío de HD CÓDIGO: ITPY-01 PÁGINA: 5 de 6 REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN:18.12.19 9. ANEXOS: Anexo 1 ACUSE DE ENTREGA HD´S PREX-01-FT-01 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Recepción y envío de HD CÓDIGO: ITPY-01 PÁGINA: 6 de 6 REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN:18.12.19 Anexo 2 TABLA DE COSTOS HD´S 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión Elaboró 18.12.19 00 Brenda Beneranda Aguilar Muro PREX-01-FT-01 Cambios Re-ingeniería de procesos Motivo Autorizó Actualización de documentos. Rev. 00
