Las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos

Las 10 áreas de conocimiento de gestión de
proyectos
Publicado: 2021-10-26
La gestión eficaz de proyectos requiere que esté familiarizado con todas las áreas de
conocimiento esenciales de la gestión de proyectos. Ya sea que esté realizando
certificaciones de gestión de proyectos como gerente de proyectos o buscando obtener
conocimientos de gestión de proyectos como propietario de un negocio, la guía PMBOK es
un buen punto de partida.
PMBOK es un acrónimo de Project Management Body of Knowledge. Es una guía
publicada por el Project Management Institute (PMI) que sirve como guía definitiva para la
gestión de proyectos.
Con tantas herramientas y software de gestión de proyectos, como el software Kanban y el
software de gestión de proyectos ágil, las habilidades, los términos y el conocimiento en la
esfera de la gestión de proyectos, aprender sobre todo puede resultar intimidante. PMBOK
fue creado para unificar y establecer un estándar para la gestión eficaz de proyectos.
En este artículo, aprenderá ampliamente sobre las 10 áreas de conocimiento de la gestión de
proyectos, incluidos sus procesos.
Empecemos.
1. Gestión de la integración de proyectos
La gestión de la integración de proyectos simplemente implica la coordinación de todos
los elementos de un proyecto en conjunto. Esta área de conocimiento se ocupa de las
tareas, los recursos, las partes interesadas y cualquier otro elemento del proyecto que
conforma el proyecto general y la coordinación o unificación de estos elementos en un
todo.
A veces denominada gestión integrada de proyectos, esta área de conocimiento de
gestión de proyectos pretende crear sin problemas una base o sistema para gestionar las
diferentes posibilidades que surgen de un proyecto.
La gestión de integración de proyectos analiza las relaciones entre las diferentes áreas
de su proyecto , así como las relaciones entre otras áreas de su organización y su proyecto.
Por ejemplo, cuando un proyecto no va por buen camino, la gestión de la integración del
proyecto se ocupa de cómo otros elementos relacionados con el proyecto ayudan a tomar
una decisión informada.
Cada aspecto de su proyecto, incluido el cronograma, el costo, el alcance, la calidad, los
recursos, los riesgos y las partes interesadas, se unifica y se realiza un seguimiento. Le
ayuda a evitar el fracaso del proyecto al identificar rápidamente los conflictos con
anticipación y estar informado de manera integral sobre cómo resolverlos.
Procesos de Gestión de Integración de Proyectos
Hay siete procesos principales que deben seguirse para una gestión de integración de
proyectos exitosa:
1. Desarrollar la Carta del Proyecto
Una carta del proyecto es un documento formal y generalmente breve que describe la
totalidad de su proyecto, incluidos los objetivos, cómo se pretende llevar a cabo el proyecto
y quiénes son las partes interesadas. La creación de este documento es uno de los dos
procesos durante la fase de inicio del proyecto con autoridad otorgada al gerente del
proyecto.
2. Desarrollar el plan de gestión del proyecto
Distribuido y aprobado por las partes interesadas relevantes o clave, el plan de gestión del
proyecto contiene los pasos a seguir para asegurar el éxito del proyecto con un estrés
mínimo. Implica reunirse con y entre las partes interesadas, definir objetivos, crear un
cronograma del proyecto, completar una evaluación de riesgos y organizar una reunión
de inicio del proyecto.
Puede utilizar software de gestión del trabajo como ClickUp, Monday.com, Wrike y
Smartsheet para planificar sus proyectos de manera eficiente.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Esto implica la determinación de cuáles son los entregables de su proyecto.
4. Gestionar el conocimiento del proyecto
Para transferir conocimiento de manera efectiva entre individuos y sistemas, oa través de
ellos, la gestión del conocimiento es la administración estratégica de las personas y las
representaciones del conocimiento junto con el contenido y la información asociados al
proyecto.
5. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Esto incluye las actividades relacionadas con la encuesta del proyecto, la realización de
análisis de valor ganado y los informes de estado del proyecto, y la detección de posibles
cambios en el proyecto.
6. Realice un control de cambios integrado
El control de cambio integrado (también llamado gestión de cambio integrada) implica
unificar todos los conocimientos, herramientas y recursos de cambio en un proyecto,
proporcionando una estrategia organizada para lidiar con el cambio, ya sea a través de la
adaptación al mismo, controlando el cambio o efectuando el cambio.
7. Cerrar proyecto o fase
Aquí es donde se definen las tareas necesarias para finalizar el proyecto o etapas dentro del
proyecto.
Fuente: Smartsheet
2. Gestión del alcance del proyecto
Antes de poder hablar sobre la gestión del alcance del proyecto, primero debe responder a
la pregunta "¿Qué es el alcance del proyecto?". El alcance del proyecto se refiere a un
esquema detallado que comprende todos los aspectos de sus proyectos, como recursos,
cronogramas y entregables.
La gestión del alcance del proyecto se ocupa del alcance del proyecto, un elemento muy
importante de un proyecto establecido en las primeras etapas del ciclo de vida del
proyecto. Al establecer, dirigir y gobernar los entregables de un proyecto, la gestión del
alcance del proyecto define los detalles del trabajo que se emprenderá y no se emprenderá
en pos del éxito del proyecto.
Dado que las alteraciones en el alcance del proyecto actúan como razones principales para
los cambios del proyecto, que podrían dañarlo, esta área de conocimiento implica el
estudio, la definición y el seguimiento cercano de los límites del proyecto desde el
principio.
En la gestión de proyectos, sigue siendo común realizar modificaciones a los proyectos
durante su ejecución. La gestión del alcance del proyecto, cuando se establece con
precisión desde el principio, le ayuda a gestionar y realizar fácilmente estas
modificaciones necesarias.
Esta área de conocimiento es importante para evitar problemas como los requisitos y la
dirección del proyecto en constante cambio, lograr un resultado diferente, exceder el
presupuesto discutido o retrasarse en los plazos del proyecto, entre otros. Le da una idea
informada sobre el tiempo, la mano de obra y el costo mínimos y máximos necesarios
para completar un proyecto.
Procesos de gestión del alcance del proyecto
En virtud del Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos (PMBOK), hay seis
procesos involucrados en la gestión del alcance del proyecto:
1. Plan de gestión del alcance
La planificación de la gestión del alcance implica la creación de un documento dentro de
todo el plan de gestión del proyecto al que se refiere al definir, gestionar, validar y controlar
el alcance del proyecto. Este documento incluye una declaración detallada del alcance del
proyecto, un análisis de todos los requisitos del proyecto, los entregables anticipados del
proyecto y el proceso de control de cambios.
2. Recopilar requisitos
En esta etapa es donde se recopilan los requisitos, expectativas, presupuestos y entregables
detallados del proyecto de las partes interesadas a través de entrevistas, encuestas y grupos
focales.
3. Definir el alcance
Esta es la etapa en la que crea una descripción bien definida del servicio o producto que
está tratando de entregar y enumera lo que está dentro del alcance del proyecto, así como lo
que está fuera de él. Un alcance definido sirve como punto de referencia para su equipo de
proyecto, ayudándoles a evitar participar en trabajos que no son importantes.
4. Crear WBS
Una estructura de desglose de trabajo (WBS) o estructura de desglose de proyecto es un
documento que contiene un desglose representado gráficamente o en forma de tabla de todo
el trabajo que debe realizarse en el proyecto. Las tareas también se asignan a los miembros
del equipo dentro de este documento, así como los entregables y los plazos respectivos.
5. Validar el alcance
Aquí es donde el alcance del proyecto y los entregables que registra se envían a los
ejecutivos del proyecto y las partes interesadas para las aprobaciones necesarias.
6. Alcance de control
Este es el proceso de gestionar los cambios en los proyectos de tal manera que los gerentes
de proyecto puedan alcanzar las metas de los proyectos. Mide el desempeño del alcance del
proyecto y el alcance del producto.
Fuente: Simplilearn
3. Gestión del cronograma del proyecto
La gestión del cronograma del proyecto, o simplemente como un cronograma, implica la
creación de un cronograma o cronogramas que contienen la fecha de inicio y
finalización planificadas, la duración y los recursos asignados a cada actividad dentro
del proyecto.
Por lo general, la gestión del cronograma del proyecto es la que requiere más tiempo en
comparación con otras áreas de conocimiento; el gerente del proyecto enumera las
actividades, los entregables, los presupuestos y los hitos dentro de un proyecto, divide
el proyecto en tareas y crea un cronograma (fechas de inicio y finalización de las tareas).
) y presupuesto para cada tarea.
La programación del proyecto sigue siendo un factor determinante de la gestión exitosa del
tiempo. El área de conocimiento incluye tres tipos de cronogramas: un cronograma
maestro del proyecto (una lista simplificada de tareas con un calendario o línea de tiempo
del proyecto), un hito o cronograma resumido (que ayuda a rastrear hitos cruciales y
entregables importantes) y un cronograma detallado del proyecto ( que es el cronograma de
proyecto más completo).
Un cronograma detallado del proyecto identifica y rastrea cada una de las actividades
del proyecto. Al elegir un software de programación, los gerentes de proyecto o los
miembros del equipo seleccionan herramientas de software de diagramas de Gantt que
ofrecen representaciones a través de diagramas de Gantt.
Fuente: Gantt.com
Esta es la forma más común de visualización de horarios, ya que le permite establecer el
nivel de detalles que se mostrarán. Corta a través de los cronogramas maestros ordinarios a
los cronogramas de hitos a los cronogramas de proyectos detallados, así como a la
audiencia objetivo.
En general, la gestión del cronograma del proyecto le ayuda a realizar un seguimiento,
informar y comunicar el progreso de forma eficaz. Esta área de conocimiento de gestión
de proyectos mantiene a todos en la misma página con tareas, dependencias y fechas límite.
Identifica las relaciones de las tareas y destaca los problemas.
Procesos de gestión del cronograma del proyecto
1. Plan de gestión del cronograma
Usted crea un documento de gestión de programación que contiene información
relacionada con cómo se creará la programación, quién sigue siendo responsable de ella,
qué tan agresivo se pretende que sea y qué hace que un cambio en la programación sea
aceptable o necesario.
2. Definir las actividades del proyecto
Esto implica dividir los proyectos en tareas. Aunque el PMBOK identifica este proceso
como diferente de la creación de una WBS (estructura de desglose del trabajo) dentro del
área de conocimiento de la gestión del alcance, en la práctica, son lo mismo. Con la gestión
del cronograma, definir actividades significa crear una lista de tareas de todos y no solo
elementos particulares del proyecto.
3. Actividades de secuencia
Aunque para proyectos menores con cronogramas simples, esto no es importante. La
secuenciación de actividades implica organizar las actividades de manera que se definan las
relaciones entre ellas. Las relaciones se dividen en cuatro formatos: de fin a comienzo (FS),
de fin a fin (FF), de comienzo a comienzo (SS) y de principio a fin (SF). El objetivo de las
actividades de secuenciación es crear el flujo de tareas más eficiente posible.
4. Estimar la duración de las actividades
Aquí es donde se estima la duración de cada tarea utilizando la lista de recursos del
proyecto.
5. Desarrollar horario
Primero, se crea un diagrama de red que determina la ruta crítica y los flotadores para cada
tarea, luego se desarrolla un cronograma de gráfico de barras, con cada actividad trazada en
sus respectivas fechas de inicio temprano. Finalmente, se traza el gráfico de uso de recursos
y las tareas, a través de la nivelación de recursos, se mueven a lo largo de sus flotadores
para aplanar cualquier pico de uso de recursos.
Fuente: ResearchGate
6. Programa de control
Aquí es donde se realiza el análisis del valor ganado a intervalos regulares. Esto ayuda a
determinar si el proyecto sigue el cronograma establecido y cuánta diferencia en el tiempo
y si existe algún retraso o vía rápida.
4. Gestión de costos del proyecto
La gestión de costos del proyecto simplemente implica la estimación, asignación y
control de los costos del proyecto. Dado que el presupuesto del proyecto funciona como
una de las partes más sensibles de un proyecto, la administración de costos efectiva le da a
la empresa la oportunidad de pronosticar costos futuros y reducir la probabilidad de
sobrepasar el presupuesto.
Los costos se calculan y el presupuesto, mediante rigurosas técnicas de estimación, se
establece antes de que comience el trabajo en el proyecto. La gestión de costes del
proyecto es un proceso continuo.
Mientras se ejecuta el plan del proyecto, los gastos se registran y se hace un seguimiento, lo
que garantiza que todos los elementos permanezcan dentro del plan de gestión de costos.
Una vez finalizado el proyecto, se comparan los costos proyectados y los costos reales.
Dicha comparación le brinda un punto de referencia para estimaciones futuras, planes de
administración de costos y presupuestos de proyectos.
Los gerentes de proyecto son responsables de la gestión de costos, la implementación
de herramientas para la elaboración de presupuestos, el seguimiento del tiempo y el
análisis. Tienen los objetivos generales de prevenir excesos mediante la asignación de
costos en las primeras etapas de planificación, evitando riesgos mediante el establecimiento
de un apetito por el riesgo y ayudando a la planificación de la optimización de recursos en
el futuro a través de informes.
Procesos de gestión de costes del proyecto
Hay cuatro pasos involucrados en la gestión de costos del proyecto.
1. Planificación de recursos
Aquí es donde se establece el plan de gestión de costes. Este plan incluye las metodologías
con las que se va a establecer el presupuesto del proyecto, los criterios que permiten
cambios y los procedimientos de control a implementar. También implica la asignación y
programación de los recursos necesarios para cada etapa de un proyecto.
Fuente: Ingeniero de proyectos
2. Estimar costos
Se mide el costo de cada tarea. Este costo consta de los recursos financieros, la mano de
obra, los materiales, el equipo y cualquier otro elemento de costo necesario para completar
cada tarea.
3. Determine el presupuesto
Todos los presupuestos de tareas se recopilan en un presupuesto general del proyecto. Este
es el paso final de la gestión de costes antes de que se inicie el trabajo en el proyecto.
4. Control de costos
Al igual que en la gestión del cronograma, el análisis del valor ganado se realiza a
intervalos regulares, lo que ayuda a determinar el estado de los gastos en relación con el
presupuesto proyectado.
Fuente: Clockify
5. Gestión de la calidad del proyecto
La Sociedad Estadounidense de Calidad (ASQ) define la gestión de la calidad, también
conocida como garantía de calidad, como "las actividades planificadas y sistemáticas
implementadas en un sistema de calidad para que se cumplan los requisitos de calidad
de un producto o servicio".
Con un enfoque principal en la coherencia, la gestión de la calidad es el control o la
regulación de los productos y servicios entregados relacionados con el proyecto, de manera
que se alcance y se mantenga el nivel de calidad requerido.
Los procesos de gestión de la calidad implican establecer estándares, determinar los
pasos para lograr y cumplir con esos estándares, medir continuamente la calidad de
todas las actividades y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.
Cuando es eficaz, la gestión de la calidad reduce en gran medida la posibilidad de clientes
insatisfechos al garantizar que el proyecto ofrece los mejores productos y servicios de
calidad.
Procesos de gestión de la calidad del proyecto
La gestión de la calidad del proyecto implica tres pasos o procesos.
1. Planificación de la gestión de la calidad
La gestión de la calidad comienza con una descripción precisa de los objetivos del
proyecto a través de la cual identifica y define sus requisitos o estándares de calidad .
Dentro de una sección del plan de gestión del proyecto o en un documento separado,
identifica (por ejemplo):
1.
2.
3.
4.
Lo que se espera que alcance el producto o entregable
Lo que parece
Cómo se mide la satisfacción del cliente
¿Cómo se determina si el cumplimiento de los estándares de calidad del proyecto
fue exitoso o no?
Con tareas de seguimiento y generación de informes de calidad delegadas a los miembros
del equipo, usted evalúa sus riesgos para el éxito, establece altos requisitos, documenta
todas las actividades y define las estrategias y pruebas para pronosticar, controlar y lograr
el éxito.
2. Garantía de calidad
Este proceso implica que el director o equipo del proyecto inspeccione periódicamente
la calidad de los entregables del proyecto . El gerente del proyecto presenta el informe a
las partes interesadas, con ciertas métricas de calidad que se utilizan para medir si estos
estándares de calidad se están cumpliendo de manera aceptable.
3. Control de calidad
El control de calidad implica técnicas operativas que se utilizan para garantizar que se
mantengan los estándares de calidad. Incluye identificar, analizar y corregir problemas,
con los entregables o productos específicos del proyecto inspeccionados. Este proceso
también asegura que el proyecto esté dentro del presupuesto y el cronograma.
Fuente: AllBusiness Templates
6. Gestión de recursos del proyecto
La gestión de recursos del proyecto es el área de la gestión de proyectos que implica la
planificación, organización, medición, gestión y asignación de los recursos de una
empresa de la manera más eficiente posible. Esto ayuda a los directores de proyectos a
maximizar la utilización de los recursos del proyecto.
La principal preocupación de la gestión de recursos del proyecto sigue siendo obtener
el mejor uso de los recursos de su organización. Todas sus actividades se centran en la
optimización y eficiencia adecuadas de los recursos al hacer más con menos.
Cuando hablamos de recursos, nos referimos a las finanzas, la dotación de personal, los
espacios de oficina, el equipo y las tecnologías disponibles para trabajar.
La gestión de recursos del proyecto a menudo se convierte en un deber exclusivo del
administrador de recursos. Los administradores de recursos son responsables de asignar
los recursos disponibles para asegurarse de que el proyecto sea un éxito.
La gestión eficaz de los recursos le ayuda a evitar problemas imprevistos al reconocer sus
recursos por adelantado y planificar cómo utilizarlos. Le ayuda a evitar la asignación
excesiva o la dependencia excesiva de los recursos al brindarle información sobre la carga
de trabajo de su equipo.
Otro beneficio de la administración de recursos efectiva es que brinda a otros equipos
visibilidad del ancho de banda de su equipo. También puede utilizarlo para planificar y
medir eficazmente el ROI y la utilización frente a la eficiencia.
Hay toneladas de software de administración de recursos disponibles en el mercado que
ayudan a simplificar y automatizar las necesidades de administración de recursos de su
proyecto. Incluyen Monday.com, Mavenlink, Wrike, 10,000ft de Smartsheet, Forecast.app
y Float.
Procesos de gestión de recursos del proyecto
Hay seis procesos involucrados en la gestión de recursos del proyecto:
1. Planificación de la gestión de recursos
Un plan de gestión de recursos, en el que se utilizarán recursos humanos, por ejemplo,
identifica las funciones necesarias para la correcta administración del proyecto. También
toma nota de los requisitos previos mínimos para esos puestos y cómo encajan en el marco
general del proyecto.
2. Estimación de recursos de actividad
Este proceso implica la determinación o estimación de la cantidad apropiada de recursos
para el proyecto. Esto asegura que los recursos necesarios estén siempre disponibles
durante el proyecto.
3. Adquisición de recursos
Después de estimar la cantidad apropiada de recursos necesarios para el proyecto, se
adquiere esta cantidad apropiada. Los dos pasos siguientes se sitúan en el contexto de la
gestión de recursos humanos.
4. Desarrollo de equipo
Al adquirir los servicios de los miembros del equipo de su proyecto, los capacita para
desarrollar las competencias necesarias para completar el proyecto, desarrollar relaciones
entre los miembros del equipo y administrar estas relaciones.
5. Gestión de equipos
Este proceso implica dónde se gestiona activamente tu equipo de proyecto, por lo que
garantizas la máxima satisfacción entre ellos y, en consecuencia, la máxima productividad.
6. Control de recursos
El control de recursos es importante cuando los recursos no cumplen con los requisitos o
son excesivos. El proceso tiene como objetivo monitorear y agilizar todo el proceso de
utilización de recursos a través de un monitoreo y optimización constantes.
Fuente: Silverbucket
7. Gestión de comunicaciones del proyecto
La gestión de la comunicación del proyecto es simplemente la utilización de
procedimientos con los que se asegura de que las personas adecuadas recopilen,
envíen y comprendan la información. Implica los procesos que aseguran la planificación,
recolección, producción, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión y disposición
final rápida y adecuada de la información del proyecto.
Ya sea interno o externo a la organización y a través de métodos formales e informales, la
gestión de la comunicación del proyecto hace que el intercambio de información entre los
miembros del equipo y otras partes interesadas del proyecto sea lo más fluido, eficaz y
eficiente posible.
La gestión eficaz de la comunicación del proyecto ayuda a mejorar importantes
habilidades de comunicación. Estas habilidades incluyen fuertes habilidades de escucha
activa, habilidades de escritura competentes, habilidad de hablar excelente, habilidades de
sondeo, habilidades de motivación, habilidades de resolución de conflictos y habilidades de
resumen, entre otras.
Procesos de gestión de la comunicación de proyectos
La gestión de la comunicación del proyecto implica que usted siga tres pasos.
1. Plan de gestión de comunicaciones
El plan de gestión de comunicaciones identifica las especificaciones de comunicación
tradicionales de cada parte interesada y también cualquier procedimiento de comunicación
específico para problemas inusuales o interrupciones del proyecto. Aquí, los gerentes de
proyecto definen claramente cómo pretenden operar las comunicaciones en sus proyectos.
La creación de un plan de gestión de proyectos implica seguir algunos pasos.
1. En primer lugar, decides tus objetivos de comunicación
2. Determine su audiencia (que incluye miembros del equipo, patrocinadores, clientes
y otras partes interesadas)
3. escribe tu mensaje
4. Seleccione su canal de comunicación (formal o informal),
5. Establezca un cronograma para la entrega.
Para la planificación de la gestión de las comunicaciones, es importante involucrar a las
partes interesadas, ya que comprende sus preferencias y objetivos de comunicación.
Fuente: Fireband
2. Gestionar las comunicaciones
Esta es la etapa en la que se ejecuta y gestiona el plan de gestión de la comunicación del
proyecto. Incluye la recopilación y el análisis de datos, la creación de información para la
comunicación, la distribución de comunicaciones, el almacenamiento de informes, archivos
o documentos de comunicación, la recuperación de cualquier comunicación almacenada y
la eliminación de cualquier comunicación anterior al cierre del proyecto o un conjunto.
fecha.
3. Supervisar las comunicaciones
Las comunicaciones del proyecto se revisan para ver si cumplieron su propósito. Verifica si
las comunicaciones se enviaron según lo planeado, si fueron recibidas por las partes
interesadas apropiadas, si los mensajes se entendieron y si se presentó algún comentario
importante a los miembros relevantes del proyecto, entre otros.
Fuente: PMI
8. Gestión de riesgos del proyecto
La gestión de riesgos del proyecto es la práctica de identificar, evaluar, mitigar y
prevenir los riesgos potenciales para un proyecto y sus resultados deseados. Estos
riesgos que se pretenden gestionar se presentan en tres formas:



Costo (que incluye eventos de riesgo que impactan el presupuesto)
Programación (que incluye el riesgo de retrasos o conflictos de programación no
planificados)
Desempeño (que incluye eventos de riesgo que influyen en el proyecto para
producir resultados que entran en conflicto con los objetivos del proyecto).
La gestión de los riesgos del proyecto es uno de los aspectos más importantes de la
gestión de proyectos, ya que la aparición de eventos de riesgo determina en gran medida
cómo se configura todo el proyecto.
Cuando los riesgos se pronostican y analizan con precisión dentro del plan de gestión del
proyecto, puede maniobrar fácilmente para evitarlos. Donde no sean maniobrables, sabrá
cómo mitigar cuánto afectan a todo su proyecto.
Procesos de gestión de riesgos de proyectos
En la gestión de riesgos de proyectos, hay 6 procesos a seguir.
1. Plan de gestión de riesgos
Al igual que otras áreas de conocimiento, el primer paso de todo el proceso es crear un plan
sobre cómo gestiona sus riesgos. Su plan de gestión de riesgos define sus métodos para
identificar y priorizar el riesgo, su apetito por el riesgo, cómo responde su equipo al riesgo
y cómo comunicará el riesgo, entre otros. Simplemente contiene una lista que identifica
cómo se detallan, categorizan y priorizan sus riesgos.
2. Identificar riesgos
El siguiente proceso es señalar los riesgos que tienen el potencial de influir en su proyecto.
Al hacer esto, los riesgos principales se identifican y se ingresan en un registro de riesgos
(lista de riesgos), y se presta más atención a los riesgos más significativos con el mayor
impacto.
3. Realice un análisis de riesgo cualitativo
Una vez que se identifican los riesgos, se clasifican según la posibilidad de que ocurran y la
magnitud del impacto. Se identifica la probabilidad de que ocurra cada riesgo, así como el
impacto que podría tener este riesgo. Esto ayuda a clasificar los riesgos según su prioridad.
4. Realice un análisis cuantitativo de riesgos
Los riesgos posteriores se organizan según la prioridad, analizándose numéricamente los
principales riesgos a los que se ha dado prioridad. El análisis cuantitativo se realiza en
función del impacto en el presupuesto del proyecto, el cronograma o cualquier otro aspecto
medible del proyecto.
5. Planifique las respuestas a los riesgos
Esto es importante para los casos en los que eventualmente surgen eventos de riesgo
durante el proyecto. Aquí, se elaboran planes de respuesta para los principales riesgos
prioritarios, y estos planes se comunican a todas las partes interesadas para que sepan cómo
responder.
6. Implementar respuestas a los riesgos
Cuando surgen riesgos, este paso implica la implementación del plan de respuesta al riesgo.
7. Supervisar los riesgos
Se trata de un seguimiento y optimización periódicos del registro de riesgos, donde se
examina y se eliminan los riesgos que han cesado.
Fuente: The Project Management Blueprint
9. Gestión de adquisiciones del proyecto
En pocas palabras, la gestión de adquisiciones del proyecto se ocupa de todos los procesos
involucrados en la obtención exitosa de los bienes, suministros y / o servicios
necesarios para su proyecto.
La gestión de adquisiciones del proyecto implica procesos para garantizar que el proceso de
abastecimiento, pedido, agilización, solicitud, inspección y conciliación de adquisiciones se
realice de manera eficiente y productiva tanto por partes internas como por proveedores
externos.
Aunque la gestión de las adquisiciones generalmente se deja en manos del director del
proyecto, algunas empresas emplean a un director de adquisiciones independiente que
trabaja junto con el director del proyecto. Se espera que el equipo de adquisiciones de su
proyecto solo sea responsable de las tareas transaccionales para obtener bienes,
suministros o servicios.
Durante la gestión de adquisiciones, la pregunta de si las adquisiciones de proveedores
externos son necesarias se responde primero antes de que se realicen estas asociaciones y
compras externas.
Procesos de gestión de adquisiciones de proyectos
La gestión de adquisiciones del proyecto implica tres procesos.
1. Plan de gestión de adquisiciones
El primer paso para una gestión exitosa de las adquisiciones del proyecto es elaborar un
plan que identifique las necesidades de adquisiciones externas del proyecto y las medidas
bajo las cuales se contratan los contratistas internos o externos. Este plan incluye:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Provisiones para qué materiales y servicios necesita para el proyecto.
¿Qué puede proporcionar su empresa?
Los requisitos de su contrato para compras externas
Ya sea que desee un contrato de precio fijo o reembolsable
Si se van a incluir hitos clave
Términos y condiciones legales
Una vez que se determinan todos estos, se crea un plan de gestión de adquisiciones por
escrito. Su plan también podría venir en otros formatos, como formularios RFP, criterios de
selección de proveedores, declaraciones de trabajo, decisiones documentadas de hacer o
comprar o formularios de solicitud de cambio.
Fuente: TechnoPM
2. Realizar adquisiciones
Esta es la fase de ejecución en la que implementa el plan de gestión de adquisiciones. Se
inician negociaciones, se contratan contratistas y se realiza la recepción y pago de bienes y
servicios.
3. Control de adquisiciones
Durante este proceso, se llevan a cabo dos pasos importantes para la entrega productiva del
proyecto. Supervisa de cerca el estado o las actualizaciones de progreso de los proveedores
y participa en constantes controles de calidad de los productos o servicios entregados.
10. Gestión de las partes interesadas del proyecto
La gestión de las partes interesadas del proyecto es un área de la gestión de proyectos
que podría ser muy desafiante, ya que se ocupa de cómo se resuelven los conflictos entre
las diferentes partes interesadas clave. Si bien la satisfacción de las necesidades del cliente
resulta ser muy importante para el éxito de un proyecto, la satisfacción de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas también es fundamental.
Quizás se pregunte quiénes son las partes interesadas clave. Las partes interesadas clave
del proyecto son las personas o grupos internos y externos que tienen la autoridad
para decidir si un proyecto tiene éxito o no. Estos incluyen el patrocinador del proyecto, los
clientes, el comité asesor del proyecto, los ejecutivos, el director del proyecto, el director de
recursos y los miembros del equipo del proyecto.
Durante la gestión de las partes interesadas, usted participa en un análisis de las partes
interesadas mediante el cual identifica la información que se espera que necesiten, las
fuentes de esta información y los métodos y la tecnología a través de los cuales se entrega
esta información a las partes interesadas. Esto se desarrollaría más en los procesos de
gestión de las partes interesadas.
Procesos de gestión de las partes interesadas del proyecto
Hay cuatro pasos en la gestión de las partes interesadas del proyecto.
1. Identificar las partes interesadas
El primer paso es identificar a todos los interesados clave en su proyecto. La identificación
de las partes interesadas internas y externas es un paso previo que le permite ejecutar mejor
el plan de su proyecto, ya que se asegura de que todas las partes interesadas estén
informadas con la información más adecuada, manteniéndolos satisfechos durante todo el
proyecto. En esta etapa también es donde se establecen las preocupaciones de las partes
interesadas.
2. Plan de participación de las partes interesadas
Se crea un plan de gestión de las partes interesadas, con este plan que contiene una lista de
cada parte interesada y prioriza sus preocupaciones y los impactos potenciales de estas
preocupaciones en el proyecto.
3. Gestionar la participación de las partes interesadas
Esta es una etapa durante la ejecución del proyecto donde se abordan las necesidades,
requisitos o preocupaciones de las partes interesadas y se mantienen las líneas de
comunicación.
4. Supervisar la participación de las partes interesadas
Al igual que en otras áreas de la gestión de proyectos, aquí, usted mantiene un seguimiento
constante de todo el proceso de gestión de las partes interesadas para determinar si se
satisfacen estas necesidades y asegurarse de que realmente se cumplan.
Fuente: Smartsheet
Estas son las diez áreas de conocimiento de gestión de proyectos que no solo garantizan el
éxito integral de un proyecto, sino que también le aseguran una experiencia de gestión de
proyectos perfecta y sistemática