GESTION Y ADMINISTRACION DEL TIEMPO y MANEJO DEL ESTRÉS LABORAL Giselle Jiménez 1 Gestión y administración del tiempo y manejo del estrés personal • Gestión del tiempo – Mitos y realidades – Beneficios de la gestión del tiempo – Estableciendo prioridades – Urgente vs importante – Organizador y agenda • Manejo del estrés – Causas o agentes estresantes – Factores biológicos, psicológicos y socioculturales – Fases del estrés – Tipos de estrés – Técnicas para combatir el estrés 2 Banco de la Vida • En el banco de tu vida, Dios te deposita cada día , 24 horas. • Las que no aprovechas, no te las dejan en deposito, no se acumulan, las cancelan. • Limpian la cuenta cada día. • Cada nuevo dia, solo puedes disponer de 24 nuevas horas. • Tienes que aprovecharlas bien. 3 Mitos Y Realidades Administrar el tiempo implica hacer cosas de manera mecánica. Un buen manejo del tiempo implica decidir cómo alcanzar nuestras metas más importantes de la manera más efectiva. 4 Mitos Y Realidades Son siempre más las cosas para hacer que el tiempo para hacerlas. Hay tiempo más que suficiente para hacer las cosas que son importantes. 5 Mitos Y Realidades Algunas personas no pueden evitar ser desorganizadas. Nacieron así. El buen uso del tiempo es una habilidad que se adquiere. No forma parte de los genes, ni de la personalidad, ni es un don espiritual. 6 Mitos Y Realidades Aquellos que organizan bien su tiempo están siempre ocupados y cansados. El buen uso del tiempo lleva a menos activismo y ahorra mucha energía. El descanso y la relajación son importantes para lograr ser efectivos. 7 Por que administrar el tiempo? • Es un recurso escaso. • No puede ser almacenado, ni ahorrado. CUANDO NO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO, TIEMPO NOS ADMINISTRA 8 Beneficios de la administración del tiempo • Lograr objetivos. • Evitar el estrés. • Facilita la obtención de resultados . • Organizar mejor el trabajo y las otras actividades. • Ayuda al cumplimiento de plazos. • Tenemos más tiempo para nuestros intereses. 9 Actitudes Claves PROACTIVIDAD Debe ser responsable de su propia vida y esto conlleva tener la iniciativa y responsabilidad de las cosas que le sucedan, PRODUCTIVIDAD Serie de acciones y actitudes encaminadas a que la persona logre los resultados esperados. Descansa sobre la eficacia (validez de la fuerza y poder para obrar) y la eficiencia (acción con el menor tiempo, 10 costo y esfuerzo) Manejamos incorrectamente el tiempo, si sólo hacemos las tareas: • Que nos gustan . • Las que sabemos. • Las que requieren poco tiempo antes de hacer aquellas que requieren mucho tiempo. • Las que tenemos todos los recursos. • Bajo presión. • Esperamos hasta la fecha límite para hacerlas. • Hacemos cosas que proporcionan un cierre inmediato. • Trabajamos en las cosas según van llegando . 11 Como mejorar el manejo del tiempo ? • Estab lezca objetiv os. • De p riorida des a esos ob j listado etivos y al de tare • Liste as. las activid ades. • Sea o rganiz ado. PLANIFIQUE Y MIDA !!!! 12 13 Para administrar correctamente el tiempo 1. 2. 3. 4. 5. Determinar tareas específicas Evaluar el tiempo contra las tareas Anticipar obstáculos PRIORIZAR tareas Programar /Agendar /Calendarizar Establecer Prioridades Priorizar es: La acción de hacer que las cosas más importantes sean las primeras y no las últimas. Esto implica aprender a jerarquizar actividades en una correlación directa con la obtención de resultados. Para priorizar: 1. Haga una lista 2. Identifique valor 3. Ponga la lista en orden de prioridad Dando Prioridad 1. 2. 3. A = VITAL... Alto Valor. Debe hacerse B = IMPORTANTE… Valor Mediano. Podría hacerse C = OPCIONAL… Valor Bajo 15 Establecer Prioridades Identificando Valor, Ejemplo: ABC ✔ Lista de actividades priorizadas A1 Llevar niños al colegio C2 Leer revista Selecciones C1 Comprar regalos B1 B2 Elaborar reporte avances del proyecto Preparar asignación taller A2 Entregar reporte de ventas 16 Urgencia • La urgencia no equivale a la prioridad • La urgencia afecta a las prioridades La Tiranía de lo Urgente: Lo urgente envuelve al administrador (de tiempo); sin embargo, la tarea más urgente no siempre es la más importante. La tiranía de lo urgente recae en la distorsión de las prioridades. R. Alec Mackenzie 17 18 • Mientras más complejo y variado es nuestro hacer como personas y como profesionales, más imprescindible es disponer de un sistema personal de gestión, físico o electrónico. • Evita memorizar, y facilita planificar. • Mientras más sencillo y práctico, más útil. • Debe acomodarse a las exigencias de nuestras actividades. Agenda u Organizador 19 • Debe permitir apuntar el momento, día y fecha de lo que pensamos hacer en todos nuestros roles • Recomendamos utilizar una agenda con espacio para citas, tareas, cosas pendientes y metas • Cada meta deberá ser proyectada en la agenda por años, meses, semanas y días, siendo estos últimos los que contengan las actividades diarias, las más elementales de todas. Agenda u Organizador 20 Maneras de ser más efectivos • Mantenerse bien espiritual, social y físicamente. • Tener un sentido claro de propósito y prioridades. • Tomar tiempo periódicamente para evaluar los logros hacia la meta. • No dejar para después, lo que puedes hacer ahora. • Un 20 % de esfuerzo produce un 80 % de resultados. Encontrar ese 20 % . • Preguntarse varias veces al día: ¿Cuál es la mejor forma de emplear mi tiempo en este momento? 21 Maneras de ser más efectivos • • • • • Escribir planes y prioridades . Utilizar una agenda para registros. Evitar sobrecargarse de compromisos. Hacer cosas en el momento apropiado. Buenas habilidades grupales: reuniones bien organizadas. • Responsabilidades y requerimientos claros • Identificar la persona correcta para hacer el trabajo. 22 23 El Estrés Laboral Definiciones Diversos autores definen al estrés como: • La respuesta adaptativa del organismo frente determinados estímulos que provocan dicha respuesta. Hans Selye • La respuesta automática del organismo frente a cualquier cambio ambiental. Esto nos prepara para hacer frente a las nuevas demandas generadas. Labrador • El instinto o mecanismo de nuestro cuerpo para protegerse a sí mismo. Benjamin Stora ¿Cómo se pueden manifestar estas reacciones? ¿Por qué tanto distrés? EXIGENCIAS Tanto que hacer - tan poco tiempo para hacerlo. Las exigencias en el trabajo aumentan - ¿puedo manejarlo? ROLES APOYO “A nadie le importa. ¡Me siento solo! Necesitamos apoyo en el trabajo. Mi descripción de trabajo cambió. Hago muchas cosas a la vez. ¿Cuál es mi rol? Unidad de Salud Ocupacional Hampshire, Reino Unido Componentes del Estrés • Los agentes estresantes o estresores • La respuesta al estrés ✔Respuesta en armonía adecuada con la demanda que se presenta ✔Respuestas negativa, insuficiente o exagerada en relación con la demanda planteada, lo cual genera desadaptación. Descanso inadecuado (largas horas de trabajo y recesos poco frecuentes) Consumo de drogas, alcohol, cigarrillos Uso de estimulantes (café, té, chocolate) Falta de organización del trabajo Interrupciones frecuentes: llamadas, reuniones, visitas Pendiente f Ca é Poco ejercicio físico Algunos culpables ESTRÉS LABORAL Y LAS CARACTERÍSTICAS INDIVIDUALES • El estrés laboral es uno de los problemas de salud más grave que en la actualidad afecta a la sociedad en general, debido a que no sólo perjudica a los trabajadores al provocarles incapacidad física o mental en el desarrollo de sus actividades laborales, sino también a los empleadores y a los gobiernos, ya que muchos investigadores al estudiar esta problemática han podido comprobar los efectos en la economía que causa el estrés. Tipos de estrés laboral • • • • Ambiente laboral inadecuado Sobrecarga de trabajo. Alteración de ritmos biológicos. Responsabilidades y decisiones muy importantes CAUSAS DEL ESTRÉS LABORAL • Factores intrínsecos al propio trabajo • Factores relacionados con las relaciones interpersonales • Factores relacionados con el desarrollo de la carrera profesional • Factores relacionados con la estructura y el clima organizacional ? Qué es lo que te causa cansancio y distrés ? • Falta de claridad en las metas y objetivos • Carga de trabajo (mucha o muy poca) • Riesgos físicos (ruído, vibración e iluminación, polvo y partículas suspendidas) e d s e t n Fue trés dis • Conflicto con colegas • Falta de oportunidad para promoverse o subir • Aislamiento (falta de oportunidad de trabajar con otras personas) • Ritmo de trabajo e d s e t n Fue trés dis • Contenido limitado del trabajo (monótono, repetitivo) • Trabajar largas horas • Saltarse las comidas • No tomar descansos o vacaciones e d s e t n Fue trés dis • Ausencia de comunicación efectiva. • Tiempo excesivo lejos del hogar y la familia. Condiciones laborales que causan distrés • Sentimientos de que las recompensas no están a la par con las responsabilidades. PRINCIPALES EFECTOS DEL ESTRÉS LABORAL Efectos Fisiológicos ✔ Aumento de la tasa cardíaca ✔ tensión muscular ✔ Dificultad para respirar Efectos Cognitivos: ✔ Preocupaciones ✔ Dificultad para la toma de decisiones ✔ Sensación de confusión Efectos Motores: Hablar rápido ✔Temblores ✔Tartamudeo ✔ Efectos del estrés laboral sobre la salud Cuáles son algunos de los síntomas del distrés ? ? Síntomas del distrés • Sentirse agobiado o ansioso • Agotado y cansado, con problemas para dormir • Mal genio, explosiones emocionales Síntomas de distrés • • • • Insatisfacción con el trabajo Baja moral Pobre concentración o memoria Errores no característicos Efectos del estrés laboral sobre la organización PREVENCIÓN Y MANEJO DEL ESTRÉS LABORAL – – – – – Contar con una buena forma física Llevar un ritmo de sueño y descanso adecuados Tener tiempo de ocio y horarios de trabajo flexibles Aprender técnicas de relajación Fomentar el pensamiento positivo Existen 4 tipos de técnicas para combatir el estrés Tratamiento de la fuente: Se elimina la fuente del estrés Planificación y análisis: Se organiza y crea planes para el futuro Tratamiento de las ideas: Se coordinan/controlan las ideas para reducir el estrés Relajación Cápsula No. 1: • Muchos saben que ejercitarse es bueno, pero no lo practican. • Tomar un receso y estirar los músculos es muy saludable. Ejercitarse Cápsula No. 2: Conociendo mi Nirvana • ¿Algunos colores, texturas o diseños te hacen sentir estresados? ¿Relajados? • ¿Qué sonidos te provocan estrés? ¿Cuáles te relajan? • ¿Qué cambios se pueden dar en tu entorno para que te sientas más relajado? http://www.youtube.com/watch?v=dPrCck-wqt8&feature=related Cápsula No. 3: Respiración controlada • Muchos no saben respirar. • La respiración controlada ayuda a reducir el impulso fisiológico relacionado con nuestra respuesta al distrés. Es importante respirar desde el diafragma. Cápsula No. 4: M A S A G E S Cápsula No. 5: Relajación de los músculos • Muchos se mantienen en estado tenso por períodos prolongados y no están conscientes de ello. • Esta técnica enseña al cuerpo a prever las señales de tensión y reconocer cuando los niveles van aumentando. Cápsula No. 6 : Escuchar música estimulante y estar en contacto con la naturaleza http://www.youtube.com/watch?v=PEulyxBCA6c&feature=related Cápsula No. 7: Tómate un descanso placentero • Crea una zona libre de preocupaciones • Apague su celular • Practique 15 minutos de silencio • Planee divertirse http://www.youtube.com/watch?v=dPrCckwqt8&feature=related
