DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN EMPRESARIAL Módulo I Lcda. María Sánchez 1 La administración de empresas La Administración de Empresas es la ciencia social de carácter técnico, económico y social, que abarca todas las áreas de una empresa, que tiene varios objetivos importantes y de máxima utilidad para la empresa, como el estudio de las relaciones humanas, pero sobre todo el de maximizar y optimizar los recursos de la empresa, aplicando mediante el proceso administrativo la eficiencia y eficacia a toda la operatividad de la empresa, es así que se logra administrar correctamente a una organización. 2 Proceso Administrativo • El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente posible. • Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo: La planificación. La organización. La dirección. El control. 3 Naturaleza Interactiva del proceso administrativo PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA. Recuperado de: http://admonyeconomia.blogspot.com/2012/08/proceso-administrativo-en-lapractica.html 4 Henri fayol. Recuperado de: https://es.slideshare.net/sushikioto/henri-fayol-15041038 5 • Para Henri Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión empresarial y gerencial. Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto. Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de empresas que han ido naciendo durante los últimos tiempos. 6 La Planificación 6 ventajas de la planificación estratégica. Recuperado de: https://calticconsultores.com/articulos/6-ventajas-laplanificacion-estrategica.html 7 La planificación es la estructuración de una serie de pasos y acciones que se llevan a cabo para cumplir determinados objetivos. Es decir, planificar no solo significa definir un programa de acción, sino minimizar daños y maximizar la eficiencia. La planificación suele relacionarse con el mundo corporativo, cuando las empresas desarrollan su plan de negocio. Sin embargo, hay otros ámbitos donde este término se puede aplicar. 8 Por ejemplo, la planificación familiar, la planificación de jóvenes estudiantes sobre su futuro o básicamente el camino que tomarán como estudiar en la universidad, el planeamiento empresarial etc… La planificación es un proceso continuo, permanente y que se orienta indefectiblemente hacia el futuro. 9 • Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para: 1. La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos. 2. Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. 10 3. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se pueda tomar medidas correctivas. El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. Se establecen metas para cada una de las subunidades de la organización; es decir, sus divisiones, departamentos, etc. Definidas éstas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Cabe mencionar que, al decir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor jerarquía analiza su viabilidad, así como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la organización los acepten. 11 La planificación debe poder medirse en su avance. Para ello, se diseña en un cierto orden, definido como una serie consecutiva de etapas: • Identificar el problema, la necesidad actual o futura, y objetivos por alcanzar. • Desarrollar alternativas o propuestas para alcanzar el objetivo en un tiempo estipulado. • Ejecutar o desarrollar las soluciones o propuestas en un orden previamente establecido, cumpliendo metas parciales, priorizadas según necesidad o posibilidades actuales. • Plasmar diagramas de flujos para seguir la secuencia de los objetivos trazados. 12 La Organización Principios fundamentales de la organización empresarial. Recuperado de: https://www.eadic.com/principios-fundamentales-de-la-organizacion-empresarial/ 13 • La organización es la segunda etapa del proceso administrativo, esto quiere decir que cualquier actividad en la empresa antes de ser ejecutada debe ser planeada y organizada. Asimismo, es la función administrativa que se encarga de agrupar las actividades planeadas en la empresa, para lograr el cumplimiento de los objetivos. 14 • La organización se puede definir como establecer o reformar una cosa, que debe estar sujeta a reglas, orden, armonía y dependencia de las partes que la conforman. 15 Objetivos de la Organización • La organización administrativa sirve como herramienta estratégica en la empresa, para agrupar y estructurar todos los recursos necesarios para que la empresa pueda funcionar eficientemente, entre estos recursos tenemos personas, recursos físicos y financieros, que se requieren para el cumplimiento de los objetivos trazados en la empresa de la mejor forma posible, entre los objetivos principales tenemos los siguientes: 16 Agrupar adecuadamente a las personas en la empresa, para que desarrollen las actividades en conjunto orientadas a cumplir las exigencias de los planes estratégicos de la empresa. Generar sinergia entre procesos, de tal forma que se puedan realizar las actividades en armonía, cooperación, disciplina y responsabilidad. Distribuir eficientemente los recursos de la empresa en los diferentes planes establecidos. Definir adecuadamente las jerarquías o líneas de autoridad requerida para el óptimo funcionamiento de la empresa. 17 El Organigrama • Es la representación de la organización formal de la empresa, representa los cargos u organismos en los cuales está constituida la empresa, que están unidos entre sí por líneas que representan las relaciones de comunicación. A continuación un ejemplo: 18 La organización. Recuperado de: https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/introduccion_administracion/unidad3_pdf3.pdf 19 La Dirección Dirección de una empresa: funciones y competencias clave para llevar a tu empresa al estrellato. Recuperado de: https://www.gestion.org/rgpd-reglamento-general-proteccion-de-datos/ 20 • La Dirección es la tercera fase del proceso administrativo, es una de las funciones más importantes dentro del propio proceso en la que se aplica todos los conocimientos adquiridos para poder llevar a cabo toda la toma de decisiones importantes dentro de la empresa y corregir desviaciones para poder aplicar la dirección con objetividad. 21 • Esta fase se lleva a cabo con la participación de un gerente quien es el encargado de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e instruir y ayudar a los miembros que lo necesiten. Sin embargo, sus funciones son aún más amplias. 22 • Dirigir implica persuadir, influir y motivar a los colaboradores de la empresa para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a realizar su mejor esfuerzo. 23 El Control La necesidad del control interno en las empresas. Recuperado de: https://www.auditool.org/blog/control-interno/4380-lanecesidad-del-control-interno-en-las-empresas 24 • El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias. Las organizaciones deben tener control administrativo para garantizar su correcto funcionamiento y eficiencia. 25 • El Gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Y trae consigo los siguientes elementos básicos: 1. Establecer estándares de desempeño. 2. Medir los resultados presentes. 3. Comparar estos resultados con las normas establecidas. 4. Tomar medidas correctivas cuando se detectan errores en el camino. El Gerente gracias a la función de control, puede mantener a la organización en el buen camino. 26 • Las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras de incluir la “calidad” en la función de control. Las cuales se perfilan cada vez mas para llegar a la Calidad total. • Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de control. • Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos de las relaciones organizadas no siempre resultan como se planearon. 27 Tipos de control • Control Preliminar: Se realiza antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la creación y revisión de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad y objetividad. • Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. • Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. 28 La administración científica La administración científica hace referencia al estudio de las causas y efectos de los problemas que afectan a una organización. Para ello utiliza el conocimiento sistematizado y aplica los métodos científicos como la observación y la medición para mejorar la eficiencia de las organizaciones. Asimismo, se inicia a finales del siglo XIX y principios del siglo XX. Cuando los cambios que se presentaron sobre todo por el proceso de la Revolución industrial hicieron que los procesos en las empresas cambiaran radicalmente. 29 Sobre todo, los administradores se dieron cuenta que los conocimientos empíricos de la administración ya no eran suficientes para dar respuestas a los nuevos problemas que se presentaban. Entonces sobre esta necesidad nace la administración científica. Claro que, lo que se buscaba era darle un enfoque científico a los problemas administrativos que enfrenta una organización. El enfoque científico surge concretamente a principios del siglo XX con los aportes de Frederick Winslow Taylor en Estados Unidos. Siendo su aporte principal la racionalización del trabajo. 30 Linea de tiempo administración. Recuperado de: https://www.timetoast.com/timelines/linea-de-tiempoadministracion 31 Principales aportes de Frederick Winslow Taylor a la administración científica Sus principales aportes son: • Publicó la obra Principios de la Administración Científica en el año de 1911. • Plantea que la administración debe ser estudiada de manera científica y no empírica. • Establece la racionalización del trabajo mediante estudios de tiempos y movimientos. • Pone énfasis en la productividad del trabajo y propone que el trabajador debe ser remunerado en función de su productividad. • Propone mejores métodos para el desempeño laboral con la aplicación de métodos científicos en el trabajo. 32
